Professora Rosângela

ARQUIVOARQUIVODocumentos Empresariais e PessoaisDocumentos Empresariais e Pessoais

Como OrganizarComo Organizar

Sociedade do Conhecimento

INFORMAÇÕESINFORMAÇÕESÉ a noção, idéia ou mensagem contida num documento.

Segundo OLIVEIRA, "as informações são dados referentes a um determinado assunto. Em outras palavras, pode-se afirmar que a informação é a matéria-prima dos arquivos, a razão de sua existência".

Oliveira

ARQUIVOS

Ao longo do tempo a palavra arquivo vem passando por uma interessante evolução. A necessidade de se comunicar teve início com a formação da sociedade humana, quando o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve a preocupação de registar suas observações, seu pensamento para os legar às gerações futuras, começando assim, a escrita. Na sua essência, nada mais é do

que registrar, guardar e disponibilizar informações.

ARQUIVOS

Estágios ou idades dos arquivosNa Segunda metade do século XX, o caos documental

decorrente dos transtornos causados pela 2ª guerra mundial revolucionou as técnicas arquivísticas,

resultando na adoção da "teoria das três idades".

Corrente ou 1ª idadefase em que a consulta aos documentos é mais freqüente, quando os documentos fazem parte da engrenagem empresarial;

ARQUIVOSEstágios ou idades dos arquivos Intermediário ou 2ª idade

fase em que os documentos já cumpriram sua função inicial, são consultados com menor freqüência, estão no aguardo de possível transferência;

Permanente ou 3ª idadefase em que os documentos são armazenados para efeitos históricos ou comprobatórios.

GESTÃO DOS DOCUMENTOS

A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos.

GESTÃO DOS DOCUMENTOS

OBJETIVOS PRINCIPAISOBJETIVOS PRINCIPAIS

aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, assegurando eficiência e economia;

disponibilizar a informação onde e quando seja necessária tanto ao governo, a empresa, quanto aos cidadãos;

assegurar a eliminação dos documentos cujos valores administrativos fiscal, legal ou pesquisa científica, já tenham sido cumprido;

assegurar o uso adequado de tecnologias de informação, como por exemplo o processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão de documentação/informação etc.

GESTÃO DOS DOCUMENTOSFASESFASESA gestão de documentos é composta por três fases básicas:

Produçãoato de elaborar documentos demandados pelas atividades específicas de um órgão ou setor.

Utilizaçãoestá relacionada ao fluxo ou tramitação dos documentos, relevante ao cumprimento de sua função administrativa, bem como sua guarda posterior;

Destinaçãoenvolve as atividades de análise, seleção e determinação de prazos prescricionais dos documentos, isto é, a decisão em relação a eliminação e a preservação permanente dos documentos.

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕESVANTAGENS:

Evitar a guarda excessiva de exemplares de um mesmo documento, ou seja, duplicidade de informações;

reduzir a massa documental; diferenciar os documentos que são ferramentas

de trabalho (empresariais, técnicos e relatórios, Projetos, Movimento de Caixa, etc.)

manter a eficiência e rapidez na recuperação da informação; e

permitir o aproveitamento correto das informações disponíveis.

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕESPRINCÍPIOS BÁSICOS

Não há um processo único, perfeito, esperando para ser descoberto, para que a documentação seja organizada, deve-se porém ter em mente que, para tanto, dois princípios são fundamentais:

1. Tornar-se organizadoÉ a etapa em que envolve: a decisão, o planejamento, a implantação de técnicas e métodos racionais para que se alcance os objetivos propostos, é a execução das atividades de organização da documentação, propriamente dita.

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕESPRINCÍPIOS BÁSICOS

2. Manter-se organizado

É a adoção, a implementação de ações capazes de assegurar a continuidade da organização implantada, é o comprometimento capaz de evitar "recomeços", "novas implosões documentais".

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕESFATORES RELEVANTES

o primeiro aspecto é o porquê, a razão pela qual os documentos foram feitos, se existem, é porque houve a necessidade para isso, e essa necessidade deve ser considerada para que seja tratada sua conservação;

segundo aspecto é a temporalidade válida da sua informação, dentro do ciclo de vida do documento;

terceiro aspecto é a forma de conservação do documento, portanto, a técnica aplicada à recuperação da informação nele contida.

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕESARQUIVOS ADMINISTRATIVOS DE TRABALHO

Alfabeticamente (usando nomes) ALVES, Carlos AlbertoFERREIRA, Jônathas de OrtegaSANTOS, Túlio César

Numericamente (usando números simples ou por itens)01Relatórios01.1Técnicos01.1.1Versão Preliminar01.2Atividades Pedagógicas01.2.1Proposta01.2.2Calendário

Podem ser denominados de arquivos operacionais de atividades administrativas, as quais estejam em andamento. Podem ser organizados de formas distintas, por exemplo:

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕESPOR ONDE COMEÇAR A ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS

Defina seus objetivos Para tanto, exercite alguns questionamentos, os quais permitirão uma análise da atual situação e levarão a medidas de melhorias requeridas.

Divida a atividade em áreas:• Seus arquivos pessoais - onde sua documentação pessoal será arquivada, local onde deverão ser guardados seus pertences e que tipos de documentos pessoais deverão ser guardados em seu ambiente de trabalho

• Sua mesa de trabalho ou suas áreas de trabalho acessórias - um armário; uma estação de trabalho para seu computador; uma estante; uma segunda mesa, enfim, quais são suas prioridades em relação à documentação sob sua responsabilidade.

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕESPONTOS A SEREM CONSIDERADOS PARA

SALVAR OU GUARDAR DOCUMENTOS

É a única cópia Reproduzi-la será difícil Rapidamente precisará recorrer à

informação de novo A lei estipula que você tem de guardá-la É parte integrante do arquivo do cliente

o projeto.

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES

“Acumular papéisem excesso

pode ser um hábito, como comer demais.

Faça regime”

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL - TTD

É o instrumento utilizado para nortear o

destino da documentação na empresa,

onde os estágios (corrente, intermediário e

permanente) serão definidos. É importante

ressaltar que uma TTD é como a

"impressão digital", cada empresa deve

ter a sua.

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES

UMA PALAVRA FINALCaso fique ansioso durante o processo de reorganização, entenda que a mudança é emocionalmente difícil. O medo que aparece é normal. Mas não deixe que ele o imobilize. Ser desorganizado é simplesmente um hábito que precisa ser rompido e trocado por um mais efetivo. Direcione-se e experimentará os benefícios de ser organizado. Os benefícios são vários, entre outros: Mais controle Liberdade do caos Mais energia Liberdade para ser mais criativo Admiração dos outros.

MENSAGEM FINAL

SIM. TODOS PODEM SE ORGANIZAR E ISTO FUNCIONARÁ.

TODOS MERECEM UM AMBIENTE DE TRABALHO AGRADÁVEL!

Obrigada!

contato:

Rosangela.cepss@gmail.com