MetodologiaTarefa ZeroSaiba como se organizar e ser produtivo!

Já pensou em chegar às sextas-feiras com todas as suas tarefas da semana cumpridas? Parece um sonho, né?! É que nos dias de hoje, são tantos compromissos, reuniões e tarefas a serem executadas que, às vezes, nos perdemos, nos atrasamos, atrasamos a vida de outras pessoas, enfim, ficamos completamente enlouquecidos com tantas coisas por fazer, sem saber por onde começar. Na verdade, não somos os únicos. A vida anda tão agitada, tão exigente que, de alguma forma, se tornou comum ficar perdido, atrasado, cheio de tarefas por fazer.

Mas você já parou para pensar sobre como o acúmulo de tarefas te prejudica? Das coisas mais simples aos prejuízos mais desnecessários, o acúmulo de tarefas não realizadas pode te custar muito. Já parou para pensar, por exemplo, que enviar documentos com atraso para seu contador pode te gerar multas salgadas? Pior que se prejudicar, você já se deu conta de como seus atrasos por falta de organização podem afetar a rotina de trabalho de alguns profissionais que dependem de você? Estagiários, colegas de trabalho, seu contador, despachantes e por aí vai.

Sejam quais forem as consequências, o fato é que, quando nos planejamos, quando estabelecemos prioridades e desenvolvemos métodos de organização de tarefas, a vida fica muito mais fácil e produtiva. E, ainda que pareça impossível mudar radicalmente essa dinâmica da bagunça é muito mais fácil do que pode parecer, basta querermos nos organizar e seguir alguns passos básicos! É difícil, mas chegar às sextas-feiras com todas as tarefas da semana realizadas é uma questão de disciplina e um pouquinho de paciência para reorganizar sua rotina.

Introdução

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Prontos para largar os velhos e bagunceiros hábitos? Então vamos começar trabalhando a primeira tarefa:

Antes de começar a trabalhar na reorganização da sua rotina, é fundamental pensar onde ela será organizada para que você possa enxergar ou ser lembrado de seus compromissos de forma clara, frequente e pontual.

Não importa o meio. Pode ser uma agenda tradicional, um aplicativo do celular, a agenda do Google, não faz diferença. O fundamental aqui é fazer uso da agenda que for melhor para você, que seja a mais adequada ao seu estilo de trabalho e à sua personalidade.

As palavras de ordem aqui são planejamento e, claro, organização. Comece sua segunda-feira planejando sua semana. Em primeiro lugar, anote todas suas tarefas, dando a cada uma delas a prioridade que tem. Feito isso, estabeleça os dias e horários em que cada uma deve ser realizada de acordo com o grau de sua prioridade. Pense em fazê-lo de maneira estratégica, levando também em consideração o tempo que será gasto em cada uma delas para que seu cumprimento não afete a qualidade do seu trabalho.

No começo, pode ser que essa reorganização de rotina ocupe muito tempo do seu dia, mas fique tranquilo que será só no começo. Na medida em que você for respeitando seu planejamento, essa rotina será internalizada e, portanto, realizada de maneira cada vez mais rápida. Seja disciplinado, cumpra com seus horários e tenha certeza de que vai ganhar cada vez mais tempo e produtividade no seu dia-a-dia.

1 Escolha uma agenda para seguir

2 Planeje-se

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Quando for organizar sua agenda e programar sua semana, reserve tempo para as tarefas de última hora. Não organize sua agenda encaixando atividades em todas as brechas de tempo que houver no seu dia, ou o cumprimento da sua rotina será inviável. Sabemos que as rotinas de trabalho raramente são estáticas. Há sempre uma surpresa, um compromisso novo, uma tarefa de última hora que deve ser realizada imediatamente. É claro que, dependendo da natureza do seu trabalho, isso pode acontecer com mais ou menos frequência e, conhecendo essa dinâmica, fica mais fácil saber quanto “tempo extra” reservar para essas atividades.

Sendo assim, disponibilize tempo para elas e, caso elas não aconteçam, use o tempo que seria delas para adiantar alguma outra atividade.

Muitas vezes, perdemos um tempo enorme com tarefas quase sem utilidade. Isso acontece porque é comum que façamos as coisas no automático, na ordem em que elas aparecem, sem ao menos pensar no porquê estamos perdendo tempo com elas. Por conta disso, é muito importante conhecer o objetivo de cada tarefa para saber como hierarquizá-la de acordo com nossos metas e objetivos.

Isso é de extrema importância porque, ao conhecer o objetivo de cada tarefa, muitas vezes nos damos conta que elas têm pouquíssima, ou as vezes, até, nenhuma importância. E quando esse for o caso, o mais recomendado é que elas sejam eliminadas. Não tem porque perder tempo realizando atividades que não te trarão benefício algum. É muito mais produtivo dedicar esse tempo a atividades que te ofereçam uma vantagem concreta e agreguem valor ao seu trabalho.

Quando surgir uma tarefa nova, que não esteja programada no seu horário, faça a mesma análise antes de tentar encaixá-la no seu cronograma. Nem tudo que se pode fazer deve ser feito.

3 Reserve tempo para tarefas rápidas e de última hora

4 Elimine tarefas desnecessárias ou pouco importantes

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Quando for analisar o objetivo de cada tarefa, pense também se elas dependem exclusivamente de você. Muitas pessoas, por preciosismo ou perfeccionismo, tendem a querer resolver tudo quando, na verdade, muitas coisas poderiam ser delegadas sem qualquer prejuízo para o seu resultado final. Dedique seu tempo para o que depender exclusivamente de você.

Pode não parecer, mas checar e-mail e redes sociais o tempo todo é uma das atividades que mais contribuem para a improdutividade no ambiente de trabalho. Ainda que esse acesso seja por motivos profissionais, estabeleça horários para checar tanto os e-mails quanto as redes. Dependendo da sua área, você vai saber exatamente quanto cada um deles demanda de você para poder pensar quanto tempo dedicar a cada e com qual frequência.

5 Adquira o hábito de delegar

6 Estabeleça horários para e-mails e redes sociais

Estudos sugerem que pessoas que se dedicam a uma atividade por vez o fazem com mais eficiência.

7 Se possível, faça uma coisa por vez

Geralmente, tarefas muito grandes assustam. As pessoas tendem a querer adiá-las com medo do tempo que perderão para resolvê-las. O segredo, nesses casos, é dividir as grandes em pequenas tarefas, começando a executá-las o quanto antes. Assim, tem-se mais ânimo para cumpri-las e, gradualmente, são resolvidas sem estresse, com mais tempo e, ainda assim, dentro do prazo.

8 Divida tarefas grandes em pequenas tarefas

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Como já dito, reformular uma rotina, além de trabalhoso, causa um certo estranhamento no início. Por conta disso, muita gente tende a abandonar a nova rotina criada voltando a se comportar de acordo com os velhos hábitos. O problema é que, como numa bola de neve, as tarefas começam a se acumular novamente.

Para que isso não aconteça, você deve respeitar sua nova rotina com rigor. É claro que, com o tempo, você perceberá que algumas mudanças podem ser feitas para melhor. Por exemplo, criar mais tempo para tarefas de última hora, ou priorizar tarefas com base em aspectos distintos. Mas seja como for sua rotina, respeita-a até que seja completamente internalizada. Até que todas as suas tarefas da semana sejam cumpridas até a sexta!

9 Internalize sua rotina

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