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eficaz E-mail
Sergio Guimares
Controle seus e-mails antes que eles controlem voc
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Copyright 2013 by Sergio Guimares
Todos os direitos desta edio reservados Academia do Tempo
proibida a duplicao ou reproduo deste volume, ou parte, sob
qualquer meio,
sem autorizao expressa do autor.
Contatos para palestras, cursos in company e consultoria para
implantao de
programas de reduo e uso consciente de e-mails
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Skype: sergiotguimaraes
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www.academiadotempo.com.br
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O e-mail vai acabar? Pg. 04
Introduo Pg. 05
Voc viciado em e-mails? Faa o teste Pg. 06
Quanto tempo voc gasta com e-mails? Pg. 07
Quanto tempo sua equipe e sua empresa gastam com e-mails? Pg.
08
Enviando E-mails. Recomendaes bsicas Pg. 09
Dicas para redigir e-mails eficazes Pg. 14
Recebendo E-mails. Recomendaes bsicas Pg. 16
Esvaziando a caixa de entrada e organizando seus e-mails Pg.
18
Organizando pastas e e-mails Pg. 21
Reduzindo o volume de e-mails - Alguns cases de sucesso Pg.
24
Anexo I - Mensagem legal para e-mail Pg. 26
Anexo II - Poltica de uso do e-mail corporativo Pg. 27
Bibliografia Pg. 29
Sobre o autor Pg. 30
ndice
Monitoramento de e-mails Pg. 22
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Estimativa de trfego dirio de e-mails (em bilhes) Fonte: The
Radicati Group, Inc
0
50
100
150
200
2012 2013 2014 2015 2016
E-mails corporativos
E-mails pessoais
O e-mail vai acabar?
Jovens e crianas j no usam o e-mail. Preferem a intensidade e a
exposio das
postagens partilhadas para centenas de pessoas nas redes
sociais. H at quem aposte
que o e-mail esta com seus dias contados. De fato o uso do
e-mail entre pessoas
fsicas esta caindo em desuso, entre 3% a 4% ao ano. Por outro
lado, o e-mail
corporativo ainda d sinais de resistncia e vitalidade. Segundo
um levantamento do
The Radicati Group, que monitora o uso de e-mails e outros
formatos de mensagem, o
volume de e-mails corporativos transacionados deve crescer, em
mdia, 13% ao ano
at 2016.
ai que mora o perigo. Amado por alguns e odiado por muitos o
e-mail consegue
somar oportunidades incrveis com ameaas ainda maiores. prtico,
rpido, barato
e imediato, quase instantneo, porm quando mal utilizado por
gerar um desperdcio
imenso de tempo e quebra brutal de produtividade.
Gostando ou no temos que admitir que (por enquanto!) uma empresa
no consegue
viver sem o e-mail. Sendo assim o desafio encontrar o caminho
adequado para uma
convivncia pacfica e produtiva com esta ferramenta antes que
nossa jornada de
trabalho se resuma apenas a ficar apagando milhares de e-mails
inteis e spams das
caixas postais de PCs, tablets e smartphones.
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O e-mail pode ser uma boa opo O e-mail no a melhor opo
Quando o assunto for pontual ou urgente e demandar uma
resposta
imediata. Nestes casos melhor
procurar os envolvidos
diretamente, usar o telefone ou
um aplicativo de mensagens
instantneas como Skype ou
WhatsApp.
Quando for preciso negociar, influenciar pessoas ou
partilhar
informaes confidenciais.
Quando o assunto demandar a participao intensa de vrias
pessoas. Neste caso convm
agendar uma reunio ou utilizar
uma ferramenta de colaborao
remota.
Em discusses delicadas que possam gerar algum conflito,
desconforto ou constrangimento
para os envolvidos.
Quando o assunto no for urgente e os envolvidos no estiverem
disponveis.
Para tratar de assuntos simples como agendar uma reunio,
enviar arquivos ou informaes ,
atualizar um relatrio ou plano de
ao.
Quando for indispensvel formalizar a troca ou a solicitao
de informaes. Evite, porm , o
vcio da formalizao.
Nos processos que envolvem responsabilidades compartilhadas.
Neste caso importante no
confundir responsabilidade
compartilhada com a tentao de
dividir responsabilidades
indevidamente.
Quando for necessrio enviar arquivos ou links.
Introduo
Meu objetivo, com este livro, partilhar de forma objetiva, porm
abrangente, os
principais aspectos que, na minha opinio, contribuem para o bom
uso do e-mail
sobretudo no ambiente corporativo e no que diz respeito a
eficcia e a produtividade.
Para preservar a imparcialidade e o foco deste trabalho optei
por no comparar o e-
mail com outras ferramentas de comunicao digital tais como
videoconferncias,
mensagens instantneas e redes sociais.
Criticas, sugestes e contribuies sero sempre bem-vindas. Meus
contatos esto na
pgina 2.
Boa leitura!
Sergio Guimares
Academia do Tempo
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1. Mantenho meu gerenciador de e-mails (Outlook, Gmail, Notes ou
similar) aberto o tempo todo.
2. Mantenho ativos os alertas sonoros do meu gerenciador de
e-mails bem como do meu dispositivo mvel. Paro de fazer o que estou
fazendo assim que recebo um novo e-mail.
3. Verifico se h novos e-mails na caixa de entrada de meu
gerenciador de e-mails o tempo todo. Pelo menos trs vezes a cada
hora.
4. Verifico se h novos e-mails em meu dispositivo mvel em todo o
lugar e o tempo todo, durante reunies, no trnsito, em restaurantes
e at mesmo no banheiro.
5. Muitas vezes clico compulsivamente no boto Enviar/Receber do
meu gerenciador de e-mails.
6. Tenho a sensao de que estou perdendo algo importante quando
no consigo consultar meus e-mails.
7. Verifico meus e-mails assim que acordo e no durmo sem antes
ter certeza que no h nenhum novo recado em minha caixa de
entrada.
E-mail cafezinho
Eliminar o e-mail cafezinho um dos maiores desafios das
empresas
em relao ao uso adequado do e-mail. O e-mail cafezinho
aquele
que no trata de assuntos profissionais e serve apenas para
comprometer a produtividade e desperdiar tempo com fofocas,
comentrios dos captulos da novela e os resultados do ltimo jogo
de
futebol.
at 2 pontos entre 3 e 4 pontos 5 pontos ou mais
Voc viciado em e-mails? Faa o teste Assinale com um X todas as
afirmaes que refletirem seu comportamento frequente
Analise seu resultado com ateno. O vcio em e-mails no s consome
seu tempo como tambm sabota sua produtividade e causa ansiedade e
estresse.
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Quanto tempo voc gasta com e-mails?
O custo das transaes uma das vantagens mais alardeadas do
e-mail. Diferente de uma carta comum no preciso selar um e-mail. O
e-mail tambm no consome papel, tampouco envelopes. Basta clicar em
enviar e pronto. Custo zero.
Mas ser que mesmo assim? Voc j parou para pensar (e calcular!)
quanto tempo e dinheiro podem ser desperdiados com o uso inadequado
e exagerado do e-mail?
O objetivo do exerccio a seguir mostrar quanto tempo e dinheiro
voc e sua empresa podem economizar usando o e-mail com bom-senso e
disciplina. Para efeito de calculo considerei dois minutos por
e-mail processado e duzentos e quarenta dias uteis por ano.
Recomendo que voc faa este exerccio antes de avanar para as
prximas pginas.
* Mdia de 2 minutos por e-mail processado
* * Aproximadamente 240 dias uteis por ano (Brasil)
Quantos e-mails, em mdia, voc processa por dia?
Multiplique este nmero por 2*
Agora, multiplique o novo resultado por 240**. Este valor
representa o total de minutos que voc consome por ano
processando e-mails
Divida o total de minutos por 60 para calcular o volume de
horas
de trabalho que voc gasta processando e-mails por ano
Logo, multiplique por 0,2 o total de dias de trabalho
consumidos
com seus e-mails por ano para estimar quantos dias, no
mnimo,
voc pode economizar usando o e-mail com bom-senso e
disciplina
Finalmente divida o total de horas por 8 para calcular a
quantidade de dias de trabalho que voc gasta por ano
processando e-mails
! Aplicando as tcnicas sugeridas neste livro possvel
reduzir em, pelo menos, 20% a quantidade de e-mails
enviados e recebidos por ano.
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Quanto tempo sua equipe e sua empresa gastam com e-mails?
Agora, apenas como exemplo, vamos imaginar que a quantidade de
e-mails que voc processa por dia representa a mdia da sua equipe e
da sua empresa.
Multiplique o total de dias de trabalho que voc gasta por
ano
processando e-mails pela quantidade de pessoas da sua equipe
Multiplique o total de dias de trabalho que voc gasta por
ano
processando e-mails pela quantidade de pessoas da na sua
empresa
Multiplique o resultado por 0,2 para estimar a economia de
tempo
possvel para sua equipe
Multiplique o resultado por 0,2 para estimar a economia de
tempo
possvel para sua empresa
Qual o valor mdio da hora trabalhada na sua empresa?
Faa as contas e descubra tambm quanto dinheiro esta sendo
desperdiado por voc e sua empresa graas ao uso inadequado do
e-mail.
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Sergio Guimares
Academia do Tempo
Tel:(11) 99891 6266
Skype: sergiotguimaraes
[email protected]
Caixa Postal 11.026 CEP 05422 970
www.academiadotempo.com.br
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Antes de clicar no boto enviar revise o texto com ateno e
certifique-se de que
as informaes do e-mail esto corretas. No envie e-mails
incoerentes,
agressivos ou indiscretos.
1
Insira no campo para os destinatrios que precisam agir
efetivamente em relao
ao e-mail. 2
Por sua vez insira nos campos Cc ou Cco os destinatrios que
apenas precisam
tomar conhecimento do contedo do e-mail. Porm evite ao mximo
copiar suas
mensagens para vrios destinatrios. A quantidade de e-mails que
voc recebe
diretamente proporcional quantidade de e-mails que voc envia. Em
mdia,
para cada cinco e-mails que voc envia, trs so respondidos. Logo
quanto menos
e-mails e cpias dos seus e-mails voc enviar menos respostas voc
vai receber.
De todo modo quando for inevitvel encaminhar cpias utilize a opo
cpia
oculta (Cco) isto impede que os destinatrios respondam a
mensagem para todos
iniciando uma infindvel progresso geomtrica de e-mails. Pelo
mesmo motivo
evite tambm encaminhar mensagens para endereos de e-mails
genricos tais
como [email protected] e [email protected].
Vale ainda observar que expor o endereo de e-mail de terceiros
sem autorizao
fere as regras de boa conduta da internet. Ao usar indevidamente
o campo Cc
voc pode contribuir para que algum destinatrio oportunista
capture e-mails
para listas de spams.
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Enviando E-mails
Recomendaes bsicas
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Solicitar a confirmao automtica de leitura considerado
deselegante e
invasivo. Quando necessrio solicite a confirmao de recebimento
diretamente
no texto do e-mail.
7
Anexar arquivos muitos pesados deselegante e inconveniente.
Apenas duas ou trs
fotos de alta definio podem ser capazes de travar o computador
do seu
destinatrio durante alguns minutos. Envie arquivos compactados
ou use um servio
de compartilhamento como o Sendspace ou o Dropbox. Outra dica:
insira o nome
dos anexos no corpo da sua mensagem. Por exemplo: Anexo envio o
arquivo 2013_07_21 Proposta.pdf. Agindo assim os destinatrios mais
cautelosos ficaram menos desconfiados.
Em tempo: Existem muitas discusses sobre se a expresso em anexo
correta ou no. Por no haver um consenso entre todos os gramticos, a
sugesto evitar o
seu uso em textos formais. Prefira sempre "anexo" ou "anexado.
(fonte: http://www.normaculta.com.br).
6
Fornea informaes completas de contato. Facilite a vida do seu
destinatrio
que, muitas vezes, pode preferir responder seu e-mail
imediatamente por
telefone ou enviar um material impresso pelo correio. Evite
anexar arquivos de
imagem, tais como logomarcas e fotos, em sua assinatura. Muitos
sistemas no
reconhecem ou bloqueiam estes arquivos.
5
Informe com clareza o contedo do e-mail no campo assunto.
E-mails com
assuntos vagos ou com o ttulo em branco so facilmente deletados
ou ignorados.
Evite siglas, cdigos e frases vazias como importante ou para sua
informao. Veja estes exemplos: no lugar de aplice ou proposta
escreva aplice de seguro do veiculo placa EIH 2013 ou proposta de
metas de vendas para o primeiro semestre.
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Esta dica muito bacana do consultor Marcelo Thalenberg, autor do
livro
Socorro, roubaram meu tempo!. Ganhe tempo e poupe seu
destinatrio de abrir alguns e-mails inserindo respostas breves e
objetivas no campo assunto.
Melhor ainda: Evite encaminhar um novo e-mail se a resposta for
apenas um Ok ou Obrigado.
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Resposta automtica e ausncia
temporria
A resposta automtica e o assistente de ausncia temporria so
recursos interessantes mas
que devem ser usados com cautela.
As respostas automticas muitas vezes geram apenas e-mails
desnecessrios. Mensagens do
tipo Recebemos seu e-mail. Em breve entraremos em contato so
extremamente descartveis. Melhor evitar.
Por outro lado o uso do assistente de ausncia temporria
recomendado em perodos de
frias ou afastamento. Nesta situao a mensagem deve informar o
perodo de ausncia bem
como oferecer um ou mais contatos alternativos. Por exemplo:
Estarei ausente entre os dias 21 de julho e 05 de agosto. Caso
necessite de uma resposta imediata por favor encaminhe seu
e-mail para [email protected] ou
[email protected].
Outra boa opo, quando possvel, descartar o assistente de ausncia
temporria e
encaminhar seus e-mails diretamente para o colega responsvel por
cobri-lo durante sua
ausncia.
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Enviar e ligar?
Compreenda e aceite que um e-mail pode ser entregue
imediatamente mas que,
necessariamente, ele no precisa ser lido e respondido
imediatamente.
Portanto se voc tiver pressa e precisar tratar de um assunto com
urgncia
melhor pegar o telefone ou procurar diretamente os
envolvidos.
Porm muitas profissionais enviam e-mails para, logo em seguida,
ligar para o
destinatrio e perguntar se ele recebeu o e-mail. Este
comportamento
extremamente equivocado, deselegante e improdutivo. Um grande
exemplo de
retrabalho e desperdcio de tempo.
Faa uma escolha: Telefone ou e-mail? Se escolher enviar no
ligue.
No faa contatos profissionais com endereamentos de e-mail
imprprios tais como [email protected] ou
[email protected]
Jamais use o e-mail corporativo para enviar seu currculo para
outras empresas. Voc, com certeza, no causar uma boa impresso.
De jeito nenhum...
O paradoxo do e-mail que quase todo mundo reclama do excesso de
e-mails
que recebe, porm so poucos aqueles que se preocupam em enviar
menos e-
mails. Voc quer receber menos e-mails? Comece dando o exemplo.
Respeite o
tempo do destinatrio. Envie menos e-mails e tambm envie e-mails
cada vez
mais diretos e assertivos.
Preencha o campo assunto do e-mail de maneira clara e objetiva.
Se necessrio, use marcaes como importante ou baixa prioridade.
Evite e-mails longos e rebuscados. Faa perguntas simples e fceis
de responder. Evite perguntas abertas.
Preservar o histrico de e-mails anteriores respondendo um e-mail
aps o outro bastante prtico. Porm no preciso manter todas as
mensagens
anteriores. Mantenha apenas as mais relevantes. As trs
ltimas,
normalmente, bastam.
Se a mensagem no precisa ser respondida finalize o e-mail com
"no preciso responder.
Respeite o tempo alheio
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Cpias e anexos no combinam
Substitua os anexos por links sempre que enviar e-mails com
cpias para vrios
destinatrios da sua empresa. Os links reduzem a quantidade de
cpias
desnecessrias em circulao. Seus colegas de TI ficaram muito
gratos.
Responder a todos
Evite abusar da opo responder a todos e quando encaminhar
mensagens para
vrios destinatrio recomende que eles faam o mesmo. Escreva no
final da
mensagem: Por favor, respondam somente para mim. muito mais
prtico e eficaz.
Imagine, por exemplo, que voc encaminhou um e-mail com cpia para
seis
destinatrios solicitando uma sugesto de data para uma reunio no
inicio do
prximo ms. Se todos os seis responderem com cpias para todos e
cada um
sugerir uma data diferente teremos um total de 42 e-mails sem
que uma data
seja definida. No tem como ser pior.
Bastava encaminhar um e-mail como duas ou trs sugestes de datas
e solicitar
a resposta apenas para voc. Simples assim.
Em tempo: No Outlook possvel desabilitar a opo responder a todos
de suas
mensagens enviadas. uma boa ideia. Informe-se com seu TI.
Pense bem antes de enviar
Ingnuo aquele que acredita que o e-mail uma ferramenta de
comunicao
segura, confidencial e sigilosa. Depois de enviado voc perde
automaticamente
o controle do seu e-mail. Ele pode ser lido e deletado para
sempre como
tambm lido e distribudo para toda empresa ou ainda publicado no
Facebook ou
Twitter. Neste caso o para sempre ter um efeito ainda mais
duradouro!
Portanto pense muito bem antes de clicar em enviar. Uma boa
estratgia ,
antes de clicar, perguntar-se: O que aconteceria se o meu chefe
ler este e-
mail? Ou ainda: O que aconteceria se toda a empresa tivesse
acesso a este e-
mail?
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Sergio, ol
Por favor, confirme a presena de duas pessoas:
- Ndia Miranda
- Roberto Tedeschi
Voc pode me enviar o endereo?
Obrigada!
Ndia Miranda | Marketing Coordinator | Velcro Controls
Yahoo Messenger ID: nad.miranda | Skype: nadia.n.miranda
Office: +55 11 3879-6565
Inicie e encerre seus e-mails com expresses de saudaes e
despedida adequadas. Calibre o tom do texto com cuidado. Evite os
extremos. Prezado Senhor pode soar formal demais enquanto que meu
grande amigo ou minha querida podem constranger o destinatrio. Um
simples, objetivo e atemporal ol atende bem na maioria das vezes at
mesmo porque voc no tem como saber se seu e-mail ser lido de manh,
a tarde ou a noite. Tambm estranho
escrever bom dia em vrios e-mails quando a frequncia de
mensagens com o mesmo destinatrio intensa. Para encerrar o e-mail
use atenciosamente, obrigado ou um abrao. Por via das duvidas evite
encerrar seus e-mails com beijos ou saudades.
No necessrio abordar assuntos pessoais em e-mails corporativos.
Porm no h nada de errado em perguntar como foi o final de semana, o
feriado, as frias
ou desejar um bom dia ou um feliz aniversrio. Por outro lado
evite assuntos
ntimos que possam causar algum desconforto.
E-mails com textos longos normalmente no so lidos ou, no mnimo,
irritam o destinatrio. Se o assunto demandar um texto muito extenso
descarte o e-mail
e pegue o telefone ou procure diretamente os envolvidos. Evite
encaminhar e-
mails com mais do que trs ou quatro pargrafos. Fique de olho na
barra de
rolagem lateral. Se ela for acionada mau sinal.
Redija o texto do e-mail com cuidado. Construa uma sequncia
lgica de idias. Certifique-se que a mensagem tem comeo, meio e fim.
Certifique-se tambm
que o e-mail conduza a uma ao especifica. Deixe claro ao
destinatrio que
ao voc espera que ele faa a partir da leitura do e-mail. Se
necessrio inclua
prazos, metas ou qualquer outro indicador objetivo.
Dicas para redigir e-mails eficazes
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Querido Sergio,
CONFIRME A PRESENA DE DUAS PESSOAS:
Ndia Miranda
Roberto Tedeschi
Vc pode enviar o end?
Bjos! :)
Ndia Miranda | Marketing Coordinator | Velcro Controls
Yahoo Messenger ID: nad.miranda | Skype: nadia.n.miranda
Office: +55 11 3879-6565
Estruture o texto de modo a facilitar a leitura e o entendimento
da mensagem. D espao entre os pargrafos e utilize marcadores e
destaques em negrito,
itlico ou sublinhados. Mas ateno: vrios sistemas so incompatveis
com
alguns recursos de formatao como, por exemplo, os marcadores da
barra de
ferramentas do Outlook. Uma boa opo marcar itens com o sinal ou
numerar os tpicos direto no teclado. Pelo mesmo motivo evite
destacar partes
do texto com cores diferentes. Utilize as fontes mais comuns
tais como Arial,
Verdana ou Calibri e jamais use papeis de carta. Finalmente
evite textos em
caixa alta que na simbologia da internet significam que voc esta
gritando com
o leitor.
Evite o uso de acrnimos, emoticons, siglas e abreviaes.
Inclusive as mais comuns tais como vc, atte, bjs e rs. Estes
atalhos empobrecem seu texto e a
economia de tempo, acredite, insignificante.
Att, Atte ou Atenciosamente?
A expresso de despedida "Atenciosamente" costuma ser
abreviada
incorretamente como "att.. O correto "atte. A abreviao att."
possivelmente foi importada das expresses em ingls in attention to
ou at this time ou ainda do termo attached que indica a existncia
de arquivos anexados. Melhor no abreviar.
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Recebendo E-mails
Recomendaes bsicas
Sempre digo que a funcionalidade mais importante do Outlook
aquele boto
vermelho com um X branco que fica no alto da tela a direita.
esse mesmo que
voc pensando: o boto de fechar. O maior de todos os erros que
algum pode
cometer com e-mails manter o Outlook aberto o tempo todo.
Pensando bem d
para ser pior. Basta manter o Outlook sempre aberto e acionar
aquele alarme
sonoro que dispara quando chega um novo e-mail. Outlook sempre
aberto um
convite para uma nova interrupo a cada cinco minutos. Ningum
consegue
trabalhar assim. Perda de foco total.
Portanto a regra de ouro do e-mail a seguinte: Mantenha seu
Outlook fechado e
consulte seus e-mails, por exemplo, somente a cada duas
horas.
evidente que a frequncia de consultas da caixa de entrada pode
variar de
acordo com sua atividade profissional e a importncia relativa
dos e-mails no
exerccio de suas funes. Caso voc seja um profissional de vendas,
suporte
tcnico ou atendimento e precise mesmo consultar seus e-mails com
maior
frequncia experimente, por exemplo, bloquear perodos de 15
minutos a cada
hora. Por outro lado, caso sua atividade permita, no perca o
oportunidade de
consultar sua caixa postal apenas uma vez por dia e nunca nos
finais de semana.
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No comeo pode no ser fcil se livrar do hbito de conferir seus
e-mails o tempo
todo. Neste caso uma boa estratgia bloquear a entrada automtica
de novos e-
mails . No Outlook acesse a guia Ferramentas e em seguida clique
em Opes, Configurar e-mail e Enviar/Receber. Escolha Configuraes do
Grupo Todas as Contas. Para finalizar insira um perodo em Agendar
envio/recebimento automtico a cada xx minutos.
.
Cautela com os enviadores
crnicos
Se voc costuma receber vrios e-mails de uma mesma pessoa durante
o dia espere aculumar duas ou trs mensagens e responda tudo num
nico envio ou telefonema.
E-mail no urgente
No tenha pressa para responder seus e-mails. Eles podem esperar.
Se for urgente pode ter certeza que quem enviou o e-mail vai ligar
ou aparecer de surpresa na sua sala.
Sempre que possvel oriente seus interlocutores para tratar
assuntos urgentes por telefone ou pessoalmente. Nunca por
e-mail.
Ningum de bom senso, por exemplo, envia um alarme de incndio por
e-mail.
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Esvaziando a caixa de entrada e
organizando seus e-mails
A caixa de entrada de e-mails no tem esse nome toa. Ela
representa, por analogia,
a caixa de entrada fsica que mantemos em cima da mesa do
escritrio. No so as
nicas. H tambm a caixa de mensagem de voz do celular e as caixas
de mensagens
das redes sociais, por exemplo. Para todas elas a regra bsica
uma s: Caixa de
entrada no depsito, tampouco arquivo. Caixa de Entrada tem que
ficar vazia. No
confunda caixa de entrada com arquivo, agenda ou lixeira.
As caixas de entrada servem apenas para coletar novas demandas e
informaes. Uma
vez coletadas devem seguir imediatamente seu destino apropriado.
No caso da caixa
de entrada de e-mail so seis possibilidades: descartar,
arquivar, arquivar em um dia
talvez, fazer imediatamente, anotar na agenda ou anotar numa
lista de tarefas.
Veja com simples: Abra seu gerenciador de e-mails e baixe seus
novos e-mails. Em
seguida abra e leia o primeiro e-mail do alto da lista. Processe
imediatamente o e-
mail, isto : descarte, arquive, arquive em um dia talvez, faa
imediatamente (se
demandar menos de dois minutos), anote na agenda ou anote numa
lista de tarefas.
Abra o e-mail seguinte e repita o processo. Siga assim at o
ltimo e-mail. Pronto.
Caixa de entrada vazia. Veja o grfico da pgina 20.
Observe tambm estas duas dicas complementares:
Agora vamos analisar detalhadamente cada uma das seis
possibilidades de
processamento
.
1
2
Caixas de entrada abarrotadas de e-mails representam horas,
talvez dias, de
trabalho atrasado. Remetem a desordem e a falta de disciplina
que, por sua vez,
geram estresse, frustrao e comprometem a produtividade.
Processe os novos e-mails na ordem de entrada, de cima para
baixo. No
fique escolhendo este ou aquele. Na caixa de entrada os e-mails
so todos
iguais. Escolher ou priorizar durante o processamento perda de
tempo.
Abriu o e-mail? Processe! Jamais mantenha o e-mail na caixa de
entrada
para reler mais tarde. Novamente perda de tempo. Retrabalho. Por
que
abrir e ler o mesmo e-mail duas vezes?
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Delete e Bloqueie
J leu? Sim. Entendeu? Sim. Vai precisar reler mais tarde? No.
Serve para
alguma coisa? No. Spam? Piadinha? Corrente? Foto de gatinho?
Delete!
Oferta de notebook imperdvel somente hoje? Vai comprar? No vai?
Delete,
solicite a excluso de seu e-mail da lista e, por garantia,
adicione o remetente
na lista de rementes bloqueados.
Arquive
O e-mail trs uma informao til? Sim. Voc precisa dela agora? No.
Vai
precisar dela no futuro? Sim. Neste caso arquive. Remova
imediatamente o e-
mail para uma nova pasta do Outlook ou para uma pasta em
meus
documentos. Pessoalmente prefiro arquivar e-mails e outros
documentos em
pastas nicas em meus documentos. Por que ter uma pasta Imposto
de Renda
no Outlook e outra com o mesmo nome em meus documentos se posso
ter
apenas uma em meus documentos? Veja mais no texto Tudo em um s
lugar
da pgina 20
Arquive em um dia talvez O e-mail trs uma informao til? Talvez.
Voc precisa dela agora? Talvez.
Vai precisar dela no futuro? Talvez. Neste caso arquive a
mensagem. Remova
imediatamente o e-mail para uma nova pasta com o nome um dia
talvez. Se
um dia voc precisar a mensagem vai estar l.
Faa imediatamente
A mensagem demanda alguma ao que pode ser concluda em at
dois
minutos? Sim. simples? Rpido? Faa imediatamente. Responda o
e-mail,
envie o arquivo, confirme sua presena ou atualize a planilha.
Seja l o que for
se consumir menos de dois minutos faa imediatamente e apague o
e-mail.
Anote na lista de tarefas
A mensagem demanda alguma ao que pode ser delegada ou realizada
em
qualquer momento? Sim. Delegue ou anote imediatamente na sua
lista de
tarefas e apague o e-mail.
Anote na agenda
A mensagem trs uma informao que demanda uma ao com data e
hora
certa para ser realizada? Sim. Anote imediatamente na agenda e
apague o e-
mail.
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20
Ao?
SIM
NO
lixo
um dia talvez
arquivo
menos de dois minutos?
SIM NO
Agenda Lista de Tarefas
Faa!
caixa de entrada spam
Base
ado n
o m
to
do G
TD
de D
avid
Allen
Esvaziando a caixa de entrada e
organizando seus e-mails
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Organizando pastas e e-mails
X Dicas para reduzir o volume de e-mails indesejados na sua
caixa de entrada Desabilite todos os avisos de posts e atualizaes
de grupos das
redes sociais.
Evite assinar vrios newsletters. Seja seletivo. Uma boa
alternativa substituir os newsletter pelo servio de Alertas do
Google
(http://www.google.com.br/alerts).
Crie um e-mail gratuito exclusivo para compras on line, fruns,
inscries em cursos e congressos, preenchimento de formulrios on
line e assinaturas. Assim voc evita que seus e-mails (pessoal
e
profissional) sejam includos em listas de spams e promoes.
No confie na eficcia do link REMOVER que normalmente fica no
rodap dos e-mails de propaganda. Bloqueie os remetentes que
insistem em enviar spams.
Tudo em um s lugar
Imagine que voc tem um importante cliente chamado O Rei dos
Parafusos. Muito
provavelmente voc ter, no seu computador, duas pastas para este
cliente. Uma
pasta no Outllok e outra pasta em Meus Documentos. Na pasta do
Outlook ficam
arquivados, evidente, os e-mails que voc troca com este cliente
e na pasta em Meus
Documentos ficam propostas, contratos, relatrios de despesas de
viagem,
apresentaes em Power Point, etc...
Por que no arquivar todos os documentos do Rei dos Parafusos,
inclusive os e-mails
importantes, em apenas em uma pasta? muito mais prtico e
seguro.
Veja como fcil: Com o e-mail aberto ou selecionado tecle em F12.
Na nova janela
de dialogo selecione a pasta onde quer arquivar o e-mail e
escolha o formato do
arquivo em Salvar como tipo:. Pessoalmente prefiro arquivar meus
e-mails no Formato de Mensagem do Outlook. Clique em Salvar e
pronto. Simples assim.
Por outro lado voc pode tambm manter algumas pastas especficas
no Outlook.
Neste caso a recomendo que voc no ultrapasse 10 pastas com
macro-assuntos que
por sua vez podem ser subdividas por outras pastas com
micro-assuntos. De todo
modo insisto: no vejo porque manter duas pastas com o mesmo
assunto em dois
locais diferentes do computador.
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22
Monitoramento de E-mails
A Constituio Federal garante a privacidade e considera crime a
violao de correspondncia de cartas ou e-mails pessoais.
Art. 5 Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer
natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros
residentes no Pas a inviolabilidade do direito vida, liberdade,
igualdade, segurana e propriedade, nos termos seguintes:[...] XII -
inviolvel o sigilo da correspondncia e das comunicaes telegrficas,
de dados e das comunicaes telefnicas, salvo, no ltimo caso, por
ordem judicial, nas hipteses e na forma que a lei estabelecer para
fins de investigao criminal ou instruo processual penal; [...]
(BRASIL, 2002).
Entretanto facultado ao empregador o direito de monitorar o
contedo dos e-mails corporativos. Afinal o uso indevido do e-mail
corporativo, seja por imprudncia ou m f, pode gerar no s a perda ou
o vazamento de informaes de valor incalculvel bem como envolver a
empresa em acusaes de corrupo, favorecimentos, fraudes, racismo,
difamao, assdio moral e sexual, entre outros.
Em ltima analise convm lembrar que o e-mail corporativo um
instrumento fornecido pela empresa exclusivamente para o exerccio
de atividades profissionais.
Mas ateno: Esforos isolados de monitoramento dos meios de
comunicao digital podem no gerar os resultados desejados. Assim,
alm de controlar imprescindvel oferecer treinamento e orientao de
qualidade para os colaboradores da empresa.
Check List de um plano de monitoramento e uso eficaz de
e-mail
Elabore, com conjunto com as reas de TI, RH e jurdica uma
poltica de uso de e-mail corporativo que informe com objetividade e
clareza o que e o que no permitido.
Informe claramente se os e-mails so ou no monitorados. Em caso
afirmativo explique como feito o monitoramento.
Faa comunicaes frequentes sobre a poltica de uso de e-mail
corporativo.
Treine intensamente os colaboradores em boas prticas de uso do
e-mail corporativo
Adote indicadores que permitam mensurar o trfego de e-mails na
empresa.
Desafie as equipes a alcanar metas de reduo de e-mails.
Promova aes de conscientizao como, por exemplo, e-mail zero.
Veja os exemplos das pginas 24 e 25.
Estimule a troca de experincias. Promova aes de coaching e
feedback interno.
Reconhea o mrito e, eventualmente gratifique, os melhores
usurios de e-mail.
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23
Reduzindo o volume de e-mails
Recomendaes para voc
Evite expresses que possam causar constrangimento ou insinuar
intimidade tais como: meu querido, minha querida e beijos.
Jamais use o e-mail para difamar a empresa ou colegas de
trabalho tampouco utilize linguagem obscena e pejorativa. Lembre-se
de que
e-mail corporativo considerado um documento de valor legal
que
pode ser usado contra voc.
No use o e-mail corporativo, bem como smartphones, notebooks, HD
externos e pen drives da empresa, para armazenar e
compartilhar fotos e arquivos pessoais.
Recomendaes para sua empresa
Elabore e adote uma poltica formal de uso do e-mail corporativo.
Veja o modelo da pgina 27.
Informe frequentemente com eficcia e assertividade o que no
recomendado e permitido na comunicao via e-mail bem como se os
e-mails so monitorados.
Treine intensamente os colaboradores para que usem o e-mail com
bom senso e responsabilidade.
E-mail legal
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24
A Nokia recomenda enfaticamente que seus colaboradores abandonem
o hbito de
enviar e-mails com cpia para dezenas de pessoas. A empresa tambm
passou a
incentivar o uso do telefone e orientou que todos sinalizassem o
verdadeiro nvel
de urgncia das mensagens.
A Brasilprev, empresa de previdncia privada do Banco do Brasil,
optou por banir
a troca de e-mails uma vez por semana. s sextas-feiras, a
orientao que os
funcionrios usem apenas o telefone e marquem reunies
pessoalmente com os
clientes. E-mails, apenas como ltimo recurso.
Reduzindo o volume de e-mails
Alguns cases de sucesso
Toda segunda sexta-feira do ms a Chemtech bloqueia sua comunicao
interna.
O funcionrio deve usar o telefone ou o comunicador instantneo
para falar com
outro colega da empresa. Segundo Samara Souza, coordenadora de
recursos
humanos da Chemtech "O grande desafio promover a integrao entre
diversas
reas de engenharia da empresa".
Uma equipe da farmacutica Boehringer Ingelheim conseguiu reduzir
em 30% o
volume de e-mails durante um ano, resultando em uma economia
de
aproximadamente 1,5 ms de trabalho por funcionrio. Este
resultado foi
alcanado atravs de aes educativas. Grficos com o status do
projeto eram
apresentados mensalmente em reunies de feedback individual
reforando para
os funcionrios que o objetivo no era priv-los de enviar e-mails,
fiscaliz-los ou
desmotiv-los e sim otimizar o tempo e produtividade de
todos.
Na IBM um executivo criou o movimento slow e-mail, estimulando
os funcionrios a consultarem suas caixas de e-mails somente duas
vezes por dia.
-
25
O Idebrasil criou uma poltica de uso de e-mails corporativos e
um aplicativo na
internet onde os colaboradores podem denunciar abusos e
contribuir para a
melhoria dos e-mails transacionados internamente.
A alem Basf reduziu o volume de e-mails internos com a adoo de
uma rede
social interna. Nesta rede, similar ao Facebook, muitos projetos
e arquivos so
compartilhados, o que torna o e-mail obsoleto e as mensagens
mais rpidas.
Na SKF do Brasil, fabricante de rolamentos para rea industrial e
automotivo,
toda sexta-feira o dia sem e-mail. O objetivo principal desta ao
promover a relao interpessoal entre os funcionrios e combater o
excesso de formalidade.
Os resultados despertaram o interesse das subsidirias da
Argentina e Japo, que
estudam adotar o dia sem e-mail' nos seus escritrios.
Na companhia de tecnologia Atos, a meta zerar o nmero de e-mails
trocados
entre os funcionrios at o fim de 2013. O gerente de processos,
Marcelo Kopitar,
diz que a iniciativa do "zero e-mail" fez com que os funcionrios
tivessem mais
contato. "Antes, a pessoa estava atrs de mim, mas eu acabava
mandando e-mail.
Agora eu converso e em segundos est resolvida a questo."
No Brasil, a Microsoft criou um cdigo de conduta para combater
exageros. Entre
as recomendaes est usar o telefone quando o texto do e-mail for
maior que o
monitor do computador e exigir acionar a barra de leitura para
rolar a pgina.
A Cubist Pharmaceuticals, indstria norte-americana que atua com
pesquisa,
desenvolvimento e comercializao de medicamentos, traou um
plano
para reduzir em 25% o nmero de e-mails transacionados pela
companhia, a partir
do treinamento e aes de sensibilizao dos funcionrios.
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26
Esta mensagem pode conter informao confidencial e/ou
privilegiada. Se voc
no for o destinatrio ou a pessoa autorizada a receber esta
mensagem, no pode
usar, copiar ou divulgar as informaes nela contidas ou tomar
qualquer ao
baseada nessas informaes. Se voc recebeu esta mensagem por
engano, por
favor avise imediatamente o remetente, respondendo o e-mail e em
seguida
apague-o. Agradecemos sua cooperao.
This message may contain confidential and/or privileged
information. If you are
not the addressee or authorized to receive this for the
addressee, you must not
use, copy, disclose or take any action based on this message or
any information
herein. If you have received this message in error, please
advise the sender
immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you
for your
cooperation.
Anexo I
Mensagem legal para e-mail
-
27
O propsito dessa poltica assegurar o uso apropriado do sistema
de
mensagens eletrnicas (e-mails e similares) da Academia do
Tempo
Todas as mensagens distribudas pelo sistema e equipamentos da
Academia do
Tempo, inclusive e-mails pessoais, so de propriedade da Academia
do Tempo,
sendo assim voc no deve manter quaisquer expectativas de
privacidade e sigilo
sobre quaisquer mensagens que voc crie, armazene, envie ou
receba atravs dos
sistemas de email, mensagens instantneas, plataformas de
relacionamento e
equipamentos da Academia do Tempo.
Seus emails podem ser monitorados e armazenados sem prvia
notificao da
Academia do Tempo.
Quaisquer dvida, sugestes ou comentrios sobre essa poltica de
uso de e-mail
devem ser encaminhadas para seu supervisor.
vetado
Enviar ou encaminhar e-mails contendo comentrios sarcsticos,
difamatrios, ofensivos, racistas ou obscenos. Se voc receber algum
e-mail dessa natureza
envie-o imediatamente para seu supervisor;
Enviar spam, pirmides ou correntes. Isso inclui qualquer tipo de
mala direta, como, por exemplo, publicidade, comercial ou no,
anncios e informativos,
ou propaganda poltica. Se voc receber algum e-mail dessa
natureza envie-o
imediatamente para seu supervisor;
Enviar ou encaminhar e-mails contendo fotos ou arquivos
pessoais. Se voc receber algum e-mail dessa natureza envie-o
imediatamente para seu
supervisor;
Enviar e-mails a qualquer pessoa que no os deseje receber. Se o
destinatrio solicitar a interrupo do envio o remetente deve acatar
imediatamente tal
solicitao e excluir seu e-mail da sua lista de contatos;
Assediar ou perturbar outro funcionrio, parceiro ou cliente,
seja atravs de contedo, frequncia de envio ou tamanho das
mensagens;
Encaminhar anexos que comprometam o uso de banda ou espao em
disco do destinatrio;
Anexo II
Poltica de uso do e-mail corporativo
-
28
Encaminhar mensagens ou copiar uma mensagem ou anexo pertencente
outro funcionrio sem obter primeiro a permisso desta pessoa;
Fornecer o e-mail de outro funcionrio para terceiros sem obter
sua permisso;
Forjar ou tentar forjar mensagens e assinaturas de email;
Iseno de Responsabilidade
Todas as mensagens devem finalizar com a seguinte comunicao de
iseno sem
quaisquer alteraes:
Esta mensagem pode conter informao confidencial e/ou
privilegiada. Se voc no for o
destinatrio ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, no
pode usar, copiar ou
divulgar as informaes nela contidas ou tomar qualquer ao baseada
nessas informaes.
Se voc recebeu esta mensagem por engano, por favor avise
imediatamente o remetente,
respondendo o e-mail e em seguida apague-o. Agradecemos sua
cooperao.
This message may contain confidential and/or privileged
information. If you are not the
addressee or authorized to receive this for the addressee, you
must not use, copy, disclose
or take any action based on this message or any information
herein. If you have received
this message in error, please advise the sender immediately by
reply e-mail and delete this
message. Thank you for your cooperation.
Assinatura
obrigatria a utilizao de assinatura ao final das mensagens
enviadas interna e
externamente por meio de e-mail corporativo, com o seguinte
formato:
Declaro que aceito os termos descritos nessa poltica. Entendo
que seu
no cumprimento pode resultar em ao disciplinar e/ou judicial
bem
como demisso por justa causa.
Nome - Funo
Setor Academia do Tempo Telefones (at 2)
e-mail
www.academiadotempo.com.br
Sergio Guimares Gerente de Processos Processos e Qualidade
Academia do Tempo (11) 4303 7979
(11) 99891 6266
[email protected]
www.academiadotempo.com.br
Exemplo:
Nome e Assinatura
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29
THALENBERG, Marcelo, Socorro, roubaram meu tempo! So Paulo:
Editora rica, 2004.
ANDRADE, Fernando, Outlook como ferramenta de produtividade. So
Paulo: Editora Nobel, 2007.
ANDRADE, Fernando, E-mail que funciona. So Paulo: Editora Nobel,
2007.
MORAZ, Eduardo, Administre seu tempo com o Outlook. So Paulo:
Digerati Books, 2005.
SONG, Mike , BURRESS, Tim Burress e HALSEY, Vicki, A Revoluo do
Hamster. Lisboa: Editora Actual, 2008
ALLEN, David, Gerencie sua mente no seu tempo. So Paulo:
Landscape, 2007
ALLEN, David, Getting Things Done, A arte de fazer acontecer.
Rio de Janeiro: Elsevier, 2005
BABAUTA, Leo, Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity
System. Kindle Edition, 2013
PINHEIRO, Patricia Peck. Direito Digital. So Paulo: Saraiva,
2013
Guia BOM USO DO E-MAIL CORPORATIVO Programa Reciclando Ideias .
Bento Gonalves: Embrapa, 2011
Artigo: Os dez mandamentos do e-mail. Revista Lngua Portuguesa
ano 8 no 97 2013 pags 28 a 33
http://emailcharter.org/
http://www.triadps.com/emala/
http://www.outlook-experts.com.br/
http://inboxzero.com/articles/
http://www.matutando.com/como-esvaziar-a-caixa-de-entrada-de-e-mail-e-a-caixa-de-entrada-fisica/
http://www.endeavor.org.br/artigos/gente-gestao/governanca-corporativa/monitoramento-de-e-mails-corporativos
Bibliografia
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30
Sobre o autor
Sou publicitrio e designer instrucional com especializao em
Coaching pela
Sociedade Latino Americana de Coaching (SLAC), gereciamento de
estresse pela
International Stress Management Association no Brasil (ISMA-BR)
e University of Texas
e certificao em Assessment pela Success Tools.
Criei a Academia do Tempo com a misso de partilhar minha
experincia e
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