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GUSTAVO BROCARDO
ELABORAÇÃO DE UMA FERRAMENTA PARA
GERENCIAR AS LIÇÕES APRENDIDAS
Trabalho apresentado ao curso MBA em
Gerenciamento de Projetos, Pós-Graduação lato
sensu, Nível de Especialização, do Programa
FGV Management da Fundação Getulio
Vargas, como pré-requisito para a obtenção do
Titulo de Especialista.
Edmarson Bacelar Mota
Coordenador Acadêmico Executivo
José Tenório Barreto Junior
Orientador
Joaçaba – SC
2016
FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS
PROGRAMA FGV MANAGEMENT
MBA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
O Trabalho de Conclusão de Curso, Elaboração de uma Ferramenta
para Gerenciar as Lições aprendidas, elaborado por Gustavo Brocardo e
aprovado pela Coordenação Acadêmica, foi aceito como pré-requisito para a obtenção do
certificado do Curso de Pós-Graduação lato sensu MBA em Gerenciamento de Projetos, Nível
de Especialização, do Programa FGV Management.
17/06/2016: Joaçaba, 2016
Edmarson Bacelar Mota
Coordenador Acadêmico Executivo
José Tenório Barreto Junior
Orientador
TERMO DE COMPROMISSO
O aluno Gustavo Brocardo, abaixo assinado, do curso de MBA em Gerenciamento de
Projetos, Turma GP01-Joaçaba do Programa FGV Management, realizado nas dependências
da instituição conveniada MEB, no período de 30/05/2014 a 17/04/2016, declara que o
conteúdo do Trabalho de Conclusão de Curso intitulado Elaboração de uma Ferramenta para
gerenciar as lições aprendidas, é autêntico e original.
Joaçaba, 17/06/2016
Gustavo Brocardo
A todos que acreditam nos benefícios e dedicam tempo e esforço ao compartilhamento
do conhecimento.
Agradeço a Deus pela oportunidade que me dera de estudar e aprender um pouco mais
deste infinito universo, a minha família, aos professores, colegas de trabalho e a meus amigos.
Resumo
Para uma empresa manter-se competitiva, a melhoria contínua de seus processos e produtos é
essencial. Informações obtidas em projetos anteriores podem contribuir para o
aperfeiçoamento dos projetos, processos e produtos. Porém, por mais simples que pareça
gerenciar estas informações, durante a implantação de um sistema ou uma metodologia
para utilizá-las, poderão surgir dúvidas nos gerentes de projeto e principalmente nos
stakeholders externos, que geralmente não têm conhecimento específico em projetos. Sabe-se
que em nosso país a cultura do gerenciamento de projetos ainda não é amplamente difundida,
há várias empresas que possuem baixa maturidade no assunto e, por estes e outros motivos,
esta grande fonte de conhecimento acaba sendo ignorada e não documentada; algo que pode
ser prejudicial para as empresas, pois não irão desfrutar dos conhecimentos obtidos nos
projetos anteriores. Através das orientações das melhores práticas do Guia do conhecimento
em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK), busca-se auxiliá-los na utilização das lições
aprendidas, abordando as dificuldades, fornecendo informações e modelos para quem
almeja aprender com o conhecimento obtido durante as fases dos projetos. Ao gerenciá-las
adequadamente, as lições aprendidas podem contribuir para os futuros projetos da
organização, colaborar para o amadurecimento das organizações, aumentar a eficiência e
otimizar os recursos.
Palavras Chave: Projetos. Gerenciamento de Projetos. Lições Aprendidas.
Conhecimento.
Abstract
For a company to proceed competitive, the steady improvement of its processes and products
is essential. Information gained with previous projects can contribute to the improvement of
projects, processes and products. Nevertheless, as simple as managing this information may
seem, project managers and external stakeholders might have doubts during the
implementation of a system or methodology to use it, as they usually do not present specific
knowledge on projects. It is known that the culture of project management is still not
widespread in our country, many companies have little maturiy on the matter and, for this as
well as for other reasons, this great source of knowledge ends up being ignored and not
registered, what can be harmful to the companies themselves, since they will not profit from
the experiences of the previous projects. Through the good practices of the Project
Management Body of Knowledge (PMBOK) this work aims to help in the usage of learned
lessons, approaching difficulties, providing information and models for those who will to
learn from the knowledge extracted during the project phases. By properly managing
information, learned lessons can contribute for the companies future projects and the
maturation, increase efficiency and optimize resources.
Key Words: Projects. Project Management. Learned Lessons. Knowledge.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Redes e comunidades do conhecimento ............................................................................ 5
Figura 2: Espiral do Conhecimento ................................................................................................. 5
Figura 3: Lições Aprendidas Projeto Novas Fronteiras ................................................................... 15
Figura 4: Modelo de banco de dados utilizando o MS-Excel .......................................................... 19
Figura 5: Colocando hiperlink no MS-Excel ................................................................................. 20
Figura 6: Arquivamento das lições em pastas por área de conhecimento ......................................... 21
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1 - Utilização de uma ferramenta para gestão do conhecimento adquirido em projetos – Brasil
.................................................................................................................................................. 17
Gráfico 2 - Utilização de uma ferramenta para gestão do conhecimento adquirido em projetos – Global
.................................................................................................................................................. 18
LISTA DE TABELAS
Tabela 1: Grupos de processos de gerenciamento de projetos e mapeamento das áreas de
conhecimento .............................................................................................................................. 11
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 1
1.1. PROBLEMA ........................................................................................................................... 1
1.2. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 2
1.2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................... 3
1.3. DELIMITAÇÃO DO TEMA ..................................................................................................... 2
1.4. JUSTIFICATIVA/RELEVÂNCIA ............................................................................................. 2
1.5. METODOLOGIA .................................................................................................................... 2
2. DESENVOLVIMENTO ....................................................................................................... 3
2.1. ATIVOS DE PROCESSO ORGANIZACIONAL.......................................................................... 3
2.1.1. PROCESSOS E PROCEDIMENTOS .......................................................................................... 3
2.1.1. BASE DE CONHECIMENTO CORPORATIVA ........................................................................... 3
2.2. GESTÃO DO CONHECIMENTO ............................................................................................. 3
2.2.1. CONHECIMENTO TÁTICO E EXPLÍCITO ............................................................................... 6
2.2.2. FERRAMENTAS PARA GESTÃO DO CONHECIMENTO............................................................ 6
2.3. LIÇÕES APRENDIDAS ........................................................................................................... 8
2.3.1. GERENCIANDO AS LIÇÕES APRENDIDAS ............................................................................ 9
2.3.1.1. AS SEÇÕES DE LIÇÕES APRENDIDAS ............................................................................. 12
2.3.1.2. O REGISTRO DAS LIÇÕES APRENDIDAS ......................................................................... 13
2.3.1.3. A DISSEMINAÇÃO DAS LIÇÕES APRENDIDAS ................................................................ 15
3. PESQUISA DE CAMPO ................................................................................................... 16
3.1. OPÇÕES DE GERENCIAMENTO DAS LIÇÕES APRENDIDAS ............................................... 18
3.1.1. UTILIZANDO O MS-EXCEL ............................................................................................... 19
3.1.2. UTILIZANDO PASTAS DO EXPLORER ................................................................................ 20
3.2. ORIENTAÇÕES GERAIS ...................................................................................................... 21
4. CONCLUSÕES ................................................................................................................... 24
5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................................. 25
6. ANEXOS .............................................................................................................................. 27
1
1. INTRODUÇÃO
Devido à alta competitividade do mercado atual, estar em constante melhoria dos
processos e produtos é fundamental para a sobrevivência das empresas. A busca por novas
áreas de atuação permite diversificar a gama de produtos da empresa e sofrer menos com
flutuações econômicas.
É justamente na busca pelas novas áreas de atuações que a empresa depara-se com o
desconhecido, é também onde há o maior número de informações novas, que não fazem parte
do “know-how” da empresa. É essencial que informações obtidas em projetos novos ou até
mesmo na área de atuação da empresa sejam documentadas com a finalidade de estar sempre
melhorando seus “deliveries” e agregando valor ao seu produto, além de diminuir as perdas
da empresa e aperfeiçoar o ganho, seja através de recursos financeiros, tempo para a execução
de um projeto ou de uma qualidade maior dos seus produtos.
Com base nisso, é incabível que uma empresa nos dias de hoje não disponha de uma
ferramenta adequada para gerenciar as suas lições aprendidas.
A implantação de uma ferramenta desta natureza pode gerar dificuldades inesperadas,
como por exemplo, a resistência de alguns colaboradores em dispor seus conhecimentos,
informações e suas experiências antigas; e a não conscientização de alguns stakeholders sobre
os benefícios e importância de alimentar a ferramenta; justamente por questões como estas, a
ferramenta deve ser clara e objetiva, para que todos consigam visualizar os benefícios, e assim
gerar uma fonte de conhecimento útil para projetos futuros, o principal objetivo deste
trabalho.
De tal forma, o foco será criar procedimentos e processos com o auxílio das melhores
práticas em gerenciamento de projetos para que as lições aprendidas sejam corretamente
identificadas, documentadas e posteriormente comunicadas à organização a fim de aprender
com os eventos ocorridos.
1.1. PROBLEMA
Como a metodologia para gerenciar as lições aprendidas com base nas orientações do
PMBOK pode auxiliar na criação de uma ferramenta assistencial na compreensão e execução
de algumas tarefas, diminuir o tempo de planejamento, estar sempre atualizada e acessível aos
stakeholders internos auxiliando a prevenir não conformidades?
2
1.2. OBJETIVOS
Identificar as melhores práticas do PMBOK para as de lições aprendidas, partindo da
identificação, registro, comunicação e disseminação, para que estas informações fiquem
atinjam todos os interessados e envolvidos.
1.2.1. Objetivos Específicos:
Ter a documentação das lições aprendidas;
Criar e aplicar uma metodologia para poder utilizar as lições aprendidas;
Obter as lições aprendidas atualizadas com agilidade;
Tornar estas lições aprendidas um canal de comunicação entre os stakeholders
internos, auxiliando na solução de problemas através de situações similares em
projetos já executados.
1.3. DELIMITAÇÃO DO TEMA
Este presente trabalho tem o seu tema delimitado na elaboração de uma ferramenta para
auxiliar na obtenção e posteriormente no gerenciamento das lições aprendidas de abordagem
genérica, a fim de se aplicar a qualquer projeto.
1.4. JUSTIFICATIVA/RELEVÂNCIA
A criação de uma ferramenta para gerenciar as lições aprendidas, diminuir o tempo de
planejamento de um projeto, utilizar os conhecimentos obtidos em projetos anteriores
empregando-os em eventos similares, evitando problemas já ocorridos e reaproveitando o que
foi bem sucedido.
1.5. METODOLOGIA
Será um trabalho de análise teórico-empírica, onde teremos a tratativa interpretativa de
dados em torno de um tema, com apoio bibliográfico. Será de paradigma qualitativo e
analisado em um universo de amostra não probabilística.
3
2. DESENVOLVIMENTO
2.1. ATIVOS DE PROCESSO ORGANIZACIONAL
Segundo o Guia PMBOK (2013), ativos de processos organizacionais são
procedimentos, políticas, processos ou bases de conhecimentos utilizados por uma
organização. Qualquer item que pode ser utilizado para executar ou administrar um projeto é
um ativo organizacional.
Os ativos de processos são entradas de muitos processos de um projeto, pois eles
englobam processos e procedimentos, e base de conhecimento corporativa.
2.1.1. Processos e Procedimentos
Processos e procedimentos são os elementos da organização para conduzir um projeto,
como diretrizes, padrões organizacionais e modelos. São divididos nas etapas do projeto,
porém não será discutido este assunto visto que não é o foco deste trabalho.
2.1.2. Base de Conhecimento Corporativa
A base de conhecimento corporativa é o conjunto de informações da empresa, que
muitas vezes é gerada a partir do conhecimento empírico, ou seja, de experiências já
vivenciadas pela empresa.
A base de conhecimento organizacional corporativa para o armazenamento de
informações inclui, dentre outros:
Bases de conhecimento de gerenciamento de configuração contendo as versões e
linha de base de todas as normas, políticas e procedimentos da organização
executora, e quaisquer documentos do projeto;
Banco de dados financeiros contendo informações como horas de mão de obra,
custos incorridos, orçamentos e qualquer estouro dos cursos do projeto;
Base de conhecimento de informações históricas e lições aprendidas (Registros e
documentos de projetos, todas as informações e documentação de encerramento do
projeto, relativas aos resultados de decisões de seleção de projetos anteriores e
informações do desempenho dos projetos anteriores, além de informações de
atividades de gerenciamento de riscos);
Banco de dados de gerenciamento de problemas e defeitos contendo o status dos
mesmos, informações de controle, solução de problemas e defeitos, e resultados de
itens de ação;
4
Banco de dados de medição dos processos usados para coletar e disponibilizar os
dados de medição dos processos e produtos; e
Arquivos de projetos anteriores (Escopo, custo, cronograma, linha de base de
medição do desempenho, calendários dos projetos, diagrama de rede de cronograma
dos projetos, registro dos riscos, ações de responsabilidade planejadas e impacto dos
riscos definido) (PMBOK, 2013, p.27)
Este presente trabalho tem como objetivo criar uma ferramenta para fazer parte da
base de conhecimento corporativa, principalmente em dois pontos específicos; no que diz
respeito às informações históricas e lições aprendidas, e, ao banco de dados de gerenciamento
de problemas e defeitos, com o intuito de centralizar estas informações.
2.2. GESTÃO DO CONHECIMENTO
As lições aprendidas serão parte da base de conhecimento organizacional, portanto é
preciso compreender sobre conhecimento e gestão do conhecimento. Para isto, buscam-se as
informações de alguns autores:
A Gestão do Conhecimento é um método para criar, identificar, obter, manter,
integrar, empregar, divulgar e proteger o conhecimento relevante para a organização.
É visto como um sistema de gerenciamento corporativo onde, por meio de suas
práticas, é possível ordenar estrategicamente os conhecimentos internos da empresa
e aqueles que venham de fora, mas são fundamentais para o sucesso do negócio.
(PEREIRA; PINHEIRO; MENDONÇA, 2015)
FALCONI (2013) afirma que é através do conhecimento que alcançamos a
produtividade e competitividade, acrescenta ainda que há a possibilidade que colaboradores
atinjam metas inimagináveis se eles tiverem um grande conhecimento.
SENGE (2000) cita que a aprendizagem acontece sempre com o tempo e em conjunto
com a “vida real”, e não em sala de aula ou treinamentos. Embora este conhecimento seja
difícil de controlar, gera conhecimento duradouro, e uma aptidão relevante para aquele que
aprendeu.
A figura “Redes e comunidades do conhecimento” ALLEE (1997), mostra como é
importante tornar o conhecimento um bem comum dentro das organizações. As esferas que
representam pessoas criam e trocam experiências e conhecimentos com grupos exclusivos,
que estão dentro do grupo global.
5
Figura 1: Redes e comunidades do conhecimento
Fonte: ALLEE (1997).
Para DE LARA (2005), conhecimentos são gerados sempre a partir de uma pessoa, e a
criação deles envolve ideais e idéias, e, auxilia na compreensão da questão do equilíbrio,
como é possível ver na Figura “Espiral do Conhecimento”.
Figura 2: Espiral do Conhecimento
Fonte: NONAKA & TAKEUCHI (2001)
6
2.2.1. Conhecimento Tácito e Explícito
Conhecimento Tácito para DE LARA (2005), é gerado por experiências, idéias,
valores e julgamentos das pessoas. É algo dinâmico que é adquirido apenas da comunicação
direta com outras pessoas, que já obtém este conhecimento. Já o explícito, é alcançado com a
educação formal, abrange o conhecimento dos fatos.
NONAKA E TAKEUCHI (1995) mencionam que a interação entre o conhecimento
tácito e explícito geram quatro formas de criar o conhecimento; a do tácito para o tácito, que é
o processo através do compartilhamento de experiências; do tácito para o explícito,
considerado o processo perfeito de criação de conhecimento, pois torna o conhecimento
expresso por metáforas, analogias (tácito) em explícito; do explícito em explícito é um
processo de sistematização de conceitos, ou seja, através de uma reconfiguração destes
conhecimentos, pode levar a novos conhecimentos; a conversão do conhecimento explícito
em tácito é obtida por dedução e colocando o conhecimento explícito em prática.
2.2.2. Ferramentas para Gestão do Conhecimento
Em organizações maduras em projetos, é comum a utilização de ferramentas modernas
e softwares específicos para o gerenciamento do conhecimento, POSSI et al. (2006), cita que
não há uma ferramenta melhor que outra, e que a escolha deve ficar a critério do gerente de
projetos ou da organização, mas que ela contemple e suporte os processos de armazenamento
de documentos e informações (todo conhecimento específico utilizado no projeto), acesso ao
mapa de expertise, pesquisas, relatórios e o compartilhamento do conhecimento entre a equipe
do projeto.
POSSI et al. (2006), demonstra algumas técnicas para o compartilhamento de
conhecimentos, serão citadas nos tópicos abaixo:
Reforço da Cultura de Compartilhamento: Um ambiente de confiança,
cooperação, disponibilidade, onde errar faz parte do construir e que há espaço
e valorização para pessoas que expõem suas idéias. Não deve haver espaço
para blindagem do conhecimento, desconfiança, competitividade e crítica
exacerbada;
Comunidade Prática: É um grupo conhecido formalmente de prática de
conhecimento, deve preferencialmente ser encontrado facilmente caso alguém
7
necessite algum conhecimento que o grupo possui. Dependendo o tamanho do
projeto, profissionais podem ficar exclusivamente dedicados ao
compartilhamento e disponibilização do conhecimento. Devem ser pessoas
pacientes, participativas e gostar de aprender e ensinar;
Repositório de informações e conhecimentos: Às vezes o registro e
armazenamento de informações é lento porque as pessoas não se sentem à
vontade para compartilhar ou não compreendem a importância. Nestes casos é
necessário o acompanhamento e reforço constante do mesmo. Um bom
repositório e acessível traz benefícios como redução de retrabalho e solução de
problemas.
Com uma cultura de compartilhamento desenvolvida, é esperado que a ferramenta seja
bastante utilizada, esta poderá ser criada na organização utilizando ferramentas comuns
(Ferramentas do pacote Office, por exemplo), ou softwares exclusivamente dedicados para
esta finalidade, que serão mencionados na sequência:
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Repositórios de documentos
corporativos que atuam como armazém do conhecimento explícito. Com a
utilização de um GED é possível converter o conhecimento aprendido
internamente sobre lições aprendidas, produtos, mercados, entre outros, em
documentos digitais e facilitar o acesso aos mesmos, auxiliando a
disponibilidade de informações e a tomada de decisão. GED tem além das
vantagens de uma base de dados, pesquisa e recuperação (localizar o que se
procura), segurança (controlar o acesso aos documentos), controle de versões e
o arquivamento, disponibilizando os dados históricos.
Groupware: Ferramenta de comunicação interpessoal que auxilia pessoas
distantes a trabalharem juntas. Ela facilita a criação e aplicação de colaborações
como correios eletrônicos, grupos de discussão, correio de voz,
videoconferência entre outros.
Workflow: Oferece suporte para desenhar os processos padronizados do
negócio, sendo possível determinar o fluxo do processo, etapas, papéis e
acompanhar as atividades que os compõem. Ela esclarece funções e
responsabilidades ao longo do processo e deixa visíveis os conhecimentos
embutidos no mesmo.
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Mapas de Conhecimento: Funciona como um catálogo, indica onde o
conhecimento está mas não o contém. Pode ser considerado um guia de
direcionamento e não um repositório de informações e conhecimentos.
Business Intelligence: Ferramentas de suporte a tomada de decisão, através do
trabalho do conhecimento, acesso, análise e compartilhamento de informações
fundamentais ao negócio. São técnicas, métodos e ferramentas que permitem a
análise de dados e o cruzamento de informações para base da tomada de
decisão.
Ferramentas de apoio à inovação: Esta ferramenta se propõe a apoiar a geração
de novos conhecimentos, não apenas gerenciar o existente. Ela tende a
organizar o conhecimento existente de forma a estimular novas idéias,
incentiva o compartilhamento de idéias para serem lapidadas e permite
simulação por tentativa e erro.
Portais Corporativos: É um ambiente ideal para o compartilhamento de
informações dentro das organizações, pois possui plataforma comum para
localizar, exibir e recuperar informações. Tem exibição unificada, estilo padrão
de diversos tipos de dados e documentos. Os portais são ferramentas que
podem ser moldadas conforme a necessidade; é possível uma personalização de
conteúdo e acessar diretamente as funções desejadas. Pode também criar uma
cadeia de valor com clientes e fornecedores, compartilhando conhecimentos.
2.3. LIÇÕES APRENDIDAS
Há várias definições de lições aprendidas em projetos, de diversas escolas de
gerenciamento em projetos. Para o Guia PMBOK (2013), lições aprendidas é o conhecimento
adquirido durante um projeto, mostrando como os eventos foram abordados e como devem
ser abordados no futuro para melhorar o seu desempenho. Lições aprendidas e outras
ferramentas, como relatórios de progresso e solicitações de mudanças, fornecem um feedback
aos projetos, programas e portfólios.
Para MELO (2012), lições aprendidas é a aprendizagem obtida durante a realização do
projeto, elas podem ser identificadas a qualquer momento, e também consideradas um registro
do projeto, que posteriormente se tornará uma base de conhecimentos. Ele diz que lições
podem ser tiradas de projetos fracassados e bem sucedidos, porém ele alerta que muitos
9
gerentes não documentam suas lições aprendidas, talvez porque não queiram admitir que
cometam equívocos, e assim evitar que seus nomes estejam ligados a projetos fracassados,
ignorando valiosas informações obtidas nos projetos.
XAVIER E CHUERI (2008), trazem que lição aprendida é uma experiência inovadora
ou que teve um resultado inesperado. O objetivo dela é extrair o aprendizado desta
experiência, destacando os acertos e evitando os erros.
Os autores PEREIRA, PINHEIRO E MENDONÇA (2015), acrescentam o conceito
que só pode se considerar lição aprendida quando a organização realmente aprende com o
evento ocorrido, melhorando ou adaptando sua maneira de trabalhar. Pois em uma “reunião de
lições aprendidas”, o verdadeiro processo ocorrido é a identificação das lições, que se
tornarão uma lição aprendida se a organização como um todo tirar algo benéfico do evento.
2.3.1. Gerenciando as Lições Aprendidas
Primeiramente, vamos expor algumas situações que podem se tornar um obstáculo
para a utilização das lições aprendidas.
Segundo o próprio Guia PMBOK (2013), a organização pode exercer grande
influência sobre o projeto; alguns fatores que influenciam são a cultura, a estrutura
organizacional e o nível de maturidade.
PEREIRA, PINHEIRO E MENDONÇA (2015), citam que antigamente era comum
organizações manterem suas informações em sigilo. Ainda hoje há organizações que pensam
desta maneira, se a empresa tem esta cultura, provavelmente tem um baixo nível de
maturidade, o que será um obstáculo para implantar uma ferramenta de gerenciamento das
lições aprendidas, sabido que alterar a cultura de uma organização é um processo lento e
desgastante. Os autores declaram que a organização e as pessoas precisam ver os erros como
uma oportunidade de aprendizagem, evitando que eles não se repitam, atitudes como
“esconder” o erro não podem ser aceitas.
Para VILAS BOAS (2014), é comum que em projetos bem sucedidos sejam ignoradas
as lições aprendidas, porém, projetos bem sucedidos também possuem lições das quais se
pode tirar proveito. VILAS BOAS comenta a importância de indicar quais foram as lições
aprendidas utilizadas em um projeto, evitando assim que estas sejam esquecidas e voltem a
ocorrer. Ele também demostra preocupação com a raridade da ocorrência de reuniões de
encerramento dos projetos, pois este é o principal meio para identificar as lições aprendidas,
10
deixando claro que as mesmas devem ser identificadas durante todo o projeto, mas que
algumas organizações não possuem ferramentas para coletar e organizar estas lições.
Em geral, quando implanta-se o gerenciamento das lições aprendidas, há uma
dificuldade de compreender qual é o momento em que se deve registrar as lições aprendidas,
pois no PMBOK, as citações das lições aprendidas aparecem várias vezes, parecendo até
mesmo repetitivo. Viu-se anteriormente que as lições aprendidas fazem parte do ativo de
processo organizacional, são entrada e/ou saída de praticamente todos os processos. Dos 47
processos, apenas Coletar requisitos (5.2), Validar escopo (5.5), Desenvolver a equipe do
projeto (9.3) e Planejar as respostas aos riscos (11.5) não demonstram em uma visão geral da
área de conhecimento os ativos de processos organizacionais, o que não significa que não haja
lições aprendidas nestes processos, pois por um equívoco, pode-se deixar de coletar um
requisito (5.2), e, futuramente gerar uma lição aprendida disto, por exemplo.
Logo, a quantidade de informações geradas pelas lições aprendidas é muito grande,
por isso é necessário ser criterioso no momento de decidir o que vai ser registrado, optando
somente pelo que realmente é necessário e será útil para projetos futuros. Por isto precisa-se
de um processo bem definido para o arquivamento que facilite a consulta ou disseminação
futura desta lição aprendida.
11
Tabela 1: Grupos de processos de gerenciamento de projetos e mapeamento das áreas
de conhecimento
Fonte: PMBOK (2013)
Algumas informações importantes que o Guia PMBOK (2013) apresenta, é que no
processo de Orientar e gerenciar o trabalho do projeto (4.3), uma das atividades é coletar e
12
documentar lições aprendidas além de implementar as melhorias nos processos aprovados.
Mas é no processo de Encerrar projeto ou fase (4.6) dentro da integração que as lições
aprendidas têm maior destaque, pois ele expõe como um dos principais benefícios deste
processo o fornecimento das lições aprendidas, trás como uma atividade deste grupo a coleta e
arquivamento das lições aprendidas para uso futuro e utiliza reuniões como ferramenta para a
obtenção das lições aprendidas.
O PMBOK (2013) também orienta que no processo de Controlar o cronograma (6.7),
tenham reuniões agendadas para a identificação das lições aprendidas e revisões para o
registro das mesmas, assim como também deve ser incluído as lições aprendidas das
auditorias realizadas no processo Realizar a garantia da qualidade (8.2).
Para compreender melhor o gerenciamento das lições aprendidas, será seguida a
metodologia de XAVIER E CHUERI (2008), que dividem as lições aprendidas em três
etapas; as seções de lições aprendidas, o registro das lições aprendidas e a disseminação das
lições aprendidas.
2.3.1.1. As Seções de Lições Aprendidas
As seções de lições aprendidas é o processo na qual elas são identificadas, geralmente
é realizado através de reuniões e deve ser feito durante todo o projeto, pois são obtidas em
todas as fases do projeto.
XAVIER E CHUERI (2008), recomendam que o gerente do projeto documente as
lições identificadas ao longo do mesmo, realizando no mínimo uma sessão com a participação
de toda a equipe envolvida em cada etapa, permitindo assim a troca de experiência entre a
equipe do projeto. Eles citam que o foco das reuniões pode variar, às vezes foca-se no
produto, outras nos processos que auxiliaram ou prejudicaram o trabalho. Pode-se olhar para
os desafios que ocorreram no projeto, as eficácias de ações tomadas e decidir o que deve ser
registrado para utilização posterior. Os autores também falam que essas reuniões são uma boa
ferramenta para formação de equipes e troca de experiências.
Geralmente nas reuniões é utilizado um modelo de documento para anotar
manualmente as lições identificadas. Este documento pode ser uma copia fiel daquele que
será arquivado e divulgado. Isto auxilia o processo de identificação das lições, e, pode ser
distribuído a todos os presentes para que escrevam o que julgarem relevante, porém, será
colocado no banco de dados somente o que for decidido registrar pela equipe.
13
2.3.1.2. O Registro das Lições Aprendidas
Para o Guia PMBOK (2013), as lições aprendidas devem ser documentadas no grupo
de processos de Encerrar projeto ou fase (4.6). Compreende-se que esta é a etapa de alimentar
o banco de dados ou ativos de processos organizacionais.
O PMBOK (2013), também cita que nas lições aprendidas devem constar informações
como a causa da variação ou problema e a lógica ou motivo que levou a escolha da ação
corretiva.
Para XAVIER E CHUERI (2008), após ser realizada a sessão de lições aprendidas, as
mesmas devem ir para um banco de dados. Para eles, o relatório gerado deverá conter no
mínimo as informações a seguir para serem utilizadas posteriormente:
Qual a ação que estava planejada? Deverá constar qual era a ação planejada
e sua expectativa em relação aos resultados. Ex: Ação: Frequência de uma
classe. Expectativa: Frequência de 75%.
Que desvio ocorreu? Deverá ser explanado qual foi o resultado da atividade.
Este tópico é crucial para que outros entendam qual foi o desvio. Ex:
Frequência inferior a 75%.
Quais as causas do desvio? Analisar as causas da diferença entre o esperado
(expectativa) e o que realmente ocorreu. Ex: Problema particular dos alunos ou
didática utilizada inadequada.
Houve ações corretivas? Quais? O que foi feito para o desvio voltar à
expectativa. Ex: Para aumentar a frequência, foi utilizada outra didática.
O que foi aprendido neste processo? Descrever qual foi o aprendizado desta
experiência, destacando os pontos positivos (Que devem ser repetidos ou
continuados) e os pontos negativos (Que precisam alterações ou devem ser
evitados).
Palavras-chave: Descrever quais palavras-chave identifica a lição aprendida,
ajudando a encontrar (ou filtrar) esta lição no futuro.
Área de conhecimento: Esta lição aprendida se aplica a qual área(s) de
conhecimento? Ex: Custo, tempo, qualidade, etc.
Etapa que ocorreu o desvio: Iniciação, planejamento, execução,
monitoramento e controle ou encerramento?
14
XAVIER E CHUERI (2008) citam que quando descreve-se uma lição aprendida, é
preciso estar ciente que quem for acessar esta informação não conhece a história do projeto,
portanto ela deve ser documentada como se estivesse sendo contada uma história para alguém
que não vivenciou aquela experiência.
Acredita-se que uma lição aprendida que englobe todos os tópicos que XAVIER E
CHUERI (2008) citam terá bastante utilidade, porém, estes itens não são algo rígido que não
podem ser alterados. Informações como o impacto das lições aprendidas ou envolvidos,
costumam aparecer nos relatórios. Aconselha-se que o relatório seja algo útil e não
burocrático.
Geralmente, a organização tem ou desenvolve um modelo para o registro das lições
aprendidas, mas como PEREIRA, PINHEIRO E MENDONÇA (2015) dizem, não há uma
forma padrão para este registro, pois ele varia de acordo com o projeto e a organização.
Porém o gerente de projeto ou o PMO deve definir o que é relevante na hora de obter estas
informações. Eles mencionam que se deve tomar cuidado para que esse documento não seja
muito complexo, pois acreditam que um registro simples mencionando apenas a atividade, a
situação e as ações corretivas e preventivas costuma ser suficiente.
A figura abaixo ilustra o método de VARGAS (2006), para organizar as suas lições
aprendidas em um projeto modelo (Projeto novas fronteiras). Ele organiza suas lições por
nível de prioridade, de 01(um) a 04(quatro), influencia positiva ou negativa no projeto e área
afetada. Também divide as lições pela ação resultante dela, como por exemplo, as lições que
resultaram em treinamento, desenvolvimento de um software, entre outros.
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Figura 3: Lições Aprendidas Projeto Novas Fronteiras
Fonte: Plano Projeto Novas Fronteiras Versão 3.0 – VARGAS, RICARDO (2006)
Outro bom exemplo de modelo para registro das lições aprendidas é o disponível nos
anexo I, extraído do apêndice F do livro de Gerenciamento da Comunicação em Projetos; ele
traz informações como código do projeto, cliente, contato, entre outras informações que
podem ser úteis para a busca de determinado projeto. É apresentado em quatro sumários,
executivo, técnico, cronograma e contrato; nele é possível visualizar as recomendações de
informações que devem ter em cada um dos sumários.
2.3.1.3. A Disseminação das Lições Aprendidas
O Guia PMBOK (2013), sugere que a disseminação das lições aprendidas seja através
de “comunicação passiva”, que é utilizado para grandes volumes de informação ou público
muito grande; nela os destinatários acessam o conteúdo da comunicação de acordo com seu
próprio critério. Também orienta a documentar formalmente as lições aprendidas e distribuir
para quem faz parte do banco de dados histórico do projeto e da organização.
O fato de citar no relatório de lições aprendidas os envolvidos poderá auxiliar na
disseminação das lições aprendidas, pois alguém que não vivenciou aquele projeto poderá
16
entrar em contato com os envolvidos para esclarecer qualquer duvida eventual, agilizando o
processo de aprendizado e difundindo o conhecimento.
Para XAVIER E CHUERI (2008), a disseminação das lições aprendidas ocorre
através de seminários, que é conhecidamente uma boa prática de divulgação das lições
aprendidas. Porém, sabemos que nem sempre é possível realizar seminários nas empresas,
mas uma prática que pode auxiliar e tornar os seminários de lições aprendidas algo dinâmico e
objetivo, é fazer apenas uma breve apresentação das lições aprendidas, assim, posteriormente,
se alguém se deparar com uma situação similar a apresentada no seminário, deverá entrar em
contato com quem apresentou para obter mais informações.
Há organizações que divulgam suas lições aprendidas em murais, para estas chegarem
a quem não tem acesso ao banco, como os colaboradores do setor operacional, quando a lição
é relevante para este setor. Porém este método de divulgação não costuma ser muito eficaz
quando há um grande volume de informação, neste caso é aconselhado ir divulgando aos
poucos3 as informações.
Um banco de dados bem estruturado e acessível a todos também pode ser considerado
um bom meio de divulgar as lições aprendidas, pode facilitar a busca das informações em
projetos anteriores e focar apenas em pontos relevantes para determinado projeto. Porém para
chegar a este ponto, é necessário um nível de maturidade grande da organização, para que
todos colaborem com a identificação das lições. Para iniciar a documentação das lições
aprendidas através de ferramentas simples é possível criar uma espécie de GED, que
funcionará como uma plataforma de colaboração e compartilhamento de informações e lições
aprendidas.
3. PESQUISA DE CAMPO
O foco deste trabalho é a tornar-se uma referência para que as empresas possam criar
uma ferramenta para gerenciar as suas lições aprendidas, que possa ser utilizada no dia a dia
corporativo, auxiliando e tornando-se ágil a busca e a obtenção das lições aprendidas
relevantes a futuros projetos similares.
Para justificar o tema deste trabalho, buscou-se pesquisar informações no site do PM
SURVEY, que é uma pesquisa anual organizada pelos Chapters do Project Management
Institute (PMI) de vários países, para tal, fez-se uma pesquisa personalizada com a pergunta:
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“Grau de Utilização de ferramenta para gestão (Armazenamento e Recuperação) do
conhecimento adquirido em projetos”, em dois cenários, um apenas englobando empresas do
Brasil, e outro englobando todas as empresas pesquisadas pelo PM SURVEY.
Gráfico 1 - Utilização de uma ferramenta para gestão do conhecimento adquirido em
projetos – Brasil
Fonte: PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management
Acima, é possível ver a pesquisa em âmbito nacional, pois a mesma engloba apenas
empresas situadas no Brasil, já no gráfico abaixo, vimos o resultado global da pesquisa,
envolvendo todas as empresas que respondem o questionário do PMSURVEY.
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Gráfico 2 - Utilização de uma ferramenta para gestão do conhecimento adquirido em
projetos – Global
Fonte: PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management
Os resultados obtidos na pesquisa são muito similares, tanto no âmbito nacional como
no global, a maioria das empresas não utiliza, mas pretende utilizar uma ferramenta para
gestão do conhecimento adquirido em projetos.
3.1. OPÇÕES DE GERENCIAMENTO DAS LIÇÕES APRENDIDAS
Observamos nas pesquisas que muitas empresas não utilizam, mas pretendem utilizar
uma ferramenta para gestão do conhecimento; baseado será demonstrado como criar sistemas
simples para gerenciar o conhecimento obtido com as lições aprendidas. O que será exposto é
baseado na experiência do autor, e se o volume de informações for muito grande, é
aconselhável usar programas e/ou softwares exclusivos e mais sofisticados, pois como o
sistema demonstrado é simples, para projetos complexos e grandes organizações este poderá
não se tornar usual. O objetivo é servir de modelo para que os leitores possam criar sistemas
similares nas suas organizações, e o beneficio deverá ser comprovado após a utilização do
mesmo.
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Lembrando que é aconselhável que estes documentos fiquem em algum local na rede
que possua backup de recuperação; se a empresa não possuir um servidor com backup,
também é possível utilizar alguns softwares de armazenamento e compartilhamento de
arquivos em “nuvem”, pois assim pode-se acessar os documentos que estão na “nuvem” e não
corre o risco de que estes arquivos fiquem apenas em um computador podendo ser perdido se
ocorrer algum problema com ele. Alguns softwares que tem esta função são o Google Drive,
Dropbox, OneDrive, Mega, iCloudDrive, Box, entre outros.
3.1.1. Utilizando o MS-Excel
Uma opção simples para documentar e posteriormente gerenciar as lições aprendidas é
através do software MS-Excel. Ele é uma ferramenta bastante difundida e com acesso na
maioria das empresas, permite criar filtros (ver figura abaixo) para uma busca futura com
maior agilidade e também pode trazer o documento propriamente dito em um hiperlink.
Figura 4: Modelo de banco de dados utilizando o MS-Excel
Fonte: O Autor (2016)
Na figura acima, pode-se observar como é colocado o filtro no MS-Excel. Na primeira
linha da planilha têm-se as opções para localizar e identificar as lições aprendidas. No
exemplo está a identificação da lição aprendida (ID LIÇÃO), data, identificação do projeto
(ID PROJETO), prioridade, influência sobre o projeto, área de atuação, palavras chave (KEY
WORDS), envolvidos, se a lição esta atualizada ou defasada (ATUALIZADA), se o projeto
utilizou alguma lição aprendida (LIÇÕES APRENDIDAS UTILIZADAS); a lição aprendida
ficará em um anexo adicionado por hiperlink. Cada organização pode criar sua planilha com
as entradas (Colunas) que achar conveniente, mas vale ressaltar que se deve utilizar apenas o
que for necessário para a planilha não ficar poluída e venha dificultar o arquivamento,
localização e identificação das lições aprendidas.
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Figura 5: Colocando hiperlink no MS-Excel
Fonte: O Autor (2016)
Para colocar um hiperlink, deve-se ter a lição aprendida já salva, preferencialmente em
PDF, então seleciona a célula que ficará o link, depois clica no botão em destaque na figura
acima denominado “hiperlink”, e navega até onde está o arquivo da lição aprendida. Sugere-
se a criação de uma pasta denominada “anexos”, onde deveram ser colocados todos os
arquivos dentro desta pasta.
3.1.2. Utilizando Pastas do Explorer
Pode-se também arquivar as lições aprendidas utilizando pastas nomeadas pelas áreas
de conhecimento, ou criar outro modelo de nomeação da pasta conforme necessidade da
empresa. A figura abaixo demonstra um exemplo de organização por pastas nomeadas pelas
áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos.
21
Figura 6: Arquivamento das lições em pastas por área de conhecimento
Fonte: O Autor (2016)
3.2. ORIENTAÇÕES GERAIS
Com base nas orientações das melhores práticas do PMBOK, além de todo o
conhecimento adquirido durante o MBA em Gerenciamento de Projetos, busca-se oferecer
referência justamente para estas empresas, que almejam implantar algo para poder utilizar as
suas lições aprendidas.
Como foi visto no capítulo 2 (dois) deste trabalho, para uma organização ter uma boa
utilização das lições aprendidas não basta apenas “criar um banco de dados” e jogar as
informações lá. Fatores como a estrutura hierárquica da organização pode influenciar no
desempenho de projetos, assim como poderá interferir no beneficio que as lições aprendidas
poderão trazer, por isto, serão listados alguns tópicos que devem ser levados em consideração:
Verificar ou procurar desenvolver em toda a equipe do projeto a cultura de lições
aprendidas e conhecimentos em gerenciamento de projetos, mostrando seus
benefícios, e que eles só serão obtidos com a colaboração de todos;
Deixar claro que erros são uma oportunidade de crescimento, tanto pessoal como da
equipe e consequentemente da organização, eles devem ser expostos, atacando suas
causas e não quem o cometeu. Atitudes como esconder o erro, ou não querer ter seu
nome vinculado a determinado projeto problemático não podem ser aceitas;
22
Certificar-se que o ambiente do projeto reforça a cultura de compartilhamento,
onde há confiança, cooperação e valorização para quem expõem as suas idéias;
Deverá ser desenvolvido um documento para documentar as lições aprendidas,
que poderá ser genérico ou específico, e, se utilizado nas reuniões auxiliará na
identificação destas lições. A organização (PMO ou gerente de projetos) deve
colocar o que é útil para ela neste documento, mas deve constar informações
para que a lição seja identificada, mencionar atividades, situações, ações
corretivas, preventivas, entre outros;
Para que não sejam “esquecidas”, as reuniões para identificar as lições
aprendidas podem e devem ser colocadas no cronograma do projeto; é
aconselhável ao menos uma reunião com toda a equipe envolvida em cada
etapa, mas podem ser realizadas reuniões com focos diferentes para obter uma
melhor identificação das lições;
Criar um sistema para documentar e gerenciar estas lições, preferencialmente
eletrônico (GED), pois como o volume de informações obtido com as lições
aprendidas costuma ser grande, o gerenciamento eletrônico deste conhecimento
trará benefícios como um melhor controle, segurança, agilidade para encontrar
as lições, possibilidade de pesquisa entre outros. Se a empresa já possui um
sistema para seus ativos de processos organizacionais, as lições devem ficar
juntas, visto que elas fazem parte do ativo da organização;
Com as lições identificas, a equipe define o que documentar, ela deve ser bem
criteriosa, documentando apenas o que realmente será útil para a organização,
para não sobrecarregar o sistema de gerenciamento; demais informações que
foram identificas, mas que não serão úteis, podem ser arquivadas junto com o
projeto, não necessitam entrar no banco de dados de lições aprendidas (ou
ativos de processos organizacionais);
As atualizações das lições aprendidas devem ocorrer no encerramento do
projeto ou fase, para tal, deve ser colocado como saída dos processos a
atualização dos ativos de processos organizacionais;
Deverá ser definido um ou mais meios de comunicação para disseminar o
conhecimento obtido com as lições aprendidas, certificando que a organização
realmente aprendeu com o evento ocorrido; Alguns dos meios de comunicação
podem ser seminários, palestras ou através de comunicação passiva, onde os
23
destinatários acessam o conteúdo com seu próprio critério. Há dificuldade de
atingir colaboradores de campo ou operacional; para estes uma opção é
informar através de cartazes ou informativos periódicos, o importante é atingir
com eficácia todos os que forem necessários.
Mesmo com um sistema de comunicação eficiente para disseminar o
conhecimento obtido com as lições aprendidas, é necessário que o repositório
de informações (banco de dados / ativos de processos organizacionais) seja
bem estruturado, e de acesso fácil aos interessados;
É necessário se certificar que as informações sejam consultadas como entradas
dos processos, se possível colocar no fluxo de trabalho da organização. Outro
ponto que devemos destacar é que o projeto deve citar todas as lições
aprendidas que tiverem de referência, isto auxiliará uma futura pesquisa;
Implantado o sistema de gerenciamento de lições aprendidas, ele não deve ser
visualizado como algo rígido e inflexível, assim como tudo nas organizações e
no mundo, deve-se buscar constante atualização e aperfeiçoamento para
atender cada vez melhor as necessidades das organizações, clientes e do
mercado.
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4. CONCLUSÕES
O objetivo deste trabalho foi identificar as melhores práticas do Guia PMBOK para as
lições aprendidas. Durante o trabalho, observou-se que o PMBOK cita que as lições
aprendidas fazem parte do ativo de processos organizacionais, mais especificamente na base
de conhecimento corporativa, que é conjunto de informações da empresa.
Foi possível obter através do PMBOK e de outros autores, informações muito
importantes que vão além de simplesmente ter um sistema sofisticado para armazenar as
lições, ou querer implantar as lições de uma hora para outra. Observou-se que há um trabalho
de conscientização e amadurecimento da equipe para poder obter a colaboração da mesma,
pois ela é nossa principal fonte de informações. Para compreender melhor o trabalho
envolvido, as lições aprendidas foram divididas por etapas; sessões onde as mesmas serão
identificadas, registro onde elas serão avaliadas e se necessário, documentadas e por ultimo a
disseminação das lições, que é a etapa onde será distribuído o conhecimento adquirido, para
que a organização realmente possa aprender a partir de um evento ocorrido em alguma etapa
do projeto.
Percebe-se que os objetivos iniciais, como “ter a documentação das lições
aprendidas”, acaba sendo uma mera consequência dos benefícios que um sistema de
gerenciamento das lições aprendidas trás. Foi alertado que o volume de informações gerado
pelas lições aprendidas é muito grande, e que para poder utilizá-las com agilidade e sem
tornar um processo burocrático, a melhor opção é transformar todos estes registros em
documentos virtuais, e gerenciá-los eletronicamente, pois fazendo isto pode-se criar filtros,
pesquisar e tornar a ferramenta um canal de comunicação entre a equipe deste projeto e de
futuros projetos. Há opções no mercado sofisticadas para o arquivamento e gerenciamento de
documentos, porém também há opções simples e com um custo praticamente irrisório para
quem está implantando um sistema de lições aprendidas em sua organização.
Conclui-se que as lições aprendidas são uma fonte extraordinária de conhecimento e
que traz inúmeros benefícios para as empresas, e espera-se que com este trabalho, empresas se
motivem e façam deste uma referência para ser o ponto de partida para a utilização de suas
lições aprendidas.
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5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CAMPOS, VICENTE FALCONI, Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a
dia, 9ª ed. Nova Lima: FALCONI Editora, 2013
CHAVES, LÚCIO EDI, et al. Gerenciamento da comunicação em projetos 3ª
edição. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014
DE LARA, CONSUELO ROCHA DUTRA, A atual gestão do conhecimento, a
Importância de avaliar e identificar o capital intelectual das organizações. São Paulo:
Nobel, 2005.
MELO, MAURY, Guia de estudo para o exame PMP: Project management
professional exam alinhado ao PMBOK 4ª Edição. Rio de Janeiro: Brasport, 2012.
NONAKA, IKUJIRO; TAKEUCHI, HIROTAKA. The knowledge-creating
company: How Japanese companies create the dynamics of innovation? Oxford: Oxford
University Press, 1995
PEREIRA, GEIDSON WADY ASSIS; PINHEIRO, LUCIO PAULO BRAGA;
MENDOÇA, WESLEY DE OLIVEIRA, Como criar a cultura de lições aprendidas?
PMKB, 25 nov. 2015. Disponível em <http://pmkb.com.br/artigo/como-criar-a-cultura-de-
licoes-aprendidas> Acesso em 21 fev. 2016.
PMBOK. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia
PMBOK) quinta edição. Pennsylvania EUA: Project Management Institute, 2013
PMSURVEY, Pesquisa PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management
Institute, 2014
POSSI, MARCUS, et al. Gerenciamento de projetos guia do profissional volume 2:
Aspectos humanos e interpessoais. Rio de Janeiro: Brasport, 2006
TRENTIM, MARIO HENRIQUE, Manual do MS-Project 2010 e melhores práticas
do PMI. São Paulo: Editora Atlas S.A., 2012
VARGAS, RICARDO, Manual prático do plano do projeto – 5ª Edição:
Utilizando o PMBOK Guide. Rio de Janeiro: Brasport, 2014.
VILAS BOAS, RODOLFO, A importância das lições aprendidas no GP. PMKB,
10 abril 2014. Disponível em <http://pmkb.com.br/artigo/a-importancia-das-licoes-
aprendidas-no-gerenciamento-de-projetos/> Acesso em 21 fev. 2016.
26
XAVIER, CARLOS MAGNO DA SILVA; CHUERI, LUCIANA DE OLIVEIRA
VILANOVA, Gerenciamento de projetos no terceiro setor uma estratégia para a
condução de projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 2008.
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6. ANEXOS
Anexo 01, Páginas 28, 29 e 30:
Apêndice F - Registro de lições aprendidas (Modelo), extraído do livro
“Gerenciamento da comunicação em projetos 3ª edição”.
Anexo 02, Páginas 31 e 32:
Formulário de lições aprendidas e Questionário de lições aprendidas, extraído do livro
“Manual do MS-Project 2010 e melhores práticas do PMI”.
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