Sur Occidental n Ecovia • EPMTP Trove 1 1 Sur Oriental Central Norte

VERSION: 1.0

SISTEMA:

Interno EPMTPQ: no existe Externo: SERCOP- SOCE (Sistema Operativo de Compras Estatales)

RESPONSABLE: Administrador de Contrato

FECHA: 30 de octubre de 2014.

PROCESO: GESTIÓN DE ADQUISICIONES

ALCANCE:

Desde: Firma de suscripción de Contrato Hasta: Finalización del Contrato (Cumplimiento o incumplimiento, terminación unilateral)

INSTRUCTIVO DE TRABAJO

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

INSTRUCTIVO DE ADMINISTRADOR DE CONTRATO

CiUÍTO

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N° TAREA HERRAMIENTA/EQUIPO/

DOCUMENTACIÓN

Recibir y dar lectura al contrato suscrito, así como a la documentación adicional vinculante.

Equipo de Computación Contrato y Documentación

2

Coordinar con el área de Adquisiciones el registro del contrato suscrito y garantías correspondientes en el sistema de compras públicas del SERCOP.

Luego coordinar con el área de Adquisiciones el ingreso de la información del contrato suscrito y requisitos necesarios en el sistema de compras públicas de la SERCOP.

Equipo de computación Documentación digitalizada

3 Coordinar con el proveedor la forma de entrega del bien, obra o servicio, de acuerdo al cronograma establecido en el contrato.

Equipo de Computación Contrato y documentación

4

En el caso de bienes: elaborar acta(s) entrega-recepción parcial o definitiva de acuerdo al contrato.

En el caso de obras y servicios: el Administrador de Contrato debe receptar los informes de fiscalización correspondientes / Libro de obra de ser el caso.

De ser necesario realizar el pago parcial correspondiente de acuerdo al contrato. Este proceso debe ser coordinado con la Coordinación de Adquisiciones y la Gerencia Administrativa Financiera, una vez entregada toda la

Equipo de Computación Contrato y documentación

documentación habilitante.

5 Elaborar y registrar el acta (s) entrega-recepción parcial o definitiva en el sistema de compras públicas del SERCOP.

Equipo de Computación Contrato y documentación

6 En el caso de ser necesario, subir al sistema de compras públicas del SERCOP la renovación de las garantías.

Equipo de Computación Contrato y documentación

7

De presentarse incumplimientos por parte del contratista, el Administrador de Contrato coordinará con Asesoría Jurídica las acciones pertinentes de acuerdo a la normativa legal vigente y a lo estipulado en el contrato.

Equipo de Computación Contrato y documentación

8

Una vez cumplido el cronograma de ejecución y lo estipulado en el contrato por parte del contratista, el Administrador de Contrato procederá a la elaboración de un Informe Final y el Acta Entrega definitiva correspondiente, para proceder a la finalización (cierre del proceso) en el sistema de compras públicas y la liquidación del mismo.

Equipo de Computación Contrato y documentación

Fin del procedimiento

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EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO auno

INSTRUCTIVO DE TRABAJO

INSTRUCTIVO DE ADMINISTRADOR DE CONTRATO

Trole n Sur Oriental ❑ Central Norte

❑ Sur Occidental n Ecovia

❑ EPMTP

ASPECTOS RELEVANTES FIGURAS

El Administrador de Contrato para solicitar el pago o liquidación del contrato debe presentar a la Coordinación de Adquisiciones y a la Gerencia Administrativa Financiera la siguiente documentación:

Documentos generales 1. Copia del Contrato; 2. Copia de Resolución de Aprobación de

Pliegos; 3. Copia de Resolución de Aprobación de

Adjudicación; 4. Copia Informe de Compromiso

Presupuestario (CPM); 5. Acta(s) entrega recepción parcial o definitiva,

e informe final; 6. Memorando de solicitud de pago; 7. Memorando del (Check List) por parte de

Adquisiciones; 8. Factura (correctamente Ilenada);y, 9. De ser necesario el ingreso a la bodega o

registro de bienes, libro de obra y/o documentos que justificaren el cumplimiento del contrato.

POLÍTICAS GENERALES

P1.- El Administrador de Contrato es responsable de cumplir con la normativa legal vigente, así como las responsabilidades establecidas en el contrato.

P2.- El Administrador de Contrato tiene la responsabilidad de coordinar y registrar toda la documentación y requisitos necesarios en el sistema de compras públicas del SERCOP.

P3.- El Administrador de Contrato contará con una clave para ingresar al sistema de compras públicas del SERCOP y velará por su correcta utilización.

P4.- Para iniciar el proceso de ingreso de información y requisitos en el sistema de compras públicas del SERCOP, el estado del proceso debe encontrarse como "Adjudicado — Registro de Contratos".

P5.- Una vez suscrito el contrato, el mismo deberá ser cargado en el sistema de compras públicas SERCOP, en los cinco primeros días posteriores a su adjudicación.

P6.- El Administrador de Contrato es el encargado de recibir y coordinar la recepción de bienes, obras o servicio de acuerdo al cronograma y fechas establecidas en el contrato. En el caso de bienes, deberá coordinar con los responsables de bodega su correcta recepción, registro y ubicación.

P7.- El Administrador del Contrato deberá elaborar el Acta (s) de Entrega — Recepción Parcial o Definitiva necesarias de los bienes, obras o servicios, de acuerdo a la normativa legal vigente y lo estipulado en el contrato.

P8.- El Administrador de Contrato debe realizar supervisiones periódicas y tomará las acciones necesarias •ara verificar el correcto cum•limiento e ecución del contrato •or •arte del contratista.

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Tiempo estándar de trabajo: Tiempo determinado en cada contrato

Número de personal que realizan el trabajo: Promedio de 2 personas, dependiendo del contrato.

INSUMOS

DESCRIPCIÓN

CÓDIGO BODEGA UNIDAD CANTIDAD N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

'N/A. - No aplica

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auno

Eco. Nasly Zambrano Gerenta Administrativa

Financiera

Trole n SurOriental E Central Norte Fi Sur Occidental n Ecovia EPMTP • P9.- El Administrador del Contrato es el responsable de solicitar el pago(s) a la Coordinación de Adquisiciones, adjuntando los documentos habilitantes requeridos.

a

APROBADO

Lcdo. Sebastián Robelly Coordinador de Desarrollo

Institucional

/REVISADO

/Paulina C. st-nte Coordinadora de Adquisiciones

Ing. Cristian Cárdenas Especialista de Planificación

y Procesos

Ing. Bernarda Zumárraga Coordinadora Financiera

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