Especialização em Gerência de Projetos de Software

Demais Áreas de Conhecimento do PMBOK

Prof. Dr. Sandro Ronaldo Bezerra Oliveirasrbo@ufpa.br

Gerência de Projetos de Software – 2012Faculdade de Computação

Instituto de Ciências e Exatas e Naturais Universidade Federal de Pará

Gerência de RH

Visa o uso mais efetivo de todos os envolvidos no projeto: patrocinadores, clientes, contribuintes, desenvolvedores...

Alguns problemas na Prática: Projetos e suas equipes são temporários. RH é responsabilidade direta do Gerente. Dificuldade na especificação de interfaces.

Gerência de RH

Processos: Planejamento Organizacional Montagem da Equipe Desenvolvimento da Equipe

Gerência de RH

Planejamento Organizacional Identificar, documentar e designar funções baseado

nas interfaces do projeto, nas necessidades de pessoal e em restrições.

Na Prática: o gerente de projeto fica responsável pela definição do planejamento.

Necessidade de treinamento em RH. Gerente precisa ter “tato”.

Gerência de RH

Montagem da Equipe Conseguir que os recursos humanos satisfatórios

sejam alocados para o projeto. Na Prática: Buscar colaboradores interessados, de

acordo com o que foi definido no planejamento organizacional.

Vontade de Trabalhar no projeto = Motivação. Células como fonte de mão-de-obra qualificada.

Gerência de RH

Desenvolvimento da Equipe Incrementar a capacidade individual de produção e a

capacidade da equipe de funcionar como um time organizado e mais produtivo.

Na Prática: Implementar essa regra. Como? MSF – Gerência de Prontidão? Auxílio de um Software? Gestão de Conhecimento!!!

Gerência de Riscos

Identificar, analisar e definir respostas a riscos no projeto.

Processos: Identificação dos Riscos Qualificação dos Riscos Desenvolvimento de Respostas a Riscos Controle de Respostas a Riscos

Gerência de Riscos

Gerência de Riscos

Identificação dos Riscos Identificar quais são os mais riscos mais prováveis

de afetar o projeto e documentá-los. Na Prática:

Informações históricas. Entrevistas orientadas a risco <= Fácil comunicação. Flexibilidade na adaptação do projeto visando a

diminuição dos riscos.

Pontos Importantes para a Identificação

Participantes do processo Toda a equipe do projeto deve participar Se necessário, convocar especialistas de outras áreas

da empresa Stakeholders Clientes, usuários finais, etc

O processo é iterativo Primeiro, envolver somente parte da equipe Segundo, o restante da equipe e “stakeholders” Finalmente, pessoas que não fazem parte do projeto,

para evitar resultados induzidos

Pontos Importantes para a Identificação

O processo de identificação é realizado primordialmente durante as fases de iniciação e planejamento do projeto

A identificação é um processo contínuo, sendo realizado também durante todas as outras fases do projeto

A identificação só pode ser completada após a conclusão da WBS e que todos saibam:

“o que é o projeto”

Gerência de Riscos

Quantificação dos Riscos Geralmente é tratada junto com a Identificação.

Baseado numa série de cálculos e simulações tenta prever uma série de possíveis resultados.

Na Prática: Comunicação entre diretor e gerente de forma que todos estejam cientes dos riscos.

Como a empresa pode ajudar nos projetos?

Gerência de Riscos Controle dos Riscos

Criação da Tabela de Controle de Riscos do Projeto Classificação do Risco

Grau Descrição 1 Baixo – Impactos mínimos ao Projeto 2 Médio-Baixo – Algum impacto no Projeto 3 e 4 Médio – Impactos Consideráveis 6 Médio-Alto – Alto impacto no Projeto 9 Alto – Impactos Comprometedores

Grau do Risco = Probabilidade * Gravidade A validade do processo de avaliação está

justamente em se fazer uma análise, para não se subestimar as condições em que o projeto será executado.

Gerência de Riscos

Desenvolvimento de Respostas a Riscos Desenvolver passos (fluxogramas) para aproveitar

oportunidades e minimizar ameaças. Evitar, Mitigar, Aceitar. Na Prática: proporcionar melhor equipamento

geralmente diminui o risco. E o custo?

Gerência de Riscos

Controle de Respostas a Riscos Execução do Plano de Gerência de Riscos Na Prática:

Reportar sempre à diretoria as ameaças que não haviam sido previstas, bem como qualquer alteração no plano de gerência de riscos.

Gerenciamento da Qualidade

Inclui os processos requeridos para garantir que o projeto irá satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido.

É composto por 3 processos: planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade.

Processos de Qualidade

Planejamento da qualidade: envolve identificar quais padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar como satisfazê-los. Como utilizar na Prática?

Forma equipe de qualidade de auditoria? Políticas de qualidade (incluir no treinamento –

Portal). Gerente de cada projeto: padrões específicos. Padrões relevantes: eficiência na busca de

determinado currículo Como satisfazê-los: código padronizado e legível

(prática do XP)

Processos de Qualidade

Garantia da qualidade: assegura que o projeto irá satisfazer os padrões relevantes de qualidade.

Como utilizar na Prática? Equipe de qualidade realizaria auditorias de qualidade.

Processos de Qualidade

Controle da qualidade: monitorar os resultados específicos do projeto para determinar se eles estão de acordo com os padrões de qualidade relevantes e identificar as formas para eliminar causas de resultados insatisfatórios.

Como utilizar na Prática? Testes (inspeção).

Gerência de Comunicação O gerente de projeto gasta de 75% a 90% de seu

tempo com COMUNICAÇÃO Reuniões, direcionamentos, aconselhamento,

supervisão, ... O gerente de projeto deve ter habilidade para se

comunicar bem com a alta administração, com a equipe de projeto, com o cliente e com colegas.

Gerência de Comunicação Inclui os processos necessários para garantir no

tempo e de forma apropriada a geração, coleta, disseminação, armazenamento e odescarte final da informação do projeto.

Escuta Ativa O receptor procura repetir, regularmente durante o

processo de comunicação, as palavras ou idéias do emissor.

Gerenciamento da Comunicação

Descreve os processos necessários para assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto.

É composto pelos seguintes processos: planejamento das comunicações distribuição das informações relato de desempenho encerramento administrativo do projeto.

Processos de Comunicação

Planejamento das Comunicações – determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual informação, quando necessitarão dela e como isso será fornecido.

Como utilizar na Prática? Plano de gerência de comunicação? Inviável!!

Processos de Comunicação

Distribuição das Informações – disponibilizar as informações necessárias para os interessados do projeto da maneira conveniente. Como utilizar na Prática?

Portal: Post-its. Utilizar as técnicas de comunicação, tais quais e-mail,

breves conversas, reuniões, telefonemas, skype.

Alguns Tipos de Informações que precisam ser distribuídas

Para quem a informação precisa ser distribuída?

Processos de Comunicação

Relato de Desempenho – coletar e disseminar as informações de desempenho. Inclui relatórios de situação, medição de progresso e previsões. Como utilizar na Prática?

Portal: Área de atividades: o gerente de projetos atualiza a área que fala do status atual do projeto.

Processos de Comunicação

Encerramento Administrativo – gerar, reunir e disseminar informações para formalizar a conclusão de uma fase ou de todo o projeto.

Como utilizar na Prática? Carimbos de “missão cumprida” ou “missão falhou”.

Modelo de Comunicação Emissor

Originador da mensagem Mensagem

Código inteligível pelo comunicador e pelo receptor Meio

Auditivo, visual, tátil Receptor

Destinatário da mensagem

Resumo das atividades realizadas durante o processo de Comunicação

Integração

Objetivo

Integração também com elementos externos, como com as operações normais da empresa e do escopo do produto e do projetoNa Prática:

Integrador: Gerente de Projetos.

Garantir que todos os elementos dentro do projeto estejam

devidamente coordenados e integrados

Garantir que todos os elementos dentro do projeto estejam

devidamente coordenados e integrados

Ciclo de utilização dos processos

Project Plan

Development

Project Plan

Development

Project Plan

Execution

Project Plan

Execution

Integrated Change Control

Integrated Change Control

Processos

Escopo + Risco + Custos + Tempo = Plano de Projeto.

Execução do plano do projeto Qualidade e Obtenção do objetivo.

Controle de mudança integrado = Gerenciar mudanças.

Realizando os Processos

Desenvolvendo Plano de Projeto na Prática:Resgate histórico, Restrições(tempo, limitações de

orçamento), Premissas(cronograma).* Metodologia de planejamento(formulários, templates,

software, etc). Integrar escopo, cronograma e recursos, além de fornecer medidas para avaliar a performance do projeto.

Resultados: PLANO DO PROJETO!

Realizando os Processos

Executando o Plano de Projeto na Prática: O próprio, Ações preventivas, Ações Corretivas,

Política organizacional;* Gerência do conhecimento(equipe - Produto),

Reuniões regulares, Procedimentos formais e informais devem ser levados em conta, Work Authorization System.

Documentos formais aprovados que são utilizados durante a execução do projeto, requisições de mudanças.

Realizando os Processos

Controle de mudanças integrada na Prática:Exige muita atenção: Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Expectativas dos

stakeholders. Plano de projeto, Relatório sobre execução do projeto.* Técnicas de medição da execução do projeto, Técnicas

e ferramentas que reúnam, integrem e disseminem os resultados dos processos, (CVS).

Realizando os Processos

Controle de mudanças integrada na Prática: Resultados: Lessons learned (Documentação a

respeito do que foi realizado corretamente, erradamente e o que poderia ser feito de forma diferente se o projeto fosse refeito.). Facilitando a gerência de conhecimento.

Gerência de Aquisições

Objetivo: Inclui processos necessários à aquisição de

bens/produtos e serviços externos à organização para a realização do escopo do projeto.

Compreende os processos: Planejamento das aquisições: Planejar o que

contratar e quando. Preparação das aquisições: Documentar

requerimento de produtos e identificar os fornecedores potenciais

Obtenção de propostas;

Gerência de Aquisições

Seleção de fornecedores; Administração dos contratos: Gerenciar os

relacionamentos com os fornecedores. Encerramento do contrato: Completar e liquidar o

contrato incluindo a resolução de qualquer item pendente.

Gerência de Aquisições

Isso tudo gera muita documentação:Planejamento de aquisição;Requerimento de produto;Cartas-convite;Licitação;Contratos;

Que gera burocracia!

Gerência de Aquisições

Na Prática:Trabalho orientado a projetos:

A equipe responsável tem que dar conta de tudo;Não existe setor de compras;Empresa pequena menos burocracia;Projeto Definir recursos necessários no plano e repassar para o setor financeiro;

Por que Gerenciar Aquisição é importante?

Considerações Importantes sobre Aquisição

O estudo é realizado sob o ponto de vista do cliente/comprador

O fornecedor é assumido como sendo externo à organização

Os mesmos conceitos podem ser aplicados e adaptados às necessidades de serviços internos

Para o fornecedor do serviço seu trabalho pode ser visto como um projeto

Papel do Gerente do Projeto na Aquisição

O processo de contratação pode ser conduzido por profissionais mais especializados do que o gerente de projetos

O gerente de projetos deve acompanhar de perto o processo para garantir as necessidades do projeto

O processo de contratação não pode ser iniciado sem que o gerente de projeto esteja definido

Papel do Gerente do Projeto na Aquisição

Gerentes de projetos DEVEM entender de contratos

Devem ser capazes de ler e compreender os termos padrões e condições do contrato

Devem determinar o que deve ser alterado, adicionado ou removido do contrato para atender as necessidades do projeto

Implantando o PMBOK Diagnóstico

Cenário atual Necessidades

Cenário futuro Estratégias Processo para Gestão de Projetos Capacitação

Treinamento Contratação

Implantação Projetos piloto

Avaliação

Um Ponto Crítico: Nos preocupamos muito com ...

Considerar também... Modelo de ciclo de vida | Projetos iterativos e

incrementais Foco em gerência e resolução de riscos Melhor comunicação e credibilidade através de “demonstrações

do sistema” Metodologias são “trilhas” e não “trilhos”

Processos contínuos de aprendizado e melhoria Não existe um elixir milagroso!

A fase de implantação é a mais crítica É preciso respeitar as características de cada organização

Cultura e maturidade Contexto e demandas

Capacitação é essencial! Teórica e prática

Apoio de ferramentas de produtividade

Custos Difícil de estimar pois depende de muitas

variáveis Investimentos em:

Consultoria (novos processos, acompanhamento) Treinamento Software de apoio Tempo das pessoas Certificações

Não basta unicamente capacitar gerentes de projeto!