ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO Processo racional utilizado para caracterizar, decompor e interpretar um sistema, de modo a conhecer seus fatores constitutivos

ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO

“Processo racional utilizado para caracterizar, decompor e interpretar um sistema, de modo a conhecer seus fatores constitutivos imprescindíveis, assim como seu comportamento e suas respectivas leis de interação.”

ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO

Compreende:

• Análise da Distribuição do Trabalho - identificar e criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa

• Análise do Processamento do Trabalho - racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho

• Análise das Operações e Postos de Trabalho - otimizar os movimentos realizados no trabalho e organizar o posto de trabalho

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Deve Permitir:

• Diagnosticar eventuais tempos mortos

• Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização

• Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas

• Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas


Para isso deve-se:

• levantar as tarefas desenvolvidas por cada empregado

• levantar o tempo gasto em cada tarefa

• levantar/priorizar as atividades desenvolvidas pela área

• levantar/analisar o quadro de distribuição do trabalho


Q D T

É a ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente.


Q D T - Objetivos•Identificar quais atividades consomem o tempo de cada um dos funcionários.

•Definir quem faz o quê.

•Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica ao trabalho.

•Definir a atividade mais importante.


Q D T - Objetivos•Identificar superposições nas tarefas desenvolvidas.

•Detectar sobrecarga ou ociosidade nos postos de trabalho.

•Verificar se as pessoas possuem as qualificações e treinamento necessários para o bom desempenho de suas tarefas.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOEtapas

1. Registro das Tarefas Individuaisa) preliminar

Nome: José Antonio da SilvaÓrgão: Setor de ComprasCargo: Comprador Tempo Base: DiaATIVIDADES TAREFAS TEMPO QUANTID

. Verifico se o cadastro do está atualizado

00:05h 2

. Se não estiver, telefono para que este o atualize

00:15h 2

. Verifico a data do último fornecimento

00:02h2

. Etc.

. Relaciono todos os fornecedores que deverão cotar preço

00:20h

2. Remeto essa relação para digitação

00:02h2

. Confiro digitação 00:30h 2

. Etc. 3. ... .... ...

1. Consultar Cadastro de

Fornecedores

2. Emitir Pedido de Cotação


1. Registro das Tarefas Individuaisb) definitiva

Nome: José Antonio da SilvaÓrgão: Setor de Compras Tempo Base:SemanaCargo: Comprador 12/03-16/03

Nº ATIVIDADEFREQ DIA

FREQ SEMANA

TEMPO DIA

TEMPO SEMANA

1.Consultar Cadastro de Fornecedores

2 10 00:24h 02:00h

2. Emitir Pedido de Cotação 2 10 01:00h 05:00h3. Executar Tomada de Preços 3 15 02:00h 10:00h

4.Elaborar Mapa Comparativo de Cotação

1 5 01:00h 05:00h

5.Verificar Autorização de Fornecimento

2 10 00:24h 02:00h

6. ...07:24h 37:00h

Preparado por: Carlos RibeiroConferido por : Henrique CamposData: 19/04/2002

Observações Total


2. Agrupamento das Atividades em Tarefas

Nº ATIVIDADES TAREFASConsultar cadastro de fornecedoresEmitir pedido de cotaçãoDigitar pedido de cotaçãoExecutar tomada de preçoVerificar o pedido de cotaçãoElaborar mapa comparativo de cotaçãoDigitar mapa comparativo de cotaçãoJulgar propostas

3. ... ...

1. Fazer Cotação de Preços

2.Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas


3. Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT

Nº DenominaçãoTempo

SemanaTarefas

Tempo Semana

TarefasTempo

SemanaTarefas

Tempo Semana

Consultar cadastro de fornecedores (G)

2h

Emitir pedido de cotação (G)

5h

Executar tomada de preço (G)

10h

2

Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas

19hJulgar Propostas (G)

4h

Elaborar mapa comparativo de cotação (E)

5h

Digitar mapa comparativo de cotação (A)

10h

... ... ... ... ... ... ... ... ...147h 43h 37h 37hTOTAL

VilmaSecretária

1Fazer Cotação

de Preços 32h 5h

Verificar o pedido de cotação

(C)

Digitar pedido de

cotação (A)10h

ATIVIDADESSérgio Chefe

José Antonio Comprador

Tempo Semana

Tempo Semana

Tempo Semana

A Digitação 37h C Verificação 11h E Elab. mapas 30hB Prest. Inform. 21h D Compr. Emerg 5h F Atendim telef 10h

G Outros 33h

Características Operativas




FATOR TEMPO

Está relacionado com o tempo que cada tarefa acaba consumindo em sua execução.

É claro que deve, via de regra, existir uma relação direta entre a quantidade de tempo consumido na tarefa e a sua importância declarada na área.

Se isto não for a realidade, deve ser feita a definição exata do porque que não.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOQuestões

FATOR TEMPO1. Quais as atividades que absorvem mais

tempo?

2. Quais as atividades que deveriam absorvem mais tempo?

3. As tarefas mais urgentes têm prioridade de execução?

4. Existe esforço mal empregado?


FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL

Está relacionado com a perfeita adequação da mão de obra empregada nas tarefas e atividades em análise, contando com tal o cargo ocupado, as tarefas desempenhadas, o treinamento oferecido, o salário atribuído.


FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL

1. As aptidões dos empregados são utilizadas adequadamente?

2. Há tarefas simples executadas por titulares de cargos superiores?

3. Há indícios de necessidade de treinamento?

4. Os empregados estão familiarizados com as máquinas e equipamentos?

5. Há empregados com tarefas com dificuldade acima do seu cargo?

6. Há empregados com tarefas não relacionadas entre si?

7. Há tarefas muito centralizadas ou muito descentralizadas?


FATOR VOLUME DE TRABALHO

Diz respeito a quantidade de trabalho que cada funcionário executa. Mais, ainda indica o nível de distribuição das tarefas e está relacionado com a própria especialização dos trabalhos.

Quando uma tarefa é dividida entre vários funcionários, o processo de sincronismo nas tarefas deve ser perfeito sob pena de que um acabe prejudicando o outro, o que sempre provoca conflitos.


FATOR VOLUME DE TRABALHO

1. O trabalho está distribuído de forma adequada?

2. Há acúmulo de trabalho? Urgente?

3. Existe tarefa dispersa por vários executantes sem necessidade?

4. Qual o regime de execução dos trabalhos (sazonal, etc.)? Por que?


FATOR CUSTO

O desenvolvimento de qualquer tarefa na organização apresenta um custo, seja de elaboração, de produção ou de manutenção.

Este salário pago se converte num total de horas que o funcionário coloca a disposição da empresa. E são estas horas que estão alocadas no QDT.


FATOR SIMPLICIDADE

1. O Trabalho está superespecializado?

2. Há duplicidade de trabalho?

3. Existe trabalho manual que possa ser automatizado?

4. Podem-se simplificar os formulários?

5. O layout permite um fluxo racional do trabalho?

6. Todas as tarefas são realmente necessárias?


FATOR RACIONALIZAÇÃO

Este é, sem dúvida, o pensamento central do QDT: como fazer melhor e com menos custo a mesma tarefa.

Portanto, o analista deve estar atento, durante todo o trabalho desenvolvido, a aspectos tais como:


Distribuição física inadequada;

Uso de formulários complexos e que não foram alvos de análise;

Uso de máquinas e equipamentos antigos e que causam constantes problemas;

Desenvolvimento/execução de muitas tarefas manuais que poderiam ser mecanizadas;

Complexidade excessiva das rotinas exigindo análise maior, como sistema ou subsistema.


Conclusões: a partir de todos os comentários traçados nas etapas anteriores, deve ser montado um novo QDT que apresente a melhor forma possível de solução do problema.

Esse novo QDT deve ser exaustivamente discutido entre os analista e, posteriormente, com todos os envolvidos na área alvo de estudo.

No momento em que se efetuem as modificações, todos os componentes ou afetados por elas deverão estar plenamente de acordo e conscientes de que essa é a melhor alternativa possível. Caso contrário o estudo será um fracasso.

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