Eventos Gastronômicos e Planejamento de Cardápio · Conforme suas características e de forma a facilitar no planejamento de determinado evento, enunciamos os principais: Assembléia

Eventos Gastronômicos

e Planejamento de

Cardápio

Prof. William Estevão

2020

EVENTOS GASTRONÔMICOS E MONTAGEM DE CARDÁPIOS

Material didático elaborado e produzido pelo Prof. WILLIAM ESTEVÃO ([email protected])

Sua utilização é exclusiva sendo proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização. 2020 1

Definições e Conceitos

Evento pode ser definido como qualquer acontecimento que desperte

interesse especial, como espetáculos, exposições, competições, etc., capaz de atrair

público e mobilizar meios de comunicação.

Como fatores históricos existem muitas contradições

relacionadas ao surgimento de eventos. Alguns

consideram como primeiro grande evento histórico A

Santa Ceia, porém, se analisarmos profundamente na

pré-história, já ocorria eventos de uma forma muito

primitiva. O ato dos homens nas cavernas se reunirem

para praticar rituais religiosos e comemorações já podiam ser considerados eventos,

pela própria estrutura que consistia esses atos. O que é interessante para discussão

são fatos históricos e curiosidades relacionadas à área de eventos, pois a partir

deles é mais fácil compreender a evolução do setor. Podemos considerar no que diz

respeito ao histórico dos cerimoniais que desde os tempos mais remotos o homem

já mostrava a sua preocupação como o comportamento dos indivíduos em situação

de convívio com outros seres humanos. Ainda nos tempos das cavernas foram

encontrados desenhos indicando rituais religiosos, o que pressupõe que desde a

pré-história já existia uma forma de organização para realizar certas comemorações.

Dessa forma definir datas e episódios que marquem o início dos eventos e

cerimoniais fica bastante difícil.

Podemos afirmar que a partir do momento que pessoas começaram a se

reunir por algum motivo, nasceu uma necessidade de criar nomes e padrões para

estas reuniões, desta maneira já podemos caracterizar estes encontros como

eventos, pois elas já começam adquirir as características do mesmo.

No antigo Egito, protocolos e rituais faziam parte constante da sua cultura,

principalmente ao redor dos Faraós. Coroações e mortes seguiam uma

programação que tinha regras para serem cumpridas, caracterizando um evento

cerimonial. A morte no Egito, onde os Faraós eram enterrados em pirâmides com

todo um ritual especial é um exemplo de como já existiam cerimônias com regras




pré-determinadas que deveriam ser seguidas, como descreve o livro Grandes

Impérios e Civilizações: O mundo egípcio, deuses, templos e Faraós (1996).

Os gregos e os romanos deixaram vários exemplos de cerimoniais e etiquetas

através de seus filósofos e pensadores. Os povos conquistadores deixaram grande

influência de rituais para os povos conquistados. Na China, no século XII a.C surgiu

um dos mais antigos documentos que o mundo conhece de cerimonial e protocolo

com orientações sobre a filosofia do comportamento. Na Idade Média, existiam

protocolos de como se comportar dentro dos palácios, com regras a serem

cumpridas. E na França durante o reinado de Luiz, o uso de etiquetas foi bem

acentuado e expandiu-se para o resto da Europa.

No que diz respeito ao Brasil, o cerimonial se mostra mais presente com

avinda de D. João VI, rei de Portugal. A corte tinha hábitos totalmente diferentes dos

brasileiros da época. Aos poucos, os mesmos vão incorporando e mesmo após ao

retorno da Família Real para Portugal, os seus sucessores continuaram seguindo

seus rituais e protocolos.

Thomas Cook, um inglês que vivia num pequeno povoado de Market,

pertencia a uma organização de abstêmios batistas cujos membros sempre

realizavam reuniões com outros membros de diversas comunidades. Numa dessas

viagens, Thomas percebeu que a ferrovia por onde andavam transportava poucos

passageiros. Ele então propôs ao dono da ferrovia que baixasse a tarifa e em troca

ele colocaria 500 passageiros nos seus trens. Foi um dos precursores do turismo de

negócios, congressos e feiras, utilizando recursos turísticos, fundando a primeira

empresa do segmento. Em 1841, ele levou um grupo de 500 pessoas para viajar

com a finalidade de participar de um evento.

Em 1958 surge a primeira entidade voltada para a área de eventos, a AIPC

(Associação Internacional de Palácios, Exposições e Congressos), com a finalidade

de manter contato permanente com diferentes membros e facilitar o intercâmbio de

experiências, estudar os problemas administrativos dos palácios, estudos técnicos

de reuniões internacionais e os elementos necessários para êxito na realização dos

congressos.

Hoje realizam-se eventos para a maioria dos ramos, sejam da economia,

ciência, medicina, entretenimento, esportes, negócios etc. Muitos países tem infra-

estrutura para eventos, sejam nos seus grandes centros de convenções, salões de

eventos espalhados nas principais capitais e regiões metropolitanas e os locais




destinados aos eventos dentro dos hotéis, que oferecem além do local apropriado,

hospedagem, alimentação, estacionamento e diversos outros serviços que

agregados contribuem significativamente pela procura por esse tipo de

estabelecimento, complementando em muito para a formação de suas receitas.

A busca da excelência em cada etapa do evento

O uso eficaz dos recursos humanos através da busca minuciosa de pessoal,

adequada às condições de trabalho e, treinamentos específicos para cada evento a

ser realizado, de maneira a reduzir ao máximo a possibilidade de erros e omissões.

A área de eventos passou a constituir um dos principais multiplicadores de negócios

na área de serviços, que tem como característica uma dependência essencial dos

recursos humanos disponíveis.

As atividades relacionadas à realização de um evento requerem

profissionalismo e a atuação de pessoal bem treinado e motivado. Nesse tipo de

serviço, não há espaço para o improviso.

Para a excelência dos serviços, existem três etapas que são fundamentais,

conforme a descrição a seguir:

1ª etapa – Início

Elaborar um evento para depois tentar vendê-lo é um modelo que está

ultrapassado, hoje o estudo do mercado é que irá direcionar o rumo do trabalho de

montagem de um evento. Deve-se ter conhecimento do mercado, para saber quais

as iniciativas que apresentam viabilidade econômica e quais os eventos que podem

ser vendidos.

Definindo o tema e o público consumidor, o promotor do evento deve escolher

o local e conhecer o local e conhecer sua infraestrutura, para decidir sobre seu

trabalho e sobre sua dimensão.

Inicialmente, é preciso fazer o planejamento; definir a infraestrutura

necessária; os meios de hospedagem e os serviços a serem realizados; escolher um

tema apropriado e verificar a viabilidade do mercado. Tendo todos esses itens

resolvidos, passa-se a próxima etapa.

2ª etapa – Meio




Essa etapa diz respeito ao estabelecimento da estratégia de vendas, inserida

no universo denominado marketing, que engloba material promocional, publicidade,

relações públicas. O perfil dos profissionais que irão trabalhar no setor de marketing

deve ser de pessoas ágeis, inovadoras e comprometidas.

3ª etapa – Fim

Satisfação total do cliente durante a realização do evento deve ser o objetivo

do profissional de eventos. O último item a ser pesquisado é a satisfação desse

cliente, mediante preenchimento de uma Ficha de Avaliação. Esse instrumento de

medição é o elemento que sinaliza os prós e contras referentes à realização do

evento. O controle de qualidade do evento é feito pelos participantes, que

constituem, em última instância, os clientes do evento.

Para melhor entender, a figura ao

lado demonstra o ciclo de realização de

um evento, onde:

= INÍCIO

= MEIO

= FIM




Classificação de Eventos

Dentre os diversos tipos classificatórios, podemos destacar:

Institucionais – em prol da própria instituição, transmitindo prestígio e credibilidade.

Promocionais – eventos de caráter comercial, organizado por empresas e

associações classistas, com a finalidade de divulgar, lançar e vender produtos,

técnicas e tecnologias.

Empresarial – convenção de vendas, lançamento de produtos, reuniões de

diretoria, confraternizações, palestras, seminários e premiações

Técnico ou Científico – congressos, simpósios, debates, que visam tratar de

assunto de interesse de entidades de classe.

Há vários critérios que podem ser utilizados para classificar os eventos, tais

como:

CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS

FREQUÊNCIA

Permanente: aqueles que ocorrem periodicamente – mensais, semestrais,

anuais, bianuais etc., como congressos e convenções, feiras etc.

Esporádico: ocorre a intervalos regulares de tempo, a critério de seus

promotores, como, por exemplo, o Rock’n Rio e alguns festivais.

Único: ocorre uma única vez, como por exemplo, os lançamentos de

produtos e inaugurações.

Oportunidade: ocorrem em época de grandes eventos internacionais ou de

eventos marcantes na história ou tradição local, aproveitando seu clima e

sua divulgação. Como exemplo, temos os eventos esportivos que

acontecem nas escolas e clubes, aproveitando a Copa do Mundo ou as

Olimpíadas.

LOCALIZAÇÃO Fixo

Itinerante

PARTICIPAÇÃO Adesão

Determinação

ALCANCE DO PÚBLICO Massa

Nicho

DIMENSÃO

Grande porte: grande número de participantes e milhares de pessoas como

público. Envolve toda ou quase toda estrutura de turismo e hotelaria da área

onde ocorre. Recebem apoio do governo do estado e/ou da prefeitura. Ex.

grandes feiras e eventos religiosos.

Médio porte: geralmente é promovido por empresas privadas e atinge

grande público. Beneficia a estrutura hoteleira e o comércio local. Ex. feiras,

exposições, congressos nacionais.

Pequeno porte: número reduzido de participantes e de público. É o tipo de




evento mais comum em todo o mundo. Pode ser empresarial, público ou

privado. Ex. seminário ou congresso de determinada especialidade

(Seminário de Controle Integrado de Pragas), festa de formatura, feira de

artesanato local etc.

OBJETIVO

Científico

Educacional

Social

Institucional

Comercial

Político

ÁREA DE INTERESSE

Artístico

Científico

Cívico

Cultural

Folclórico

Educativo

Social

Governamental

ESPAÇO GEOGRÁFICO

Local

Municipal

Estadual

Nacional

Internacional

Mundial

Regional: quanto ao Estado, País ou Continentes

TIPOLOGIA

Dialogal: assembléia, concílio, conclave, conferência, congresso,

convenção, curso, debate, encontro, entrevista coletiva, fórum, jornada,

mesa-redonda, oficina, painel, palestra, reunião, semana, seminário,

simpósio, workshop etc.

Social: café-da-manhã, almoço, jantar, coquetel, happy hour, sarau etc.

Competitivo: campeonato, concurso, copa, gincana, maratona, olimpíada,

torneio etc.

Demonstrativo: desfile, excursão, exposição, feira, festival, inauguração,

lançamento, leilão, mostra, noite de autógrafos, salão, show, show-casing,

vernissage, visitas.

Premiação: entrega de prêmio, viagem de incentivo.

Tipologia de Eventos




Os eventos são apresentados sob diversos tipos ou modalidades de acordo

com sua natureza, fato gerador, objetivos, qualificação ou nível de participantes,

amplitude, área, local etc.

De forma ampla, são classificados em:

❖ Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição, desfile,

encontro, reunião etc.

❖ Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência, curós, palestra,

mesa-redonda, painel, fórum etc.

❖ Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden party, aniversário,

passeio etc.

❖ Artístico/culturais: desfile, festival, concerto, show, amostra, exposição etc.

❖ Gastronômicos: banquete, coquetel, festival etc.

❖ Esportivos: competição, remate, excursão, premiação etc.

❖ Políticos: debate, reunião, palestra, homenagem, convenção etc.

❖ Históricos: aniversário, inauguração, comemoração, desfile etc.

❖ Religiosos: encontros, conclave, festa, concílio, cerimonial etc.

❖ Científicos ou Técnicos: congresso, seminário, palestra etc.

Conforme suas características e de forma a facilitar no planejamento de

determinado evento, enunciamos os principais:

Assembléia

Reunião deliberativa, em que representantes de grupos, com delegação oficial,

debatem assuntos de importância para seus representados. No caso de

observadores, estes devem ser aceitos, com antecedência, pelas delegações que

participam da assembléia, mas não podem votar. Cada representação ocupa lugar

determinado no plenário. As conclusões desses encontros, submetidos à votação,

podem ser transformadas em recomendações da assembléia, registradas em atas

ou anais. Podem ser técnico-científica, empresarial, de partidos políticos ou de

sindicatos.




Campeonato

Conjunto de jogos ou disputas de uma mesma modalidade, entre

vários times ou jogadores, em que o ganhador recebe o título de

campeão. Pode ser de qualquer âmbito geográfico e é possível que

cada etapa aconteça numa localidade diferente, dependendo do

resultado anterior.

Concílio

Assembléia de prelados católicos em que se tratam assuntos dogmáticos ou

disciplinares.

Conclave

Assembléia de cardeais para eleição do Papa. Reunião de

dirigentes da Igreja para discutir temas de ordem ética e moral,

cujas conclusões aprovadas podem ser adotadas.

Conferência

Preleção pública, de interesse de grupos científicos, onde

o conferencista, geralmente profundo conhecedor do

assunto, fala por espaço de tempo limitado, ao final do

qual se coloca à disposição para responder perguntas da

assistência. Pode ocorrer por intermediação de um

mediador ou moderador, escolhido previamente. Mais formal que a palestra, conta

com a presença de um presidente de mesa.

Congresso

Reunião promovida por entidades associativas, com

o objetivo de estudar temas de interesse de grupos

profissionais, em qualquer âmbito geográfico. Os

mais comuns são os congressos científicos,




promovidos por áreas médicas ou ligados às ciências exatas ou sociais.

Desenvolve-se em outros tipos de eventos, como conferências, simpósios, mesas-

redondas, painéis etc. as resoluções aprovadas pelo plenário são encaminhadas às

autoridades competentes, como posição oficial da classe. Os trabalhos

apresentados e o registro dessas resoluções figuram nos anais do evento.

Convenção

Reunião de uma organização, empresa, entidade ou partido político, para promover

integração, atualização profissional, avaliação ou apresentação de diretrizes e

metas.

Concurso

Evento de caráter competitivo em qualquer área de interesse.

Segue um regulamento estabelecido por uma comissão

técnica, cujo cumprimento é acompanhado por um júri, que

escolhe os vencedores.

Debate

Discussão entre dois ou mais oradores que defendem

opiniões divergentes. Um moderador coordena os trabalhos

e observa os cumprimentos das regras estabelecidas. As

perguntas podem ser feitas pelo moderador, por um

debatedor para outro, ou por pessoas especialmente convidadas para esse fim.

Pode ser aberta ao público ou transmitida pela mídia, mas, em geral, não há

participação nas audiências. Por isso tem sido substituído pela mesa-redonda e pelo

painel, exceto no segmento político, em que é freqüente, principalmente em final de

campanha.

Desfile

Evento expositivo realizado para apresentar, geralmente,

produtos ligados à moda. Mas há também várias outras




modalidades: militares, cívicos, esportivos, de carnaval, de automóveis antigos etc.

Encontro

Reunião comum nas áreas de ciências humanas e sociais, com o objetivo de expor

trabalhos, estudos e experiências relevantes. Não tem caráter oficial para implantar

políticas de procedimentos após as discussões, podendo ser a primeira fase para

um evento mais estruturado.

Entrevista coletiva

Encontro no qual o entrevistado, representante

de uma organização, faz uma breve exposição

sobre determinado assunto de seu conhecimento

em destaque no momento. Em seguida, coloca-

se à disposição para perguntas formuladas pelos

jornalistas, representantes dos órgãos

convidados, que também recebem material informativo impresso, especialmente

preparado para a ocasião.

Exposição

Exibição pública de produtos artísticos, industriais, técnicos ou

científicos, em painéis ou estandes, com o objetivo de

demonstração e divulgação, promovidas por empresas ou

entidade que estabelece sua filosofia, não havendo autonomia

para os expositores, embora algumas tenham objetivo

mercadológico.

Excursão

Grupos de pessoas que viajam com objetivo científico, cultural ou lazer.

Feira




Exibição para comercializar e demonstrar produtos. Embora possa ser aberta ao

público em geral, normalmente, é direcionada para um segmento específico de

mercado, que ali encontra atualização, possibilidades de melhores negócios e

contratos com outros representantes do setor. Pode ser comercial, industrial ou

promocional.

Festival

Evento artístico-cultural, composto por apresentações previamente

selecionadas, com o objetivo de competição divulgação ou promoção

comercial. Tem freqüência variável e pode acontecer em ambientes

abertos ou fechados.

Festa

Evento cívico, religioso, folclórico ou de homenagem, que

tem por objetivo o congraçamento ou a comemoração de

um fato ou data. Pode ser pública, política ou privada.

Pode ser parte de um evento maior, em que prevalecem

música, bebida e comida.

Fórum

Reunião para discutir determinado assunto, com vários convidados apresentando

seus pontos de vista à platéia. Possui a estrutura de um painel, isto é, a assistência

acompanha os debates, mas não participa com questionamentos.

Happy hour

Evento com finalidade política de entrosamento, promovido por empresas ou

entidades de classe. Acontece no final da tarde, em bares, galerias ou restaurantes,

para um numero limitado de convidados, a quem são oferecidos aperitivos e

bebidas.

Inauguração




Apresentação ao público de novas construções ou instalações.

Jornada

Específicas de grupos profissionais. São realizadas periodicamente para a

discussão de temas que não foram ou que não serão debatidos, normalmente, em

um congresso. Possuem a estrutura desse tipo de evento, em escala menor, já que

são realizadas em âmbitos regionais.

Lançamento de pedra fundamental

Solenidade que marca o início de uma construção, geralmente

de grande porte, utilizada como estratégia para sua divulgação

e registro para a posteridade.

Lançamento de livro

Apresentação de obra literária, com a presença do autor para

autografá-la, complementada por um coquetel. Objetiva a

divulgação e a venda para um público segmentado. Como

antigamente acontecia à noite, era chamado de Noite de

Autógrafos.

Leilão

Venda pública de produtos a quem oferecer o maior lance, a partir de

um valor determinado, chamado lance mínimo. Conta com a presença

de um leiloeiro oficial e do público convidado.

Mesa-redonda




Reunião em que são colocadas as opiniões de duas ou mais pessoas sobre um

assunto, em um tempo limitado. Após esse período, os componentes da mesa

debatem entre si, com a participação da assistência, que pode encaminhar questões

por escrito ou oralmente à mesa.

Mostra

É o evento expositivo que, excepcionalmente, circula, podendo ser visto em vários

locais com a mesma forma e conteúdo. É parecida com a exposição, mas sem o

objetivo de venda e, freqüentemente, tem finalidade de divulgação histórica.

Oficina

Evento semelhante ao workshop, porém voltado para a área educacional, para a

apresentação de novas técnicas.

Olimpíada

Conjunto de jogos de várias modalidades, em âmbito

nacional, internacional ou mundial.

Painel

É uma técnica de apresentação de um tema, por três a cinco especialistas,

destinada ao debate de uma questão, sob a coordenação de um moderador.

Palestra

Apresentação de um tema predeterminado a um grupo pequeno, que já possui

informações sobre o assunto. É menos formal que a conferência, mas exige a

presença de um coordenador para apresentar o palestrante e fazer a seleção das

perguntas elaboradas pela platéia. Pode-se organizar um Ciclo de Palestras.




Road Show

Apresentação itinerante montada em um ônibus ou carreta, feita por empresa,

governo ou entidade.

Roda de Negócios

Encontro promovido com objetivo de formalizar negócios e concretizar parcerias

empresariais. Para tanto, aproxima fornecedores e compradores e disponibiliza uma

linha de crédito especial.

Salão

Demonstração pública de produtos de um setor, sem

objetivos mercadológico imediatos, menos amplo e

abrangente que a feira.

Semana

Acontecimentos com sete dias de duração na área acadêmica ou

organizacional, para discutir ou promover um tema específico.

Seminário

Reunião em que se fazem explanações sobre um tema de interesse comum

na platéia, estando os expositores em um mesmo patamar de conhecimentos sobre

o que estão abordando. É um tipo de encontro voltado para a aprendizagem. Pode

ser dividido em exposição, discussão e conclusão.

Show




Apresentação artística de entretenimento a um público-alvo. Faz

parte da programação de diversos tipos de eventos.

Show-casing

Exposição de produtos em vitrines fechadas, sem a presença de expositores, em

que a comunicação se dá de forma informatizada e por meio de folhetos

informativos.

Simpósio

Apresentação de um tema de grande interesse, por especialista de renome, a um

público selecionado, que pode manifestar-se com perguntas, por escrito, sem intuito

polêmico. O simpósio difere-se da mesa-redonda porque os expositores não

debatem entre si; o objetivo é o intercâmbio de informações.

Teleconferência ou Videoconferência

Conferência feita por meio de telefonia, televisão e computador, permitindo a

participação de pessoas que estão em locais diferentes e distantes.

Torneio

Evento competitivo de uma determinada modalidade esportiva. Segue as normas da

organização da federação e regulamento específico da modalidade.

Vernissage

Abertura de exposição de artes plásticas. O termo francês vem dos artistas boêmios,

no século XIX, ao terminar uma obra com verniz, convidavam os amigos para

apreciá-la, enquanto degustavam uma taça de vinho.

Visita




Evento para um segmento e número de pessoas limitado, com o objetivo de mostrar

as instalações, serviços, equipamentos, sistemas e recursos de uma instituição, de

acordo com o interesse de quem visita ou é visitado.

Workshop

Encontro de pessoas com interesses comuns, em que o palestrante coloca sua

experiência e trabalha, com os participantes, tópicos escolhidos. É voltado para a

aprendizagem, por meio da concretização de atividades práticas sobre o tema

desenvolvido.

Hotelaria e Eventos

O evento pode ser entendido como sendo um acontecimento, previamente

planejado, visando atingir resultados definidos junto ao seu público-alvo. Na

hotelaria não é diferente. Os organizadores de eventos buscam os espaços

destinados dentro dos hotéis muitas vezes pelas facilidades que o próprio

estabelecimento oferece.

O turismo de eventos é um dos segmentos do turismo que mais cresce no

país e no mundo todo, e com isso, a hotelaria começa a enxergar o negócio como

lucrativo e que movimenta todos os setores do hotel, intensificando a receita fazendo

com que os negócios cresçam e prosperem.

Para melhor entender a “indústria hoteleira”, grande fornecedora de eventos,

convém conhecer o funcionamento básico de um hotel, suas características e o que

podem fornecer ao organizador de eventos.

Histórico

As necessidades primárias da humanidade se prendem à alimentação e

alojamentos. A idéia de hotel está ligada à época medieval quando as famílias reais,

suas escoltas e comitivas, hospedavam-se em castelos. Tal hospedagem era

gratuita e requintada. Havia também aquela provida pelos albergues (casa que

serviam refeições e alojamentos mediante pagamento). As tavernas ficavam ao

longo das estradas.




Com as Cruzadas surgiu outro tipo de viajante: o peregrino. A igreja servia de

alojamento como um dever de caridade. Após a Revolução Francesa, surgiram os

hotéis públicos. No final do século XIX, César Ritz procurou organizar e administrar

os hotéis que se destinavam à burguesia. Com o progresso, mudaram-se as

estruturas sociais e os hotéis adaptaram-se às novas tendências. A filosofia de um

estabelecimento de hospedagem é sempre oferecer uma boa estada ao cliente para

que ele retorne.

Em São Paulo, a primeira hospedaria foi a casa do Padre José de Anchieta, por

volta de 1554.

Definição de Hotel

Uma empresa hoteleira pode ser entendida como sendo uma organização

que, mediante pagamento de diárias, oferece alojamento à clientela discriminada,




por ocupação temporária, oferecendo serviços de alimentação e bebidas, lazer,

entretenimento e demais serviços agregados à atividade hoteleira. Os meios de

hospedagem podem ser classificados da seguinte maneira:

➢ Quanto aos tipos:

Hotel

Hotel histórico

Hotel de lazer

Pousada

➢ Quanto à categoria:

Luxo superior (Super luxo)

Luxo

Standard (padrão)

Econômico

➢ Quanto aos símbolos (estrelas);

*****

****

***

**

*

➢ Quanto ao tipo de hóspede:

Hotel

Flat

Apart-hotel

Motel

Colônia de férias

Albergues da juventude

Pensões

Pousadas

Camping

Trailler

Resort

O hotel tem como missão essencial acolher o viajante. Isso significa alojá-lo.

Os hotéis possuem características definidas conforme o tipo de público que recebe.

Em geral, possui as seguintes áreas e departamentos:

DEPARTAMENTOS SETORES

HOSPEDAGEM

Recepção

Governança (lavanderia, rouparia)

Portaria (estacionamento)

Manutenção




Telefonia

Lazer

Reservas

ALIMENTOS E BEBIDAS (A&B)

Cozinha

Restaurante (Sala e Bar)

Bar

Room Service

ADMINISTRAÇÃO (ADM)

Contas a pagar/receber

Controladoria

Compras (almoxarifado)

Recursos Humanos (RH)

COMERCIAL Eventos

Promoção e Vendas (marketing)

Quem promove eventos não pode se dar ao luxo de conviver com

imprevisibilidade. Eventos – sejam congressos, coquetéis, ou banquetes

diplomáticos – envolvem grandes expectativas, custos muito altos e representam

uma significativa fonte de renda para os hotéis. Por tudo isso, se as coisas dão

errado, os resultados podem ser desastrosos. Tanto os clientes que encomendam o

evento quanto os proprietários dos hotéis não toleram incompetência.

Em proporção direta, cresce o nível de exigências sobre aqueles que fazem

da promoção de eventos sua profissão. Não é para menos: a diversidade das

modalidades de eventos é tão grande quanto as expectativas de quem os

encomenda e de quem os sedia.

Para promover – com qualidade – um evento, é preciso saber ouvir. E falar.

Não basta anotar pedidos. O bom profissional de eventos é aquele que sabe do que

o cliente precisa, mesmo que ele, o cliente, sequer imagine. Tem que interagir,

sugerir, participar: provocar.

A fim de influenciar escolhas e decisões comerciais, um acessório

indispensável ao promotor de eventos, além da apresentação, fluência verbal e

marketing pessoal impecáveis, é um bom currículo. Demonstrações em meios

multimídia, fotos e vídeos de eventos anteriormente promovidos são poderosos




argumentos. A participação de um conceituado chef é outro item que pode fazer a

diferença na hora da venda do serviço. Afinal, é ele quem vai montar o cardápio

ideal para o tipo de evento e perfil dos convidados, dentro de um orçamento que

garanta a lucratividade.

Para bem coordenar as áreas envolvidas (planejamento, organização e

realização), o profissional de eventos precisa conhecer detalhadamente as

preferências, prioridades e expectativas do cliente, bem como obter o maior número

possível de informações sobre os convidados (sexo, idade média, poder aquisitivo,

sofisticação culinária) e o evento em si, que pode ser festivo, formal, de negócios, ou

um misto de cada uma dessas três opções.

Um bom gerente de eventos é um profissional criativo. No entanto, a sua

criatividade deve sempre considerar os limites normas estabelecidas pelo hotel ou

pela empresa que organiza o evento. Além dessa fronteira, o evento excede o limite

do responsável.

O departamento de eventos do hotel pode simplesmente locar espaços para

que outras empresas do ramo organizem e executem eventos. Contudo, pode

ocorrer também que ele próprio passe a captar e organizar eventos. Neste caso,

uma vez captado o evento, o departamento deve ater-se a uma série de tarefas, em

cada uma das fases que compõe o desenvolvimento do evento. São elas:

planejamento, realização e avaliação. Cabe ressaltar que as tarefas inerentes em

cada uma das fases dependem do tipo e das exigências de cada evento em

questão.

Estrutura Física do Centro de Eventos

Inicialmente, é preciso encontrar um espaço adequado, com relação ao

tamanho e à localização, para instalar um centro de eventos. Essa adequação

depende das características da empresa, determinadas no planejamento. É

importante considerar o fluxo de operações de maneira que a distribuição dos

cômodos obedeça a uma sequência lógica das atividades da empresa.

Para a realização do evento alguns detalhes são importantes na estrutura das

salas de eventos para se obter um bom funcionamento e sucesso, tais como:




➢ Pintura das paredes claras, com revestimentos plastificados, fáceis de

limpeza, que aceitem bem a colocação de fitas adesivas, usadas nas

reuniões para pendurar cartazes, folhas etc.

➢ Janelas que proporcionem luz natural, deixando a sala mais agradável, mas

devem possuir black-out para projeções.

➢ Iluminação artificial que contemple reuniões durante o dia (luz fluorescente) e

banquetes à noite (luz incandescente com dimmer).

➢ Luzes de emergência nos diversos recintos.

➢ Carpete forrando o piso, estampado ou mesclado, de fundo claro – protege e

abafa o som dos passos.

➢ Pontos para telefones, microfone, internet, energia elétrica etc.

➢ Quadro de luz planejado com controle individual de ar-condicionado.

➢ Divisórias moduladas são extremamente funcionais, possibilitando espaços

ampliados ou reduzidos. Devem ter excelente isolamento acústico, para evitar

transmissão de som de uma sala para outra.

➢ Colunas atrapalham a visão em um evento e reduzem a capacidade da sala.

➢ Sensores de alarme e sprinkles como prevenção contra incêndios.

As dependências e áreas de ocupação deverão ser examinadas detidamente,

tais como salões de eventos, recepção, sanitários, garagem e estacionamento,

áreas de lazer, cozinha, copa, bar, portarias sociais e de serviço etc. No caso de

salões de eventos e convenções, os aspectos fundamentais são os auditórios, os

recursos audiovisuais, a infra-estrutura de serviços oferecida, alimentação e outros

aspectos específicos relacionados com cada evento.

Com base na planta baixa da área física, deve ser feita a análise da

capacidade de ocupação e a simulação de movimentação de participantes, bem

como as condições e facilidades para carga e descarga de materiais, equipamentos,

móveis etc., no horário normal e em horários especiais.

À seguir, veja a tabela de configuração de salas, características de ocupação,

capacidade e layout de um centro de convenções:




AUDITORIO U ESCOLARESPINHA

DE PEIXE

MESAS

REDONDAS

MESA

ÚNICA

ÁREA

ÚTIL

PÉ

DIREITO

Salas I + II + III 150 50 120 60 120 60 181,80 20,25 9,65 3,20

Sala I 30 15 18 12 20 12 55,54 6,27 9,50 3,20

Sala II 40 22 30 18 25 18 56,52 6,55 9,50 3,20

Sala III 45 24 30 18 30 18 68,58 7,33 9,66 3,20

Salas I + II 70 40 60 30 40 30 112,80 12,90 9,50 3,20

Salas II + III 80 40 80 42 50 42 125,50 13,95 9,65 3,20

Sala I 42 22 30 16 25 - 57,60 6,00 9,80 2,80

Sala II 42 22 30 16 25 - 57,60 6,00 9,80 2,80

Sala I 90 52 80 75 - - 97,50 16,25 6,00 2,50

Sala II 60 26 48 48 - - 70,00 11,50 6,00 2,50

Apoio I - - - - - - 8,15 3,50 2,35 2,50

Apoio II - - - - - - 11,00 5,00 2,20 2,50

Apoio III - - - - - - 10,60 5,00 2,15 2,50

Apoio V - - - - - - 11,60 5,00 2,30 2,50

Apoio VI - - - - - - 18,25 4,75 3,85 2,50

Apoio VII - - - - - - 10,55 3,85 2,75 2,50

SALAS DE CONVENÇÕES

Sala III

Sala com capacidade para até 10 participantes em mesa única

CO

NV

EN

ÇÕ

ES

IDIMENSÕES

ANDAR SALASLARG / COMP

CAPACIDADE POR FORMATOC

ON

VE

NÇ

ÕE

S I

IIC

ON

VE

NÇ

ÕE

S I

I

Sala c/ Home Theater e 02 ramais telefônicos. (33,00 m²)

2,80

Fonte: Pergamon Hotel (2008)

TIPOS DE MONTAGENS E UTILIDADES

Variam de acordo com o tipo de evento e sua dinâmica, contribuindo

diretamente para seu sucesso. Num evento, são vários os detalhes que devem ser

levados em consideração e que fazem toda a diferença para que seja um sucesso,

dentre eles: os tipos de mesa que precisam ser montados, os vários arranjos e

composição de mesas, dependendo do evento e dos convidados.




FORMATO ESPINHA DE PEIXE




Colaboradores do Departamento de Eventos




O departamento de eventos é responsável pelo atendimento ao cliente e

coordenação dos eventos dentro do estabelecimento. A partir de suas informações é

que os demais departamentos planejam seus serviços para realização dos eventos.

O número de colaboradores que compõe o setor deve ser proporcional a quantidade

de espaços físicos (salas).

➢ Nível técnico: técnicos de marketing, técnicos de som, vídeo e iluminação,

dentre outros. Estes profissionais não necessariamente devem fazer parte do

quadro de colaboradores da empresa, podendo ser contratado sempre que

houver necessidade.

➢ Apoio: fazem parte desse grupo o chamado “operacional”, dentre eles:

carregadores, recepcionistas, área médica, auxiliares de serviços gerais,

equipe de segurança etc. Estes profissionais também podem ser contratados

mediante necessidade. Devem utilizar uniformes e sempre que possível

utilizarem crachá de identificação.

➢ Operadores: são os profissionais que trabalham na organização e operação

da empresa que de eventos. Fazem parte do quadro fixo de colaboradores,

dentre eles: secretárias, recepcionistas, produtores de mídia, pessoal de

manutenção, auxiliares de limpeza etc.

FUNÇÕES ATIVIDADES

Assessoria de

comunicação e

produção de

publicidade e

mídia

▪ Providencia a publicação de notícias sobre a empresa em

jornais, revistas e publicações setoriais;

▪ Coleta notícias sobre o setor de eventos para atualização

constante e para embasamento de futuros planejamentos;

▪ Faz pesquisa de mercado para conseguir novos clientes;

▪ Cuida da divulgação de eventos da empresa;

▪ Trabalho com o profissional da informática, criando

material gráfico e na digitação de textos relativos ao setor.

Assistente de

vendas

▪ Responsável pela captação e venda;

▪ Marketing e divulgação.

Recepcionista ▪ Recepciona os clientes, convidados, visitantes e

fornecedores.




➢ Serviços terceirizados: área médica, preferencialmente com UTI móvel no

local, transportes especiais para valores, documentos ou traslados,

segurança patrimonial, bilheterias e caixas, alimentos e bebidas, idiomas, cine

e foto etc.

Organizador de Eventos

Perfil

Comunicativo, amável, organizado, detalhista, criativo, flexível, paciente,

persuasivo, negociante, ágil, tranquilo, anfitrião

Requisitos

Disponibilidade de tempo, conhecimento técnico, conhecimentos de

informática, desejável conhecimento de outro(s) idioma(s).

Organizador de eventos

Profissional capacitado a organizar eventos de terceiros ou promover seus

próprios eventos, podendo se estabelecer no mercado como: pessoa física

(autônomo) ou pessoa jurídica (empresa). Especializa-se em diversos de eventos,

com destaque para: congressos e feiras, convenções, formaturas, exposições,

leilões, cursos, seminários etc.

Aspectos comerciais

A divulgação do centro de convenções é geralmente atribuída ao

departamento de vendas/marketing da empresa. Cada estabelecimento deve criar

sua política para captar seus clientes.

Captação de eventos significa atrair um evento para uma determinada

localidade ou para uma agência, geralmente passando por um processo de

concorrência. A geração de eventos refere-se à criação de evento novo, atendendo

a uma demanda do mercado. A realização de um evento requer que o promotor

tenha um conhecimento amplo do mercado, no que se refere à demanda e à oferta.




É importante levantar a demanda com a maior precisão possível, conhecendo

os seguintes aspectos que a integram, de forma qualitativa e quantitativa:

✓ Principais eventos mundiais, nacionais e regionais;

✓ Principais temas para a realização de eventos;

✓ Principais períodos de realização;

✓ Características socioeconômicas dos participantes;

✓ Motivações;

✓ Meios de transporte;

✓ Tempo médio das viagens para participação em eventos;

✓ Gasto médio

Com relação à oferta, ou seja, à captação e, ou desenvolvimento de eventos,

é necessário que se tenha uma exata noção da realidade e das possibilidades de

iniciativa nesse campo, fazendo um levantamento de:

✓ Equipamentos e serviços;

✓ Meios de hospedagem;

✓ Alimentação;

✓ Diversão;

✓ Transportes;

✓ Agências de viagens;

✓ Empreendimentos

✓ Infraestrutura – vias de acesso, meios de transporte, saneamento, saúde,

energia, comunicações, urbanização, segurança

A Central de captação representa um núcleo formado por várias empresas

que se associam, como agências de eventos, hotéis, agências de viagens,

transportadoras, organizadores e prestadores de serviços e outros tipos de

empresas ligadas ao turismo. Essas empresas mantêm financeiramente as centrais

de captação.

Dentre os eventos visados pelas agências estão os congressos e feiras.

Esses dois tipos de eventos são atividades frequentemente vistas como produtos




básicos do turismo urbano, que está em crescimento, nas quais o visitante gasta

uma importância acima da média. E também não tem época definida, podendo

operar a maior parte do ano. Em algumas cidades, mais de 40% dos pernoites vem

desse tipo de turismo. Nesse tipo de eventos, há uma concorrência entre as cidades

e também com outros tipos de áreas urbanas, como resorts.

As feiras, em geral, acontecem periodicamente, sempre no mesmo local, não

havendo assim o processo de captação. Diferentemente dos congressos, não

parece que atratividade do local seja um fato que afete a participação nas feiras,

embora influa no tempo de permanência do visitante.

No caso das convenções e das viagens de incentivo, o local é definido

segundo critérios que variam em função das características da entidade promotora,

mas que não estão formalizados e estabelecidos em seu estatuto, como no caso dos

congressos. A decisão depende de poucas pessoas e o processo é mais rápido,

pois o evento não requer divulgação. Ao contrário, alguns têm caráter sigiloso como

parte da estratégia empresarial. Considerando-se esse aspecto privado e o fato de

agregarem atividades interativas e de lazer entre os participantes, além do

organizador obter sua atenção em tempo integral, uma parcela considerável das

convenções acontece nos resorts, sendo este um nicho a ser explorado.

Planejamento e organização de eventos

A realização de um evento pode ser dividida em três fases: pré-evento,

evento e pós evento.

PRÉ EVENTO

O planejamento é essencial para garantir o sucesso do evento, pois permite

ganhar tempo nas outras etapas da realização do evento, evita o desperdício,

permite diminuir os imprevistos e facilita a sua resolução quando aparecerem, reduz

a quantidade de esforço necessário e permite atingir os objetivos propostos.




A escolha do tema deve ser feita na afaze anterior à captação ou geração do

evento. Dessa forma, quando se faz o planejamento, o tema já está definido. Para

começar a planejar um evento é necessário responder às seguintes perguntas:

✓ O quê? – Que tipo de evento deve se feito para alcançar o objetivo?

✓ Para quem? – A quem interessará o evento? Como atingir o público alvo?

✓ Por quê? – Qual o objetivo a ser alcançado?

✓ Quem? – Quem vai realizar o evento? Quem serão os parceiros? Quem

serão os patrocinadores? Quem serão os concorrentes? Quem dará apoio ao

evento?

✓ Como? – Como será feito o evento? Como será feita a divulgação? Como

será feita a negociação com os parceiros?

✓ Quando? – Qual a melhor data? Qual o tempo de duração?quando se

iniciarão as inscrições ou a venda de ingressos?

✓ Onde? – Qual o melhor local para a realização do evento?

✓ Quanto? – Quanto custará o evento? Qual a estimativa de patrocínio? Qual

será a arrecadação com as inscrições ou bilheteria? Qual a estimativa de

lucro?

A organização do evento é, sobretudo, um trabalho de parceria, onde

várias pessoas e, ou empresas trabalham juntas para atingir seus

objetivos.

Elaboração do projeto

Obtidos os dados relacionados ao evento, passa-se à elaboração de um

projeto para o evento, seguindo um roteiro composto pelos itens descritos a seguir:

✓ Título: nome do evento, com identificação numérica, tipo e assunto do evento;

✓ Memorial: síntese descritiva de todas as atividades (técnicas, sociais,

culturais, turísticas etc.) que fazem parte do evento;

✓ Objetivos gerais: o que se espera alcançar de mais amplo com o evento;

✓ Objetivos específicos: o que se espera alcançar de forma mais exclusiva e

específica com o evento em questão;




✓ Identificação: nomes do promotor e organizador do evento, local e data de

realização do evento;

✓ Justificativa: indicação dos motivos (científicos, econômicos, políticos, sociais,

culturais etc.), que mostram a importância do evento;

✓ Público alvo: perfil e número de participantes potenciais. O número de

participantes deve ser calculado com base no número de participantes em

eventos anteriores, sempre considerando a média mínima, nunca a média

máxima;

✓ Conteúdos do evento: indicação dos assuntos-chave que serão tratados e a

programação preliminar do evento, incluindo todas as atividades que serão

desenvolvidas.

✓ Participações prováveis: indicação dos interessados na realização do evento,

incluindo patrocinadores e apoios, agência de turismo oficial escolhida para

fazer os serviços de recepção e tours, agência oficial para transporte dos

participantes.

✓ Recursos necessários: descrição de recursos humanos e materiais, com

informações sobre a quantidade e a qualidade;

✓ Divulgação: meios de divulgação que serão utilizados como circulares,

correspondência, fichas de inscrição, material gráfico, chamadas em rádio, TV

e revistas especializadas;

✓ Orçamento preliminar: cálculo dos gastos para realização do evento, incluindo

despesas e receitas. Ao calcular as despesas, deve-se considerar os preços

mais altos encontrados no levantamento de custos. As receitas são os valores

apurados com as inscrições, permutas e patrocínios, estimados com as

menores médias encontradas;

✓ Cronograma financeiro básico: previsão de desembolso e das entradas de

recursos financeiros para cumprir os compromissos, desde o período de

planejamento e execução até o fim do evento. É preciso ter extremo cuidado

para que os prazos de saída dos recursos sejam compatíveis com os de

entrada.

Check list

Após a elaboração do planejamento, e tendo em mãos o cadastro dos

prestadores de serviços que serão necessários para a realização do evento, é feito




um check list, ou seja, uma relação das atividades, com os respectivos responsáveis

e o prazo de entrega.

ITENS RESPONSÁVEL DATA APRESENTAÇÃO

Definição do núcleo de coordenação central

Definição das diversas comissões ou setores

Definição do tema

Definição da marca

Definição da data

Contratação do local de realização/bloqueio do hotel

Programação financeira

Programação visual

Preparação de material gráfico (folder, cartaz etc.)

Estratégia de divulgação e de promoção

Definição de patrocinadores

Elaboração do programa técnico, científico, social etc.

Contratação dos profissionais convidados

Assessoria de imprensa

Sonorização

Fotocópias

Equipamentos necessários (retroprojetor, projetor de

slides, data show etc.)

Iluminação

Pastas com blocos e canetas

Diplomas ou certificados

Crachás

Impressão do programa

Brinde para os participantes

Telefones

Contratação de transporte

Lâmpadas sobressalentes para equipamentos

Segurança

Decoração geral

Agenda de abertura

Computadores, impressoras, scanners

Coquetel de abertura

Eventos sociais

Fundo musical para salas de reuniões, coquetel etc.




Serviços médicos

Café e água para conferencista

Coffee break

Pessoal da secretaria

Direitos autorais

Contato com hotel, salão de convenções, clube etc.

Alimentação

Serviço turístico de apoio (passagens, passeios etc.)

Início das inscrições

Sinalização

Serviço de informações

Serviço fotográfico, filmagem etc.

Treinamento de pessoal operacional

Fechamento de contrato com hotel, agente de viagens

Decoração local

Material elétrico

Retirada do material após o evento

Ambiente para mídia

Itens não previstos

Relatório final

Obtenção de recursos financeiros

A captação de recursos financeiros se dá através de:

✓ Patrocínio

✓ Contribuição privada

✓ Contribuição pública

✓ Recursos próprios da entidade promotora

✓ Inscrições de expositores e participantes

✓ Venda de estandes

✓ Outros.

Além disso, os patrocínios pode sem classificados:




✓ Patrocínio exclusivo: quando somente um patrocinador custeia todo o projeto

e tem o direito de explorar todos os espaços para sua propaganda.

✓ Patrocínio oficial: o patrocinador assume até 60% dos custos do evento e usa

os espaços nobres para sua propaganda. Pode haver outros patrocinadores

que custeiam o restante da produção.

✓ Co-patrocínio: divisão do custo do projeto por dois ou mais patrocinadores,

com igual divisão dos espaços para propaganda.

✓ Parceiros comerciais: empresas que têm interesses comerciais diretos no

evento ou cooperam com o patrocinador principal.

✓ Apoio: pequenos cotistas, que participam com dinheiro ou trocando material

pelo direito de usar um espaço no evento.

✓ Apoios oficiais: colaboração de órgãos públicos.

EVENTO

Dependendo do tamanho do evento, é necessário que o organizador trabalhe

com uma equipe de coordenadores, que atuarão no momento da execução do

projeto. Esse pessoal é dividido em equipes de trabalho, responsáveis por tarefas

específicas que fazem parte da realização do evento.

Inicialmente, é preciso nomear o coordenador geral do evento, para

supervisionar o trabalho das equipes. O coordenador deve ser uma pessoa

organizada, ter facilidade de expressão e estar preparado para solucionar

imprevistos, tomar decisões e relacionar-se com diversos tipos de pessoas.

O coordenador geral, juntamente com outros participantes, convida

integrantes para compor as equipes de trabalho ou comissões. Estas serão

responsáveis por tarefas específicas do planejamento. Assim, cabe a cada comissão

cuidar de um conjunto de tarefas que lhe foram designadas.

É importante, na etapa de realização do evento, utilizar mapas, fichas,

cronogramas e programações para coordenar as ações de todo o pessoal que

trabalha no evento, para que todas as atividades sejam executadas, dentro do

prazo. Esses instrumentos são úteis, também, para fornecer dados para a confecção

do relatório final do evento.




Comissões ou equipes de trabalho

❖ Comissão executiva

o Trabalha junto das outras comissões;

o Controla datas e horários;

o Controla locais reservados;

o Analisa as características dos locais reservados, de acordo com as

necessidades;

o Determina adaptações nos locais reservados;

o Contrata serviços necessários;

o Fiscaliza o funcionamento dos serviços disponíveis;

o Providencia serviços especiais para participantes, como tradução simultânea,

por exemplo;

o Administra os serviços de secretaria: pessoal, telefone, fax, copiadora,

computadores etc.;

o Administra concessão de serviços: agências de viagens, transporte,

fotografias, lanchonetes, som, banco oficial etc.

❖ Comissão de finanças

o Controla orçamentos;

o Elabora e mantém planilhas de custos;

o Decide sobre aspectos econômicos;

o Estima custos financeiros de instalação e manutenção.

❖ Subcomissão de fiscalização

o Estabelece política de crédito e cheques;

o Estabelece política de reembolsos: quem recebe, quem autoriza pagamentos,

quem assina cheques;




o Controla entradas e saídas, de acordo com o orçamento.

❖ Comissão de cerimonial e protocolo

o Faz cumprir as normas do protocolo durante o evento. Estas normas são

estabelecidas por legislação (Decreto nº 70.274, de março de 1972). Dentre

elas, destacam-se as precedências entre as autoridades públicas e as

personalidades;

o Orienta a colocação das bandeiras, a ordem dos pronunciamentos, a

organização das mesas diretivas;

o Colabora com todas as outras comissões, par que não ocorram

constrangimentos durante o evento.

❖ Comissão de marketing

o Define o mercado a ser atingido;

o Define as ações para a identificação do evento, divulgação e fixação da

imagem e da marca do evento;

o Define ações de marketing

o Subdividem-se em atividades específicas:

- subcomissão de imprensa

- subcomissão de relações públicas

- subcomissão de promoção

- subcomissão de publicidade

- comissão de hospedagem

❖ Comissão de vendas

o Coordena a venda de espaços, a obtenção de patrocínios, subvenções,

auxílios e permutas




❖ Comissão de exposição

o Elabora material com informação sobre espaços, lay out e preços de áreas

disponíveis;

o Fornece à subcomissão de publicidade e à comissão de vendas listas com

nomes dos expositores em potencial;

o Coordena serviços na área de exposição, como: decoração, eletricidade,

abastecimento de água, carpinteiros, pintores, cartazistas e material de apoio,

incluindo radiofonia e informática;

o Determina quais serviços estão inclusos nos valores de reserva de espaço e

quais são de responsabilidade dos expositores;

o Consulta a comissão de segurança sobre cargas e normas técnicas;

o Fixa horários de trabalho.

❖ Comissão de programação social

o Coordena as atividades recreativas e, ou artísticas, incluídas na programação

global, tais como: shows, bailes etc.;

o Determina a quantidade de lugares requeridos para cada jantar ou banquete;

o Determina o número de lugares na mesa de honra;

o Coordena o cronograma dos eventos sociais;

o Cuida da elaboração e impressão de programas e menu para cada jantar ou

banquete;

o Cuida da produção de convites ou ingressos para os eventos sociais.

❖ Comissão de recepção e hospitalidade

o Padroniza os serviços de recepção

o Estabelece o perfil de guias e recepcionistas, de acordo como o evento;

o Coordena serviços de guias e recepcionistas;

o Recepciona nos pontos de desembarque, de trabalho e de festividades;

o Presta assistência a participantes especiais a seus familiares.




❖ Comissão de transporte

o Informa sobre transporte local disponível (aéreo, rodoviário, fluvial, marítimo

etc.);

o Verifica a disponibilidade de manobristas no local do evento;

o Informa sobre viagens pré e pós evento, inclusive aquelas distribuídas como

material promocional;

o Mantém as outras equipes informadas sobre essas questões.

❖ Comissão de inscrições/registro

o Providencia todos os meios necessários para o registro dos participantes;

o Mantém centro de informações e central de contatos com as outras

comissões;

o Mentem centrais de telefonia, fax, informática/internet, informações, cópias,

secretaria, além de locais de reuniões;

o Coordena as formas de inscrição e o serviço de câmbio, quando necessário.

❖ Comissão de ornamentação e sinalização

o Elabora os letreiros para os eventos sociais e de trabalho;

o Supervisiona e coordena a decoração necessária ao evento;

o Decora o salão principal para reuniões;

o Cuida da decoração no local de banquetes e eventos sociais;

o Providencia cortesias, menus impressos e cartões indicadores de lugares;

o Providencia flores para os aposentos dos convidados VIP;

o Providencia local para armazenamento de decoração;

o Coloca os letreiros indicativos da localização das salas de convenções do

hotel a colocação de avisos em lugares estratégicos, principalmente, no caso

de mudança de programação.




❖ Comissão de programa

o Coordena todas as atividades dentro do evento, trabalhando diretamente com

as outras comissões;

o Elabora um programa completo de atividades: trabalhos técnicos, exibições,

eventos sociais, atividades recreativas, horário de transporte, tempo livre para

compras e passeios e outras atividades;

o Imprime o programa;

o Designa moderador ou presidente de debate, secretários de mesa,

coordenadores de mesa, em cada reunião;

o Coordena a distribuição de convites e a presença de participantes especiais;

o Obtém dados bibliográficos sobre cada orador, para sua adequada

apresentação;

o Distribui material bibliográfico para apresentações e publicações;

o Realiza contato com participantes especiais, sobre suas intervenções,

coordenando sua apresentação;

o Coordena a recepção dos participantes especiais;

o Informa sobre horários e coordena a divulgação de qualquer alteração no

programa;

o Convida com antecedência suplentes para oradores, presidentes de mesa ou

mediadores, para preencher lacunas no programa, no caso de ausência de

algum convidado;

o Colabora com a com comissão de cerimonial e protocolo;

o Obtém material necessário para os oradores como laptop, projetores, telão,

data show etc.;

o Planeja possíveis mudanças na programação.

❖ Comissão de serviços gerais

o Realiza adaptações os locais do evento;

o Retira e guarda material após cada evento;




o Controla o funcionamento correto dos serviços disponíveis, como iluminação,

som etc.

❖ Comissão de segurança

o Cuida da segurança geral: segurança no trabalho, dos participantes e

patrimonial;

o Cuida da segurança ostensiva;

o Coordena o controle de trânsito;

o Cuida da prevenção de acidentes;

o Cuida do sistema de comunicação e do sistema de seguros.

Prazo para montagem de eventos

Os prazos para realização de eventos variam bastante, dependendo do tipo

de evento, de sua abrangência, da necessidade de serviços de terceiros, da equipe

organizadora (nº de pessoas, experiência etc.), da complexidade do evento, dentre

outros fatores. No entanto, é preciso ter uma previsão desse prazo. Analisando as

necessidades e a facilidade ou não de obtenção dos recursos para realização do

evento, você poderá estipular um prazo ideal para a montagem. Apesar da

dificuldade de estabelecer prazos precisos, há uma estimativa média para realização

de diferentes tipos de eventos, conforme apresentado na tabela:

TIPO DE EVENTO PRAZO

Congressos internacionais 1 ano

Congressos nacionais 1 ano

Congressos regionais 6 meses

Seminários locais 3 meses

Reuniões locais 45 dias

Feiras ou exposições internacionais 1 ano

Feiras ou exposições nacionais 1 ano

Feiras ou exposições regionais 6 meses

Feiras ou exposições locais 6 meses




Festas ou comemorações formais 3 meses

Festas ou comemorações (acima de 1000 pessoas) 3 meses

Festas ou comemorações (entre 500 e 1000 pessoas) 2 meses

Festas ou comemorações (até 500 pessoas) 1 mês

Festas ou comemorações simples 10 dias

PÓS EVENTO

Após a realização do evento, é feita uma avaliação do mesmo, por meio de

uma análise crítica, da verificação do grau de satisfação dos participantes, da

eficiência dos serviços prestados e dos resultados obtidos. O relatório é um balanço

final, elaborado pelos coordenadores do evento. É um importante instrumento que

irá auxiliar na realização dos próximos eventos.

Os pontos mais importantes para o promotor, ou seja, para quem solicitou a

organização, são os resultados técnicos e financeiros e o alcance dos objetivos no

início do processo. Assim, uma cópia do relatório, contendo essas informações,

deve ser entregue ao promotor do evento. Ao avaliar o evento, deve-se destacar o

cumprimento dos objetivos propostos e informas sobre as dificuldades ou facilidade

de execução, os pontos positivos e negativos e as possibilidades futuras do evento.

É importante colocar no relatório gráficos, tabelas e tabulações de todos os dados

colhidos durante a realização do evento.

Os itens que constam dos relatórios de eventos são:

✓ Introdução

✓ História do evento

✓ Comissão organizadora

✓ Identificação do evento – ficha técnica

o Denominação oficial

o Período de realização

o Local de realização

o Tema central

o Promotores

o Clientes atingidos

o Obejtivos




✓ Programa preliminar/final

✓ Cronograma de ação – check list

✓ Sistema de divulgação

✓ Seleção de trabalhos

✓ Perfil de realização

o Número de participantes

o Regiões participantes (cidades, estados, países)

o Demonstração do programado e do realizado

o Acontecimentos fora do previsto

✓ Computação da avaliação dos participantes

✓ Memória de cálculo como cronograma de desembolso financeiro

✓ Considerações finais; e

✓ Propostas para o próximo evento

Avaliação dos participantes

Para avaliar a satisfação do público do evento, ao seu final, os participantes

serão submetidos a uma série de perguntas. As respostas devem ser analisadas e

sistematizadas, e servirão de base para melhorar e aperfeiçoar os próximos eventos.

A partir dos resultados, a comissão de marketing poderá elaborar suas estratégias

de atuação. Também servem para desenvolver novas fichas de avaliação. Esse

modelo deve começar com uma análise do planejamento e da metodologia e,

depois, dos dados principais relacionados com o evento e dados acessórios. Para

facilitar a tabulação e análise, é importante fazer um modelo de avaliação em que o

participante possa dar notas para cada item, conforme o exemplo:

1. O evento satisfez às suas expectativas?

( ) SIM ( ) NÃO

Por quê? ___________________________________________

2. Os conteúdos foram do seu interesse?

( ) SIM ( ) NÃO

Por quê? ___________________________________________




3. Desejaria que houvesse tratado de outros temas pertinentes?

( ) SIM ( ) NÃO

Quais? _____________________________________________

4. Os palestrantes expuseram convenientemente?

( ) SIM ( ) NÃO

Por quê? ___________________________________________

5. O horário foi conveniente?

( ) SIM ( ) NÃO

Por quê? ___________________________________________

6. O lugar foi adequado?

( ) SIM ( ) NÃO

Por quê? __________________________________________

7. Houve falhas na organização?

( ) SIM ( ) NÃO

Quais _____________________________________________

8. Dê suas sugestões para melhorias.

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

OBRIGADO POR SUA COLABORAÇÃO.

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Como vivemos em sociedade, temos que seguir algumas regras e normas

que possibilitam uma melhor convivência entre todos, caso contrários teríamos um

verdadeiro caos instaurado.

O cerimonial e protocolo é uma linguagem que define o espaço de cada um,

em determinado acontecimento, confundidos com etiqueta, cortesia e boas

maneiras, com intuito de harmonizar as relações humanas. Nada pode ser

inventado. Existe literatura específica e normas oficiais para serem aplicadas,

quando necessário, e em um evento nada poderá ser suposto, e sim tudo previsto.




Cerimonial

Cerimonial é o conjunto de formalidade que deve ser seguidas pelas

autoridades, em eventos solenes ou festas públicas. Possui uma linguagem própria,

formal e diplomática, que indica fórmulas de tratamento e de cortesia e as

expressões oficiais. É uma prática que existe desde a Antiguidade, mas que

apresenta variações conforme os aspectos culturais, temporais e os tipos de

cerimônias. Por se tratar de relação entre pessoas, o cerimonial é uma linguagem

dinâmica, que sofre modificações e atualizações com o passar do tempo.

O serviço de cerimonial atua fazendo-se obedecer às precedências entre as

autoridades em um evento e também no planejamento do discurso, dos lugares de

honra, das placas comemorativas e alusivas, bandeiras, hinos, filas de cumprimento,

visita de delegações, visitas de autoridades, condecorações, congressos,

assinaturas de atos, homenagens, dentre outros.

Protocolo

Protocolo é o conjunto de formalidades determinadas pela ordem hierárquica

entre as autoridades. Determina a posição em que os governos ou seus

representantes se estabelecem em eventos oficiais. O cerimonial e o protocolo

orientam quanto às regras formais, que devem ser seguidas nas solenidades

oficiais, para garantir o respeito à hierarquia entre as autoridades presentes.

As pessoas envolvidas com a organização de eventos devem ter um bom

conhecimento sobre esse assunto. Quando se trata de eventos de cunho oficial, no

entanto, os profissionais do governo que cuidam desse assunto fornecerão as

informações necessárias.

Etiqueta

Etiqueta é um conjunto de normas, usos e costumes que regulamentam a

vida social, sendo aplicadas em banquetes, casamentos, como se trajar etc. O

serviço de cerimonial atua em conjunto com as regras de etiqueta. Existem várias

situações em que se aplicam as normas de cerimonial e protocolo, indicando as




precedências e tratando de questões e citações, uso da palavra, composição da

mesa, formas de tratamento das autoridades, dentre outras.

As normas do cerimonial público e ordem de precedência constam do Decreto

Nº 70.274, de 9 de março de 1972. É o decreto em vigor sobre esse assunto e foi

complementado, em alguns de seus artigos, por outros decretos, para acompanhar

situações novas que surgiram. Os estados também possuem legislação própria sob

as normas de cerimonial público, respeitando a lei federal.

Convites

O convite que deve ser enviado e recebido com antecedência e deve conter o nome

do evento, local, dia, hora e traje recomendado. É importante a antecedência para

que o convidado possa se programar e evitar a superposição de compromissos.

Recomenda-se que o nome do convidado seja manuscrito, indicando o cargo que

ele ocupa e deixando claro se é extensivo ao cônjuge .

Se for o caso, deve constar no convite a exigência de confirmação da

presença, bem como o prazo máximo de confirmação, que deve ser pelo menos dez

dias antes do evento. A confirmação é importante para o planejamento do protocolo.

A empresa organizadora do evento pode dispor de determinado número de convites,

para serem distribuídos pela equipe de marketing e vendas aos seus futuros

clientes, que poderão constatar a qualidade daquele evento.

Tipos de convites:

o Convite pessoal: é feito diretamente à pessoa, emprega-se para

acontecimentos informais. Quem convida deve informar com mais ou menos

dois dias de antecedência a presença do convidado e também lhe fornecer

detalhes sobre o evento, como o que está comemorando, quem são os outros

convidados e, se for jantar, qual é o prato principal.

o Convite telefônico: para ocasiões muito informais ou para eventos decididos

de última hora. É recomendável falar diretamente com a pessoa, em vez de

deixar recado, que pode não ser repassado. Em caso de autoridades, o

assessor deve transmitir o convite, tomando nota do nome de quem está

convidando, o motivo e o tipo de comemoração, data e horário do evento,

endereço do local, tipo do traje, telefone e endereço para contato.




o Convite impresso: usado para acontecimentos mais formais, como

casamentos, lançamentos, bodas, entrega de comendas etc.

Sessão de abertura

A sessão de abertura visa criar um clima favorável ao evento. É indispensável

a atuação do mestre de cerimônias, que saúda o público na abertura do evento e

anuncia os nomes e os títulos dos participantes da mesa. Se houver personalidade

no plenário, também devem ser anunciadas, e devem sentar-se nas primeiras filas

da platéia. O responsável pelo cerimonial determina a composição da mesa, da

distribuição dos lugares e do número de oradores.

Os lugares à mesa devem ser marcados com displays, contendo nomes,

cargos ou designação dos participantes. Se não forem usados displays, os lugares à

mesa são determinados pelos critérios usuais de precedência. A arrumação a ser

obedecida é do centro para as extremidades, sendo que o convidado mais

importante fica no centro. Nem sempre a posição central é ocupada pelo anfitrião,

como nos casos em que estejam presentes o Presidente da República, altos

ministros de Estado, autoridades eclesiásticas e homenageados especiais.

Quando os convidados especiais já estiverem instalados na mesa de

cerimônia, o protocolo manda que se anuncie a execução do Hino Nacional. Em

seguida, são convocadas as pessoas que irão discursar, na seguinte ordem:

1º Presidente do evento

2º Presidente da entidade nacional promotora do evento

3º Presidente da entidade internacional

4º Autoridade do país-sede

Composição da mesa

Alguns critérios para determinar a composição da mesa são:

o À direita é o lugar de honra;




o Somente as autoridades e, ou personalidades principais devem fazer parte da

mesa de cerimônia, tomando o cuidado de não colocar número excessivo de

autoridades à mesa;

o Evitar fila dupla, ou seja, não se recomenda colocar cadeiras atrás das

cadeiras que compõem a mesa;

o Se necessário, reservar a primeira fila e, ou laterais da platéia, para as

autoridades que têm precedência.

Homenagens

Os homenageados devem ser recebidos pelo anfitrião na porta de entrada e

conduzido ao local do evento. Se chegar mais cedo, deverá ser encaminhado a uma

sala especialmente reservada para autoridades e convidados. Se houver mais de

um homenageado, apenas as pessoas da mesma hierarquia podem ser

homenageadas na mesma reunião.

Sessão de encerramento

Na sessão de encerramento, a composição da mesa pode ser técnica ou

solene. Na composição técnica, o número de pessoas é reduzido, sendo a mesa

composta pelo presidente do congresso, pelo presidente da entidade nacional, por

uma autoridade oficial e pelo secretário. Na sessão solene, a composição da mesa

obedece à mesma ordem da sessão de abertura.

Em caso de eventos técnicos e científicos, ao final do evento, o secretário

deve fazer a leitura para a plenária do documento conclusivo, contendo as

conclusões de ordem técnica das autoridades presentes.

Se houver banquete de encerramento, a mesa de autoridades deve ser

colocada em posição de destaque, com cartões de identificação indicando o lugar de

cada um, de acordo com a hierarquia. Devem ser reservadas outras mesas,

próximas à mesa principal, para outras autoridades e convidados. Para finalizar o

evento, pode ser feito um show, baile, ou outro tipo de entretenimento.

Colocação de bandeiras




A Bandeira Nacional pode ser usada em todas as manifestações do

sentimento patriótico, de caráter oficial ou particular. Pode ser hasteada em edifícios

públicos ou particulares, templos, campos de futebol, auditórios, salas de aula, ruas

etc. Pode ser hasteada ou arriada a qualquer hora do dia ou da noite. É a primeira a

tingir o topo e a última a desce, quando várias bandeiras estiverem sendo hasteadas

ou arriadas ao mesmo tempo.

É importante, numa cerimônia, observar

a ordem de colocação das bandeiras. Como

regra geral, a Bandeira Nacional sempre

ocupará o centro. A partir da Bandeira

Nacional são colocadas as demais, por ordem

de precedência, começando pela direita (vista

posicionando-se no lugar da bandeira e

olhando para a platéia). Caso a Bandeira

Nacional esteja somente com mais uma, a outra ficará à esquerda.

Para resolver dúvidas quanto à disposição das bandeiras, atente-se para o seguinte:

• As bandeiras dos países estrangeiros são dispostas pela ordem alfabética.

• A ordem alfabética é aquela da língua do país onde são hasteadas as

bandeiras.

• A bandeira do país em que são hasteadas a bandeiras ocupa sempre o lugar

central, de anfitriã, e a disposição por ordem alfabética é feita à direita e à

esquerda, sucessivamente.

• As missões estrangeiras, em suas sedes, podem hastear a bandeira de seu

país sem fazê-la acompanhar da bandeira do país onde se encontram.

• As bandeiras dos estados são dispostas pela ordem de precedência deste.

• A bandeira do país que ocupará a direita da bandeira anfitriã poderá ser

aquela do país de maior importância para o evento, e as demais seguem a

ordem alfabética.

Trajes

Os modelos e tecidos da moda devem ser introduzidos a cada um dos tipos

de trajes. Nos eventos que se realizam pela manhã, devem-se usar roupas de




tecidos lisos ou estampados, nas cores claras , de linho, seda ou crepe. À tarde, as

cerimônias requerem os mesmos tecidos e padronagens, porém em quaisquer

cores. À noite, nunca estampados, sejam quais forem as cores, de renda, tafetá,

veludo, seda, crepe e outros. Somente neste horário são permitidos roupas e

acessórios brilhantes.

TIPO DO TRAJE PARA MULHERES PARA HOMENS

Esporte

Mais descontraído

Vestido leves, calça e

camiseta, sandálias baixas

Jeans e mocassim sem meia.

Não é aceitável roupa de

jogging

Passeio

Pouco mais formal

Vestidos, tailleurs, salto

alto, bolsa menor. Pouco

brilho

Blazer sem gravata

Passeio completo

Maior formalidade

Mesmo do anterior com

mais “brilho” e utilização

de jóias

Terno com gravata

Black tie

Traje de gala

Vestidos longos, curtos e

decotados, tecidos

brilhantes

Smoking

Regras de Etiqueta

Cabe ao anfitrião ou a anfitriã:

• Receber os convidados, posicionando-se à entrada do local do evento,

demonstrando satisfação.

• Se couber ao anfitrião presidir a cerimônia, uma equipe do cerimonial

receberá os convidados. Quando chegar a autoridade de maior importância,

este deverá ser encaminhado diretamente ao anfitrião.

• Em almoços e jantares, convidar os presentes para mesa, no momento de

servir.

• Fazer a distribuição dos lugares à mesa.

• Orientar os garçons sobre o momento de servir.




• Servir o café, ao final das refeições, é função da anfitriã.

• Servir o licor, após o café, é função do anfitrião.

• Acompanhar os convidados até à porta, no final do evento.

• Levantar-se ao final da solenidade ou refeição, para encerrá-la oficialmente.

Apresentando outras pessoas:

• Apresenta-se sempre a pessoa menos importante à mais importante. Para

definir o grau de importância os critérios são: idade, sexo, posição social ou

política.

• A pessoa mais importante estende a mão a quem lhe foi apresentada ou faz

reverência com a cabeça. A pessoa mais importante é quem diz: Como vai”.

Não se usa mais dizer “Muito prazer”.

• Apresenta-se um homem e uma mulher, uma pessoa mais nova a uma mais

velha.

• Uma mulher nunca se levanta quando é apresentada a outra mulher ou a um

homem. Só o faz quando a pessoa a quem é apresentada é de tal ordem que

isso a obriga, como Chefe de Estado, Sacerdote ou pessoa mais idosa.

• Quando há um grupo de pessoas reunidas e chega mais uma, o anfitrião deve

apresentá-la dizendo seu nome, e de longe dizer os nomes das pessoas do

grupo. Não há necessidade de cumprimentos individuais.

• A pessoa que apresenta deve dizer os nomes dos apresentados com clareza

e, conforme a situação, acrescentar uma referência para que o entrosamento

seja mais rápido. Por exemplo: “Senhor Diretor, permita-me apresentar a

Senhora Cristina, nossa nova secretária”.

• Nunca toque as pessoas ao falar, principalmente em público.

• Em caso de recepções, o Convidado de Honra deve colocar-se ao lado dos

anfitriões, na entrada, pra receber os convidados. Neste momento, os

convidados são apresentados ao Convidado de Honra.

• Na hora da despedida, a pessoa mais graduada toma a iniciativa; cabe a ela

sugerir a troca de telefones ou cartões.

Cumprimento:




• A pessoa mais importante é que deve tomar a iniciativa de estender a mão

para o cumprimento.

• A mulher deve oferecer a mão ao homem.

• O mais velho estende a mão ao mais novo.

• O chefe toma a iniciativa de estender a mão ao subordinado.

• O aperto de mão deve durar no máximo cinco segundos.

• Ao cumprimentar, segure a mão com firmeza, mas sem apertar, e acompanhe

com uma leve inclinação da cabeça, olhando diretamente nos olhos da

pessoa que está cumprimentando.

• Não aperte as mãos de pessoas que estão à mesa, fazendo refeição.

• Use um lenço para secar o suor das mãos, caso estejam suadas, antes de

cumprimentar uma pessoa.

• Não use perfumes fortes ou cremes oleosos nas mãos.

• No inverno, usando luvas, homens se cumprimentam tirando-as. As mulheres

não precisam tirá-las.

• Hoje, raramente, beija-se a mão. O mais comum é a troca de beijinhos no

rosto entre as pessoas mais jovens de ambos os sexos, e um aperto de mão

quando jovens cumprimentam mais velhos que não são do seu

relacionamento.

• Nunca se beija a mão de uma mulher solteira.

• Nunca se beija a mão de uma mulher que esteja com luvas.

• O homem, ao beijar a mão de uma mulher, deve curvar-se, não levantar a

mão.

• Não se deve estender a mão a uma pessoa doente num hospital

• No restaurante basta fazer uma saudação com a cabeça.

• Quando ocorre um encontro entre homens, todos se levantam para

cumprimentar aquele que chega.

• O marido diz “Minha Mulher” e “Sua Esposa” ou “Sua Senhora”. A mulher diz

“Meu Marido” e “Seu Esposo”.

• Não se diz “Senhora Carla Monteiro Dias”, mas sim “Dona Carla Monteiro

Dias”. Diz-se “Senhora Monteiro Dias” ou “Senhora José Monteiro Dias”.

• Nunca se diz “Bom dia, dona”, mas sim “Bom dia, senhora”.




Convites

• Se houver no convite as iniciais R.S.V.P. (expressão francesa “Réspondez S’il

Vous Plaít”) Responda, por favor, a resposta deve ser dada com até 48h de

antecedência. Se for possível confirmar antes, faça-o.

• Quando se tratar de um pequeno jantar, ao fazer o convite, comunicar quem

são os convidados e qual o cardápio.

• Se houver homenageado, os convidados devem chegar quinze minutos antes

do horário estabelecido para o início do evento, e retirar-se após a saída do

homenageado.

• Convites para casamento devem ser entregues pessoalmente, e com trinta

dias de antecedência, pra os convidados de outras cidades, coloca-se o

convite com envelope dentro de outro envelope maior, e neste último escreve-

se o endereço.

Etiqueta à mesa

• A faca é usada na mão direita. Deve-se usar o garfo, e não a faca, para cortar

alimentos como ovos, macarrão, legumes.

• A colher é usada pelas laterais e nunca pela ponta, quando se toma sopa.

• O guardanapo é usado aberto ou dobrado em dois, sobre o colo. Após o uso

deixá-lo ligeiramente dobrado sobre a mesa.

• A lavanda contém água fria ou morna, com uma fatia de limão, e deve ser

usada para remover gorduras, quando se come frango, aspargo ou

alcachofra.

• O vinho deve ser servido em jarras. Se for de qualidade, na própria garrafa.

• Nunca se lava o copo à boca, sem antes limpar os lábios no guardanapo.

• Corta-se o peixe com talheres próprios

• A salada deve ser cortada com o garfo ou então se deve dobrar a folha.

• Aspargos comem-se com a mão, ajudado pelo garfo, corta-se a parte da

ponta e os dedos são usados para a parte mais grossa.




• Comem-se alcachofras desfolhando-as com os dedos. Quando chega a vez

do fundo, que é mais saboroso usa-se o grafo para mergulhar os pedaços do

molho.

• Come-se queijo forte colocando-o em pequenos pedaços sobre o pão ou

torradas, nunca o levando com a faca ou garfo direto à boca.

• Para compotas, usa-se o garfo para pedaços de frutas e a colher para a

calda.

• Laranjas são levadas à mesa descascadas, para serem saboreadas, são

cortadas com a faca, com a ajuda do garfo, deixando o centro da fruta.

• Maçãs e peras são descascadas inteiras, ou cortadas em quatro e depois

descascadas.

• Caso não haja cinzeiros à vista, os anfitriões não querem que os convidados

fumem. É falta de elegância pedir que o tragam.

• A azeitona do couvert se pega com a mão, devolvendo o caroço ao prato da

mesma forma.

Situações diversas

• Ao subir uma escada, o homem vai à frente da mulher, e ao descer fica logo

atrás.

• Quando alguém espirrar não diga “saúde”, “Deus te crie” etc. Quem espira

deve ter esse seu ato ignorado.

• Na saída e na entrada do elevador, a pessoa mais velha ou mulher tem

precedência.

• Na rua, o homem fica do lado externo da calçada e carrega os pacotes para a

mulher.

• Não se deve cruzar as pernas, trazendo um dos pés até o joelho,

principalmente quando se segura o sapato ou o tornozelo com a mão. Se

cruzar a perna, deve-se deixá-la a partir do joelho para baixo.

• Não cochile. Não boceje. Não fale ao ouvido de alguém quando estiver em

grupo. Não cuspa. Não fale alto. Não gesticule. Não aponte. Não se atrase.

Todas essas atitudes são muito deselegantes.




• Ao mencionar as pessoas de um grupo, cite seu nome por último. Só cite seu

nome primeiro, se o feito realizado por seu grupo não tiver sido o esperado.

• Não peça ao garçom a receita daquele saboroso prato que você acabou de

degustar.

• A mulher nunca acende o cigarro para o homem.

• Não se deve usar jóias junto com bijuterias.

• Durante uma conversa, não fique citando muitas pessoas e autores de

prestígio, pois isto poderá ser tomado por pedantismo.

• Não se dobram mais os cartões de visitas para entregar a alguém.

• Evite assuntos desagradáveis em reuniões ou à mesa.

• Quando se recebe um presente, este deve ser aberto na frente da pessoa que

o deu, e o agradecimento deve vir acompanhado de elogio.

• Seja elegante com quem lhe presenteia, oferecendo-lhe também um presente

quando houver uma ocasião propícia. Caso contrário você poderá ser cortado

de sua lista de presenteáveis.

• Prenda seu animal de estimação quando receber visitas. Nem todos gostam

que ele fique pulando em seu colo.

• Pessoas finas e elegantes são as primeiras a serem notadas.

• Não se deve aplaudir o Hino Nacional ao final de sua execução, apresentado

como abertura ou encerramento de eventos.

•

Montagem de mesa – mise-en-place

A mise-en-place é toda a preparação do local de trabalho. Consiste em

várias etapas que deverão ser seguidas cuidadosamente:

• Limpeza de móveis, piso, portas e janelas;

• Higienização de materiais e equipamentos;

• Preparação do ménage;

• Alinhamento de mesas e cadeiras;

• Colocação de moletons, toalhas, cobre-manchas e outros materiais nas

mesas;

• Preparação da mesa buffet




Os objetivos principais da mise-en-place são: facilitar o serviço dos garçons,

deixar o ambiente mais agradável, estimulando o consumo por parte dos clientes.

O restaurante deve ser aberto somente depois de feita e conferida toda a mise-en-

place.

Preparar o Ménage

Preparar o “ménage” é função do “commis”. Neste setor da “mise en place” de sala

estão distribuídos os mais variados tipos de condimentos que servirão como

correção de sabor ou preparação de molhos para saladas à frente dos clientes.

Utensílios do Ménage

• galheteiros de vinagre e de óleo – galheta para vinagre e galheta para azeite /

óleo

• mostardeiras

• paliteiros

• açucareiros / adoçante

• vidros de molhos inglês

• cinzeiros

• saleiros

• número de mesas

• pimenteiras

OBS: TODOS ESTES UTENSÍLIOS DEVEM SER CUIDADOSAMENTE LIMPOS E

ABASTECIDOS DIARIAMENTE

Preparação dos Utensílios do Ménage

A “mostarda” – Deve ser retirada a crosta que se forma durante o período anterior,

lavar o seu recipiente e reabastecê-lo.




O “sal” – Deve ser secado ao forno para evitar que fique difícil de sair do recipiente.

Para que o sal se torne seco é aconselhável adicionar para cada 1Kg de sal 1 colher

de sopa de maisena e, posteriormente, levar ao forno, misturando sempre e tendo o

cuidado de não deixá-lo escurecer. Deixar esfriar e colocar no recipiente limpo e

seco.

O “vinagre” – Deve-se verificar se o mesmo não está formando partículas de cores

diferentes no seu interior e se não existe algum tipo de inseto dentro. Se alguma

coisa assim acontecer, simplesmente lavar o recipiente e colocar um novo produto

para utilização.

O “açúcar” – Antes de reabastecer o recipiente, fazer a limpeza necessária: verificar

se o produto não está criando pequenas pedras (coar em peneira no caso de

formação de pedras) e abastecer com o novo produto.

“Óleo ou azeite” – Após a limpeza do recipiente, verificar as condições do produto.

Caso esteja limpo, somente completar. Do contrário, substituir por um novo produto.

“Molho – Inglês” – Verificar a sua tampa e desobstruir, se necessário.

Substituir os frascos vazios ou reabastecê-los.

“Cinzeiros e nºs de mesa” – Lavá-los e secá-los em álcool e pano.

Substituir os quebrados ou manchados.

“Adoçantes” – Existem dois (2) tipos de apresentação: em pó (pacotinho) e líquido.

Certificar-se do lacre dos pacotinhos individuais antes de servi-los. Verificar se o

conta-gotas do frasco de adoçante líquido está funcionando e desobstruí-lo, se

necessário, além de limpar a tampa. Substituir os frascos vazios.

“Saleiros” – Torrar o sal, deixar esfriar e reabastecê-los.

“Pimenteiras” – Limpar o recipiente e secá-lo. Abastecê-lo.




Compete ao “commis”, sob coordenação do garçom, a limpeza dos carrinhos de

sobremesa, do “guéridon” ou mesa auxiliar, dos fogareiros ou “réchaud”, dos

castiçais e de pequenos vasos ou arranjos de flores que decoram as mesas.

Também é ele quem coloca os guardanapos nas mesas, limpa os cardápios e

reabastece o “ménage” e os carrinhos de sobremesa, assim como prepara a

transporta até a lavanderia toda a roupa usada, substituindo por outra limpa. Para

isso deve fazer o “rol”, tendo o cuidado de separar as peças molhadas das outras,

deixando-as visíveis ao encarregado da lavanderia, a fim de que não criem mofo ou

bolor, ficando assim danificadas.

Quem servir primeiro?

Existem 2 tipos de situações:

Situação Social

Onde todos se nivelam em uma mesma posição. Por exemplo: um almoço entre

amigos ou família, em restaurante ou residência. Nesse caso a ordem é a

seguinte:

1º crianças

2º mulheres, começando pela mais idosa e terminando na anfitriã.

3º homens, também começando pelo mais idoso e terminando pelo anfitrião.

OBS.: Se houver alguma autoridade eclesiástica presente, esta deverá ser

servida antes das mulheres.

Situação de trabalho

1. Nessa situação prevalece a hierarquia. Nesse caso as pessoas que

devem ser servidas em primeiro lugar são as que ocupam posições mais

elevadas no quadro da empresa.

2. As visitas sempre serão servidas em primeiro lugar, nesse caso

começando pelas mulheres.

3. Numa sala onde esteja um diretor e seu secretário (ou um subalterno),

sempre servir o diretor em primeiro lugar, salvo se, por cavalheirismo, ele

lhe indicar a secretária (ou o subalterno).




4. Quando um executivo estiver na sala de outro do mesmo nível, o mesmo

será considerado visita, devendo ser servido em primeiro lugar.

5. Sempre pedir licença à secretária que se encontra na ante-sala, e bater

ou se anunciar antes de entrar na sala de quem for ser servido.

Modalidade de servir em restaurante

Servir nos restaurantes ou em recepções familiares tem por objetivo agradar sempre

aos comensais. A técnica que se deve adotar é determinada por vários fatores: a

posição social do comensal, o ambiente em que transcorre a refeição, e o cardápio.

Por exemplo: quem será homenageado? Onde será a homenagem? O quê será

servido?

Nos buffets as técnicas são determinadas pelo que está dito acima; nos

restaurantes, a técnica de servir já está estabelecida, não só pelo tipo de

estabelecimento, como também pela clientela e pelo cardápio.

AMERICANO

Essa técnica consiste em montar no restaurante ou no salão de festa uma mesa –

buffet – com toda variedade de pratos.

OBS.: A mesa do buffet deve estar em lugar de destaque para que possa ser vista

por todos os comensais.

O serviço à americana pode ser de dois modos. Em um, chamado serviços em pé,

os comensais se servem e comem em pé. Em outro, chamado serviço sentado, os

comensais se servem e se dirigem à mesa para ocupar seus lugares.

Preparação:

• A mesa deve estar em local de destaque;

• A mesa (formada de mesas retangulares ou pranchões sobre cavaletes) deverá

ser adequada à quantidade de pratos e ser forrada com toalhas plissadas ou não

até seus pés.

• Nas extremidades da mesa (buffet) deverá ser colocada uma mesa pequena

para pratos, talheres, guardanapos, etc.




• A colocação das travessas deve ser harmoniosa e ordenada (molhos próximos

aos alimentos que irão acompanhar – molho tártaro para peixes, vinagrete para

saladas e roastbeefs).

“jus de rôti” para assados. Além disso, a aproximação dos pratos deve ser feita

pela combinação. Dependendo da extensão do buffet, poderão ser colocadas

travessas contendo o mesmo alimento em pontos diferentes.

Execução:

O garçom deverá servir bebidas, recolher materiais sujos, trocar cinzeiros e repor

o buffet.

Vantagens:

- pouco pessoal;

- rapidez no serviço, e

- atende-se a um número muito grande de comensais.

Desvantagens:

- grandes recepções.

- grande número de comensais.

INGLESA DIRETO

Esta modalidade consiste em um serviço no qual o garçom serve o alimento

diretamente da travessa no prato colocado à frente do cliente, pelo lado esquerdo.

Método de trabalho:

- colocar os pratos vazios e aquecidos na mesa pelo lado direito do comensal;

- apresentar a travessa pelo lado esquerdo do comensal, trazendo-a na mão

esquerda;

- utilizar um garfo e uma colher em forma de pinça (alicate), na mão direita, para

servir o alimento.

OBS.: Esta modalidade de servir é erroneamente chamada, aqui no Brasil, de

serviço “à Francesa”. O serviço “à Francesa” será apresentado mais adiante.




• O garçom deverá colocar a (s) travessa (s) e os pratos quentes sobre o

“guéridon” e, a seguir, deverá apresentar a travessa com alimento pelo lado

esquerdo do comensal que o solicitou. Se ele estiver de acordo, o garçom retira o

prato que está à frente do cliente, colocar o prato aquecido pela direita e serve o

alimento pela esquerda do cliente.

• O que sobrou na travessa deverá ser mantido numa estufa para ser servido

como repasse, que deverá acontecer antes de o cliente ter terminado a primeira

porção servida.

OBS: A ordem de servir deve ser sempre respeitada.

Como servir o prato:

• Imagine que o prato tenha divisões semelhantes às de um mostrador de relógio

(figura 1). Neste prato distribua o alimento da seguinte maneira:

• Entre 3 e 7 horas, coloca-se a peça principal;

• Na altura das 9 horas, coloca-se batata, risoto ou purê;

• No centro, coloca-se o molho e alimentos granulados, tal como a ervilha; e




• Entre 12 e 3 horas, coloca-se verdura crua ou cozida.

O prato nunca deve ser cheio para não esconder o logotipo e também para não

incomodar o comensal.

INGLESA INDIRETO

Esta modalidade consiste em um serviço em que o garçom serve o prato no

“guéridon”, a frente do cliente, usando um garfo na mão esquerda e uma colher na

direita.

Método de Trabalho:

• Trazer a travessa e apresentá-la ao cliente pelo lado esquerdo;

• Servir a comida em um prato aquecido que está no “guéridon”;

• Usar a colher na mão direita e o garfo na esquerda para servir;

• Retirar o prato vazio que está na frente do comensal, se for o caso, pelo lado

direito;

• Servir o prato com comida pelo lado direito.

Execução:

• O primeiro passo do serviço à “Inglesa Indireto” é igual ao serviço à “Inglesa

Direto”.

• O garçom deverá colocar a (s) travessa (s) com alimento e o (s) prato (s)

aquecido (s) no “guéridon” ficando a(s) travessa (s) no lado esquerdo e o (s)

prato (s) no lado direito.

• Apresentar a travessa com os alimentos pelo lado esquerdo do cliente. Se

aprovada, leve-a ao “guéridon” e retire o prato que está à frente do cliente, se for

o caso, pelo lado direito.

• Fazer o prato do cliente sempre com o garfo na mão esquerda e a colher na mão

direita, seguindo as mesmas observações do “como servir o prato”.

OBS: O repasse deverá ser servido à “Inglesa Direto”.

Vantagens:




• É um serviço limpo, seguro e elegante;

• É um serviço aplicável a todos os pratos.

Desvantagens:

• Exige mais tempo que o serviço à “Inglesa Direto”;

• Exige pessoal mais qualificado e em maior quantidade.

Indicações:

• Jantares ou almoços finos.

À FRANCESA

Este serviço consiste em um atendimento requintado. O comensal se serve da

comida trazida na travessa pelo garçom. A travessa com o alimento é apresentada

pela esquerda do comensal, sendo que este, fazendo uso da colher e do garfo,

escolherá o alimento desejado.


• Colocar os pratos aquecidos na mesa pelo lado direito do cliente;

• Apresentar a travessa pelo lado esquerdo, colocando-a sobre sua mão esquerda

protegida por um guardanapo de serviço;

• Com o corpo ligeiramente inclinado para frente, a mão direita às costas, convidar

o comensal a se servir;

• Repetir esta operação a todos os comensais.

Execução:

O garçom apresentará a travessa com o alimento pelo lado esquerdo do comensal,

que se servirá fazendo uso de um garfo e de uma colher que estarão na borda da

travessa.

OBS: Deve-se servir em primeiro lugar o comensal de honra e depois seguir

servindo indistintamente, as outras pessoas quando o serviço for realizado em um

banquete.




Vantagens:

• Trata-se de um serviço altamente requintado.

Desvantagens:

• Exige grande número de profissionais; um garçom atende no máximo 6 pessoas.

• É lento;

• Exige profissional altamente qualificado.

Indicação:

• Banquete;

• Jantar fino;

• Comensais elegantes e informados do tipo de serviço a ser executado;

• Serviço de residências requintadas.

RUSSA

Este serviço consiste em um serviço simples, usado em restaurantes simples

também em pequenos hotéis de diárias completas. As travessas são colocadas nas

mesas, para várias pessoas. É também conhecido como Serviço “Comercial”.


• As travessas são colocadas sobre a mesa já com os talheres e o próprio

comensal se serve.

Preparação:

• As mesas são preparadas para 8 ou 12 pessoas. Nelas serão servidas as

refeições;

• As travessas e os pratos são colocados pelo garçom à mesa com alguns talheres

em cada travessa.




OBS: Alguns pratos de cozinha regional ou internacionais, geralmente de origem

rústica ou popular são servidos dessa forma mesmo em restaurantes finos. São

pratos tais como: feijoada, “paella” ou “Cassoulet”.

Vantagens:

• Pouco pessoal, sem muita qualificação;

• Rapidez no serviço; e

• Atende-se a um número muito grande de comensais.

Desvantagens:

• Serviço demasiadamente simples

Indicações:

• Para grande número de comensais que aceitam um serviço simples.

SERVIÇO DE PRATOS PRONTOS

O prato pronto é uma maneira rápida e funcional de servir refeições, que vem sendo

adotado por lanchonetes, restaurantes simples e restaurantes finos de grandes

cadeias de hotéis e de restaurantes.

Consiste na preparação e montagem do prato na própria cozinha e apresentado já

pronto ao cliente.

Execução:

São utilizados pratos maiores (especiais) nos quais o alimento é apresentado com

uma boa distribuição da peça principal das guarnições e dos molhos (caso façam

parte do prato).

• Cobrir o prato com “cloche” (tampa) de aço inox ou prata.

Apresentação:

O prato com o alimento deve sair da cozinha coberto com a “cloche” (tampa) sendo

transportado sobre uma bandeja.




Colocar os pratos pelo lado direito do cliente, retirando todas “cloches” ao mesmo

tempo.

Vantagens:

• Serviço rápido

• Economia de utensílios

• Melhor controle de porções

• Padroniza a apresentação do alimento.




REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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CASTELLI, G. Administração Hoteleira. 9ª ed. Caxias do Sul: EDUCS, 2003.

CESCA. C. G. G. Organização de eventos: manual para planejamento e

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GOMES, S. Guia do cerimonial: do trivial ao formal. Brasília: LGE, 2003.

PACHECO, A. O. Maître D’Hotel. 5ªed. São Paulo: Senac, 2005.

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Eventos Gastronômicos e Planejamento de Cardápio · Conforme suas características e de forma a facilitar no planejamento de determinado evento, enunciamos os principais: Assembléia