Excel 2

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APRESENTAO

O Microsoft Office 2003 o pacote de escritrio mais completo para utilizao profissional, com ferramentas especficas para as mais diversas necessidades. Entre estas ferramentas, temos o Microsoft Excel 2003. O Microsoft Excel 2003 a ferramenta que trata do uso das planilhas eletrnicas. Com ele possvel elaborar planilhas especficas para as mais diversas reas, utilizando todo o potencial do software no trato de clculos, desde os mais simples at os mais complexos. Esta apostila contm os recursos bsicos do Microsoft Excel 2003, os quais permitem a criao de vrios tipos de planilhas, e utilizao de vrios recursos importantes do software. Este um material de apoio que aborda, de forma mais especfica, a utilizao do Excel como ferramenta de criao de planilhas de clculo. Para isto importante ressaltar a utilizao de frmulas e o referenciamento de clulas, sendo estes os tpicos mais importantes a serem abordados. No material tambm trabalhado a questo da apresentao visual da planilha, a fim de prover uma maior organizao dos dados, facilitando sua utilizao. A apresentao dos dados contemplada tambm com a utilizao de grficos, os quais facilitam a visualizao das informaes, concentrando-as em um nico lugar. Por fim, o objetivo deste material que o aluno possa utiliz-lo como uma referncia rpida das funcionalidades bsicas do Microsoft Excel 2003, auxiliando no desenvolvimento de planilhas eletrnicas que venham a facilitar as suas atividades dirias atravs do armazenamento, controle e apresentao de dados. Bom aprendizado!

Apostila elaborada pelo servidor Maicris Fernandes. Dvidas e contatos podem ser efetuados pelo email corporativo: [email protected] Ou no DEA-TJPR, pelo fone: 41 3313-2641

ESEJE Escola de Servidores da Justia Estadual

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_______________________________________________________________________ AULA 01

1. Introduo ao Excel 2003 O Excel composto por um conjunto de barras com funes distintas entre si. So elas:Barra de Ttulos Barra de Menu Barras de Ferramentas Barra de Frmulas

Barra de Status

1.1. Barra de Ttulos A Barra de Ttulos informa o nome do programa, no caso Microsoft Excel, e o nome do arquivo que est sendo atualizado no momento. No caso de o arquivo ainda no ter sido salvo, temos como padro o nome Pasta1, Pasta2, e assim sucessivamente. direita da Barra de Ttulos, temos a caixa de controle, a qual possui as funes bsicas de minimizar, maximizar e fechar a aplicao, funes estas comuns a todos os softwares padro Windows. 1.2. Barra de Menu A Barra de Menu a principal ferramenta do Excel. Atravs dela voc ter acesso a todas as funcionalidades do software. Ela dividida em categorias para facilitar o acesso.


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_______________________________________________________________________ Veremos acesso a recursos especficos atravs desta barra mais a frente. 1.3. Barra de Ferramentas Estas barras funcionam como atalho para as principais funcionalidades do Excel. Por padro, as barras ativas ao iniciar so Padro e Formatao. A barra Padro possui as funes comuns de arquivo, em conjunto com funes principais do programa. A barra Formatao possui as funes comuns de formatao da aparncia do contedo da clula. Outras barras podem ser ativadas atravs do menu Exibir Barras de Ferramentas. 1.4. Barra de Frmulas Por se tratar o Excel de um programa que utiliza diversas frmulas para efetuar operaes matemticas e de outras naturezas, existe uma barra exclusiva de frmulas. Como veremos mais adiante, uma clula pode conter um valor absoluto, ou uma frmula, que executa uma operao entre clulas. Quando isto ocorrer, a Barra de Frmulas vai exibir o contedo real digitado em uma clula. Por exemplo, se em uma clula temos uma frmula digitada, no seu interior aparecer o resultado da operao realizada. Entretanto, na Barra de Frmulas aparecer a frmula digitada, o que permite acesso realizao de alteraes. 1.5. Barra de Status A Barra de Status pode exibir um comando selecionado ou uma operao em andamento. Geralmente ela mostra o andamento da abertura e salvamento da planilha, cpia de clulas, alm das funes de edio ativas do teclado.

2. Conceitos Bsicos Todo arquivo Excel estruturado de forma hierrquica, como segue: Pasta de Trabalho Planilhas Clulas A Pasta de Trabalho a composio das diversas planilhas, representando a estrutura principal formadora do prprio arquivo Excel. A Planilha a composio das diversas clulas, dispostas em linhas e colunas, criando uma estrutura de fcil navegao, com organizao em formato de tabela.


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_______________________________________________________________________ A Clula a menor estrutura que compe o arquivo Excel. Cada clula tratada de forma independente, contendo suas configuraes individuais de formatao, contedo e organizao.

Pasta de Trabalho

Clulas

Planilhas

2.1. Clulas As clulas so as estruturas responsveis pelo armazenamento de dados nas planilhas, atuando como referncia aos mesmos, ou seja, como um endereo de acesso. Este endereo pode ser referenciado em uma frmula, por exemplo, efetuando clculos com os contedos das clulas. As clulas so organizadas em linhas e colunas, podendo ser referenciadas pelo rtulo das mesmas. As colunas so representadas por letras, e as linhas por nmeros. Assim, temos que o endereo de uma clula em especfico dado pela unio da letra da coluna com o nmero da linha na qual a clula est localizada. Por exemplo: a clula localizada na primeira coluna, primeira linha a clula A1. A clula D3 est localizada na quarta coluna, terceira linha. E assim sucessivamente. Outro detalhe importante das clulas que elas funcionam como objetos individuais, possuindo formatao e contedo diferentes umas das outras. possvel selecionar, mover e copiar individualmente cada clula. Para tanto


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_______________________________________________________________________ importante observar o formato da comunicao visual produzida pelo ponteiro do mouse sobre uma clula: Selecionar: quando o cursor est conforme indicado na figura ao lado temos a indicao de seleo. Ao clicar em uma clula ela ser selecionada. Se clicar e arrastar o ponteiro, um range de clulas ser selecionado. Mover: quando o cursor encontra-se em uma das bordas de uma clula selecionada temos a indicao de Mover. Mover uma clula engloba o mesmo conceito de Editar Copiar. Para Mover uma clula basta clicar em sua borda e arrastar ao local desejado. Copiar: quando o cursor encontra-se na parte inferior direita de uma clula selecionada temos a indicao de Copiar. A funo Copiar funciona de forma anloga a Editar Copiar. Este recurso ser muito importante ao trabalharmos com frmulas. 2.2. Planilhas As planilhas so compostas basicamente pelas clulas. Cada planilha possui tambm um nome de acesso determinado. Este nome importante para diferenciarmos a localizao de clulas com mesmo endereo, porm em planilhas diferentes, o que vai permitir a interao entre as vrias clulas de toda a pasta de trabalho. As planilhas so determinantes para a organizao das informaes contidas no arquivo. Elas proporcionam a diviso dos dados, e sua manipulao em bloco. 2.3. Pasta de Trabalho A pasta de trabalho composta pelas diversas planilhas do arquivo. Em linhas gerais, a pasta de trabalho o prprio arquivo Excel, e as suas funes so de escopo do aplicativo. Vrias pastas de trabalho podem ser abertas ao mesmo tempo no Excel, cabendo ao software o controle efetivo das mesmas, assim como ocorre com diversos documentos abertos no Microsoft Word. 3. Sistema Bsico de Clculo O sistema de clculo do Excel baseado em realizar operaes matemticas entre os contedos de determinadas clulas. O ativador desta funo o smbolo de igual ( = ). Vamos a um exemplo: temos na clula A1 o valor 3, e na clula B1 temos o valor 5. Queremos realizar uma operao de soma dos dois valores na clula C1. Como devemos proceder?


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1 Passo: com a clula C1 selecionada, digite o smbolo de igual ( = ) 2 Passo: clique na clula A1. Perceba que na Barra de Frmulas e na clula ficar digitado o nome da clula, e no o seu valor 3 Passo: digite o smbolo de soma ( + ) 4 Passo: clique na clula B1, e tecle Enter Pronto. A operao foi efetuada. Vamos selecionar a clula C1 novamente e vamos analisar alguns pontos:

O contedo da clula C1 tem o resultado da soma do contedo das clulas A1 e B1. Na Barra de Frmulas temos a frmula que foi utilizada. Assim, podemos dizer que uma clula composta de trs partes distintas: Valor, Frmula e Formatao. Outro detalhe importante: o Excel trabalha sobre a base da matemtica, ou seja, respeita todas as suas regras e propriedades. Ao construir expresses matemticas, tenha em mente os conceitos de precedncia de operaes, regras de parnteses, entre outros conceitos.

Exerccios Aula 01: a. Realizar as operaes solicitadas na planilha abaixo:


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_______________________________________________________________________ b. Elaborar a planilha que segue, preenchendo as notas e calculando a mdia anual de cada matria:

c. Elaborar o oramento a seguir:


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_______________________________________________________________________ ANOTAES ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________


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_______________________________________________________________________ AULA 02

4. Referncias Relativas e Absolutas Quando selecionamos uma clula para utiliz-la dentro de uma frmula dizemos que estamos Referenciando esta clula. Este termo referenciamento utilizado devido o Excel guardar o posicionamento desta clula relacionado ou com a clula que est recebendo a frmula ou com a origem da planilha. Vamos criar uma planilha que realize tabuada:

Vamos colocar em C2 uma frmula que multiplique A2 e B2. Ficar assim: =A2*B2. Ou seja, estamos multiplicando, com referncia a clula C2 as duas clulas imediatamente sua esquerda. Selecione a clula C2, coloque o cursor na posio de cpia (canto inferior direita da clula), e arraste at a linha 11.

Ao fazer isto, teremos a tabuada corretamente, pois estamos jogando a referncia relativa da clula que tem a frmula para as clulas abaixo. Selecione a clula C3. Na Barra de Frmulas teremos =A3*B3, que so as duas clulas


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_______________________________________________________________________ imediatamente esquerda. Este o comportamento padro de referenciamento do Excel. Mas, e se ns quisermos utilizar a mesma planilha para fazermos a tabuada do nmero 7, por exemplo? Teramos que apagar o contedo da coluna B, e preencher todas as clulas com o nmero 7. Este um procedimento que funciona, porm no o mais prtico. Vamos analisar esta outra planilha de tabuada:

Neste caso, podemos substituir o contedo da clula C1 por qualquer nmero que teremos a tabuada correta. Mas para fazermos isto, sem precisar gerar todas as dez frmulas individualmente, podemos usar uma referncia absoluta, ou seja, criamos em B4 uma frmula que referencia a clula A4 como sendo a imediatamente esquerda de B4, multiplicada pela clula C1 travada, ou seja, que no mudar ao copiar abaixo. Isto feito utilizando o operador dlar ( $ ), como segue: $C$1 a incluso de $ antes da letra ou do nmero, ou de ambas, indica que ao copiarmos a frmula para outra clula, a referncia a C1 no muda de em linha ou coluna, ou seja, continuar sendo C1. Faamos a frmula em B4: =B4*$C$1. Ao arrastarmos esta frmula para as clulas de baixo, B4 se passar a ser B5, B6, e assim sucessivamente. J a clula $C$1 ficar sempre igual, pois foi travada pelo uso do $. Este recurso amplamente utilizado na elaborao de planilhas, a fim de agilizar no processo de criao de frmulas sem a necessidade de elaborar todas individualmente. importante ressaltar que podemos travar apenas a coluna ou a linha, de acordo com a necessidade. Se quisermos que o comportamento de referncia seja diferente entre linhas e colunas, basta incluir o $ frente apenas da letra ou do nmero a ser travado.


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_______________________________________________________________________ 5. Formatar Clulas O Excel, embora seja uma ferramenta de elaborao de planilhas de clculo eletrnicas, possui uma boa gama de recursos para formatar a apresentao dos dados. A Barra de Ferramentas Formatao nos proporciona vrios recursos que, por analogia com outros softwares, j sabemos utilizar, como fonte de texto, tamanho, negrito, alinhamento, entre outros. Entretanto existem alguns recursos prprios do Excel, que so interessantes no trato da formatao de planilhas. Fonte: define o tipo de fonte a ser utilizado. Tamanho da fonte: define o tamanho de fonte a ser utilizado. Recursos de formatao de texto Negrito, Itlico e Sublinhado. Recursos de alinhamento esquerda, Centralizado e Direita. Mesclar e centralizar: mescla duas ou mais clulas, centralizando os dados contidos. Estilo de moeda: configura a clula para exibir os valores em formato financeiro. Estilo de porcentagem: configura a clula para exibir os valores em formato de porcentagem. Separador de milhares: configura a clula para exibir os valores em formato contbil. Aumentar casas decimais: aumenta a quantidade de casas decimais para serem exibidas em um valor numrico. Diminuir casas decimais: diminui a quantidade de casas decimais para serem exibidas em um valor numrico. Diminuir recuo: aproxima mais o texto para a margem da clula. Aumentar recuo: afasta mais o texto da margem da clula. Bordas: define os formatos de bordas a serem colocadas em uma clula ou em um conjunto de clulas. Cor do preenchimento: determina a configurao do sombreamento da clula ou range de clulas selecionadas. Cor da fonte: determina a cor da fonte utilizada na clula ou range de clulas selecionadas.


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_______________________________________________________________________ As ferramentas apresentadas acima so atalhos para as funes definidas na janela Formatar Clulas. Para abri-la use Formatar Formatar Clulas, ou pressione Ctrl+1 no teclado.

A guia Nmero utilizada para configurar que tipos de dados sero introduzidos na clula. Quando no determinamos esta configurao, o padro que seja usada a categoria Geral.


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_______________________________________________________________________ A guia Alinhamento, alm das configuraes j conhecidas de alinhamento horizontal, possui as configuraes de alinhamento vertical, direo e orientao de texto. A nica forma de retirar os efeitos da funcionalidade Mesclar clulas e centralizar desmarcar a opo Mesclar Clulas nesta guia. Outra funcionalidade interessante Quebrar texto automaticamente, a qual permite que, ao digitar texto at os limites da clula, o texto retorne automaticamente ao incio da clula pulando uma linha. Isto evita que o texto sobreponha as clulas seguintes, e tenhamos que aumentar em demasiado o tamanho horizontal da clula.

A guia Fonte possui todas as configuraes padro de fontes. Esta janela similar encontrada no Microsoft Word. Aqui temos acesso a outros tipos de sublinhado, alm de podermos utilizar alguns efeitos como Tachado, Sobrescrito e Subscrito. Quem est acostumado com a janela Formatar Fonte do Microsoft Word vai verificar que os recursos de formatao de fonte no Excel so bem mais limitados. Entretanto, no existem problemas em copiarmos textos formatados do Word para o Excel, apenas d um pouco mais de trabalho. Estes recursos no so to elaborados por se tratar de uma ferramenta de elaborao de planilhas de clculo eletrnicas, e no de um software de edio completo. A guia Borda define o formato de bordas que podem ser includas em clulas dentro das planilhas. Aqui temos diversos recursos, como posicionamento das bordas, utilizao de bordas diferentes em diferentes lados das clulas, cores diferentes de bordas, etc.ESEJE Escola de Servidores da Justia Estadual

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Experimente bastante este recurso, pois a boa apresentao de uma planilha depende muito de como esto configuradas as suas bordas. A guia Padres tem a mesma funo que o boto Cor de Preenchimento da Barra de Ferramentas Formatao. Basta escolher a cor do sombreamento da clula. A ltima guia Proteo, e utilizada para configurar se uma clula poder ou no ter ser contedo modificado em uma planilha protegida. Todas as funcionalidades expostas neste tpico podem ser copiadas de uma clula para outra, atravs do comando copiar, em conjunto com o comando colar especial, definindo para colar os formatos da clula. 6. Formatao Condicional Formatao condicional, como o prprio nome j diz, um recurso que realiza alguma formatao na clula dependendo de alguma condio atendida por ela. Vamos fazer um exemplo utilizando o exerccio de boletim escolar.


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_______________________________________________________________________ Podemos lanar as matrias com mdia igual ou superior a 6 como azul, aprovado, e as matrias abaixo da mdia como vermelho, reprovado.

1 Passo: selecione as clulas que contm os dados da mdia, e acesse Formatar Formatao Condicional; 2 Passo: escolha as opes da figura acima; 3 Passo: clique em Adicionar; 4 Passo: escolha as opes como a seguir;

5 Passo: clique em Ok. Verifique como ficou a formatao dos dados. Este um recurso interessante para dar destaques aos dados de sua planilha. 7. Configurar Pgina Para acessar este recurso acesse Arquivo Configurar pgina... A janela Configurar pgina possui quatro guias, como segue:


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Na guia Pgina temos os recursos de configurao voltados impresso. Podemos dar destaque possibilidade de diminuir em porcentagem o tamanho da planilha para caber uma pgina completa na impresso.

Na guia Margens temos acesso configurao das margens da planilha. importante sempre manter as alturas de Cabealho e Rodap inferiores s margens Superior e Inferior, a fim de no sobrepormos as informaes.


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Na guia Cabealho/rodap podemos determinar um texto a ser inserido na parte superior da pgina e outro na parte inferior. Nas opes de personalizao, podemos incluir os nmeros de pginas, e demais informaes, como nome do arquivo ou planilha.

Por fim, na guia Planilha temos as possibilidades de definir qual ser a rea de impresso, a qual no necessita ser a planilha como um todo.


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_______________________________________________________________________ Podemos determinar linhas ou colunas a repetir a cada pgina impressa, o que nos d a possibilidade de identificarmos as informaes na planilha, mesmo em pginas seqenciais. Tambm temos as opes de como imprimir a planilha, com ou sem linhas de grade, em Preto e branco, com ou sem comentrios. 8. Formatao de Planilha Ao iniciarmos o Microsoft Excel 2003, temos trs planilhas sendo exibidas na poro inferior da janela. Caso tenhamos a necessidade de mais planilhas, podemos inserir novas, acessando Inserir Planilha. Quando uma nova planilha inserida na pasta de trabalho, ela vem na posio imediatamente anterior planilha selecionada. Para deslocarmos uma planilha dentro da lista, basta clicar e arrastar a planilha para a posio desejada. Dando um clique duplo no nome da planilha podemos alter-lo. Para aceitar o nome dado, deve-se pressionar a tecla Enter. Caso no precise mais de uma planilha, ela pode ser excluda com a utilizao do boto direito em seu nome excluir, ou atravs do menu Editar Excluir planilha.

Exerccios Aula 02: a. Elabore a planilha de oramento abaixo, e efetue os clculos usando referncias relativas e absolutas de forma mais prtica possvel. b. Formate a planilha exatamente conforme exibido. c. D o nome a esta planilha de Oramento CFTV.


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_______________________________________________________________________ ANOTAES ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________


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_______________________________________________________________________ AULA 03

9. Frmulas Alm do sistema de clculos mencionado anteriormente, o Excel possui uma gama de frmulas prontas, que facilitam a realizao de vrias tarefas. Existem frmulas para todas as reas, desde as mais simples at as mais complexas. Vamos aqui nos ater s mais comumente utilizadas. 9.1. Frmulas Matemticas Existem diversas frmulas matemticas na lista do Excel. Vejamos algumas delas: SOMA Soma todos os nmeros em um intervalo de clulas. Sua sintaxe : =SOMA(Nm1;Nm2;...) Aonde Nm1;Nm2;... de 1 a 30 nmeros a serem somados, ou intervalo de clulas. Entre as clulas do intervalo podemos utilizar ponto vrgula ( ; ) para indicar clulas no seqenciais, ou dois pontos ( : ) para indicar clulas seqenciais. Exemplo: =SOMA(A1;B3;C4:D5), efetuar a soma das clulas A1, B3, C4, C5, D4 e D5. MDIA Retorna a mdia aritmtica dos argumentos que podem ser nmeros, matrizes ou referncias que contm nmeros. Sua sintaxe : =MDIA(Nm1;Nm2;...) Aonde Nm1;Nm2;... de 1 a 30 nmeros a serem somados, ou intervalo de clulas, cuja mdia se deseja obter. MNIMO Retorna o valor mnimo de um conjunto de argumentos. Sua sintaxe : =MNIMO(Nm1;Nm2;...) Aonde Nm1;Nm2;... de 1 a 30 nmeros a serem somados, ou intervalo de clulas, cujo valor mnimo se deseja obter.


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_______________________________________________________________________ MXIMO Retorna o valor mximo de um conjunto de argumentos. Sua sintaxe : =MXIMO(Nm1;Nm2;...) Aonde Nm1;Nm2;... de 1 a 30 nmeros a serem somados, ou intervalo de clulas, cujo valor mximo se deseja obter. Exemplo: Vamos alterar a planilha Boletim, incluindo as duas ltimas colunas:

selecione a clula F2 digite: =MDIA( clique em B2 e arraste at E2 digite: ) e pressione Enter selecione novamente F2 e verifique que na Barra de Frmulas que a frmula ficou assim: =MDIA(B2:E2) 6 Passo: arraste o contedo desta clula para as linhas inferiores Execute os mesmos passos para as colunas Menor Nota e Maior Nota, utilizando as frmulas Mnimo e Mximo, sucessivamente. For fim teremos:

1 Passo: 2 Passo: 3 Passo: 4 Passo: 5 Passo:

9.2. Frmulas Condicionais Existem diversas frmulas condicionais na lista do Excel. Vejamos algumas delas: CONT.SE Calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a uma determinada condio.


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_______________________________________________________________________ Sua sintaxe : =CONT.SE(Intervalo;Critrios) Aonde Intervalo o intervalo de clulas no qual se deseja contar clulas que no esto em branco. Critrios a condio, na forma de um nmero, expresso ou texto, que define quais clulas sero contadas. Uma anlise condicional utiliza os sinais condicionais: igual ( = ), diferente ( ), maior que ( > ), menor que ( < ), maior ou igual a ( >= ) e menor ou igual a ( =18), e tecle Enter

Repita o mesmo processo na clula B10, mas com o critrio =18;Maior de Idade;Menor de Idade) e tecle Enter arraste o contedo desta clula at D7

Pronto. O contedo das clulas est preenchido corretamente. 9.3. Tratamento de Texto Existem diversas frmulas para tratamento de texto na lista do Excel. Vejamos algumas delas: ESQUERDA Retorna o nmero especfico de caracteres do incio de uma seqncia de caracteres de texto. Sua sintaxe : =ESQUERDA(Texto;Num_caract) Aonde Texto a seqncia de caracteres de texto que contem os caracteres que se deseja excluir. Num_caract especifica quantos caracteres esquerda deve extrair. DIREITA Retorna o nmero especfico de caracteres do fim de uma seqncia de caracteres de texto. Sua sintaxe : =DIREITA(Texto;Num_caract)


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_______________________________________________________________________ Aonde Texto a seqncia de caracteres de texto que contem os caracteres que se deseja excluir. Num_caract especifica quantos caracteres direita deve extrair. EXT.TEXTO Retorna os caracteres do meio de uma seqncia de caracteres de texto, tendo a posio e o comprimento especificados. Sua sintaxe : =EXT.TEXTO(Texto;Num_inicial;Num_caract) Aonde Texto a seqncia de caracteres de texto que contem os caracteres que se deseja excluir. Num_inicial a posio do primeiro caractere que se deseja extrair. Num_caract especifica o nmero de caracteres a serem retornados do texto.

Exerccios Aula 03: a. Realizar as operaes solicitadas na planilha abaixo:


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_______________________________________________________________________ ANOTAES ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________


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_______________________________________________________________________ AULA 04

Nesta aula sero vistas as funcionalidades de organizao de dados. Estas funcionalidades esto localizadas no menu Dados do Excel. 10. Classificar Dados Quando h a necessidade de organizar dados em ordem alfabtica ou numrica, usamos a funo Classificar do menu Dados. Vejamos:

Vejamos como realizar a classificao deste dados. 1 Passo: selecione o intervalo de clulas A1:C11 2 Passo: acesse Dados Classificar...

3 Passo: Em classificar por escolha Nome, e direita escolha Crescente, e clique em Ok.


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_______________________________________________________________________ Esta a classificao em ordem crescente simples. Perceba que todas as colunas so classificadas, permanecendo os dados coerentes.

Repita o mesmo processo para a coluna Idade e Cidade, usando ordem Crescente e Decrescente. O que fizemos at classificao simples, por um nico critrio. Mas, e no caso de termos dois dados iguais? Assim, teremos que escolher um segundo critrio. O processo na verdade o mesmo, apenas incluindo no segundo critrio quais sero as formas de classificao. Repita o procedimento para classificar primeiro por Cidade, depois por Idade, ambos em ordem crescente.

11. Filtrar - AutoFiltro Um recurso importante a ser utilizado com organizao de dados a opo de AutoFiltro. O AutotFiltro permite que executemos uma pesquisa em cima de dados cadastrados, retornando os dados que satisfaam critrios fonecidos. Para trabalharmos com esta ferramenta vamos utilizar o exemplo anterior, com cadastro de um banco de dados de nomes, idades e cidades.


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_______________________________________________________________________ 1 Passo: selecione o intervalo de clulas A1:C11 2 Passo: acesse Dados Filtrar AutoFiltro

3 Passo: Na seta de seleo ao lado direito ao lado direito da clula C1, escolha a cidade de Curitiba

Perceba que a numerao de linhas continua equivalente com os dados originais, mas aparecem apenas as informaes filtradas. Para exibir todos os dados novamente, clique na seta novamente, a qual se encontra em azul indicando o filtro, e escolha (Tudo). Os filtros tambm podem ser personalizados. Vamos filtrar as pessoas menores de idade. Executemos as seguintes aes: 1 Passo: selecione o intervalo de clulas A1:C11 2 Passo: abra a seta do campo Idade, e escolha (Personalizar...)


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_______________________________________________________________________ 3 Passo: Em Idade escolha menor do que, e digite o valor 18 na caixa ao lado, e cique em Ok.

Os filtros podem ser personalizados conforme necessrio. 12. Formulrio Para efetuarmos o cadastramento de novos dados em uma estrutura j montada, temos a opo de utilizarmos um formulrio. Selecione toda a planilha, e acesse o menu Dados Formulrio...

Aqui temos toda a estrutura de navegao, com possibilidade de incluso e excluso de dados. Este um recurso interessante para realizar cadastros em uma interface mais amistosa que a da planilha.

Exerccios Aula 04: a. Monte a estrutura de dados da figura a seguir. b. Utilizando formulrio, cadastre dez linhas de dados. c. Execute aes de classificao e AutoFiltro.


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_______________________________________________________________________ ANOTAES ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________


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_______________________________________________________________________ AULA 05

13. Grficos O Excel possui uma tima ferramenta de gerao de grficos. Com ela voc capaz de elaborar os mais diversos tipos, e com diversas opes de personalizao. uma das formas mais interessantes de exibir informaes. Monte a seguinte planilha de dados:

Selecione toda a planilha e acesse Inserir Grfico...

Ser aberto o assistente de grfico. No tipo de grfico temos todas as opes de tipos possveis no Excel. Para nosso grfico de exemplo, vamos escolher o tipo Pizza.


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Escolha o segundo subtipo, que um padro 3D, e clique em Avanar.


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_______________________________________________________________________ No grfico tipo Pizza, temos neste terceiro passo trs opes de configuraes: Ttulo, Legenda e Rtulo de Dados. O Ttulo vai indicar quais as configuraes de nome do grfico e eixos devero ser exibidos. Legenda indica se haver a apresentao de uma legenda, e qual a sua posio na tela. Rtulo de Dados determina quais informaes a respeito dos dados vai aparecer no corpo do grfico. De acordo com o tipo de grfico escolhido, estas opes variam. interessante testar os diversos tipos de grficos para verificar quais opes existem.

Clicando em avanar, exibido o passo de finalizao de elaborao de grfico. O grfico pode ficar em uma planilha em separado, como sendo um objeto da pasta de trabalho, ou ser colocado como um objeto dentro de uma planilha especfica. Marque esta segunda opo, e clique em Concluir.

Vai aparecer na tela, junto aos dados selecionados, um objeto de desenho no formato do grfico. O que se apresenta aqui um grfico simples, com as informaes exibidas de forma padro. A partir deste ponto podemos alterar a aparncia deste grfico, de modo a ficar mais apresentvel, e dar destaque s informaes realmente importantes.


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Clicando no ttulo Vendas, a caixa de texto que armazena o ttulo ser selecionada. Pode ser feita qualquer configurao de texto aqui, inclusive cor, tamanho, entre outros. importante que o ttulo do grfico tenha um bom destaque. O mesmo deve ser feito com a legenda, pois possui informaes importantes a serem visualizadas.

Em seguida, d um duplo clique no fundo do grfico, na rea branca sem objetos em cima. A janela Formatar rea do Grfico aparecer. Aqui possvel efetuar diversos tipos de configuraes a serem exibidas no plano de fundo do grfico.


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Escolha Efeitos de Preenchimento, e na guia textura escolha a segunda opo, Papel Reciclado. Aceite as opes clicando em Ok.

Com isto o grfico j ganhou um aspecto bem melhor. Agora vamos alterar as opes de informaes deste grfico. Na rea vazia do grfico, clique com o boto direito do mouse, e observe o menu que aparecer. Aqui temos diversas opes que podemos usar para modificar o grfico. Podemos escolher outros tipos de grficos, alterar os dados de origem, alterar as opes de grfico, entre outros. Neste exemplo, em Opes de grfico, abra o a guia Rtulo de Dados, e escolha a opo de exibir porcentagem.


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Estas so apenas algumas opes que podemos fazer com o grfico. Vale ressaltar que estas opes variam de acordo com o grfico escolhido. Sugiro que voc elabore diversos tipos de grficos, e entre nas diversas opes para modificar as caractersticas originais. Altere o tipo do grfico para Colunas, no primeiro modelo 3D.


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Perceba que, ao realizar a mudana, o grfico fica bem modificado, inclusive com os dados desorganizados. Aqui importante a sua interveno para que o grfico tenha os seus dados legveis, e sua aparncia seja a mais agradvel possvel.

Aps algumas pequenas intervenes, as mudanas so gritantes. muito importante tentar acessar todas as possibilidades de alteraes para verificar quais so as mais funcionais, e que permitam a melhor apresentao para o grfico. O sucesso de um grfico est na harmonia das cores e na clareza de apresentao das informaes. Portanto, seja coerente e cuidadoso.


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Exerccios Aula 05: a. Elabore uma planilha de comparao de audincia entre quatro emissoras de TV, e crie um grfico do tipo pizza, fazendo alteraes conforme desejar. b. Utilizando os dados obtidos no site www.ibope.com.br a respeito das intenes de voto dos curitibanos ao cargo de Prefeito em sua cidade, crie um grfico do tipo Linhas e formate-o da melhor maneira possvel.


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_______________________________________________________________________ ANOTAES ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________


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_______________________________________________________________________ Concluso

Prezado(a) aluno(a), Este material foi desenvolvido com a finalidade de servir de base ao treinamento de Microsoft Excel 2003 Bsico. No tenho a pretenso que este seja um material que solucione todas as suas dvidas, mas que seja um facilitador em sua utilizao do software. A partir deste material espero que voc busque novos caminhos dentro do Excel, e que as informaes aqui prestadas lhe sejam muito teis no seu trabalho cotidiano.

Dvidas e contatos podem ser efetuados pelo email coorporativo: [email protected] Ou no DEA-TJPR, pelo fone: 41 3313-2641

At uma prxima oportunidade!

Maicris Fernandes


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