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Índice
Conceitos importantes ........................................................................................................................... 4
Faixa de opções ................................................................................................................................... 4
Guias adicionais .................................................................................................................................. 5
Iniciadores de caixas de diálogos nos grupos ...................................................................................... 6
Adicione ou retire comandos de sua barra de ferramentas ................................................................ 6
Trabalhando com planilhas .................................................................................................................... 7
AutoPreenchimento ............................................................................................................................ 7
Inserindo planilhas .............................................................................................................................. 8
Renomeando planilhas........................................................................................................................ 8
Duplicando planilhas ........................................................................................................................... 8
Deletando planilhas ............................................................................................................................ 9
Elementos na tela do Excel e na planilha ............................................................................................ 9
Planilhas em um arquivo ................................................................................................................... 10
Diferenças entre número e texto ...................................................................................................... 10
Inserção de dados ............................................................................................................................. 10
Apagando ou substituindo informações em uma célula ................................................................... 10
Desfazer e Refazer ............................................................................................................................ 11
Inserindo e eliminando linhas e colunas ........................................................................................... 11
Seleção de células ............................................................................................................................. 12
Edição ................................................................................................................................................... 13
Ortografia e dicionários .................................................................................................................... 13
Cálculos ................................................................................................................................................ 14
Trabalhando com fórmulas ............................................................................................................... 14
AutoSoma ......................................................................................................................................... 14
Cálculos simples - Multiplicação ....................................................................................................... 15
Barra de ferramentas Formatação ....................................................................................................... 15
Formatando colunas ......................................................................................................................... 16
Mesclando células ............................................................................................................................. 16
Desenhando bordas nas células ........................................................................................................ 17
Alinhamentos .................................................................................................................................... 17
Formatando números ....................................................................................................................... 18
Mais cálculos ........................................................................................................................................ 19
Cálculos com parênteses ................................................................................................................... 19
Copiando fórmulas ............................................................................................................................ 19
Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células) ............................................................. 20
Trabalhando com funções .................................................................................................................... 21
Função Média ................................................................................................................................... 21
Outras funções estatísticas ............................................................................................................... 22
Trabalhando com datas..................................................................................................................... 22
Mais formatação .................................................................................................................................. 23
Estilo de célula .................................................................................................................................. 23
Caixa de texto ................................................................................................................................... 24
Gráfico .................................................................................................................................................. 25
Atualização e correção ...................................................................................................................... 26
Impressão de planilhas ......................................................................................................................... 27
Modo de Exibição de Layout da Página ............................................................................................. 27
Configuração da página de impressão .............................................................................................. 28
Cabeçalho e Rodapé.......................................................................................................................... 28
Imprimindo Linhas de Título ............................................................................................................. 29
Ferramentas úteis ................................................................................................................................ 30
Congelamento de linhas/colunas ...................................................................................................... 30
Trabalhando com várias janelas ........................................................................................................ 31
Dividindo a janela .............................................................................................................................. 31
Facilidades do botão direito do mouse ............................................................................................. 32
Cor da guia ........................................................................................................................................ 32
Salvando seus arquivos ........................................................................................................................ 33
Formatos de Arquivos Excel .............................................................................................................. 33
Senhas ............................................................................................................................................... 34
PESSOAS E TECNOLOGIA 4
EXCEL – MÓDULO 1
Conceitos importantes
Faixa de opções
A. Guias
Existem oito guias na parte superior: Arquivo, Página Inicial, Inserir, Layout da Página, Fórmulas,
Dados, Revisão, Exibição. Cada uma representa tarefas principais executadas no Excel.
B. Grupos Cada guia tem grupos que mostram itens relacionados reunidos. Na guia Página Inicial,
por exemplo, vemos os grupos Área de Trabalho, Fonte, Alinhamento etc.
C. Comandos Um comando é um botão, uma caixa para inserir informações ou um menu.
A guia Página inicial mostra os comandos mais usados nas tarefas básicas com planilhas. Por
exemplo, os comandos Colar, Recortar e Copiar são organizados primeiramente na guia Página
Inicial, grupo Área de Transferência. Os comandos de formatação de fonte estão próximos, no grupo
Fonte. Comandos para centralizar o texto ou alinhar texto à esquerda ou à direita estão no grupo
Alinhamento e comandos para inserir e excluir células, linhas, colunas e planilhas estão no grupo
Células.
Os grupos reúnem todos os comandos necessários para um tipo específico de tarefa. Eles
permanecem visíveis durante toda a tarefa, e não mais escondidos em menus.
IMPORTANTE Para mudar de linha dentro de uma célula, clique no botão Quebrar texto
automaticamente no grupo Alinhamento na guia Início.
Guias
Grupos Comandos
PESSOAS E TECNOLOGIA 5
EXCEL – MÓDULO 1
Guias adicionais
Crie um gráfico clicando
em um botão na guia
Inserir no grupo
Gráficos. Em seguida,
as guias Ferramentas
de Gráfico ficam
disponíveis: Design,
Layout e Formato.
Por exemplo, se você
não tem um gráfico em
sua planilha, os
comandos para trabalhar com gráficos não são necessários. Mas depois de criado um gráfico, as
Ferramentas de Gráfico aparecem com três guias: Design, Layout e Formato. Nessas guias, você
encontrará os comandos necessários para trabalhar com o gráfico. A Faixa de Opções responde à sua
ação.
Use a guia Design para alterar o tipo de gráfico ou para mover o local do gráfico; a guia Layout para
alterar títulos de gráficos ou outros elementos gráficos; e a guia Formato para adicionar cores de
preenchimento ou para alterar estilos de linha. Quando concluir o gráfico, clique fora da área do
gráfico. As Ferramentas de Gráfico desaparecem. Para reexibí-las, clique dentro do gráfico. As guias
reaparecem.
PESSOAS E TECNOLOGIA 6
EXCEL – MÓDULO 1
Iniciadores de caixas de diálogos nos grupos
Clique na seta no grupo Fonte
para obter mais opções.
A caixa de diálogo Formatar
Células aparecerá.
A seta Iniciador de Caixa de
Diálogo no canto inferior direito de
um grupo exibe mais opções para
este grupo. Clique na seta e você verá uma caixa de diálogo ou um painel de tarefas.
Por exemplo, na guia Início, no grupo Fonte, você tem todos os comandos usados com mais
frequência para fazer alterações de fonte: comandos para alterar a fonte, alterar o tamanho da fonte
e aplicar negrito, itálico ou sublinhado. Se desejar mais opções, como sobrescrito, clique na seta à
direita de Fonte e você verá a caixa de diálogo Formatar Células, que tem sobrescrito e outras
opções relacionadas a fontes.
Adicione ou retire comandos de sua barra de ferramentas
Se você usa com frequência comandos
que não estão disponíveis como
gostaria, é possível adicioná-los
facilmente à Barra de Ferramentas de
Acesso Rápido, que está acima da Faixa
de Opções, quando você inicia o Excel
2007 pela primeira vez. Nessa barra de
ferramentas, os comandos estão
sempre visíveis e ao alcance da mão.
Por exemplo, se você usa o AutoFiltro todos os dias e não deseja clicar na guia Dados para acessar o
comando Filtrar todas as vezes, é possível adicionar Filtrar à Barra de Ferramentas de Acesso
Rápido.
Para isso, clique com o botão direito do mouse em Filtrar na guia Dados e, em seguida, clique em
Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Para remover um botão dessa barra de ferramentas, clique com o botão direito do mouse na barra
de ferramentas e clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
PESSOAS E TECNOLOGIA 7
EXCEL – MÓDULO 1
Trabalhando com planilhas
AutoPreenchimento
1. Digite a data inicial.
2. Arraste a alça de preenchimento até a célula desejada.
As células são preenchidas automaticamente.
Observe que o Excel mostra também um
símbolo de opções de preenchimento, para
que você possa preencher as células com
outros tipos de sequências.
3. Clique na seta para baixo ao lado do símbolo
Opções de preenchimento e escolha a opção
desejada.
A opção Preencher Série é usada
automaticamente pelo Excel. No caso de
células com datas, Preencher Série preenche
as células na sequência crescente. No caso de
datas, Preencher Série oferece o mesmo
resultado que Preencher dias.
Você pode escolher outras opções:
Alça de preenchimento
2
3 Opções de preenchimento
Preencher dias
Copiar células
Preencher dias da semana*
Preencher meses
Preencher anos
17/10/2009 é sábado, 18/10/2009 é domingo, e por isso não aparecem aqui
PESSOAS E TECNOLOGIA 8
EXCEL – MÓDULO 1
O preenchimento automático também:
Funciona para dias da semana, palavras e palavra+número.
Pode ser feito da direita para esquerda, da esquerda para direita, para cima ou para baixo
Inserindo planilhas
1. Para inserir uma nova
planilha, clique na guia vazia
à direita da última guia
existente.
IMPORTANTE Você pode
ARRASTAR a planilha nova
para outro local, se necessário!
Renomeando planilhas
1. Clique duas vezes sobre a guia da planilha e
digite o novo nome.
Duplicando planilhas
1. Pressione a tecla Ctrl.
2. Clique e arraste o mouse até levar a
duplicata ao local desejado.
3. Solte Ctrl.
1
+
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PESSOAS E TECNOLOGIA 9
EXCEL – MÓDULO 1
Deletando planilhas
1. Pressione o botão DIREITO do mouse
sobre a planilha que você quer apagar.
2. Escolha Excluir na lista de comandos que
aparece.
Elementos na tela do Excel e na planilha
1. Barra de fórmula, exibe o conteúdo de uma
célula quando você o curso sobre ela.
2. Uma planilha é composta por linhas e
colunas. Uma célula é a união de uma linha e
uma coluna: células A1, A2, A3, B18, B19 e assim por diante.
3. Célula ativa, onde o mouse foi clicado.
4. Mouse, com o formato de uma cruz.
5. Quando posicionamos o mouse perto da borda do cursor, este virará uma seta.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 10
EXCEL – MÓDULO 1
Planilhas em um arquivo
1. O Excel usa o conceito de pasta de trabalho: cada pasta de
trabalho é composta por várias planilhas.
2. Podemos ter planilhas relacionadas entre si, todas dentro de um mesmo arquivo.
Diferenças entre número e texto
Texto qualquer combinação que contenha letras.
Número conjunto de números.
Fórmulas operação ou função realizada com células; uma fórmula SEMPRE começa com =
IMPORTANTE Textos são alinhados AUTOMATICAMENTE à esquerda da célula, números e fórmulas
à direita.
Inserção de dados
1. Coloque o cursor na célula desejada e digite os novos dados.
VEJA Durante a digitação, os dados digitados aparecem na Barra de
fórmula.
2. Ao terminar pressione a tecla Enter ou use as setas do teclado.
3. Para cancelar uma digitação, pressione a tecla ESC.
Apagando ou substituindo informações em uma célula
1. Para apagar o conteúdo de uma célula, clique nela e pressione a tecla Delete.
2. Para inserir outro valor em uma célula já preenchida, não é necessário apagar seu conteúdo –
basta digitar o novo valor sobre o velho.
PESSOAS E TECNOLOGIA 11
EXCEL – MÓDULO 1
Desfazer e Refazer
1. Digite o número 100.
2. Pressione Enter.
3. Pressione a tecla Del para apagar este número.
4. Clique no botão Desfazer.
5. E depois clique no botão Refazer.
VEJA O Excel permite desfazer várias ações, uma atrás da outra. Use e abuse deste recurso.
Inserindo e eliminando linhas e colunas
1. Para apagar uma coluna, clique o botão
DIREITO do mouse sobre ela.
2. A coluna inteira é selecionada. Clique na
opção Excluir.
3. Para excluir uma linha, o processo é
igual: clique com o botão DIREITO do
mouse sobre a linha desejada.
4. Toda a linha ficará selecionada. Escolha
Excluir.
5. Para inserir uma linha ou uma coluna, basta pressionar o botão DIREITO do mouse em uma linha
ou coluna e escolher a opção Inserir.
ATENÇÃO Uma linha ou coluna sempre é inserida ANTES da linha ou coluna selecionada.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 12
EXCEL – MÓDULO 1
Seleção de células
1. Para selecionar um conjunto de células, posicione o cursor na primeira célula.
2. Pressione o botão do mouse e
arraste-o até onde desejar.
3. Para selecionar um conjunto
intercalado de células, selecione o
primeiro intervalo.
4. Pressione a tecla Ctrl e selecione os
outros intervalos necessários.
5. Solte primeiro o mouse e depois o
Ctrl.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 13
EXCEL – MÓDULO 1
Edição
Ortografia e dicionários
O Excel - assim como o Word - possui um corretor ortográfico.
1. Com uma planilha na tela,
vá para a guia Revisão.
2. Nesta guia, clique no
botão Verificar
Ortografia.
O Excel percorre célula
por célula até encontrar
uma palavra
desconhecida – que não
existe em seu dicionário –
e sugere alterações.
3. Clique em Ignorar uma
vez para ignorar apenas a
palavra da célula ativa e
deixá-la como está.
4. Clique em Ignorar tudo para ignorar esta mesma palavra em toda a planilha.
5. Você também pode indicar que a palavra é correta, clicando em Adicionar ao dicionário.
6. Clique em Alterar para mudar apenas a palavra da célula ativa.
7. Clique em Alterar todas para mudar esta palavras em todas as células em que ela aparecer.
8. Clique em AutoCorreção para que o Excel corrija automaticamente esta palavra sempre que ela for digitada da forma incorreta.
9. O Excel pode trabalhar com vários idiomas, como por exemplo o português e o inglês. Clique em
Idioma do dicionário para definir o idioma desejado.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 14
EXCEL – MÓDULO 1
Cálculos
Trabalhando com fórmulas
Criar uma fórmula no Excel é um processo bastante simples
e até mesmo intuitivo! Na planilha ao lado, vamos somar os
valores de Salário e Comissão.
1. Clique na célula B4.
2. Digite o sinal de igual (=).
3. Clique na célula B2.
4. Digite o sinal de mais (+)
5. Clique na célula B3.
6. Pressione Enter. Pronto! A fórmula usada foi: =B2+B3.
7. Calcule as despesas, =B5+B6+B7.
8. O Saldo será Receita-Despesas? Digite =B4-B8.
AutoSoma
1. Outra maneira de se realizar uma soma é através do botão AutoSoma. Digite os valores 100, 200,
300, 250 e 400 tal como mostra a figura abaixo.
Se fizermos a soma como aprendemos acima, teremos que digitar célula por célula. Há uma
alternativa melhor, a AutoSoma – que facilita o processo.
2. Leve o cursor para a célula que conterá a soma (célula A6 na figura ao lado).
3. Na guia Início, clique no botão AutoSoma.
4. O AutoSoma já escreve a fórmula, basta agora pressionar Enter.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 15
EXCEL – MÓDULO 1
Cálculos simples - Multiplicação
A coluna Total na planilha ao lado deve conter a multiplicação entre Quantidade e Preço Unitário.
1. Vamos começar o cálculo: digite = na célula D2.
2. Clique na célula B2. O Excel insere esta célula na
fórmula.
3. Para indicar a multiplicação, digite *.
4. Clique na célula C2.
5. Pressione Enter para encerrar a fórmula.
Barra de ferramentas Formatação
Fonte e Tamanho da fonte.
Negrito, Itálico, Sublinhado.
Alinhamentos Esquerda, Direita e Centralizar
Mesclar células para transformar várias células em uma só
Estilo de moeda, porcentagem, Separador de milhares, Aumentar e
diminuir casas decimais.
Bordas, Cor de preenchimento de célula e Cor da fonte.
PESSOAS E TECNOLOGIA 16
EXCEL – MÓDULO 1
Formatando colunas
1. Preço Unitário não cabe na célula, é necessário
aumentar a largura da coluna. Posicione o
mouse entre e coluna C e D.
VEJA Quando você coloca o cursor na linha que
divide as colunas C e D na figura a cima, o
mouse assume o formato de uma seta dupla. É
com este formato que você pode usar o mouse para mudar a largura da coluna.
2. Pressione o botão do mouse e arraste-o.
DICA Quando o mouse assumir o formato de seta dupla, pressione DUAS VEZES. Pronto, a coluna
fica com a largura adequada – sem que você tenha que arrastá-la.
Mesclando células
1. Insira uma linha no alto da planilha usada no
exemplo anterior.
2. Na célula A1 escreva Cesta básica.
3. Selecione o intervalo de A1:D1 e clique no
botão Mesclar e centralizar.
4. Agora para
ficar mais
caprichado,
coloque
Negrito uma cor de preenchimento e aumente o tamanho da fonte.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 17
EXCEL – MÓDULO 1
Desenhando bordas nas células
1. Selecione toda a planilha do exemplo
anterior.
2. Clique no botão Bordas.
3. Escolha o botão Todas as bordas.
COMENTÁRIO Veja que há várias opções
para a formatação de bordas: cor da
linha, estilo da linha e alternativas
para bordas superiores e inferiores.
4. Se quiser você pode ainda fazer
alterações bem específicas nas
bordas, clique para isso em Mais
Bordas para exibir o quadro
Formatar Células.
DICA O segredo para trabalhar com
este quadro é sempre ter em mente
as células que você selecionou.
Assim, se você escolhe o estilo Borda
Dupla e clica no botão Contorno, o
Excel desenhará uma
BORDA DUPLA no
CONTORNO das células
selecionadas.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 18
EXCEL – MÓDULO 1
Alinhamentos
Você pode controlar todo o alinhamento de uma palavra – ou palavras – dentro de uma célula ou
conjunto de células. A guia Início apresenta um grupo específico para ALINHAMENTO.
a. Alinhamentos VERTICAIS em uma célula.
b. Alinhamentos HORIZONTAIS em uma célula.
c. Orientação INCLINADA do texto em uma célula, útil para
colunas estreitas.
d. Botões de RECUOS, para afastar ou aproximar o texto da margem da célula.
e. Para mudar de linha DENTRO DE UMA MESMA
CÉLULA, clique em Quebrar Texto Automaticamente.
f. Você também pode mesclar várias células tanto na
horizontal quanto na vertical.
Formatando números
A guia Início apresenta um grupo inteiro só com
opções para formatação de números.
a. Clique na seta para baixo à esquerda de Geral
para exibir vários formatos possíveis para os números em uma célula.
b. Formato Monetário.
c. Formato Percentual.
d. Formato Contábil.
e. Aumentar ou diminuir as casas decimais de um número.
f. Exibe o quadro de diálogos Formatar Células.
a
b
c
d
e
f
a
c
b
d
e
f
PESSOAS E TECNOLOGIA 19
EXCEL – MÓDULO 1
Mais cálculos
Cálculos com parênteses
Há uma tendência ERRADA dos usuários Excel em usar parênteses onde eles não são necessários. As
células D5 e D6 abaixo mostram o mesmo resultado. Os parênteses usados no cálculo em D6 são
totalmente DESNECESSÁRIOS, já que o Excel segue a regra matemática:
Primeiro,
multiplicação e
divisão
Depois, soma e
subtração
Copiando fórmulas
Depois de definir uma fórmula para uma célula, a melhor alternativa é copiá-la para as demais que
precisam desta mesma fórmula. O Excel faz os reajustes necessários.
1. Posicione o mouse sobre o canto inferior direito da célula a ser
copiada, ele assume o formato de uma cruz fina.
2. Pressione o mouse e arraste-o para baixo até a última célula.
O Excel copia a fórmula, fazendo respectivas alterações nas células - linha a linha.
PESSOAS E TECNOLOGIA 20
EXCEL – MÓDULO 1
Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células)
Veja a figura ao
lado, as fórmulas
de valor unitário
(US$) deveriam
apontar todas
para G2, a célula com a cotação do dólar. Isso não acontece
porque ao criar em D2 a fórmula =C2/G2 e arrastá-la para
baixo, o Excel transforma G2 em G3, G4 e assim por diante.
Para evitar este tipo de erro, é preciso FIXAR/TRAVAR células, colocando um $ ANTES do que será
travado:
Fórmula arrastada para a COLUNA à direita: TRAVE a COLUNA -$G2
Fórmula arrastada para a LINHA inferior: TRAVE a LINHA – G$2
Fórmula arrastada para a COLUNA à direita E LINHA inferior: TRAVE
a COLUNA e a linha – $G$2
Com o
travamento no
lugar certo (G$2
na figura ao lado),
os cálculos ficam
corretos.
DICA Em vez de digitar $, você também pode pressionar a tecla F4. Digite F4 algumas vezes até que o
$ apareça no lugar desejado.
A planilha ao lado
mostra um
crescimento de 1% ao
mês. O cifrão agora
fica antes da célula B,
já que a fórmula está
sendo arrastada para a COLUNA ao lado.
Em vez de G2 apenas, aparecem também G3 e G4
Sempre G$2
PESSOAS E TECNOLOGIA 21
EXCEL – MÓDULO 1
Trabalhando com funções
Função Média
Uma função pode ser entendida como uma
fórmula pronta. Nesta apostila já vimos a função
AutoSoma. Há várias outras. Na figura ao lado,
por exemplo, poderíamos precisar do valor
médio da coluna E, Valor total corrigido.
Vamos trabalhar então com a função Média do
Excel.
1. Coloque o cursor na célula
onde aparecerá a média (final da coluna E na figura ao lado) e clique no botão Colar função.
No quadro Colar função que aparece,
vemos as funções organizadas em
categorias.
2. Clique na categoria Estatística.
3. Escolha em Nome da função a função
Média.
4. Em Núm1 selecione a coluna que
será tirada a média, no caso, E6:E13.
5. Feito isso clique no Ok.
Sua média foi calculada com êxito.
Se você for calcular a média dos
números em várias colunas, basta
colocar cada uma em um campo
Núm.
DICA Depois de inserir uma função,
verifique a barra de fórmulas e veja
como o Excel a inseriu – em outras
palavras, veja a sintaxe desta função. Assim você entenderá melhor ainda seu funcionamento.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 22
EXCEL – MÓDULO 1
Outras funções estatísticas
A figura ao lado contém células com a
média da cesta, produto mais caro,
produto mais barato e total da cesta.
Todas estas células podem ser preenchidas
com as funções do Excel: Média(),
Máximo(), Mínimo() e Soma ().
1. Exiba o quadro para inserção de
funções ... e pratique, escolhendo as
funções adequadas.
Trabalhando com datas
Na figura ao lado, precisamos calcular o tempo transcorrido em
anos a partir da data de admissão do funcionário. Um ótimo
exemplo de uso para as funções da categoria Data.
1. Clique na célula C2.
2. Clique no botão Inserir função (aquele na barra de fórmulas).
3. Escolha a categoria Data e hora e depois a função Hoje.
4. Clique em OK e OK novamente para fechar os quadros de diálogos.
Veja a barra de fórmulas no alto da planilha, aparece a fórmula =HOJE() na célula C2.
Tempo = Hoje – B2, certo?
5. Digite –B2 na barra de fórmulas.
6. Pressione Enter.
7. Com o cursor na célula C2, clique no botão Separador de milhares.
8. Melhorou, mas ainda não é isso que queremos. Diminua as casas decimais.
PESSOAS E TECNOLOGIA 23
EXCEL – MÓDULO 1
Sabemos quantos dias Márcia trabalhou, mas quantos anos ela trabalhou?
9. Divida o resultado por 360 (ou 365, dependendo se você quer
trabalhar com o ano corrido ou ano comercial).
ATENÇÃO Não basta digitar /360 no final da fórmula. Assim o Excel
dividiria apenas B2 por 360. Queremos dividir por 360 toda a
subtração. Coloque a subtração entre parênteses: =(HOJE()-
B2)/360.
10. Arraste a fórmula para as células inferiores.
11. Se necessário diminua as casas decimais utilizando o botão Diminuir casas decimais.
12. Se estiver com problemas de formatação nas células, coloque o formato dos números para geral.
Lembra-se como? Guia Início, grupo Números.
Mais formatação
Estilo de célula
O Excel oferece vários modelos prontos para a formatação de células, vamos usar um deles.
1. Selecione um conjunto de
células que você quer
formatar.
2. Na guia Início, grupo Estilo,
clique no botão Estilos de
Células.
3. Você vê os vários estilos
apresentados pelo Excel.
Escolha o mais adequado e
clique em OK.
DICA Clique em Novo Estilo
de Célula para definir seu
próprio estilo.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 24
EXCEL – MÓDULO 1
Caixa de texto
Normalmente não é recomendável digitar textos corridos no Excel. Para isso quase sempre é melhor
usar uma caixa de texto. Veja os exemplos na figura abaixo:
1. Para desenhar uma
caixa de texto, vá
para a guia Inserir e
clique no botão
Caixa de texto.
DICA Uma caixa de
texto típica tem um
formato muito
simples. Considere
usar outras formais
mais interessantes
clicando no botão
Formas.
2. Clique no local
aonde será inserido
o texto.
3. Pronto! Agora é escrever como se você estivesse no Word. Por exemplo, quando quiser mudar
de linha, basta pressionar o Enter. Você poderá mudar as cores, tamanho e todo o tipo de
formatação necessária.
4. Caso queira mudar a caixa de local, clique em sua
borda e arraste-a para o local desejado.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 25
EXCEL – MÓDULO 1
Gráfico
Um gráfico pode ser uma forma bastante eficaz de
representar os dados de uma planilha. E o Excel facilita
muito a criação dos mais variados tipos de gráfico, todos
exibidos na guia Inserir, grupo Gráficos.
Utilizando a planilha de Cesta básica vista nas páginas
anteriores, criaremos um gráfico representando os valores de Produto e de Preço unitário.
1. Selecione os Produtos e o Preço
unitário. Para selecionar colunas
intercaladas selecione a primeira
coluna, pressione o Ctrl e
selecione o restante desejado.
2. Clique na guia Inserir e clique no botão correspondente ao gráfico desejado – Colunas neste exemplo.
3. Na lista de gráficos exibidos, vamos escolher o mais simples – e na
maior parte das vezes o que melhor representa os dados: o gráfico de
colunas agrupadas.
Seu gráfico já aparece praticamente pronto. Perceba que o Excel exibe três novas guias (Design, Layout e Formatar), as chamadas Ferramentas de Gráfico.
4. Na guia Design, grupo Layout de Gráfico, selecione Layout 2 – o mais indicado para nosso gráfico.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 26
EXCEL – MÓDULO 1
5. Pronto, falta agora só retirar a legenda – que não é necessário neste nosso gráfico de exemplo. Selecione-a e aperte a tecla Del.
Atualização e correção
1. Para trocar o tipo de gráfico, mantenha o gráfico
SELECIONADO e clique no botão Alterar Tipo de Gráfico –
o primeiro da guia Design.
2. No quadro Alterar Tipo de
gráfico que aparece,
selecione o gráfico desejado
– Linha com marcadores na
figura ao lado.
Pode ser que o gráfico não
fique como o desejado. No
exemplo abaixo, o ideal seria
ter os marcadores ACIMA da
linha do gráfico.
3. Selecione a guia Layout e clique no botão Rótulo de Dados.
4. Selecione a opção Acima para o posicionamento dos rótulos dos dados.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 27
EXCEL – MÓDULO 1
Impressão de planilhas
Modo de Exibição de Layout da Página
No Excel 2007, você pode ver como sua página será
impressa ANTES da impressão propriamente dita: clique
no botão Modo de Exibição de Layout da Página na
barra de ferramentas Modo de Exibição na parte inferior direita da janela.
Títulos de colunas
Títulos de linhas
Réguas de margens
No modo de exibição de Layout da
Página há margens de página na
parte superior, nas laterais e na
parte inferior da pasta de trabalho e
em um pequeno espaço azul entre as pastas de trabalho. As réguas na parte superior e na lateral
ajudam a ajustar as margens. Você pode ativar e desativar as réguas, conforme necessário (clique em
Régua no grupo Mostrar/Ocultar na guia Exibir).
Neste modo de exibição, você não precisa visualizar a impressão para fazer ajustes na pasta de
trabalho antes de imprimir. É fácil adicionar cabeçalhos e rodapés no modo de exibição de Layout da
Página. Quando você digita na nova área de cabeçalho e rodapé na parte superior ou inferior e uma
página, a guia Design é aberta com todos os comandos necessários para criar seus cabeçalhos e
rodapés.
Você pode ver cada planilha em uma pasta de trabalho no modo de exibição que melhor funciona
para essa planilha. Basta selecionar um modo de exibição na barra de ferramentas Modo de Exibição
ou no grupo Pastas de Trabalho na guia Exibir de cada planilha. O modo de exibição Normal e a
visualização de Quebra de Página estão lá.
DICA Se você gosta do modo de exibição de Layout da Página, mas prefere ter um pouco menos de
espaço em branco nas margens, oculte um pouco desse espaço em branco.
PESSOAS E TECNOLOGIA 28
EXCEL – MÓDULO 1
Configuração da página de impressão
No modo de exibição Layout da Página, você
ajusta sua planilha e vê as alterações na tela,
antes de imprimir.
1. Nessa guia, no grupo Configurar Página, você
pode clicar em Orientação e, em seguida,
selecionar Retrato ou Paisagem. No modo de
exibição de Layout da Página, você vê a
alteração na orientação e como será a
aparência dos dados em cada modo.
2. Ainda no grupo Configurar Página, clique em
Tamanho para escolher o tamanho do papel.
Você verá o resultado de suas escolhas
enquanto as realiza. O que você vê é o que
será impresso.
3. Outras configurações (Margens, Área de
Impressão, Quebras de página e Plano de
Fundo) podem ser definidas quando você
clicar nos botões correspondentes.
Cabeçalho e Rodapé
No modo de Layout de Página, é
muito simples definir o cabeçalho e o
rodapé de sua planilha: basta você
digitá-los na área correspondente. O
Excel imediatamente exibe a guia
Design para cabeçalhos e rodapés, onde você pode definir número de página, data e hora, nome do
arquivo e até definir se a primeira página será diferente das demais.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 29
EXCEL – MÓDULO 1
Imprimindo Linhas de Título
Um dos
botões de
configuração
de página,
Imprimir
Títulos,
merece
explicação
especial.
Veja a
planilha ao
lado, ela é
muito
grande e
será
impressa em
VÁRIAS
PÁGINAS.
Queremos que a primeira linha (País, Vendedor...) apareça em TODAS as páginas.
1. Na guia Layout da Página, clique no botão Imprimir Títulos.
2. No quadro Configurar Página, que aprece, leve o cursor para a caixa Linhas a repetir na parte
superior.
3. Queremos repetir a primeira linha neste exemplo, clique em QUALQUER célula desta linha – o
Excel seleciona a LINHA INTEIRA.
DICA Você também pode seguir esta mesma linha de raciocínio e repetir uma mesma COLUNA em
todas as páginas – no caso de planilhas que ocupam várias colunas. Basta selecionar a caixa
Colunas a repetir à esquerda e selecionar as colunas desejadas.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 30
EXCEL – MÓDULO 1
Ferramentas úteis
Congelamento de linhas/colunas
Quando você tem uma planilha muito grande, pode ser conveniente deixar as primeiras linhas ou
colunas da esquerda sempre aparecendo – tal como você fez na página anterior desta apostila, só
que lá a repetição era no papel. Agora é na tela.
O Excel sempre congela o que está ANTES do cursor. Assim, se você quiser:
Congelar a primeira linha, deixe o cursor na célula A2. Tudo o que estiver
ANTES do cursor – ou seja, a primeira linha, sempre aparecerá na tela quando
você rolar PARA BAIXO na planilha.
Congelar a primeira coluna, deixe o cursor na célula B1. Tudo o que estiver
ANTES do cursor – ou seja, a primeira coluna, sempre aparecerá na tela
quando você rolar PARA A DIREITA na planilha.
Congelar a primeira linha e a primeira coluna ao mesmo tempo, deixe o
cursor na célula B2. Tudo o que estiver ANTES do cursor – ou seja, a primeira
linha e a primeira coluna, sempre aparecerão na tela quando você rolar PARA
BAIXO ou PARA A DIREITA na planilha.
Após colocar o cursor na célula adequada, é só escolher o comando certo:
1. Selecione a guia Exibição e clique no botão Congelar Painéis.
DICA Se não quiser se preocupar com a posição do cursor, escolha Congelar Linha Superior ou Congelar Primeira Coluna para fazer os congelamentos necessários.
2. Para descongelar, é só clicar novamente no botão
Congelar Painéis – o comando que antes era
Congelar Painéis agora mudou para Descongelar
Painéis.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 31
EXCEL – MÓDULO 1
Trabalhando com várias janelas
No Excel, você pode trabalhar com vários arquivos em várias janelas.
1. Abra duas planilhas do Excel.
2. Na guia Exibição, clique no botão Organizar Tudo.
3. Há várias formas de organização. Escolha, por exemplo, Na vertical
no quadro Organizar janelas que aparece.
Com as janelas assim organizadas, você pode comparar um arquivo
com outro e até ARRASTAR dados de um para o outro. Experimente!
Dividindo a janela
1. Clique em algum ponto
da sua planilha.
2. Na guia Exibição, clique
no botão Dividir.
Linhas divisórias
aparecem. Agora você
pode ver trechos
separados de sua
planilha.
3. Para alterar o tamanho
de cada trecho visualizado, arraste a divisória desejada para uma nova posição.
4. Para remover alguma divisória individualmente, arraste-a para a lateral esquerda (no caso da
linha vertical) ou parte superior da planilha (no caso da linha horizontal).
5. Para retirar todas as divisórias, clique novamente no botão Dividir.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 32
EXCEL – MÓDULO 1
Facilidades do botão direito do mouse
Você já tentou clicar com o botão DIREITO dentro de uma
planilha? Não? Então, veja quantas facilidades:
a. Uma das opções que mais poderá ser utilizada é sem dúvida
Formatar célula, que oferece as mesmas facilidades que
encontramos na guia Início, grupos Fonte, Alinhamento e
Número.
b. Podemos também Inserir ou Excluir células.
DICA A lista ao lado aparece quando clicamos com o botão
DIREITO do mouse sobre uma CÉLULA. Se clicarmos sobre
uma COLUNA ou LINHA, os comandos mudam um pouco:
Inserir ou Excluir não inserem ou excluem células, mas sim
COLUNAS ou LINHAS.
c. Copiar, Colar e Colar Especial estão presentes neste menu.
Cor da guia
1. Pressione o botão DIREITO do
mouse sobre a guia cuja cor
será alterada – Plan 3 na figura
ao lado.
2. Na lista de comandos que
aparece, escolha Cor da Guia.
3. Defina a cor desejada.
COMENTÁRIO Cores demais
atrapalham! Use algumas poucas cores, e APENAS para as planilhas mais significativas. Por
exemplo, você pode escolher cores conforme o conteúdo das planilhas.
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b
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PESSOAS E TECNOLOGIA 33
EXCEL – MÓDULO 1
Salvando seus arquivos
1. Para salvar um arquivo, clique no
botão Office.
2. Escolha Salvar para salvar seu arquivo no
formato padrão do Excel 2007 (extensão
xlsx).
3. Escolha Salvar como para definir
outro formato de arquivo ou uma nova
pasta de arquivos.
REFLEXÃO Escolha nomes significativos para
seus arquivos, assim você os localizará mais
rapidamente no futuro. Orçamento 1 não é
tão bom quanto Orçamento 2010. Planej Fab
então é pouco recomendável, abreviar nomes nunca traz bons resultados.
Formatos de Arquivos Excel
Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx)
Salve uma pasta de trabalho como esse tipo de arquivo se ela não
contiver macros ou código Microsoft Visual Basic for Applications
(VBA). Caso você tente salvar uma pasta de trabalho como uma Pasta
de Trabalho do Excel e houver algum comando de macro ou projetos
do VBA no arquivo, o Excel 2007 avisará que a macro ou o código do VBA será excluído do arquivo.
Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel (*.xlsm)
Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando ela contiver macros ou código VBA.
Caso você tente salvar uma pasta de trabalho que contenha macros ou VBA como o tipo de arquivo
Pasta de Trabalho do Excel, o Excel avisará você contra essa opção.
Modelo do Excel (*.xltx)
Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando precisar de um modelo.
Modelo Habilitado para Macro do Excel (*.xltm)
Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando precisar de um modelo e a pasta de
trabalho contiver macros ou VBA.
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Formatos de arquivos Excel
PESSOAS E TECNOLOGIA 34
EXCEL – MÓDULO 1
Pasta de Trabalho Binária do Excel (*.xlsb)
Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando tiver uma pasta de trabalho
especialmente grande; esse tipo de arquivo será aberto mais rapidamente do que uma Pasta de
Trabalho do Excel muito grande o faria. Você ainda terá os novos recursos do Excel com esse tipo de
arquivo, mas não XML.
Pasta de Trabalho do Excel 97 - Excel 2003 (*.xls)
Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando precisar compartilhá-la com alguém
que esteja trabalhando com uma versão anterior do Excel e que não tenha o Microsoft Compatibility
Pack para Office 2007.
Pasta de Trabalho do Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)
Salve sua pasta de trabalho como esse tipo de arquivo quando precisar compartilhá-la com alguém
que utilize o Microsoft Excel 5.0. A maioria dos recursos do Excel 2007 será desativada quando você
salvar como esse tipo de arquivo.
Senhas
Você também pode atribuir uma senha para seus arquivos, veja:
1. Clique no botão
Office, escolha
Salvar como e
identifique o tipo
de arquivo
desejado.
2. Clique no botão
Ferramentas.
3. Escolha Opções
gerais...
4. No quadro
Opções Gerais,
indique a senha de PROTEÇÃO e confirme-a.
5. Clique em OK para fechar este quadro.
6. Para encerrar o salvamento, clique em Salvar.
Pronto! Sua planilha está protegida com senha.
Sempre que for abrir a planilha, aparecerá um quadro onde
você informará a senha.
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