Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto - USP

Implantação do Centro de Gerenciamento de Projetos na

Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto - USP

FMRP/USP – Campus Ribeirão Preto (Dez/2010)

FMRP

HCFMRP

EERP

FDRP

FORP

FCFRP

FFCLRP

EMRP-ECA

EEFRP

FEARP

COMPLEXO ACADÊMICO DE SAÚDE HCRP/FMRP/FAEPA/USP

Mater

HERP

HES

HEMOCENTRO

NSF

CCMS

Cássia dos Coqueiros

CCMS

Vila Lobato

NSF NSF

NSF

NSF

NSF

UBS Vila Tibério

UBS Ipiranga

CSE Cuiabá

HCFMRP

NSF

NSF

HEAB

CIR

CER

Campus UE

3

FMRP-USP

Diretoria FMRP

Comissão de Pesquisa

FMRP

CETEA

Câmara

Interinstitucional de

Pesquisa Setor de Prospecção, Fomento

e

Assessoria a Projetos

Centro de Gerenciamento de

Projetos

Comissão de Pesquisa

HCFMRP CEP UPC

CPG, CG, CCEx

FAEPA

CEMEQ

Documentação Científica

Dir Cient FAEPA Dir Clin HC AT Coord UPC Coord UE Docente

Superintendência Conselho Deliberativo

HCFMRP

Congregação

CSE CRInt HE,MATER

Complexo Acadêmico de Saúde Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto - USP

Financiamento (2011)

Instituição Orçamento (R$)

FMRP (orçamento) 144.426.025,00

FMRP (FAPESP (60%), CNPq, CAPES) 61.308.186,03

FMRP (fontes adicionais) 29.937.896,32

HCFMRP (orçamento) 315.841.704,00

FAEPA (recursos públicos) 142.000.000,00

FAEPA (recursos privados) 27.000.000,00

Hospital Estadual RP 24.585.000,00

MATER 15.040.000,00

Hospital Estadual AB 41.754.845,00

FUNDHERP 44.920.000,00

Total 846.813.656,35

Orçamento do município de Ribeirão Preto (2011): R$1.044.826.929,00

Orçamento do Campus da USP-RP (2011): R$1.094.693.607,35

Complexo FMRP-USP/Município RP = 81,05%

Campus da USP/Município RP = 4,8% maior USP em relação município

FMRP/USP – Em números

Produção Científica / Publicações (2011)

Nacionais 704 44%

Internacionais 892 56%

TOTAL 1596 100%

Pós-Doutorandos (2012)

Ativos 120

Recursos Humanos (2011)

Docentes 319 37%

Não-Docentes 541 63%

TOTAL 860 100%

Alunos Matriculados (2011)

Graduação 1222 47%

Pós-Graduação 1400 53%

TOTAL 2622 100%

Desde 2006, a Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto tem o 3°. maior orçamento na distribuição dos recursos orçamentários às unidades da Universidade de São Paulo (USP)

FMRP/USP – Orçamento

TOTAL Comparativo

2012/2011

Ativo Inativo Total % Ativo % Inativo Dotação

Básica

Utilidade

Pública Dotação %

1. FFLCH 111.547.728 70.999.339 182.547.067 61% 39% 8.365.143 1.839.563 192.751.773 5,77

2. EP 117.267.598 30.433.915 147.701.513 79% 21% 14.421.570 6.794.224 168.917.307 5,79

3. FMRP 116.126.672 32.345.996 148.472.668 78% 22% 6.743.945 1.541.988 156.758.601 8,54

4. ESALQ 91.755.736 38.798.502 130.554.238 70% 30% 9.691.112 596.020 140.841.370 7,09

5. FM 95.338.516 31.903.838 127.242.354 75% 25% 6.278.371 3.184.867 136.705.592 13,40

Pessoal 2012 Outros Custeios e

Investimentos 2011 Unidade

Orçamento FMRP/USP x Captação de Recursos FAPESP

12.772.307

15%

23.462.408

25%

22.573.814

22%

29.448.830

25%

30.836.072

24%

34.704.891

24%

27.631.708

18%

86.239.104

93.541.846

100.684.579

118.165.070

126.793.132

144.426.025

156.758.601

FAPESP FMRP

Recursos recebidos da Reserva Técnica Institucional

Ano Valor (em R$) Valor (em %)

2007 620.434,28 6,44%

2008 2.281.031,00 23,67%

2009 1.359.855,00 14,11%

2010 2.411.764,00 25,02%

2011 1.098.878,34 11,40%

2012 1.866.451,00 19,36%

Total 9.638.413,62 100,00%

FMRP recebe a informação da FAPESP do valor disponível de RTI

Diretoria encaminha planilha aos departamentos para apresentação de suas demandas

ATF recebe a demanda e elabora as propostas para submissão à análise e priorização

Diretor se reúne com os chefes departamentos e juntos definem os projetos a serem atendidos de acordo com o interesse institucional

O processo segue para análise e referendo da Congregação da Unidade

Procedimentos para aplicação da Reserva Técnica Institucional

Benefícios da aplicação da Reserva Técnica Institucional

Reforma dos diversos laboratórios de pesquisa

Reforma da rede elétrica dos laboratórios de pesquisa do Prédio Central

Aquisições de equipamentos com uso multiusuário

Demonstrativo de utilização dos recursos por alíneas

Alíneas 2007 2008 2009 2010 2011 Total %

Material Permanente 38.202,22 1.085.717,28 0,00 407.503,96 120.496,00 1.651.919,46 21%

Serviços - P. Jurídica 556.248,60 1.262.971,97 1.359.855,00 2.003.876,36 977.758,81 6.160.710,74 78%

Material de consumo 25.892,68 76.007,27 0,00 0,00 0,00 101.899,95 1%

Total 620.343,50 2.424.696,52 1.359.855,00 2.411.380,32 1.098.254,81 7.914.530,15 100%

A implantação do Centro de Gerenciamento de Projetos - CGP

A implantação de um CGP foi prevista no Plano de

Metas da Unidade em 2009. No estudo de

viabilidade, percebeu-se a representatividade dos

recursos de agências de fomento frente ao orçamento

da Unidade.

A partir desse cenário, a FMRP-USP criou em 1° de

setembro de 2010 o CGP, com o objetivo de apoiar

os pesquisadores no planejamento, execução e

prestação de contas de projetos de pesquisa científicos

financiados pelas agências de fomento (FAPESP, CNPq e

CAPES e outros).

Implantação: 01/09/2010 Comissão de Pesquisa – Serviço de Pesquisa

Cultura e Extensão- SVPECEx Assistência Técnica Financeira – ATF Disponibilidade de um cargo de assistência

pela Diretoria para coordenar os trabalhos FAEPA

Treinamento FAPESP: 18 a 22/10/2010 (Primeira Turma)

Modelo de Gestão - Integração

Equipe – Atividades (SVPECEx)

Conta com um funcionário treinado para

orientar o pesquisador, além da assessoria

científica para delineamento e desenvolvimento

de projetos, adequando-os às exigências dos

editais, inclusive, na elaboração dos relatórios

científicos

Investiu-se na revisão dos

processos e procedimentos,

buscando eliminar possíveis

redundâncias de tarefas.

Operacionalização e o

gerenciamento dos projetos

por meio de suas seções,

de acordo com suas

competências:

Equipe – Atividades (ATF)

Centro de Gerenciamento

de Projetos

Contabilidade

Material

Tesouraria

Convênios

Compras e Importação

ATF

ACESSO: SERVIÇO DE PESQUISA A T F CENTRO GER. PROJETOS

SERVIÇO DE PESQUISA

CGP – CONTABILIDADE - CONVÊNIO

CGP

COMPRA E IMPORTAÇÃO

MATERIAIS A T F TESOURARIA

Divulgação do CGP

A Diretoria deu conhecimento à Congregação

sobre a implantação do CGP

SVPECEx e ATF: Após o treinamento na FAPESP,

visitaram os 14 departamentos

Proposta de Trabalho

Execução do Projeto

Realizar as compras (com ciência do pesquisador) Verificar os pedidos de acordo com o TO Verificar a documentação exigida pela FAPESP Solicitar o recurso Providenciar o pagamento Agendar e acompanhar importação (qdo for o

caso) Prestar contas à FAPESP (mediante senha) Providenciar a incorporação ao Patrimônio

Desafios

Transmitir ao corpo docente a competência / confiança da equipe para gerenciar seu projeto (Total/Parcial)

Projetos entregues, algumas vezes, sem a exatidão do saldo e do saldo por alínea

Conferência da P.C. efetuada Recurso em conta corrente Aplicação realizada em desacordo com o TO Documentação em desacordo com as normas Ajustar o projeto na ATF

Dúvida: Excel x Sistema de Informação Gerencial Extra-Orçamentário - SIGEO

Funcionalidades do SIGEO

Controle de saldo por alínea Pagamentos (com impressão de cheques) Alertas de prazos: vigência, relatório científico e prestação

de contas (120, 90, 60, 30 e 15 dias) Controle de material permanente nacional e importado Relatório de economia Relatório Estatístico Repositório de notas fiscais (XML e PDF) Arquivo digital (PDF) de prestações de contas

Acompanhamento on line da execução do projeto via

http://pinheiros.fmrp.usp.br/saldos/login.php

SIGEO – Tela de entrada

SIGEO – Relação de projetos

SIGEO/Relatório de economia

47.234,27

Desafios do SIGEO

Aprimoramento de funções

Módulo integrado de compras (com registro de preços pagos anteriormente)

Gestão dos NAPs Adaptação de

procedimentos do S. Mercúrio ao SIGEO

Avaliação do CGP

Diante da receptividade dos pesquisadores da

FMRP na implantação do CGP e visando ampliar

o atendimento e a infraestrutura organizacional do

Centro, aplicamos um questionário com o

propósito de aperfeiçoar o planejamento e

identificação da real necessidade de expansão do

serviço.

Questão 1

Resposta Freqüência %

NÃO 33 20,63%

SIM 127 79,38%

TOTAL 160 100,00%

Você tem, no momento, projeto de auxílio a pesquisa em qualquer

modalidade, apoiada por FAPESP, CNPq, CAPES, FINEP ou FUSP?

Questão 2

Em caso positivo especifique a agência de fomento.

Resposta Freqüência %

CAPES 2 1,25%

FAPESP 51 31,88%

FAPESP, CNPq 38 23,75%

CNPq 20 12,50%

FAPESP, CNPq, CAPES 4 2,50%

CNPq, CAPES 2 1,25%

FAPESP, CNPq, FUSP 2 1,25%

CNPq,FINEP 1 0,63%

CNPq,FUSP 1 0,63%

FAPESP, CNPq, CAPES, FINEP 1 0,63%

FAPESP, CNPq, CAPES, FINEP, FUSP 1 0,63%

FAPESP, CNPq, FINEP 1 0,63%

FAPESP, CNPq, FINEP, 1 0,63%

FAPESP,FINEP, 1 0,63%

FAPESP, FINEP, FUSP 1 0,63%

(Vazias) 0 0,00%

TOTAL 127 79,38%

Questão 3

Resposta Freqüência %

SIM 45 28,13%

NÃO 115 71,88%

TOTAL 160 100,00%

Você tem, no momento, projeto de pesquisa com recursos financeiros

gerenciados pelo Centro de Gerenciamento de Pesquisa da FMRP?

Questão 4

Resposta Freqüência % Total no CGP %

BOM 4 2,50% 4 9%

NULO 115 71,88%

ÓTIMO 41 25,63% 41 91%

TOTAL 160 100,00% 45 100%

Em caso positivo, você considera que o serviço oferecido pelo Centro

de Gerenciamento de Projetos está sendo ou foi.

Questão 5

Resposta Freqüência % do Total Docentes CGP Est/ Docente/ projetos

SIM 147 91,88% 43 104

NÃO 13 8,13% média 1,28 133,12

TOTAL 160 100,00%

Você teria interesse em atribuir ao CGP da FMRP a gestão financeira dos seus

futuros projetos aprovados por Agência de Fomento?

Questão 6

Resposta Freqüência % do Total

NULO 147 91,88%

Opção 1 3 1,88%

Opção 2 7 4,38%

Opção 3 3 1,88%

TOTAL 160 100,00%

Caso não tenha interesse, especifique a razão. Opção 1 =

prefere gerenciar pessoalmente o projeto / Opção 2 = Dispõe

de estrutura de gerenciamento no departamento / Opção 3 -

Aplicação de Questionário para Avaliação do CGP (fev/2012)

Departamentos N°. Docentes

por Depto.

N°. Docentes

Participantes

%

Participação

Biologia Celular e Molecular e Bioagentes

Patogênicos 18 16 88,89%

Genética 11 7 63,64%

Puericultura e Pediatria 24 14 58,33%

Medicina Social 19 11 57,89%

Fisiologia 14 8 57,14%

Bioquímica e Imunologia 17 9 52,94%

Farmacologia 12 6 50,00%

Neurociências e Ciências do

Comportamento 33 16 48,48%

Oftalmologia, Otorrinolaringologia e

Cirurgia de Cabeça e Pescoço 25 12 48,00%

Biomecânica, Medicina e Reabilitação do

Aparelho Locomotor 26 12 46,15%

Cirurgia e Anatomia 33 15 45,45%

Clínica Médica 63 26 41,27%

Ginecologia e Obstetrícia 21 7 33,33%

Patologia e Medicina Legal 14 1 7,14%

TOTAL 330 160 48,48%

Docentes / Projetos no CGP

Departamentos Docentes /

Projetos no CGP

% Docentes no

CGP / Depto

Projetos

Depto no CGP

Bioquímica e Imunologia 10 58,82% 14

Clínica Médica 9 14,29% 12

Biologia Celular e Molecular e

Bioagentes Patogênicos7 38,89% 7

Oftalmologia, Otorrinolaringologia e

Cirurgia de Cabeça e Pescoço5 20,00% 9

Cirurgia e Anatomia 4 12,12% 5

Farmacologia 2 16,67% 2

Medicina Social 2 10,53% 2

Ginecologia e Obstetrícia 2 9,52% 2

Puericultura e Pediatria 1 4,17% 1

Neurociências e Ciências do

Comportamento1 3,03% 1

Genética 0,00%

Fisiologia 0,00%

Biomecânica, Medicina e Reabilitação

do Aparelho Locomotor0,00%

Patologia e Medicina Legal 0,00%

TOTAL 43 55

Benefício Operacional

Objetivo: desonerar o pesquisador da atividade

administrativa / financeira

Apoio da FAPESP na execução do projeto

Incorporação dos bens ao Patrimônio FMRP (imediata)

Bens de terceiros convênio / doação

Agilidade em apoiar as demandas de infraestrutura para o

projeto (em conjunto com a Assistência Técnica

Administrativa - ATAD)

Relato de que com o CGP há espaço para participar de

novos editais

Pesquisadores em busca de orientação nas pendências de

PC apontadas pelas agências de fomento

Estatística dos Projetos Gerenciados pelo CGP Quantidade %

Número total de projetos 81

Projetos com alguma economia 43 53%

Economia média por projeto 1,40%

Menor economia obtida (mínima) 0,05%

Maior economia obtida (máxima) 8,33%

Número de projetos com valor concedido menor que o

valor total de economia R$ 244.217,05 (FAPESP = 72) 55 76,39%

Meta: Obter economia média por projeto de 2,50%

Relatório de Economia Valor R$ %

RTI (09,10,11 e 12 202.717,45 83,01%

Auxílios 41.499,60 16,99%

Total 244.217,05 100,00%

Benefício Financeiro

Prestações de Contas 01/01/2012 a 17/10/2012

Nº de PC

Encaminhadas

N°.

PáginasProjeto

Reserva

TécnicaReais

Sem apontamentos 20 5.254 607.301,96 172.775,31 780.077,27

Em análise 18 10.506 2.643.295,61 333.483,33 2.976.778,94

Em análise/Com apontamentos 2 480 197.174,35 27.184,52 224.358,87

40 16.240 3.447.771,92 533.443,16 3.981.215,08

Atendimentos *

01/01/2012 a 17/10/2012

Orientações: prestação de contas, despesas com

diárias e materiais, etc.

2011 62012 4

* Atendimentos extras prestados a docentes/pesquisadores com gerenciamento próprio

Projetos no CGP no período de 01/09/2010 a 17/10/2012

Agencias NovosEm

andamentoTotal % Novos

Em

andamentoTotal

FAPESP 12.302.381 7.652.120 19.954.501 78% 3.497.696 710.733 4.208.429

CNPq 1.539.042 501.720 2.040.762 8% - - -

CAPES 137.805 101.538 239.343 1% - - -

FINEP 946.950 946.950 4% - - -

USP/NAPs 2.405.862 2.405.862 9% - - -

Total 17.332.040 8.255.378 25.587.418 100% 3.497.696 710.733 4.208.429

Agências Em andamento % Concluídos

FAPESP 61 80% 16

CNPq 8 11% 2

CAPES 3 4% 0

FINEP 1 1% 0

USP - NAPs 3 4% 0

Total 76 100% 18

Apoiar a todos os pesquisadores / bolsistas

Finalizar o software de gerenciamento de equipamento de multiusuário

Ampliar do quadro de RH

Integrar nosso sistema ao da FAPESP (redundância de atividade)

Customizar o software para módulo de compras

Apoiar nas atividades do Importa Fácil

Ações Futuras / Expectativas

Demanda de novos projetos (2012)

Status N° Valor R$

Fase - Aprovado 10 a informar

Fase - Submissão 6 a informar

Fase - Submissão (CEPID - 11

anos) 1 44.000.000,00

Total 17

Status N° Valor R$

NAP – Núcleo de Apoio à

Pesquisa 6 5.900.000,00

Aguardando Novos Projetos – FAPESP

Aguardando Novos Projetos – USP

USP- FMRP

Pesquisador FAPESP

Pesquisa

A implantação do Centro de Gerenciamento de Projetos (CGP) na Faculdade de

Medicina de Ribeirão Preto – Universidade de São Paulo (FMRP-USP)

Trabalho elaborado pela equipe e apresentado durante o 1° CONPUESP,

realizado em São Paulo, em 25 e 26

de outubro de 2011.

CONPUESP - Congresso dos Profissionais das

Universidades Estaduais de São Paulo

Entrevistas

Presidente da Comissão de Pesquisa de Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto

Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto - USP

Agradecimentos A FMRP agradece o apoio, o incentivo e a dedicação de toda equipe administrativa da FAPESP nas pessoas dos Profs.Drs. Carlos Henrique de Brito Cruz e Joaquim José Camargo Engler que contribuíram de forma decisiva para que essa nossa empreitada fosse coroada de sucesso.

Muito Obrigado!