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I
Ficha Técnica
Nome do Estagiário: Marilisa Rodrigues Borges
Número de Aluno: 5006870
Estabelecimento de Ensino: Instituto Politécnico da Guarda
Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto
Licenciatura: Comunicação e Relações Públicas
Docente Orientador: Mestre Guilherme Monteiro
Organização de Estágio: J. Vargas
Tutor de Estágio na Entidade Acolhedora: Joaquim Vargas, Licenciado pela
Universidade da Beira Interior em Gestão de Empresas.
Morada: Rua Pedro Álvares Cabral
N.º 12 1.ª Cave Esq.
6300 - 075
Telefone: 271224214
Correio eletrónico: [email protected]
Site: www.vargas.com.pt
Duração de Estágio: Três Meses (10 de Julho a 10 de Outubro)
II
Agradecimentos
Em primeiro lugar dirijo o meu agradecimento à Escola Superior de Educação,
Comunicação e Desporto do Instituto Politécnico da Guarda e a todos os docentes do
curso de Comunicação e Relações Públicas.
Ao meu orientador de estágio Mestre Guilherme Monteiro pela sua
disponibilidade e conhecimentos partilhados ao longo desta experiência.
Um Agradecimento especial à J. Vargas por me terem acolhido e possibilitado
aplicar os meus conhecimentos.
Um agradecimento em especial à minha família sem eles nada disto era possível.
Um último agradecimento a todos os que direta ou indiretamente me apoiaram
nesta jornada.
O meu muito obrigada.
III
Resumo
O estágio foi desenvolvido na empresa J. Vargas, que se desmembra em duas a
J. Vargas que está inserida no ramo da contabilidade, e Vargas Seguros, inserida no
ramo dos seguros. Neste relatório descrevi a história valores, missão e visão, serviços
prestados, identidade visual e por fim a análise swot, de ambas as empresas. Para além
de todas as tarefas realizadas dentro da minha área de formação, também adquiri
conhecimentos base, na área administrativa, contabilidade e seguros, atendimento ao
público, elaboração de cartas e atas, elaboração de um Manual de Acolhimento e estudo
da análise externa das empresas.
Palavras-chave: J. Vargas, seguros, contabilidade, comunicação, serviços
.
.
IV
Índice Geral
Introdução ......................................................................................................................... 1
Capítulo I- A Guarda
1.2 Localização Geográfica .......................................................................................... 4
1.3 Caracterização socioeconómica .............................................................................. 5
1.4 Património Cultural ................................................................................................ 6
Capítulo II - J. Vargas
2.1 Serviços Prestados .................................................................................................. 9
2.1.1 Contabilidade Organizada ................................................................................... 9
2.1.2 Contabilidade Não Organizada .......................................................................... 10
2.1.3 Fiscalidade ......................................................................................................... 10
2.1.4 Estudos Económicos .......................................................................................... 11
2.2 Missão ................................................................................................................... 11
2.3 Organigrama ......................................................................................................... 11
2.4 Análise SWOT ...................................................................................................... 12
2.5 Identidade visual ................................................................................................... 13
2.6 Ergonomia e Responsabilidade Social ................................................................. 14
2.7 Estratégia Comunicacional ................................................................................... 15
Capítulo III - Vargas Seguros
3.1 Serviços Prestados ................................................................................................ 17
3.2 Missão ................................................................................................................... 18
3.3 Organigrama ......................................................................................................... 18
3.4 Análise SWOT ...................................................................................................... 19
3.5 Identidade visual ................................................................................................... 20
3.6 Ergonomia e Responsabilidade Social ................................................................. 20
3.7 Estratégia Comunicacional ................................................................................... 21
Capítulo IV - Atividades desenvolvidas no Estágio Curricular
4.1 Plano de Estágio ................................................................................................... 23
4.2 Cronogramas ......................................................................................................... 24
4.3 Descrição das atividades desenvolvidas ............................................................... 24
V
4.3.1 Adaptação/ Adquirir conhecimentos básicos .................................................... 24
4.3.2 Elaboração de cartas e ofícios ........................................................................... 25
4.3.3 Contacto exterior ............................................................................................... 25
4.3.4 Atendimento Telefónico .................................................................................... 26
4.3.5 Elaboração do Manual de Acolhimento ............................................................ 26
4.3.6 Análise Externa da Empresa ............................................................................. 26
Reflexão Final ................................................................................................................ 27
Bibliografia ..................................................................................................................... 28
Webgrafia ....................................................................................................................... 29
Listagem de Anexos ...................................................................................................... 30
VI
Índice de Figuras
Figura nº. 1 - Mapa do concelho da Guarda……………………………………………4
Figura nº. 2 - Mapa do distrito Guarda ………………………………………………...5
Figura nº. 3 - Empresas na Guarda……………………………………………………..6
Figura nº. 4 – Organigrama J.Vargas.. ………………………………………………..12
Figura nº. 5 - Logótipo J.Vargas………………………………………………………14
Figura nº. 6 – OrganigramaVargas Seguros………………………………………..….19
Figura nº. 7 - Logótipo Vargas Seguros……………………………………………….20
Índice de Tabelas
Tabela nº.1 Análise Swot J.Vargas…………………………………………………….13
Tabela nº.2 Análise Swot Vargas Seguros…………………………...………………..19
VII
Lista de siglas
IPSS - Instituições Particulares de Solidariedade Social
CTT - Correios, Telégrafos e Telefones
SNC - Sistema Normalizado Contabilístico
TOC -Técnico Oficias de Contas
IRS -Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares
IVA -Imposto sobre o Valor Acrescentado
IRC -Imposto sobre o Rendimento de pessoas Coletivas
IES -Informação Empresarial Simplificada
SWOT – Strengths, Weakness, Opportunities e Threats
1
Introdução
O estágio curricular enquadra-se no plano de estudos da Licenciatura em
Comunicação e Relações Públicas, da Escola Superior de Educação, Comunicação e
Desporto do Instituto Politécnico da Guarda.
Como a própria designação indica, trata-se de uma licenciatura que abrange a
formação em várias vertentes da comunicação organizacional, relações públicas, e
marketing.
O relatório de estágio realizado apresenta-se em quatro capítulos. O primeiro
concentra informação relativa a cidade da Guarda, onde irá ser elaborada uma pesquiza
documental sobre a cidade mais precisamente sobre sua história, a caracterização do
concelho, das suas acessibilidades, da sua caracterização económica e do seu património
histórico monumental.
De seguida no segundo e terceiro capítulo irei descrever a minha organização de
estágio, a J.Vargas, que se desmembra em duas a J. Vargas que está inserida no ramo da
contabilidade, e Vargas Seguros, inserida como o próprio nome indica no ramo dos
seguros. Nesses capítulos irei descrever a história valores, missão e visão, serviços
prestados, identidade visual e por fim a análise swot, de ambas as empresas, visto ter
colaborado com as mesmas.
O quarto capítulo aborda as atividades que eu realizei, onde aplico os
conhecimentos que foram adquiridos ao longo da minha licenciatura. As tarefas
realizadas foram possíveis devido à observação participante e pesquisa documental.
2
Capítulo I
A Guarda
3
A Guarda1 conhecida pela cidade dos cinco efes: Farta, Fria, Forte, Formosa e Fiel,
Farta pela sua abundância dos vales do Mondego, Fria pois o clima manhoso assim o
determina, Forte pela sua robustez, pois ainda hoje permanecem intactas as portas das
muralhas, Formosa pela beleza natural que a envolve, por último, Fiel que vem do
tempo em que Álvaro Cabral, no século XVI, se negou a entregar as chaves ao rei de
Castela.
1.1 História
A Guarda2era uma pequena comunidade que se desenvolveu com a atribuição do
primeiro foral em 1199 pelo segundo Rei de Portugal, D. Sancho I, cujo objetivo era o
repovoamento da zona. O primeiro foral foi confirmado por D. Afonso II e alargado por
D. Dinis e D. Manuel I.“A importância estratégica e militar da cidade patenteou-se
através dos tempos. Podemos dizer que a Guarda está ligada a todos os eventos da
História de Portugal. Durante a primeira dinastia desempenhou importante papel,
especialmente nos reinados de D. Dinis e D. Fernando. Na crise da independência
(1383 – 85) foi das primeiras cidades a tomar voz, pelo Mestre de Avis. O alcaide
Álvaro Gil escreveu aqui uma brilhante página de patriotismo e altivez. Durante os
reinados de D. Afonso V e D. João II, patenteia-se de novo essa importância. Na
Restauração, a cidade é uma fortaleza onde se abastecem tropas e se mantêm hospitais
de sangue” (Rodrigues 2000:79)
Podemos assim dizer que a Guarda foi um marco importante na história de
Portugal, a posição do relevo da cidade face ao território envolvente fez com que a
cidade fosse destinada à defesa da região e do país. Sendo muito antiga, tem ainda
vestígios históricos dos romanos, seguindo-se os períodos de ocupação por parte dos
visigodos, mais tarde pelo reino das Astúrias e por fim os Judeus, após a expulsão da
Espanha, aumentando bastante a população da cidade, com grande impulso a nível
comercial. Ainda hoje prevalece um forte vestígio dos tempos vividos, com a sua
presença, sendo um marco do turismo na Guarda.
1 Adaptado com base no boletim da cidade
2 Informação adaptada com base em
http://www.munguarda.pt/index.asp?idedicao=51&idSeccao=577&Action=seccao
4
Os romanos fundariam na região um povo a que chamaram Lancia Opitdna que
os suevos mudaram o seu nome para Warda, da origem a designação atual.
1.2 Localização Geográfica
A cidade da Guarda é composta por quatro freguesias. S.Miguel da Guarda, São
Vicente, Sé e Maçaínhas, com 43 9323 habitantes. O município é limitado, como se
pode ver na Figura nº 1, a nordeste pelo, município de Pinhel, a leste por Almeida, a
sudeste pelo Sabugal, a sul por Belmonte e pela Covilhã, a oeste por Manteigas e
por Gouveia e a noroeste por Celorico da Beira. É, pela sua relevância, a capital do
Distrito e tem uma população residente de 173 831 habitantes. O concelho ainda tem
uma parte inserida no Parque Natural da Serra da Estrela e compreende três bacias
hidrográficas: Mondego, Côa e Zêzere.
Figura nº1- Mapa do concelho da Guarda
Fonte: http://viajar.clix.pt/mapa.php?c=135&lg=pt&w=guarda
A Guarda tem também excelentes acessos, os rodoviários como podemos
observar na figura seguinte, com a A25, auto-estrada que tem ligação à cidade de
3 Dados estatísticos de Fevereiro de 2012 segundo INE, fonte
http://www.ine.pt/xportal/xmain?xpid=INE&xpgid=ine_unid_territorial&menuBOUI=13707095&contexto=ut&selT
ab=tab3
5
Aveiro e a Espanha, a A23 que dá acesso da Guarda a Torres Novas, e, ao nível
ferroviário, a cidade é servida pelas linhas da Beira Alta e Beira Baixa, facilitando a
circulação de comboios de mercadorias e de passageiros com abrangência regional,
nacional e internacional. Como curiosidade poderemos citar que decorreram em 3 de
Agosto do ano em curso, as comemorações dos 130 anos da inauguração da linha da
Beira Alta, que teve a presença na Guarda, em ambiente festivo, da Família Real, que
fez então o percurso da Figueira da Foz até a fronteira, com paragem em Carregal do
Sal, Mangualde, Guarda e Vilar Formoso, no comboio inaugural.
Figura nº2- Mapa do distrito Guarda
Fonte: http://viajar.clix.pt/mapa.php?d=8&lg=pt&w=guarda
1.3 Caracterização socioeconómica
A vida económica do distrito da Guarda assenta, em sua essência, no sector
primário, vivendo principalmente da agricultura, com predominância na produção de
cereais, batata, e vinha, e da pecuária, onde se destaca o gado ovino e bovino, com
especial relevância para a produção do famoso queijo da Serra da Estrela.
Segundo os dados estatísticos do INE de 17 de Junho de 2011, como podemos
observar na figura nº 3, existiam no distrito um total de 4 335 empresas. Destas 4 197
6
empregavam até 10 empregados, 118 entre 10 a 49, seguindo-se 18 empresas de 50 a
249, e por fim uma única empresa com 250 ou mais empregados.
Figura nº3- Empresas na Guarda
Fonte: http://www.ine.pt/xportal/xmain?xpid=INE&xpgid=ine_unid_territorial&menuBOUI=13707095&c
ontexto=ut&selTab=tab3
O distrito da Guarda registou um decréscimo significativo de população, em
consequência das migrações e baixa natalidade, sendo cada vez mais uma população
mais envelhecida.
1.4 Património Cultural
Existem por todo o concelho vestígios de povoamento pré-histórico datando a
presença humana desde o final do período neolítico, da idade do calcolítico. Da idade do
Bronze e do ferro foram assinalados vestígios de explorações mineiras, entre outros.
A Guarda é uma cidade muito rica em património histórico e monumental, com
os seus reflexos em campo cultural4,devendo-se ao facto de a cidade ter sido sempre
dada a sua situação geográfica um ponto principal de defesa, destacando-se os
seguintes:
- Sé Catedral da Guarda, que se destaca dos demais pela sua imponente
grandiosidade. Foi mandada construir D. João I, iniciada em 1390 e concluída em 1540,
e nela se podem observar diferentes estilos arquitetónicos, o românico, o gótico e o
manuelino. Fica localizada no Centro Histórico da cidade.
- Torre de menagem, situada nas costas da Sé Catedral. Esta torre encontra-se
num dos pontos mais altos desta cidade e fazia parte do Sistema Defensivo do núcleo
habitacional de então, juntamente com a Torre dos Ferreiros e o Torreão, bem como
lanços de muralha.
4 http://www.mun-guarda.pt/index.asp?idedicao=51&idSeccao=593&Action=seccao
7
- Judiaria, este pequeno burgo preserva ainda intactas muitas das suas
características medievais como a Calçada, as portas pequenas e ogivais, e um Casario
térreo. Aqui habitava uma comunidade extremamente ativa nas áreas do Comércio,
Artesanato e Têxteis.
Sendo esta uma pequena amostra do património da Guarda, não deixa contudo,
de ser certamente, a que mais se destaca como ponto de referência para vários Turistas.
8
Capítulo II
J. Vargas
9
Em 19895, o Dr. Joaquim Vargas, iniciou-se como prestador de serviços na área
da contabilidade e assessoria fiscal. Passados dez anos constituiu uma sociedade, com
um capital de 5.000,00€, com o número de matrícula 1482 na Conservatória do Registo
Comercial da Guarda, dando continuidade ao trabalho que tinha vindo a desenvolver,
criando a J. Vargas. Com sede na freguesia de S. Vicente da cidade da Guarda, Rua
Pedro Álvares Cabral, n.º12, 1ª Cave Esq. Frente, 6300-745 Guarda, com o telefone
271214002, fax 271214855 endereço eletrónico: [email protected].
A firma assegura a contabilidade de empresas privadas, IPSS (Instituições
Particulares de Solidariedade Social) e juntas de freguesia, bem como de trabalhadores
independentes.
Mais recentemente a empresa J. Vargas efetuou um contrato com os CTT
(Correios, Telégrafos e Telefones) para distribuição de correspondência.
2.1 Serviços Prestados
A contabilidade é o ramo de atividade da J. Vargas, a contabilidade é uma
atividade “que proporciona informação, geralmente quantitativa e muitas vezes
expressa em unidades monetárias, para a tomada de decisões, planeamento, controlo
das fontes e operações, avaliação do desempenho e relato financeiro a investigadores,
credores, autoridades reguladoras e ao público” (Costa e Alves, 1996:33). A
contabilidade serve para controlar as atividades económicas das organizações, e prestar
serviços a terceiros. Assim a contabilidade é importante sistema de comunicação que é
utilizado para atingir os seus objetivos. Para isso a J. Vargas presta os seguintes
serviços:
2.1.1 Contabilidade Organizada
O regime de uma empresa6, sociedade por quotas ou uma sociedade uni-pessoal,
tem que ser sempre abrangida por contabilidade organizada. A contabilidade organizada
5 Informação da história da empresa e dos serviços prestados adaptados do site vargas.com.pt
6 Informação baseada em http://contabilista.pt/contabilidade-organizada-versus-contabilidade-
simplificada/
10
é excelente para atividades grandes e complexas, visto ser mais eficiente sobre o ponto
de vista fiscal. Tem a grande vantagem de apurar o lucro ou o prejuízo com mais
detalhe.
J.Vargas encontra-se plenamente inserida no ramo da referida actividade, com
execução de contabilidade e prestação de serviços às micro, pequenas, médias e grandes
empresas.
Este serviço compreende o registo da contabilidade da empresa de acordo com a
legislação fiscal em vigor e o SNC (Sistema Normalizado Contabilístico). Sendo o
quadro de pessoal dotado com a formação TOC’S (Técnico Oficias de Contas) e com a
informação necessária para seguir a legislação.
2.1.2 Contabilidade Não Organizada
O regime da contabilidade não organizada, que poderá ser também, designada
por regime de contabilidade simplificada, é usado por empresários de nome individual.
Com a condicionante de o seu volume de faturas ter sido superior a cento e cinquenta
mil euros no último fecho de contas, então será obrigatório proceder a mudança para o
regime de contabilidade organizada.
A J.Vargas presta serviço de contabilidade e fiscalidade no regime simplificado
a Empresários em Nome Individual e Profissionais Liberais, assim como no
preenchimento do IRS (Imposto Sobre o Rendimento de Pessoas Singulares) de
trabalhadores dependentes ou profissionais liberais.
2.1.3 Fiscalidade
A J.Vargas efetua um acompanhamento da situação fiscal de cada cliente de um
modo personalizado e dá apoio fiscal, como na entrega da declaração de início de
actividade; apuramento do IVA (Imposto Sobre o Valor Acrescentado) e envio da
declaração do mesmo; emissão de guias do IRC (Imposto obre o Rendimento de
Pessoas Coletivas), emissão de guias do IRS, Apuramento do IRC/IRS; Preenchimento
e envio das declarações do Modelo 22, do IRC; IES (Informação Empresarial
Simplificada).
11
2.1.4 Estudos Económicos
A J.Vargas faz estudos económicos nas diversas áreas de atividade, que vai
desde a elaboração do projeto de investimento, orientações fiscais, estudar possibilidade
de obter subsídios ou apoios que se adequam à sua empresa, tratando de toda a
burocracia, pedidos de pagamento e avaliação final, de acordo com as necessidades de
cada cliente.
2.2 Missão
A J. Vargas tem como missão prestar serviços no âmbito da contabilidade e
fiscalidade, de modo a proporcionar informação contabilística relevante para os
negócios das empresas suas clientes e a ajudá-las a cumprir todas as suas obrigações
fiscais.
2.3 Organigrama
No que respeita ao organigrama “ representação gráfica da estrutura de uma
organização ou instituição, que representa os elementos que a constituem, as relações
entre eles e as suas funções”(Perfeito et al. 2009: 1157). A J. Vargas tem seis
funcionários, como podemos observar na figura nº4, a gerência é composta por um
único elemento, o proprietário, o Dr. Joaquim Vargas. O empresário assume a gerência
e está ao “leme” da condução do negócio, embora o seu estilo de liderança seja
participativo e goste de auscultar toda a equipa na tomada das principais decisões da
empresa. Os serviços de contabilidade são repartidos um pouco por todos os elementos,
mas a Carla é a principal responsável pelo fecho da mesma, a distribuição de correio é
feita por vários elementos externos da empresa. Em relação à classificação dos
documentos contabilísticos a Júlia é a que mais se destaca, Alice é a responsável pela
secção das finanças, a Patrocínia pela secção da segurança social, por fim o Daniel este
responsável pela contabilidade das Juntas de Freguesia. Apesar de estes serem
especificados nas áreas que acabei de referir, todos são polivalentes e desempenham o
necessário para o bom funcionamento da empresa. No que respeita às habilitações
literárias destaca-se o número de colaboradores que completaram o ensino secundário
12
que são 11. Com formação superior existem quatro trabalhadores e três concluíram o 3º
ciclo
Figura nº 4- Organigrama
Fonte: Própria
A área de entrega de correio é autónoma. Cada um dos distribuidores é
responsável pelas entregas numa rota que lhe foi atribuída, articulando com os CTT a
recolha da correspondência e organizando a sua entrega, sem que seja necessário o
apoio e intervenção da empresa.
2.4 Análise SWOT
A análise SWOT faz uma divisão entre o ambiente interno e externo, sendo um
meio eficaz, para estudar o ponto da situação da empresa no mercado. A sigla deriva da
língua inglesa, é composta por quatro iniciais que significam o seguinte: S – Strengths:
forças ou pontos fortes; W – Weaknesses: fraquezas ou pontos fracos; O –
Opportunities ou oportunidades; T – Threats ou ameaças; Segundo Lindon,
[LINDON,et. al. 2009,451]. a análise sowt “Consiste em elaborar uma síntese das
análises interna e externa. De um lado, apresentam-se os principais aspetos que a
diferenciam dos seus concorrentes do mercado considerado, identificando os pontos
fortes e os pontos fracos da empresa. Do outro lado, identificam-se as perspetivas de
A Gerência
Serviços de Contabilidade
Sistema Simplificado de tributação
(contabilidade não organizada)
Secção relacinada com as Finanças
Secção da Segurança Social
Classificação de Documentos
Distribuição e Entrega de Correio
13
evolução do mercado, as principais ameaças e as principais oportunidades.” Assim a
empresa deve estar sempre a atualizar a sua análise pois é “uma forma de planeamento
que enfrenta, previne, minimiza o efeito das ameaças. E pode causar na organização
um impulso para a mudança cultural”(MONTEIRO,2004,.8-43)Surgiu assim a
necessidade de fazer uma análise swot para a organização, como podemos observar na
tabela nº 1.
Pontos Fortes Pontos Fracos - Capacidade técnica da empresa
- Oferta alargada de serviço para
diferentes segmentos
- Notoriedade e reconhecimento de
idoneidade e qualidade
- Reduzida vocação comercial
Oportunidades Ameaças
- Apoio do Estado para novas empresas
- Deslocação de empresas do interior
- Possibilidade de encerramento de
empresas clientes e de potenciais clientes
Tabela nº 1- Análise SWOT
Fonte: Própria
2.5 Identidade visual
Quanto mais clara for a identidade visual da empresa mais coerentes serão os
seus objetivos, comportamentos e ações, segundo Lampreia, (1998:48) “A Identidade é
a imagem daquilo que a empresa deseja transmitir, começa, em termos de
comunicação, pelo seu nome, pelo seu logótipo e também pelo seu slogan, que são os
elementos primários para a identificação e reconhecimento desta junto do público”. O
nome da empresa pode ser o seu maior património, porque contribui para a diferenciar,
competitivamente, das outras empresas. O nome da J.Vargas é um nome que se pode
dizer pertencer segundo a mesma fonte, à categoria: “associação de nomes em função
das pessoas que integram a sociedade inicialmente constituída.” Visto ser a inicial J
14
referente a Joaquim e Vargas ao último nome do sócio maioritário da empresa, é de fácil
compreensão e memorização.
O logotipo, segundo o autor, designa-se por “nome da instituição desenhado e
colorido de forma única e específica, de modo a tornar-se um sinal de reconhecimento
imediato, funciona como o seu bilhete de identidade visual, onde mediante um símbolo
e uma forma apresenta a personalidade e faz prova de existência da empresa”. Os
elementos base que constituem o logótipo são: o nome, o código gráfico, ou seja, o tipo
de letra utilizada, as cores e por vezes um símbolo. Um bom logótipo deve ser de fácil
perceção, distinguindo-se das outras referências visuais e suscitando um
reconhecimento imediato, de grande clareza, para a rápida compreensão do seu
significado e por fim de boa memorização, para que o público se lembre dele em
qualquer situação. Pode constituir a base de identificação global da empresa, o logotipo
aparece mesmo antes de um produto ser vendido ou de um serviço ser prestado, por isso
convém ter boa apresentação. Como podemos observar na figura nº 5 a empresa tem
como logotipo o nome da empresa e tem como cores o laranja que transmite sucesso,
agilidade mental, atrai boa sorte, e prosperidade e desencoraja a preguiça, e o azul
transmite fidelidade, segurança e personalidade. É de fácil leitura e rápido de
memorizar, contendo a frase que identifica o ramo da empresa, gestão e contabilidade.
A J.Vargas não tem slogan, visto, segundo o senhor Joaquim Vargas, a empresa estar
bem posicionada, e não precisar de um slogan para as pessoas reconhecerem a empresa
por uma frase.
Figura nº4- Logótipo
Fonte: Empresa
2.6 Ergonomia e Responsabilidade Social
A ergonomia tem sido fator de aumento de produtividade das empresas e da
qualidade do produto bem como da qualidade de vida dos trabalhadores, na medida em
que a mesma é aplicada com a finalidade de melhorar as condições ambientais, visando
à interação com o ser humano. A J. Vargas cada vez mais se preocupa com o bem-estar
dos seus colaboradores, visto que quanto mais satisfeitos, mais qualidade terá o seu
15
trabalho. A empresa tem cuidados ergonómicos no conforto dos colaboradores, no
acesso dos mesmos ao equipamento necessário para o desempenho das suas funções,
tem boa luminosidade, preocupa-se com a climatização, com a higiene e segurança no
trabalho.
A responsabilidade social, é cada vez mais evidente no mundo das empresas, a
J.Vargas está cada vez mais consciente disso: por isso, tem preocupações com o meio
ambiente o papel é reutilizado sempre que possível, tal como todas as capas de arquivo
e toneres da impressora. Tem ainda consciência do seu papel na sociedade, e irá assim
tentar ter também um papel ativo em determinadas causas.
2.7 Estratégia Comunicacional
É fundamental para qualquer empresa criar canais de comunicação eficazes para
com os seus públicos. Segundo Rasquilha, (2007:41) os públicos de uma instituição são:
“o grupo de pessoas que interessam a essa instituição, estando com ela direta ou
indiretamente relacionados e para os quais o trabalho de Relações Públicas se
desenvolve.”. Podemos assim dizer que existem dois tipos de públicos, os internos e
externos. Os internos são os proprietários, acionistas, colaboradores, como públicos
externos teremos fornecedores e clientes. A estratégia de comunicação assenta em dois
eixos distintos: a comunicação interna e comunicação externa. A comunicação interna
da empresa é feita em reuniões onde se discutem os assuntos de trabalho, ou por e-mail,
quando é necessário troca de informação escrita oficial. Quanto a comunicação externa,
ela é feita por email, ou boca a boca, sendo esta a mais usual, pois assim a empresa
avalia melhor o seu desempenho.
16
Capítulo III
Vargas Seguros
17
A Vargas Seguros7 começou aproximadamente há 20 anos quando o Dr.
Joaquim Vargas decidiu, em nome individual, adquirir a carteira profissional de um
cliente da J. Vargas, quando este decidiu abandonar a carreira como mediador. Sempre
foi considerada uma atividade complementar, mas em 2007, constituiu uma sociedade
unipessoal a Vargas Seguros, aproveitando o facto de o nome Vargas da sua empresa de
contabilidade ter prestígio. Esta fica situada em espaço a nível superior ao da
contabilidade, ou seja, no 1º andar, com os contactos: telefone: 271214855; fax:
271224214; e email: [email protected].
A empresa está associada ao grupo Caixa Geral de Depósitos, pelo que
comercializa exclusivamente seguros da marca Fidelidade, do ramo Vida e Não Vida. A
Vargas Seguros tem ainda uma filial em Almeida, que tem a sua sede na Rua da
Muralha, 6350-239, Almeida com o contacto telefone: 271571036, fax: 271571036 e
com o email: [email protected].
3.1 Serviços Prestados
Na Vargas Seguros os serviços prestados na sede e na filial de Almeida, passa
pelo atendimento dos clientes, apoios a sinistros, pesquisa e apresentações de cotações.
As Colaboradoras tratam das apólices, contactam os clientes, fazem a abertura
de processos e marcação de peritagens, asseguram a resposta a pedidos de orçamento,
através do portal da Fidelidade, ou em articulação com a mesma. A gestão de clientes é
realizada através do portal Medianet, disponibilizado pela Fidelidade, onde são
realizadas as simulações e é emitida toda a documentação associada aos seguros.
Enquanto mediadora de seguros, a Vargas Seguros, disponibiliza, como já referi,
duas categorias de produtos, seguros do ramo Vida e Não Vida,
O ramo Vida apresenta os seguintes Produtos:
- Seguros de Vida;
7 Informação da história da empresa e dos serviços prestados adaptados do site vargas.com.pt
18
- Produtos Financeiros e seguros de capitalização;
- Proteção Sénior;
- Poupança Ativa;
Quanto ao ramo Não Vida destacam-se os seguintes produtos:
- Seguros de saúde;
- Seguro de acidentes pessoais;
- Seguro de acidentes de trabalho;
- Seguro de responsabilidade civil;
- Seguro de automóvel;
- Seguros de habitação e condomínio;
- Seguros de comércio e serviço;
- Seguros para animais domésticos e de companhia;
- Seguro de viagem;
- Seguro de transportes;
- Seguro agrícola e pecuário.
O ramo Não Vida é aquele a que corresponde a maior parte do volume de
negócios da empresa, destacando-se as modalidades Automóvel e Acidentes de
Trabalho.
3.2 Missão
A Vargas Seguros tem, como missão, assegurar o melhor serviço, bem como
promover o desenvolvimento da sua carteira de clientes com a garantia da qualidade e
aprimoramento no atendimento.
3.3 Organigrama
19
A Gerência
Atendimento
Guarda
Atendimento
Almeida
A Vargas Seguros, por sua vez, como podemos observar no organigrama apresentado a
seguir, é composta pela gerência e pelo atendimento ao público externo. A gerência, tal
como na J. Vargas, é composta pelo Joaquim Vargas, o Atendimento na Guarda pela
Catarina, e em Almeida pela Marta. Ambas têm o curso superior de Contabilidade, mas
têm também formação de agentes de seguros certificados, onde recebem formação
continua para seguir os procedimentos necessários aos seguros.
Figura nº 5- Organigrama
Fonte: Própria
3.4 Análise SWOT
Pontos Fortes Pontos Fracos
-Notoriedade da empresa na região
(reconhecimento de idoneidade e bom
serviço)
-Experiência e Know-How
- Produtos associados a um grupo de
renome, alguns dos quais exclusivos
- Agressividade comercial
Oportunidades Ameaças
-Encerramento de balcões e delegações
- Legislação (coberturas obrigatórias)
- Segmento rural pouco explorado
- Clientes insatisfeitos com a concorrência
- Serviços de Saúde e Segurança Social
deficitários e taxas moderadoras
agravadas
- Redução do poder de compra
- Falência de empresas
- Intensificação da concorrência
- Alteração da política de benefícios
fiscais
Tabela nº 2- Análise SWOT
Fonte: Própria
20
3.5 Identidade visual
Na imagem visual da Vargas Seguros, o nome baseia-se novamente no do
principal acionista e contem o ramo da actividade. Quanto ao logótipo (ver na figura nº
6), tem como base a cor azul, e verde apesar de aqui se parecer com amarelo. Como
significado o azul transmite fidelidade, segurança e personalidade, e o verde transmite a
vida, a esperança, a segurança, e a satisfação. Justifica-se ter como principal cor o azul o
facto de estar associado a J. Vargas que já está demarcada no mercado. O Slogan,
segundo (Lampreia, 1998:53), “deriva do gaélico Stuaght-ghairm, que era um grito de
guerra. É uma frase curta, positiva, clara, concisa e de fácil memorização que permite
uma relação rápida com o produto ou com a empresa.” A empresa tem como slogan
“Nem o gato advinha o futuro nem vocês têm sete vidas”, que é sempre acompanhado
por a frase “Se quer combater a crise e poupar tempo e dinheiro, consulte a firma
Vargas Seguros, Lda”, e é baseado numa frase popular de o gato ter sete vidas.
Figura nº 6- Logótipo
Fonte: Empresa
3.6 Ergonomia e Responsabilidade Social
Na Vargas Seguros a ergonomia foi no primeiro ano, assegurada por a
Fidelidade Mundial, que por ela foi responsável, pois facultou os equipamentos, e todos
os materiais de escritório, uniformizando assim a sua imagem. Hoje em dia alguns dos
materiais já são da própria empresa, mas sempre visando o bem estar das colaboradoras.
Relativamente à responsabilidade social, tal como a J.Vargas, faz a reciclagem
de materiais como, por exemplo, papel, toneres, entre outros materiais recicláveis, e
21
também como a J. Vargas esta está a pensar a aderir a mais campanhas de
responsabilidade social.
3.7 Estratégia Comunicacional
A estratégia comunicacional da Vargas Seguros é realizada regularmente com a
gerência, e com a colaboradora de Almeida, internamente. Externamente é feita por
meios de carta, através de email. A Vargas Seguros tem aqui a vantagem de a
Fidelidade Mundial ter uma base de dados que permite um rápido e eficaz acesso a
todos os públicos da empresa e, este pode ser feito através de um portal a Medinet, onde
se enviam as cartas automaticamente ao cliente para o pagamento do seguro. Assim a
Vargas Seguros tem mais facilidade nos canais de comunicação com os seus públicos.
22
Capítulo IV
Atividades desenvolvidas
no Estágio Curricular
23
Na realização do estágio curricular efetuei várias atividades que foram de
encontro aos conhecimentos por mim adquiridos ao longo dos três anos da minha
formação em Comunicação e Relações Públicas.
Para além de todas as tarefas realizadas dentro da minha área de formação,
também adquiri conhecimentos base, na área administrativa, contabilidade e seguros,
atendimento ao público, entre outras.
Inicialmente, foram-me apresentadas as instalações da empresa e do seu
funcionamento, bem como os serviços que efetuava. Depois comecei por realizar algum
trabalho de secretariado, como elaboração de cartas, ofícios, atas, etc. O manual de
acolhimento, a criação de textos para o site da empresa, o atendimento telefónico e
presencial aos clientes, bem como o contacto com instituições públicas e privadas
(finanças, bancos, ctt, etc) para entrega de documentação e formalização de burocracias,
foram outras das atividades realizadas de acordo com os conhecimentos adquiridos
4.1 Plano de Estágio
O plano de estágio, que pode ser visto no anexo I, foi elaborado de acordo com
as necessidades da empresa, ajustado aos conhecimentos por mim adquiridos ao longo
dos três anos de curso. Este teve início no dia dez de Julho de 2012 e terminou no dia
dez de Outubro do mesmo ano.
O primeiro contacto foi efetuado com o proprietário que me aconselhou a
começar na data acima indicada, pois com a aproximação do prazo de entrega do IVA,
que se realizava a partir do dia quinze de Agosto, poderia ter uma maior compreensão
de uma das mais importantes partes de funcionamento da empresa. Foi também nesse
momento que me foi questionado se poderia realizar o estágio na Vargas Seguros,
proposta que eu aceitei prontamente, dispondo-me a ajudar, aplicando os meus
conhecimentos.
Depois de serem definidas as datas do estágio, bem como o tempo que iria estar
em cada uma das empresas, e delineadas as tarefas por mim a desempenhar, que podem
ser vistas no anexo I, foi-me também, nesse mesmo dia, apresentado o meu local de
24
trabalho, primeiramente na J. Vargas durante uma semana e depois, durante o restante
período, na Vargas Seguros, de modo a conhecer ambas as empresas.
Desde logo conheci os colaboradores das duas empresas localizadas na Guarda,
bem como, durante dois dias, acompanhei uma das colaboradoras da J.Vargas que
integra a equipa subcontratada para os CTT, com intenção de conhecer o dia-a-dia
desses colaboradores, que embora não estejam fisicamente nem diariamente nas
instalações, fazem parte da mesma, sendo esta experiência meramente informativa, não
fazendo parte integrante do plano de estágios e que me proporcionou também a
oportunidade de conhecer a filial da Vargas Seguros em Almeida, bem como outros
serviços prestados pela empresa.
4.2 Cronogramas
O cronograma é uma forma esquematizada, onde são definidas e detalhadas as
atividades a serem executadas durante um período estimado, que permite uma rápida
visualização das tarefas realizadas, assim como as datas, mês e dia em que foram
efetuadas, elaborei os cronogramas das minhas atividades que poderão ser vistos os
cronogramas no anexo II.
4.3 Descrição das atividades desenvolvidas
As atividades mencionadas nos cronogramas vão agora ser expostas com
pormenor.
Mesmo as que não têm diretamente a ver com a área de estudo do curso,
contabilidade e dos seguros, mas para realizar determinadas atividades como o estudo
do meio envolvente.
4.3.1 Adaptação/ Adquirir conhecimentos básicos
Para me adaptar a uma realidade que era fora da minha área, levou a que, desde
o dia dez ao dia treze, fosse a adaptação à empresa e aos serviços que esta dispunha,
bem como perceber o porquê de a J. Vargas ser associada à Vargas Seguros, sendo dois
ramos totalmente diferentes. Tive que levar o trabalho para casa, pois nestes primeiros
25
dias não percebi alguns termos utilizados que ouvia, para saber o que era. Depois na
semana seguinte, dezasseis a vinte, adaptei-me mais especificamente à J. Vargas onde
fiquei a colocar em prática todos os ensinamentos básicos que me explicaram nos
primeiros dias. No início da semana não foi uma tarefa fácil, pois estava muito nervosa
com o medo de errar, mas no fim da semana já me foi mais fácil executar as tarefas. A
semana seguinte, dezasseis a vinte de Julho, passei-a na Vargas Seguros onde fiquei a
saber quais os ramos de seguros que ali existiam e os respectivos procedimentos para os
seguros. Já na seguinte semana propuseram-me utilização para meu conhecimento de
um dia nos correios, e assim nos dias vinte e três e vinte e quatro de Julho, fui dar uma
volta pela cidade da Guarda e por alguns dos concelhos circundantes.
4.3.2 Elaboração de cartas e ofícios
Hoje em dia a carta já é um meio de comunicação banalizado, contudo é ainda
cada vez mais utilizada para temas oficiais e com alguma formalidade. Tanto para a
empresa J.Vargas como para a Vargas Seguros ainda é um meio de comunicação
formal, e posso afirmar que nos meus três meses de estágio elaborei para a J. Vargas
perto de 15 cartas como se pode ver exemplificado no anexo nº 2, e para a Vargas
Seguros no anexo nº3. Na maior parte das vezes a comunicação feita por carta foi algo
discutido oralmente, sendo certo, contudo, que em suporte de papel é validada
formalmente.
4.3.3 Contacto exterior
O contacto exterior é importante para ambas as empresas, visto todos os dias ser
feito o contacto com instituições públicas para assuntos de inícios de atividade, fecho de
empresas, depósitos envio de correspondência, ou seja, tinha que me deslocar com o
carro da empresa, todas as manhãs, ocupando por vezes também a parte da tarde. Ia
tratar de assuntos relativos à contabilidade e aos seguros, e tinha de me dirigir às
Finanças, Segurança Social, Bancos, e Loja do Cidadão. Segundo (Moreira, 2010: 31) a
convivência humana é difícil e desafiante, porque conviver, trabalhar, interagir,
comunicar, simpatizar, antipatizar com os outros, aproximar-se e afastar-se, entrar em
conflito, colaborar e ainda outras inúmeras situações estão na base do relacionamento
humano.”
26
Todos os dias para fazer um contacto com o exterior, tinha que cuidar da minha
imagem e da minha postura, e assim aprendi a comunicar com mais facilidade.
4.3.4 Atendimento telefónico
Apliquei sempre algumas das regras para um bom atendimento telefónico, pois a
“voz é a parte da identidade de uma pessoa e ainda é um fator chave na sua imagem.”
(Moreira, 2010: 49), tais como, começar por fazer a saudação e identificar-me, utilizar
um bom volume de voz, usar com frequência o nome da pessoa com quem estava a
dialogar, dispor de toda a informação que estava ao meu alcance, ouvir primeiro e
depois falar e deixar sempre uma palavra de saudação.
4.3.5 Elaboração do Manual de Acolhimento
Manual é um livro ou um folheto que pretende comunicar, aos novos elementos
de uma empresa o seu funcionamento, sendo como que um guia da empresa. Pode ser
visto também como um conjunto de regras a serem cumpridas.
O manual de acolhimento foi uma proposta minha, logo aceite, embora com
ligeiras alterações que tive de introduzir, simplificando, em alguns aspectos,
designadamente quanto a elementos de natureza interna e não pública, da empresa.
Como podemos observar no anexo V.
4.3.6 Estudo de Mercado
Para fazer uma pesquisa de mercado era forçoso reunir as informações
necessárias à realização de uma análise externa de ambas as empresas. Sem dúvida que
esta foi a tarefa que mais me ocupou o tempo de estágio, sendo porém aquela que a
empresa precisava. Ver anexo nº VI.
27
Reflexão Final
O período de estágio foi vivido intensamente tentando desempenhar o melhor
possível as tarefas delineadas. Posso afirmar que a minha receção e integração correram
da melhor maneira, não sendo tratada apenas como uma estagiária que estava de
passagem, mas sim como um colega de trabalho, tanto que fiquei na empresa até
dezasseis de Novembro.
É de salientar que o motivo para a escolha do meu local de estágio esteve
relacionado com o facto de querer algo diferente, e mais relacionado com a área de
marketing. Esta experiência semiprofissional permitiu constatar o que eu esperava, que
o curso de Comunicação e Relações Públicas é uma área muito abrangente no mundo do
trabalho.
Já no que se refere às atividades, tentei desenvolvê-las da melhor maneira, onde
apliquei várias valências das minhas unidades curriculares. Numa primeira fase,
Relações Publicas e Marketing, partindo de um bom planeamento, para que pudesse
atingir os objetivos propostos.
Ao longo de todo o meu estágio optei por direcionar todo o meu saber, aplicando
de uma forma ou de outra o que aprendi durante o meu percurso académico. Com este
esforço tentei pôr em prática o que aprendi, e de certa maneira, acho que consegui
atingir os objetivos. Devo referir que estava no meu plano de estágio elaboração de atas
e as mesmas foram elaboradas, mas por opção minha e da empresa não colocamos as
atas, no relatório de estágio, devido a ter informações relativas aos clientes. O mesmo se
passou com o Manual de acolhimento na minha ideia base colocaria informações como
o sistema de pagamento do cliente, mais algumas informações a saber no contacto
externo, entre outros. Devo também referir que ao longo do meu estágio adquiri novos
conhecimentos, e aprendi a desempenhar tarefas básicas de contabilidade.
Para finalizar, foi uma experiência inesquecível e muito útil, que devo também
relembrar que as pessoas da empresa foram fundamentais para o meu percurso.
28
Bibliografia
BALDISSERA, Rudimar (2000) Comunicação organizacional: o treinamento de
recursos humanos como rito de passagem. (1ª ed.). Ed. Unisinos
BARQUERO CABRERO, et. al. (2001) O livro de ouro das relações públicas. (2ª
ed.).Porto: Porto Editora
BEIRÃO et. al.(2008). Manual de Comunicação Empresarial (1ª ed.). Porto: Plátano
Editora
COSTA, C. B e Alves, G. C. (1996). Contabilidade Financeiras/e. Lisboa: Rei dos
Livros.
ESTRELA, Edite; et al (2006). Saber escrever uma tese e outros textos. Lisboa:
Publicações Dom Quixote (3ª edição).
GARCIA, Manuel M. (1999), As Relações Públicas, Lisboa: Editorial Estampa.
LACK, Sam. (2000) ABC de las relaciones públicas. (s./e.).Barcelona: Ediciones
Gestión
LAMPREIA, J. Martins (1998). Comunicação Empresarial: As Relações Públicas na
Gestão (2ª ed.). Lisboa: Texto Editora
LINDON, et. al. (2009). Mercator XXI- Teoria e Prática do Marketing (12ª ed.).
Lisboa: Dom Quixote
MOREIRA, Isabel (2010). A Excelência no Atendimento. Editora Lidel (1ª Edição).
PERFEITO, A.et al.(2009). Dicionário da Língua Portuguesa (1ª ed.). Porto: Porto
Editora
RASQUILHA, Luís (2007). Gestão da Comunicação (3ª ed.). Lisboa: Quimera.
RODRIGUES, A. V. (2000). Guarda - Pré - História, História e Arte. Guarda: Santa
Casa da Misericórdia da Guarda.
29
Webgrafia
http://viajar.clix.pt/mapa.php?c=135&lg=pt&w=guarda (último acesso 17 Setembro de
2012)
http://www.munguarda.pt/index.asp?idedicao=51&idSeccao=577&Action=seccao
(último acesso 20 Setembro de 2012)
http://www.ine.pt/xportal/xmain?xpid=INE&xpgid=ine_unid_territorial&menuBOUI=1
3707095&contexto=ut&selTab=tab3 (último acesso 23 Setembro de 2012)
http://viajar.clix.pt/mapa.php?d=8&lg=pt&w=guarda (último acesso 30 Setembro de
2012)
http://www.ine.pt/xportal/xmain?xpid=INE&xpgid=ine_unid_territorial&menuBOUI=1
3707095&contexto=ut&selTab=tab3 (último acesso 5 Outubro de 2012)
30
Listagem de anexos
Anexo I – Plano de estágio
Anexo II – Cronogramas
Anexo III – Carta J Vargas
Anexo IV – Carta Vargas Seguros
Anexo VI- Manual de acolhimento
Anexo VI – Estudo do mercado
ACTIVIDADES REALIZADAS 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
apresentação e reconhecimento do local de
estagio
Realização do cronograma de actividades
Contacto com o exterior
Elaboração de cartas
Atendimento
Dias CTT
Folgas
Actividades
ACTIVIDADES REALIZADAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Contacto com o exterior
Elaboração de cartas
Atendimento
Fase de Pesquisa
Folgas
Actividades
ACTIVIDADES REALIZADAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Contacto com o exterior
Elaboração de cartas
Atendimento
Elaboração de estudo do mercado
Folgas
Actividades
ACTIVIDADES REALIZADAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Elaboração de cartas
Contacto com o exterior
Atendimento
Folgas
Actividades
Para: xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Data: 2012-07-27
Assunto: Envio do cheque n.º xxxxxxxxxxx do banco xxxxxxxxxxx.
Junto envio o cheque n.º xxxxxxxxxxxx do banco xxxxxxxxx, no valor de xxxxxxxxx € para pagamento da sua
Factura n.º xxxxxxxxx do dia 19 de Junho de 2012.
Sem outro assunto de momento me despeço.
Com os melhores cumprimentos.
Atenciosamente
____________________
Para: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Assunto: Envio da Carta verde e das condições particulares.
Junto envio a carta verde e as condições particulares do seguro automóvel. Da alteração efectuada
resultou um recibo no valor de xxxxxxxxxxxxxxxxx €.
Nota: Conforme conversa telefónica, aguardo a sua comparência, para me assinar a declaração de
alteração da apólice
Sem outro assunto de momento, despeço-me com os nossos cumprimentos.
_______________________________________
Manual de Acolhimento
Em nome da J. Vargas – Gabinete Técnico de Gestão e
Contabilidade, Lda, damos-lhe as boas vindas.
Vimos por este meio, apresentar-lhe a J. Vargas, Gabinete Técnico
de Gestão e Contabilidade Lda, a sua história, o seu funcionamento e as suas
normas de procedimento.
Leia este Manual atentamente e consulte-o sempre que necessário.
Verá que ele lhe será de grande utilidade.
Caso subsistam algumas dúvidas consulte o seu superior
hierárquico.
2 Manual de Acolhimento
Prezado (a) colaborador (a), A chegada de um novo colaborador é um momento de elevada importância, rodeado de grande expectativa, quer para a organização, quer para o próprio. Focalizamos a nossa atenção no acolhimento dos novos elementos, com o objectivo de rapidamente se sentirem integrados na sua equipa de trabalho, por forma a facilitar a adaptação à organização e a execução das suas funções. O conhecimento dos nossos valores e princípios fundamentais, bem como o envolvimento e empenho de todos na sua divulgação, contribuirá seguramente para a criação de um ambiente de trabalho favorável e promoverá a qualidade do serviço prestado.
3 Manual de Acolhimento
Breve historial da empresa
A história da J. Vargas remonta a 1989, ano em que o empresário se iniciou
como prestador de serviços na área da contabilidade e assessoria fiscal. Foi só
passado 10 anos que decidiu constituir esta sociedade, dando continuidade ao
trabalho que vinha vindo a desenvolver na qualidade de Empresário em nome
individual.
Desde então, a J. Vargas tem construído um património de seriedade e
profissionalismo em torno do seu trabalho, o que lhe permite não só granjear de
grande reconhecimento e notoriedade no mercado, como lhe tem possibilitado ver
crescer, ano após ano, o número de clientes que lhes confiam as suas
responsabilidades contabilísticas e fiscais. 4 Manual de Acolhimento
A empresa assegura a contabilidade de empresas privadas, IPSS e juntas
de freguesia, bem como de trabalhadores independentes. Na opinião do
empresário, a diversidade de clientes é uma mais-valia, que permite não só
compensar possíveis problemas em empresas de alguns sectores, como também
obter know-how e experiência em várias áreas, fortalecendo a sua posição no
mercado.
Do ponto de vista do investimento, a aquisição das instalações, onde
estão sedeados constituiu o marco mais importante na vida da empresa.
Relativamente ao equipamento informático de trabalho, as constantes alterações a
que a actividade está sujeita obriga a que sejam efectuadas com regularidade
actualizações e novas aquisições. 5 Manual de Acolhimento
No que diz respeito à actividade, há sensivelmente 1 ano que a J.
Vargas entrou numa nova área de negócio. A empresa fundou um contrato
com os CTT para distribuição e entrega de correspondência. Esta nova área
de atuação originou a contratação de pessoal e investimento em
equipamento de transporte e está a dar os primeiros frutos.
6 J. VARGAS - Manual de Acolhimento
Serviços Prestados
A contabilidade é a base dos serviços prestados pela J.Vargas Serve para controlar
as atividades económicas das organizações, e prestar serviços a terceiros. Assim a
contabilidade é importante sistema de comunicação que é utilizado para atingir os
seus objetivos. Para isso a J. Vargas presta os seguintes serviços:
Contabilidade Organizada
J.Vargas encontra-se plenamente inserida no ramo de actividade, de execução de
contabilidade e prestação de serviços ás Micro, Pequenas, Médias e Grande
Empresas.
7 Manual de Acolhimento
Este serviço compreende o registo da contabilidade da empresa de acordo
com a legislação fiscal em vigor e o SNC (Sistema Normalizado
Contabilístico). Sendo o quadro de pessoal dotado com a formação TOC’S
(Técnico Oficias de Contas) e com a informação necessária para seguir a
legislação.
Contabilidade Não Organizada
A J.Vargas presta serviço de contabilidade e fiscalidade no regime
simplificado a Empresários em Nome Individual e Profissionais Liberais,
assim como no preenchimento do IRS (Imposto sobre o Rendimento de
Pessoas Singulares) de trabalhadores dependentes ou profissionais liberais.
8 Manual de Acolhimento
Fiscalidade
A J.Vargas efetua um acompanhamento da situação fiscal de cada
cliente de um modo personalizado e dá apoio fiscal, como na entrega da
declaração de inicio de catividade; apuramento do IVA (Imposto sobre o
Valor Acrescentado) e envio da declaração do mesmo; emissão de guias do
IRC (Imposto sobre o Rendimento de pessoas Coletivas) , emissão de guias
do IRS Apuramento do IRC/IRS; Preenchimento e envio das declarações do
Modelo 22, do IRC; IES (Informação Empresarial Simplificada).
9 Manual de Acolhimento
Estudos Económicos
A J.Vargas faz estudos económicos nas diversas áreas de atividade,
que vai desde a elaboração do projeto de investimento, orientações fiscais,
estudar possibilidade de obter subsídios ou apoios que se adequam a sua
empresa, tratando de toda a burocracia, pedidos de pagamento e avaliação
final, de acordo com as necessidades de cada cliente.
10 Manual de Acolhimento
Missão
A J. Vargas tem como missão prestar serviços no âmbito da
contabilidade e fiscalidade, de modo a proporcionar informação
contabilística relevante para os negócios das empresas suas clientes e a
ajuda-las a cumprir todas as suas obrigações fiscais.
11 Manual de Acolhimento
Horário de Trabalho
De Segunda a Sexta-feira
· Entrada: 9 horas/ Saída: 18 horas
· Almoço: das 12 horas e 30 às 14 horas
O período normal de trabalho actualmente em vigor nesta empresa é
de 37 horas 30 minutos semanais. O horário é distribuído por cinco dias da
semana, de 2ª a 6º feira, o qual poderá ser prolongado para realização de
trabalho extraordinário (só com a autorização do superior hierárquico)
12 Manual de Acolhimento
A estrutura da comunicação interna na J. Vargas processa-se através de:
Reuniões Internas
Reuniões entre os colaboradores e o superior.
Intranet
Na J. Vargas existe uma rede interna de comunicação telefónica e intranet,
em que todos tem ligação direta uns com os outros.
13 Manual de Acolhimento
No âmbito do desempenho especifico de cada função a J.Vargas
disponibiliza a cada colaborador um computador com o respectivo software
adequado ao correto desempenho do mesmo, assim como todos os
colaboradores terão ao seu dispor o material necessário para as suas funções.
14 Manual de Acolhimento
Análise da envolvente externa
No âmbito de atuação da J. Vargas é o distrito da Guarda. A empresa está no
mercado há mais de 20 anos.
Caracterização da situação da empresa nos vários mercados
Mercado Qual a dinâmica da participação da
empresa no mercado?
Indique o número de anos de
experiência da empresa no
mercado?
Crescimento Estabilizado Recessão <1 1-3 4-6 >6
Local X X
Regional X X
Caracterização do papel da empresa no mercado
Mercado Qual o papel e posição da empresa no mercado?
Líder Desafiador Seguidor De nicho
Local X
Regional X
No que diz respeito à estratégia competitiva no mercado a posição da J. Vargas é
de seguidor. Na opinião do gerente não há nenhuma empresa que se destaque em termos
de liderança. A quota de mercado está repartida por um grande número de empresas de
pequena dimensão.
Análise da concorrência
Identificação e caracterização dos principais concorrentes
Mercado Nº de concorrentes diretos
1 2-5 6-10 >10
Local X
Regional X
Produtos / Serviços Áreas de negócio
- Contabilidade
- Contabilidade / software
- contabilidade
Análise dos principais concorrentes
Concorrentes Pontos fortes Pontos fracos
1: Guardagest –
Contabilidade, informação
e Gestão
Presença na internet
Imagem moderna e
dinâmica
Menor experiência técnica
2: Finidados –
Contabilidade e Software
Sage
Associação com a oferta e
outros serviços
Maior focalização na
comercialização de
produtos informáticos
3: Gabigar – Gabinete de
Contabilidade e Gestão
Notoriedade
Presença consolidada no
mercado (mais de 20 anos)
Complementaridade com
oferta de seguros
Trata-se de um mercado extremamente atomizado composto por um grande
número de empresas, sem que se verifique particular destaque de nenhuma delas, quer
em termos de dimensão ou de outros fatores de diferenciação, como preços ou inovação.
A concorrência verifica-se na fase de nascimento das empresas clientes, altura
em que têm que selecionar o Técnico Oficial de Contas, que as vai acompanhar. A partir
desta fase, será, na opinião do gerente, muito difícil mudarem de contabilista. Os
serviços de contabilidade caracterizam-se pela total partilha da vida das empresas
clientes, pelo que é natural a relutância em mudar de contabilista.
Nesta análise selecionaram-se algumas empresas concorrentes da J. Vargas.
Estas e as ademais existentes apresentam uma ou outra vantagem comparativa, mas
efetivamente não existem grandes diferenças a registar.
Principais condicionantes externas
A beira interior norte é a região do Centro com menor densidade de empresas –
apenas a Beira Interior Sul e Pinhal Interior Sul Apresentam menor número de empresas
por km2.
A mortalidade das empresas, avaliada pelo número de empresas extintas face ao
número de sociedades existentes no ano anterior foi de 12,82%.
Relativamente à atividade económica desenvolvida pelas empresas da região,
sobressaem as áreas de Comércio, Construção e Restauração.
Tendências
São esperados tempos difíceis para a atividade económica em geral, com efeitos
inevitáveis nas empresas de contabilidade. As falências, encerramento e deslocalização
de empresas já começaram a ocorrer e prevê-se o agravamento desta situação. Por outro
lado, os problemas de liquidez e tesouraria acarretam dificuldades na gestão das
cobranças.
Por sua vez, a turbulência e constantes alterações na legislação fiscal e laboral,
obrigam à constante atualização das competências técnicas dos contabilistas.
A falta de emprego, tem motivado muitos TOCSs a prestarem serviços como
trabalhadores laborais, praticando preços muito baixos, e exercendo concorrência
desleal.
Depois fiz a mesma pesquiza para a Vargas Seguros e conclui que:
Caracterização do papel da empresa no mercado
Mercado Qual o papel e posição da empresa nqo mercado?
Líder Desafiador Seguidor De nicho
Local X
Regional X
No que diz respeito à estratégia competitiva no mercado a posição da
vargaSeguros é de seguidor. Visto não haver nenhuma empresa que se destaque em
termos de liderança. A quota de mercado está repartida por um grande número de
empresas de pequena dimensão, que comercializam as marcas das grandes seguradoras
a que estão ligadas.
Análise da concorrência
Identificação e caracterização dos principais concorrentes
Mercado Nº de concorrentes diretos
1 2-5 6-10 >10
Local X
Regional X
Produtos / Serviços Áreas de negócio Concorrentes
Mediação de seguros
Zurich
Axa Portugal
Tranquilidade
Açoreana
Allianz Portugal
Liberty
Análise dos principais concorrentes
Concorrentes Pontos Fortes Pontos Fracos
Zurich Preços
Axa Portugal Antiguidade
Tranquilidade Preços Só dispõe do ramo Não
Vida
Açoreana Posicionamento associado
ao grupo BANIF
Allianz Portugal Preços Só dispõe do ramo Não
Vida
Liberty Quota de mercado reduzida
Com pouca expressividade
na região
A vargaSeguros tem a seu favor o facto de trabalhar para a Fidelidade Mundial
Seguros que pertence ao Grupo da Caixa Geral de Depósitos. As seguradoras do grupo
Caixa geral de Depósitos são líderes do mercado segurador português, com a quota de
mercado total acima de 30%
Deve-se também fazer menção ao grande leque de produtos oferecidos – alguns
são exclusivos da CGD, o que é um fator de diferenciação que tem contribuído para a
angariação e fidelização de clientes.
Contudo, os aspectos mais valorizados, segundo a responsável da loja da
Guarda, são o bom atendimento, o facto de terem uma “porta-aberta” e o bom
acompanhamento prestado no caso de sinistros.
Em 2009 operavam no mercado nacional 27.424 mediadores de seguros (não
incluindo os que atuavam em regime de livre prestação de serviços), dos quais 25.662
eram pessoas singulares e 1.762 coletivas. Constata-se um decréscimo de 5.7% face aos
números globais de 2007, ano que se caracterizou pela entrada em vigor das novas
regras para a actividade da mediação de seguros. Considerando o horizonte temporal de
um decénio, verifica-se uma clara redução do número de operadores no mercado
nacional (em 1998 o número de mediadores era de 41.962).
Numa análise mais detalhada observa-se que a categoria predominante continua
a ser a do agente de seguros, em número de 14.598, distribuídos por 13.082 pessoas
singulares e 1.516 coletivas.
Apesar da introdução do actual regime legal da actividade e consequente
redução do número de mediadores, constata-se que as características dos intervenientes
no mercado não se alteraram significativamente, o qual continua a ser maioritariamente
composto por pessoas singulares, com habilitações literárias ao nível do ensino
secundário (59%), verificando-se que 26.8% do total já apresentam habilitações
académicas do nível médio ou superior. A parcela de mediadores que detêm
habilitações ao nível do ensino básico continua a ser bastante significativa (13.3%).
Pela análise da distribuição geográfica do número de mediadores de seguros por
distrito em relação ao respectivo número de habitantes, denota-se uma nítida
predominância dos distritos da zona litoral, sendo que o conjunto Lisboa, Porto,
Setúbal, Braga e Aveiro representam 60.3% do total de mediadores.
Principais condicionantes externas
De acordo com informação do Instituto de Seguros de Portugal1 a atividade em
Portugal das atividades de seguros apresentou, em termos globais, uma quebra de 30.8%
face ao ano anterior, na sua maioria motivada pelo comportamento do ramo Vida.
Esta variação deve-se sobretudo á opção dos operadores bancários ao
incentivarem a canalização de poupanças, tradicionalmente captadas para produtos da
área seguradora, para depósitos. Importa ainda mencionar a quebra de rendimentos das
famílias e as alterações no regime de benefícios fiscais.
O ramo Não Vida apresentou um ligeiro decréscimo face ao final de 2010,
contrariando o crescimento verificado no ano anterior.
De salientar o aumento dos ramos Doença e Incêndio e Outro Danos, por
contraposição à modalidade Acidentes de Trabalho. Ainda que insipiente o ramo
Automóvel apresentou igualmente uma redução
A produção de seguros de Acidentes de Trabalho apresentou em 2011 o valor
mais baixo dos últimos três anos, traduzindo a desaceleração económica verificada.
Por sua vez, a modalidade Doença tem vindo a mostrar um desenvolvimento
positivo.
O mesmo acontece com a modalidade Incêndio e Outros Danos, que conheceu
um crescimento na ordem dos 4% face ao ano anterior. Aqui, a sub modalidade mais
importante é Multirrisco-Habitação.
1 http://www.isp.pt/Estatísticas/seguros/estatisticas-trimestrais/historico/REAS-4Trim11.pdf
Relativamente, ao automóvel verifica-se em 2011 uma diminuição dos prémios
brutos emitidos, expressos numa redução 0,5%.
Tendências
São expectáveis as seguintes tendências para a actividade de mediação:
- Redução geral do valor global da carteira de seguros.
- Decréscimo do ramo Acidentes de trabalho, como consequência da crise
económica e do encerramento de empresas.
- Estagnação do sector Automóvel, como consequência da inêrcia das vendas do
sector e da intensificação da concorrência pelo preço.
- Crescimento moderado do ramo da Saúde e Acidentes Pessoais como
consequência crescente preocupação com os cuidados médicos por parte da população e
das conhecidas insuficiências do Serviço Nacional de Saúde. A subida nas taxas
moderadoras poderá contribuir positivamente para o incremento deste ramo.
- Diminuição da carteira associada ao ramo Não vida, como consequência da
redução do poder de compra, política relativa a benefícios fiscais e incentivo aos
depósitos bancários, em detrimento destes produtos.
- Estabilidade nas condições de exercício da actividade. Depois das grandes
alterações no sector ocorridas em 2007, não se prevêem alterações significativas na
actividade seguradora.
