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UNIVERSIDADE FEDERAL DO TOCANTINS CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE GURUPI
FLUXOGRAMAS DOS SETORES DO CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE GURUPI
Novembro 2011
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GESTORES NO CAMPUS DE GURUPI
Eduardo Andréa Lemus Erasmo Diretor do Campus Universitário de Gurupi
Leandro Gomes da Silva
Gestor da Assessoria Jurídica, Gestor de Patrimônio Gestor de Manutenção
Jacinto Pereira Santos
Coordenador do Uso do Espaço Físico
Maíra Ignacio Sarmento Coordenadora de Planejamento
Maurilio Antonio Varavallo
Coordenador de Cultura e Extensão
Paulo Vitor Brandão Leal Coordenador Acadêmico
Renato de Almeida Sarmento
Coordenador de Pesquisa e Assuntos Internacionais
Tatiane de Sousa Soares Borges Administradora do Campus
Fernanda Gonzaga Louça
Gestora de Recursos Humanos do Campus
Wederson Carlos Ferreira Pinheiro Gestor do Setor de Audio-visual
Alexsandro Mota Sobrinho
Gestor do Setor de Transportes
Fabiano Vieira de Alvarenga Gestor do Núcleo de Tecnologia da Informação - NTI
Rosemarilany Barbosa Guida
Gestora da Biblioteca
Vanderlan Carneiro Dias Gestor da Área Experimental
Aloísio Freitas Chagas
Coordenador da Graduação em Agronomia Gestor do Núcleo de Estágios
Berghem Morais Ribeiro
Coordenador da Graduação em Engenharia Biotecnológi ca
Maike de Oliveira Krauser Coordenador da Graduação em Química Ambiental
Maria Cristina Bueno Coelho
Coordenadora da Graduação em Engenharia Florestal
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Sueli Estel Soares Reis Secretária Acadêmica
Gessiel Newton Scheidt
Coordenador da Pós-Graduação em Biotecnologia
Gil Rodrigues dos Santos Coordenador da Pós-Graduação em Produção Vegetal
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ................................................................................................................................ 6
1. ADMINISTRAÇÃO ...................................................................................................................... 9
1.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serviços ............................................................. 9
1.2 Fluxograma para pagamento de compras ............................................................................. 1
1.3 Fluxograma para solicitação de Licitação para material de aulas práticas ........................... 11
1.4 Fluxo para suprimento de fundos ........................................................................................ 12
1.5 Fluxograma para solicitação de diárias e passagens .......................................................... 13
1.6 Fluxograma para gestão dos terceirizados .......................................................................... 14
2 RECURSOS HUMANOS ........................................................................................................... 15
2.1 Fluxograma para solicitação de Férias ................................................................................ 15
2.2 Fluxograma para solicitação de insalubridade ..................................................................... 16
2.3 Fluxograma para emissão de folha de ponto ......................................................................... 1
2.4 Fluxograma para emissão de declaração e certidão ........................................................... 18
3. TRANSPORTES ....................................................................................................................... 19
3.1 Fluxograma para solicitação de veículos ............................................................................. 19
4. BIBLIOTECA ............................................................................................................................. 20
4.1 Fluxograma para empréstimo de livro ................................................................................. 20
4.2 Fluxograma para compra de livro ........................................................................................ 21
4.3 Fluxograma para devolução de livro .................................................................................... 22
5. SECRETARIA ACADÊMICA ...................................................................................................... 23
5.1 Fluxograma para emissão do diploma para acadêmicos ..................................................... 23
5.2 Fluxograma para segunda chamada de prova .................................................................... 24
5.3 Fluxograma para aproveitamento de disciplinas .................................................................. 25
5.4 Fluxograma para correção/adequação de nota no diário ..................................................... 26
6 PÓS-GRADUAÇÃO ................................................................................................................... 27
6.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serviços ........................................................... 27
6.2 Fluxograma para pagamento de despesas ........................................................................... 1
6.3 Fluxograma para solicitação de diárias e passagens .......................................................... 29
6.4 Fluxograma para solicitação de diploma ............................................................................. 30
7 ASSESSORIA DE PESQUISA ................................................................................................... 31
7.1 Fluxograma para requisição de área* .................................................................................. 31
8. CENTRO DE IDIOMAS ............................................................................................................. 32
8.1 Fluxograma para programas de intercâmbio no exterior ..................................................... 32
8.2 Fluxograma de Inscrição em Curso de Idiomas ............................................................... 1
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9 NUCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ....................................................................... 35
9.1 Fluxograma para serviços do núcleo de tecnologia da informação - NTI ............................. 35
10 ASSESSORIA DE USO DE ESPAÇO FÍSICO DO CAMPUS ................................................... 36
10.1 Fluxograma para solicitação de sala para professores ...................................................... 36
10.2 Fluxograma para solicitação de construções ..................................................................... 37
10.3 Fluxograma para solicitação de paisagismo ...................................................................... 38
11. CENTRAL DE ESTÁGIOS ....................................................................................................... 39
11.1 Fluxograma de estágio obrigatório .................................................................................... 39
13. ASSESSORIA DE ESPORTES ............................................................................................... 40
13.1 Fluxograma de solicitação de evento para Assessoria de Esportes .................................. 40
14. PATRIMÔNIO .......................................................................................................................... 41
14.1 Fluxograma para alteração de localização de equipamento devido a alteração na locação de servidor .................................................................................................................................. 1
14.2 Fluxograma para transferência de patrimônio entre servidores ......................................... 42
14.3 Fluxograma para tombamento de bens oriundos de projetos ............................................ 43
15 MANUTENÇÃO ....................................................................................................................... 44
15.1 Fluxograma para encaminhamento de solicitação de manutenção na estrutura predial e em bens móveis, exceto equipamentos de informática e eletrônicos. ............................................. 44
16. AUDIO VISUAL ....................................................................................................................... 45
16.1 Fluxograma para solicitação de Aparelhos Audiovisuais para as aulas ou eventos ........... 45
17. ÁREA EXPERIMENTAL .......................................................................................................... 46
16.1 Fluxograma para solicitação de serviços relacionados a aulas práticas ou pesquisas que ocorram na área experimental do Campus de Gurupi ............................................................... 46
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INTRODUÇÃO
O sucesso de uma universidade depende da realização de ações coordenadas e organizadas em busca de um futuro comum. Para a definição de tais ações as instituições elaboram seus documentos de referencia como o Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI, Planejamento Estratégico e Plano Pedagógico Institucional – PPI.
No documento “Planejamento Estratégico da UFT 2006-2011”, consta a orientação para que cada um de seus campi elabore seu próprio planejamento. Por este motivo, a Direção do Campus Universitário de Gurupi, por meio de sua Assessoria de Planejamento coordenou a elaboração participativa do seu planejamento para o período 2008 a 2012.
Para a elaboração do planejamento do Campus Universitário de Gurupi foram realizadas reuniões para a sensibilização da comunidade acadêmica (professores, funcionários e acadêmicos) e posteriormente foram realizadas as seguintes etapas:
a) reuniões com todos os representantes da comunidade e de áreas do Campus para estabelecimento da missão e visão do Campus e apresentação dos cenários;
b) reuniões setorizadas para identificação de problemas estratégicos, causas, indicadores e soluções estratégicas, metas ações, responsáveis pelas ações, prazos e custos;
c) apresentação dos resultados para a comunidade acadêmica e aprovação do planejamento.
Para a realização das ações de planejamento o Campus foi setorizado da seguinte forma:
1. Graduação – Coordenador – Professores : laboratórios e aulas práticas
2. Mestrado - Coordenador - Professores: Ensino (aulas práticas)
3. Biblioteca
4. Secretaria Acadêmica
5. Administração
6. Estação Experimental
7. Setor de Transporte
8. Informática - Audiovisual
Em cada setor os problemas, objetivos, soluções e metas foram divididos em ações relacionadas a gestão, infra-estrutura e recursos humanos.
Além das reuniões realizadas pela Assessoria de Planejamento, foram utilizados os dados das reuniões dos professores e demais servidores com a Assessoria de Uso do Espaço Físico da Área para planejamento da distribuição da área do campus em setores disponíveis para construção e experimentos. Também foram utilizadas informações obtidas pela Comissão de Estruturação de Laboratórios e da Assessoria de Pesquisa e Pós-graduação.
O planejamento está divido em três níveis: Estratégico, Tático e Operacional. Considerando o NÍVEL ESTRATÉGICO foi definida a missão e visão do Campus, suas linhas de pesquisa e orientação para sua expansão nas atividades de ensino e em inovação tecnológica até 2012.
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Para o planejamento em NÍVEL TÁTICO a Assessoria Uso do Espaço Físico da Área prepôs a divisão territorial da área do Campus em 13 núcleos:
• Núcleo de Engenharia e Ciências Exatas – com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas: física, sensoriamento remoto, topografia, irrigação, hidráulica e construções rurais.
• Núcleo de Pós-Graduação – com salas de aula, salas das coordenações e biblioteca.
• Núcleo de Novas Tecnologias Educacionais (CNTE) – EAD – com salas das coordenações e laboratório de tecnologias educacionais.
• Núcleo de Ciências dos Solos - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas relacionadas.
• Núcleo de Fitossanidade - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas: fitopatologia geral e fitopatologia agrícola, entomologia geral e entomologia agrícola.
• Núcleo de Biotecnologia – com salas, sala de coordenação, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas:
• Núcleo de Química – com salas, sala de coordenação, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas:
• Núcleo de Engenharia Florestal - com salas, sala de coordenação, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas:
• Núcleo de Biologia - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas relacionadas.
• Núcleo de Zootecnia - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas: Introdução à Zootecnia, Produção de Ruminantes, Produção de Monogástricos, Apicultura e Pscicultura.
• Núcleo de Agricultura/Fitotecnia - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas relacionadas.
• Núcleo de Ciências Sociais e Desenvolvimento Rural Sustentável - com salas, localizado no BALA.
• Núcleo de Vivência – com centro poliesportivo e restaurante universitário
Ainda em NÍVEL TÁTICO, a Assessoria de Planejamento contribuiu com a direção na construção da proposta de organograma para o Campus e da elaboração de documentos relacionados a gestão, como regimento acadêmico, regulamento de uso da área experimental.
Já no NÍVEL OPERACIONAL foram trabalhadas a alocação de recursos, com o detalhamento das etapas do projeto, métodos, processos e sistemas aplicados, pessoas, responsabilidade, função, atividades/tarefas, equipamentos necessários e prazos e cronograma.
Em todos os anos são realizadas ações relacionadas aos níveis tático e operacional.
No início de cada ano os setores são visitados por membros da Assessoria de Planejamento para reelaboração de metas operacionais e no final do ano os setores são revisitados para verificação da execução das metas. Observou-se que, nos setores avaliados, foi possível cumprir em 2008 15% das metas operacionais planejadas e em
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2009, 61%. Como a implantação do planejamento e avaliação é um processo novo na gestão do Campus, é natural que a adaptação seja gradual.
Em 2009 nos aspectos relacionados a gestão dos setores, foi iniciado o processo de organização interna que resultou, entre outras ações, na elaboração dos fluxogramas 1para a dinamização dos serviços prestados.
Um exemplo de ações que constaram do planejamento dos setores, nos aspectos de gestão, são o encaminhamento formal das solicitações como ocorre no setor de transporte, área experimental, área de pesquisa, bibliografia, que se tornaram práticas adotadas atualmente e seguidas pela comunidade acadêmica.
Embora os gestores de cada setor tenham feito a divulgação dos procedimentos de solicitação de serviços, esta também uma ação prevista no planejamento, nem todos representantes da comunidade acadêmica tem o conhecimento de todas as ações dos setores. Por tal motivo foi elaborado este documento no qual estão os fluxogramas com os procedimentos para realização das atividades dos setores.
Os fluxos foram elaborados pelos gestores e colaboradores de cada setor e acredita-se que seja necessário, após um período de experiência, sua revisão, já que há um aumento constante de número de docentes, discentes e administrativos usuários dos serviços e os setores do Campus tem sido adaptados paulatinamente a nova realidade. A criação já prevista no documento de planejamento, desde 2008, do Setor de Protocolo deverá ser um dos motivos para alteração dos fluxogramas de todos os setores.
Para a elaboração dos fluxogramas os gestores dos setores foram visitados por membros da Assessoria de Planejamento e foram orientados para execução da atividade seguindo um padrão simplificado adotado na área de Administração. Por isso será possível observar que no início e final dos processos usa-se formas ovais, quando há possibilidade de aceite ou não da solicitação, usa-se a forma de losango e para o restante dos passos no processo usa-se a forma retangular.
Componentes da Assessoria de Planejamento do Campus de Gurupi
Prof. Ms. Marcela C. A. C. Silveira - Gestora Prof. Ms. Julcemar Didonet - Membro Prof. Dr. Patrícia Aparecida de Souza - Membro Edmar Vieira Neves Junior Técnico Administrativo
1 Técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho
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1. ADMINISTRAÇÃO
1.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serv iços
O interessado solicita 3 (três) orçamentos em empresas diferentes, justificando a aquisição. Envia para a Coordenação Administrativa;
A Coord. recebe a solicitação de compra/serviço e preenche a Planilha de formação de preços.
Verifica a regularidade do CPF do titular.
Verifica o CNPJ, o FGTS, o INSS e a regularidade com a Receita Federal.
Formula a solicitação de materiais e serviços (SMS), no sistema de compras da universidade - SIE.
Coord. tramita a solicitação para a Unidade Gestora do recurso no campus, a Direção.
Unidade Gestora tramita a solicitação para um dos Grupos de Tipos de Materiais.
CRM prepara a nota de empenho, autorizando a compra.
O Grupo analisa a solicitação e tramita para a PROAD.
PROAD autoriza a compra comprometendo o recurso e envia para o Grupo
O Grupo recebe a solicitação e abre o processo de compra junto ao CRM
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1.2 Fluxograma para pagamento de compras
O servidor envia a Coordenação Administrativa a mercadoria ou notifica o serviço (já autorizados após seguir o fluxo 1.1).
Coordenação Administrativa recebe Nota Fiscal.
Coordenação Administrativa Atesta, afirmando que recebeu a mercadoria ou Serviço.
Encaminha Nota Fiscal para Palmas (CRM).
CRM envia para financeiro
Financeiro verifica a Nota Fiscal e autoriza o pagamento.
Pró-Administrativo efetua pagamento em conta corrente.
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1.3 Fluxograma para solicitação de Licitação para m aterial de aulas práticas
Direção encaminha Ofícios para Coordenações para Solicitação de materiais para aulas práticas.
Coordenações dos Cursos encaminham aos Professores.
Professores fazem o levantamento de acordo com sua necessidade e encaminham para os Coordenadores de Curso.
Coordenadores de Curso encaminham as solicitações para o Coordenador Administrativo.
O Coordenador Administrativo faz 3 orçamentos, preenchendo a SMS, planilha de formações de preço e termo de referência.
O Coordenador Administrativo , preenche a solicitação de compra no SIE, tramita para o Gestor do recurso – Direção
CRM encaminha para setor de Pregão que elabora o Edital
CRM encaminha para procuradoria
Procuradoria analisa
Publica Edital
CRM abre o Pregão eletrônico, aguarda propostas.
Recebidas propostas, aguarda o prazo de recursos
Finalizando o Prazo, a compra e empenhada
Aguarda mercadoria chegar.
SIM NÃO
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1.4 Fluxo para suprimento de fundos
A Coordenação Administrativa solicita recurso em formulário Próprio
Envia para setor de suprimento de fundo (Palmas).
Suprimento de fundo empenha o recurso, e libera a utilização do mesmo.
Coordenação Administrativa tem 90 dias para utilizar recurso, 15 dias para prestar contas.
Coordenação Administrativa presta conta de cada Nota Fiscal, no Sistema (SCP).
Coordenação Administrativa encaminha para setor de suprimento de fundos.
Suprimentos de fundos confere e encerra o processo.
SIM
NÃO
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1.5 Fluxograma para solicitação de diárias e passag ens
O servidor (professor/técnico) envia a convocatória necessariamente por e-mail para a Coordenação Administrativa.
O setor solicita a diária/passagem no Sistema SCDP.
Pelo próprio SCDP, a solicitação é enviada ao Diretor do Campus
O Diretor recebe o processo.
Aprova/rejeita o processo.
Diretor Envia para Setor de Diárias em Palmas
O Setor de diárias recebe o projeto.
Confere todos os Documentos, Envia para ver o saldo de empenho.
Com saldo aprovado é enviado para Pró-Reitor de Adm. Para aprovar o pagamento.
Pró-Reitor recebe o processo, aprova o pagamento.
Após a viagem o professor envia o relatório para o setor de diárias (que funciona na Coordenação Administrativa) para prestar contas.
Setor de diárias recebe o relatório.
Colhe a assinatura do Professor e do Diretor.
Anexa os documentos no sistema SCDP.
Envia o processo para o Diretor.
Diretor Recebe o processo.
Diretor Aprova a Prestação de contas.
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1.6 Fluxograma para gestão dos terceirizados
Após a execução do planejamento anual de cada setor a Coordenação Administrativa e Direção fazem levantamento da necessidade de contratação de pessoal.
A Coordenação Administrativa encaminha solicitação para Palmas (Dirad)
Dirad autoriza contratação
Se o Funcionário atender a demanda continua trabalhando
Se não atender a Coordenação Administrativa solicita a substituição dele para Empresa
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2 RECURSOS HUMANOS
2.1 Fluxograma para solicitação de Férias
O Servidor preenche o formulário da solicitação, sua chefia imediata assina e encaminha ao Setor de Recursos Humanos do Campus
Recursos Humanos envia para Palmas.
DDH Processa
Notifica
SIM
Indefere
NÃO
O responsável pelo Setor de Recursos Humanos do Campus pega a assinatura do Diretor do Campus e envia para Palmas.
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2.2 Fluxograma para solicitação de insalubridade
O servidor preenche o formulário, obtido no Setor de Recursos Humanos do Campus, com a solicitação de Insalubridade;
A chefia Imediata assina formulário
RH junta laudo, onde Servidor faz jus a insalubridade
RH encaminha para CAS
CAS analisa
Emite Portaria Indeferido
SIM NÃO
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2.3 Fluxograma para emissão de folha de ponto
O Setor de Recursos Humanos do Campus envia a folha de ponto a cada servidor
Servidor Assina, chefia imediata assina validando a folha de ponto
No inicio do mês seguinte entrega para Recursos Humanos do Campus
RH Gera relatório de freqüência mensal
RH Assina juntamente com Diretor do Campus e encaminha para Palmas.
DDH Processa.
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2.4 Fluxograma para emissão de declaração e certidã o
O Servidor solicita ao Setor de Recursos Humanos do Campus de Gurupi o documento, informando os dados necessários a sua confecção;
RH emite Certidão.
RH Entrega para o solicitante.
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3. TRANSPORTES
3.1 Fluxograma para solicitação de veículos
O Professor ou Técnico-Administrativo solicita viagem em formulário padrão
Entrega para o responsável pelo setor de transportes localizado na administração do Campus de Gurupi.
O setor de transportes verifica atabela com as viagens já marcadas, informando ao solicitante se há vaga.
A viagem é marcada através do lançamento em tabela própria do Setor de Transportes.
SIM NÃO
Retroação
O solicitante deverá fazer uma nova solicitação, adequando a viagem em outra data.
Viagem ocorrida.
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4. BIBLIOTECA
4.1 Fluxograma para empréstimo de livro
Se encontrou o livro, leva para servidor da Biblioteca, apresenta carterinha ou documento com foto para solicitar o empréstimo
Se não encontrou, pode encaminha-se ao servidor da Biblioteca para verificar se tem previsão de data de retorno do livro.
O servidor da Biblioteca concretiza o empréstimo
O leitor (acadêmico, técnico ou professor) solicita o livro no balcão da Biblioteca do Campus ou faz sua busca por meio das placas de sinalização diretamente nas estantes;
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4.2 Fluxograma para compra de livro
O Campus recebe orçamento para compra de livros, “valor”.
O Coordenador da biblioteca manda e-mail para Coordenadores de Curso informando a disponibilização de verbas e solicita lista de livros para a compra
O Coordenador envia aos professores a informação e solicita a lista de livros para compra.
Biblioteca recebe a lista, faz a formatação e envia para a Coordenação Geral de Biblioteca em Palmas, para efetuar a compra ou aquisição
SIM NÃO
Quando há o recebimento de livros. Faz-se a conferência de notas e envia a Palmas para serem pagas.
Faz-se listagem de tudo o que foi recebido e o processamento técnico dos livros para disponibilizados.
Livros não recebidos ou são pedidos novamente em outra lista, ou se tiverem edição esgotada devem ser substituídos por outros que a coordenação indicará.
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4.3 Fluxograma para devolução de livro
O leitor (servidores ou acadêmicos) dirige-se ao balcão da Biblioteca do Campus de Gurupi para a entrega do livro e apresenta sua carteirinha para que o funcionário registre no sistema.
Funcionário registra a entrega no sistema e devolve a estante.
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5. SECRETARIA ACADÊMICA
5.1 Fluxograma para emissão do diploma para acadêmi cos
O ACADÊMICO preenche o requerimento específico de diploma na Secretaria Acadêmica do Campus de Gurupi. Entrega cópia dos documentos exigidos.
PROGRAD: Arquiva Recibo de entrega de Diploma no dossiê do acadêmico.
DIREÇÃO: Confere o documento, envia a Secretaria, colhe assinatura da entrega do Diploma na secretaria.
PROGRAD: Emite a partir do SIE, o Diploma e registra-o. Arquiva o dossiê do acadêmico. Envia o Diploma a Direção a do Campus.
SECRETARIA: Registra a entrada do documento, elabora recibo de entrega de diploma, colhe assinatura do acadêmico ou seu procurador. entrega o diploma ao acadêmico. Envia recibo de entrega do diploma a PROGRAD.
A SECRETARIA Monta o processo anexando o dossiê do acadêmico. Encaminha o processo a PROGRAD
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5.2 Fluxograma para segunda chamada de prova
O ACADÊMICO preenche requerimento específico de 2° Chamada de Prova, na Secretaria Acadêmica do Campus de Gurupi, anexando atestado ou declaração.
SECRETARIA: Monta o processo encaminha a coordenação.
SECRETARIA: Arquiva o processo no dossiê do acadêmico.
COORDENAÇÃO: Registra entrada do documento recebido do professor. Avisa o acadêmico. Disponibiliza o parecer do professor
COORDENAÇÃO: Submete o processo para análise do Professor.
PROFESSOR : Analisa o Processo .
Deferido Indeferido
ACADÊMICO: Dirige-se a coordenação do Curso para se informar sobre parecer do professor se deferido a data da prova.
COORDENAÇÃO: Elabora ato findo do processo e encaminha para Secretaria Acadêmica.
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5.3 Fluxograma para aproveitamento de disciplinas
SECRETARIA: Monta o Processo e encaminha a Coordenação de curso.
COORDENAÇÃO: Lista as disciplinas requeridas na Ata de Aproveitamento, Encaminha o Processo ao Colegiado de Curso para Análise e Deferimento ou Indeferimento.
COLEGIADO: Análise do processo
Indeferido
Deferido
O Coordenador a partir do parecer elabora Ata de Aproveitamento e encaminha a Secretaria.
SECRETARIA: Informa o acadêmico o parecer da coordenação, caso tenha sido deferido, lança no SIE. Anexa o processo no dossiê.
ACADÊMICO: Preenche requerimento na Secretaria Acadêmica do Campus de Gurupi anexando ementa e histórico da faculdade em que cursou a disciplina.
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5.4 Fluxograma para correção/adequação de nota no d iário
ACADÊMICO: Preenche requerimento na Secretaria Acadêmica do Campus de Gurupi listando a disciplina que deseja correção de nota.
SECRETARIA: Anexa ao processo cópia do diário e histórico escolar do acadêmico. Encaminha o processo a coordenação.
COORDENAÇÃO: Elabora documento que encaminha o processo ao professor da disciplina para verificação de nota.
PROFESSOR: Analisa a necessidade ou não de efetuar a correção da nota.
Altera a nota Não Altera a nota
PROFESSOR: Encaminha o processo a coordenação para emissão de um novo
PROFESSOR: Encaminha o processo a coordenação.
COORDENAÇÃO: Encaminha o processo a PROGRAD, Solicitando novo diário.
COORDENAÇÃO: Encaminha o Processo a secretaria encaminha o processo a Secretaria.
PROGRAD: Emite novo diário, encaminha a coordenação.
SECRETARIA: Arquiva o processo no dossiê do acadêmico.
COORDENAÇÃO: Recebe diário e encaminha ao professor para correção da nota.
PROFESSOR: Corrige a nota e envia diário à Coordenação;
COORDENAÇÃO: Recebe diário e anexa ao processo e envia a Secretaria.
SECRETARIA: Efetua respectiva Correção no SIE. Anexa o processo no dossiê do aluno e arquiva o diário.
ACADÊMICO: Procura a Secretaria para saber sobre a retificação ou não da nota.
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6 PÓS-GRADUAÇÃO
6.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serv iços
O solicitante deve trazer 03 (três) orçamentos de empresas
diferentes.
Após liberação do Coordenador do Programa de Pós-graduação, a Secretária
do Programa preenche Planilha de formação de preços.
Verifica a regularidade do CPF do titular.
Verifica o CNPJ, o FGTS, o INSS e a regularidade com a Receita Federal.
Formula a solicitação de materiais e serviços (SMS).
Preenche o Formulário de Justificativa e Envia SMS para a
Proad.
Proad recebe a SMS.
Prepara a nota de empenho.
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6.2 Fluxograma para pagamento de despesas
Coordenação do Programa de Pós-graduação recebe mercadoria ou
serviço.
Coordenação do Programa de Pós-graduação recebe Nota Fiscal.
Coordenação do Programa de Pós-graduação atesta, afirmando que recebeu a mercadoria ou Serviço.
Coordenação do Programa de Pós-graduação encaminha Nota Fiscal para
CRM
CRM envia para financeiro
Financeiro verifica a Nota Fiscal e autoriza o pagamento.
Administrativo efetua pagamento, em forma de depósito, em conta corrente.
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6.3 Fluxograma para solicitação de diárias e passag ens
O professor/mestrandos do programa traz convocatória ao Coordenador. do
Programa
Após autorização do Coordenador, a secretária solicita
a diária/passagem no Sistema SCDP.
Depois envia para Pessoa Responsável em Palmas -
PROAP - SCDP.
O responsável recebe o processo.
Aprova/rejeita o processo.
Responsável Envia para o setor de Diárias.
O setor recebe o projeto.
Confere todos os Documentos, envia para ver o saldo de
empenho.
Se houver saldo é enviado para Pró-Reitor de Adm. para aprovar o pagamento.
Pró-Reitor recebe projeto, aprova o pagamento.
Após a viagem o professor/mestrando envia o relatório para a secretária do mestrado para prestar contas.
Secretária - Recebe o relatório.
Colhe a assinatura do Professor/mestrando e do
Coordenador.
Secretária anexa os documentos no sistema SCDP.
Envia o processo para o responsável em Palmas -
PROAP - SCDP.
Responsável recebe o processo.
Responsável aprova a prestação de contas.
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6.4 Fluxograma para solicitação de diploma
O acadêmico que concluiu o curso de Pós-graduação do solicita o requerimento de pedido de Diploma na
Secretaria do Programa de Pós-graduação
Secretária verifica dossiê do solicitante e monta processo.
Secretária envia processo para PROPESQ, junto com cópia de
Dissertação.
PROPESQ envia ao Dep. De Expedição de Diploma.
Dep. de Expedição de Diploma analisa processo – confecciona diploma e envia para Secretaria
do Programa de Mestrado.
Secretaria do Programa entra em contato com titulado solicitante
entrega o diploma e colhe assinatura do recebimento do
mesmo.
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7 ASSESSORIA DE PESQUISA
7.1 Fluxograma para requisição de área*
NÃO
SIM * Os pedidos de requisição de área deverão ser feitos até o dia 15 dos meses de fevereiro, junho e outubro para um período de utilização de quatro meses: março a junho, julho a outubro e Novembro a fevereiro. ( ou a critério da Comissão) ** A referida comissão é composta pela Assessoria de Pesquisa, pelo Coordenador da área experimental e pelo Gerente da Fazenda.
O professor elabora o projeto de pesquisa
O Professor submete o projeto ao colegiado do curso.
O colegiado delibera, emite a ata da reunião e devolve o projeto ao professor.
O professor prepara todos os documentos (o projeto, o Formulário de solicitação de área e a cópia da ata da reunião) e protocola na Assessoria de Pesquisa do Campus de Gurupi
A comissão** analisa o projeto e emite parecer.
Concessão da área experimental
Caso necessite de reformulações o projeto é devolvido ao requisitante e recomeça o ciclo.
NÃO
SIM
A Assessoria de Pesquisa verifica todos os documentos e submete à comissão para parecer.
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8. CENTRO DE IDIOMAS
8.1 Fluxograma para programas de intercâmbio no ext erior
Obs. O ACADÊMICO(A) deve acessar o site da embaixada americana no Brasil ( www.visto-eua.com.br) e proceder o agendamento da entrevista para obtenção do visto de estudante de intercâmbio J-1. Vale lembrar que quando do dia da entrevista, o estudante deverá ter em mãos toda a documentação necessária para tal, como por exemplo carta de aceite, comprovante de rendimentos, comprovantes de vacina etc.
Diretoria de Assuntos Internacionais (DAÍ): Publica Edital de Seleção de
COORDENADOR DO CONVÊNIO: Entrevista o candidato para averiguação do conhecimento da língua estrangeira; confere toda a documentação e encaminha a DAÍ.
ACADÊMICO(A): Com base no Edital, observa as disposições preliminares, os pré-requisitos e apresenta a documentação exigida diretamente na DAI em Palmas/TO; ou por intermédio do Coordenador do Convênio junto a UFT.
DAI: Recebe/Confere a documentação, procede à seleção dos candidatos e num prazo máximo de 30 dias publica e homologa o resultado do processo seletivo. O processo de seleção é conduzido por uma Comissão, formada pela Diretoria da DAÍ e o coordenador do Convênio junto a UFT.
ACADÊMICO(A): Caso seja selecionado(a) deverá proceder a obtenção do passaporte e visto, e ainda exame de proficiência na língua inglesa (TOEFL) mediante condições estabelecidas no Edital.
OBS: aguardar recebimento da carta de aceite da universidade estrangeira, para então providenciar a
obtenção dos referidos documentos.
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ACADÊMICO(A): Acessa o site do TOEFL (www.toefl.org.br), efetua inscrição e paga a taxa exigida para tal. Se aprovado, deverá apresentar o comprovante ao Coordenador do Convênio para que este envie tal comprovante a Universidade estrangeira para a obtenção da Carta de Aceite.
UNIVERSIDADE ESTRANGEIRA: Após análise da documentação e caso o acadêmico seja aceito, a carta de aceite será emitida e encaminhada ao Coord. do Convênio.
COORD. CONVÊNIO: Recebe a carta de aceite e junta com o formulário CAPES devidamente preenchido pelo acadêmico e posteriormente encaminha a CAPES para obtenção de bolsa da estudos.
ACADÊMICO(A): Deverá manter contato via e-mail com a Universidade pretendida e preencher os formulários que o coordenador estrangeiro solicitar; os quais também deverão ser apresentados ao Coordenador do Convênio.
COORDENADOR DO CONVÊNIO: Mantém contato com o coordenador estrangeiro e após ser informado dos trâmites finais e finalizado todos os procedimentos o acadêmico está apto ao intercâmbio.
ACADÊMICO(A): deverá possuir toda documentação exigida pela universidade estrangeira e estar pronto para embarque conforme calendário acadêmico daquela universidade, observando condições estabelecidas no Edital.
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Fluxograma de Inscrição em Curso de Idiomas
CENTRO DE IDIOMAS: Divulga a abertura de turmas.
Acadêmico: preenche ficha de inscrição
CENTRO DE IDIOMAS: Confecciona contrato dos estudantes.
Acadêmico: assinta o contrato e paga a taxa de matrícula via deposito ou transferência bancária na conta da FAPTO.
CENTRO DE IDIOMAS/UFT PALMAS: Emite certificado, após término do curso.
CENTRO IDOMAS: recebe certificado e repassa ao acadêmico.
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9 NUCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
9.1 Fluxograma para serviços do núcleo de tecnologi a da informação - NTI
Usuário solicita serviço via Intranet ou formulário padrão ao Núcleo de Tecnologia de Informação –
NTI do Campus de Gurupi.
Diagnostico Em até 5 dias úteis.
Serviço pode ser executado no NTI (Campus de Gurupi)
NTI solicita ao setor de Patrimônio o envio para Palmas.
SIM NÃO
NTI executa o serviço Em até 10 dias úteis
Usuário é informado sobre o termino do serviço.
Usuário é comunicado sobre a solicitação do envio.
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10 ASSESSORIA DE USO DE ESPAÇO FÍSICO DO CAMPUS
10.1 Fluxograma para solicitação de sala para profe ssores
Professor solicita uso de espaço para Assessoria de Uso de Espaço Físico do Campus de Gurupi.
Assessoria recebe a solicitação e analisa.
Retroação.
NÃO
SIM
Assessoria localiza a sala
Professor é alojado na respectiva sala
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10.2 Fluxograma para solicitação de construções
Professor, detentor do recurso, solicita construção para Assessoria de Uso do Espaço Físico do Campus de Gurupi.
A Assessoria encaminha para Direção.
Diretoria de Obras (Palmas).
Execução da obra
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10.3 Fluxograma para solicitação de paisagismo
Professor envia solicitação a Assessoria de Uso do Espaço Físico do Campus de
Gurupi
Analise do uso do espaço conforme planejamento do paisagista
Retroação
NÃO
SIM
Implantação da solicitação.
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11. CENTRAL DE ESTÁGIOS
11.1 Fluxograma de estágio obrigatório
Acadêmico envia solicitação de estágio para coordenador de estágio do CURSO.
O coordenador de estágio do CURSO encaminha toda a documentação ao coordenador do Núcleo de Estágio
do Campus de Gurupi.
O coordenador do Núcleo encaminha a documentação para arquivo na
Secretaria Acadêmica do Campus de Gurupi.
Retroação
NÃO
SIM
O coordenador de estágio, do CURSO, faz a articulação com a
empresa sobre estágio.
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13. ASSESSORIA DE ESPORTES
13.1 Fluxograma de solicitação de evento para Asses soria de Esportes
Interessado solicita evento para a Assessoria de Esportes do Campus de Gurupi.
Assessoria recebe a solicitação e analisa.
Retroação.
NÃO
SIM
Assessoria executa ou apenas acompanha a realização do
evento.
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14. PATRIMÔNIO
14.1 Fluxograma para alteração de localização de eq uipamento devido a alteração na locação de servidor O servidor responsável pelo equipamento
solicita remoção interna junto ao Setor de Recursos Humanos do Campus de
Gurupi
O Servidor encaminhar solicitação ao Patrimônio para realização de inventário dos bens com carga para que o responsável pelo setor de Patrimônio
faça a emissão de certidão de baixa.
O servidor devolve o processo ao RH para
demais encaminhamentos
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14.2 Fluxograma para transferência de patrimônio en tre servidores
O professor deve encaminhar ao Setor de Patrimônio de
Gurupi a relação escrita dos bens transferidos com nome do
cedente de cessionário;
Emissão da guia (3 vias) de transferência e coleta das assinaturas dos servidores; uma
via para cada servidores e uma para o patrimônio;
Arquivar a guia de transferência
Baixa dos bens do cadastro do servidor cedente e inclusão no cadastro de servidor
cessionário;
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14.3 Fluxograma para tombamento de bens oriundos de projetos
O professor deve encaminhar ao Setor de Patrimônio no Campus de Gurupi as notas
fiscais dos bens e o convênio celebrado com a UFT constando a cessão de uso;
É realizado o protocolo dos documentos e encaminhado ao Patrimônio Central da Reitoria para tombamento e
cadastramento;
Notificação do professor para informar que os bens já estão tutelados pela UFT.
Recebimento das plaquetas oriundo do Patrimônio Central e plaquetamento dos bens;
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15 MANUTENÇÃO
15.1 Fluxograma para encaminhamento de solicitação de manutenção na estrutura predial e em bens móveis, exceto equipamentos de in formática e eletrônicos. COMPETÊNCIA do Técnico de Manutenção: I) cumprir as determinações da Coordenação Administrativa; II) Cumprir as Ordens de Serviços, verificar procedência, executá-la de pronto ou levantar as exigências; III) acompanhar e fiscalizar os serviços de manutenção executados por outras empresas e/ou profissionais dentro deste Campus; IV) realizar inspeções preventivas nas áreas comuns a cada 15 dias e levar as demandas ao conhecimento da Administração. OBS1: Somente em casos urgentes/emergentes poderão as solicitações serem diretamente ao técnico de manutenção da Fênix. OBS2: As ocorrências dos equipamentos de informática e eletrônicos são de responsabilidade do CPD.
O servidor deverá levar a demanda ao conhecimento do Setor de Manutenção do Campus de Gurupi por meio do email
Será aberta uma Ordem de Serviço (O.S) e determinar que seja realizado visita in locu para levantamento das
providências.
Execução e/ou arquivamento da O.S
O solicitante será comunicado da providência a ser adotada e/ou prazo estimado para execução do serviço
O Setor de Manutenção e Administração verificará a possibilidade de solução
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16. AUDIO VISUAL
16.1 Fluxograma para solicitação de Aparelhos Audio visuais para as aulas ou eventos
O professor solicita reserva de Data show, Notebook no Setor de Audiovisual do Campus de Gurupi
Professor assina a guia de empréstimo interno de bens móveis e retira o
equipamento no horário reservado
Professor devolve o equipamento.
Até as 18 horas
No Setor de Audiovisual
O Audiovisual verifica a disponibilidade de horários
Após as 18 horas
Entrega o equipamento ao vigilante.
O vigilante guarda o equipamento na sala 11 e devolve ao audiovisual no dia seguinte.
Não há horário disponível
Há horário disponível
O audiovisual faz a reserva
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17. ÁREA EXPERIMENTAL
16.1 Fluxograma para solicitação de serviços relaci onados a aulas práticas ou pesquisas que ocorram na área experimental do Campu s de Gurupi
O professor solicita por meio de formulário próprio, entregue no setor de gestão da Área Experimental do Campus de Gurupi, a realização do serviço.
O gestor recebe a solicitação e analisa.
Retroação.
NÃO
SIM
Os técnicos ou funcionários terceirizados executam o
serviço.
