FORMAS DE REGISTO

RegistosConsiste em atribuir um número de ordem ao

documento. Este número irá constar no registo de entrada de documentos. Alguns sistemas

informáticos estão preparados para atribuir essenúmero de forma sequencial. Convém preparar

os documentos a registar: organizá-los de forma a tornar mais simples e rápida a sua

classificação.

Sempre que um documento se refira a mais do que um assunto ou processo, convém reproduzi-lo,de forma a que haja uma cópia disponível para cada

processo ou série.

2. COPIADOR

No copiador toda a correspondência entrada ou saída é fotocopiada. Em seguida é carimbada e numerada sequencialmente e depois arrumada nas pastas pela ordem numérica.

No próprio espaço do carimbo coloca-se o número do processo em que o documento foi arquivado.

Todos os anos começa uma nova numeração. Normalmente só se copia a primeira folha do oficio, embora se possa registar que possui anexos.

Vantagens:

- Rápidos de elaborar

- Permitem a obtenção de uma cópia de um ofício perdido.

Desvantagens:

- Ocupam muito espaço

- Só reproduzem a primeira folha dos documentos

- Só permitem encontrar o documento se soubermos o nº de entrada/saída ou a data.

- Não permite reconstituir processos, pois não se pode pesquisar pelo código ou nº. de processo.

Para evitar os inconvenientes desta pesquisa pode-se criar o quê?

UM FICHEIRO AUXILIAR

Criar uma ficha para cada ofício com os seguintes dados:entidade remetente e destinatária, nº de entrada e saída, data de entrada e saída e código de processo.Estas fichas são depois ordenadas alfabeticamente através da entidade remetente ou destinatária quer se trate de documentos entrados e saídos. Contudo a criação deste ficheiro é demorada.

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

FICHAS DE ENTIDADE

FICHAS DE ASSUNTO

RECUPERAÇÃO

recuperação pelo nome da entidade

remetente

pelas actividades dos organismos

REGISTO EM LIVROS OU FICHAS

ESTE TIPO DE REGISTO É UM DOS MAIS UTILIZADOS PARA O CONTROLO DA

CORRESPONDÊNCIA

O REGISTO DEVE TER OS SEGUINTES CAMPOS

Nº sequencial de entrada

Data de entrada

Remetente

Assunto

Referências originais do ofício (data de expedição, nº de

expedição e código do processo no organismo remetente)

Código do processo no organismo receptor

Observações

O REGISTO DE SAÍDAS DEVE TER OS SEGUINTES CAMPOS

Nº sequencial de saída

Data da saída

Destinatário

Assunto

Código do processo

Observações

A NUMERAÇÃO É SEQUENCIAL E REINICIADA TODOS OS ANOS, ASSIM O PRIMEIRO OFÍCIO DO ANO SERÁ O PRIMEIRO DO LIVRO E APRESENTARÁ O NÚMERO UM. O ÚLTIMO OFÍCIO DO MÊS DE DEZEMBRO TEM O ÚLTIMO NÚMERO E ENCERRA O LIVRO.

NAS FICHAS, O PROCEDIMENTO É IGUAL. FAZ-SE UMA FICHA PARA CADA CARTA COM OS MESMOS CAMPOS DE INFORMAÇÃO DO REGISTO. O FICHEIRO É CONSTITUÍDO SEQUENCIALMENTE.

VANTAGENS:

OCUPAM MENOS ESPAÇO

PESQUISA MAIS FÁCIL

DESVANTAGENS:- A PESQUISA SÓ PERMITE ENCONTRAR O DOCUMENTO SE SOUBERMOS O SEU Nº OU DATA. NÃO PERMITE ENCONTRAR OS DOCUMENTOS PELO NOME DA INSTITUIÇÃO, PESSOA REMETENTE OU DESTINATÁRIA.- EXIGE A CONSTITUIÇÃO DE UM FICHEIRO DE OFICIOS ENTRADOS/SAÍDOS, ORDENADOS ALFABETICAMENTE POR INSTITUIÇÃO (MUITO DEMORADO).

4. REGISTO INFORMÁTICO

O REGISTO DE ENTRADAS E SAÍDAS PODE SER FEITO POR MEIOS INFORMÁTICOS.AS BASES DE DADOS SÃO IDEAIS PARA O REGISTO DA CORRESPONDÊNCIA ENTRADA E SAÍDA.EM ALTERNATIVA PODE-SE RECORRER AO PROCESSAMENTO DE TEXTO E ÀS FOLHAS DE CÁLCULO.

• PROCESSAMENTO DE TEXTO•Abrir um documento normal, criar uma tabela e preencher como se fosse um livro, seguindo os campos indicados para o registo de entradas e saídas. Permite a pesquisa em texto livre através do menú editar e da operação localizar, o que dispensa a constituição de instrumentos auxiliares de descrição (ficheiros). Permite a elaboração de listagens mensais de correspondência entrada/saída com ordenação alfabética por instituições ou pessoas, através da operação ordenar do menú tabela. Não permite fazer pesquisas cruzadas.

•FOLHA DE CÁLCULO•O documento é organizado em colunas, cada coluna corresponde a um campo de informação do registo e a cada linha um registo. Permite pesquisas superiores ao processamento de texto, pois pode-se escolher o campo que se quer pesquisar – torna a pesquisa mais fácil e mais rápida. Permite também a ordenação da informação por colunas ou campos.

•BASE DE DADOS•É o mais vantajoso para o registo e pesquisas de grandes volumes de informação. Numa base de dados cada entrada/saída corresponde a um registo individualizado que apresenta vários campos de informação, tais como data de entrada/saída, remetente/destinatário, assunto, etc.•Cada um destes campos pode ser pesquisado individualmente, permite a procura de palavras em texto livre, pesquisas cruzadas e listagens variadas. Pode-se criar um ficheiro de instituições e pessoas com as respectivas moradas, apenso aos registos.

5. REGISTO DE DOCUMENTOS INTERNOS

PERMITE O CONTROLO DAS INFORMAÇÕES PRODUZIDAS PELOS TÉCNICOS PARA SEREM SUBMETIDAS A DESPACHO. PODE SER FEITO EM COPIADOR, EM LIVRO OU EM SUPORTE INFORMÁTICO.

* DEVE APRESENTAR OS SEGUINTES CAMPOS DE INFORMAÇÃO:

Nº SEQUENCIAL

DATA

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO PROCESSO

ASSUNTO

TÉCNICO OU AUTOR

6. REGISTO DE PROCESSOS

ANOTAÇÃO SISTEMÁTICA DE TODAS AS UNIDADES ARQUIVÍSTICAS (PROCESSOS, COLECÇÕES E DOSSIERS) EXISTENTES COM O OBJECTIVO DE AS LOCALIZAR DE FORMA RÁPIDA.

CADA SÉRIE DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO TEM UMA FOLHA EXCLUSIVA DE REGISTO COM UMA NUMERAÇÃO PRÓPRIA. O PRIMEIRO PROCESSO QUE SE ABRE NESSA SÉRIE É O NÚMERO UM, O SEGUNDO PROCESSO É O Nº DOIS, ETC. A ORDEM COM QUE OS PROCESSOS APARECEM NA FOLHA DE REGISTO É SEQUENCIAL E CRONOLÓGICA.

EXEMPLO:

PROCESSOS INDIVIDUAIS DE FUNCIONÁRIOS

CLASSIFICAÇÃO Nº DE PROCESSO TÍTULO DO PROCESSO DATA DE ABERTURA

1.1. 1 José Santos Silva 05-09-1994

1.1. 2 Maria Rocha Lima 04-12-1986

O REGISTO DE PROCESSOS DEVE CONTER OS SEGUINTES CAMPOS:

CLASSIFICAÇÃO E Nº DE PROCESSO

LOCALIZAÇÃO (SÓ PARA ARQUIVOS DE GRANDES

DIMENSÕES/DESCENTRALIZADOS)

TÍTULO

REQUERENTE/INTERVENIENTE

ASSUNTO

DATA DE ABERTURA

DATA DE ENCERRAMENTO

OBSERVAÇÕES

TIPOS DE REGISTO DE PROCESSOS:

- REGISTO MANUAL (LIVRO OU FICHAS), ORGANIZADO DE FORMA SEQUENCIAL SEGUNDO O CRITÉRIO DA DATA DA ABERTURA DOS PROCESSOS. IMPLICA A CRIAÇÃO DE FICHEIROS AUXILIARES, ORDENADOS ALFABETICAMENTE POR REQUERENTE/ENTIDADE, ASSUNTO OU PELO TÍTULO.

- REGISTO INFORMÁTICO, POR PROCESSAMENTO DE TEXTO, FOLHA DE CÁLCULO E BASES DE DADOS.

7. REGISTO DE CIRCULAÇÃO INTERNA DE PROCESSOS

REGISTO DO MOVIMENTO DOS PROCESSOS OU DA CIRCULAÇÃO DOS DOCUMENTOS SIMPLES PELOS VÁRIOS SERVIÇOS. ESTE REGISTO DEVE CONTER OS SEGUINTES CAMPOS DE INFORMAÇÃO:-TÍTULO DO PROCESSO- CÓDIGO DA CLASSIFICAÇÃO- Nº DO MOVIMENTO- DEPARTAMENTO- RUBRICA- DATA DE ENTREGA/SAÍDA DO PROCESSO

Nº DE MOVIMENTO

DEPARTAMENTO/

TÉCNICO RUBRICA DATA

1 DIVISÃO DE DIVULGAÇÃO FÁTIMA LOPES 5-6-2001

2 ARQUIVO FLORBELA 7-8-2001

3 DIRECÇÃO JÚLIA 22-10-2001

4 ARQUIVO FLORBELA 20-11-2001

TÍTULO DO PROCESSO: PROTOCOLO COM A B. V. ODIVELASCÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: 4.1.2

PARA CADA PROCESSO ABRE-SE UMA FOLHA DE MOVIMENTO. OS DOIS PRIMEIROS CAMPOS DESCREVEM SUMARIAMENTE O PROCESSO.OS RESTANTES DESTINAM-SE A REGISTAR O MOVIMENTO ATRAVÉS DOS VÁRIOS DEPARTAMENTOS DA INSTITUIÇÃO.

CLASSIFICAÇÃO

CLASSIFICAR

É ESTABELECER RELAÇÕES SISTEMÁTICAS ENTRE OS DOCUMENTOS

É A SUA IDENTIFICAÇÃO / ORGANIZAÇÃO

EM CATEGORIAS OU CLASSES

OPERAÇÃO QUE CONSISTE EM DISTRIBUIR OS DOCUMENTOS POR CLASSES DE ACORDO COM UM PLANO IDEALIZADO DE FORMA A TORNÁ-LOS DISPONÍVEIS PARA USO CORRENTE.

A CLASSIFICAÇÃO DEVE REALIZAR-SE DE ACORDO COM A ESTRUTURA DA ENTIDADE PRODUTORA.

ATRAVÉS DA CLASSIFICAÇÃO ATRIBUI-SE AOS DOCUMENTOS UM DETERMINADO CÓDIGO DESIGNATIVO DO SEU ASSUNTO PRINCIPAL E QUE O ASSOCIA A OUTROS DOCUMENTOS.

CLASSIFICAR É SEPARAR, DIVIDIR UM CONJUNTO DE ELEMENTOS ESTABELECENDO CLASSES OU GRUPOS.

A CLASSIFICAÇÃO PODE SER DETERMINADA PREVIAMENTE, OU SEJA, “À PRIORI”, OU SER CONSTRUÍDA À MEDIDA QUE OS DOCUMENTOS SÃO RECOLHIDOS E REGISTADOS, A CLASSIFICAÇÃO “À POSTERIORI”

O ARQUIVISTA NÃO CRIA A CLASSIFICAÇÃO, ELA VEM IMPOSTA PELA PRÓPRIA DOCUMENTAÇÃO. O ARQUIVISTA DEVE RESPEITÁ – LA, RECONSTRUI-LA OU REFAZÊ-LA, RESPEITANDO O PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA. A CLASSIFICAÇÃO DE UM ARQUIVO TEM DE OBEDECER A UM QUADRO ESTRUTURADO, QUE REFLECTE A ORGÂNICA E ACTIVIDADES DA INSTITUIÇÃO.

PORQUÊDA

CLASSIFICAÇÃO

PARA QUE A DOCUMENTAÇÃO SEJA FACILMENTE LOCALIZADA

PARA QUE A INFORMAÇÃO SEJA DE FÁCIL RECUPERAÇÃO

PARA A TORNAR DE FÁCIL CONSULTA

CARACTERÍSTICAS

ESSENCIAIS DE

UM PLANO

DE CLASSIFICAÇÃO

FACILITAR, TANTO QUANTO POSSÍVEL OS TRABALHOS QUE SE SEGUEM À CLASSIFICAÇÃO

PERMITIR REALIZAR O TRABALHO DE ARQUIVO COM A MÁXIMA SIMPLICIDADE E RAPIDEZ

DETERMINAR OS CRITÉRIOS DAS CLASSES E A ORDEM DE CLASSIFICAÇÃO DAS SUB-CLASSES DENTRO DE CADA CLASSE, EVITANDO DÚVIDAS E INTERPRETAÇÕES SUBJECTIVAS

INDICAR QUAIS SÃO AS CATEGORIAS OU CLASSES EM QUE DEVE SER DIVIDIDO O MATERIAL DE ARQUIVO

TER EM CONTA AS EXIGÊNCIAS FUTURAS E UMA CERTA FLEXIBILIDADE

SISTEMAS

DE

CLASSIFICAÇÃO

FUNCIONAL (ACÇÕES) – RELACIONA-SE COM AS ACÇÕES QUE OS DOCUMENTOS REFEREM NO SEU CONTEÚDO, DE ACORDO COM AS ATRIBUIÇÕES DA SUA INSTITUIÇÃO PRODUTORA. AS ACÇÕES MANIFESTAM-SE DE 3 FORMAS:

FUNÇÕESATRIBUIÇÕES DE UMA INSTITUIÇÃO PARA CUMPRIR A SUA MISSÃO

ACTIVIDADES NECESSÁRIAS PARA O CUMPRIMENTO DESSAS FUNÇÕES

TRÂMITES ACTOS QUE PÕEM EM MARCHA AS ACTIVIDADES

ORGÂNICA

A CADA DEPENDÊNCIA, CORRESPONDE UMA ACTIVIDADE.

TEM EM VISTA A ESTRUTURA ORGÂNICA DA INSTITUIÇÃO, POIS NORMALMENTE AS INSTITUIÇÕES ESTÃO DIVIDIDAS EMDEPENDÊNCIAS ÀS QUAIS CORRESPONDEM ACTIVIDADES PARA O CUMPRIMENTO DAS SUAS FUNÇÕES.

PARA ESSA RECONSTITUIÇÃO É NECESSÁRIO CONSULTAR OS ANTIGOS INVENTÁRIOS E CATÁLOGOS ENTRE OUTROS DOCUMENTOS, PARA ALÉM DA LEGISLAÇÃO EXISTENTE SOBRE A INSTITUIÇÃO PRODUTORA.

ASSUNTOS

POR MATÉRIAS OU ASSUNTOS DE QUE TRATAM OS DOCUMENTOS. É UMA CLASSIFICAÇÃO SISTEMÁTICA DADO QUE OBEDECE A “SISTEMAS” ORGANIZADOS POR CRITÉRIOS PRÉ-ESTABELECIDOS.EX. CDU – CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL, MUITO USADO EM BIBLIOTECAS.

MISTAQUANDO AS DUAS CLASSIFICAÇÕES SE COMBINAM. EX: CLASSIFICAÇÃO ORGÂNICO-FUNCIONAL

EXEMPLOS:

FUNCIONAL. ex. GESTÃO DE PESSOAL

ORGÂNICA. ex. DIRECÇÃO DE SERVIÇOS

ASSUNTOS. ex. BIOLOGIA

TEMÁTICO – FUNCIONAL. ex. GESTÃO FINANCEIRA : RECEITAS E DESPESAS (FUNÇÃO) (ASSUNTO)

ORGÂNICO-FUNCIONAL. Ex. DIRECÇÃO DE SERVIÇOS – FORMAÇÃO (ORGÂNICO) (FUNÇÕES)

ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

ANTES DE SE ELABORAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO EXISTEM VÁRIAS FASES

LEVANTAMENTO O ORGÂNICO-FUNCIONAL DA INSTITUIÇÃO E ELABORAÇÃO DO ORGANOGRAMA, QUAIS OS ÓRGÃOS E DETALHAR O QUE CADA UM FAZ – ATRAVÉS DA RECOLHA DE LEGISLAÇÃO QUE NOS PERMITE DEFINIR A ESTRUTURA E COMPETÊNCIA DA INSTITUIÇÃO, DEFINIR A SUA MISSÃO, ELABORAR O ORGANOGRAMA, PARA ESQUEMATIZAR AS RELAÇÕES HIERÁRQUICO-FUNCIONAIS.

LEVANTAMENTO DAS TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS DOS DOCUMENTOS.

LEVANTAMENTO DOS CIRCUITOS DOCUMENTAIS.

DEFINIÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE, RETENÇÃO DOS PRAZOS ADMINISTRATIVOS.

O LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO E CIRCULAÇÃO DOCUMENTAL É FEITO ATRAVÉS DE:

PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO OU CLASSIFICADORES JÁ EXISTENTES.

LISTAS DOS PROCESSOS.

LIVRO DE REGISTO DE PROCESSOS

LEVANTAMENTO DOS ASSUNTOS DOS PROCESSOS EXISTENTES

(IMPORTANTE PARA O ESTABELECIMENTO DAS CLASSES

DE UM FUTURO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO).

UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO OU CLASSIFICADOR

DEVE SER ORGANIZADO DA FORMA MAIS SIMPLES

PARA POSSIBILITAR A MAIOR RAPIDEZ NO TRABALHO.

NUM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO OS ASSUNTOS SÃO

AGRUPADOS DO GERAL PARA O PARTICULAR.

AS SÉRIES SÃO AGRUPADAS ENTRE SI. PARA CADA CONJUNTO

DE SÉRIES ESCOLHEMOS UMA DESIGNAÇÃO PRÓPRIA, AS

CHAMADAS CLASSES. PODEMOS AGRUPAR UM CONJUNTO

DE CLASSES SEMELHANTES NUMA CLASSE AINDA MAIS VASTA.

A HIERARQUIZAÇÃO EM NÍVEIS DEVE SER UNIFORME E COERENTE

E DEVE USAR-SE O MESMO NÚMERO DE NÍVEIS PARA CADA

CLASSE.

ESTE PLANO FAZ-SE SEGUNDO O CRITÉRIO DA ESTRUTURA

ORGÂNICA, FUNCIONAL, TEMÁTICO, ETC. (BASTANDO TRÊS

NÍVEIS DE CLASSES):

OS TERMOS QUE DESIGNAM O GERAL, (REALIDADE

ORGÂNICO-FUNCIONAL) (CLASSES).

OS TERMOS INTERMÉDIOS (ACTIVIDADE

FUNCIONAL) (SUB - CLASSES).

OS TERMOS MENORES DESIGNAM O PARTICULAR, (SÉRIES DOCUMENTAIS).

PARA A DETERMINAÇÃO DOS TÍTULOS DAS CLASSES,

SUB- CLASSES E SÉRIES DEVE-SE ESCOLHER PALAVRAS

QUE TRADUZAM O SEU CONTEÚDO DE FORMA SIMPLES

E CONCRETA.

O TÍTULO DA SÉRIE (TERCEIRO NÍVEL) DEVE SER CONSTITUÍDO POR:

DESIGNAÇÃO DA UNIDADE ARQUIVÍSTICA QUE CONSTITUI A SÉRIE (PROCESSO, COLECÇÃO OU DOSSIER).

DESIGNAÇÃO DA FUNÇÃO, TEMA, TIPOLOGIA, ETC.

EXEMPLOS:

PROCESSOS DE EXPOSIÇÕES (UNIDADE ARQUIVÍSTICA + TIPOLOGIA DOC.

COLECÇÃO DE MAPAS DE ASSIDUIDADE (UNID. ARQ + TIPOLOGIA DOC.

EXISTEM 3 ÁREAS QUE PODEMOS ADAPTAR DE UMA INSTITUIÇÃO PARA OUTRA, QUE SÃO AS CHAMADAS FUNÇÕES – MEIO, CASO DE: PESSOAL, CONTABILIDADE E PATRIMÓNIO.

OPÇÃO POR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

É A DOCUMENTAÇÃO QUE DETERMINA A ESCOLHA DO SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO. DE FORMA GERAL, EM ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS, É A CLASSIFICAÇÃO ORGÂNICA OU ORGÂNICA-FUNCIONAL QUE PREVALECE.

NOS ARQUIVOS CORRENTES MAIS PEQUENOS, DE UM ÓRGÃO, SECÇÃO OU DEPARTAMENTO, A CLASSIFICAÇÃO DEVE SER FUNCIONAL, TENDO EM CONTA AS FUNÇÕES DO ÓRGÃO PRODUTOR DO DOCUMENTO.

QUANDO A ESPECIFICIDADE DA DOCUMENTAÇÃO ASSIM O DETERMINAR, PODERÁ OPTAR-SE PELA CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTOS (MATÉRIAS). ESTÃO NESTE CASO OS ARQUIVOS DE CORRESPONDÊNCIA, MATERIAL DESTINADO À INVESTIGAÇÃO, FICHEIROS DAS BIBLIOTECAS, ETC. A CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTOS PERMITE A ARRUMAÇÃO DOS DOCUMENTOS SEGUNDO O SEU CONTEÚDO E NÃO SEGUNDO O FIM PARA O QUAL FORAM PRODUZIDOS.

CADA CLASSE, IRÁ FORMAR UMA SÉRIE, QUE PERMANECERÁ TAL COMO FOI TRATADA ENQUANTO DURAR A SUA VIDA – EM QUALQUER ESTÁDIO DE UTILIDADE. SERÁ IDENTIFICÁVEL APÓS A SUA TRANSFERÊNCIA PARA O ARQUIVO CENTRAL, PARA O SEMI-ACTIVO OU PARA O ARQUIVO DEFINITIVO.

CODIFICAÇÃO DAS CLASSES

CONJUNTO DE LETRAS OU NÚMEROS QUE CODIFICAM A SÉRIE DE PROCESSOS.

NUNCA DEVEMOS USAR MAIS DE 3 DÍGITOS. ESTES PODEM SER NUMÉRICOS, ALFABÉTICOS OU ALFA-NUMÉRICOS.

ESTE CÓDIGO DEVE CONSTAR NA CAPA DO PROCESSO E SERVIRÁ COMO ELEMENTO DE ARRUMAÇÃO NAS ESTANTES E DEVE SER REFERENCIADA NOS OFICIOS E INFORMAÇÕES.

CADA NÍVEL DA HIERARQUIA É REPRESENTADO POR UM

NÚMERO OU LETRA. O Nº. DO PRIMEIRO NÍVEL REPETE-SE

NAS CLASSES DEPENDENTES E O Nº. DA CLASSE

INTERMÉDIA REPETE-SE NAS SÉRIES DEPENDENTES.

EXEMPLO:

1. ACORDOS CULTURAIS

1.2. ACORDOS BILATERAIS CULTURAIS

1.2.1. PROCESSOS DE ESTABELECIMENTO DE ACORDOS

BILATERAIS

1.2.2. PROCESSOS DE ACÇÕES DE COOPERAÇÃO DOS

PROGRAMAS DE COOPERAÇÃO.

AC. ACORDOS CULTURAIS

AC. 1. ACORDOS BILATERAIS CULTURAIS

AC. 1.1. PROCESSOS DE ESTABELECIMENTO

DE ACORDOS BILATERAIS

AC. 1. 2. PROCESSOS DE ACÇÕES DE

COOPERAÇÃO DOS PROGRAMAS

DE COOPERAÇÃO.

AS CODIFICAÇÕES NUMÉRICAS SÃO MAIS SIMPLES

DE USAR, PERMITEM UM CRESCIMENTO INFINITO E

TORNAM A ARRUMAÇÃO DOS PROCESSOS MAIS

SIMPLES.

AS CODIFICAÇÕES ALFA – NUMÉRICAS SÃO MAIS FÁCEIS DE MEMORIZAR. A ARRUMAÇÃO É FEITA POR ORDEM ALFABETICA, O QUE EXIGE MAIS ATENÇÃO. LIMITA A POSSIBILIDADE DE CRESCIMENTO DE NOVOS ASSUNTOS.

OS CÓDIGOS DA CLASSIFICAÇÃO SÃO USADOS NAS REFERÊNCIAS DOS OFÍCIOS E INFORMAÇÕES, NOS REGISTOS DE ENTRADA / SAÍDA E NAS CAPAS DOS PROCESSOS. ATRAVÉS DOS CÓDIGOS PROCEDE-SE À ARRUMAÇÃO NAS ESTANTES OU NOS ARQUIVADORES VERTICAIS.

3. ORDENAÇÃO

OPERAÇÃO QUE CONSISTE EM DAR UMA ORDEM AOS DOCUMENTOS NO INTERIOR DE CADA UNIDADE ARQUIVÍSTICA PARA RÁPIDA LOCALIZAÇÃO DOS MESMOS.

A ORDENAÇÃO É A SEGUNDA OPERAÇÃO, DENTRODA ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL, A SEGUIR À CLASSIFICAÇÃO.

SISTEMAS DE ORDENAÇÃO

CRONOLÓGICA – A DATA DO DOCUMENTO (ANO, MÊS, Dia) É O ELEMENTO ORDENADOR.

NUMÉRICA – ORDENA PELO Nº. DE ORDEM OU POR UM CONJUNTO DE Nº S QUE SE ATRIBUI A CADA UNIDADE DE INSTALAÇÃO / DOCUMENTO À MEDIDA QUE VAI SENDO TRATADA.

ALFABÉTICA – A PALAVRA COMO ELEMENTO ORDENADOR. POR MATÉRIAS, ASSUNTOS, TOPOGRÁFICO, ONOMÁSTICO.

ORGÂNICA – COM BASE NAS SUBDIVISÕES DA INSTITUIÇÃO

PRODUTORA.

MISTA – COMBINA DOIS SISTEMAS

ARRUMAÇÃO: COLOCAÇÃO DO DOCUMENTO NO LUGAR A QUE PERTENCE, DENTRO DO PROCESSO A QUE DIZ RESPEITO, DEVE SER FEITA LOGO QUE O EXPEDIENTE ESTEJA CONCLUÍDO.

A ORDENAÇÃO É O PROCESSO PELO QUAL SE UNEM E SE RELACIONAM OS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE CADA SÉRIE DOCUMENTAL, DE ACORDO COM UM CRITÉRIO ESTABELECIDO.

A ORDENAÇÃO, PERMITE DENTRO DA ORGANIZAÇÃO DE UM FUNDO, QUE O EXPEDIENTE ESTEJA INCLUÍDO, DENTRO DO SEU GRUPO OU CLASSE, NO LUGAR QUE LHE CORRESPONDE.

OPERAÇÃO ARQUIVÍSTICA REALIZADA DENTRO DO PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO, QUE CONSISTE EM ESTABELECER SEQUÊNCIAS DENTRO DAS CATEGORIAS E GRUPOS, DE ACORDO COM AS SÉRIES NATURAIS CRONOLÓGICAS E / OU ALFABÉTICAS.

SISTEMAS DE ORDENAÇÃO – VANTAGENS E INCONVENIENTES

A ORDENAÇÃO ALFABÉTICA - CONSISTE NA UTILIZAÇÃO DAS LETRAS DO ALFABETO, COMO CRITÉRIO PARA A ORDENAÇÃO.A ORDENAÇÃO ALFABÉTICA UTILIZA-SE EM EXPEDIENTES DE PERSONAGENS QUE PERMANECEM DURANTE GRANDES PERÍODOS DE TEMPO ABERTOS ( INDIVIDUALIDADES, EXPEDIENTE DE ALUNOS, PROCESSOS INDIVIDUAIS DE FUNCIONÁRIOS. ETC).TAMBÉM É ACONSELHAVEL QUANDO O CRITÉRIO DE FORMAÇÃO DE EXPEDIENTES É DE ASSUNTOS E A DOCUMENTAÇÃO NÃO É DEMASIADO VOLUMOSA (EXPEDIENTE DAS SECRETÁRIAS, GABINETES, ETC). É IDEAL PARA PEQUENOS ARQUIVOS DE GESTÃO. PARA GRANDES ARQUIVOS É NECESSÁRIO ESPAÇO VAZIO EM CLASSIFICADORES, ARMÁRIOS E FICHEIROS, PARA QUÊ? PARA COLOCAR A DOCUMENTAÇÃO QUE SE VAI PRODUZINDO, E UTILIZANDO A ORDENAÇÃO ALFABÉTICA, PODE DAR ORIGEM A CONFUÃO, CONSIDERANDO O FACTO DE HAVER APELIDOS COMUNS.É SEMPRE ACONSELHAVEL ESTABELECER REGRAS DE ENTRADAS QUE NORMALIZEM O ACESSO À DOCUMENTAÇÃO, PARA A CORRECTA UTILIZAÇÃO DO ARQUIVO, INDEPENDENTEMENTE DE QUEM TIRA OU ACONDICIONA OS EXPEDIENTES.

VANTAGENS - SEMPRE QUE HÁ ESPAÇO, POSSIBILITA INTERCALAR DOCUMENTOS E OS EXPEDIENTES NO LUGAR EXACTO.

FACILITA A LOCALIZAÇÃO DIRECTA DO DOCUMENTO, SEM NECESSIDADE DE INSTRUMENTOS INTERMÉDIOS (FICHEIROS MANUAIS OU INFORMÁTICOS).

DESVANTAGENS - OS CRITÉRIOS DE ORDENAÇÃO NÃO SÃO ÚNICOS E CADA PESSOA PODE ESCOLHER UMA ENTRADA DISTINTA PARA ORDENAR OS EXPEDIENTES, DIFICULTANDO A LOCALIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO. É MUITO IMPORTANTE O USO DE NORMAS QUE UNIFIQUEM CRITÉRIOS.

É CONVENIENTE O USO DE NORMAS EM VIGOR PARA AS BIBLIOTECAS.

ALFABÉTICA ORGANISMOS – QUANDO OS MESMOS SÃO

MAIS CONHECIDOS PELOS NOMES ABREVIADOS, DEVEMOS

UTILIZAR AS ABREVIATURAS, INDEPENDENTEMENTE DOS

PONTOS OU BARRAS, EX:

UNESCO, IAN/TT, BN, TAP, S.L.B., PCM, AR, ETC....

PRINCÍPIOS GERAIS PARA ESTABELECER UMA ORDENAÇÃO ALFABÉTICA POR MATÉRIAS:

ESCOLHER SEMPRE A PALAVRA MAIS

ESPECÍFICA.

USO DE TERMOS SIMPLES

OS TERMOS DEVEM SER ADEQUADOS,

TENDO EM CONTA O UTILIZADOR

CADA MATÉRIA DEVE TER SEMPRE A

MESMA ENTRADA.

A FORMA QUE PODEM ADOPTAR AS ENTRADAS:

INTEGRAÇÃO, EM VEZ DE INTEGRADO/A

ESCOLHER O PLURAL, EM NOMES COMUNS: COLÉGIOS

ESCOLHER O SINGULAR, NOS ABSTRACTOS: ENSINO

ORDENAÇÃO POR MATÉRIAS:

UM ÚNICO NOME: EDUCAÇÃO

NOME + ADJECTIVO: EDUCAÇÃO PERMANENTE

NOME + COMPLEMENTO: EDUCAÇÃO PARA A SAÚDE

NOME + NOME: EDUCAÇÃO E EMPREGO

DOIS SUBSTANTIVOS UNIDOS POR PREPOSIÇÃO: EDUCAÇÃO DE ADULTOS

FRASES BREVES: ANO INTERNACIONAL DA CRIANÇA

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

NOMES DE PESSOAS

último nome, segundo, terceiro

primeiro nome, segundo, terceiro

nomes compostos mantêm-se

APELIDOS COMPOSTOS COMEÇADOS POR SANTA OU SANTO OU SÃO, STº, STª.

considera-se o apelido inteiro

ARTIGOS (O, A,OS,AS) E CONTRAÇÕES (DO,DA,DOS,DAS)

não são elementos da ordenação

GRAUS ACADÉMICOS E TÍTULOS não são elementos da ordenação

TÍTULOS NOBILIÁQUICOS são usados para ordenação ex: Duque de Saldanha TERMOS PAI, FILHO, SOBRINHO,

JÚNIOR são usados para ordenação, se são

apelidos efectivos

NOMES DE INSTITUIÇÕES OU

EMPRESAS

ordenam-se como se escrevem

ex: Sociedade Agrícola do Douro

NOMES DE INSTITUIÇÕES OU

EMPRESAS QUE TENHAM NOMES DE

PESSOAS

ordenam-se pelo apelido

ex: Cinema Costa Cabral – Cabral, Costa,

Cinema

Teatro Manuel da Costa – Costa (da),

Manuel, Teatro

DENOMINAÇÕES COM NÚMEROS

consideram-se como escritas com letras

ex: Clube dos Cem à hora – Clube, Cem (dos), Hora (à)

Armazém pague dois pague um –

Armazém, Pague dois, Pague um

OS INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO, TÊM COMO OBJECTIVO FACILITAR O CONHECIMENTO E A CONSULTA DA DOCUMENTAÇÃO. OS INSTRUMENTOS DE CONSULTA VARIAM DE ARQUIVO PARA ARQUIVO E CONSIDERANDO A IDADE DOS DOCUMENTOS. PARA ESTE CASO VAMOS FALAR DOS ÍNDICES, FICHEIROS AUXILIARES E MANUAL DE ARQUIVO.

4. ÍNDICES – UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DEVE SER COMPLETADO COM ÍNDICES ALFABÉTICOS UMA VEZ QUE A DISPOSIÇÃO DAS CLASSES É FEITA POR ORDEM HIERÁRQUICA OU SEQUENCIAL.

O ÍNDICE É CONSTITUÍDO POR UMA LISTA ORDENADA ALFABETICAMENTE – TODAS AS ENTRADAS DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO SÃO COLOCADAS POR ORDEM ALFABÉTICA, O QUE PERMITE UMA ESCENDÊNCIA MAIS FÁCIL AO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO.

OS ÍNDICES DEVEM CONTER REMISSIVAS PARA AS RUBRICAS, SENDO POR ISSO UM INSTRUMENTO AUXILIAR.

ELEMENTOS DO ÍNDICE:

TÍTULOS DAS SÉRIES COM OS RESPECTIVOS CÓDIGOS

NOMES DE ANTIGAS SÉRIES DO ANTIGO CLASSIFICADOR

COM UMA REMISSIVA PARA AS NOVAS SÉRIES, SEMPRE QUE

EXISTA CORRESPONDÊNCIA ENTRE ELAS

PALAVRAS SIGNIFICATIVAS REFERENTES ÀS ACTIVIDADES

DO ORGANISMO, REFERIDAS NA DESCRIÇÃO DO CONTEÚDO

DOS PROCESSOS MAS QUE NÃO SURGEM NOS TÍTULOS DAS

SÉRIES, FAZENDO-SE UMA REMISSIVA PARA AS

RESPECTIVAS SÉRIES.

5. FICHEIROS AUXILIARES – OS REGISTOS E OS RESPECTIVOS FICHEIROS AUXILIARES SERVEM PARA RECUPERAR OS PROCESSOS. OS FICHEIROS AUXILIARES SÃO ORGANIZADOS SEGUNDO O PERFIL ORGÂNICO- FUNCIONAL DA INSTITUIÇÃO NA QUAL ESTAMOS A TRABALHAR E DE ACORDO COM OS PEDIDOS DE INFORMAÇÃO.

6. MANUAL DE ARQUIVO – CRIAR UM MANUAL DE ARQUIVO PARA EXPLICAÇÃO DE UM CONJUNTO DE PROCEDIMENTOS NECESSÁRIOS À CLASSIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO DOS DOCUMENTOS, FAZENDO REFERÊNCIA AOS PROCEDIMENTOS ADOPTADOS, NOMEADAMENTE SISTEMAS DE REGISTO DE DOCUMENTOS, SISTEMAS DE RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (CLASSIFICAÇÃO E INDEXAÇÃO), INSTALAÇÃO DOS DOCUMENTOS, ETC.

INSTALAÇÃO PARA DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL

ARQUIVADOR HORIZONTAL

INSTALAÇÃO PARA DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL

INSTALAÇÃO PARA DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL

INSTALAÇÃO PARA DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL

ARQUIVADOR DE PLANTAS

INSTALAÇÃO PARA DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL

MICROFILMES ENROLADOS, METIDOS DENTRO DE CAIXAS

INSTALAÇÃO PARA DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL

ARQUIVO HORIZONTAL DE BOBINES DE GRAVAÇÃO

INSTALAÇÃO HORIZONTAL

VANTAGENS – MENOS DETERIORAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO, SE NÃO FOR UTILIZADA COM MUITA FREQUÊNCIA.

ÚTIL PARA DOCUMENTAÇÃO PESADA E DE GRANDE FORMATO (LIVROS DE CONTABILIDADE, LIVROS DAS MARCAÇÕES).

INCONVENIENTES – SISTEMA INCÓMODO PARA AS BUSCAS

DESPERDIÇIO DE ESPAÇO

INSTALAÇÃO VERTICAL

VANTAGENS - MAIOR RAPIDEZ NAS BUSCAS E LOCALIZAÇÃO,

CONSIDERANDO QUE LEVAM ETIQUETAS QUE

IDENTIFICAM O CONTEÚDO DOS DOCUMENTOS

MELHOR APROVEITAMENTO DO ESPAÇO

INCONVENIENTES – DETERIORAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO, COM O USO DIÁRIO.

INSTALAÇÃO SUSPENSA – SISTEMA QUE OFERECE MAIOR CAPACIDADE DE EXTENSÃO.

INCONVENIENTES – REQUER MAIOR VIGILÂNCIA AQUANDO DA ARRUMAÇÃO DOS DOCUMENTOS.