GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Professor: José Oliveira da Silva Alunos: Afonso Eloi Henrique Heitor Gestão de Projetos

GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

Professor: José Oliveira da Silva

Alunos: AfonsoEloiHenriqueHeitor

Gestão de Projetos

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É o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.

Inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam:

• Planejadas• Coletadas• Criadas• Distribuídas• Armazenadas• Recuperadas• Gerenciadas • Controladas ou Monitoradas • Dispostas de maneira oportuna e apropriada

A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas do projeto, que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses que podem impactar ou influenciar a execução ou resultado do projeto.


Dimensões potenciais que devem ser consideradas:

• Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, fornecedores, outros projetos, organizações, o público);

• Formal (relatórios, minutas, instruções) e informal (emails, memorandos, discussões ad hoc);

• Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas);

• Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais); e

• Escrita e oral, e verbal (inflexões da voz) e não verbal (linguagem corporal).



Estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:7 %: através das palavras na mensagem;38%: através da tonalidade da voz;55%: através da linguagem não verbal.Portanto, nunca se esqueça de deixar seu corpo falar por você.

Habilidades de comunicação:

• Escutar ativamente e de modo eficaz;• Perguntar, discutindo ideias e situações para assegurar um entendimento melhor;• Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz;• Levantar dados para identificar ou confirmar as informações;• Definir e administrar as expectativas;• Persuadir uma pessoa, equipe ou organização a executar uma ação;• Motivar para encorajar ou reassegurar;• Orientar para melhorar o desempenho e alcançar os resultados desejados;• Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes;• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos; e• Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.



10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações

O processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto.

• Quais as necessidades de informação?

• Quais os requisitos das partes interessadas?

• Quais os ativos organizacionais disponíveis?



O principal benefício deste processo é a identificaçãoe a documentação da abordagem de comunicação mais eficaz e eficiente com as partes interessadas.

Comunicação eficaz significa que as informações são fornecidas no formato correto, na hora certa, ao público certo e com o impacto necessário.

Comunicação eficiente significa fornecer somente as informações que são necessárias.



Diagrama do fluxo de dados do processo Planejar o gerenciamentodas comunicações



O planejamento das comunicações do projeto é importante para alcançar o êxito final de qualquer projeto.

O planejamento inadequado das comunicações pode causar problemas, tais como:

• atraso na entrega de mensagens

• comunicação de informações para o público incorreto

• comunicação insuficiente para as partes interessadas

• má intepretação das mensagens comunicadas



Os métodos de armazenamento, recuperação e disposição final das informações do projeto devem ser documentados de forma apropriada durante o processo.

Os pontos importantes incluem:

• Quem precisa de quais informações, e quem está autorizado a acessar tais informações;• Quando as informações serão necessárias;• Onde as informações devem ser armazenadas;• O formato em que as informações devem ser armazenadas;• Como as informações podem ser recuperadas; e• Se o fuso horário, as barreiras linguísticas e as considerações multiculturais devem ser levados em consideração.

Devem ser analisados periodicamente durante o projeto e revisados continuamente



10.1.1 Planejar o gerenciamento das comunicações: entradas

10.1.1.1 Plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto fornece informações sobre como o projetoserá:• Executado• Monitorado• Controlado e • Encerrado




10.1.1.2 Registro das partes interessadas

Fornece as informações necessárias para planejar a comunicação com as partes interessadas.




10.1.1.3 Fatores ambientais da empresa

Estreitamente vinculado aos fatores ambientais da empresa

Todos os fatores ambientais da empresa descritos na Seção 2.1.5 são usados como entradas para esse processo

• A cultura organizacional é importante para atingir os objetivos, além de estrutura e distribuição geográfica)




10.1.1.4 Ativos de processos organizacionais

Todos os ativos de processos organizacionais descritos na Seção 2.1.4 são usados como entradas.

• planos, processos, políticas, procedimentos e as bases de conhecimentos específicas da organização)

• As lições aprendidas e as informações históricas são particularmente importantes porque podem fornecer uma visão melhor tanto das decisões tomadas em relação a questões de comunicação quanto dos resultados dessas decisões em projetos anteriores semelhantes.



10.1.2 Planejar o gerenciamento das comunicações: ferramentas e técnicas

10.1.2.1 Análise de requisitos das comunicações

Determina as necessidades de informações das partes interessadas do projeto.

Esses requisitos são definidos pela combinação do tipo e do formato das informações necessárias com uma análise do valor dessas informações.




10.1.2.1 Análise de requisitos das comunicaçõesO gerente de projetos deve considerar o número de canais ou caminhos de comunicação empotencial como um indicador da complexidade de comunicações do projeto.

O número total de canais de comunicação em potencial é n(n – 1)/2, onde n representa o número de partes interessadas.

Por exemplo, um projeto com 10 partes interessadas tem 10(10 - 1)/2 = 45 canais de comunicação em potencial. Como resultado, um componente fundamental do planejamento das comunicações reais do projeto é determinar e limitar quem se comunicará com quem e quem receberá quais informações.




10.1.2.1 Análise de requisitos das comunicações

As fontes de informações para identificar e definir os requisitos das comunicações• Organogramas;• Organização do projeto e relações de responsabilidade das partes interessadas;• Disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas no projeto;• Logística de quantas pessoas estarão envolvidas no projeto e em que locais;• Necessidades de informações internas (por exemplo, na comunicação dentro das organizações);• Necessidades de informações externas (por exemplo, na comunicação com a mídia, o público ou os fornecedores); e• Informações das partes interessadas e requisitos das comunicações de dentro do registro das partes interessadas.




10.1.2.2 Tecnologia de comunicações

Podem variar de modo significativo.

• conversas rápidas a reuniões longas

• simples documentos escritos a materiais extensos (por exemplo, cronogramas, bancos de dados e websites)





Os fatores que podem afetar a escolha da tecnologia de comunicação:

• Urgência da necessidade de informações. É necessário considerar a urgência, frequência eformato das informações.

• Disponibilidade de tecnologia. É necessário assegurar que a tecnologia requerida para facilitar a comunicação seja compatível, esteja disponível e possa ser acessada por todas as partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto.





• Facilidade de uso. É necessário assegurar que a escolha das tecnologias de comunicação seja adequada para os participantes do projeto e que sejam planejados eventos de treinamento adequados.

• Ambiente do projeto. É necessário determinar se a equipe se reunirá e operará presencialmente ou em um ambiente virtual; se estará localizada em um ou múltiplos fusos horários; se usará múltiplos idiomas nas comunicações.

• Sensibilidade e confidencialidade das informações. É necessário determinar se as informações a serem comunicadas são sensíveis ou confidenciais e se devem ser tomadas medidas adicionais de segurança ou não.




10.1.2.3 Modelos de comunicações

Duas partes:• emissor• receptor

Mídia é o meio tecnológico e inclui o modo de comunicação

Ruído inclui qualquer interferência que possam comprometer a transmissão da mensagem





• Codificação. Pensamentos ou ideias são convertidos(codificados) em linguagem pelo emissor.

• Transmissão da mensagem. As informações são então enviadas pelo emissor usando o canal de comunicação (mídia). A transmissão dessa mensagem pode ser comprometida por vários fatores (por exemplo, distância, tecnologia desconhecida, infraestrutura inadequada, diferença cultural e falta de informações prévias). Esses fatores são coletivamente chamados de ruído.





• Decodificação. A mensagem é reconvertida pelo receptor em pensamentos ou ideias significativas.

• Confirmação. Após receber uma mensagem, o receptor pode sinalizar (confirmar) o seu recebimento, o que não significa necessariamente que ele concorda ou compreende a mensagem.

• Feedback/Resposta. Após a mensagem recebida ser decodificada e entendida, o receptor codifica pensamentos e ideias em uma mensagem e em seguida a transmite ao emissor original.









O emissor é responsável por transmitir a mensagem, assegurando que as informações estão claras e completas, e confirmando que a comunicação foi entendida corretamente.

O receptor é responsável por garantir que as informações sejam recebidas integralmente, compreendidas e respondidas de forma apropriada.




10.1.2.4 Métodos de comunicação

• Comunicação interativa.

Entre duas ou mais partes que estão realizando uma troca de informações multidirecional.

É a forma mais eficiente de garantir um entendimento comum por todos os participantes sobre tópicos específicos.

Inclui reuniões, telefonemas, mensagens instantâneas, videoconferências, etc.





• Comunicação ativa.

Encaminhada para destinatários específicos que precisam receber as informações.

Garante que as informações sejam distribuídas mas não que tenham realmente chegado ou tenham sido compreendidas pelo público-alvo.

Inclui cartas, memorandos, relatórios, emails, faxes, correio de voz, blogs, comunicados de imprensa, etc.





• Comunicação passiva.

Usada para volumes muito grandes de informações ou para públicos muito grandes.

Incluem sites de intranet, e-learning, bancos de dados de lições aprendidas, repositórios de conhecimentos, etc.





As escolhas dos métodos de comunicação precisam ser discutidas e acordadas pelas partes interessadas com base nos:

• Requisitos

• Custo

• Restrições de tempo




10.1.2.5 Reuniões

O processo Planejar o gerenciamento das comunicações requer a discussãoe o diálogo com a equipe do projeto para determinar a maneira mais apropriada de atualizar e comunicar as informações do projeto, e para responder às solicitações das várias partes interessadas nessas informações.

Essas discussões e diálogos são normalmente facilitados através de reuniões que podem ser conduzidas presencialmente ou online e em vários locais.



10.1.3 Planejar o gerenciamento das comunicações: saídas

10.1.3.1 Plano de gerenciamento das comunicações

O plano de gerenciamento das comunicações é um componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve como as comunicações do projeto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas.

O plano contém as seguintes informações:• Requisitos de comunicações das partes interessadas;• Informações a serem comunicadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de detalhes;• Motivo da distribuição daquelas informações;• Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias e recebimento da confirmação ou resposta, se aplicável;





• Pessoa responsável por comunicar as informações;• Pessoa responsável por autorizar a liberação das informações confidenciais;• Pessoa ou grupos que receberão as informações;• Métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, email e/ou comunicados de imprensa;





• Recursos alocados para as atividades de comunicação, incluindo tempo e orçamento;• Processo de encaminhamento, identificando os prazos e a cadeia gerencial (nomes) para o encaminhamento de questões que não podem ser solucionadas nos níveis de pessoal mais baixos;• Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações com o progresso e o desenvolvimento do projeto;• Glossário da terminologia comum;• Fluxogramas do fluxo de informações no projeto, fluxos de trabalho com a sequência de autorizaçãopossível, lista de relatórios, planos de reuniões, etc.; e• Restrições de comunicação, normalmente derivadas de leis ou regulamentos específicos, tecnologias, e políticas organizacionais, etc.




10.1.3.2 Atualizações nos documentos do projetoDocumentos do projeto que podem ser atualizados:

• Cronograma do projeto

• Registro das partes interessadas

Gerenciar as comunicações

• É o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento da comunicações.

• O principal beneficio desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto.


Diagrama de fluxo de dados no processo de Gerenciar as comunicações.


Gerenciar as comunicações.Algumas técnicas e considerações para gerenciamento eficaz das comunicações: • Modelos de emissor-receptor. • Escolha dos meios de comunicação.• Estilo de redação.• Técnicas de gerenciamento de reuniões.• Técnicas de apresentação.• Técnicas de facilitação.• Técnicas de escuta.

Gerenciar as comunicações: entradas

1. Plano de gerenciamento das comunicações.Descreve como as comunicações serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas.

2. Relatórios de desempenho do trabalho.Conjunto de informações de desempenho e progresso do projeto.

Gerenciar as comunicações: entradas

3. Fatores ambientais da empresa.Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar:• Cultura organizacional e estrutura• Padrões e regulamentos• Sistemas de informações de gerenciamento

4. Ativos de processos organizacionais.Os ativos organizacionais que podem influenciar:• Politicas, procedimentos, processos e diretrizes relativos ao

gerenciamento das comunicações.• Informações históricas e ligações aprendidas.

Gerenciar as comunicações: ferramentas e técnicas.

1. Tecnologias de comunicações.A escolha deve ser apropriada para as informações que estarão sendo comunicadas.

2. Modelos de comunicações.O foco está em assegurar que a escolha do modelo de comunicações seja apropriado de forma que identifique e gerencie quaisquer barreiras (ruídos).


3. Métodos de comunicações.Garantir que as informações criadas e distribuídas foram recebidas e compreendidas para possibilitar respostas e feedback.

4. Sistemas de gerenciamento de informações.As informações são gerenciadas usando algumas ferramentas: • Gerenciamento de correio impresso;• Gerenciamento de comunicações eletrônicas;• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos;


5. Relatórios de desempenho.• É a ação de coletar e distribuir informações sobre o

desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do processo e previsões.

• O processo de Relatar o desempenho envolve a coleta e a análise periódica da linha de base em relação aos dados reais para entender e comunicar o andamento e desempenho do projeto.

• Ele precisa fornecer informações no nível adequado para cada público.

Gerenciar as comunicações: saídas1. Comunicações do projeto.As comunicações do projeto podem incluir: relatórios de desempenho, situação das entregas, progresso do cronograma e custos incorridos.

2. Atualizações no plano de gerenciamento do projeto.O plano de gerenciamento do projeto fornece informações sobre as linhas de base do projeto, o gerenciamento das comunicações e o gerenciamento das partes interessadas. Cada uma dessas áreas requer atualizações com base no desempenho atual do projeto em relação à linha de base da medição do desempenho (PMB).

Gerenciar as comunicações: saídas3. Atualizações nos documentos do projeto.Alguns documentos que podem ser atualizados:• Registro das questões,• Cronograma do projeto,• Requisitos de recursos financeiros do projeto.

4. Atualizações nos ativos de processos organizacionais.Alguns ativos de processos que podem ser atualizados:• Notificações das partes interessadas,• Relatórios do projeto,• Apresentações do projeto,• Registros do projeto.

CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES

É o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas, garantindo um fluxo ótimo de informações entre todos os participantes das comunicações, em qualquer momento.



CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES: ENTRADAS

1) Plano de gerenciamento do projeto• requisitos de comunicações das partes interessadas • motivo da distribuição da informação• intervalo de tempo e frequência para a distribuição das

informações necessárias• indivíduo ou grupo responsável pela comunicação da

informação• indivíduo ou grupo que recebe a informação


2) Comunicações do projeto Envolve as atividades requeridas para que as informações

e comunicações sejam monitoradas, analisadas e liberadas para as partes interessadas.

3) Registro das questões É usado para documentar e monitorar a solução das

questões, facilitar a comunicação e garantir um entendimento comum das questões.


4) Dados de desempenho do trabalho Podem incluir detalhes sobre que comunicações

foram realmente distribuídas, feedback sobre comunicações, resultados de pesquisas sobre a eficácia das comunicações ou outras observações brutas identificadas durante as atividades de comunicação.


5) Ativos de processos organizacionais

• modelos de relatórios • políticas, padrões e procedimentos que definem as

comunicações• tecnologias de comunicações específicas disponíveis• meios de comunicação permitidos• políticas de retenção de registros

CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES: FERRAMENTAS E TÉCNICAS

1) Sistemas de gerenciamento de informações Um sistema de gerenciamento de informações fornece

um conjunto de ferramentas padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir as informações para as partes interessadas sobre os custos, o andamento do cronograma e o desempenho do projeto


2) Opinião especializada• outras unidades dentro da organização• Consultores• partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores• associações profissionais e técnicas• setores da indústria• especialistas no assunto• escritório de gerenciamento de projetos (PMO)


3) Reuniões Discussões e diálogos são geralmente facilitados através

de reuniões, que podem ser conduzidas presencialmente ou online e em vários locais, tais como no local do projeto ou no local do cliente.

CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES: SAÍDAS

1) Informações sobre desempenho do trabalho Organizam e resumem os dados de desempenho coletados.

Esses dados informam sobre a situação e o progresso do projeto no nível de detalhe requerido pelas várias partes interessadas

2) Solicitações de mudança• estimativas de custos novas ou revisadas, cronogramas• ajustes no plano de gerenciamento do projeto e documentos• recomendações de ações corretivas que possam realinhar o

desempenho futuro esperado do projeto com o plano de gerenciamento do projeto

CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES: SAÍDAS

3) Atualizações nos documentos do projeto• previsões• relatórios de desempenho• registro das questões

4) Atualizações nos ativos de processos organizacionais Formatos de relatórios e documentação de lições aprendidas.

Inclui causas das questões, as razões que levaram à ação corretiva escolhida, e outros tipos de lições aprendidas durante o projeto.

Estudos de Caso

• Votoratim Metais Zinco – Juiz de Fora– Produz (Aço, níquel e zinco)– Maior produtora de zinco do país– Entre as 10 maiores no mundo

• Comunicação no projeto– Documento• Todos devem ter conhecimento deste documento

– Stakeholders, GP e Comitê do Projeto

Estudo de Caso

• Documento deve conter:– Tipo de informação (Aprovado ou não)– Relatórios financeiros, de orçamentos, de

reuniões;– Cronograma;– Documento de entrega do projeto;– Documento de encerramento do projeto;– Local de acesso as informações;– Mídias de divulgação;

Estudo de Caso

• Quem é responsável por divulgar estas informações?

Estudo de Caso• Funções do documento:– Identifica os tipos de relatório (Formais, status projeto,

memorandos)

– Define a periodicidade das reuniões

– Garante divulgação das informações

– Identifica as possíveis barreiras da informação

– Documentar informações

Estudo de Caso

• Aprovação do documento de comunicação:– Gerente do Projeto – Representante da área Comunicação – Representante de Segurança – Representante da área de Saúde – Representante da área de Meio Ambiente – Representante(s) da Empresa

Estudo de Caso

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