Gerenciamento de Risco como Ferramenta de Combate a Fraudes

Integrity Forum 2006

Alan C. Pezzo

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Cenário

• Indústria automobilística com 5 unidades no Brasil, envolvendo 22,3 mil funcionários, sendo 4,2 mil em atividades administrativas.

• Receita líquida em 2005: 17,0 bilhões R$

• Staff de Auditoria Interna: 13 pessoas.

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Objetivos

• Disseminar a visão do binômio risco/controle na empresa

• Definir ações e responsáveis pelo aprimoramento dos pontos vulneráveis

• Armazenar dados estruturados a respeito das áreas da organização

• Permitir análise sistemática do ambiente operacional e otimização da atividade de Auditoria Interna

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Ferramentas de Auditoria

Self Assessment

Risk Management

Análise de Risco

Operacional

Estratégico

Tático

Nível de ação

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Risk Management

• Avaliação subjetiva de riscos

• Preparado pelas Diretorias com auxílio das Gerências

• Define procedimentos necessários para cobertura mínima

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Diretrizes

• Mapeamento dos principais riscos a serem gerenciados.

• Centralização dos dados pela Contabilidade e Auditoria Interna.

• Planilha enviada para as Diretorias, devendo ser preenchida pelos Gerentes de cada área.

• Conduzidas entrevistas com os Gerentes para adequação conceitual.

• 26 mapas elaborados (2005).

• FOCO NA PREVENÇÃO DE FRAUDES / PERDAS

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Exemplo prático

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Exemplo prático - Área de Recursos Humanos

• Risco: Incêndio e Segurança Corporativa.

• Análise do risco: Extensão do dano: alta O

Probabilidade de ocorrência: baixa O

• Procedimentos atuais: brigada de incêndio, treinamento do pessoal, plano de abandono de área, inspeções (próprias e de terceiros), apólice de seguro etc.

• Responsáveis: Vice-presidente R.H. e Gerência das Plantas

• Ações a serem tomadas: a princípio todos os riscos estão adequadamente gerenciados.

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Mapeamento geral

Zona 1Riscos gerenciados:Manutenção dos procedimentosatuais.

Zonas 2 e 3Riscos graves:Inclusão nos sub-comitêsde gestão de riscos, monitoramentoe elaboração de planos de ação.

Zona 3

Zona 1

Zona 2

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Estrutura dos sub-comitês de risco

1. Tax Committee 2. Risk 2 3. Environmental Risk Management

4. Risk 4

5. Risk 5 6. Credit Committee 7. Risk 7 8. Risk 8

Risk Management Steering CommitteeTOP MANAGEMENT (bimonthly meetings)

(bimonthly meetings)

(monthly meetings) (bimonthly meetings)

(4-months meetings)(bimonthly meetings)(monthly meetings)

(bimonthly meetings) (bimonthly meetings)

Sub-Committees

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Análise de Riscos

• Avaliação objetiva de riscos

• Preparado pela Auditoria com base nas propostas de temas sugeridos pelas demais Gerências da empresa

• Define os temas a serem incluídos no programa de verificações do ano seguinte

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Diretrizes

• Matriz de risco elaborada pela matriz.

• Responsabilidade pela coleta de sugestões e catalogação dos temas é da Auditoria Interna.

• Análise para inclusão de outros assuntos especiais.

• 865 sugestões catalogadas e 45 temas incluídos no programa de verificações (2006).

• FOCO NA IDENTIFICAÇÃO DE FRAUDES / PERDAS

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Exemplo prático - 2002/2003

• Proposta: Contratos de Aluguel

• Risco total:

• Pontuação máxima: 64 pontos

• Critério: ordenação decrescente, temas mais relevantes são incluídos no programa de auditorias do ano seguinte. Em 2003 o cut-off ocorreu na faixa dos 38 pontos.

Tipo de risco Peso Pontuação Total

4 3 2 1 0

Avaliação do dano 4 x 16

Controles internos 3 x 3

Organização 3 x 6

Novos projetos 3 x 6

Indicações 2 x 4

Ambiente externo 1 x 4

Soma = 39

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Exemplo prático - 2002/2003

• Proposta: Contratos de Aluguel

• Avaliação do dano (Peso 4): 4 pontos

Amplitude do prejuízo potencial acima de USD 1,0 milhão. Perdas já ocorridas ou possibilidade de perdas futuras irreparáveis.

• Sistema de Controles Internos (Peso 3): 1 ponto

Normas e procedimentos cobrem a maior parte das atividades, mas não têm controle completo sobre o sistema.

• Estrutura da organização e trabalho (Peso 3): 2 pontos

Terceirização em funções não críticas, apoio por sistemas obsoletos.

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Exemplo prático - 2002/2003

• Proposta: Contratos de Aluguel (cont.)

• Alterações de dados e novos projetos (Peso 3): 2 pontos

Envolvimento significativo em novos projetos ou sistemas.

• Indicações e contestações (Peso 2): 2 pontos

Existem várias indicações para auditar a entidade. Trabalhos anteriores revelaram deficiências.

• Influências externas (Peso 1): 4 pontos

Contato com terceiros, inflação significativa na vigência dos contratos.

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Self Assessment

• Avaliação objetiva de riscos

• Preparado pelas Gerências da empresa com auxílio da Auditoria Interna

• Define ações e procedimentos necessários para cobertura adequada dos riscos da atividade

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Diretrizes

• Questionário estruturado elaborado pela matriz.

• Responsabilidade pela análise é da Auditoria Interna.

• Enviado eletronicamente para áreas funcionais, devendo ser preenchido e assinado pelo responsável da área.

• Resulta em relatório de Auditoria com recomendações.

• FOCO NA DETECÇÃO DE PERDAS

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Exemplo prático

Questionário padrão

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Exemplos - Questionário Padrão

1 - Medidas de Controle Interno1.06 – A assinatura de documentos em branco é proibida em qualquer circunstância?

2.12 – O arquivamento de documentos é realizado de acordo com as normas internas e legais vigentes?

2 - Pré-requisitos operacionais

3 - Delegação de serviços a terceiros3.06 – Alterações de pedido de compra são realizadas apenas

formal e oficialmente?

4 - Sistemas de informação e dados4.15 – Existe cópia back-up de informações importantes?

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Resultados

• Maior transparência dos processos da empresa

• Comprometimento formal em todos os níveis organizacionais

• Disponibilidade adicional de informações no momento de realização de auditorias programadas

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Contato

Alan C. Pezzo

email: alan.pezzo @ volkswagen.com.br

fone: (11) 4347-4804

cel.: (11) 8588-7105

www.volkswagen.com.br

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