Gerenciamento Eletrônico de

Documentos - GED

Programa de Tratamento Integrado de Acervos -

PROPTIA ©

Fundamentos – Benefícios - Cases

GED - Conjunto de tecnologias que permitem o

gerenciamento de documentos de forma digital.

Tecnologias correlatas que são utilizadas para

captar, indexar, armazenar, consultar e gerenciar

documentos digitais.

Fundamento de GED

Soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

são fundamentais para viabilizar o gerenciamento dos

documentos em papel e eletrônicos...

Fundamento de GED

ARQUIVO RECREATIVO!

REDUÇÃO DE CUSTOS:

• Comporta em média 10.000 páginas; • Ocupa em média 0,30 m2; • Custa em média R$ 300,00.

• 01 CD comporta em média 15.000 páginas • 01 DVD comporta em média 90.000 páginas • 01 DVD custa em média = R$ 2,00

Benefícios Esperados com o GED

Digitalização

Guarda

Microfilmagem

• Comporta em média 50 armários • 50 x 10.000 = 500.000 páginas

• Alocam-se 06 pessoas • Estantes, mesas, etc.

Sala comercial de 30/40 m2 - custo locação ano = R$ 12.000,00

Benefícios Esperados com o GED

AGILIDADE E QUALIDADE:

Problemas : Um executivo gasta 04 semanas por ano procurando documentos.

Os clientes exigem cada vez mais agilidade e precisão nas informações (um bom

atendimento é o principal fator de fidelização em 65% dos casos).

Fluxo de trabalho baseados em papel dependem da agilidade de busca dos documentos no arquivo.

Documentos em papel tem de ser consultados diretamente no arquivo das empresas exigindo a presença física do profissional.

O acesso aos documentos é restrito aos dias e horários de trabalho da empresa.

Benefícios Esperados com o GED

CENÁRIO EM TRANSFORMAÇÃO:

Fax/Copiadora

Correios

LOCAL01

LOCAL02 LOCAL03

Benefícios Esperados com o GED

CENÁRIO ATUAL:

BD

Central Repositório

Central

Benefícios Esperados com o GED

DATA CENTER

RIO GRANDE DO

SUL

BD

Central Repositório

Central

Regionais

Transferência das Imagens

USUÁRIOS

Consulta via WEB

Benefícios Esperados com o GED

SEGURANÇA:

Problemas : Documentos em papel estão sujeitos a todos os tipos de ocorrências, como incêndios

e inundações.

A segurança no acesso aos documentos se limita a portas e arquivos trancados com chaves e cadeados.

O controle dos documentos de posse dos interessados é precário e na maioria das vezes fica esquecido nas gavetas dos mesmos.

Risco de perda de parte ou de todo o documento durante consulta.

Risco de re-arquivar em local errado.

Benefícios Esperados com o GED

SEGURANÇA:

Benefícios Esperados com o GED

SEGURANÇA:

•Data Center; • Rotinas de Backups de acordo com os padrões internacionais; • Alta segurança física e lógica; • Sistema detecção de fumaças/incêndios.

Benefícios Esperados com o GED

SEGURANÇA:

Benefícios Esperados com o GED

rganização nternacional para a egurança das ransações letrônicas

OISTE

WIS@KEY ® citação como referencia em segurança

Benefícios Esperados com o GED

Etapas da Digitalização de Documentos

Preparação Digitalização Controle Qualidade Indexação Exportação

Disponibilização Internet /Intranet

Disponibilização CD ou DVD

Etapas da Digitalização de Documentos

Preparação

•Remoção de grampos e clipes, •Além do conserto de páginas rasgadas

Etapas da Digitalização de Documentos

Digitalização

Etapas da Digitalização de Documentos

Tratamento das Imagens

• Verificação da qualidade e fidelidade das imagens

Etapas da Digitalização de Documentos

Indexação

• Digitação dos Índices principais que faz referência o documento.

006.TIF 575 1.236.545 David Oliveira

005.TIF 574 8.546.963 Ricardo Cancela

004.TIF 573 18.653.214 Todeska Badke

003.TIF 572 2.564.782 Romoaldo Zacarias

002.TIF 571 12.563.879 Sergio Gonçalves

001.TIF 570 7.562.321 André Luvizeto

ARQUIVO CODIGO RG NOME

Etapas da Digitalização de Documentos

Estudo de Caso – Paperless Fluxo Financeiro

MEMBER IFA ABCD - São Paulo

André Luvizeto

Sergio Gonçalves

Dr. Romoaldo Zacarias

PROJETOS IDENTIFICADOS – CDI na CORRETORA ADVANCED

PGA – Política de Gestão de Acervos

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

ECM – Enterprise Content Management

BPM – Business Process Management

KM – Knowledge Management BI – Business Intelligence

LPD – Soluções Projetos Identificados

Ação corretiva: O Projeto de PGA se caracteriza pela elaboração do conjunto de técnicas para tratamento do acervo esteja em formato digital, digitalizado e ou analógico (papel) compostas das atividades abaixo relacionadas: Taxonomia: Hierarquia dos indexadores da informação; Indexadores: Campos de identificação e busca dos documentos e informações; Palavras Chave: Conjunto de termos que facilitam a identificação e acesso aos

documentos e informações; Vocabulário Controlado: Conjunto de regras que determinam a grafia de identificação; Thesaurus: Determinação do vocabulário de identificação e pesquisa do Acervo (Virtual e

Analógico) presente na CORRETORA ADVANCED.

Indicadores de sucesso (KPI): Manual de Política Informacional – MPI Manual de Procedimentos Arquivísticos – MPA

Medição:

100 % dos tipos documentais.

Quantidade: Até 200 tipos.

Cronograma específico: 22 dias úteis = Aproximadamente 1 mês.

LPD – Plano de Ação

A figura abaixo demonstra a aderência metodológica da ferramenta

escolhida para ser aplicada a realidade da CORRETORA ADVANCED:

LPD – Plano de Ação

Ação corretiva: O Projeto de GED se caracteriza pela aplicação da Política Gestão de Acervos – PGA (DM – Document Management) através da ferramenta de automação no acervo da CORRETORA ADVANCED pelo usuário do CDI – Centro de Documentação e Informação. O fluxo de documentos é tratado, desde sua origem, quando gerado (MS Office ou digitalizado ou recebido via internet, etc.), dentro dos padrões estabelecidos pelo Projeto de Política de Gestão de Acervos PGA e identificado (GED) na ferramenta do CDI. O CDI é a unidade organizacional responsável por manter sob a tutela corporativa, seguindo suas respectivas diretrizes o “Acervo sob Controle”.

Indicadores de sucesso (KPI): Aplicação do Procedimento da PGA – Política de Gestão de Acervo

Medição:

Redução de 40 % do volume de acervo

existente com eliminação de 100 % de

acervos dispersos e sem controle

presentes nas estações de trabalho.

Cronograma específico: 44 dias úteis = 2 meses.

LPD – Plano de Ação

LPD – Plano de Ação

LPD – Plano de Ação

Processo: Fluxogramação

Definição: Elaboração, aprovação e aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos com expurgo de documentos desnecessários a racionalização de custos de armazenamento na CORRETORA ADVANCED. A Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos é formada: Tabela de Temporalidade: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento com validade legal; Tabela de Validação: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento sem validade

legal; Tabela de Responsabilidade: Destinada a determinar a responsabilidade de tratamento e controle do

tipo de documento; Tabela de Expurgo de Documento: Destinada a relacionar os documentos que forem expurgados no

processo da aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos.

Indicadores de sucesso (KPI): Aplicação do Procedimento da MCCD – Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos

Medição:

Redução de 40 % do volume de acervo

existente com eliminação de 100 % de

acervos dispersos e sem controle

presentes nas estações de trabalho.

Cronograma específico: 44 dias úteis = 2 meses.

LPD – Plano de Ação - ECM

Definição: O Projeto de Gestão do Processo Informacional – GPI (BPM – Business Process Management) consiste na implantação e treinamento da ferramenta de estruturação e automação do processo documental objetivando a gestão do conhecimento e inteligência de negócios. Diante das características do acervo gerido pela CORRETORA ADVANCED a ferramenta a ser adotada pelo CDI é o DocSystem destinado aos seguintes ganhos: Reduzir custos operacionais Reduzir consumo de insumos Melhorar o aproveitamento do espaço físico Agilizar a recuperação-consulta de documentos Assegurar o acesso à informação somente para quem precisa dela. Manter histórico dos documentos e da empresa Eliminar riscos de perda e dano ao documento Eliminar custos com não conformidades Permitir responder rapidamente a auditorias e demandas judiciais Melhorar o aproveitamento de mão-de-obra Aumentar a produtividade com a padronização Melhorar o atendimento e fideliza o cliente Evitar os custos-despesas relacionados a perda da informação Controlar processos e prazos de execução de atividades dos departamentos Identificar e elimina gargalos no processo produtivo e operacional Oferecer flexibilidade para ajuste à mudanças e atendimento às conformidades de forma rápida. Auxiliar na tomada de decisões fornecendo o conjunto de informações antes não automatizadas. Eliminar os custos com necessidades de treinamentos longos e adaptação de novos colaboradores.

LPD – Plano de Ação - BPM

Indicadores de sucesso (KPI): Automação dos seguintes processos: Procedimento de Geração e Registro de

Documentos; Procedimento de Identificação Documental; Procedimento de Empréstimo de Documentos; Procedimento de Controle do Ciclo de Vida do

Documento; Procedimento do Expurgo de Documentos

Medição:

Automação do controle de 100 %

dos tipos documentais.

Cronograma específico: 66 dias úteis = 3 meses.

LPD – Plano de Ação - BPM

LPD – Solução – Visualização – Acesso

Segurança – Padrão - Legalidade

LPD – Cronograma

LPD – Solução – Evolução dos Patamares

Documentais

ROMOALDO ZACARIAS - 45

De tudo na vida ficam três coisas: A certeza de que estamos sempre começando!!!

É preciso continuar...

Antes de terminar!!!

Saber administrar

Fazer da interrupção um caminho novo!

Fazer uma eventual queda um passo de dança!

Fazer dos nossos medos uma escada!

Dos nossos sonhos uma ponte! E, da procura um encontro... Fernando Sabino - Poeta