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Gestão de Atas de Registros de Preço – SIGARPWEB

O Sistema de Gerenciamento de Adesões de Registros de Preços (SIGARPWEB ou simplesmente SIGARP) é um espaço em linha no qual participam entes federados (Estados, DF e Municípios), escolas públicas, associações, instituições federais interessadas, fornecedores nacionais de bens e serviços e o Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE), sendo este último o seu administrador.

O SIGARP apresenta o objetivo primário de realizar a gestão das atas de Registros de Preço organizados por esta Autarquia. Como o volume de atas dos Registros de Preços Nacional elevou-se em um nível considerável, em especial a partir de 2009, tal sistema mostrou-se uma solução natural. Já na situação do Registro de Preço dos ônibus escolares, no mesmo ano, o processo de utilização da respectiva ata mostrou-se bastante complexa. Os pedidos dos entes federados eram recebidos por ofício, que, por sua vez, eram remetidos aos fornecedores. Após isso, esses enviavam outro ofício ao FNDE, no qual eles concordavam ou não com o fornecimento. Ao fim, o FNDE encaminhava toda a documentação ao solicitante, autorizando ou não a utilização das atas pelos partícipes em potencial. Tudo era manual, controlado por meio de planilhas, com os ofícios arquivados em pastas, inclusive para outros pregões, como o das bicicletas e do mobiliário escolar. É fácil imaginar que o controle de um único processo podia se mostrar bastante intricado.

Por meio da presente iniciativa, portanto, o FNDE pode não somente gerenciar de modo mais eficaz e eficiente as referidas atas, como fornecer informações de modo concatenado a todas as entidades interessadas em utilizá-las. O modelo permite que sejam encontrados especificações de produtos, pregões, datas, valor registrado, resultados de compras, dentre outras informações.

Atualmente, são mais de 30 equipamentos que passam por esse processo nesta Autarquia, desde ônibus escolares até utensílios de cozinha para as escolas. Com efeito, o SIGARP baseia-se em procedimentos encadeados e de fácil apreensão. Isso também torna a ação dos participantes mais simples, já que muitas vezes trabalham com equipes que não têm experiência suficiente com compras governamentais. Esse instrumento facilita por fim a atuação dessas entidades, fortalecendo as suas políticas públicas.

Página inicial do SIGARP (http://www.fnde.gov.br/sigarpweb/)

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O módulo reúne então todos esses diversos atores em um mesmo ambiente, facilitando o emprego dessas atas, atendo as informações relativas a cada Registro de Preços e à utilização dessas, bem como à solicitação de entidades que desejem participar dos certames. Essas entidades têm duas opções para utilizar as atas via SIGARP: seja por meio do Plano de Ações Articuladas (PAR), instrumento do MEC que visa a aprimorar a educação do País, de forma estruturada e concatenada, seja mediante iniciativa própria. Na primeira situação, os recursos acontecem na forma de transferência direta; na segunda, com recursos da entidade.

A entrada no Sistema é fácil e autoexplicativa. Os passos para registro e utilização das atas de registro de preços realizados pelo FNDE dentro do Sistema são os seguintes:

Fluxograma do processo de utilização das Atas de Registro de Preços

Elaboração: CGARC/FNDE.

a) A entidade interessada cadastra-se no SIGARP, indicando qual/is

ata/s ela se encontra interessada em participar, além de informar a/s quantidade/s desejada/s. Ela pode ainda clicar em "Recursos Próprios", no caso de não ser partícipe direto do PAR, a fim de utilizar a ata.

b) O FNDE analisa a solicitação, tanto por meio de suas áreas finalísticas, que lidam com políticas públicas educacionais, como

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pelas áreas-meio, que visualizam por exemplo o saldo na ata correspondente.

c) Após o atendimento dessa etapa, o pedido da entidade é encaminhado via SIGARP para a empresa vencedora do item, a fim de se optar pela concordância do uso da ata. O ofício é gerado dentro do SIGARP, com numeração e preenchimento dos dados da entidade automáticos, indicando ainda a origem do recurso financeiro, o pregão, o item, quantidade desse e valor total.

Ofício de concordância do uso de ata, gerado pelo SIGARP

Fonte: SIGARP. Acesso em 20 de agosto de 2013.

d) Em seguida, o pedido retorna à unidade gestora, o próprio FNDE, para deferimento ou indeferimento definitivo de sua utilização.

e) Após esse passo, o município ou qualquer outra entidade participante poderá fazer a contratação do/s produto/s. Essa rotina demora em média 14 dias.

A partir do momento no qual a entidade interessada detiver a situação “AUTORIZADO CGCOM”, pela Diretoria de Administração (DIRAD) desta Autarquia, ela pode baixar do sistema os ofícios de concordância do fornecedor e a autorização do FNDE. Todos os documentos necessários à utilização das atas podem ser retirados do ambiente FNDE na Internet, seja via SIGARP ou

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via Portal de Compras, espaço em linha referente aos registro de preços coordenados pelo FNDE (http://www.fnde.gov.br/portaldecompras/).

O contrato, retirado do Portal, é em formato compatível com diversos programas de editoração de texto. Tal rascunho é encaminhado ao fornecedor, para a conferência das informações. Vale ressaltar ainda que as informações do contrato podem ser modificadas, dado os procedimentos legais previstos para tal. Nesse caso, os passos processuais devem se repetir. Após essa emissão do contrato, aguarda-se o recebimento de 3 (três) vias assinadas pelo fornecedor e encaminhadas via correio. No caso dos ônibus escolares, o Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (INMETRO) também participa do SIGARP, como colaborador para a realização de controle de qualidade dos ônibus escolares, após a aquisição dos mesmos.

O SIGARP possibilita diversos relatórios consolidados, como por período, por pregão e por entidade interessada. É possível ainda ter acesso de informações relativas a cada entidade, para saber quais atas foram utilizadas, para quais itens, além do tipo de pagamento e situação de uso das atas. Essas informações podem ser exportadas como uma planilha eletrônica ou como documento tipo “PDF”. Segue abaixo um exemplo, relativo ao município de Recife, mostrando os pregões em que participou, além de tipos de pagamento e fornecedores.

Extrato de solicitação de utilização das atas de Registro de Preços

Prefeitura Municipal de Recife

Fonte: SIGARP. Acesso em 02 de setembro de 2013.

O Sistema mostra que, no decorrer dos dois primeiros quadrimestres de 2013 já são mais de 1.500 entidades aptas a utilizar as atas. Dessas, quase a totalidade são prefeituras municipais, o que mostra a importância de um modelo assim para esses entes federados para a implantação de suas políticas públicas. Dentre os partícipes, constam Instituições de Ensino Superior, Associação de Pais e Professores, dentre outros.

Aproximadamente 30% dos valores a serem contratados para o mesmo período provêm de recursos próprios das entidades participantes. Os itens

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mais comprados são os ônibus escolares, brinquedos e os conjuntos de mobiliário escolar. Os valores também variam bastante. Tudo isso evidencia a magnitude de elementos e despesas que compõem a infraestrutura de um ambiente escolar. Há totais de compras desde 31 reais, que dizem respeito à compra de fantoches, até de praticamente 35 milhões de reais, relativa à aquisição de ônibus escolares. O total de compras autorizadas para o primeiro semestre do ano corrente até o momento é de R$ 1,5 bilhão.

Dentre os programas e insumos para políticas públicas que fazem parte das atas, destacam-se o Programa Caminho da Escola e a aquisição de mobiliário escolar. Com edições respectivas a partir de 2009 e de 2010, as iniciativas já beneficiaram em nível nacional alunos e profissionais da educação. Os pregões mais recentes desses itens, o número 50/2012 e o 16/2013, mostram que 09 Unidades da Federação já adquiriram mais de 3 mil itens relativos ao mobiliário escolar, perfazendo um montante acima de 4 milhões de reais. No caso do ônibus escolar rural, entes federados de todo o País utilizaram a ata, em um total que já excede em 2013 R$ 1 bilhão de reais.

Demonstrativos consolidado de solicitação

Pregões 50/2012 (ônibus escolar rural) e 16/2013 (mobiliário escolar)

Fonte: SIGARP. Acesso em 02 de setembro de 2013.

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Histórico

O SIGARP foi criado em julho de 2011 como solução de gestão ao FNDE, frente ao crescente e vultoso volume das compras governamentais via registro de preços.

O Registro de Preços Nacional (RPN) foi uma inovação metodológica desenvolvida pela área de compras do FNDE. Por meio desse, são elaboradas especificações de materiais, em atendimento às demandas dos alunos do sistema da Educação Básica brasileira. Tais considerações proporcionam adequação às reais necessidades dos estudantes e profissionais da educação. Essa ferramenta baseia-se em um arranjo institucional, visando a padronização, adequação e qualidade dos produtos adquiridos. O governo federal vale-se dessa maneira do conhecimento dos seus diversos órgãos e técnicos para realizar um único processo de compra para todo o País sem, necessariamente, precisar efetivar qualquer contrato. Ele disponibilizaria apenas o registro de preços, obtido por meio de pregão eletrônico.

O programa Caminho da Escola foi pioneiro no uso dessa sistemática. Tal política se mostrou bastante aceita de imediato, com quase metade dos municípios brasileiros participando já em seu terceiro ano de existência, conforme quadro abaixo:

Quadro de controle de utilização das atas de registro

Programa Caminho da Escola (2008-2010)

Fonte: Relatório de Gestão 2010/FNDE.

A metodologia também se revelou flexível a outros programas e itens, como a do mobiliário escolar, uniformes, utensílios para cozinhas escolares, dentre outros. Essa replicabilidade implica naturalmente em possiblidades mais amplas, a um número maior de atores e, consequentemente, demanda um maior controle sobre a utilização das atas, ponto central do processo.

Como esse controle até então era feito mediante processos em papel, é fácil imaginar o quão mais complexa ficou essa etapa para o FNDE. E não seria unicamente pela questão de espaço físico disponível para arquivamento, como ainda pelo tempo que terminava sendo demandado às prefeituras que

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desejassem utilizar as atas. Era comum que um processo de uso das atas, com praticamente o mesmo passo-a-passo do disposto atualmente pelo SIGARP, durasse meses. Foi nesse sentido que a Diretoria de Administração, responsável pelo encaminhamento das licitações, pensou em um sistema em linha. A partir disso, o FNDE se valeu de seus próprios recursos para a construção do SIGARP, quais sejam, financeiros, de tecnologia da informação e de pessoal, com a equipe da Diretoria de Administração, Coordenação de Articulação e Contratos (CGARC/DIRAD/FNDE) trabalhando em conjunto com a da Diretoria de Tecnologia (DIRTE/FNDE).

Tal iniciativa faz parte inclusive de uma série de medidas de controle e de transparência que o FNDE vem tomando, como parte de sua cultura institucional. O SIGARP fornece inclusive subsídios para a página eletrônica do Portal de Compras. Naquela, constam todos os RPN´s desta Autarquia, além de um caminho em linha para o próprio SIGARP, via aba “Sistemas”. Isso termina não somente por ampliar a transparência do processo licitatório entre os seus partícipes, como também reúne informações sobre os valores unitários e totais dos produtos licitados, datas do processo para o uso das atas e etapas a serem seguidas em todas as compras realizadas pela Autarquia.

Visualização do Menu Principal do Portal de Compras

Fonte: www.fnde.gov.br/portaldecompras/. Acesso em 28 de agosto de 2013.

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Relevância da prática

O SIGARP foi desenvolvido como uma ferramenta que facilita a inclusão

das entidades que utilizam as atas de registro de preços, provenientes de

pregões eletrônicos coordenados por este FNDE. Essa prática mostrou-se

importante na gestão dessas atas devido a diversos fatores, tais como:

A apresentação simplificada das informações e de procedimentos para as entidades que utilizam o sistema.

A possibilidade de entidades outras que entes federais (Unidades da Federação, Distrito Federal e Municípios) participarem das atas.

A informação passo-a-passo dos procedimentos de pregão eletrônico para diversos constituintes, auxiliando de modo indireto na prática de equipes que lidam com compras governamentais.

A possibilidade de todos os partícipes dos certames licitatórios (FNDE, participantes, beneficiários, fornecedores) encontrarem-se em um mesmo ambiente.

A concentração de dados relativos às atas de registro de preços em um único local, facilitando a sua administração.

A visualização da situação de todos os registros de preço praticados por este FNDE a partir de 15 de julho de 2011.

A visualização de utilizações de atas por entidade (Município, escola, Associação de Pais e Professores, dentre outras).

O armazenamento de dados, com possibilidade rápida de recuperação desses sob a forma de diversos relatórios, como os relacionados a entidades interessadas, pregões, itens a serem adquiridos e tipos de pagamento, dentre outros.

O controle de contratos firmados entre entidades interessadas e fornecedores.

A retirada de parte da documentação necessária ao uso das atas de registro, como, por exemplo, o ofício de anuência do fornecedor, o ofício de autorização do FNDE e o despacho de autorização da autoridade competente.

A sustentabilidade da iniciativa, representada por uma considerável menor necessidade de impressão de folhas de processo, envio de ofícios e de outros documentos pertinentes, já que alguns documentos, como o ofício de concordância de uso de ata, podem ser expedidos por meio do próprio sistema.

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A eficiência, representada tanto pela possibilidade de uso das atas por entidade, quanto dos menores custos que advêm para cada entidade participante.

Um controle mais tempestivo e eficaz sobre as atas de registro.

A celeridade no deferimento ou indeferimento da contratação, com o tempo médio caindo de meses para semanas.

O acompanhamento das informações em tempo real.

A possibilidade de utilização de sistema até o final do ciclo de compras governamentais, considerando aqui a análise de qualidade.