GESTÃO DE PROJETOS: ENTENDA COMO FUNCIONA E QUAL A SUA IMPORTÂNCIA

Introdução.......................................................................................................................................................................................................................03

O que é gestão de projetos na prática?......................................................................................................................................................05

Quais são as metodologias aplicadas à gestão de projetos?.............................................................................................................07

Quais devem ser os cuidados na elaboração de um projeto?............................................................................................................14

Como isso ajuda na prevenção de riscos e no entendimento do mercado?................................................................................20

Como se dá a rotina de mensuração de resultados?..............................................................................................................................24

Conclusão................................................................................................................................................................................................................26

Sobre a Fundação Dom Cabral.......................................................................................................................................................................28

INTRODUÇÃO

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Introdução

Não é raro ouvirmos que profissionais de diversas áreas têm

dificuldades em gerenciar projetos. Isso acontece por um

motivo bem simples: boa parte das pessoas tem uma visão

limitada sobre o gerenciamento de projetos.

Por mais que a disciplina tenha nascido na área de exatas

(mais especificamente na Engenharia), as melhores práticas

de gerenciamento de projetos evoluíram tanto que já podem

ser aplicadas a qualquer âmbito do conhecimento.

Com este e-book, buscamos dar um panorama geral sobre o

que é gestão de projetos e como aplicá-la aos mais diversos

segmentos, destacando como uma metodologia consistente

pode ajudar a melhorar seus resultados.

Curioso? Então boa leitura!

O QUE É GESTÃO DE PROJETOS NA PRÁTICA?

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O que é gestão de projetos na prática?

Um projeto nada mais é que uma ação temporária desencadeada para gerar um produto, um serviço ou um resultado

específico. Mas então o que difere um projeto de um processo? Simples: enquanto os projetos são finitos, tendo sempre

um prazo de duração, os processos são contínuos, mesmo que sejam cíclicos.

Nas empresas, trabalha-se muito com processos e também com projetos. Uma campanha de marketing, por exemplo, pode

ser considerada um projeto, pois tem uma finalidade e, em algum momento, termina. A gestão de projetos, por sua vez, é

o processo de planejar, executar, monitorar e controlar projetos para que resultem no que o cliente ou a empresa espera.

Como existem diversas formas de se gerenciar projetos, cada empresa pode determinar sua própria metodologia de

trabalho. O importante é que você tenha um conhecimento amplo sobre como gerenciar projetos para destacar aquilo

que realmente se aplica a seu nicho de mercado e a seus projetos em particular.

No momento de buscar os conhecimentos certos, procure por especializações em gerenciamento de projetos.

Esses cursos estão prontos para fornecer as melhores ferramentas e os conhecimentos certos para que você implemente

a gestão por projetos na sua empresa.

QUAIS SÃO AS METODOLOGIAS APLICADAS À GESTÃO DE PROJETOS?

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Quais são as metodologias aplicadas à gestão de projetos?

O gerenciamento de projetos definitivamente não é uma área

nova. Se pensarmos bem, projetos já eram desenvolvidos desde

o Antigo Egito, com a construção das pirâmides. O que tivemos

nas últimas décadas foi a consolidação do conhecimento,

transformando-o em metodologias de gerenciamento de

projetos. Pronto para conhecer as mais usadas?

PMBOK

A metodologia mais praticada no Brasil é a do Project

Management Institute (PMI), que está organizada e publicada

no Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Trata-se de

um livro que contém todas as melhores práticas em gestão de

projetos, um conhecimento bastante aberto e flexível, que pode

perfeitamente ser aplicado a qualquer área de conhecimento,

desde a TI até o marketing.

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Quais são as metodologias aplicadas à gestão de projetos?

Como você verá a seguir, o PMBOK considera que todo projeto possui 10 áreas de conhecimento, isto é, 10 vertentes

que devem ser gerenciadas para que seu projeto esteja completo e seja um sucesso.

São elas:

• Gestão do escopo;

• Gestão do tempo;

• Gestão de custos;

• Gestão da qualidade;

• Gestão de recursos humanos;

• Gestão das comunicações;

• Gestão de riscos;

• Gestão de aquisições;

• Gestão das partes interessadas (stakeholders);

• Gestão da integração do projeto.

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Quais são as metodologias aplicadas à gestão de projetos?

PRINCE 2

Desenvolvido pelo governo britânico, o Prince 2 é outra metodologia de gerenciamento de projetos que pode ser aplicada

a qualquer tipo de projeto por sua fácil adaptação aos contextos mais variados.

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Quais são as metodologias aplicadas à gestão de projetos?

O Prince 2 permite gerenciar o projeto do início ao fim, controlando possíveis desvios que afetem a qualidade do produto

final. Ele é composto de 8 processos:

• Starting up a project: é a elaboração do escopo do projeto, com os objetivos e os resultados esperados.

• Directing a project: é a definição das partes envolvidas no projeto (stakeholders) e suas respectivas

responsabilidades.

• Initiating a project: é o plano de ação do projeto, que pode ser comparado à Estrutura Analítica de Projetos

(EAP), da metodologia PMBOK.

• Managing stage boundaries: no Prince 2, o projeto é dividido em estágios, que são gerenciados um a um.

Terminando um estágio, faz-se uma revisão de todo o projeto para saber se ele continua viável e alinhado aos

objetivos iniciais.

• Controlling a stage: trata-se do controle e do monitoramento do projeto.

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Quais são as metodologias aplicadas à gestão de projetos?

• Managing product delivery:

é o controle de entregas do

projeto, que visa certificar se

o que foi pedido está sendo

entregue adequadamente.

• Planning: é como uma

checklist, que ajuda a

manter todas as atividades

em dia, sendo entregues

dentro dos prazos.

• Closing a project: trata-se do

fechamento controlado do

projeto, observando item a

item o que foi feito e entregue.

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Quais são as metodologias aplicadas à gestão de projetos?

IPMA

A terceira metodologia mais usada é a da International Project Management

Association (IPMA), conhecida como Método do Caminho Crítico.

Consiste na identificação do encadeamento de atividades para determinar

quais são críticas para o sucesso do projeto.

Imagine: na área de Marketing, você cria seu cronograma de campanha

determinando os prazos para que as atividades sejam feitas.

A partir desse esquema, consegue identificar quais são as atividades que, se

atrasarem, podem comprometer o desempenho da campanha.

Ciente desse panorama, sua equipe manterá a atenção redobrada sobre essas

atividades, cuidando para que nada saia fora do planejado.

QUAIS DEVEM SER OS CUIDADOS NA ELABORAÇÃO DE UM PROJETO?

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Quais devem ser os cuidados na elaboração de um projeto?

Independentemente da metodologia escolhida, é preciso tomar alguns cuidados para realmente obter êxito em seus

projetos. Tais cuidados vão da concepção da ideia até a conclusão da iniciativa. Veja alguns dos principais:

TENHA OBJETIVOS CLAROS

Todo projeto tem como objetivo gerar um determinado produto, serviço ou resultado específico.

No marketing, você pode ter um projeto para expandir a visibilidade da marca, lançar um produto

ou aumentar a carteira de clientes; na engenharia, você pode ter projetos mecânicos, elétricos ou

eletrônicos, dependendo da sua especialização; na contabilidade, você pode ter projetos para a

implementação de sistemas fiscais e tributários.

É imprescindível que esse objetivo esteja claro para todas as partes envolvidas, a fim de manter o alinhamento de

expectativas ao longo de todo o projeto.

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Quais devem ser os cuidados na elaboração de um projeto?

DIVIDA O PROJETO EM ETAPAS

Para detalhar melhor os custos envolvidos, os recursos

humanos, o esforço, o prazo e a qualidade de uma entrega,

segmente seu projeto em fases ou etapas.

Na metodologia PMBOK, isso é feito com a Estrutura

Analítica de Projetos (EAP), um diagrama que ajuda a

desmembrar seu projeto em atividades menores.

Outra forma de fazer isso é adotando metodologias

ágeis de projetos, como o Scrum. Nesse caso, você tem

o product backlog, que corresponde às atividades do

projeto, transportando tais atividades para sprints a fim

de desenvolvê-las, o que equivale a períodos não maiores

do que 4 semanas.

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Quais devem ser os cuidados na elaboração de um projeto?

PRIORIZE AS ATIVIDADES CERTAS

Uma das dificuldades normalmente sentidas ao longo do desenvolvimento de um projeto está relacionada à priorização

de atividades. Determinar o que deve ser feito antes e exatamente por que é um grande desafio para quem não está

acostumado.O segredo está em sempre pensar na priorização como uma forma de trazer valor para o cliente ou para a

empresa no menor tempo possível.

Se você está preparando uma campanha de Google AdWords e uma estratégia de inbound marketing,

por exemplo, qual trará resultados primeiro? Os links patrocinados, é claro! Nesse caso, você priorizaria

os anúncios, já que eles têm potencial para trazer retorno sobre o investimento mais rapidamente.

Caso seu projeto seja na área de TI, a priorização deve ser feita com base nas funcionalidades que tragam retorno sobre

o investimento mais rapidamente para o cliente, já que o que ele provavelmente espera é maximizar os lucros ao investir

em novas soluções.

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Quais devem ser os cuidados na elaboração de um projeto?

VERIFIQUE OS RECURSOS NECESSÁRIOS

Outro entrave bastante comum na gestão de projetos está

relacionado aos recursos, que impactam diretamente

no orçamento (custos). A lógica é simples: quando você

dimensiona mal os recursos necessários para uma solução,

naturalmente extrapola o orçamento e, com isso, acaba

comprometendo a credibilidade do projeto.

Acredite: não é nada incomum que projetos se tornem

inviáveis no meio da execução, desperdiçando tempo e

recursos da empresa.

Levando isso em conta, tome cuidado ao definir os custos

envolvidos e sempre considere uma margem de erro para

mais, a fim de não ficar em maus lençóis.

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Quais devem ser os cuidados na elaboração de um projeto?

FAÇA UM CONTROLE DE TEMPO

Início de projeto é sempre igual: você tem tudo sob controle,

inclusive o tempo. Mas basta uma tarefa atrasar ou um

fornecedor deixar de entregar determinado material que

toda a sequência de atividades acaba comprometida, assim

como a data de entrega final do projeto.

Para não perder o time to market da solução que está sendo

desenvolvida e colher os frutos previstos no planejamento é

que o controle do tempo torna-se fundamental.

Já imaginou uma campanha de Natal que não sai dentro

do prazo previsto ou um aplicativo para smartphone que

perde a grande oportunidade de lançamento? Mais uma

vez, recursos e esforços perdidos!

COMO ISSO AJUDA NA PREVENÇÃO DE RISCOS E NO ENTENDIMENTO DO MERCADO?

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Como isso ajuda na prevenção de riscos e no entendimento do mercado?

Uma das áreas abordadas no gerenciamento de projetos é a gestão de riscos. Esclarecendo: gerenciar riscos é gerenciar

incertezas dentro do seu projeto, ok? O detalhe é que tais incertezas podem ser tanto positivas como negativas. Assim,

essa tarefa envolve bem mais que simplesmente prever percalços e contorná-los, mas também inclui saber aproveitar

cada momento para maximizar seu retorno sobre o investimento.

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Como isso ajuda na prevenção de riscos e no entendimento do mercado?

RISCOS NEGATIVOS E POSITIVOS

Para ilustrar como o gerenciamento de riscos é importante, pense em campanhas publicitárias que vão ao ar na TV e têm

sua transmissão impedida pelo Conselho Nacional de Autorregulamentação Publicitária (CONAR). A empresa teve todo

um custo, dedicou tempo à elaboração da campanha, contratou recursos e gerou expectativas de ganho para ver tudo

indo por água abaixo. Esse é um risco que oferece enorme impacto não apenas para o anunciante, mas também para a

agência ou para o profissional que idealizou a campanha.

Por outro lado, um exemplo de risco positivo é ter uma campanha veiculada na internet que acaba viralizando.

Por mais que seja bem difícil criar um vídeo que se torne hit on-line, essa possibilidade sempre existe.

De uma forma ou de outra, a gestão de riscos vem para ajudar a entender quais são essas incertezas (muitas delas atreladas

ao mercado) e, então, usar seu conhecimento e os recursos de que dispõe para administrá-las a seu favor. Como você deve

imaginar, para que a empresa saia vitoriosa, os riscos negativos devem ser mitigados ou eliminados e os positivos, maximizados.

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Como isso ajuda na prevenção de riscos e no entendimento do mercado?

TRABALHO EM CONJUNTO

Para fazer uma gestão de riscos correta, é preciso identificá-

los antes de efetivamente colocar seu projeto em prática.

Faça um brainstorming com sua equipe e levante qualquer

tipo de risco que possa acontecer durante a execução do

seu projeto. Juntos, encontrem soluções para esses riscos,

caso eles venham a se concretizar.

As incertezas que podem ser trabalhadas de antemão

devem ser resolvidas antes da implementação do projeto.

É o caso da adequação de uma propaganda às normas do

CONAR, por exemplo. Enquanto isso, aquelas que podem

surgir durante a execução devem ser monitoradas para

que não peguem a equipe de surpresa.

COMO SE DÁ A ROTINA DE MENSURAÇÃO DE RESULTADOS?

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Como se dá a rotina de mensuração de resultados?

Como dissemos ao longo deste e-book, um projeto sempre tem um resultado a ser alcançado ao final. Esse resultado

pode atender às expectativas, superá-las ou ficar aquém do que foi planejado, tudo dependendo de como você fará o

acompanhamento. Esse controle deve ser feito a partir de indicadores e métricas de desempenho determinados lá atrás,

na fase de planejamento, sendo monitorados durante todo o andamento do projeto.

Como cada iniciativa tem seus próprios indicadores, não entraremos especificamente no mérito de quais

você deve usar. Mas existe um indicador comum a toda e qualquer ação: o Retorno Sobre o Investimento

(ROI). Para calcular esse retorno, basta contabilizar a receita gerada pelo projeto, deduzir os custos para

desenvolvê-lo e executá-lo e então dividir o valor pelo investimento feito, multiplicando tudo por 100.

Assim você terá o percentual de eficiência e saberá se está realmente gerando valor para a empresa.

Fazendo um bom monitoramento de métricas e indicadores, você será capaz de perceber com mais facilidade qualquer desvio

ao longo do projeto, tomando rapidamente as providências necessárias para colocar seu projeto nos trilhos novamente!

CONCLUSÃO

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Conclusão

Na prática, o gerenciamento de projetos é algo que fazemos

naturalmente, quase sem perceber.

Mas quando damos a devida importância para a organização

e o controle, usando metodologias consistentes e

acompanhando os resultados, as chances de êxito passam

a ser bem maiores.

Para ganhar conhecimento e experiência na área, não deixe

de buscar qualificação. Uma pós-graduação em gestão com

ênfase em projetos pode abrir muitas portas, especialmente

porque estamos cada vez mais focando nossos esforços

em projetos e deixando os processos para as ferramentas

de automação.

Que tal se matricular?

SOBRE SUA EMPRESA

Com mais de 40 anos de experiência em soluções educacionais, a Fundação Dom Cabral tem como propósito promover o desenvolvimento sustentável da

sociedade por meio de uma educação executiva de excelência, voltada para as

necessidades mais urgentes de gestores e líderes organizacionais.

Prezamos pelas melhores práticas de ensino em educação executiva, oferecendo

aos nossos alunos qualidade, inovação e autonomia para escolherem o melhor

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