GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS

GUIA DO SOLICITANTE

Versão 1.0 | BTMS Next Gen | Atualizado em fevereiro de 2016

SOLICITAÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS

1.Introdução

Pensando em otimizar o serviço oferecido ao cliente, a ArgoIT investiu em uma nova interface para o ARGO, onde houve uma renovação na navegabilidade do usuário, agregando serviços e facilitadores conforme apresentados nestes manuais do NextGen. Veja nas próximas páginas, o processo completo de solicitação online e offline através desta interface, que está com um layout bem mais intuitivo e amigável conforme exemplificado na nova página de pesquisa de voos:

Para exibir o ícone do NextGen no ambiente do cliente, entre em contato com o Suporte Argo.

2.Aéreo

2.1 Solicitação de Aéreo Online.

Nesta opção, o próprio viajante corporativo pode acessar o sistema para efetuar reservas de serviços aéreos que serão encaminhados para que a agência emita depois das respectivas aprovações.

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Depois de conectar-se no ARGO, clique no ícone NextGen que está no menu principal da tela:

Selecione o menu “Aéreo” para acessar ao buscador:

Ao acessar o finder online, insira a origem e o destino, bem como a data e período desejados. Para acrescentar a Volta clique no sinal de “+”:

Apesar das opções “Ida e Volta” e “Múltiplos Destinos” continuarem presentes, é possível incluir trechos no pedido apenas utilizando o sinal de “+”. Observe também que, neste primeiro momento não é obrigatório incluir o nome do viajante. Clique em “Pesquisar”:

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Na parte inferior da tela, é possível reaproveitar informações de pesquisas anteriores caso deseje efetuar solicitação para a mesma cidade:

O sistema apresentará a disponibilidade referente a data pesquisada, separando a ida e a volta.

Clicando na aba “Filtros” é possível selecionar a cia, voos sem paradas, aeroportos próximos e também o provedor:

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Por padrão do sistema, a resposta da busca será ordenada por preço, mas pode ser alterada conforme opções apresentadas abaixo:

Para enviar a cotação para um dos envolvidos ou para qualquer outro endereço de e-mail, selecione as opções que devem constar nessa mensagem clicando no ícone do envelope, exibindo o item “Disponibilidade por e-mail” é possível escolher o formato que deseja enviar as cotações (PDF, HTML ou texto).

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E na aba “Intervalos”, conseguimos restringir o range de horário para otimizar a visualização:

O ícone da “lupa” apresentará os detalhes do voo, para selecioná-lo clique em , que ficará

verde quando o voo estiver escolhido :

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Para dar andamento ao pedido, precisamos selecionar o viajante ao lado esquerdo da tela:

Lembramos que na busca não haverá restrições de políticas, no momento que o viajante for adicionado as políticas serão aplicadas. Temos ainda as opções de limpar e refazer a pesquisa. Caso não existam mais voos para adicionar, clique em “Concluir”:

Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios:

A justificativa apenas para o caso de não ter sido escolhido o menor valor, caso haja política habilitada:

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E por último a forma de pagamento:

Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status “Autorização” para ação do aprovador e quando for emitida, o viajante receberá o voucher por e-mail:

2.2 Solicitação de Aéreo Offline

Na solicitação offline, é enviado um pedido de cotação para a agência que enviará as opções para o destino e período solicitados. Depois de acessar o ícone do “Aéreo” na página inicial, preencha os detalhes e clique em “Pedir à Agência”:

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Inclua a observação, se necessário, e clique em “Confirmar”:

Selecione o nome do viajante e clique em “Concluir”:

Assim como na solicitação online será necessário preencher todos os campos com os itens obrigatórios:

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Ao finalizar, a solicitação passará ao status “Cotação” para ação da agência.

Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências:

É permitido visualizar os detalhes das próximas viagens e o histórico de pedidos nas outras abas:

Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status “Escolha” para que o viajante selecione a opção desejada:

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Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção:

Depois de clicar em “Enviar Escolha”, a solicitação passará para o status de “Autorização”. Quando for aprovada e emitida, o viajante receberá o voucher por e-mail e poderá consultar o pedido na aba “Próximas Viagens”:

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SOLICITAÇÃO DE HOSPEDAGEM

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1.Introdução

Neste módulo aprenderemos a criar solicitações de hospedagens no NextGen, tanto online quanto off-line. É importante lembrar que para utilizar esse serviço o mesmo tem que estar configurado pela agência onde as políticas e assinaturas terão que estar habilitadas.

2.Solicitação de Hospedagem online

Nesta opção, o próprio viajante pode acessar o sistema para efetuar reservas de serviços que serão encaminhados para que a agência emita depois das respectivas aprovações.

Depois de conectar-se no Argo Gestão de Sistemas, clique no ícone NextGen que está no menu principal da tela:

Selecione o menu “Hospedagem” para acessar ao buscador:

Ao acessar o finder online, insira a cidade, bem como a data de check in e check out. Observe também que, neste primeiro momento não é obrigatório incluir o nome do viajante. Clique em “Pesquisar”:

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Na parte inferior da tela, é possível reaproveitar informações de pesquisas anteriores caso deseje efetuar solicitação para a mesma cidade:

O sistema apresentará a disponibilidade referente a data pesquisada.

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Clicando na aba “Filtros” é possível selecionar bairro para hotéis disponíveis no “Diretório de hotéis”.

Por padrão do sistema, a resposta da busca será ordenada por preço, mas pode ser alterada conforme opções apresentadas abaixo:

Para enviar a cotação para um dos envolvidos ou para qualquer outro endereço de e-mail, selecione as opções que devem constar nessa mensagem clicando no ícone do envelope, exibindo o item “Disponibilidade por e-mail” é possível escolher o formato que deseja enviar as cotações (PDF, HTML ou texto).

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E na aba “Intervalos”, conseguimos restringir o range de preço:

Para visualizar os detalhes dos quartos disponíveis selecione a .

Para selecionar o quarto desejado clique em .

Será apresentado na próxima tela todos os detalhes do hotel como: forma de pagamento aceita, mapa de localização termos para cancelamento, quantidade de diárias, telefone do hotel.

Para finalizar a compra clique em “estou de acordo” e “comprar”.

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Para dar andamento ao pedido, precisamos selecionar o viajante ao lado esquerdo da tela:

Lembramos que na busca não haverá restrições de políticas, no momento que o viajante for adicionado as políticas serão aplicadas.

Temos ainda as opções de limpar e refazer a pesquisa. Caso não existam mais hotéis para adicionar, clique em “Concluir”:

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Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios:

A justificativa apenas para o caso de não ter sido escolhido o menor valor, caso haja política habilitada:

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E por último a forma de pagamento:

Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status “Autorização” para ação do aprovador e quando for emitida, o viajante receberá o voucher por e-mail:

3.Solicitação de Hospedagem Offline

Na solicitação offline, é enviado um pedido de cotação para a agência que enviará as opções para o destino e período solicitados. Depois de acessar o ícone do “Hospedagem” na página inicial, preencha os detalhes e clique em “Pedir à Agência”:

Inclua as preferências para cotação “Por hotéis” ou “Por Preferência”, você também pode indicar o tipo de apartamento, tipo de cama e observação, se necessário, e clique em “Confirmar”:

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Selecione o nome do viajante e clique em “Concluir”:

Assim como na solicitação online será necessário preencher todos os campos com os itens obrigatórios:

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Ao finalizar, a solicitação passará ao status “Cotação” para ação da agência.

Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências:

É permitido visualizar os detalhes das próximas viagens e o histórico de pedidos nas outras abas:

Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status “Escolha” para que o viajante selecione a opção desejada:

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Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção:

Depois de clicar em “Enviar Escolha”, a solicitação passará para o status de “Autorização”. Quando for aprovada e emitida, o viajante receberá o voucher por e-mail e poderá consultar o pedido na aba “Próximas Viagens”:

Este ícone só irá desaparecer

após a “justificativa”.

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SOLICITAÇÃO DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

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1. Locação

1.1. Solicitação de Locação Online

Nesta opção, o próprio viajante corporativo pode acessar o sistema para efetuar reservas de serviços que serão encaminhados para que a agência emita depois das respectivas aprovações.

Depois de conectar-se no Argo Gestão de viagens e despesas, clique no ícone NextGen que está no menu principal da tela:

Selecione o menu “Locação” para acessar ao buscador:

Ao acessar o módulo Locação, preencha as informações do veículo, retirada e devolução depois clique em “Pesquisar”.

Observe que neste primeiro momento não é obrigatório incluir o nome do viajante.

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Na parte inferior da tela, é possível reaproveitar informações de pesquisas anteriores, caso deseje efetuar solicitação para a mesma cidade:

O sistema apresentará a disponibilidade e valores referente a data pesquisada.

Clicando na aba “Filtros” é possível selecionar a locadora da sua preferência.

E na aba “Intervalos”, conseguimos restringir o range de preço:

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Para visualizar os detalhes da locadora, clique em

Para encaminhar as cotações por e-mail, clique no ícone do envelope “Disponibilidade por e-mail” e escolha o formato que deseja enviá-las (PDF, HTML ou texto).

Para finalizar a compra clique em “Detalhes” e “Confirmar”

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O sistema apresentará a mensagem “Modelo escolhido com sucesso”.

Para dar andamento ao pedido, selecione o viajante ao lado esquerdo da tela:

Lembramos que na busca não haverá restrições de políticas, no momento que o viajante for adicionado as políticas serão aplicadas. Temos ainda as opções de limpar e refazer a pesquisa, para finalizar sua solicitação clique em “Concluir”:

Na sequência preencha todas as informações requeridas e clique em “Prosseguir”.

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E por último escolha a forma de pagamento:

Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status “Autorização”.

1.2. Solicitação de Locação Offline

Na solicitação offline, é enviado um pedido de cotação para a agência e a mesma irá retornar as opções de locação para a escolha. Depois de acessar o ícone “Locação” na página inicial, preencha os campos necessários e clique em “Pedir à Agência”:

Será necessário informar a Locadora Preferencial, e depois clique em “Confirmar”:

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O sistema apresentará a mensagem “Sucesso ao adicionar a solicitação”.

Selecione o nome do viajante e clique em “Concluir”:

Assim como na solicitação online será necessário preencher todos os campos com os itens obrigatórios:

Ao finalizar, a solicitação passará ao status “Cotação” para ação da agência.

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Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências:

Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status “Escolha” para que o viajante selecione a opção desejada:

Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção:

Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status “Escolha” para que o viajante selecione a opção desejada:

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Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção:

Depois de clicar em “Enviar Escolha”, a solicitação passará para o status de “Autorização”. Quando for aprovada e emitida, o viajante receberá o voucher por e-mail e poderá consultar o pedido na aba “Próximas Viagens”:

Este ícone só irá desaparecer após a “justificativa”.

SOLICITAÇÃO DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS

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1.Introdução

O Modulo Rodoviário permite que seja feita reservas de passagens rodoviárias nacionais de forma online utilizando o provedor J3. Além disso, podemos inserir informações de reservas que foram efetuadas fora da ferramenta através das opções de cotação offline

2.Como utilizar

Acesso

Antes de solicitar o Rodoviário é necessário habilitar a política MODROD:

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3.Rodoviário

3.1Solicitação online

Ao acessar o Menu “Rodoviário”, insira os dados e clique em pesquisar.

Na parte inferior da tela, é possível reaproveitar informações de pesquisas anteriores caso deseje efetuar solicitação para a mesma cidade:

O sistema apresentará a disponibilidade referente a data pesquisada, separando a ida e a volta.

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Para enviar a cotação para um dos envolvidos ou para qualquer outro endereço de e-mail, clicando no ícone do envelope, exibindo o item “Disponibilidade por e-mail” é possível escolher o formato que deseja enviar as cotações (PDF, HTML ou texto).

O ícone da “lupa” apresentará os detalhes e Marcação de assento, para selecionar clique no botão “Confirmar”.

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Para dar andamento ao pedido, precisamos selecionar o viajante ao lado esquerdo da tela:

Lembramos que na busca não haverá restrições de políticas, no momento que o viajante for adicionado as políticas serão aplicadas. Temos ainda as opções de limpar e refazer a pesquisa. Caso não existam mais voos para adicionar, clique em “Concluir”:

Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios:

Informe o RG do passageiro e em seguida em prosseguir:

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No campo de justificativa terá que ser preenchido ou selecionado uma opção pré-cadastrada, após inserir a justificativa clique no botão “Prosseguir” que ficará disponível:

E por último a forma de pagamento:

Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status “Autorização” para ação do aprovador e quando for aprovado, o viajante receberá o voucher por e-mail:

3.2Solicitação Offline Na solicitação offline, é enviado um pedido de cotação para a agência que enviará as opções para o destino e período solicitados. Depois de acessar o ícone do “Rodoviário” na página inicial, preencha os detalhes e clique em “Pedir à Agência”:

Selecione o nome do viajante e clique em “Concluir”:

Assim como na solicitação online será necessário preencher todos os campos com os itens obrigatórios:

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Ao finalizar, a solicitação passará ao status “Cotação” para ação da agência.

Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências:

É permitido visualizar os detalhes das próximas viagens e o histórico de pedidos nas outras abas:

Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status “Escolha” para que o viajante selecione a opção desejada:

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Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção:

Depois de clicar em “Enviar Escolha”, a solicitação passará para o status de “Autorização”. Quando for aprovada e emitida, o viajante receberá o voucher por e-mail.

Este ícone só irá desaparecer

após a “justificativa”.