Programa Academia da Saúde

Monitoramento - Ciclo 2016

Guia Completo de Orientações para SES

Brasília, Março de 2016

Objetivo do Monitoramento

O monitoramento de Gestão do Programa

Academia da Saúde tem o objetivo de retratar a situação

geral de implantação e implementação do Programa em

todo o Brasil. Trata-se de uma estratégia para produzir

informações que subsidiem a qualificação e o

fortalecimento do Programa no país e no território,

constituindo-se em instrumento essencial para

planejamento inteligente a partir da avaliação das ações

realizadas.

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Utilização do Monitoramento • No âmbito federal e estadual, os dados são utilizados para

identificar pontos críticos do programa e atuar sobre eles, bem como apoiar os processos de solicitação de custeio.

• Os dados do monitoramento refletem a realidade que, em alguns casos, não corresponde ao status oficial. Por exemplo, polo oficialmente em construção, mas, efetivamente, já em funcionamento. Ou seja, obtemos informações preciosas para subsidiar um apoio institucional federal condizente com as necessidades reais dos municípios

• A mobilização de estados e municípios para participar do monitoramento, bem como a devolutiva com as informações coletadas levaram ao fortalecimento do vínculo MS-SES e SES-SMS, sendo este fundamental para o fortalecimento da gestão do Programa

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Histórico do Monitoramento

2012: Realizado pela primeira vez como experiência piloto

2013 e 2014: Foi realizado em 2 ciclos anuais, nos meses de maio e novembro.

2015: Passou a ser realizado anualmente, sempre no mês de maio.

2016: Reformulação do formulário e aprimoramento do processo de trabalho. Realização no mês de maio.

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Participação dos municípios

Meta para 2016:

100% de participação! 1718 municípios

participantes (62% do total)

• 1º Ciclo 2014

1940 Municípios participantes (68% do total)

• 2º Ciclo 2014

2418 municípios participantes (85% do total)

• Ciclo 2015

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Responsabilidade

A responsabilidade pelo monitoramento do

Programa é compartilhada entre a Secretaria de Vigilância

em Saúde do Ministério da Saúde, as Secretarias Estaduais

de Saúde e as Secretarias Municipais de Saúde, em um

esforço coletivo de produção de informações que

correspondam à realidade local e regional e que subsidiem

o planejamento e a tomada de decisões no âmbito federal

e estadual.

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Acesso aos dados

Relatórios

A equipe no Ministério da Saúde elabora um Relatório Nacional e 27 Relatórios Estaduais a partir dos dados levantados. Esses relatórios são enviados por e-mail e os relatórios do Ciclo 2015 estão disponíveis no site do Programa. Esses relatórios têm o objetivo de subsidiar o planejamento e a gestão do Programa em âmbito federal e estadual.

Banco de dados

Todas as SES podem ter acesso ao banco de dados do monitoramento relativo a seu Estado. Faça a solicitação por e-mail.

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Reformulação do Monitoramento

Ciclo 2016

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Por que reformular?

• O cenário do Programa mudou, passando de 889 obras concluídas em fev/2015 para 1.634 em fev/2016. É necessário aprofundar determinados aspectos e incluir novas questões.

• Necessidade de aperfeiçoar questões e/ou categorias e retirar questões que traziam informações de má qualidade.

• Necessidade de aprimorar o processo de trabalho, quase todo realizado manualmente e com formulários separados por estado.

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Processo de reformulação

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Consulta a Secretarias Estaduais de Saúde

Consulta a áreas técnicas do Ministério da Saúde

Validação da proposta final junto à coordenação da CGDANT

Instrumentos – Ciclo 2016

Respondido por municípios que possuem Polos em funcionamento. Deverá ser respondido um formulário para cada Polo em Funcionamento.

Composto por 3 instrumentos:

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Formulário Gestão Estadual (antigo Formulário Nacional)

Respondido pelas 27 SES

Formulário Gestão Municipal (antigo Formulário Municipal):

Respondido por todos os municípios habilitados com o Programa (com ou sem polos em funcionamento)

Formulário Polos em Funcionamento (antiga planilha de

atividades)

Novidades – Ciclo 2016

Inclusão/Alteração das perguntas:

• Contato das Regionais, participação no EAD, apoio da gestão federal, contrapartida estadual, conhecimento da PNPS, outros.

• Maior quantidade de campos abertos

Principal alteração:

Não há mais necessidade de compilar as planilhas de atividade!

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Formulário Gestão Estadual (antigo Formulário Nacional)

Novidades – Ciclo 2016

Inclusão de novas perguntas:

• Recebimento de custeio mensal para polos em funcionamento

• Participação de gestor ou profissional que atua no Programa Academia da Saúde no EAD

• Avaliação da gestão estadual e federal

• Nome do responsável pelo preenchimento

Acréscimo de um bloco de questões para municípios que não possuem polos em funcionamento.

Principal alteração:

Não há mais necessidade de anexar as planilhas de atividade!

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Formulário Gestão Municipal (antigo Formulário Municipal):

Novidades – Ciclo 2016

Inclusão /maior detalhamento de perguntas:

• Endereço do polo; CNES do polo; Identificação do respondente; Atividades desenvolvidas; Grupo Gestor do polo, outros.

Processo de trabalho

A planilha de atividades em excel foi transformada em um formulário Formsus. Deverá ser preenchido um formulário para cada polo em funcionamento. Com isso, as SES não precisam compilar a planilha de atividades, mas passam a ter que acompanhar o preenchimento do novo formulário pelos municípios.

Vantagens: • Trabalhar com link em vez de arquivo em excel • A compilação dos dados deixa de ser manual: basta exportar para excel

as fichas preenchidas Ao término do monitoramento, o acesso às informações é imediato!

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Formulário Polos em Funcionamento (antiga planilha de atividades)

Novidades – Ciclo 2016

Outras novidades O perfil de acesso das SES foi alterado

Login e senha da SES permite:

• Visualizar e acessar tudo que os municípios preenchem.

• Editar fichas preenchidas.

• Consultar número do protocolo.

• Exportar informações em planilha excel

Login e senha da SES NÃO permite:

• Deletar ficha preenchida (caso haja necessidade de deletar ficha, enviar email ao MS)

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Cronograma do Monitoramento

Ciclo 2016

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Prazo para preenchimento

Municípios Formulário da Gestão Municipal + Formulário de Polos em Funcionamento: >>> 1º a 31 de maio

Estados Formulário da Gestão Estadual: >>> 1º a 10 de junho

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Não haverá prorrogação de prazos!

Cronograma:

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1ª Etapa 01 a 30/04 Mobilização dos municípios

2ª Etapa 01 a 20/05 Preenchimento de Formulários pelos municípios.

Estados apoiam a conferem.

3ª Etapa 21 a 31/05 Mobilização final e acerto de pendências.

4ª Etapa 01 a 10/06 Preenchimento do Formulário da Gestão Estadual.

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1ª Etapa: Mobilização dos Municípios

Cada SES deverá definir uma estratégia de mobilização! Realizar videoconferências. E-mail e telefone. Buscar ajuda das regionais. Realizar visitas em municípios com muitos polos Trazer municípios com dificuldade para preenchimento junto à

SES Divulgar no site da SES

>>> Caso a participação no Ciclo 2015 tenha sido baixa, é importante adotar novas estratégias.

1º a 30 de abril

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2ª Etapa: Preenchimento dos Formulários. Estados acompanham e conferem.

Os municípios preenchem o Formulário da Gestão Municipal e, se for o caso, preenchem o Formulário de “Polos em Funcionamento”. Durante este período, cabe às SES orientar e acompanhar o preenchimento dos formulários a fim de garantir seu correto preenchimento, conforme instruções do slide 30 em diante. Nesse momento as SES deverão acessar o Formsus com seu login e senha. O login e a senha são para uso exclusivo do estado e NÃO devem ser enviados aos municípios.

1º a 20 de maio

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3ª Etapa: Mobilização final e acerto de pendências

• Cabe às SES entrar em contato com os municípios que ainda não preencheram o Formulário Municipal e/ou o Formulário de Polos em Funcionamento.

• Neste período, as SES também devem conferir o correto

preenchimento dos formulários e solicitar as devidas alterações.

• Uma das principais conferências será verificar se, por exemplo,

o município que informou no Formulário da Gestão Municipal que possui 2 Polos em funcionamento, respondeu 2 Formulários de Polos em Funcionamento.

21 a 31 de maio

Últimos dias para preenchimento!

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4ª Etapa: Preenchimento do Formulário da Gestão Estadual

As SES preenchem o Formulário da Gestão Estadual >>> Agora há mais campos abertos, então é interessante visualizar o formulário inteiro e escrever as respostas em word para evitar que as respostas sejam perdidas em caso de algum problema com a conexão.

01 a 10 de junho

Material de Apoio

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• Guia Completo de Orientações para Estados (Novo!)

• Guia de Orientações para Municípios (em substituição ao antigo Manual de preenchimento)

• 1º email - para SMS (para ser encaminhado aos municípios)

• 2º email - para SES com orientações gerais

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Enviaremos a vocês 2 emails com informações:

1º Email – Para ser encaminhado para os municípios

a) Link para os Formulários

b) Guia de Orientações aos Municípios

c) Lista de municípios que devem participar do

monitoramento

2º Email – Para SES

a) Login e Senha

b) Cronograma

c) Link para os Formulários

d) Guia de Orientações aos Estados

Material de Apoio

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Site do Programa

www.saude.gov.br/academiadasaude

Em breve estará disponível para download: • 2 Guias de Orientações (para Estados e para Municípios) • Relação de pontos focais estaduais (já está online) • A lista de municípios que devem participar do Ciclo 2016

do Monitoramento

Acompanhamento a ser realizado pelas SES

• Orientações Gerais • Passo-a-passo

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• Deverão preencher esse formulário todos os municípios que foram habilitados ao Programa, independente da situação do polo (obras paradas ou obras não iniciadas, polos em construção, polos similares, polos em funcionamento).

• Cada município deverá preencher apenas um formulário,

independente do número de polos do Programa no seu município.

Orientações Gerais

Formulário - Gestão Municipal:

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• Deverão preencher esse formulário apenas os municípios que possuem polos em funcionamento.

• Para cada polo em funcionamento deverá ser preenchido um

formulário diferente.

• Exemplo: se o municípios possui 5 polos em funcionamento, deverão ser respondidos 5 formulários de polos em funcionamento. Se o município não possui polo em funcionamento, não é necessário preencher esse formulário.

Orientações Gerais

Formulário – Polos em Funcionamento: (EX-PLANILHA DE ATIVIDADES)

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• Checar a existência de formulários duplicados

• Checar se há algum município que respondeu o formulário, porém não

está habilitado com o Programa Academia da Saúde

• Verificar se o número de polos informados ≠ habilitados;

Acompanhamento realizado pelas SES

Formulário Gestão Municipal

Formulário Polos em Funcionamento

• Conferir se o numero de polos em funcionamento informado no

Formulário da Gestão Municipal é compatível com o número de

Formulários de Polos em Funcionamento preenchido.

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1º Passo

• Acesse o Formsus (formsus.datasus.saude.gov.br) • Digite o Login e a Senha do seu estado

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• Vá no Formulário “Monitoramento 2016 Academia da Saúde – Gestão Municipal” e clique em “Busca Ficha

2º Passo

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• Selecione o seu estado e em seguida clique no botão “Clique aqui para selecionar os campos a serem exibidos”

3º Passo

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• Será aberta uma janela pop up com todos os campos do formulário. Selecione os campos que queira visualizar e clique em “buscar”.

4º Passo

Uma sugestão é selecionar: Data de atualização, Estado, Município, Nome do responsável, telefone e a questão se o município possui polo em funcionamento (sim/não). Ao final da seleção, clique em buscar.

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Serão exibidos todos os municípios que preencheram formulário para o estado selecionado. Aqui a SES deverá fazer a triagem, verificando: - Se o município respondeu mais de uma vez (duplicado) - Quais municípios ainda não responderam - Se os municípios respondentes estão habilitados ao Programa

5º Passo - Triagem

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As SES deverão solicitar à equipe do Ministério da Saúde que delete os formulários de municípios que não foram habilitados com o Programa, ou seja, os formulários daqueles municípios que não se encontram na lista enviada à SES pelo Ministério da Saúde.

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6º Passo – Deletar formulários de municípios não habilitados

A solicitação deverá ser feita para o e-mail promocaodasaude@saude.gov.br com o título “Deletar não

habilitados” e o nome do Estado. No e-mail deverá ser informado o nome do estado e do(s) município(s) que deverá ser deletado.

As SES deverão solicitar à equipe do Ministério da Saúde que delete os formulários duplicados, ou seja, os formulários daqueles municípios que preencheram mais de um formulário da Gestão Municipal.

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7º Passo – Deletar formulários duplicados

A solicitação deverá ser feita para o e-mail promocaodasaude@saude.gov.br com o título “Deletar duplicados” e o nome do Estado. No e-mail deverá ser informado o nome do estado

e do(s) município(s) e qual dos formulários duplicados deverá ser deletado. Utilize para isso a data e hora de preenchimento daquele

formulário que deve ser excluído.

• Em seguida, a SES deverá fazer a checagem dos formulários preenchidos, visualizando a ficha de cada município e verificando se o preenchimento está correto. Caso seja necessário fazer alguma correção, a SES deverá entrar em contato com o município e solicitar que a correção seja feita. Para tanto, será necessário o número de protocolo. Outra possibilidade é a própria SES realizar a alteração.

8º Passo – Checagem dos formulários preenchidos

Veja nas páginas a seguir a função de cada botão

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VISUALIZAR FICHA PREENCHIDA

Selecione o município desejado e clique no símbolo da lupa Ao visualizar a Formulário, a SES deverá prestar especial atenção se o município informa que possui Polo em funcionamento e em seguida informa que possui “zero” polos em funcionamento. Outras questões podem ser conferidas para garantir a qualidade da informação levantada.

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ACESSAR NÚMERO DE PROTOCOLO

Havendo necessidade de alterar um formulário já preenchido, o ideal é que a SES entre em contato com o município e solicite a alteração. Caso a pessoa que preencheu não tenha anotado o número de protocolo, a SES poderá acessar esse número. Clique no símbolo do “i” e abrirá uma janela pop up com o número de protocolo da ficha.

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ALTERAR FICHA PREENCHIDA

Essa opção é um recurso que deve ser usado com extrema cautela, visto que o município é responsável pelas informações prestadas. Contudo, em todo o Brasil as situações são muito diversas e pode acontecer de um município ter dificuldade de acessar sua ficha. Nesse caso, a SES poderá ajudar fazendo a alteração. Para alterar a ficha, clique nas setas azuis e a ficha do respectivo município será aberta para alteração. Ao final, clique em gravar.

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Selecione os municípios desejados, clique em “selecionar a

ação” e em seguida selecione “enviar mala direta”.

ENVIAR MALA DIRETA

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Selecione os municípios desejados, clique em “selecionar a ação” e em seguida selecione “imprimir selecionados”

IMPRIMIR FICHAS PREENCHIDAS

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EXPORTAR EM EXCEL

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Para exportar todas as fichas preenchidas em formato excel, vá em Busca Ficha. Selecione o seu estado e em seguida clique no botão “Clique aqui para selecionar os campos a serem exibidos”. Será aberta uma janela pop up com todos os campos do formulário. Selecione os campos que queira visualizar e clique em “buscar”.

Preenchimento do Formulário de Gestão

Estadual

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Orientações para preenchimento

1. Reúna todas as informações necessárias

2. Clique no link do Formulário da Gestão Estadual

3. Responda o Formulário com atenção. Há muito campos abertos para escrita, por isso garanta que vc não será interrompido para não correr o risco de perder as suas respostas.

4. Para finalizar clique em gravar

5. Anote o número de protocolo que será gerado

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Para responder, acesse o link http://formsus.datasus.gov.br/site/formulario.php?id_aplicacao=23841

Formulário de Gestão Estadual

Em caso de dúvidas, entre em contato conosco!

Gabriela, Gisele, Kátia e Roberta

Área Técnica de Promoção da Saúde

promocaodasaude@saude.gov.br

(61) 3315-6117/6119/6120/7719

Departamento de Agravos e Doenças Não Transmissíveis e Promoção da Saúde

Secretaria de Vigilância à Saúde – SVS

Ministério da Saúde