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GUIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Brasília | Agosto | 2011

3ª ediçãoVersão Piloto para o Núcleo de Clientes e Parceiros da D.A Press

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3ª EDIÇÃO REVISTA E AMPLIADA

DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERALD.A Press

Diretor-PresidenteEvaristo de Oliveira

Diretor Vice-Presidente ExecutivoMauro Nakao

Diretor Vice-Presidente ComercialPaulo César Oliveira Marques

SuperintendenteVânia Caldas

D.A Press Memória

Equipe TécnicaSérgio Coletto | Maria Luiza Batista

RevisãoVânia Caldas

ImagensSérgio Coletto

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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ............................................................................................. 05

O PROJETO..................................................................................................... 06

1) SOBRE A FUNÇÃO, A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, OS MACROPROCESSOS, AS ATIVIDADES E OS DOCUMENTOS.................................................................. 07

2) SOBRE A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS............................................................. 07

3) SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS...................................................... 09

4) SOBRE O ACESSO E A SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS.................................... 11

5) SOBRE A EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS........................................................... 12

6) SOBRE A RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS..................................................... 12

ANEXO I – GLOSSÁRIO..................................................................................... 16

ANEXO II – ESPÉCIES DOCUMENTAIS................................................................ 18

ANEXO II – SIGLAS INSTITUCIONAIS................................................................. 19

BIBLIOGRAFIA / CONTATO................................................................................ 21

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APRESENTAÇÃO

Dentro de outras atribuições, a D.A Press Memória gerencia os documentos administrativos1 produzidos pelo Grupo Diários Associados no Distrito Federal. A fim de acompanhar as mudanças tecnológicas que vêm acontecendo nas empresas, identificamos uma necessidade latente à atual realidade: transpor o valor que damos aos documentos convencionais (em papel) para os documentos digitais.

Tem-se por “documento” informação sobre qualquer suporte, seja ele convencional (em papel) ou binário (digital). Uma instituição moderna produz e acumula documentos digitais de várias espécies, tipos e formatos, resultantes de suas atividades, projetos e ações. Esta produção e acúmulo de informação geram, por sua vez, uma grande massa de documentos digitais que, como um arquivo físico convencional, necessitam de tratamento técnico e lugar adequado para armazenamento. Só assim é possível acessá-los rapidamente quando convier.

A tendência de utilização deste novo suporte é uma realidade mundial. Um notável aumento da massa documental acumulada2 em nossos servidores de arquivo3, evidenciou a necessidade de criação de critérios e padrões para otimizar a gestão da informação4. Medidas como estas tornam um conjunto documental mais organizado e acessível, além de contribuir para a preservação da memória institucional5. Contamos com a sua colaboração para o sucesso deste projeto!

1 Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte – físico ou digital.

2 Volume de documentos digitais acumulados sem tratamento técnico adequado.

3 Nó de uma rede que proporciona aos usuários a ela conectados um conjunto de discos de armazenamento de documentos digitais.4 São procedimentos e operações técnicas para gerir os documentos corretamente. Isso inclui sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento durante as três idades documentais.5 Coleção, digital ou em papel, que capta e preserva a memória intelectual de uma organização; repositório institucional.

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O PROJETO

Primeiramente, para a organização destes documentos, realizamos um diagnóstico dos conteúdos salvos nos servidores de cada área. Em seguida, por meio de entrevistas, questionários e mapeamento de processos, levantou-se a produção documental de cada área. Com estas informações, criou-se um modelo de organização lógico e personalizado, validado junto às áreas envolvidas no processo: o Plano de Classificação6.

Após estabelecer critérios, uma Comissão Central com representantes de cada Diretoria foi criada. Esta é incumbida de acompanhar e validar o processo de organização. Para atuar no trabalho diretamente, indicou representantes de cada área: as Comissões Setoriais. Os funcionários escolhidos foram capacitados por meio de oficinas, para organizar a massa documental digital acumulada7 de suas respectivas áreas e serão os responsáveis pela multiplicação do conhecimento adquirido para os demais.

Durante a organização, os componentes das Comissões Setoriais supervisionarão as ações e verificarão se os documentos organizados pela equipe não estão de acordo com os critérios estabelecidos para: a criação, classificação, salvamento, recuperação e eliminação tal qual ensinados nas oficinas de capacitação.

O Guia de Gestão de Documentos Digitais deverá ser utilizado diariamente pelos funcionários componentes das Comissões Setoriais, como instrumento de auxílio na organização dos servidores e na multiplicação do conhecimento. Orientamos também que este seja apresentado aos novos funcionários que, eventualmente, forem contratados durante – e após – a realização do Projeto.

A seguir, você encontrará registrados, os critérios, padrões e procedimentos para a gestão de arquivos digitais do seu setor que o auxiliarão desde a inclusão de um documento até sua recuperação e possível eliminação.

Bom uso!

6 Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise dos documentos por ela produzida.

7 Volume de documentos acumulados sem tratamento técnico adequado.7

1) SOBRE A FUNÇÃO, A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, OS MACROPROCESSOS, OS PROCESSOS, AS ATIVIDADES E OS DOCUMENTOS

A estrutura organizacional de uma empresa é definida por meio das funções que esta possui. O Núcleo de Clientes e Parceiros da D.A Press, por exemplo, existe porque uma das funções desta empresa é o Compartilhamento e Comercialização de Conteúdo, que possui os macroprocessos Gestão do Sistema D.A Press, Gestão da Memória Organizacional, Projetos e Consultoria Técnica, Gestão de Clientes e Gestão de Parcerias. Estes dois últimos macroprocessos, por sua vez, dividem-se em 3 processos: Venda Receptiva, Venda Ativa e Atendimento a Parceiros, que possuem várias atividades.

A definição das funções, estrutura organizacional, macroprocessos, processos e atividades possibilita situar os documentos com mais segurança dentro de uma empresa. Também ajuda a explicar por que um documento foi produzido, que área o produziu, e como ele é utilizado – um passo essencial para organizá-los.

2) SOBRE A CRIAÇÃO DE UM DOCUMENTO

Um documento, normalmente, é criado de forma espontânea para dar suporte ou registrar o início, andamento ou finalização de determinada atividade em uma área. Neste presente Guia, tratamos exclusivamente daqueles criados ou armazenados em suporte digital.

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Para garantir a preservação e o acesso às informações, recomenda-se que todos os documentos digitais recebidos ou produzidos pela sua área sejam salvos no servidor, no diretório adequado. Esta medida torna as atividades muito mais eficientes.

Um acervo de documentos digitais bem organizado proporciona:

Economia de espaço digital8; Ganho na produtividade; Eliminação da duplicidade de trabalho; Facilidade de acesso aos documentos arquivados; Otimização nos fluxos de trabalho; Facilidade no compartilhamento das informações e Preservação da memória institucional.

Dica: ao criar um documento digital, certifique-se se o modelo que está utilizando segue a atual identidade visual9 da empresa. Documentos produzidos no contexto atual, mas com logomarcas de outras épocas dos Diários Associados não serão considerados autênticos.

As logomarcas da D.A Press bem como sua forma correta de utilização encontram-se no Manual de Identidade Visual da D.A Press, armazenado no servidor. Já as do Grupo Diários Associados, na intranet no endereço:http://www.diariosassociados.net/, conforme figura abaixo:

8 Espaço disponibilizado para armazenamento de documentos nos servidores de arquivos.9 É um sistema de elementos- marca, logotipo, cor, uniformes, identificação de veículos e produtos, indicadores visuais, placas de sinalização etc. – que caracterizam visualmente uma organização.

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3) SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS

Devem-se salvar todos os documentos institucionais nos servidores. Porém, primeiramente, é necessário certificar-se do lugar correto de salvamento. Este deverá respeitar uma estrutura pré-estabelecida de pastas e subpastas, construída de acordo com a função, a estrutura organizacional, os macroprocessos e as atividades de cada área, já definidas durante a implantação do projeto. No caso do NCP, esta está ilustrada na figura abaixo:

Note que há quatro níveis pré-definidos de pastas. Os três primeiros (relacionados à função, aos macroprocessos e aos processos da sua área) são os chamados “estáticos”, e não devem sofrer alterações; já o outro nível (relacionado à atividade) é chamado de “dinâmico”, podendo, sim, sofrer alterações de acordo com as mudanças da sua área. Mais dois níveis dinâmicos podem ser criados de acordo com a necessidade da sua área. Observe a figura a seguir:

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Para auxiliá-lo a tarefa de salvamento de documentos, elaborou-se um Plano de Classificação10, que elenca todos os documentos digitais produzidos ou recebidos pela sua área. Além do campo “Diretório” corresponder exatamente ao nome do diretório em que o documento deve ser salvo, há o campo “Código”, que também corresponde à pasta em que deve ser salvo no servidor. Consulte o Plano de Classificação antes de salvar qualquer documento no servidor:

Após observar o endereço de salvamento correto do documento em questão, deve-se nomeá-lo corretamente para facilitar a busca e o acesso ao documento. Lembre-se que cada documento possui uma única classificação, logo, só poderá ser salvo em apenas um lugar. Todos os documentos digitais recebidos ou produzidos pela área deverão ser nomeados conforme quadros a seguir:

sigla_espécie_assunto_datasigla espécie assunto data

sigla da área produtora do documento. Para ter acesso à lista de siglas, consulte o Anexo I deste Guia.

guia, contrato, ficha, projeto, ofício, relatório, e-mail, norma, etc. Consulte a tabela das espécies documentais no Anexo II deste Guia.

campo livre. Você poderá definir a palavra-chave que melhor identifique o documento; recomendamos utilizar o título do documento.

a data de criação do documento. Utilizar o padrão DDmêsAAAA. Se necessário, utilize “0” antes do dia. O mês deve ser sempre abreviado pelas três primeiras letras, por exemplo: jan, fev, mar, etc.

10 Para ter acesso ao Plano de Classificação, consulte os representantes da Comissão Setorial da sua área.11

É permitido o uso de:caracteres minúsculos

siglas institucionaisunderline (_)

Não é permitido o uso de:caracteres maiúsculos

acento, espaço, abreviatura e algarismo romanocaracteres especiais (?“/>\<*|’º;: {}@&[]);

Exemplo:dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_11ago2011

Dica: não salve documentos pessoais nos servidores. Vídeos, músicas, fotos e textos que nada tem a ver com a rotina da empresa devem ser guardados no Disco Rígido dos próprios computadores ou em mídias removíveis.

4) SOBRE O ACESSO E A SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS

Para uma eficiente gestão de documentos digitais devemos considerar, em primeiro lugar, a integridade da informação. Cuidados especiais, como a adoção de restrições de acesso, modificação e exclusão, influenciam diretamente no conteúdo dos documentos. Para garantir acesso e dar segurança à informação institucional, trabalhamos com níveis de acesso que garantirão a segurança dos nossos documentos nos servidores. São eles:

1 Administração cria pastas, lê, imprime, salva, altera e exclui documentos

2 Alimentação lê, imprime e salva documentos3 Consulta lê e imprime documentos

Independentemente do nível de acesso, os usuários dos servidores devem possuir responsabilidade sobre todos os seus atos.

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5) SOBRE A EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS

Durante a implantação do Projeto, os funcionários que possuírem perfis de administrador, serão os responsáveis por comandar a avaliação11 da massa documental acumulada de sua área, bem como da exclusão dos documentos que já tiverem cumprido seu prazo de guarda de acordo com a Tabela de Temporalidade e Plano de Destinaçaõ12 que foi construída juntamente com o Plano de Classificação em parceria com o representante de sua área na Comissão Central.

Dica: Além dos documentos descritos na Tabela de Temporalidade, aconselhamos a exclusão direta de documentos corrompidos13 e duplicados. Lembre-se também que, ao excluir um documento no servidor, este não é enviado para a Lixeira e as chances de recuperação são quase nulas, por isso, esta ação deve receber atenção dobrada!

6) SOBRE A RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS

Após a implantação do Projeto em sua área, os documentos serão agrupados em pastas e subpastas de acordo com a estrutura organizacional, as funções, os macroprocessos e as atividades da sua área. Se, porventura, não encontrar o documento almejado e desconfiar de que ele tenha sido salvo por engano em outra pasta, você poderá utilizar o sistema de busca do Windows para vasculhar todo o servidor:11 Processo de análise de documentos arquivísticos que estabelece seus prazos de guarda (quantos tempo devemos mantê-lo em nosso arquivo) e sua destinação (se vamos guardar permanentemente ou excluir), de acordo com os valores que lhes são atribuídos.12

? Instrumento, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda dos documentos, levando em consideração sua guarda permanente ou exclusão. Estas informações virão com o Plano de Classificação. Para ter acesso a ele, consulte os representantes da Comissão Setorial da sua área.13 Documento que, por motivos técnicos, é impossibilitado de ser aberto.

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1. Clique sobre o comando Pesquisar localizado no menu Iniciar;

2. Vá em “Clique aqui para utilizar o Search Companion”:

3. Clique em pesquisar “Todos os arquivos e pastas”:

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4. Clique em “Usar opções avançadas de pesquisa”:

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5. Marque o servidor de arquivos da sua área no campo Examinar:

6. Há dois campos de pesquisa: no primeiro, serão buscados documentos que possuírem em seu título a palavra ou frase digitada. No segundo, o corpo do documento é que será varrido. Não devem ser utilizados caracteres especiais. Veja um exemplo de busca em andamento:

Dica: você pode escrever o nome completo do arquivo caso o saiba, como pode também digitar parte do nome e inserir um asterisco (*) no final. Assim, o sistema de busca localizará todos os arquivos que iniciam com o nome fornecido.

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ANEXO IGLOSSÁRIO

Destinação - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para a guarda permanente ou eliminação.

Eliminação - Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente.

Função - Conjunto de atividades exercidas para a consecução dos objetivos.

Gestão da documentação: São procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

Gestão da informação: Conjunto de atividades relacionadas com o ciclo da informação em uma organização o qual inclui a coleta, processamento, armazenamento, fluxo, recuperação da informação e o seu uso efetivo, geralmente com o apoio de sistemas automatizados.

Macroprocesso - Agrupamento de atividades afins, correspondendo a uma modalidade da respectiva função.

Instrumento - Meio ou recurso disponível para auxiliar na gestão documental.

Massa Documental Acumulada - Volume de documentos acumulados sem tratamento técnico adequado.

Mapeamento de Processos - Técnica utilizada para identificar e representar sequências de processos, subprocessos, atividades e tarefas da organização.

Organicidade - Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

Plano de Classificação - Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise dos documentos por ela produzida.

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Plano de Destinação - Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade.

Política de Gestão Arquivística de Documentos - Conjunto de ações, procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Tabela de Temporalidade - Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Tratamento Técnico - Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação, classificação, arranjo, descrição e conservação de conjuntos documentais.

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ANEXO IIÉSPECIES DOCUMENTAIS

EspécieAdvertênciaApostilaApresentaçãoArtigoAtaAvisoBoletimCartaCatálogoCertificadoCircularComprovanteContratoConvençãoConviteCronogramaCurrículoDossiêEscalaFichaFolderFolhaFormulárioGuiaÍndiceInformativoLaudoLeiauteListaListagemManualMemorandoMensagemNormaNotaOfícioOrdem

PautaPlanoPlantaProjetoPropostaQuadroQuestionárioRelatórioRoteiroTabelaTermoTeste

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ANEXO IIISIGLAS INSTITUCIONAIS

Acervo Físico Imagético AFIAqui Betim Aqui BEAqui BH Aqui BHAqui DF Aqui DFAqui Maranhão Aqui MAAqui PE Aqui PEBanco de Notícias Selecionadas BNSCentro de documentação e pesquisa ( DP) CEDOCComissão Interna de Prevenção de Acidentes CIPACorreio Braziliense CBDiários Associados DADiários Associados Logística DALOGDiários Associados Press DAPRESS

Diário da Borborema DBDiário de Natal DNDiário de Pernambuco DPDiretoria de Comercialização e Marketing DICOMDiretoria de Redação DIREDDiretora de Tecnologia DITECDiretoria Estatutária DIESTDiretoria Financeira DIFINDiretoria Industrial DIINDDiretoria Jurídica DIJURDiretoria de Rádio DIRADEstado de Minas EMFundação Assis Chateaubriand FACGerência de documentação e arquivo (EM) GEDOCJornal do Commercio JCOM

Núcleo Administrativo NAFNúcleo de Comunicação NCNúcleo de Clientes e Parceiros NCPNúcleo de Gestão de Acervos Documentais NGADNúcleo de Gestão do Sistema NGSNúcleo de Pesquisa e Produção NPPO Imparcial OIMPO Norte ONProjeto de Gestão de Documentos Digitais GDDProjeto de Recuperação do Acervo Fotográfico PRAFRevista Ragga RAGGAServiço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho

SESMT

Superintendência de Gestão de Pessoas SUGEPSuperintendência de Tecnologia SUTECTV Alterosa TATV Brasília TB

PARA SABER MAIS:

BOERES, Sonia A. de Assis e ARELLANO, Miguel A. Márdero. Políticas e Estratégias de Preservação de Documentos Digitais. Disponível em: http://www.cinform.ufba.br/vi_anais/docs/SoniaMiguelPreservacaoDigital.pdf. Acesso em 24 de julho de 2008.

CUNHA, Murilo B.; CAVALCANTI, Cordélia R. O. Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia. Brasília: Briquet de Lemos, 2008.

LEMOS, Aline Morais. Política de Segurança da Informação. Rio de Janeiro,2001. 26p. Monografia de Graduação de curso de Administração. Universidade Estácio de Sá, 2001.

LUZ, André Ricardo. Normas arquivísticas e padrões de descrição de metadados aplicados à preservação do Patrimônio Arquivístico Digital. In: Congresso Nacional de Arquivologia, 2004, Brasília. Os arquivos no século XXI: políticas e práticas de acesso às informações, 2004.

CONTATOS PARA DÚVIDAS:

E-mail: gdd.dadf@gmail.comOutlook: D.A Press – Gestão de Documentos Digitais.Ramal: 1142.Responsáveis: Maria Luíza Lopes, Sérgio Coletto e Vânia Caldas.

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