Guia de Codificação para Livros

1. Introdução

A GS1 e as Agências Internacionais do ISBN e ISSN elaboraram diretrizes para ajudar os editores na compreensão das funcionalidades do Sistema GS1 para o setor editorial.

Estas diretrizes destinam-se a fornecer um meio efetivo de captura de dados através de código de barras em todos os estágios do processo de editoração, impressão, despacho, distribuição, armazenagem, atacado, varejo e devoluções de livros e periódicos.

A captura óptica do código de barras, já provou ser um dos métodos mais rápidos e precisos disponíveis para a entrada de dados em um computador, podendo ser facilmente reproduzida e realizada utilizando um equipamento de relativo baixo custo.

Quando combinados com o comércio eletrônico efetivo dentro do setor editorial, os códigos de barras possuem uma ampla gama de usos potenciais, incluindo a seleção de pedidos, recebimento, consolidação do frete, despacho e controle de estoque dos produtos. Todas essas aplicações oferecem significativas oportunidades de melhoria da produtividade de uma ponta a outra dos canais de distribuição.

1.1. Escopo do Sistema GS1 no setor editorial

O Sistema GS1 é um sistema global que permite a identificação e comunicação de produtos, serviços, unidades logísticas, ativos e locais. Este Sistema é gerenciado pela GS1 Global, através de uma rede de organizações nacionais, que desenvolvem e mantêm um padrão global e multissetorial.

Os números de identificação podem ser representados por meio de símbolos de código de barras para possibilitar a leitura eletrônica (óptica) no ponto-de-venda, no recebimento, nos depósitos ou em qualquer outra etapa em que seja necessária a captura de dados nos processos de negócios.

Os códigos de barras, geralmente, são aplicados nos processos de produção / impressão podendo ser impressos juntamente com outras informações na embalagem, ou ainda aplicados por meio de uma etiqueta afixada no item.

Neste material você aprenderá como transformar os números de identificação licenciados pela GS1 Brasil, ISBN ou ISSN em código de barras e como aplicá-los em seus produtos / publicações.

1.2. ISBN (International Standard Book Number)

O ISBN- International Standard Book Number, é um sistema internacional que identifica numericamente livros segundo o título, autor, país e editora, individualizando-os, inclusive, por edição - é também utilizado para identificar softwares.

O Sistema ISBN baseia-se na ISO 2108, 'International Standard Book Numbering'. O objetivo dessa norma internacional é coordenar e normatizar o uso de números identificadores para que cada número ISBN seja exclusivo internacionalmente

Este sistema é administrado pela 'International ISBN Agency’ (http://www.isbn-international.org). No Brasil, o ISBN é administrado e concedido pela Fundação Biblioteca Nacional (http://www.bn.br/site/default.htm).

1.3. ISSN (International Standard Serial Number)

O ISSN - International Standard Serial Number é um sistema internacional que identifica numericamente publicações seriadas e editadas em fascículos numerados cronológica e/ou sequencialmente, sem data prevista de término, podendo ser impressa ou eletrônica.

No Brasil, as numerações ISSN são concedidas e administradas pelo Centro Brasileiro do ISSN - IBICT - Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (http://www.ibict.br), sendo este totalmente independente das Organizações Membro GS1.

2. Identificação de Livros e Periódicos

2.1 Introdução

Livros e publicações como revistas e jornais são geralmente comercializados em bancas, lojas especializadas, supermercados, entre outros, sendo o código de barras um requisito fundamental para identificação das publicações possibilitando a gestão eficiente e precisa do estoque e a automação dos processos logísticos, administrativos e comerciais.

As publicações vendidas ao varejo devem ser identificadas com um Número Global de Item Comercial (GTIN), representado em um símbolo de código de barras EAN-13.

2.2 Opções de Numeração

As empresas devem optar por identificar suas publicações utilizando um Número Global de Item Comercial (GTIN) ou converter uma numeração ISBN ou ISSN atribuída à publicação em código de barras.

2.2.1 Número Global de Item Comercial (GTIN)

Todas as publicações poderão receber um Número Global de Item Comercial (GTIN) licenciado pela GS1 Brasil à editora responsável pela publicação. A editora deverá identificar cada publicação com uma numeração exclusiva e representá-las em códigos de barras EAN-13.

Os GTINs são atribuídos pela GS1 para a editora responsável pela publicação e são compostos por um Prefixo GS1 de Identificação da Empresa – fornecido pela GS1, Referência do Item – criado pela editora e um Dígito Verificador – calculado em função da combinação das numerações anteriores. Recomenda-se que a atribuição da referência de item seja seqüencial e crescente, sem nenhuma classificação de dígitos.

Veja abaixo um exemplo de estrutura do GTIN-13:

Prefixo GS1 de Empresa Referência do Item Dígito Verificador

N1, N2, N3, N4, N5, N6, N7, N8, N9, N10 N11, N12 N13

N = número

2.2.2 ISBN representado em um GTIN-13

Os livros com um ISBN atribuído poderão ser identificados com código de barras por meio da conversão do ISBN para um GTIN-13, conforme mostrado a seguir. Esta numeração deverá ser posteriormente representada em formato de código de barras EAN-13. Neste caso o Prefixo GS1 "978" deverá ser utilizado no início da numeração.

Veja abaixo um exemplo da composição da estrutura GTIN-13 utilizando como base um ISBN:

Prefixo GS1 para uso com ISBN

Números ISBN (sem o dígito verificador do ISBN)

Dígito Verificador 1

9 7 8 N4, N5, N6, N7, N8, N9, N10, N11, N12 N13

N = número

O código ISBN de 10 dígitos é convertido para um GTIN-13 da seguinte maneira:

� O novo código (GTIN-13) deve iniciar com os números “978”

� Acrescentam-se os nove primeiros dígitos do ISBN, sem os hífens, e

� Calcula-se o dígito verificador (13º dígito)

o Exemplo: ISBN 0-123-45678-9 convertido para GTIN-13 "978 012345678 6"

NOTA:

1 Para o cálculo automático do dígito verificador faça download do software SGN/TPNQ disponível no Centro de Serviços da GS1 Brasil na internet através do site www.gs1brasil.org.br.

2.2.3 ISSN representado em um GTIN-13

As publicações seriadas com um ISSN atribuído poderão ser identificadas com código de barras por meio da conversão do ISSN para um GTIN-13, conforme mostraremos a seguir. Esta numeração deve ser posteriormente representada em formato de código de barras EAN-13. Neste caso o Prefixo GS1 "977" deverá ser utilizado no início da numeração.

Veja abaixo um exemplo da composição da estrutura GTIN-13 utilizando como base um ISBN:

Prefixo GS1 para uso com ISSN

Números ISSN (sem o dígito verificador do ISSN)

Variante 1 Dígito Verificador 2

9 7 7 N4, N5, N6, N7, N8, N9, N10, N11, N12 N13

NOTAS:

1 Os dígitos Variantes N11 e N12 poderão ser utilizados para expressar variações de uma publicação de mesmo título, mas alguma diferença comercial como preço diferente; ou identificar uma remessa especial de um jornal em determinada semana. Na maioria dos casos, ou seja, em situação regular, aplicam-se os dígitos “00” para preencher esses campos - forma mais frequente, já que as empresas optam pelo uso dos códigos adendos.

2 Para o cálculo automático do dígito verificador faça download do software SGN/TPNQ disponível no Centro de Serviços da GS1 Brasil na internet pelo site www.gs1brasil.org.br.

2.3 Codificação de Informações Complementares – Edições/Série

Após receber uma identificação, livros e publicações também podem identificar informações adicionais (numéricas) como o número da edição ou série. Para isto é necessária a utilização de código adendo / complementar de 2 ou 5 dígitos. É de responsabilidade da editora definir o conteúdo da codificação deste código que normalmente representa a edição e/ou número de série da publicação.

O código adendo deve ser aplicado juntamente com o símbolo do código de barras EAN-13 principal – aquele que faz a identificação da publicação. Ele nunca é capturado pelo scanner sozinho. Os dados de ambos os símbolos de código de barras serão sempre processados juntos.

Exemplos de códigos de barras com adendos de 5 e 2 dígitos:

Importante: No Brasil, o código Adendo geralmente indica a edição / número de série de uma publicação e não deve ser utilizado para indicar preço. Em alguns países ou regiões pode existir uma estrutura específica para este código. Consulte sempre a GS1 do país onde a publicação será comercializada para saber sobre regras específicas sobre a estrutura dessas informações complementares.

2.4 Utilização do GTIN pelos sistemas de automação

É importante que os sistemas/aplicativos de automação comercial e logística processem o GTIN por completo. Há vários motivos para isso:

1. A identificação do produto é um número exclusivo; qualquer divisão deste número em partes ou a redução do número, na verdade, o modificará gerando risco de duplicação.

2. O número completo geralmente é usado no processo de pedido e, como tal, precisa ser mantido inteiro.

3. Muitos livreiros também vendem outros produtos que não sejam livros (ex.: camisetas, alimentos tais como o chá, canecas, brinquedos de pelúcia, etc.). Os itens que não são livros também estão adequadamente identificados com um GTIN. O ponto-de-venda e os sistemas de estoque do livreiro precisam ser capazes de processar esses itens/produtos que não são livros.

4. Por fim, o banco de dados de produtos de todos os membros da cadeia de suprimentos (editoras, distribuidoras, gráficas, atacadistas e varejistas) deve ser construído para levar em conta um campo de 14 posições que acomode todos os números de identificação de produto do GTIN.

2.5 Informações Técnicas

Para garantir que o código impresso seja lido facilmente pelos leitores ópticos, é necessário atender a uma série de parâmetros técnicos e de qualidade definidos nos padrões internacionais do Sistema GS1 e ISO. Estes parâmetros são descritos no Manual do Usuário do Sistema GS1, disponível na biblioteca virtual do Centro de Serviços da GS1 Brasil. Visite: www.gs1brasil.org.br.

Os parâmetros de qualidade específicos para o setor editorial estão relacionados abaixo:

• Localização – o código de barras deve aparecer na quarta capa dos livros, no canto inferior direito. O código não deve estar a menos de 8 mm ou a mais de 102 mm das bordas. Caso seja usado um código complementar ou "adendo", este deve localizar-se à direita do código principal, que contém o GTIN e paralelo ao mesmo

• Magnitude (tamanho) - a magnitude dos códigos EAN/UPC varia entre 80% e 200%. O tamanho ideal é de 100% cujas medidas são: Largura 37,29mm x Altura 25,91mm.

• A magnitude do símbolo adendo deve ser igual à magnitude do símbolo principal (o de 13 dígitos).

Exemplo de Localização:

a) Quando o jornal for exposto a venda com toda a capa, o código de barras deverá ser impresso no canto inferior direito do verso, próximo às bordas, mantendo as especificações de distância.

b) Nas revistas, os códigos de barras devem estar na parte inferior esquerda da capa, respeitando as margens claras do símbolo.

3. Identificação de Agrupamentos - Itens Comerciais

3.1 Introdução

Quando livros e publicações são vendidos como um grupo, esse grupo deve ser considerado como um item comercial e, portanto, deve ser identificado como tal com um GTIN-13 e código de barras EAN-13. Caso os agrupamentos sejam usados apenas com fins de transporte e/ou armazenagem, mas não comercializados pelo varejo direto ao consumidor final, eles serão considerados "Unidades Logísticas" neste caso poderão ser identificados com outros códigos como o ITF-14 e GS1-128.

3.2 Agrupamentos uniformes

Quando uma editora cria um grupo padronizado e estável de livros idênticos (por exemplo, uma caixa com 24 livros) com fins comerciais, este deve ser identificado e codificado. As editoras podem identificar tais agrupamentos com um número GTIN-13 ou GTIN-14, baseados na estrutura de números, que identifica os livros contidos, ou ainda uma nova numeração.

Veja os exemplos abaixo:

Os indicadores de 1 a 8 são atribuídos pela editora que constrói o número de identificação. Eles podem proporcionar até 8 números GTIN-14 diferentes para identificar caixas, que contenham quantidades diferentes de livros com o mesmo título. O indicador é seguido pelo GTIN do livro sem seu dígito verificador que deve ser recalculado.

3.3 Agrupamentos mistos de livros e publicações

Um agrupamento misto de livros pode ser um agrupamento padrão e estável de uma série de livros e publicações diferentes identificados por distintos números GTIN-13. Este agrupamento misto, que sempre representa a mesma combinação e quantidade de livros e/ou publicações, deve ser identificado com um número GTIN-13.

Esse tipo de agrupamento exige o uso de um 'Prefixo GS1 de Empresa', porque não se trata de um 'Livro' com um determinado título, e sim de um 'Produto', correspondente a um kit contendo vários livros.

Veja abaixo um exemplo de estrutura do GTIN-13:

Prefixo GS1 de Empresa Referência do Item Dígito Verificador

N1, N2, N3, N4, N5, N6, N7, N8, N9, N10 N11, N12 N13

N = número

3.4. Agrupamentos de quantidade variável

Entende-se como agrupamentos variáveis caixas que contenham um conjunto fixo de livros/publicações nas quais as quantidades variam de caixa para caixa. Se esse agrupamento variável também for comercializado, ele deve ser identificado por um número GTIN-14 iniciado pelo indicador "9" (o indicador 9 denota itens comerciais de medida variável). Essas informações devem ser completadas pela quantidade de livros na caixa. Adicionalmente, o peso bruto da caixa pode ser acrescentado, caso seja necessário. Estes dados poderão ser representados pelo código de barras ITF-14 ou GS1-128, através dos AIs - Identificadores de Aplicação.

Veja abaixo um exemplo de estrutura do GTIN-14 para embalagens de quantidade variável:

4. Identificação de Unidades Logísticas

Unidades logísticas são itens de qualquer composição, estabelecidos para o transporte e/ou armazenagem, que precisam ser gerenciados pela cadeia de suprimento. O requisito para unidades logísticas é que estas sejam identificadas com um número de identificação, conhecido como Código de Série de Unidade Logística (Serial Shipping Container Code) - SSCC. A construção do SSCC garante que as unidades logísticas sejam identificadas com um número exclusivo em todo o mundo.

O SSCC é requisito obrigatório na Etiqueta Logística GS1. Ele é estruturado por um "dígito de extensão" + "o Prefixo GS1 de Empresa" + "numeração seqüencial da unidade logística" + "dígito verificador" totalizando 18 dígitos.

Veja abaixo um exemplo da estrutura do SSCC:

O SSCC pode ser usado por todas as partes que compõem a cadeia de suprimentos como número de referência para as informações de rastreabilidade. Ele deve ser codificado por meio do uso do código de barras GS1-128 por meio do uso de Identificadores de Aplicação – Ais que indicam o significado e o formato dos dados.

Além de representar o SSCC o código GS1-128 possui outros AIs que codificam informações adicionais sobre o produto, como: Quantidade, Peso Bruto, Informações Combinadas entre Parceiros dentre outros. São mais de 100 informações diferentes que podem ser representadas em um único código de barras ou em Etiquetas Logísticas GS1, como mostrado abaixo:

Para obter a lista completa de AIs e detalhamento técnico do código GS1-128, consulte o Encarte Técnico GS1-128 no Centro de Serviços da GS1 Brasil no www.gs1brasil.org.br.

Para mais informações, visite o Centro de Serviços da GS1 Brasil na internet: www.gs1brasil.org.br.

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