5
Nghiên cứu trao đổi 107 Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020 1. Đặt vấn đề Hoạt động sản xuất - kinh doanh của mỗi doanh nghiệp (DN) là sự tổng hợp của nhiều chu trình, như: chu trình bán hàng – thu tiền (chu trình doanh thu), chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự,… Trong đó, chu trình bán hàng – thu tiền là một trong những chu trình quan trọng nhất của DN. Việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng - thu tiền là một nội dung quan trọng được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Vì chu trình này tạo ra thu nhập, lợi nhuận cho công ty, quản lý tốt chu trình này đảm bảo công ty thu hồi các khoản doanh thu bán hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng, giảm thiểu những rủi ro làm thiệt hại từ đầu đến cuối chu trình bán hàng – thu tiền và nâng cao uy tín, sức cạnh tranh của công ty trên thị trường. Trải qua 33 năm hình thành và phát triển, Agifish đã gặt hái được nhiều thành công, sản phẩm cá basa, cá fillet đông lạnh của Công ty được thị trường ngoài nước tin dùng như Mỹ, Trung Quốc, Hàn Quốc, các nước Đông Nam Á,… Tuy nhiên, sức ép cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ cùng ngành cũng như thị trường tiêu thụ khó khăn hơn do kinh tế thế giới suy giảm đòi hỏi Công ty phải có những chính sách và biện pháp nhằm gia tăng lợi nhuận, giữ vững thương hiệu, ổn định trong sản xuất và chất lượng, để đạt hiệu quả tốt hơn nữa trong kinh doanh. Để đạt mục tiêu đó, đòi hỏi Công ty không chỉ dừng lại việc phát triển sản phẩm mới có chất lượng cao, tập trung phân phối vào các kênh siêu thị trên toàn quốc, mà còn phải cải tiến cơ chế điều hành, sắp xếp lại sản xuất hợp lý để kiểm soát tốt chi phí, giảm thiểu rủi ro thất thoát doanh thu, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh. Việc làm tốt công tác kế toán chu trình bán hàng – thu tiền (chu trình doanh thu) sẽ hỗ trợ DN thực hiện được mục tiêu đó. 2. Vài nét về chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình bán hàng - thu tiền (chu trình doanh thu) là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Với đặc điểm và chức năng trên, chu trình bán hàng - thu tiền sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng hoặc hệ thống bên ngoài như khách hàng (yêu cầu về hàng hóa dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho DN); chu trình chi phí, chu trình sản xuất (cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trình doanh thu); chu trình nhân sự (tuyển nhân lực, tính lương và thu nhập của người lao động); thanh toán qua ngân hàng (nếu có). Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu. Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi, tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng DN. Quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính sau: Hoàn thiện công tác kế toán chu trình bán hàng - thu tiền tại Agifish Trần Kim Tuyến* Việc ghi nhận doanh thu một cách chính xác và kịp thời, đóng vai trò quan trọng đối với các quyết sách kinh doanh của nhà quản lý cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết phân tích thực trạng chu trình kế toán bán hàng - thu tiền (chu trình doanh thu) tại CTCP Xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (Agifish) - một trong những doanh nghiệp đứng đầu về sản lượng và kim ngạch xuất khẩu cá tra, cá basa fillet đông lạnh của cả nước. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất các giải pháp hoàn thiện các vấn đề còn tồn tại trong chu trình này tại Công ty, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại doang nghiệp. Từ khóa: Chu trình bán hàng – thu tiền, Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang. Nhận: 29/2/2020 Biên tập: 10/3/2020 Duyệt đăng: 15/03/2020 * Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh Trường Đại học An Giang, Đại học Quốc gia TP.HCM

Hoàn thiện công tác kế toán chu trình bán hàng - thu tiền ...vaa.net.vn/wp-content/uploads/2020/06/Hoan-thien... · góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại

  • Upload
    others

  • View
    4

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Hoàn thiện công tác kế toán chu trình bán hàng - thu tiền ...vaa.net.vn/wp-content/uploads/2020/06/Hoan-thien... · góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại

Nghiên cứu trao đổi

107Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020

1. Đặt vấn đềHoạt động sản xuất - kinh doanh

của mỗi doanh nghiệp (DN) là sựtổng hợp của nhiều chu trình, như:chu trình bán hàng – thu tiền (chutrình doanh thu), chu trình chi phí,chu trình sản xuất, chu trình nhânsự,… Trong đó, chu trình bán hàng– thu tiền là một trong những chutrình quan trọng nhất của DN. Việckiểm soát tốt chu trình bán hàng -thu tiền là một nội dung quan trọngđược các nhà quản lý đặc biệt quantâm. Vì chu trình này tạo ra thunhập, lợi nhuận cho công ty, quản lýtốt chu trình này đảm bảo công tythu hồi các khoản doanh thu bánhàng, cung cấp cho khách hàngnhững sản phẩm chất lượng, giảmthiểu những rủi ro làm thiệt hại từđầu đến cuối chu trình bán hàng –thu tiền và nâng cao uy tín, sức cạnhtranh của công ty trên thị trường.

Trải qua 33 năm hình thành vàphát triển, Agifish đã gặt hái đượcnhiều thành công, sản phẩm cá basa,cá fillet đông lạnh của Công ty đượcthị trường ngoài nước tin dùng như

Mỹ, Trung Quốc, Hàn Quốc, cácnước Đông Nam Á,… Tuy nhiên,sức ép cạnh tranh gay gắt từ các đốithủ cùng ngành cũng như thị trườngtiêu thụ khó khăn hơn do kinh tế thếgiới suy giảm đòi hỏi Công ty phảicó những chính sách và biện phápnhằm gia tăng lợi nhuận, giữ vữngthương hiệu, ổn định trong sản xuấtvà chất lượng, để đạt hiệu quả tốthơn nữa trong kinh doanh. Để đạtmục tiêu đó, đòi hỏi Công ty khôngchỉ dừng lại việc phát triển sảnphẩm mới có chất lượng cao, tậptrung phân phối vào các kênh siêuthị trên toàn quốc, mà còn phải cảitiến cơ chế điều hành, sắp xếp lạisản xuất hợp lý để kiểm soát tốt chiphí, giảm thiểu rủi ro thất thoátdoanh thu, nhằm nâng cao hiệu quảhoạt động sản xuất - kinh doanh.Việc làm tốt công tác kế toán chutrình bán hàng – thu tiền (chu trìnhdoanh thu) sẽ hỗ trợ DN thực hiệnđược mục tiêu đó.

2. Vài nét về chu trình bánhàng – thu tiền

Chu trình bán hàng - thu tiền(chu trình doanh thu) là tập hợpcác hoạt động kinh doanh và hoạtđộng xử lý thông tin liên quan đếnquá trình bán hàng, cung cấp dịchvụ và nhận tiền thanh toán củakhách hàng.

Với đặc điểm và chức năng trên,chu trình bán hàng - thu tiền sẽ giaotiếp và quan hệ với các đối tượnghoặc hệ thống bên ngoài như kháchhàng (yêu cầu về hàng hóa dịch vụvà thực hiện thanh toán tiền choDN); chu trình chi phí, chu trình sảnxuất (cung cấp hàng hóa, dịch vụcho chu trình doanh thu); chu trìnhnhân sự (tuyển nhân lực, tính lươngvà thu nhập của người lao động);thanh toán qua ngân hàng (nếu có).

Nội dung của các hoạt động thựchiện trong chu trình doanh thu sẽđược chuyển và ghi nhận vào hệthống xử lý, lập báo cáo và cung cấpthông tin theo yêu cầu của các đốitượng sử dụng thông tin liên quanđến chu trình doanh thu. Trình tựthực hiện các hoạt động có thể thayđổi, tùy theo đặc điểm kinh doanhcủa từng DN. Quá trình bán hàng,cung cấp dịch vụ và thu tiền sẽ trảiqua bốn hoạt động chính sau:

Hoàn thiện công tác kế toán chu trình bán hàng - thu tiền tại Agifish

Trần Kim Tuyến*

Việc ghi nhận doanh thu một cách chính xác và kịp thời, đóng vai tròquan trọng đối với các quyết sách kinh doanh của nhà quản lý cũng nhưhiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết phân tích thực trạng chutrình kế toán bán hàng - thu tiền (chu trình doanh thu) tại CTCP Xuấtnhập khẩu thủy sản An Giang (Agifish) - một trong những doanh nghiệpđứng đầu về sản lượng và kim ngạch xuất khẩu cá tra, cá basa filletđông lạnh của cả nước. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất các giải pháphoàn thiện các vấn đề còn tồn tại trong chu trình này tại Công ty, nhằmgóp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại doang nghiệp.Từ khóa: Chu trình bán hàng – thu tiền, Công ty Cổ phần Xuất Nhậpkhẩu Thủy sản An Giang.

Nhận: 29/2/2020Biên tập: 10/3/2020 Duyệt đăng: 15/03/2020

* Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh

Trường Đại học An Giang, Đại học Quốc gia TP.HCM

Page 2: Hoàn thiện công tác kế toán chu trình bán hàng - thu tiền ...vaa.net.vn/wp-content/uploads/2020/06/Hoan-thien... · góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại

Nghiên cứu trao đổi

108 Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020

- Hoạt động nhận đặt hàng: Tiếpnhận các yêu cầu của khách hàng,xem xét khả năng và điều kiện đểđáp ứng yêu cầu của khách hàng vàthông tin cho khách hàng kết quả xửlý yêu cầu đặt hàng của khách hàng.

- Hoạt động xuất kho, cung cấphàng hóa, dịch vụ: Tiến hành xuấtkho, giao hàng hoặc thực hiện cáclao vụ, dịch vụ cung cấp cho kháchhàng. Đồng thời, xác nhận được nộidung thực hiện thực tế của quá trìnhcung cấp hàng hóa, dịch vụ.

- Hoạt động lập hóa đơn, theodõi công nợ: Hoạt động này sẽ tổchức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng,cung cấp dịch vụ đã được thực hiệnnhằm xác nhận, theo dõi, quản lývà đánh giá quá trình bán hàng,cung cấp hàng hóa, dịch vụ chokhách hàng.

- Hoạt động thu tiền: Xác nhậnnội dung nghĩa vụ thanh toán củakhách hàng, đảm bảo thu đầy đủ,chính xác, kịp thời những hoạt độngbán hàng, cung cấp dịch vụ.

3. Thực trạng kế toán chu trìnhbán hàng – thu tiền tại Agifish

3.1 Các hoạt động trong chutrình bán hàng – thu tiền

Cũng như các chu trình kế toánkhác, chu trình kế toán bán hàng –thu tiền bao gồm nhiều chức năng,nhiệm vụ; trong đó, mỗi chức năngnghiệp vụ là một hoạt động. Mỗihoạt động khi thực hiện sẽ tạo rathông tin mang nội dung, chứcnăng của hoạt động đó và chuyểnđến hoạt động khác có liên quan.Việc thu thập, lưu trữ và luânchuyển các dữ liệu, thông tin trongchu trình phải dựa trên cơ sở nộidung từng hoạt động, phương thứcxử lý của từng hoạt động, chứcnăng của các bộ phận trong DNtham gia thực hiện các hoạt độngtrong chu trình doanh thu. Chutrình gồm 4 chức năng chính và

mỗi chức năng được phân rã thànhnhững chức năng con ở mức chitiết hơn:

Hoạt động đặt hàng

Khách hàng khi có nhu cầu muahàng sẽ đến bộ phận kinh doanh củaCông ty gặp nhân viên bán hàng.Đối với các đơn hàng ở miền ngoài,ở nước ngoài, khách hàng sẽ gọiđiện, gửi email đặt hàng để lập đơnđặt hàng.

Nhân viên bán hàng sẽ nhận đơnđặt hàng ghi đầy đủ yêu cầu củakhách hàng về những thông tin nhưsố lượng, loại hàng, giá cả, địađiểm, ngày giao hàng,… nhập vàophần mềm và xét duyệt đơn đặthàng dựa trên bảng báo giá của BanGiám đốc đưa ra. Bảng báo giá lưuhành nội bộ và lưu theo ngày. Ngoàira, hoạt động bán hàng cho kháchhàng còn dựa vào khả năng trả nợcủa khách hàng.

Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽdựa vào đơn đặt hàng để lập hợpđồng mua bán gửi cho Giám đốc xétduyệt. Nếu hợp đồng chính xác,Giám đốc sẽ gửi lại hợp đồng chobộ phận kinh doanh và điều độngsản xuất dựa trên hợp đồng.

Trường hợp khách hàng nợ tiền,tùy theo điều khoản cụ thể tại hợpđồng mua bán, Công ty có thể quyếtđịnh không bán cho khách hànghoặc giảm số lượng cung cấp hàngcho khách hàng chưa thanh toán hếthợp đồng mua bán trước đó đã ký.

Hoạt động cung cấp hàng hóa,dịch vụ

Bộ phận kế hoạch và điều độngsản xuất (trực thuộc Phòng Kinhdoanh) chuyển lệnh điều động sảnxuất (lệnh xuất kho) cho phânxưởng sản xuất (bộ phận sản xuất),sau đó bộ phận sản xuất chuyểnlệnh xuất kho và nhận hợp đồng đãduyệt cho thủ kho (bộ phận kho).

Hoạt động xuất kho, giao hàngsử dụng nhiều chứng từ, tạo điềukiện thuận lợi để các bộ phận rà soátvà kiểm tra đối chiếu với nhau. Bộphận kho và giao hàng chịu tráchnhiệm chính trong quá trình này nênnếu xảy ra sai sót, mất mát thì haibộ phận này sẽ chịu trách nhiệm.

Hoạt động ghi nhận, theo dõiquá trình bán hàng

Bộ phận kế toán sau khi nhậnđược phiếu xuất kho đã xử lý vàbiên bản nhận hàng. Kế toán thanhtoán kiểm tra công nợ của kháchhàng sẽ tiến hành tính toán, nhậpliệu vào phần mềm dựa trên dữ liệucủa khách hàng và dữ liệu hàng tồnkho để tiến hành ghi nhận nghiệp vụbán hàng và lập hóa đơn GTGT.

Mỗi ngày, nhân viên bán hàngcủa bộ phận kinh doanh đối chiếuhợp đồng, phiếu xuất kho và phiếugiao hàng,… sẽ tổng hợp vào bảngkê bán hàng. Sau mỗi tháng, bộphận kế toán sẽ đối chiếu và kiểmtra với bộ phận kho có khớp vớinhau hay không.

Khi có khách hàng gọi điện đặthàng (khách hàng ở nước ngoài),Công ty sẽ lập hóa đơn thương mạicho những khách hàng này.

Hoạt động thu tiền

Kế toán thanh toán dựa vào bảngđối chiếu công nợ kiểm tra và lậpphiếu thu. Thủ quỹ sau khi nhậnphiếu thu và làm thủ tục thu tiềnxong sẽ cập nhật vào dữ liệu củakhách hàng và ghi sổ quỹ.

Kế toán ngân hàng nhận giấybáo có của ngân hàng, sau đó xemxét ghi giảm công nợ phải thu kháchhàng và tăng khoản mục tiền gửingân hàng của khách hàng đó.

Trong chu trình, tất cả các khâutừ khi phát sinh đến kết thúc có táchbiệt giữa các chức năng: xét duyệtnghiệp vụ, bảo quản tài sản và chức

Page 3: Hoàn thiện công tác kế toán chu trình bán hàng - thu tiền ...vaa.net.vn/wp-content/uploads/2020/06/Hoan-thien... · góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại

Nghiên cứu trao đổi

109Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020

năng kế toán. Chứng từ đượcluân chuyển nhanh chóng, kịpthời qua các bộ phận, cácphòng ban, đáp ứng kịp thờinhu cầu khách hàng. Điểnhình, hoạt động xuất kho đượcphân chia nhiệm vụ và tráchnhiệm rõ ràng cho từng bộphận: lập hóa đơn, xuất kho vàgiao hàng. Các bộ phận dotừng cá nhân phụ trách để họcó thể kiểm tra lẫn nhau.

Tuy nhiên, công ty còn tồntại một số vấn đề chưa giảiquyết. Hiện tại, việc theo dõicông nợ do kế toán vật tư, baobì phụ trách. Bộ phận kế toánvà phòng tổ chức hành chínhxem xét lại cơ cấu nhân sự đểtuyển dụng thêm kế toán viênphụ trách công việc của kếtoán công nợ. Điều này giúpgiảm bớt áp lực công việc chocác kế toán viên khác, nângcao hiệu quả chất lượng côngviệc chung của phòng kế toántài vụ.

3.2 Chứng từ sử dụngtrong chu trình

- Hóa đơn GTGT;- Bảng báo giá;- Phiếu thu;- Hợp đồng mua bán- Giấy báo có;- Các chứng từ khác có liên

quan: phiếu xuất kho, ủynhiệm chi, biên bản nhận hàng,phiếu giao hàng.

3.3 Tổ chức tài khoản sửdụng trong chu trình

TK 5111 - Doanh thu bánhàng

TK 5112 - Doanh thu báncác thành phẩm

TK511201 – Doanh thu bánthành phẩm đông lạnh xuấtkhẩu

TK511202 – Doanh thu bánthành phẩm đông lạnh nội địa

Lưu đồ 1: Quá trình luân chuyển chứng từ của các bộ phận tham giavào CTBHTT

Lưu đồ 2: Hoạt động thu tiền mặt và tiền chuyển khoản của khách hàng

Page 4: Hoàn thiện công tác kế toán chu trình bán hàng - thu tiền ...vaa.net.vn/wp-content/uploads/2020/06/Hoan-thien... · góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại

Nghiên cứu trao đổi

110 Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020

TK511203 – Doanh thu bánthành phẩm GTGT nội địa

TK511204 – Doanh thu bánthành phẩm GTGT xuất khẩu

TK511206 – Doanh thu bán mỡcá, bột cá

TK511212 – Doanh thu bán cánuôi

TK 5113 - Doanh thu cung cấpdịch vụ

TK511305 – Doanh thu cho thuêđất

TK511308 – Doanh thu dịch vụkiểm kháng sinh

TK511309 – Doanh thu cungcấp điện ATM F9

Bên cạnh đó, để xây dựng giácho từng mặt hàng phù hợp và theodõi chính xác giá vốn của từng mặthàng, công ty sử dụng và chi tiết TK632 như sau:

TK 6321 - Giá vốn hàng bán củahàng hóa

TK632108 – Giá vốn hàng báncủa hàng hóa khác

TK 6322 - Giá vốn hàng bán củathành phẩm

TK 632201 – Giá vốn hàng bánthành phẩm đông lạnh xuất khẩu

TK 632202 – Giá vốn hàng bánthành phẩm đông lạnh nội địa

TK 632203 – Giá vốn hàng báncủa thành phẩm GTGT nội địa

TK 632204 – Giá vốn hàng báncủa thành phẩm GTGT xuất khẩu

TK 632206 - Giá vốn hàng báncủa thành phẩm (bột cá, mỡ cá)

TK 632212 - Giá vốn hàng báncủa thành phẩm cá nuôi

TK 632219 - Giá vốn hàng báncủa thành phẩm (cá giống)

TK 6323 - Giá vốn cung cấpdịch vụ

TK 632305 - Giá vốn cung cấpdịch vụ - thuê đất

TK 632308 - Giá vốn cung cấpdịch vụ - dịch vụ kiểm nghiệm

TK632309 - Giá vốn cung cấpdịch vụ - điện ATM 9

TK Tiền mặt có các tài khoản chitiết như:

- Tại văn phòng Công ty: TK111101: Tiền mặt VNĐ, TK111201: Tiền mặt USD, TK 111301:Tiền mặt EU,…

-Tại chi nhánh TP.HCM: TK111102; Tiền mặt VNĐ, TK 111102:Tiền mặt USD; TK 111103: Tiềnmặt EU,…

TK Tiền gửi ngân hàng có tàikhoản chi tiết như:

- Tại ngân hàng Vietcombank:TK 112101 - Tiền gửi ngân hàngVNĐ, TK 112201- Tiền gửi ngânhàng USD.

- Tại ngân hàng PG Bank: TK112110 - Tiền gửi ngân hàng VNĐ,TK 112210 - Tiền gửi ngân hàngUSD,….

TK 131 để theo dõi nợ phải thukhách hàng, chi tiết như sau:

- TK 1311- Phải thu của kháchhàng nội địa

- TK 1312- Phải thu của kháchhàng xuất khẩu

3.4 Sổ kế toán trong chu trìnhGhi chép bằng tay: Hình thức

ghi chép bằng tay không phổ biến.Trong chu trình, kế toán thanh toánchịu trách nhiệm ghi chép nghiệpvụ kinh tế phát sinh vào nhật kýthu tiền, các sổ còn lại ghi chépbằng máy.

Ghi chép bằng máy: Kế toánviên nhập liệu vào phần mềm AGFtrên máy tính, phần mềm sẽ xử lý vàlưu trữ dữ liệu thành hệ thống thôngtin kế toán. Sau đó, phần mềm tínhtoán, tổng hợp lại thành các loại sổsách mà kế toán viên cần.

Phần mềm kế toán được thiết kếdễ sử dụng, giúp cho kế toán viên dễdàng tiếp cận và sử dụng, tiết kiệmthời gian hạch toán, ghi chép sổ sáchnhiều, giúp tạo kịp thời các sổ.

4. Một số đề xuất hoàn thiệnThứ nhất, với hoạt động đặt

hàngNhân viên bán hàng sau khi

nhận được đơn đặt hàng và được

phê duyệt chấp nhận đơn hàng cầntiến hành ghi chép, so sánh, đốichiếu đơn đặt hàng với những thôngtin trên hóa đơn GTGT, trên hợpđồng về mặt hàng, số lượng, giábán, số tiền,… để phát hiện nhữngsai sót hay bỏ sót thông tin đặt hàng,giúp cho quá trình lập hóa đơn, lậpchứng từ có liên quan hạn chế saisót, đảm bảo cung cấp hàng hóachính xác, kịp thời cho khách hàngvà tránh mất mát cho công ty.

Khi khách hàng đặt hàng quađiện thoại, email thì nhân viên bánhàng nên gọi điện hoặc gửi thư xácnhận qua email cho khách hàngthông báo việc bán hàng và thựchiện hợp đồng, đảm bảo ghi nhậnthông tin chính xác của kháchhàng. Khách hàng sẽ kiểm trathông tin đặt hàng, đối chiếu lại vàphản hồi lại cho công ty khi thôngtin có sai lệch.

Thứ hai, với hoạt động cungcấp hàng hóa, dịch vụ

Chứng từ hóa đơn GTGT đượcluân chuyển qua nhiều bộ phận nêndễ xảy ra tình trạng mất chứng từ.Công ty nên thiết kế chứng từ cóxác nhận đã nhận hàng và thanhtoán tiền mua hàng cho công ty.

Hiện tại, công ty phải bỏ ra sốtiền lớn để lưu kho, vận chuyểnhàng do đặc tính sản phẩm phảiđược bảo quản trong một nhiệt độnhất định và Công ty có nhiều xínghiệp nhưng không tập trung, nằmở những điạ bàn khác nhau, phátsinh chi phí vận chuyển là khôngthể tránh khỏi và phát sinh khá cao.Vì vậy, Công ty cần cân nhắc tínhtoán mức tiêu thụ, khả năng sảnxuất hợp lý để cắt giảm chi phí này.

Thứ ba, với hoạt động ghinhận, theo dõi quá trình bán hàng

Việc lập hóa đơn dễ phát sinhrủi ro, nhân viên có thể bỏ sótnghiệp vụ bán hàng không nhậpthông tin hoặc ghi sai thông tin trênhóa đơn, ghi chép chênh lệch sốlượng. Vì vậy, kế toán viên nênthường xuyên kiểm tra, đối chiếu

Page 5: Hoàn thiện công tác kế toán chu trình bán hàng - thu tiền ...vaa.net.vn/wp-content/uploads/2020/06/Hoan-thien... · góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại

Nghiên cứu trao đổi

111Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020

các số liệu giữa sổ chi tiết và sổtổng hợp, kiểm tra thông tin nàokhông sử dụng đến sẽ xóa bỏ bớt đểhệ thống xử lý nhanh hơn.

Mỗi tháng, kế toán công nợ nênphân tích khả năng trả nợ của kháchhàng để đưa ra chính sách bán hàngđúng đắn, nhằm hỗ trợ việc theo dõinợ phải thu. Nếu khách hàng nợ tiềnCông ty nhiều thì sẽ xem xét khảnăng cung cấp bán hàng cho kháchhàng này, tránh thất thoát tài sản vàcó biện pháp kịp thời thu hồi nợphải thu.

Công ty cần lập các báo cáoquản trị như thu thập thông tinkhách hàng về tình hình tiêu thụ,phản hồi ý kiến khách hàng với sảnphẩm và công tác chăm sóc kháchhàng, đặc biệt là về giá bán; về khảnăng thanh toán của khách hàngnhằm điều chỉnh giá một cách hợplý cho từng khách hàng.

Thứ tư, về hoạt động thu tiềnCông ty cần duy trì công việc

thực hiện kiểm kê tiền mặt hàngngày, nhằm hạn chế rủi ro thất thoátnguồn tiền. Mặt khác, Công ty cầnxây dựng mức tồn quỹ thích hợpcho tình hình hiện nay.

Kế toán thanh toán và kế toánngân hàng phải đối chiếu thông tinđược cập nhật vào phần mềm trongngày, nhằm giúp phát hiện sai sótkịp thời và chỉnh sửa; giúp hạchtoán chính xác tài khoản phải thukhách hàng và tài khoản tiền gửingân hàng.

Lưu ý khácChuyên viên máy tính của Công

ty cần được bồi dưỡng nâng caokiến thức từ các khóa học đào tạochuyên ngành, thực hiện công tácbảo trì, kịp thời khắc phục sự cố xảyra liên quan đến hệ thống máy tính.Việc xây dựng và bảo trì phần mềmcần được quan tâm hơn nữa và hệthống sao lưu dữ liệu được áp dụngnhằm hạn chế việc mất mát dữ liệusau khi xảy ra sự cố.

Mỗi kế toán viên phải đảm bảonguồn dữ liệu đầu vào cập nhật

chính xác và không bỏ sót nghiệpvụ, thông tin nào. Ngoài ra, Công tycần thiết kế thêm thủ tục kiểm soátdấu âm đối với đơn giá. Có như vậy,ít xảy ra rủi ro, chứng từ được ghinhận đầy đủ và tạo nguồn dữ liệuđáng tin cậy.

Nguồn thông tin đầu ra là cơ sởđể xác định kết quả hoạt động kinhdoanh nên rất được quan tâm. Dođó, cần ban hành qui định cụ thể tạicông ty giúp cho việc bảo mật hệthống thông tin hiệu quả, tăngcường biện pháp đảm bảo an toànthông tin được chuyển đi qua hệthống mạng máy tính.

Công ty cần duy trì quy địnhkhách hàng xuất khẩu là phải thanhtoán tiền mua hàng trong vòng 2tuần khi khách hàng nhận hàng. Sau2 tuần bên mua vẫn chưa thanh toántiền hàng thì theo cam kết trong hợpđồng, Công ty sẽ tính lãi0,03%/ngày/giá trị mỗi đơn hàngbắt đầu tính lãi kể từ ngày đầu tuầnthứ 3 sau khi khách hàng nhận hàng.Với khách hàng nội địa, tùy vào hợpđồng mua bán quy định cụ thể mứclãi suất khi khách hàng thanh toántrễ hạn sẽ chịu phạt với quy định là(số tiền trên hợp đồng*lãi suất quiđịnh/ngày trong hợp đồng). Việcnày giúp cho Công ty thu hồi vốnkinh doanh kịp thời, giúp tạo lòngtin cho khách hàng, cung cấp cho họsản phẩm tốt và giá ưu đãi.

Tại Công ty có xây dựng show-room trưng bày và bán các thựcphẩm đã chế biến, Công ty cần đẩymạnh quảng bá showroom đếnkhách hàng, thay vì khách hàng phảiđến siêu thị hay các trung tâmthương mại lựa chọn giữa nhiều sảnphẩm từ các thương hiệu khác nhau.Công ty cần mở rộng showroom ởthị trường ngoài tỉnh.

Vừa qua, sản phẩm da cá basachiên giòn được bày bán và giớithiệu đến người tiêu dùng có bao bì,mẫu mã tiện lợi, dễ bảo quản, trởthành món ăn vặt ưa thích, nên đốivới sản phẩm này, Công ty cần

nghiên cứu thêm về khẩu vị của giớitrẻ để có thêm thị phần mới trongsản xuất. Đẩy mạnh nghiên cứu, tậndụng những phụ phẩm từ cá basa đểcó thêm nguồn thu nhập như Côngty Cổ phần Vĩnh Hoàn xây nhà máysản xuất Collagen và Gelatin từ dacá Tra, Công ty Cổ phần Đầu tư vàPhát triển đa quốc gia IDI sản xuấtdầu cá cao cấp và đem về nguồn lợilớn cho Công ty.

5. Kết luậnCũng như tất cả các chu trình

nghiệp vụ khác, việc quản lý tốt chutrình bán hàng thu tiền là hết sứccần thiết. Mục tiêu của quản lý chutrình này là đảm bảo tất cả cácnghiệp vụ liên quan đều được theodõi một cách đầy đủ và chính xác.Có nhiều rủi ro khác nhau có thểxảy ra trong chu trình, vấn đề là nhàlãnh đạo DN phải lường trước vànhận diện được các loại rủi ro đó vàcó biện pháp quản lý hiệu quả.

Qua quá trình nghiên cứu thực tếtại Agifish, tác giả đưa ra một sốgiải pháp phù hợp với quy mô, đặcđiểm tình hình sản xuất - kinhdoanh tại Công ty, giúp hoàn thiệnhơn công tác kế toán, chứng từ sổsách kế toán trong chu trình bánhàng thu tiền. Với các giải pháp trênkhông chỉ góp phần quản lý có hiệuquả nguồn tiền, tài sản, hàng hóacủa Công ty, mà còn hạn chế rủi ro,sai sót ảnh hưởng đến hoạt động bánhàng của Công ty.

Tài lệu tham khảo1. Tập thể các tác giả bộ môn Hệ thống

thông tin Kế toán, 2015, Giáo trình Hệ thốngthông tin kế toán tập 2, trường Đại học Kinhtế TP.HCM, NXB Kinh tế TP.HCM.

2. Thông Tư 200/2014/TT – BTC, ngày22/12/2014, về việc ban hành chế độ kế toánDN.

3. Tài liệu kế toán Công ty Cổ phần XuấtNhập khẩu Thủy sản An Giang.

4. Truy cập từ web: http://agifish.com.vn/5. Truy cập từ web: https://finance.viet-

stock.vn/AGF/ho-so-doanh-nghiep.htm6. Truy cập từ web: https://hvnclc.vn

/danh-sach-chinh-thuc-604-doanh-nghiep-hang-viet-nam-chat-luong-cao-2020/