HR515 Treinamento e Eventos AETHRA

7/18/2019 HR515 Treinamento e Eventos AETHRA

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Administração de Treinamento e EventosAETHRA e AKC



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Tópicos a serem abordados

Hierarq uia d e Even tos _______________________________________________________ 3

Estr utu ra do Menu d e Evento s ________________________________________________ 4

Proc ess os em Admi nis tração de Treinamen to e Event os __________________________ 5

Planejam ento d e Evento s ____________________________________________________ 6

Cicl o de Even tos em Menu s Dinâmi co s_________________________________________ 7

Operações Diárias : Menu D inâmic o ____________________________________________ 8

Ins cr ição de Partic ipan tes ____________________________________________________ 9

Corr esp on dênc ias _________________________________________________________ 10

Proc ess ar Even tos Post eriormen te ___________________________________________ 11

Integ ração ________________________________________________________________ 12

Relatórios ________________________________________________________________ 13

http://c/Users/Trabalho/Desktop/Projeto%20INDI/HR515_Treinamento%20e%20Eventos.docx%23Relat%C3%B3rios

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Hierarquia de Eventos

Os eventos/cursos oferecidos são organizados em uma estrutura hierárquica (ahierarquia de eventos) que compreende grupos e tipos de evento.Um grupo de evento (objeto L) é um agrupamento uniforme de tipos de eventocom características semelhantes.Também é possível combinar diversos grupos de evento em um único grupo deevento (em outras palavras, os próprios grupos de evento podem ser estruturadoshierarquicamente).Um tipo de evento (objeto D) é uma descrição generalizada de um evento. Não é

possível definir datas específicas para um tipo de evento. Os tipos de evento sãoatribuídos aos grupos de evento.Um evento (objeto E) é uma ocorrência específica de um tipo de evento em umadata específica. Um evento herda todas as características do tipo de evento emquestão. As inscrições de participação destinam-se a eventos específicos.



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Estrutura do Menu de Eventos

Os dados criados na hierarquia de eventos são apresentados de forma claramenteestruturada nos menus dinâmicos. Por exemplo, a exibição do grupo de eventoinclui os grupos de evento, os tipos de evento, os eventos e os participantessubjacentes. No próprio nível de evento, o ícone de semáforo fornece informaçõessobre a disponibilidade de lugares. Ao definir filtros e critérios de seleção, é possívelregular as informações exibidas de forma mais detalhada. Por exemplo, é possíveldefinir o idioma de um determinado evento, apenas eventos planejados ou apenaseventos cancelados.Pré-requisito: Existência de uma estrutura com grupos e tipos de evento. Ao clicar com o botão direito do mouse em qualquer objeto na estrutura do menudinâmico, é possível acessar todas as funções possíveis para o respectivo objeto(vide o exemplo para Tipo de Evento).



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Processos em Administração de Treinamento e Eventos

A fase de preparação do evento é pré-requisito para todas as atividadessubseqüentes executadas na Administração de Treinamento e Eventos.Nessa fase, são criados dados como horários, locais, recursos e, obviamente,grupos e tipos de evento que compõem a estrutura básica do catálogo de eventos.Crie o catálogo de eventos: programe as datas definitivas dos eventos, crie eventoscom ou sem recursos e planeje eventos com base na demanda existente.Uma vez criado o catálogo de eventos, é possível executar atividades diárias paraos eventos. Você pode efetuar inscrições para participantes internos e externos,reservar participação, substituir, transferir e cancelar participação. Acorrespondência respectiva está disponível para cada atividade. As tarefas repetitivas referem-se às atividades periódicas, como confirmação,bloqueio e desbloqueio de eventos, cancelamento e processamento posterior.Existe uma ampla gama de relatórios disponíveis para as diversas áreas de Administração de Treinamento e Eventos.

Processos em Administração de treinamento eeventos

Preparação do evento:

Criar grupos de evento

Criar ambiente de evento

Criar tipos de evento

Catálogo de eventos:

Planejar datas de eventos

Reservar recursos

Criar datas de eventos

Planejar datas com basena demanda

Atividades diárias:

Participação inscrever

reservar

substituir

transferir

cancelar Correspondência

Tarefas repetitivas:

Eventos

confirmar/cancelar

bloquear/desbloquear

processar posteriormente

Executar avaliações de pessoal

Executar faturamento e alocação

interna de custos



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Planejamento de Evento

Os eventos são planejados no menu dinâmico Planejamento. Utilize a função Criar planejamento e logo após a função Planejar para criar simultaneamente diversasdatas do evento com base na demanda existente. É possível considerar váriascondições relacionadas com tempo e a disponibilidade de recursos.O processo de planejamento compreende duas etapas: definição e determinação dademanda de evento. A demanda pode ser calculada automaticamente com base em reservas recebidasaté então para o tipo do evento, em inscrições efetuadas no ano anterior ou em

números da demanda do planejamento do ano anterior.Para determinar diversas propostas de datas para o evento que você desejaplanejar, o sistema considera o calendário e as especificações dos recursos.



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Ciclo de Eventos em Menus Dinâmicos

Esta representação esquemática mostra o menu dinâmico que deve ser selecionadopara executar as diversas funções e operações em Administração de Treinamento eEventos. A interface com facilidade de uso e intuitiva dos menus dinâmicos, agregada àssuas funções abrangentes, assegura a síntese mais atualizada possível dos dadosplanejados e fornece um ambiente claramente estruturado que agiliza e tornaeficiente a atualização de dados.

Ciclo de eventos em menus dinâmicos

Alocação de custos

e faturamento:

menu Eventos (PSV2)

Preparação do evento:

menu Dados mestre

(S_AHR_61011887)

Operações de inscrição:

menu Participação (PSV1)

Processamento posterior:

menu Eventos (PSV2)

Criar catálogo de eventos:

menu Eventos (PSV2) e

menu Planificação (PSVP)

Confirmar eventos:

menu Eventos (PSV2)

Sistema de relatórios:

Menu Informação(PSV3)

Reservar recursos:

menu Recursos (PSVR)



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Operações Diárias: Menu Dinâmico

No menu dinâmico de participação é possível utilizar todas as funções paraoperações diárias de reserva de participação.No menu dinâmico de participação, é possível:- Inscrever participantes- Reservar participações- Substituir participantes- Remarcar participações- Cancelar participações

- Reservar listas de presenças As funções do menu de participação podem ser utilizadas nos três seguintes níveis:- No nível de tipo de evento, é possível utilizar a função Reservar - No nível de evento, é possível utilizar a função Inscrever - No nível do participante, é possível utilizar as funções Remarcar, Cancelar eSubstituir . Também é possível fazer inscrição nesse nível.



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Inscrição de Participantes

Para registrar participantes em um evento, é necessário inscrevê-los para o evento.É possível inscrever participantes individuais para os seguintes tipos departicipação: pessoa, usuário, pessoa externa, candidato e pessoa de contato(reservas únicas) ou inscrever participantes em grupos para os seguintes tipos:sociedade, unidade organizacional, cliente ou interessado (reservas para grupos).Você pode inscrever os diferentes tipos de participante com prioridades diferentesatravés da prioridade da inscrição. Utilize a prioridade da inscrição para indicar se ainscrição é essencial, normal ou na lista de espera. Atingido o número ideal de

participantes (capacidade), só é possível fazer inscrições essenciais. Atingido onúmero máximo de participantes, só é possível fazer inscrições na lista de espera. Ao fazer uma inscrição, o sistema realiza uma verificação para se certificar de queum participante não seja um instrutor em outro curso simultâneo e,conseqüentemente, não possa participar do curso. Também é realizada umaverificação para se certificar de que a presença em um curso não se sobreponha àoutra.

Inscrever participações

19991 3 4

5 6 7 8 10 1112 13 14 15 17 1819 20 21 22 24 2526 27 28 29

29162330 31

Tipos de participante

Inscrições

Verificações

Pessoa

Usuário

Pessoa externa

Candidato

Pes. de contato

Sociedade

Unid.organizacional

Cliente

Interessado

Considerar capacidade

Priorizar

Disponibilidade (o instrutor já foi reservadopara outro evento?)

Conflitos de tempo (presenças/ausências)

Pré-requisitos (tipos de evento, qualificações)



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Correspondências

A função Correspondência permite produzir notificações para os participantes doseventos. É possível utilizar meios de saída como impressora, fax, tela ou correioeletrônico. É possível acionar a Correspondência automaticamente quandodeterminadas funções (por exemplo, Inscrever participante ou Cancelarparticipação) são executadas. No Customizing, são definidas as opções de saídaque devem ser utilizadas. Também é possível acionar a correspondênciamanualmente a partir do menu. Você pode acionar correspondência relacionadacom a presença no menu Participação (e, obviamente, no menu principal Administração de Treinamento e Eventos). O histórico da correspondência é criado

para todas as correspondências (e saídas) relacionadas com as atividades de Administração de Treinamento e Eventos da SAP que exijam notificação. Essehistórico pode ser utilizado para verificar qual correspondência foi enviada para qualdestinatário e para quais operações. O histórico também registra quem acionou asaída da correspondência e quando.



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Processar Eventos Posteriormente

É possível processar eventos posteriormente depois de iniciar um evento.

Pré-requisitos:- O status do evento deve ser "confirmado"- O evento não pode ser cancelado- O evento não pode possuir um código de registro histórico.

As operações de processamento posterior incluem:- Transferir os conhecimentos adquiridos em um evento como qualificações para osparticipantes;- Eliminar todas as inscrições de participantes;- Criar uma relação entre o tipo de evento e o participante;- Registrar no histórico do evento;- Imprimir confirmações de participação.

Nota suplementar: quais operações serão executadas dependem das opçõesdefinidas no Customizing para o infotipo Procedimento (1030). Esse infotipo podeser atualizado de acordo com o tipo de evento.

Cuidado: uma vez executado, não é possível desfazer o registro histórico doevento. Em outras palavras, não é possível modificar eventos com registroshistóricos!



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Integração

A integração com outros componentes de aplicação permite a troca direta e eficientede dados que ainda podem ser processados em Administração de Treinamento eEventos:- Administração da organização: as unidades podem ser inscritas comoparticipantes e organizar eventos;- Administração de pessoal: é possível inscrever pessoas do registro mestre de HRcomo participantes ou instrutores;- Gerenciamento de tempos: é possível executar verificações de compatibilidade e

disponibilidade para participantes internos e instrutores;



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Relatórios

O menu dinâmico Informação permite fazer relatórios de participações, recursos eeventos diretamente de qualquer nível da estrutura. A vantagem do menu dinâmico Informação é que não é necessário entrar os dadosde seleção para o relatório manualmente. Os dados relevantes são obtidosdiretamente da estrutura.Por exemplo, para saber o status das reservas de recurso para um determinadoevento, basta posicionar o cursor sobre a data do evento relevante e executar o

relatório Lista de recurso por evento. Você pode gerar um prospecto de evento comtodos os eventos oferecidos ou um prospecto para grupos ou tipos de eventoespecíficos. Esse prospecto de evento pode ser exportado para o Microsoft Word.

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