Implantacao de Escritorios de Projetos Em Organizacoes Publicas

Implantao de Escritrios de Projetos Em organizaes pblicas

Programao

Escritrio de

Projetos

Projetos na instituio

Sucesso, maturidade

& excelncia

Histrico Tipos & Funes

Implantao

Para exercer controle:

Monitorar - acompanhar o desenvolvimento, a implantao em busca de possveis desvios no padro;

Analisar - significa investigar o contexto dos dados

coletados, entender seus efeitos e suas causas;

Avaliar - necessita das duas atividades anteriores para ser efetiva. Somente aps a coleta dos dados e

do seu exame que pode ser apreciado e atribudo um

conceito.

... fiscalizao exercida sobre a atividade de pessoas, rgos ou departamento, ou sobre produtos, etc., para que tais atividades ou produtos no desviem das normas preestabelecidas. (Dicionrio Aurlio)

1. Projetos num contexto corporativo

Conceito de controle


Gesto do processo de mudana

4

Segundo Henry Mintzberg

a flexibilidade fundamental para a

estratgia, uma vez que ela no um

fim em si mesma e que mudanas no

contexto organizacional podem

provocar alteraes nas mais slidas

das estratgias.


5


Funo do controle

6


Projeto como um instrumento de controle

7

E X

P E

C T

A T

I V

A S DOS C L

I E N

T E

S

E X

P E

C T

A T

I V

A S DOS C L

I E N

T E

S


Conceitos de projeto

8

... projeto deve ser definido como uma atividade multifuncional , pois o papel do gerente tem-se tornado

mais o de integrador do que o de um especialista. Assim, a gesto de projetos pode ser definida como o planejamento,

a programao e o controle de uma srie de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos como xito,

para benefcio dos participantes dos projeto. (Kerzner, 2006)


Estrutura organizacional e os projetos

9

EXECUO

NVEL

OPERACIONAL

NVEL

INTERMEDIRIO

NVEL

INSTITUCIONAL

PRESIDENTE /

DIRETORES

GERENTES

SUPERVISORES

FUNCIONRIOS

FINANAS PRODUO RH

DEPARTAMENTALIZAO

VER

TIC

ALIZ

A

O


Escritrio de Projetos como catalisador de cultura

10

Como contribuir para implantao de cultura de projetos na organizao?

2. Sucesso, maturidade & excelncia

Definio de sucesso em projetos

Para empreendermos uma jornada fundamental a clareza sobre o destino. Em gesto de projetos tambm

importante a compreenso do objetivo e a definio, com exatido, do sucesso na iniciativa.

Como voc definiria SUCESSO de um projeto?

11

Definio de sucesso em projetos

Primeiras definies do termo sucesso

Definies modernas de sucesso

Produto entregue de

forma adequada

Concluso no prazo, no custo e com a

qualidade definida pelo cliente

Fatores primrios: Produtos: no tempo,

na qualidade e no custo

Fatores secundrios: Incluso /

Expectativas dos clientes

12


Conceito de maturidade em gesto de projetos

Maturidade o desenvolvimento de sistemas e processos que so por natureza repetitivos e garantem uma alta probabilidade de que cada um deles seja um sucesso.

Entretanto, processos e sistemas repetitivos no so, por si s, garantia de sucesso. Apenas aumentam a sua

probabilidade. (Kerzner, 2006)

13


Fases do ciclo de vida para maturidade em GP

14

EMBRIONRIA

ACEITAO PELA

GERNCIA EXECUTIVA

ACEITAO PELOS

GERENTES DA REA

CRESCIMENTO

MATURIDADE Fases do ciclo de vida para

maturidade em GP

Reconhecer: necessidade; benefcios.

Apoio formal dos executivos; Mudar a maneira de gesto.

Apoio formal dos gerentes da rea; comprometimento dos gerentes de rea.

Metodologia de gesto de projetos;

Comprometimento com o planejado; Software de GP .

Sistema de controle de custo e

programao; integrar o controle

de custos e da programao.


Fases do ciclo de vida para maturidade em GP

Se no documentar as lies aprendidas, a organizao pode rapidamente regredir a maturidade para imaturidade

em gesto de projetos. O conhecimento perdido, e os erros do passado se repetem.

(Kerzner, 2006)

15


Modelos de maturidade em gesto de projetos

16

Kerzners PMMM - Project Management Maturity Model

CMMI - Capabilit Maturity Model Integration

Modelo OPM3 - Organizational Project Management Maturity Model

Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos


Excelncia em gesto de projetos

A excelncia em projetos requer um fluxo

contnuo de projetos gerenciados com

sucesso.

17

As decises tomadas em cada projeto considerem os interesses do projeto

e da instituio como um todo.

A concluso prematura de um projeto, sob as circunstncias adequadas, pode ser vista como bem sucedida...

(Kerzner, 2006)


18

3. Histrico dos escritrios de projetos

1950 - 1990

1990 - 2000

2000 - atualidade

Escritrio de projetos: 1950 - 1990

19

Equipe de projetos destinada a trabalhar com um projeto especfico, geralmente de grande porte;

A proposta era aproximar a organizao do cliente dedicando um estrutura especialmente para ele;

As despesas operacionais do escritrio de projetos no eram consideradas como extrema importncia;

As nicas pessoas treinadas e que realmente compreendiam a gesto de projetos eram os membros do escritrio;

Na dcada de 80 mais pessoas foram capacitadas em GP e os custos do EP passaram a ser considerados.


Escritrio de projetos: 1990 - 2000

20

As prticas de gesto de projetos passaram a ser utilizadas em outras reas de conhecimento;

A gesto de projetos passa a ser integrada e compatvel com os sistemas de gratificao;

Reconhecimento da GP como profisso pela organizao fortalecimento do PMP;

O escritrio de projetos passa a ser conhecido como centro de excelncia (COE center of excellence) em gesto de projetos fornecimento de informaes.


Escritrio de projetos: 2000 momento atual

21

Atualmente o escritrio de projetos tem a responsabilidade de manter toda a propriedade intelectual relativa a gesto de projetos e de ativamente sustentar o planejamento estratgico da corporao;

O escritrio de projetos est a servio da organizao no mais a um projeto ou cliente especficos;

Grande valorizao da GP e do EP pela alta administrao;

Integrao e suporte a sistemas de comunicao (sistemas GP; intranet; portais; banco de dados; etc.).


Escritrio de projetos: 2000 momento atual

22

Benefcios do EP durante os ltimos dez anos: Padronizao de operaes; Decises baseadas na corporao como um todo; Melhor capacidade de planejamento (alocao de

recursos); Acesso mais rpido a informao de maior qualidade; Menos necessidades de reestruturao; Priorizao mais realista do trabalho.


Tipos de um escritrio de projetos - PMI

23

4. Tipos & funes de um EP

Nvel 1 Escritrio de controle

de projetos Estao

meteorolgica

Nvel 2 Escritrio de suporte

a projetos Torre de controle

Nvel 3 Escritrio estratgico

de projetos Pool de Pilotos

Tipos de um escritrio de projetos - PMI

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ALTA ADM

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

SETOR

SETOR

SETOR

SETOR COMIT GESTOR

GESTOR DO PROJETO

SUBPROJETO SUBPROJETO

EP NVEL 1

EP NVEL 2

EP NVEL 3

PROJETO


Funes de um escritrio de projetos - PMI

25

Nvel 1 Escritrio de controle de projetos

Monitoramento de atributos fundamentais para os projetos: progresso fsico, custo, tempo e riscos;

Elaborao de relatrios gerenciais; Gerenciamento de uma base de informaes

histrica sobre os projetos; Monitoramento dos produtos gerados pelos

projetos.



26

Nvel 2 Escritrio de suporte a projetos

Contempla as funes do escritrio de controle; Realiza auditorias nos processos de gerenciamento de projetos; Realiza treinamentos em gerenciamento de projetos; Tem foco nas unidades e alinha os projetos as prioridades do setor; Gerenciamento de recursos entre os projetos; Desenvolve e padroniza ferramentas de gerenciamento; Controla e armazena lies aprendidas e outras informaes

geradas pelos projetos; Assessora os gerentes de projetos nas atividades de gesto (mentor

dos projetos); Referncia metodolgica e conhecimentos sobre gerenciamento de

projetos.



27

Nvel 3 Escritrio de estratgico de projetos



28

Nvel 3 Escritrio de estratgico de projetos

Contempla as funes do escritrio de suporte; Nvel corporativo; Alinhamento dos projetos a estratgia da organizao; Identificao, priorizao e seleo dos projetos; Implantao e manuteno de um sistema de informaes sobre

gerenciamento de projetos; Gerenciamento de recursos (nvel corporativo); Educao continuada dos gerentes de projetos; Centro de gesto de conhecimento de projetos na organizao; Desenvolvimento profissional e dos planos de carreira dos

profissionais de gerenciamento de projetos da organizao.


Tipos de um escritrio de projetos - Kerzner

29

Situa-se em uma rea ou unidade da organizao, seu foco principal gerenciar um conjunto crtico de recursos.

Objetiva um melhor gerenciamento e comunicao com clientes. Na prtica funciona como um organizao dentro da organizao.

Atende toda a organizao e concentra-se em questes estratgicas e corporativas e no em assuntos funcionais.


Estrutura bsica de um escritrio de projetos

30

GERENTE DO ESCRITRIO DE PROJETOS

GERENTE DE PROJETOS [execuo]

CONSULTOR DE PROJETOS

[assessoria] ESPECILISTA NA METODOLOGIA

[mentor]


Premissas bsicas

31

5. Implantao de um EP

POR ONDE COMEAR?

Premissas bsicas

32

Clareza sobre a necessidade do escritrio de projetos: por que precisamos de um EP?;

O escritrio de projetos no garantia de sucesso nos projetos;

A implantao dever ser participativa incorporando, de fato, a viso das partes interessadas;

As partes interessadas devem estar niveladas conceitualmente;

A comunicao vital para o sucesso da nova unidade; Apoio da chefia e da alta administrao: o conceito deve

estar claro; A implantao do escritrio de projetos um projeto.


Projeto de implantao do escritrio de projetos

33

Ciclo de vida do projeto


Projeto de implantao do escritrio de projetos

34


35

1. DIAGNSTICO SOBRE A GESTO DE PROJETOS

AM AP BA CE GO MA MG MS MT PA PE PR RO RS SC SEMDIAGERAL

Srie2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Srie1 1,52 1,82 1,14 1,62 1,19 1,59 1,31 2,04 2,21 1,54 2,09 1,35 1,26 1,63 1,35 2,11 1,57

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

NVEL DE MATURIDADE EM GESTO DE PROJETOS


36

1. DIAGNSTICO SOBRE A GESTO DE PROJETOS

Baixa maturidade em gesto de projetos.

Inexistncia de metodologia padronizada.

No existe acmulo de experincias

compartilhadas sobre projetos.

Desnivelamento entre os servidores da

organizao.

Desconhecimento da metodologias e

ferramentas sobre gesto de projetos.

Projetos geridos de forma amadora e

desarticulada.

Baixa capacidade de realizao dos projetos.

Resistncia a mudana.Viso enviesada do

controle.

Baixo interesse dos servidores em trabalhar

com projetos.

Deficincias no planejamento.

Fragilidade dos processos formais de avaliao de projetos.

Falta de comunicao entre as reas.

Fragmentao da informao entre as

diversas reas.

Viso setorial dos servidores e gestores da

instituio.

Dificuldade de implantao novos modelos de gesto.

Isolamento entre as unidades da instituio.

Descrdito da gesto de projetos entre servidores e

lideranas.

Inexistncia de cultura de desenvolvimento de

projetos.

Desmotivao dos sevidores.

Valorizao do esforo e detrimento dos resultados ou planejamento.

Viso imediatista (curto prazo).

Desconhecimento das iniciativas e dos

projetos das unidades.

Dificuldade do pessoal vencer barreiras

externas ao seu setor.

Fragilidade nos canais de comunicao

internos.

Baixo interesse dos servidores em trabalhar

com projetos.

Inexistncia de cultura de desenvolvimento de

projetos.

Valorizao do esforo e detrimento dos resultados ou planejamento.


37

2. METODOLOGIA DE GESTO DE PROJETOS


38

3. ARQUITETURA DO ESCRITRIO DE PROJETOS

GES

TO

EST

RA

TG

ICA

ASS

ESSO

RIA

AP

REN

DIZ

AD

O

INFO

RM

A

O

PARTES INTERESSADAS

RELATRIO DE MONITORAMENTO DOS INDICADORES

RECURSOS HUMANOS /MATERIAIS / FINANCEIROS

Assessorar a elaborao

dos projetos de captao de recursos

Estimular a participao colaborativa nos projetos

Prover informaes estratgicas e gerenciais

para os gestores

Compartilhar os

aprendizados da rede de

gesto

Promover aes de

capacitao em gesto de

projeto

Assessorar o processo de captao de

recursos

Assessorar a utilizao do

GEPnet

Assessorar as equipes de

projetos em atividades de

gesto

Agilizar os processos de

aquisies

Prospectar linhas de

financiamento

Desenvolver e manter

atualizada a metodologia de

gesto de projetos

Gerenciar repositrio de informaes relativas aos

projetos

Manter um sistema para discusso e

proposio de idias

Gerir os recursos do EP I DTEC

Monitorar os indicadores do

EP I DTEC

MGP-DITECATUALIZADA

FONTESFINANCIAMENTO

MGP-DITECATUALIZADA

REPOSITRIOATUALIZADO



AMBIENTE VIRTUAL

RECURSOS HUMANOS /MATERIAIS / FINANCEIROS

ATENDIMENTOEQUIPE

ATENDIMENTOEQUIPE

ATENDIMENTOEQUIPE

ATENDIMENTOEQUIPE

ATENDIMENTOEQUIPE

INFORMAES INFORMAESEVENTOS

CAPACITAOAMBIENTE

VIRTUAL

EXECUTOR PESQUISADOR ARTICULADOR

Monitorar a implantao do

Plano Estratgico da

DITEC

Definir as diretrizes, polticas e

estratgias da DITEC

Difundir informaes

sobre a gesto estratgica da

DITEC

INFORMAES INFORMAES PLANO ESTRATGICO DITEC

Desenvolver metodologia de

gesto da estratgia da

DITEC

Gerenciar repositrio de informaes relativas

gesto estratgica

MGP-DITECATUALIZADA


REDE GESTOSetec (27)

REDE GESTOINI

REDE GESTOUtec (23)

REDE GESTONutec (2)

REDE GESTOINC

REDE DE

GESTO

EP

MAPA DOS OBJETIVOS DO ESCRITRIO DE PROJETOS

Profissionalizar a gesto dos projetos.

Apoiar na captao de recursos.

ESTRUTURAR TODOS OS PROCESSOS DO ESCRITRIO

DE PROJETOS.

DOTAR O ESCRITRIO DE PROJETOS DE EQUIPE

QUALIFICADA E SUFICIENTE PARA CUMPRIMENTO DE

SUAS FUNES.

CRIAR UMA INFRAESTRUTURA CENTRAL

E DEDICADA PARA O ESCRITRIO DE PROJETOS.

OBJETIVOS FINALSTICOS

OBJETIVOS ESTRUTURANTES

Atuar de forma integrada e em rede com as unidades

da Criminalstica e da Identificao.

Prover informaes sobre os projetos.

Apoiar gestores e servidores na realizao de projetos no mbito da Criminalstica e da Identificao, contribuindo

para a melhoria de sua eficincia e eficcia.

Difundir a cultura de gesto de projetos.

DESENVOLVER A GESTO DO ESCRITRIO DE

PROJETOS.

EQUIPE DE

TRABALHO CONS

ULTO

RIA

EXTE

RNA

EPIFNDE

GERENTE DO

ESCRITRIO DE

PROJETOS


39

4. PLANO DE DIVULGAO ESCRITRIO DE PROJETOS


40

5. NORMA DE FUNCIONAMENTO DO EP


41

6. INDICADORES DE GESTO DO EP


42

7. DEFINIO DE EQUIPE


43

Objetivo: tornar o escritrio de projetos conhecido na organizao, sua misso, funes e seus principais benefcios. Atividades: Produzir as peas publicitrias definidas do plano de

divulgao do escritrio de projetos; Executar a divulgao do escritrio de projetos.

8. LANAMENTO DO ESCRITRIO DE PROJETOS


44

9. CAPACITAO INTERNA ESCRITRIO DE PROJETOS

10. REPASSE METODOLGICO


45

11. PROGRAMA DE CAPACITAO TCNICA

MAPEAMENTO DOS MACRO PROCESSOS

MAPEAMENTO DAS

COMPETNCIAS

ELABORAO DO PLANO DE

CAPACITAO

GERENCIAMENTO DA IMPLANTAO

ELABORAO DE RELATRIO DE

EXECUO


46

12. SUPORTE TCNICO S ATIVIDADES DO ESCRITRIO NA GESTO DOS PROJETOS


47

13. AUDITORIA ATIVIDADES DE GESTO DE PROJETOS

Analisar o

Roteiro de

auditoria.

Agendar

reunies de

auditoria.

Realizar

auditoria.

Enviar Relatrio

ao gestor.

RELATRIO DE

RECOMENDAES

DE GESTO

AGENDA DE

AUDITORIA

Selecionar os

projetos foco da

auditoria.

Realizar

monitoramento

do ndice GEOR.

NDICE GEOR

SGE RECOMEN-

DAES DOS GERENTES

LISTA DE

PROJETOS SELECIONADOS

SGE PLANILHA

NDICE GEOR

ROTEIRO DE AUDITORIA

Sistematizar

ndice GEOR

dos projetos.

NDICE GEOR DOS PROJETOS

NDICE GEOR

CONSOLIDADO

Auditar os processos de gesto de projetos.

14. AUDITORIA ATIVIDADES ESCRITRIO DE PROJETOS


48

15. PESQUISA DOS INDICADORES

16. RESULTADOS DO ESCRITRIO DE PROJETOS


Bibliografia

49

Alonso Mazini Soler. Maturidade Organizacional e o Modelo de Avaliao PMI-OPM3, 2004. Carvalho e Rabechini Jr - Construindo Competncias para gerenciar projetos. Atlas, 2005. Cleland, D.I.; Ireland, L.R. Gerncia de Projetos. Reichmann & Affonso, 2002. CLELAND, David L; IRELAND, Lewis R. Gerenciamento de Projetos. 2. ed. So Paulo: LTC, 2007. Ttulo do original: Project Managers Portable Handbook. Darci Prado. MMGP - Um modelo brasileiro de maturidade em gerenciamento de Projetos. 2005. Disponvel em: < http://pontogp.wordpress.com/2006/05/06/mmgp>. HELDMAN, Kim. Gerncia de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. 2. ed. Traduo de Cristina de Assis Serra. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. Ttulo do original: PMP:Project Management Professional. KERZNER, Harold. Gesto de Projetos: as melhores prticas. 2 edio, Porto Alegre: Bookman, 2006. Kerzner, Harold. Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling, and Controlling - 8th ed. John Wiley & Sons, 2003. Mansur, Ricardo. Escritrio Avanado de Projetos na prtica: Plano de Negcio uma mquina de fazer dinheiro. Rio de Janeiro, Brasport, 2009. OPM3 (PMI). 2003. Disponvel em: < http://www.12manage.com/methods_pmi_opm3_pt.html >. Patah, Leandro Alves. Alinhamento Estratgico de Estrutura Organizacional de Projetos: Uma Anlise de Mltiplos Casos, 2004. PMBOK. Project Management Institute. Um guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos. O PMBOK Quarta Edio, 2008.

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