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Informe pormenorizado del
estado de Control Interno En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de
la Ley 1474 de 2011
Noviembre de 2014 a Febrero de 2015
Oficina de Control Interno
Diana Paola Gaitán Martínez- Jefe de control interno (e)
Arturo Salamanca Alonso - Profesional especializado
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Contenido
Módulo de planeación y de gestión 1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos
2. Desarrollo del Talento Humano
3. Estilo de Dirección
4. Planes y Programas
5. Administración del Riesgo
Módulo de evaluación y seguimiento 1. Actividades de control, políticas de operación , procedimientos, controles.
2. Informes oficina de control interno
3. Evaluación independiente
4. Fomento de la cultura del autocontrol
Eje transversal información y comunicación
1. Información y comunicación pública
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Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
Se realizó la aprobación de la actualización del código de ética con la resolución 0351de 2014 la cual contiene los siguientes valores éticos:
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Responsabilidad
Compromiso
Servicio
Solidaridad
Equidad
Participación
Transparencia
Inclusión
Respeto
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Desarrollo del talento humano
Se presenta el resumen de las actividades de capacitación realizadas
durante el periodo de análisis. Teniendo en cuenta la situación de provisionalidad de la mayoría de funcionarios estas capacitaciones no
tuvieron costo.
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Fuente: Grupo de Talento Humano
Curso Fecha Congreso nacional de bibliotecología y ciencias de
la información Octubre
Capacitación bases de datos Multilegis Octubre
Gestión de competencias laborales Noviembre
Repositorios documentales Diciembre
Encuadernación Diciembre
Derechos de autor Febrero
SIIF – Cierre contable Enero
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Desarrollo del talento humano
En el mes de septiembre se realizó la medición del clima laboral con la participación de 98 servidores públicos de planta
En el periodo reportado se realizaron las siguientes actividades:
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Actividad Fecha
Revisión de los resultados de la
medición de clima laboral
Noviembre -
Diciembre
Socialización de los resultados de la
medición a la alta gerencia
Enero de 2015
Fuente: Grupo de Talento Humano
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Desarrollo del talento humano
Las actividades de bienestar desarrolladas en este periodo tuvieron como objetivo atender las necesidades de los funcionarios públicos y sus familias.
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Mes Actividad Participantes Presupuesto
Octubre Vacaciones recreativas infantiles 14 $ 6.898.786
Octubre Jornada deportiva 70 $0
Octubre Visita guiada a museos 60 $ 700.000
Diciembre Cierre de actividades 130 Compensar
Noviembre Campaña de ergonomía 93 ARL
Enero Inspección puestos de trabajo 2 ARL
Enero Inspección de elementos de protección personal 11 ARL
Febrero Visita seguridad industrial zonas comunes ARL
Febrero Campaña de donación de sangre 9 $ 0
Febrero Orientación sobre régimen pensional 15 $0
Febrero Campaña de austeridad y ahorro 93 $ 0
Fuente: Oficina de Talento Humano
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Desarrollo del talento humano
Las actividades de incentivos desarrolladas en este periodo tuvieron como objetivo generar condiciones favorables al desarrollo del trabajo de los funcionarios de la entidad
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Actividad Participantes
Continuidad encargo del funcionario de la Imprenta
Patriótica
Demetrio Ballén
Fuente: Grupo de Talento Humano
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Estilo de Dirección
Desde la Dirección General se realizaron las
siguientes actividades con el fin de fortalecer el ejercicio de la planeación institucional y el cumplimiento de los objetivos institucionales
Reuniones de seguimiento final a la ejecución presupuestal y a la consolidación del plan de adquisiciones vigencia 2015
Revisión de los avances del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MYPG
Apoyo en la participación de la oficina de planeación y sistemas en el concurso Máxima velocidad desarrollado en el marco de la estrategia de Gobierno en Línea.
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Planes y programas
En el Aplicativo de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) se encuentran cuatro proyectos de inversión los cuales enmarcan el quehacer misional del Instituto.
En el cierre de la vigencia 2014 se tuvo una ejecución del 97.2% y una avance físico de los proyectos de 80%.
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Fuente: SPI corte 31/12/2014
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Planes y programas
Para la vigencia 2015 en la distribución de los proyectos de inversión se realizaron actualizaciones a la cadena de valor para alinear los proyectos a la metodología del DNP. La distribución para este año es de:
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Fuente: SPI corte 12/03/2014
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Planes y programas
Para el cierre de la vigencia 2014, la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento (gastos personales, gastos generales y transferencias corrientes) fue del 94.79% e inversión del 99.59 % para una ejecución total de 96.65%.
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Fuente: Oficina Financiera
PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO DICIEMBRE 31
CONCEPTO META PROGRAMADA EJECUCION REAL A DIC
31
Apropiación Inicial 5.668.263.051,00
Apropiación Vigente (incluida el recorte) 5.651.179.537,00 278.514.956 CDP acumulado 5.668.263.051 5.372.664.581
% CDP 100,00% 94,79%
Compromisos acumulados 5.668.263.051 5.372.664.581
% Compromisos 100,00% 94,79%
Obligaciones acumuladas 5.385.969.432 5.319.230.680
% Obligaciones 95,02% 93,84%
Planes y programas
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Fuente: Oficina Financiera
PRESUPUESTO TOTAL A DICIEMBRE 31
CONCEPTO META
PROGRAMADA
EJECUCION
REAL A DIC 31
Apropiación Total 9.278.078.447
CDPS acumulados 9.169.783.985
8.967.588.178
% CDP 98,83% 96,65%
Compromisos acumulados 9.169.783.985
8.967.588.178
% Compromisos 98,83% 96,65%
Obligaciones acumuladas 8.852.944.681
8.814.855.813
% Obligaciones 95,42% 95,01%
RESERVA DE APROPIACIÓN 2014
CONCEPTO VALOR
Presupuesto de
Funcionamiento
Software de Nómina 5.797.680,00
Gasolina 5.731.144,00
Manten Vehículos 1.172.354,00
Contrato de Mensajería 15.472.800,00
Logística 10.704.670,00
TOTAL RESERVA DE
FUNCIONAMIENTO 38.878.648,00
% RESERVA 0,69%
Presupuesto de
Inversion
Becas 30.000.000,00
Imprenta Nacional 25.713.562,28
Contratista ELE 4.275.000,00
Consorcio Rivas Sacconi 36.250.000,00
Editorial Letras y Libros 2.334.122
TOTAL RESERVA DE
INVERSIÓN 98.572.684,28
% RESERVA 2,73%
Planes y programas
Logros obtenidos en el cierre de la vigencia 2014.
Presentación al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de los avances de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Ejecución de los planes de mejoramiento del cumplimento de la Estrategia de Gobierno en Línea
Realización de la audiencia pública de rendición de cuentas.
Solicitud a los coordinadores de áreas de la revisión del manual de funciones según lo dispuesto en el decreto 1785 de 2014.
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Planes y programas
Acciones desarrolladas en el inicio de la vigencia 2015.
Aprobación del plan de adquisiciones y plan de acción.
Reporte en línea del Formulario único de avances de la gestión FURAG.
Revisión y actualización del manual de funciones según lo dispuesto en el decreto 1785 de 2014.
Actualización de las tablas de retención documental para ser aprobadas por el AGN.
Desarrollo de 7 mesas de trabajo (investigaciones, sistemas, SAB, gestión financiera, gestión contractual, programa ELE- Colombia, biblioteca) para la actualización de los indicadores de gestión de las diferentes áreas.
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Gestión del Riesgo
Se tienen identificados, valorados y analizados un total de 93 riesgos institucionales a los cuales se les establecieron acciones de mejora. La distribución de los riesgos según su impacto y probabilidad es la siguiente:
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FUERTE
RF-AL-38
AF-TS-026
RF-AL-42
MODERADO
RF-AL-39
RF-AL-42
RF-AL-39
RF-AL-42 AF-PR-028
TH-VR-030
LEVE
AF-BB-024 AF-PR-028 AF-TS-026
AF-BB-022 AF-BB-022 AF-PR-028 AF-TS-026 AF-TS-026
AF-BB-023 AF-BB-021 AF-PR-028 AF-TS-026
AF-BB-022 AF-TS-026
RF-AL-41 AF-BB-023 AF-PR-028 AF-TS-026 AF-TS-026 AF-CB-027
AF-TS-026 AF-TS-026
RF-AL-41
BAJA MEDIA ALTA
PROBABILIDAD
15
Fuente: Oficina de Control Interno
Para la vigencia 2015 se programaron mesas de trabajo con los líderes
de proceso en el mes de abril para la actualización de los riesgos.
Actividades de control
El 5 de septiembre se realizó el lanzamiento y socialización de la
plataforma de soporte de solicitudes. En el periodo de reporte se
presentaron las siguientes solicitudes.
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Área # de solicitudes
Servicios en la nube 12
Comunicaciones y prensa 169
Sistema Integrado de gestión 2
Soporte técnico de TI 665
Recursos físicos 34
Servicios web 21
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Fuente: Oficina de Sistemas a corte 28/02/2014
Políticas de operación – procedimientos
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Ajustes y actualizaciones
Indicadores de gestión
Manual de calidad
Inventario de gestión
documental
Formatos
Autoevaluación institucional
Se llevó a cabo la el 10 de diciembre la sesión del comité de desarrollo administrativo en el que se presentaron los avances en el modelo integrado de planeación y de gestión.
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A. GESTIÓN MISIONAL Y DE GOBIERNO.
SEGUIMIENTO
CONTINUO A LOS
INDICADORES Y
METAS
• FURAG: insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales. • Simulador del Índice GEL: se evidenció un aumento porcentual en la gestión institucional y aplicación de la Estrategia de Gobierno en Línea del 30% respecto a la vigencia anterior.
Autoevaluación institucional
Se llevó a cabo la el 10 de diciembre la sesión del comité de desarrollo administrativo en el que se presentaron los logros de la gestión.
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Informes oficina de control interno
En el periodo comprendido entre los meses de octubre y febrero se presentaron los siguientes informes a las diferentes instancias y las copias publicadas en la página web.
Austeridad del gasto
Litigob
Revisión del informe de PQRS
Seguimiento al plan de mejoramiento del la CGR
Trimestral de contratación
Fenecimiento de la cuenta
Informe ejecutivo anual de la evaluación del sistema de control interno
Control interno contable
Evaluación institucional por dependencias
Revisión FURAG
Seguimiento y evaluación a la implementación del sistema de gestión de la calidad
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Evaluación independiente
En el periodo comprendido entre los meses de octubre y febrero
se presentaron los siguientes informes a las diferentes instancias y
las copias publicadas en la página web.
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Plan de auditorias Seguimiento a planes de
mejoramiento
Auditoría del proceso de gestión
documental
Gestión del Seminario Andrés Bello
Auditoría del proceso de recursos
físicos
Gestión de talento humano.
Auditoría de convenios
interinstitucionales
Gestión de comunicaciones
Gestión de contratación
Fomento de la cultura del auto control
La Oficina de Control Interno adelantó una campaña de sensibilización para socializar en la entidad las actualizaciones del modelo integrado de planeación y gestión. Se publicó un video acerca del PHVA.
Se diseñaron las entregas de 2 videos adicionales con la explicación de cada módulo de la actualización del MECI.
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Información y comunicación pública
El Instituto cuenta con canales de información y comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica.
Canal escrito
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Fuente: Oficina de gestión documental
Información y comunicación pública
Peticiones, quejas y reclamos recibidos por los diferentes medios
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RADICACIÓN Y CONCEPTO Total
Quejas y reclamos 0
Sugerencias y/o Observaciones 3
Consultas y/o solicitudes de información por medio de correos 90
Derechos de petición-denuncias radicados por oficio, según reporte
Grupo de gestión documental. 2
Felicitaciones y Agradecimientos 10
Ciudadanos participantes en los Hangouts. 22
Solicitudes telefónicas, atendidas por Atención al Ciudadano 15
SUBTOTAL CONSULTAS, QUEJAS RECLAMOS Y/O SOLICITUDES 142
Solicitudes telefónicas 12
Solicitudes Presenciales 40
Total 52
PORTAL SPANISH IN COLOMBIA
Correos de solicitudes respecto al Programa con respuesta oportuna 18
Total 212
Fuente: Oficina de atención al ciudadano corte 31/12/2014
Información y comunicación pública
Avances en la política de transparencia, participación y servicio al ciudadano
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Fuente: Oficina de atención al ciudadano corte 31/12/2014
Información y comunicación pública
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Fuente: Oficina de atención al ciudadano
INSTITUTO CARO Y CUERVO
CRONOGRAMA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
VIDEO CONFERENCIA_HANGOUT
Código: ICC-AC-
Versión: Página 1 de 1 Fecha: 19/03/14
FECHA TEMA INVITADOS MODALIDAD
Febrero Proyectos - Novedades
Seminario Andrés Bello
Juan Manuel Espinosa Decano Seminario Andrés
Bello Video Conferencia
Marzo Calidad
Cristian Velandia
Profesional Especializado
Oficina de Planeación
Video Conferencia
Abril Gobierno en Línea
Paola Gaitán
Coordinadora de Planeación y Sistemas
y
Control Interno
Video Conferencia
Mayo
Programas y proyectos
de
Talento Humano 2015
Paola Andrea Sánchez
Coordinadora de Talento Humano Video Conferencia
Junio Sello Editorial
Imprenta Patriótica
Juan Camilo González
César Buitrago Video Conferencia
Julio Ejecución Presupuestal Auris Margarita Mendoza
Coordinación Financiera Video Conferencia
Agosto Avances de Proyectos 2015
Alejandra Olarte, Viviana Nieto, Natalia Patiño,
Catalina Avila
Coordinadora Ele y grupo de trabajo
Video Conferencia
Septiembre Logros y proyectos María del Rosario Barros
Coordinación Recursos Físicos Video Conferencia
Octubre Museos
Instituto Caro y Cuervo Juan Dario Restrepo Video Conferencia
Noviembre Emisora CYC
Instituto caro y Cuervo Victor Ogliastri Video Conferencia
Diciembre Uso y Manejo ALEC Julio Bernal - Investigador Video Conferencia
Información y comunicación pública
Canal Virtual. Página web
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Fuente: Oficina de comunicaciones
La entidad no cuenta con un software o sistema de radicación que permita oportunidad en el proceso y en el reporte de la información.
Dada la vacancia del Jefe de Control Interno se han proyectado programas de auditoria por trimestres sin poder cumplir con la auditoria a todos los procesos.
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En el marco del Sistema de Control Interno, el Instituto Caro y Cuervo debe:
Continuar apoyando la implementación, actualización y fortalecimiento del Sistema de Control Interno a través de sus áreas y dependencias funcionales a fin de alcanzar un alto grado de madurez del mismo.
Fortalecer la política de gestión del riesgo y realizar la actualización y seguimiento periódico a los riesgos identificados en cada una de las áreas.
Realizar actividades para reforzar la revisión y aplicación efectiva de los indicadores de gestión de la entidad y su respectivo seguimiento.
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Además de las dificultades planteadas para cada subsistema, se recomienda:
Mejorar los procesos de autoevaluación para generar información de calidad y en el momento oportuno, que permitan la adecuada toma de decisiones
Continuar con el fortalecimiento del componente administración del riesgo como una herramienta para gestionar acciones preventivas en el logro de los objetivos institucionales
Realizar la revisión de los puntos de control de cada unos de los procedimientos y la implementación de cada uno de éstos
Diana Paola Gaitán Martínez
Jefe de control Interno (E)
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