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PERIODO EVALUADO: JULIO A NOVIEMBRE DE 2017
FECHA DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN: 10 DE NOVIEMBRE DE 2017
GLORIA MARÍA LÓPEZ OCHOAASESORA DE
CONTROL INTERNO
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Atendiendo lo dispuesto en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, en el presente
informe se reporta una síntesis del Estado de Control Interno de la Entidad, con
corte a noviembre de 2017, teniendo como base la estructura del Modelo Estándar
de Control Interno – MECI que contempla el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014,
a saber: Control de Planeación y Gestión, Control de Evaluación y Seguimiento y
el Eje Transversal de Información y Comunicación. El presente informe guarda
coherencia con el formato el Departamento Administrativo de la Función Pública –
DAFP, dispuesto para tal efecto.
MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
AVANCES
La Contraloría Municipal de Envigado para dar cumplimiento a su
Direccionamiento Estratégico de la vigencia 2017-2019, cuenta con diferentes
estrategias, herramientas y procesos para gestionar adecuadamente su recurso
humano y la administración de riesgos.
ACUERDOS Y COMPROMISOS ÉTICOS: La Entidad tiene implementado el
Manual de Ética y este aplica de manera permanente en cada uno de los
funcionarios que hacen parte de la Organización, a su vez, se realiza la encuesta
de Conocimiento Organizacional, donde se indaga por los principios y valores
adoptados en Plan Estratégico 2016-2019 y en el Acto Administrativo que los
adopta, los resultados de la misma quedan plasmados en el informe de revisión
por la Dirección para que tomen las medidas que sean necesarias.
TALENTO HUMANO: La planta de cargos del órgano de control se compone
actualmente de 27 funcionarios, con la siguiente dedicación funcional: 7
Administrativos y 20 misionales. Puede verificarse una alta dedicación funcional en
los procesos misionales, pues son la razón de ser de la Contraloría, lo que
finalmente se traduce en mayores y mejores resultados en la gestión.
Durante la presente vigencia se viene ejecutando el Plan de Bienestar Laboral, el
cual a la fecha se ha cumplido en un 100%; así mismo el Plan de Capacitación y
EL Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, este último se viene ejecutando
conforme a los estándares mínimos establecidos en la Resolución 1111 de 2017;
por otra parte, de acuerdo al Manual Interno de Trabajo, se les dio trámite a los
incentivos transversales a todos los funcionarios de la Entidad, tales como
jornadas especiales y día libre por el cumpleaños, entre otros.
En relación a la inducción y reinducción, la misma por normativa y de acuerdo al
Procedimiento de Gestión de Talento Humano, se realiza cada dos años, por ende
el mismo se efectuó el 30 de noviembre de 2016; se tiene contemplado realizarse
de nuevo en la vigencia 2018.
En la Entidad, hay actualmente ocho (8) funcionarios de carrera administrativa,
debidamente inscritos y evaluados conforme al Acuerdo 565 del 25 de enero de
2016.
Igualmente se vienen realizando las actividades asociadas al proyecto de la
Escuela de Formación en Control Fiscal, la cual surge por un planteamiento del
plan de gestión presentado por el Contralor Municipal al Honorable Concejo, en el
proceso de selección del jefe del órgano del control fiscal municipal. Su
justificación se encuentra en dar una perspectiva pedagógica al Control Fiscal,
desde la detección de los hallazgos recurrentes en los sujetos de control, con los
cuales se identifiquen necesidades de formación específica. Las capacitaciones
que se dictaron por la escuela son las siguientes:
Presentación oficial de la Escuela de Formación en Control Fiscal realizada el
24 de mayo de 2017, la cual contó con la participación de la Directora General
de Colombia Compra Eficiente, María Margarita Zuleta, con el tema Sistema
Electrónico de Contratación - Secop II.
Seminario de Supervisión e Interventoría en la Contratación Estatal, en el cual
participaron los funcionarios de la Entidad más los funcionarios de la
Entidades bajo nuestra vigilancia y control.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
A continuación se presenta la evaluación y seguimiento al cumplimiento de los
objetivos estratégicos con corte a 31 de agosto de 2017.
OBJETIVO ESTRATÉGICO 1: Iniciar un proceso de reingeniería del control fiscal
a través del uso de herramientas tecnológicas que faciliten la labor fiscalizadora
haciéndola oportuna y permitiendo detectar riesgos que afecten el patrimonio
público:
PROYECTO Control Fiscal en Línea
FUNDAMENTACIÓN
El Contralor en su propuesta inicial de gestión para el periodo
2016-2019, expresa que la Contratación es la herramienta para
destinar el patrimonio público y desde allí es donde puede
evaluarse el impacto, la buena destinación, la planeación, la
orientación en la satisfacción de las necesidades de la comunidad,
entre otros aspectos que debe considerar la evaluación de la
gestión fiscal. Teniendo en cuenta lo anterior, durante esta
administración se fortalecerá el uso de las herramientas
tecnológicas dispuestas tanto a nivel interno como externo y de
igual manera se aprovecharán las estrategias propuestas por el
Gobierno en materia de tecnología, para que el ejercicio de control
fiscal practicado por los funcionarios del Ente de Control
contribuya en beneficio del patrimonio público del Municipio de
Envigado
DESTINATARIO Sujetos de Control - Comunidad - Funcionarios del Ente de
Control
PONDERACIÓN 25%
METODOLOGÍA
Aplicación de la Guía de Auditoría Territorial GAT
Sistema para el Control Fiscal - Gestión Transparente
PROYECTO Control Fiscal en Línea
Portal web actualizado con los requerimientos de GEL y Ley
de Transparencia con el fin de visibilizar los resultados del
Control Fiscal
Aprovechamiento de las tecnologías de las información TIC´S
Integración de las herramientas de publicidad para la
contratación
AVANCE
Se realizó seguimiento a las actividades del proyecto con fecha de
corte 31 de agosto de 2017.
Las actividades que tiene como objetivo ejecutar este proyecto
son:
Implementación de la GAT en el sistema Gestión Transparente,
Capacitar a los funcionarios (usuarios del sistema) de los
sujetos de Control en el uso de la herramienta Gestión
Transparente.
Implementar las reuniones de apertura con los sujetos de
control, para cada ejercicio de control, donde se socialice la
implementación de la GAT y los cambios introducidos en el
procedimiento.
Capacitar y dar a conocer el módulo "Comunidad" del Sistema
GT a las diferentes partes interesadas que interactúan con el
Ente de Control para facilitar su labor de Control Social (redes
sociales, portal web, reuniones del Área de Participación
Ciudadana).
En los ejercicios de control, incluir como ítem obligado la
tranversalización del control.
Rendición de la cuenta en GT con las diferentes fuentes de
información como SECOP, SCHIP, Rama Judicial, entre otros
Seguimiento en la página web de los requisitos de gobierno en
línea.
Las cuales después de realizar el correspondiente análisis de
PROYECTO Control Fiscal en Línea
seguimiento y ejecución se encuentran CUMPLIDAS de acuerdo
con el cronograma propuesto.
OBJETIVO ESTRATÉGICO 2: Mejorar los procesos internos Existentes y
desarrollar el proyecto de responsabilidad social corporativa que fortalezca la
Contraloría Institucionalmente:
PROYECTO Mejoramiento de Procesos Internos
FUNDAMENTACIÓN
Este proyecto tiene como motivación, darle continuidad y
mejoramiento a los procesos existentes en la Entidad y que han
generado impactos positivos debido a que aportan a la generación
de valor en la gestión del órgano de control. Su fundamento legal
se encuentra en normas como la Ley 87 de 1993 en su artículo 4,
Ley 594 de 2000, Ley 872 de 2003, Ley 1474 de 2011 en su
artículo 129, Ley 1712 de 2015, y el Decreto 943 de 2014 - MECI
2014.
DESTINATARIO Funcionarios de la Contraloría Municipal y Partes interesadas
PONDERACIÓN 10%
METODOLOGÍA
Análisis en grupos de trabajo de los procesos y
procedimientos del SGI
Planificación de la Actualización y ajuste del SGI
Auditorías Internas y Externas
Aprovechamiento de la herramienta Mejoramiso
Definición de estrategia para la consecución de los recursos
Sistematización del procedimiento de gestión documental
(Etapa 1)
AVANCE
Se realizó seguimiento a las actividades del proyecto con fecha de
corte al 31 de agosto de 2017.
Las actividades que tiene como objetivo ejecutar este proyecto
son:
PROYECTO Mejoramiento de Procesos Internos
Diagnóstico del estado del SGI frente a la nueva versión de la
norma.
Cronograma para la actualización del SGI de la Contraloria con
la nueva norma
Ejecución del cronograma de actualización del SGI.
Sostenimiento del Sistema de Gestión Integral.
Realización de Auditorías Internas de Calidad
Realización de Auditorías de Control Interno
Implementación del Plan de Mejoramiento Institucional
Seguimiento y medición de los procesos.
Las cuales después de realizar el correspondiente análisis de
seguimiento y ejecución se encuentran en su mayoría
CUMPLIDAS de acuerdo con el cronograma propuesto. Se viene
revisando y ajustando los procesos, procedimientos, guías y
formatos del SGI.
Teniendo en estado PENDIENTE al momento de realizar el
presente informe la realización de Auditorías Internas de Calidad
bajo la nueva versión 2015.
PROYECTO Responsabilidad Social Corporativa
FUNDAMENTACIÓN
Este proyecto nace del deseo del Contralor Municipal, de ejercer
un control fiscal basado en principios éticos, apegados a la ley;
esto implica que la Contraloría adopte una postura activa y
responsable en torno al impacto de su funcionamiento, a través de
pequeñas acciones con incidencia interna y externa
DESTINATARIO Partes Interesadas
PONDERACIÓN 20%
PROYECTO Responsabilidad Social Corporativa
METODOLOGÍA
Lluvia de ideas con el fin de establecer la orientación de la
RSC en la Contraloría
Conformación de grupos para el análisis y propuesta de las
acciones a realizar según la orientación
Incorporar en los grupos de análisis profesionales con
formación en el tema de RSC
Evaluar los recursos requeridos frente a los disponibles con el
fin de materializar el proyecto de RSC
AVANCE
Se realizó seguimiento a las actividades del proyecto con fecha de
corte 31 de agosto de 2017.
Las actividades que tiene como objetivo ejecutar este proyecto
son:
LINEA AMBIENTAL EXTERNA:
Participar de las reuniones del Comité Técnico en ejecución
del convenio.
Generar 2 productos a partir de la suscripción del convenio
para los ciudadanos del área metropolitana 2017.
Organización de un evento al año donde se sensibilice el tema
ambiental.
En esta línea la Contraloría cada 3 meses viene participando de
las reuniones del comité técnico, en cuanto a las otras dos
actividades se encuentran en planeación y producción y se espera
su ejecución en el último trimestre del año.
LINEA AMBIEMTAL ÌNTERNA
Plan de manejo integral de residuos sólidos. PMIRS.
Acciones con la Secretaria de Medio Ambiente donde
adoptemos zonas para conservación.
Políticas internas para racionalización en el uso de servicios
PROYECTO Responsabilidad Social Corporativa
públicos y compras sostenibles.
Con respecto al PMIRS se realizó socialización del manejo
integral de los residuos sólidos en los recipientes de la Entidad,
separando los residuos ordinarios, de los reciclables. En cuanto a
las últimas actividades de esta línea, se encuentran en estado
PENDIENTE, debido a que se realizaran en el marco de la
semana ambiental.
OBJETIVO ESTRATÉGICO 3: Promover acciones pedagógicas para fortalecer el
conocimiento del Control Fiscal en los colegios, Universidades del nivel territorial,
Sujetos de Control y funcionarios de la Entidad.
PROYECTO Escuela de Formación en Control Fiscal
FUNDAMENTACIÓN
Este proyecto surge por un planteamiento del plan de gestión
presentado por el Contralor Municipal al Concejo, en el proceso de
selección del jefe del órgano del control fiscal municipal. Su
justificación se encuentra en dar una perspectiva pedagógica al
control fiscal, desde la detección de los hallazgos recurrentes en
los sujetos de control, con los cuales se identifiquen necesidades
de formación específica.
Fundamento legal: Artículo 270 de la Constitución Política (La Ley
organizará las formas y los sistemas de participación ciudadana
que permitan vigilar la gestión pública que se cumpla en los
diversos niveles administrativos y sus resultados), Ley 42, Ley
1474 del 2011 en su artículo 129 (Cada Contraloría
departamental, distrital o municipal elaborará su plan estratégico
institucional para el período del respectivo Contralor, el cual
deberá ser adoptado a más tardar dentro de los tres meses
siguientes a su posesión), Ley 136 de 1994 artículos 167, Ley 489
de 1998 en sus artículos 32, 34 y 35, Ley 850 de 2003 artículos 1
y 2.
DESTINATARIO Sujetos de control, Puntos de Control y funcionarios de la Entidad
PROYECTO Escuela de Formación en Control Fiscal
PONDERACIÓN 25%
METODOLOGÍA
Diagnostico
Convenio interadministrativo
Diseño del Plan de Capacitación
Alianzas Estratégicas
AVANCE
Se realizó seguimiento a las actividades del proyecto con fecha de
corte 31 de agosto de 2017.
Las actividades que tiene como objetivo ejecutar este proyecto
son:
Suscribir convenios con la academia para dar operación a la
Escuela de formación en Control Fiscal.
Elaborar diagnóstico sobre las debilidades y hallazgos
recurrentes, detectados en los sujetos de control, a partir de
los resultados de la vigencia 2016.
Identificar la población objetivo a la que se dictarán los cursos
o los temas de control fiscal (Sujetos de control, Funcionarios,
Población Educativa, entre otras).
Elaborar el plan anual de capacitación (Contenido, intensidad
horaria, docentes o facilitadores, Evaluaciones y forma de
calificar).
Ejecución del plan de capacitación de la Escuela.
Evaluar la efectividad de los temas aplicados y realizar las
mejoras respectivas (Encuestas).
Las cuales después de realizar el correspondiente análisis de
seguimiento y ejecución se encuentran CUMPLIDAS de acuerdo
con el cronograma propuesto.
PROYECTO Participación Ciudadana
FUNDAMENTACIÓN
El proyecto se establece desde las tareas asignadas a los órganos
de control fiscal, cuando en el ámbito de lo educativo promueven
procesos de participación ciudadana, estimulando en los
PROYECTO Participación Ciudadana
estudiantes de primaria, bachillerato y pre grado la cultura del
cuidado y buen uso de los recursos y bienes públicos, bajo la
perspectiva de la prevención. Su fundamento legal se encuentra
en normas como: la Constitución Política en su art. 45, la Ley 42
de 1993, Ley 115 de 2003, Ley 622 de 2013 y Ley 1474 en su art.
79, Decreto 0108 de 1997
DESTINATARIO Colegios, Universidades del nivel territorial y Veedores ciudadanos
PONDERACIÓN 20%
METODOLOGÍA
Convocatoria y Elección de los Contralores Escolares
Firma de convenios con Universidades para las prácticas de
Auditores Universitarios
Conformación de grupos de trabajo entre las instituciones
educativas del Municipio
Realizar alianzas estratégicas para la conformación de
veedurías especializadas
Capacitación a la Comunidad
AVANCE
Se realizó seguimiento a las actividades del proyecto con fecha de
corte 31 de agosto de 2017.
Las actividades que tiene como objetivo ejecutar este proyecto
son:
Convenios con organizaciones sociales en cumplimiento del
artículo 121 de la Ley 1474 de 2011.
Creación de mínimo una veeduría especializada.
Realizar tres (3) capacitaciones durante la vigencia. Al menos,
una de ellas dirigida a estudiantes Universitarios y veedurías
ciudadanas del municipio.
Dos (2) Audiencias Públicas - Rendición de Cuentas y
Resultados de los recursos naturales.
Constitución de Veedurías ciudadanas que ejerzan el control
social con relación a los planes, programas y proyectos del
PROYECTO Participación Ciudadana
Municipio de Envigado.
Fortalecimiento del gobierno Escolar.
Desarrollar un curso dirigido a los contralores escolares con el
apoyo de entidades de educación superior o de formación
para el empleo.
Realizar convenios de prácticas profesionales con las
universidades con el fin de formarlos y prepararlos como
auditores universitarios.
Las cuales después de realizar el correspondiente análisis de
seguimiento y ejecución se encuentran CUMPLIDAS de acuerdo
con el cronograma propuesto.
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
En el Plan Estratégico Institucional para el periodo 2016-2019, propuesto y
aprobado por el Comité de Dirección conforme con los lineamientos del artículo
129 de la Ley 1474 de 2011, se propuso como uno de los objetivos estratégicos
“OBJETIVO ESTRATÉGICO 2: Mejorar los procesos internos Existentes y
desarrollar el proyecto de responsabilidad social corporativa que fortalezca la
Contraloría Institucionalmente”, en tal sentido se propuso la entidad en uno de sus
proyectos para desarrollar este objetivo, el sostenimiento del Sistema de Gestión
Integral; la Realización de Auditorías de Control Interno; la Inclusión en el Plan de
Mejoramiento Institucional de todas las acciones derivadas de las auditorías
externas y el Seguimiento y medición a sus procesos.
De conformidad con lo anterior, y dando cumplimiento a la Ley, a partir de la
aprobación del plan y de la revisión por la Dirección con miras al mantenimiento
del sistema de gestión y al mejoramiento de los procesos internos, la Contraloría
Municipal, efectuó una revisión detallada del estado de los procesos, realizó
auditoría de seguimiento al sistema de gestión e inició un proceso de capacitación
con todos los funcionarios de la entidad con el objeto de hacer el proceso de
transición de la norma ISO 9001:2008 a la versión 2015, actividades que
contribuyen al fortalecimiento y mejora continua de los procesos.
Para la vigencia 2017, se viene cumpliendo con el seguimiento y evaluación de los
objetivos estratégicos y sus proyectos asociados, en aras de dar cumplimiento al
Plan Estratégico de Control Fiscal propuesto para el cuatrienio.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Se analizó el contenido de la misión, visión y política de gestión, encontrando que
la plataforma estratégica definida actualmente está acorde con la realidad de la
entidad y la directriz estratégica del sistema de gestión que en la actualidad tiene
certificada a la contraloría.
La alta dirección concluye frente a la misión, visión, política y objetivos
estratégicos lo siguiente:
Después de la revisión, el grupo en pleno, pudo identificar que ésta se encuentra
ADECUADA a las funciones y procesos desarrollados por la Entidad, Igualmente,
se encuentra adecuado a los requisitos legales y reglamentarios que regulan este
Órgano de Control Fiscal.
Cumplen con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 y el Modelo Estándar de
Control Interno, contribuyendo de esta manera con el mejoramiento continuo y con
el cumplimiento efectivo de los objetivos de gestión y metas propuestas para la
vigencia actual.
DIVULGACIÓN: La Misión, Visión, Política de Gestión y Objetivos Estratégicos
han sido divulgados a los funcionarios mediante el Manual de Gestión, pagina
web, en la carpeta del SGI ubicada en el escritorio de cada equipo de cómputo, en
socialización realizada a todos los funcionarios en los diferentes procesos de
capacitación realizados.
ENTENDIMIENTO: La plataforma estratégica de la Contraloría, que se traduce en
la Misión, Visión, Política de Gestión y Objetivos Estratégicos fue formulada por un
grupo humano interdisciplinario y competente, quienes aportaron su conocimiento
y experiencia, actualmente dichos funcionarios permanecen en la Entidad.
Sin embargo, en las encuestas de conocimiento organizacional, se puede
evidenciar que la Misión y la Visión tienen un nivel de entendimiento alto, pues son
identificadas y divulgadas con facilidad. En cuanto a la política de gestión, 11 de
los 25 funcionarios manifestaron que no identifican y divulgan con facilidad la
misma, siendo un indicador bajo para la entidad, lo cual nos señala que se deben
iniciar acciones con el fin de lograr su entendimiento.
INDICADORES DE GESTIÓN:
Los indicadores son instrumentos que reflejan los resultados de una actuación
pasada, el cumplimiento de metas y objetivos, los mismos que permiten
implementar estrategias, acciones correctivas o de mejora, y suministran a la Alta
Dirección información oportuna, veraz y objetiva que le servirá como elemento
válido para ejercer el control y la retroalimentación comparativa frente a sus
resultados, buscando una mejor y óptima proyección, siendo éstos una
manifestación del alcance de los Objetivos Estratégicos a partir de su misión.
En el mes de septiembre de la presente vigencia, los líderes de los procesos
revisaron y evaluaron los indicadores de la Entidad, encontrando que se
presentaron cambios solo en el proceso de Gestión Administrativa. El cambio
obedece a la inclusión de nuevos indicadores así:
Nombre del
Indicador Indicador
Tipo de
Indicador
Meta
Parámetros de medición Frecuencia 2015 2016 2017
Cumplimiento
del
Presupuesto
de gastos
Presupuesto
ejecutado
Presupuesto
Aprobado
EFICIENCIA
100%
Anual
Menor
90%
entre
90% y
99%
100% 100% 100% N/A
Nombre del
Indicador Indicador
Tipo de
Indicador
Meta
Parámetros de medición Frecuencia 2015 2016 2017
Cumplimiento
del Recaudo
Valor de la
transferencia
recaudada
Valor de la
transferencia
aprobada
EFICIENCIA
100%
Anual
Menor
99% 100% 100% 100% N/A
Calificación
Gestión
contable
Dictamen de la
AGR a la
gestión
contable
EFICACIA
LIMPIO
Anual
NEGAT
IVO
Y/O
ABSTE
NCIÓN
DE
OPINIÓ
N.
CON
SALVE
DAD
LIMPIO N/A LIMPIO N/A
Cumplimiento
del
Diagnostico
# Actividades
Ejecutadas
# Actividades
identificadas
en el
diagnostico
EFICACIA
80%
Anual N/A N/A N/A
50%≤ 51%≥7
9% ≤ 80%
Adicionalmente los indicadores una vez analizados y evaluados, se mantienen los
mismos hasta la fecha. La matriz de indicadores pasa de la versión 003 a la 004.
En este mismo ajuste se incluyó un indicador para el procedimiento contractual,
derivado de un mejoramiento detectado en auditoria de control interno de la
vigencia 2016, el cual relacionamos a continuación:
Nombre del
Indicador Indicador
Tipo de
Indicador
Meta
Parámetros
de medición
Frecuencia 2016 2017
Cumplimiento # EFICACIA 80% Anual
del Diagnostico Adquisiciones
y/o Contratos
Ejecutadas
#Adquisiciones
y/o Contratos
Programados
en el PAA
59%≤ 60%≥79% ≤ 80% 60,47 N/A
ANÁLISIS DE INDICADORES DE GESTIÓN
La evaluación de los resultados de los indicadores de gestión, que se realizó en el
mes de septiembre de la presente vigencia por parte de los líderes de los
procesos, da cuenta del cumplimiento de los objetivos estratégicos propuestos.
A nivel detallado los indicadores que requieren especial atención, en este ejercicio
de revisión por parte de la dirección, son los que se encuentran en semáforo rojo,
toda vez que pueden implementarse acciones en lo que resta de la vigencia que
garanticen que no se presenten desviaciones, para lo cual se formularán
recomendaciones.
Semáforo verde: Los procesos de direccionamiento estratégico, gestión
administrativa y responsabilidad fiscal, reflejan la totalidad de los indicadores en
semáforo verde.
Semáforo amarillo: El proceso de participación ciudadana tiene un indicador en
amarillo, referente a la respuesta de fondo de la totalidad de las PQDC, sin
embargo, las restantes se encuentran en trámite de respuesta, encontrándose en
términos. Comunicación organizacional tiene un indicador en amarillo, que
corresponde a la realización de audiencias públicas, de las cuales se tiene
programado realizar dos en la vigencia, habiéndose cumplido una, sin embargo,
no requiere recomendación, pues ya se tiene la programación de la audiencia
pública de gestión para el día 06 de diciembre de 2017.
Semáforo Rojo: En el proceso de control fiscal, existen dos indicadores en rojo, el
primero corresponde al cumplimiento del PGA, lo anterior se debe al corte de
análisis de la información, pues a la fecha de evaluación aún se encuentran en
curso algunos ejercicios auditores. De 30 auditorías programadas en el PGA, con
corte a septiembre 30 se han realizado 20 (hasta su comunicación), se
encontraban en fase de informe 1 y 2 en fase de planeación y a la fecha 3 más
notificadas, para un total de 26. Todos los ejercicios mencionados que se
encuentran en curso alcanzan su finalización entre noviembre y diciembre, lo que
arrojaría un 86% de cumplimiento del indicador. Lo anterior, se debe a
ausentismo del personal del proceso de control micro, una situación administrativa
de una funcionaria en carrera administrativa, el retiro de otra por renuncia, la cual
no ha sido reemplazada y se tuvieron capacitaciones que requirieron de
dedicación de jornadas laborales completas. Adicionalmente, se requirieron
prorrogas en las fases del proceso auditor, por las dificultades en la entrega de
información por parte de los sujetos de control, de lo cual se derivaron traslados
para procesos administrativos sancionatorios. A pesar de las anteriores
justificaciones se requerirá formular recomendaciones para evitar incumplimientos.
El otro indicador en semáforo rojo corresponde a la entrega de informes macro.
En cada vigencia se presentan 3 informes macro de los cuales 2 son de ley: El
informe ambiental y el Informe Fiscal y Financiero, un informe adicional que
corresponde al Informe del Balance Consolidado. Para la fecha de corte del
análisis de indicadores, no se habían entregado los informes de Ley. Sin embargo
a la fecha de presentación del presente informe se había entregado otro, se
encuentra en revisión uno, siendo su plazo máximo de entrega diciembre de cada
año.
En el proceso de comunicación organizacional, uno de los indicadores arrojó rojo
así: Durante la vigencia con corte al 30 de septiembre, comunicacionalmente del
# de conformidades del Plan de Comunicaciones sobre el # de acciones
realizadas, sólo existe un cumplimiento total del 62.83% siendo los porcentajes,
donde se destaca que el # de boletines realizados - cinco (5)- sobre el # de los
programados -diez (10)-, que porcentualmente se constituye en un 25% de lo
cumplido. Igualmente, de los boletines programados para la Oficina de Control
Interno que son 12 sobre los realizados que son 6, se ha cumplido un 50%,
mientras de los de Control IN, solo se ha llegado a un 40% de 10 programados. En
cuanto a las redes sociales las acciones se han cumplido en 100%, pues
constantemente se realiza publicaciones en ellas, las cuales dan un total de 338
publicaciones: 93 en el fans page, 143 en el perfil de Facebook, respectivamente;
46 publicaciones en twitter y 56 en Instagram. Adicional a ello, se destaca la
difusión de nuestro quehacer institucional en medios de comunicación que para el
corte (30 de septiembre de 2017), 6 medios utilizados. Por último se indica que
acorde con lo programado en el Plan de Comunicaciones, durante la vigencia se
han realizado 8 eventos de 11 programados, lo que da un 72% de cumplimiento.
De lo anterior, se generará una recomendación frente a la planeación de las
acciones del plan de comunicaciones.
Dicha evaluación fue objeto de verificación en las auditorías internas realizadas en
cada uno de los procesos.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Se actualizó el Manual de Gestión de la Contraloría (DO-L-001) pasando de la
versión 17 a la 18, teniendo en cuenta la nueva Norma ISO 9001:2015, para ello
se analizaron los numerales de la misma y a medida que se iban estudiando, se
realizaron las modificaciones pertinentes en el Manual, en los procesos,
procedimientos, las políticas operación, guías y formatos.
Igualmente, el manual incluye el alcance del Sistema de Gestión de la Contraloría,
las justificaciones de las exclusiones, los procedimientos documentados del
sistema, el mapa de procesos y hoja de caracterización por proceso actualizado,
con la asignación de los nuevos responsables, la documentación del sistema de
gestión integral, actividades permanentes del sistema, responsabilidades y
autoridades.
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
En el mes de septiembre de la presente vigencia, los líderes de los procesos
revisaron los riesgos de la Entidad, encontrando que se presentaron cambios solo
en el proceso de Gestión Administrativa. El cambio obedece a la inclusión de
nuevos riesgos así:
FACTOR DE
RIESGO (Qué
puede ocurrir y
cómo puede
ocurrir)
CONSECUENCIAS
DE LA
OCURRENCIA
DEL RIESGO
CAUSAS DE
LA
OCURRENCIA
DEL RIESGO
MÉTODO DE
CONTROL
EXISTENTE
IMPACTO OCURRENCIA CONTROL
NIVEL
DE
RIESGO
Incumplimiento
en la
presentación
de la
información
contable
Sanciones
disciplinarias y
administrativas
sancionatorias
(Multas,
llamados de
atención, entre
otras).
Descuido en
la fechas de
presentación
de informes
Cumplimiento
de lo
establecido el
procedimiento
GA-P-002. Y
de los actos
administrativos
expedidos por
la AGR, para
la rendición de
la cuenta.
3 1 1 3
Problemas con
el pago de la
nomina
Inexactitud en
la liquidación
de la nomina
Falta de
Revisión.
Errores de
digitación.
No ingreso
de
novedades.
Se realiza una
pre-revisión a
la liquidación
de la nómina
de la quincena,
posteriormente
se genera una
pre-nómina la
cual es motivo
de una revisión
final por parte
de
contabilidad.,
para proceder
a liquidar la
nómina
definitiva.
3 1 1 3
Incumplimiento
en la fechas de
pago de
nomina
Demoras en
la entrega
de la nómina
al tesorero.
En la guía de
nómina GA-G-
003, se tiene
establecido los
plazos
estipulados
para el trámite
de liquidación
de la nómina,
en
concordancia
con los
procedimientos
de contabilidad
y tesorería GA-
P-002 y GA-P-
3 1 1 3
FACTOR DE
RIESGO (Qué
puede ocurrir y
cómo puede
ocurrir)
CONSECUENCIAS
DE LA
OCURRENCIA
DEL RIESGO
CAUSAS DE
LA
OCURRENCIA
DEL RIESGO
MÉTODO DE
CONTROL
EXISTENTE
IMPACTO OCURRENCIA CONTROL
NIVEL
DE
RIESGO
003.
Incumplimiento
en la
presentación
de la
información
contable
Sanciones
disciplinarias y
administrativas
sancionatorias
(Multas,
llamados de
atención, entre
otras).
Descuido en
la fechas de
presentación
de informes
Cumplimiento
de lo
establecido el
procedimiento
GA-P-002. Y
de los actos
administrativos
expedidos por
la AGR, para
la rendición de
la cuenta.
3 1 1 3
Perdida de los
documentos
en préstamo
Expedientes
incompletos.
Sanciones
disciplinarias.
Falta de
control del
funcionario.
Diligenciar
oportunamente
el formato GA-
F-030.
Información
digitalizada.
1 1 1 1
Hurto o
pérdida del
documento
Información
digitalizada 1 1 1 1
En este mismo ajuste se incluyó un riesgo para el procedimiento contractual,
derivado de un mejoramiento detectado en auditoria de control interno de la
vigencia 2016, así:
FACTOR DE
RIESGO (Qué
puede ocurrir y
cómo puede
ocurrir)
CONSECUEN
CIAS DE LA
OCURRENCI
A DEL
RIESGO
CAUSAS DE LA
OCURRENCIA DEL
RIESGO
MÉTODO DE
CONTROL
EXISTENTE (Si no
existe método de
control registre)
IMPACTO OCURRENCIA CONTROL NIVEL DE
RIESGO
Incumplimiento
del objeto
contractual.
No cubrir las
necesidad
planteada por
la Contraloría
con el
procesos
contractual
Deficiencias en la
etapa de planeación
y selección del
contratista.
El manual de
contratación
contempla en su etapa
de planeación todo lo
relacionado con
necesidades,
características
técnicas y
especificaciones, lo
cual queda plasmado
en los estudios
previos y la ficha
técnica que se realiza
para aquellos bienes o
servicios que por su
especialidad lo
requieren. Se realiza
verificación de
requisitos técnicos,
habilitantes y de la
propuesta económica.
3 1 1 3
Falencias en la
supervisión
Cumplimiento de la
normatividad legal.
Ley 1474 de 2011. Y
el seguimiento que se
realiza por medio de
los informes de
supervisión, Formato
GA-F-017, cada que
se presenta un pago.
3 1 1 3
Los demás riesgos de los procesos mantuvieron su valoración en cuanto a
impacto, ocurrencia, control y nivel de riesgo, quedando la matriz de riesgos en
versión 008.
RIESGOS DE CORRUPCIÓN.
Así mismo en la vigencia 2017, se evaluó el Plan Anticorrupción y en él se realizó
el seguimiento a los riesgos de la vigencia 2016, determinando mantener los
mismos riesgos para la vigencia actual.
Sumado a lo anterior, se hizo seguimiento a la estrategia anticorrupción, con corte
30 de abril y 31 de agosto de 2017. Los líderes de los procesos en conjunto en el
mes de octubre revisaron el Mapa de Riesgos de Corrupción de la Contraloría
para la actual vigencia, encontrando que los mismos no varían.
El Mapa de Riesgos de Corrupción se encuentra a disposición y para consulta de
los usuarios en el sistema de gestión de la Contraloría.
MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AVANCES
EVALUACIÓN DE CONTROL Y GESTIÓN
La Contraloría Municipal de Envigado, en el mes de septiembre se realizó
seguimiento a las encuestas de satisfacción de clientes – comunidad,
conocimiento organizacional, sujetos de control. También, realizaron seguimiento
a los indicadores de gestión, los riesgos de los procesos de la Entidad, como los
riesgos anticorrupción y por último se realizó seguimiento a los planes de
mejoramiento y a los resultados de las auditorías internas de calidad y de control
interno.
AUDITORIA INTERNA
La Auditoría Interna, para la Contraloría Municipal de Envigado, es una actividad
independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar
valor y mejorar la operación de la organización. Por lo tanto, las auditorías internas
son vitales para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Integral – SGI
del órgano de control permitiendo así, evaluar los mecanismos de seguimiento y
medición establecidos en la misma.
Con esta herramienta se busca un ejercicio del control más eficiente y eficaz que
permita alcanzar los objetivos propuestos por el ente de control. Durante la
presente vigencia se realizaron dos ciclos de auditorías, uno realizado por control
interno y otro efectuado por los funcionarios certificados como auditores internos
de calidad. Ambos ejercicios con el propósito de mitigar posibles impactos
negativos, frente a la gestión que a diario se realiza en la Entidad y contribuir con
el mantenimiento de los sistemas que actualmente operan.
Durante la vigencia 2017, se realizó seguimiento a los planes de mejoramiento del
año 2016. Igualmente, en los siguientes cuadros se plasma las auditorías
realizadas durante el año 2017.
Para el periodo 2017 se definieron las siguientes auditorías de calidad:
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNAS DE CALIDAD VIGENCIA 2017
PROCESO PROCEDIMIENTOS FECHA
DIRECCIONAMENTO
ORGANIZACIONAL
DIRECCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL
NOV 06 DE 2017
REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN
GESTIÓN DE RIESGOS
CONTROL DE DATOS
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES
COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓN
NOV 06 DE 2017
ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA
CONTROL FISCAL CONTROL MACRO - CONTROL MICRO NOV 09 DE 2017
RESPONSABILIDAD
FISCAL
RESPONSABILIDAD FISCAL
NOV 08 DE 2017 ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
JURICCIÓN COACTIVA
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA PARTICIPACIÓN CIUDADANA NOV 7 DE 2017
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNAS DE CALIDAD VIGENCIA 2017
PROCESO PROCEDIMIENTOS FECHA
CAPACITACIÓN CIUDADANA EN EL CONTROL
SOCIAL, PROMOCIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO DE
VEEDURÍAS
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
PRESUPUESTAL
NOV 07 DE 2017 CONTABLE
TESORERIA
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA TALENTO HUMANO NOV 08 DE 2017
MEDICIÓN ANÁLISIS Y
MEJORA
EVALUACIÓN CONTROL INTERNO
NOV 08 DE 2017
REALIZACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN CORRECTIVA Y
MEJORA
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
La programación de auditorías internas de calidad se realizó al 100% de los
procesos de la organización, decisión tomada por el Comité de Dirección con el fin
de verificar la conformidad de los mismos, teniendo en cuenta los cambios
realizados en el SGI para ajustarlo a la nueva versión de la Norma ISO9001:2015.
Posterior al ejercicio auditor, se realizó la evaluación de los auditores internos de
calidad, obteniendo el siguiente resultado:
EVALUACIÓN AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD 2017
ITEM ASPECTOS PERSONALES CALIFICACIÓN
PROMEDIO 5 4 3 2
1 LA OBTENCIÓN Y EVALUACIÓN DE LA EVIDENCIA
SE HIZO EN FORMA OBJETIVA 7 1
4,88
2
DURANTE LA AUDITORÍA DEMOSTRÓ CAPACIDAD
DE ESCUCHA 8
5,00
EVALUACIÓN AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD 2017
ITEM ASPECTOS PERSONALES CALIFICACIÓN PROMEDIO
3
DURANTE LA AUDITORÍA MOSTRÓ TRATO CORTÉS
Y AMABLE 8
5,00
4
LA AUDITORÍA SE DESARROLLÓ SIN
INTERRUPCIONES NI DISTRACCIONES 7 1
4,88
5 LA AUDITORÍA SE EJECUTÓ CON PUNTUALIDAD 6 2
4,75
6
LAS CONCLUSIONES GUARDAN COHERENCIA Y
RELACIÓN CON LO OBSERVADO 7 1
4,88
7
LAS PREGUNTAS, CONCEPTOS E IDEAS SE
EXPRESARON CON CLARIDAD 7 1
4,88
8
EL AUDITOR SE MANTUVO EN EL ALCANCE
DEFINIDO PREVIAMENTE 8
5,00
9
EL AUDITOR PERMITIÓ EL ANÁLISIS SOPORTADO
EN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS. 8
5,00
10
LA AUDITORÍA FUE CONDUCIDA EN ORDEN Y
PLANIFICADAMENTE 8
5,00
4,93
ITEM ASPECTOS TÉCNICOS CALIFICACIÓN
PROMEDIO 5 4 3 2
11 EL PLAN DE LA AUDITORÍA SE PRESENTÓ A TIEMPO
(5%) 8 5,00
12
EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS ES
TÉCNICO, COMPLETO Y ESTÉTICO (20%) 8 5,00
13 PRESENTÓ INFORME DE AUDITORÍA (5%) 8 5,00
14
PARTICIPÓ CON OPORUNIDAD DE LAS ACTIVIDADES
PREVIAS PARA REALIZAR LA AUDITORÍA (5%) 7 1 4,88
15 PARTICIPÓ DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA (5%) 8 5,00
16
REALIZÓ SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES PROPUESTAS
EN EL CICLO ANTERIOR (20%) 6 2 4,75
4,94
La evaluación cubre 16 ítems, y luego de aplicada nos muestra, que los auditores
tanto en aspectos personales como técnicos obtuvieron altas valoraciones, lo que
nos permite concluir las competencias adquiridas por los funcionarios asignados al
ciclo de auditoria interna.
Para el año 2017 se definieron las siguientes auditorías de Control Interno:
PROCESO PROCEDIMIENTO FECHA
PROGRAMACIÓN
Gestión Administrativa Manual de Gestión Documental 30/01/2017
Contratación 08/03/2017
Control Fiscal Control Macro – Control Micro 25/05/2017
Responsabilidad Fiscal Responsabilidad Fiscal 09/06/2017
Gestión Administrativa Gestión de TIC´S 09/10/2017
Contratación 01/12/2017
De la programación de la Oficina de Control Interno, se han efectuado 4 de las 6
auditorías programadas, en el cual se realizó evaluación al asesor de control
interno, quien se encarga de realizar los ejercicios de auditoría, obteniendo el
siguiente resultado:
EVALUACIÓN AUDITORIAS MECI 2017
ITEM ASPECTOS PERSONALES CALIFICACIÓN PROMEDIO
5 4 3 2
1 LA OBTENCIÓN Y EVALUACIÓN DE LA EVIDENCIA
SE HIZO EN FORMA OBJETIVA 3 1
4,75
2
DURANTE LA AUDITORÍA DEMOSTRÓ
CAPACIDAD DE ESCUCHA 4
5,00
3
DURANTE LA AUDITORÍA MOSTRÓ TRATO
CORTÉS Y AMABLE 4
5,00
4
LA AUDITORÍA SE DESARROLLÓ SIN
INTERRUPCIONES NI DISTRACCIONES 4
5,00
5 LA AUDITORÍA SE EJECUTÓ CON PUNTUALIDAD 4
5,00
EVALUACIÓN AUDITORIAS MECI 2017
ITEM ASPECTOS PERSONALES CALIFICACIÓN
PROMEDIO
6
LAS CONCLUSIONES GUARDAN COHERENCIA Y
RELACIÓN CON LO OBSERVADO 4
5,00
7
LAS PREGUNTAS, CONCEPTOS E IDEAS SE
EXPRESARON CON CLARIDAD 3 1
4,75
8
EL AUDITOR SE MANTUVO EN EL ALCANCE
DEFINIDO PREVIAMENTE 4
5,00
9
EL AUDITOR PERMITIÓ EL ANÁLISIS
SOPORTADO EN DOCUMENTOS
COMPLEMENTARIOS.
3 1
4,75
10
LA AUDITORÍA FUE CONDUCIDA EN ORDEN Y
PLANIFICADAMENTE 4
5,00
4,93
ITEM ASPECTOS TÉCNICOS CALIFICACIÓN
PROMEDIO 5 4 3 2
11 EL PLAN DE LA AUDITORÍA SE PRESENTÓ A
TIEMPO (5%) 4 5,00
12
EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS ES
TÉCNICO, COMPLETO Y ESTÉTICO (20%) 4 5,00
13 PRESENTÓ INFORME DE AUDITORÍA (5%) 4 5,00
14
PARTICIPÓ CON OPORUNIDAD DE LAS
ACTIVIDADES PREVIAS PARA REALIZAR LA
AUDITORÍA (5%) 4 5,00
15 PARTICIPÓ DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
(5%) 4 5,00
16
REALIZÓ SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES
PROPUESTAS EN EL CICLO ANTERIOR (20%) 4 5,00
5,00
CONSOLIDACIÓN AUDITORÍAS DE CALIDAD
AUDITORÍAS RESULTADOS
ESTADO N° TIPO
Direccionamiento Organizacional 3 Mejoramiento Abierta-
Evaluando Ciclo
CONSOLIDACIÓN AUDITORÍAS DE CALIDAD
AUDITORÍAS RESULTADOS
ESTADO N° TIPO
Comunicación Organizacional 5
3 No
Conformidades
2 Mejoramiento
Abierta-
Evaluando Ciclo
Control Fiscal 1 Mejoramiento Abierta-
Evaluando Ciclo
Responsabilidad Fiscal 0 N/A N/A
Participación Ciudadana 3 Mejoramiento Abierta-
Evaluando Ciclo
Gestión Administrativa – Talento
Humano 1 Mejoramiento
Abierta-
Evaluando Ciclo
Gestión Administrativa – Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería 1 Mejoramiento
Abierta-
Evaluando Ciclo
Medición, Análisis y Mejora 4 Mejoramiento Abierta-
Evaluando Ciclo
CONSOLIDACIÓN AUDITORÍAS CONTROL INTERNO-MECI
AUDITORÍAS RESULTADOS
ESTADO N° TIPO
Gestión Administrativa
Manual de
Gestión
Documental
Contratación
6 Oportunidades de
Mejora Cerrada
1 Oportunidades de
Mejora Cerrada
Control Fiscal Control Macro –
Control Micro 2
Oportunidades de
Mejora Cerrada
Responsabilidad Fiscal Responsabilidad
Fiscal 1
Oportunidades de
Mejora Cerrada
Con la realización de los dos ciclos de auditorías, los líderes de los procesos
definieron acciones que contribuyen a la mejora continua, y a lograr que el SGI de
la Entidad se mantenga, lo cual se traduce en la prestación de un servicio eficiente
y eficaz para nuestros clientes internos y externos con los cuales interactúa la
Entidad en el ejercicio de control fiscal.
EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
AVANCES
Durante el periodo citado, la Contraloría Municipal de Envigado llevó a cabo
acciones soportadas en el Plan de Comunicaciones 2016-2019 (que reúne la
política de operación del proceso de comunicación organizacional), entre las que
se destacan desde la comunicación externa, la difusión y divulgación de las
actividades desarrolladas por la Entidad y desde el punto de vista de la
comunicación interna, la promoción de actuaciones y decisiones que contribuyen
de una manera directa al fortalecimiento del clima organizacional, la promoción de
la cultura del autocontrol y el conocimiento de las decisiones que se adoptan tanto
de la Alta Dirección, como de otras áreas estratégicas que aportan al desempeño,
eficiencia y eficacia de la organización.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Oficina Asesora de Control Interno, a fin de
evidenciar el cumplimiento de las actividades planteadas en el Plan de
Comunicaciones, constató que:
A nivel de las comunicaciones externas, la responsable de este ítem puso en
conocimiento a la ciudadanía mediante las redes sociales Facebook y Twitter, la
apertura de las auditorías fiscales lideradas por la Subcontraloría Municipal, la
promoción de las capacitaciones en control social a la gestión pública con énfasis
en atención a la primera infancia y la Política Pública de Juventud del Municipio de
Envigado, la labor de la Oficina de Participación Ciudadana frente a la promoción
de la cultura de la legalidad y del cuidado de lo público en los líderes escolares de
las instituciones educativas oficiales; así mismo, la presencia institucional y la
vinculación para la realización de eventos y espacios de cercanía con la
ciudadanía como la Audiencia Pública Ambiental “Estado de los Recursos
Naturales y el Ambiente del Municipio de Envigado” y la Semana de la
Participación Ciudadana.
Adicional a ello y como una manera de generar una comunicación proactiva con la
ciudadanía y demás partes interesadas, desde el componente comunicacional se
puede evidenciar la publicación permanente de las actividades programadas de la
Contraloría para el público externo en el sitio web Institucional
www.contraloriaenvigado.gov.co, entre las que se destacan: eventos
institucionales y programación de capacitaciones.
También se evidencia la realización de boletines de prensa externos, que permiten
la difusión mediante medios escrito, radial, televisivo, etc., sobre el quehacer
institucional.
En cuanto a la comunicación interna, ésta se basa en la difusión y puesta en
conocimiento de las decisiones y actuaciones de las diferentes áreas de la
Entidad, así como la promoción de acciones que contribuyan a la Cultura del
Autocontrol, el uso de los beneficios propios del Plan de Capacitación de la
Entidad, la gama de ofertas que aportan al bienestar laboral, las orientaciones del
COPASST y el Comité Convivencia, entre otros.
Esta información esencial para los funcionarios del Órgano de Control se llega a
través de los siguientes medios:
Boletín Interno de Control IN que para este periodo de tiempo se empleó como
fuente para difundir la información relacionada con los beneficios en deporte,
salud, educación.
Boletín Virtual para la Oficina de Control Interno. Este medio de comunicación
permitió poner en conocimiento a los funcionarios sobre temas relacionados con el
autocontrol e informes sobre la aplicación del Modelo Estándar de Control Interno
– MECI.
Estas comunicaciones fueron enviadas mediante correo electrónico como medio
de cercanía con los servidores públicos de la Contraloría, así como el uso
permanente del Grupo “WhatsApp”, red que permite entre otros aspectos,
publicar y dar a conocer información de interés para este tipo de público.
La realización de tarjetas para responder a agradecimientos, confirmación de
asistencia a eventos y a actividades; las respuestas dadas a las peticiones,
quejas, denuncias y/o consultas, también hace parte de las acciones desarrolladas
desde la comunicación interna, las cuales se evidencia en carpetas virtuales y
físicas que se encuentran bajo la custodia de la líder responsable del procesos de
comunicación organizacional y de participación ciudadana.
OBSERVACIÓN GENERAL
OPORTINIDAD DE MEJORA: La Contraloría Municipal de Envigado, tiene como
reto implementar Sistema de Gestión del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión – MIPG, el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 establece que se deben
integrar los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de la Gestión de la Calidad y
este Sistema único se debe articular con el Sistema de Control Interno; en este
sentido el MIPG surge como mecanismo que facilitará dicha integración y
articulación.
El Sistema de Control Interno de la Contraloría Municipal de Envigado, ha logrado
un nivel de madurez significativo, mediante una estructura de operación que mitiga
adecuadamente los riesgos inherentes a sus funciones, empleando las mejores
prácticas para su ejercicio y cumpliendo las disposiciones legales. Lo anterior,
sustentado en un direccionamiento estratégico sólido, un equipo humano
altamente calificado, una gestión transparente de la información, y un modelo de
gestión basado en procesos, que a partir del monitoreo y medición permanente
ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO