INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE …candeaseo.gov.co/wp-content/uploads/2015/11/Informe-Pormenorizado... · Decreto 943 de 2014 expedido por el ... Para esto la empresa

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ABRIL A DICIEMBRE DE 2017-ENERO A FEBRERO 2018

(Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción)

Jefe de Control Interno o quien haga sus veces

NHORA LILIANA RODAS VALENZUELA

Periodo Evaluado: 01 de Abril al 31 de Diciembre de 2017 – 01 de Enero al 12 de Marzo de 2018

Fecha de Elaboración: 23 de Marzo de 2018

En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, y conforme al Decreto 943 de 2014 expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública , La Jefe de Control Interno de la Empresa de Servicios Públicos de Aseo del Municipio de Candelaria Valle CANDEASEO S.A E.S.P., presenta informe Pormenorizado del Estado de Control Interno entre 01 de Abril al 31 de Diciembre de 2017 – 01 de Enero al 12 de Marzo de 2018 cumpliendo con la estructura del modelo: módulo de planeación y gestión, módulo de evaluación y seguimiento y el eje transversal de información y comunicación. En cumplimiento del decreto 1499 de 2017, se presentan el estado actual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Para la elaboración del presente informe, así como la ejecución de las funciones de la Oficina de Control Interno de gestión de la Empresa de Servicios Públicos de Aseo del Municipio de Candelaria Valle CANDEASEO S.A E.S.P., se hace necesario indicar que dicha oficina no cuenta con personal de apoyo, es decir no tiene equipo multidisciplinario como lo emana la Ley 87 de 1.993 en el parágrafo 2 del artículo 10 y el Estatuto Anticorrupción.

MÓDULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Dificultades

El Manual de Funciones presenta desactualización de acuerdo al presente y organización de la empresa, pues corresponde a la unidad de personal, o a la que haga sus veces, en cada organismo o entidad, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de competencias laborales y velar por el cumplimiento de las disposiciones de ley (Decreto ley 785 de 2005 y los títulos 2 y 4 del Decreto 1083 de 2015). La empresa CANDEASEO S.A E.S.P no tiene implementado un Plan Institucional de Capacitación dirigido a empleados de libre nombramiento y remoción ya que la empresa no cuenta con personal de carrera administrativa. Se evidencian falencias en lo referente a Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano ya que la empresa CANDEASEO S.A E.S.P no había definido su Plan para las vigencias anteriores lo que impidió a la Oficina de Control Interno realizar seguimiento a Mapa de Riesgos de Corrupción.

Se evidencian falencias en la estandarización del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad ya que no existe una persona responsable del proceso que se encargue de la actualización de formatos y creación de procedimientos que son necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema.

Avances

Componentes: Talento Humano - Direccionamiento Estratégico - Administración del Riesgo

Manual de Funciones Específicas y Competencias Laborales

Cuando se creó la Empresa CANDEASEO S.A E.S.P la Junta Directiva aprobó un manual mediante el Acuerdo No. 002 del 06 de Abril de 2009 (―POR MEDIO DEL CUAL SE CREA LA PLANTA DE CARGOS, ESCALA SALARIAL, EL SISTEMA DE NOMENCLATURA, CLASIFICACION DE LOS EMPLEOS, Y EL MANUAL DE FUNCIONES ESPECIFICAS, COMPETENCIAS LABORALES Y REQUISITOS...‖), donde se definieron seis cargos (gerente, cuatro directores y una secretaria). El cargo de Jefe de Control Interno se creó mediante acuerdo de Junta Directiva No. 004 del 21 de Marzo de 2012 (―POR MEDIO DEL CUAL SE CREA UN CARGO DE ÍNDOLE OBLIGATORIO, SUS FUNCIONES, REQUISITOS Y REMUNERACIÓN EN LA EMPRESA REGIONAL DE SERVICIO PÚBLICO DE ASEO DE CANDELARIA – CANDEASEO S.A. E.S.P.‖). Son los únicos cargos creados y debidamente aprobados por la junta directiva de la empresa en el año 2009, en el año 2012 el personal operativo que estaba vinculado con una cooperativa se contrató por la empresa directamente mediante contrato a término definido, con las funciones que venían desempeñando (escobitas, tripulantes y conductores). A partir de ese momento se ha venido contratando otras personas, tanto en el área administrativa y operativa, con el mismo tipo de modalidad contractual de acuerdo a las necesidades y crecimiento de la empresa. Es de aclarar que en la minuta del contrato se indica de forma general la labor a desarrollar por cada empleado. En el año 2015 el plan departamental de Aguas en asocio con Vallecaucana de aguas denominada Consorcio Aseguramiento Valle, dentro de la ejecución de un proyecto para el fortalecimiento de las empresas de servicios públicos del valle del cauca, elaboraron un diagnóstico de CANDEASEO S.A E.S.P y posteriormente entregaron un informe y unos modelos para planes de mejoramiento institucional. Entre estos modelos se encontraba MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y COMPETENCIAS LABORALES‖ de acuerdo a nuestras necesidades y funciones creadas bajo el contrato de cada empleado para tomarlo como ejemplo. Al momento la nueva planta de cargos con su respectivo manual de funciones, no se ha socializado ni se ha autorizado por la junta directiva.

Clima Organizacional

El clima Organizacional se concibe como la percepción colectiva de los trabajadores respecto a las prácticas, políticas, estructura, procesos y sistemas de la empresa, que impacta el ambiente humano en el que se desarrolla el trabajo cotidiano, el cual se construye de manera paulatina a lo largo de un periodo significativo donde se incluyen factores como el tiempo y comunicación; Durante el periodo comprendido de Marzo de 2017 a Febrero de 2018, este departamento atendió casos puntuales como: Atención a empleados por actos inadecuados debido a mala comunicación entre compañeros, los cuales se entraron a mediar y solucionar mediante charlas y citas de consolidación directamente con los empleados involucrados y la asistente de Talento humano, teniendo en cuenta la per sección como factor base para la solución. En CANDEASEO S.A.E.S.P. no se ha realizado diagnóstico de clima organizacional; sin embargo, se gestionan citas grupales que contribuyen a solucionar problemáticas de equipos de trabajo específicos. Retos y compromisos: Realizar la medición de clima laboral para lo que resta del año 2018, teniendo en cuenta agentes externos que manejen protocolos de seguridad y garantía de la confidencialidad para que los colaboradores contesten con completa tranquilidad y honestidad, ya que no queremos obtener resultados sesgados que puedan alterar la realidad.

Evaluación del Desempeño

A través de los objetivos misionales y definición de las metas de cada trabajador se busca conocer objetivamente el desempeño, teniendo en cuenta sus competencias y comportamientos, con el fin de desarrollar y administrar la gestión de estos resultados de manera tal que se contribuya a las mejoras del rendimiento y productividad de la organización. Para esto la empresa al final de cada año se apoya en los supervisores, director operativo y talento humano, donde cada uno de acuerdo al listado del personal activo de la empresa, presenta las observaciones u anotación, teniendo en cuenta factores como: ausencia laboral, desempeño en la labor, recomendaciones médicas e incapacidades, además de apoyarse en medidas de calificación cuantificables como: Excelente, Bueno, Regular o Malo, para así sacar los datos estadísticos y tomar las medidas pertinentes, de acuerdo a la retroalimentación sobre cómo se percibe el desempeño de cada trabajador a partir de acciones de acompañamiento, seguimiento, y gestión de oportunidades para el desarrollo de las personas en relación con la estrategia empresarial., como también, promover espacios de reflexión con los trabajadores sobre el valor de las acciones que realizan y la manera como las llevan a cabo, interiorizando en los metas organizacionales y de operación de la gestión. Retos y compromisos:

Para la vigencia 2018 teniendo en cuenta el informe de calificación del personal que realizaron el director operativo, los supervisores y talento humano. Se tomarán como base para la implementación de un nuevo sistema de Evaluación de desempeño, además de actualizar el procedimiento y los procesos para establecer las directrices y lineamientos a realizar en Evaluación del Desempeño Laboral

Inducción y Re inducción

La inducción y Re inducción es un proceso que permite la conexión directa del personal a contratar con los procesos de la empresa, dirigido no solamente al personal con nueva vinculación laboral si no para aquellos que presentan una incapacidad de más de 60 días, e ingreso de vacaciones, con el fin de actualizar los procesos y procedimiento que duran su ausencia practicó la organización, para que nuestra empresa brinde a nuestra comunidad un excelente servicio; por esto durante la vigencia 2017, el proceso de Inducción y Re inducción sufrió una reestructuración en cuanto a la información, presentación y algunos formatos, la cual fue aplicada para la actual vigencia. 1. FO.TH.08 Listado de asistencia del personal que recibe la inducción o Re inducción. 2. FO.TH.07 Evaluación procesos de inducción y Re inducción. (Con la finalidad de recopilar información que permita evaluar el programa de inducción, aplicado al personal que ingresa a la empresa CANDEASEO S.A. E.S.P. para así realizar correctivos necesarios para el mejoramiento del mismo. Como también evaluar la atención del personal que recibió la inducción en lo que respecta a temas puntales de la organización) 3. FO.TH-30 Informe de inducción y Re inducción – (Con el fin de garantizar que el empleado conozca el cargo y el riesgo asociado al presente trabajo y se comprometa a cumplir estrictamente las normas de salud ocupacional y seguridad industrial impartidas por CANDEASEO S.A.E.S.P. En el año 2017 se realizó el proceso de inducción y re inducción a un promedio de 57 personas de diferentes áreas de trabajo incluyendo personal de SENA y personal operativo. En el mes de enero y febrero de 2018 se han realizado 26 inducciones y 2 re inducciones con la respectiva evaluación de la eficacia de los mismos, aplicando los nuevos formatos con los que cuenta la gestión de Talento Humano.

Proceso de capacitación – Plan Institucional de Formación y capacitación

Plan Institucional de Formación y Capacitación

En la actualidad la empresa no cuenta con el diseño del plan institucional de Formación y capacitación, es por lo que en el momento se está apoyando en la Universidad UNIMINUTO para la elaboración y diseño del mismo con el fin Fortalecer y contribuir al desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias, mejorando la productividad a través del proceso de capacitación para perfeccionar su desempeño y desarrollo integral del personal en el cumplimiento de la misión de la empresa.

Proceso de capacitación

Este Proceso se desarrolla de acuerdo a las necesidades presentadas por los

departamentos en procesos que requieren de actualización y fortalecimiento para así

distribuir las actividades de capacitación; es por esto que durante la vigencia 2017. Se brindó

apoyo a las siguientes áreas:

AREA TEMA DE CAPACITACION DURACIÓN

ARCHIVO

TALLER ―COMO CONSTRUIR EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL –PGD‖

24 HORAS

JORNADA DE SOCIALIZACIÓN GRATUITA EN CALI SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL

9 HORAS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 32 HORAS

ASISTENTE DE TALENTO HUMANO

"IV CONGRESO NACIONAL DE SEGURIDAD SOCIAL PARA EL SECTOR PÚBLICO"

30 HORAS

DIRECTORA FINANCIERA

PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES A LOS MARCOS NORMATIVOS EXPEDIDOS PARA ENTIDADES DEL GOBIERNO Y EMPRESAS

27 HORAS

SEGURIDAD INDUSTRIAL

1 ENCUENTRO DE ACTUALIZACIÓN EN SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

9 HORAS

DIRECTOR COMERCIAL

XI CONGRESO JURÍDICO DE SERVICIOS PÚBLICOS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES: VICISITUDES DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS EN COLOMBIA

15 HORAS

GERENCIA XI CONGRESO JURIDICO DE SERVICIOS PÚBLICOS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES: VICISITUDES DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS EN COLOMBIA

16 HORAS

Además de las capacitaciones que no requieren recursos y se gestionan con otras entidades

del Estado, (ARL o caja de compensación), donde generalmente es dirigida a todo el

personal de la empresa en las reuniones bimestrales, tratando temas como; Trabajo en

equipo y sentido de pertenencia, Importancia de la buena administración de ahorro personal

entre otros.

Retos y compromisos:

Renovación y actualización al procedimiento de capacitación y formación, haciendo uso de

diagnósticos practicados al personal por áreas.

Programas de Bienestar e Incentivos

Para nuestra empresa es muy importante velar por el bienestar y fomentar buenos lazos de amistad en cada uno de nuestros colaboradores por esto en el marco empresarial CANDEASEO S.A. E.S.P. ha venido implementando proyectos encaminados a promover una cultura organizacional basada en valores gestionando la seguridad y la sensibilización frente al autocuidado, además le ha apuntado a estimular a los colaboradores en fechas especiales como: el día ( de la mujer, del hombre, de la madre y del padre), Halloweem, y

Navidad. Como también se han establecido líneas de estímulos y motivación cuando cumplen años los trabajadores, haciendo entrega de un Bono por valor de $ 40.000, en las reuniones bimestrales, y se han generado espacios familiares de integración, recreación y esparcimiento (celebración día de la Familia) en el mes de Septiembre u octubre de 2017.

Seguridad y Salud en el trabajo

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa CANDEASEO S.A E.S.P, cuenta con una Política acorde al Sistema Integrado de Planeación y Gestión, asimismo se resaltan las acciones de mejoramiento continuo implementadas para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por otra parte se identifica que dicho Sistema vela por la seguridad de los trabajadores de la Empresa CANDEASEO S.A. E.S.P. y cuenta con mecanismos de prevención y mitigación de los posibles riesgos laborales que pudiesen presentarse al interior de la Empresa. Se cuenta con el plan de trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo de promoción y prevención establecida en conjunto con la ARL Positiva, asimismo se cuenta con la adquisición de servicios para la realización de exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódico, egreso, cambio de ocupación y post incapacidad. Por otra parte, la matriz legal se encuentra actualizada a la fecha de realización del seguimiento de la ARL POSITIVA de fecha 30 de noviembre de 2017. Durante el año 2017 La empresa CANDEASEO S.A E.S.P tuvo 31 números de accidentes laborales y una calificación de enfermedad laboral. El incremento de accidentes se debe a los actos inseguros en el lugar de trabajo; el mes de octubre de 2017 fue el que más accidentes tuvo. Dicha información es el resultado de la matriz de incapacidad de accidente laboral.

Fuente: Área Seguridad y Salud en el trabajo CANDEASEO S.A E.S.P

El 03 de septiembre de 2017 se presentó un siniestro laboral por accidente de moto donde presento lesiones leves el cual lamentablemente estando incapacitado falleció el día 7 de septiembre de 2017 el señor CARLOS ARTURO ESCOBAR Q.E.P.D. El cual la ARL POSITIVA envía la calificación del siniestro como causa del fallecimiento enfermedad común. De acuerdo a lo anterior se llevaron a cabo las actividades asignadas por ARL como son:

Diseño del plan estratégico de seguridad vial ―PESV‖. Ley 1503/2011 se encuentra en revisión por secretaria de tránsito del Municipio de Candelaria.

Actualización de matriz de peligros

Lista de chequeo de seguridad previo a la conducción de vehículos y motos

Formación continúa de autocuidado e identificación de peligros.

Capacitación de autocuidado a todo el personal de CANDEASEO S.A. E.S.P.

La entidad PSICOE realizo los exámenes de post incapacidad a nuestro personal

Durante el año 2017 se realizó seguimiento a nueve (9) personas reubicadas o con recomendaciones médicas laborales, realizando examen de post incapacidad.

Se realizó tres análisis de puesto de trabajo

Para realizar los análisis de puesto de trabajo la empresa CANDEASEO S.A E.S.P. contrato el servicio profesional de una fisioterapeuta con especialización en Salud Ocupacional

Se implementó el programa de pausas activas en la empresa y se socializo con todo el personal de las diferentes áreas de trabajo como son administración, personal operativo de recolección, barrido, zonas verdes y oficios varios.

Se realizó la semana de la salud con el apoyo de PREVISER, FOMENTO IPS, SEGUROS SURAMERICANA, SOMEDI, PORVENIR, HOSPITAL LOCAL DE CANDELARIA, NUEVA EPS dirigido a todo el personal donde se llevaron a cabo actividades como:

Vacunación antitetánica a todo el personal brindando el servicio EL HOSPITAL LOCAL DE CANDELARIA.

Examen de optometría

Examen periódico ocupacional

Espirómetros, audiometría, examen de laboratorio

Taller de origami para colaboradores e hijos dictado por la CAJA DE COMPENSACION COMFENALCO

Capacitaciones en manejo de stress laboral ―manejo de stress laboral‖ para todo el personal y su grupo familiar por el psicólogo FERNANDO GARCIA.

Concientización de prevención de cáncer de mama cérvix y próstata. Se brindó a los hijos de los colaboradores limpieza de higiene oral y piscina para recreación en familia.

Se realizaron inspecciones de seguridad en todas las áreas de trabajo de nuestra empresa.

Inspecciones de seguridad en compañía de proveedor de SURAMERICANA DE GUANTES.

Inspecciones de seguridad en áreas de trabajo en conjunto con la presidente del comité del COPASST en el uso de elementos de protección personal.

Se lleva un registro de incapacidades por enfermedad general y accidente laboral en una matriz con el objetivo de identificar la causa y realizar medidas de control. Durante los dos primeros meses del año en curso se dio inicio a nuevo plan de reubicados

para el personal que tiene recomendaciones médicas laborales. Las siete personas de diferentes áreas operativas actualmente reubicadas se encuentras realizando actividades con material reutilizable, apoyo en archivo y capacitándose en el manejo de residuos sólidos en el lugar de almacén bajo la supervisión del señor ADRIAN ESCOBAR Director Operativo, Talento Humano y Salud ocupacional. Se realiza seguimiento a las recomendaciones asignadas por el medico laboral en pausas activas y posturas.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano fue creado mediante Resolución No. 007 de 2018 el 31 de enero de 2018. Se encuentra publicado en el sitio Web de la entidad

Mapa de Riesgos de la Entidad y al Mapa de Riegos Anticorrupción y Atención al Ciudadano

La entidad no cuenta con un mapa de riesgos constituido formalmente. El Mapa de Riesgos Anticorrupción y de atención al ciudadano fue aprobado mediante Resolución No. 007 de 2018 el 31 de enero de 2018.

Plan de Estratégico 2016-2019 - ―CANDEASEO en la Ruta de Desarrollo Prosperidad Empresarial, Servicio con Calidad‖

Aprobado mediante Proyecto de Acuerdo de Junta Directiva No. 003 (Enero de 2017) ―POR MEDIO DEL CUAL APRUEBA EL PLAN ESTRATÉGICO 2016-2019 – ―CANDEASEO EN LA RUTA DEL DESARROLLO – PROSPERIDAD EMPRESARIAL, SERVICIO CON CALIDAD Y SE ARMONIZAN U HOMOLOGAN ALGUNOS PROYECTOS CON EL ANTERIOR PLAN ESTRATEGICO 2012-2015 ―TRABAJAR POR UN AMBIENTE SANO NUESTRO COMPROMISO‖

Sistema de Gestión Documental (IntraFile) La Oficina de Control Interno realiza seguimiento a partir de la vigencia 2018 del funcionamiento de esta herramienta de consulta, que arroja registros diarios. Se puede observar en la siguiente grafica el nivel de accesos y uso por año de esta herramienta de gestión documental. En el año 2013 el número de accesos tuvo buen comportamiento pero en los años 2014 a 2017 su comportamiento de uso disminuyo lo que genera una alerta para incentivar su uso.

Fuente: Seguimiento Oficina de Control Interno vigencia 2017

MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Dificultades

Para la vigencia 2017 la Oficina de Control Interno presento inconvenientes en el cumplimiento del Plan General de Auditorias proyectado debido al poco tiempo disponible por los responsables del proceso a auditar. También se evidencia la no rendición de los requerimientos hechos por el Departamento Administrativo de la Función Pública a través del aplicativo FURAG con fecha de plazo 17 de noviembre de 2017. No se han definido ni caracterizado riesgos de índole contable en el proceso para la prevención y el control de posibles fallas que pueden interferir en el logro de metas y objetivos de la empresa de acuerdo al Informe de Control Interno Contable reportado a la Contaduría General de la Nación el 27 de Febrero de 2018.

Avances

Componentes: Autoevaluación Institucional – Auditoría Interna – Planes de Mejoramiento

Estado del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG

Mediante la expedición del Decreto 1499 de 2017 se integró el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, definiéndose un solo Sistema de Gestión, el cual se articula con el Sistema de Control Interno definido en la Ley 87 de 1993, bajo este esquema se define el Modelo Integrado de Planeación y Gestión —MIPG, el cual permite a todas las entidades del estado, planear, gestionar, evaluar, controlar y mejorar su desempeño, bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y buscando la satisfacción de los ciudadanos, por lo que el Modelo Estándar de Control Interno –MECI continúa siendo la herramienta de operación del Sistema de Control Interno, cuya estructura se actualiza en articulación con el MIPG. CANDEASEO S.A E.S.P, está en proceso de implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, una vez se adopte corresponde a la dirección su puesta en funcionamiento, al igual que la aplicación de los mecanismos de evaluación a los avances de

su implementación, particularmente el diligenciamiento completo y oportuno del formulario único de reporte y avance de la gestión – FURAG. Para noviembre de 2017 no se informó en el FURAG II la evaluación de la gestión de la empresa.

Informes de Cumplimiento Legal Dando cumplimiento a las normas vigentes que regulan los organismos y entidades públicas, la Oficina de Control Interno ha cumplido con los informes y/o requerimientos de los Entes de Control los cuales se encuentran relacionados en el siguiente cuadro:

ENTIDAD INFORME FECHA RESPONSABLE

Página WEB, Ley 1474 de 2011

Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno

Diciembre de 2016 a Marzo de 2017.

Oficina de Control Interno

Contaduría General Evaluación Control Interno Contable

Se presentó el correspondiente informe a la Contaduría General el día 27 de Febrero de 2018.


DAFP, Contraloría Informe Ejecutivo Anual

Dando cumplimiento a los requerimientos del DAFP se presentó el Informe Ejecutivo Anual a través de aplicativo FURAG en los plazos establecidos.


Página WEB, Alcalde Municipal

Informe de PQR´S (Artículo 76 de la Ley 1474)

Se entregaron informes en las siguientes fechas: Julio de 2017 Diciembre de 2017


Dirección General de Derechos de Autor

Informe Evaluación del Uso de Derechos de Autor

08 de marzo de 2018


DANE

Encuesta DANE Encuesta vigencia 2015 y respuesta a solicitud vigencia 2016


Encuesta de Desarrollo e innovación Tecnológica EDIT 2016-2017

13 de Febrero de 2018


Fuente: Archivo Oficina de Coordinación del Control Interno vigencia 2017 y 2018

Auditoria y Seguimientos

Plan General de Auditorias

Objetivo del Programa: Evaluar de manera independiente y objetiva el sistema de control interno y gestión institucional verificando su existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad en cumplimiento de los objetivos de la Empresa de Servicios Públicos de Aseo del Municipio de Candelaria Valle Alcance del Programa: Comprende la planeación, coordinación, ejecución y seguimiento a las Auditorías internas y que aplica para todos los procesos de la Entidad.

A continuación se presenta el PGA de la Vigencia 2018

No Auditoria

PROCESO / ACTIVIDAD DIRECCION

RESPONSABLE FECHA AUDITOR

1

Auditoria con enfoque Integral Modalidad Regular a todos los procesos (Recursos Humanos, Salud Ocupacional, Almacén) vigencia 2017

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

16 de marzo al 16 de Mayo de 2018


2

Seguimiento al proceso de contratación administrativa, verificación de la necesidad, justificación de las normas que regulan el proceso periodo enero, febrero, marzo y abril vigencia 2018

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

16 de mayo al 15 de Junio de 2018


3 Auditoria con enfoque Integral Modalidad Regular a todos los procesos vigencia 2017

DIRECCIÓN OPERATIVA

01 de julio al 01 de agosto de 2018


4 Auditoria con enfoque Integral Modalidad Regular a todos los procesos vigencia 2017

DIRECCIÓN COMERCIAL

01 de septiembre al 01 de Octubre de 2018


5 Auditoria de cajas menores GERENCIA Primera semana del mes siguiente a revisar












11 Legalización de viáticos y gastos de viaje

AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRADO 02 Y DIRECTOR FINANCIERO

Primera semana del mes siguiente a revisar


12

Legalización de viáticos y gastos de viaje AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRADO 02 Y DIRECTOR FINANCIERO



13




14




15




16




17




18




19




20




La Oficina de Coordinación del Control Interno realizó las siguientes revisiones y verificaciones a los siguientes procesos:

Seguimiento Atención al ciudadano (PQRS). Derechos de Petición

La Oficina de Control Interno realizó seguimiento periódico a las respuestas de los Derechos de Petición radicados en ventanilla única y remitidos a los diferentes responsables de CANDEASEO S.A E.S.P durante el primer y segundo semestre de 2017, con el fin de dar cumplimiento al Artículo 23 de la Constitución Política Nacional y los Articulo 5, 15, 21 y 35 del Código Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011. A continuación se describe el total de PQR registrados en la Ventanilla Única de CANDEASEO S.A E.S.P de la vigencia 2017:

PQR 2017 - CANDEASEO S.A E.S.P

SEMESTRE MES TOTAL OBSERVACION

PRIMER SEMESTRE TOTAL PQR 251

ENERO 37

La causal más notoria de solicitud fue la de descuentos

por predios desocupados tanto en el primer como en el

segundo semestre de 2017 (217 y 208 respectivamente)

FEBRERO 43

MARZO 47

ABRIL 40

MAYO 47

JUNIO 37

SEGUNDO SEMESTRE TOTAL PQR 256

JULIO 47

AGOSTO 41

SEPTIEMBRE 39

OCTUBRE 43

NOVIEMBRE 46

DICIEMBRE 40

TOTAL PRIMER Y SEGUNDO SEMESTRE 2017 507

Fuente: Reporte Generado por la Dirección Comercial Vigencia 2017

Seguimiento y Verificación Proceso de Contratación:

En cumplimiento del Plan General de Auditoria la Oficina de Control Interno realizo revisión aleatoria de la contratación correspondiente a la vigencia 2016 a los contratos No. BS 001, BS 002, BS 003, BS 004, BS 005, BS 006, BS 007, BS 008, BS 009, BS 010, BS 012, BS 013, BS 014, BS 015, BS 016, BS 017, BS 018, BS 019, BS 020, BS 021, BS 022, BS 023, BS 024, BS 026, BS 027

Seguimiento a cajas estacionarias

Se realizó seguimiento a las cajas estacionarias al servicio de otras empresas

Seguimiento al Control de Aforos de las Empresas Grandes Productoras

Se realizó seguimiento al Control de Aforos de las Empresas Grandes Productoras como son: ECOSERVICIOS PREMIER S.A.S ubicada en el corregimiento de Juanchito y PRODUCTOS SUPERIOR en el Corregimiento del Carmelo, donde se verificó la cantidad de Residuos Sólidos recogidos y la frecuencia mensual que se realizó en el primer semestre del 2017.

Verificación y seguimiento al funcionamiento y manejo de las Cajas Menores:

En el marco de las auditorias de Control Interno orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno se realizó el arqueo de la caja menor el día 04 de mayo de 2017 y se verifico el cumplimiento de la resolución No. 002 expedida el 02 de enero de 2017.

Rendiciones Vigencia 2017

La Oficina de Control Interno, ha hecho el debido Seguimiento y Control a la Rendición de Cuentas a los Entes Externos, en las fechas correspondientes, para fortalecer el proceso y evitar el riesgo de incumplimiento de la Entidad. Una vez conformado el cronograma de Rendición de Cuentas del 2017 y 2018 sus respectivos responsables se han venido haciendo estricto seguimiento al mismo, desde la Oficina de Coordinación del Control Interno. Este proceso se ha llevado de forma exhaustiva y con buena receptividad por parte de las diferentes Direcciones enviando copias de las rendiciones a la Oficina de Control Interno, con un cumplimiento de 100% en las rendiciones de la vigencia 2017 y para la vigencia 2018 hasta el 5 de Marzo se da cumplimiento a los requerimientos de rendición de los entes externos. Todos los soportes reposan en el Archivo de Gestión de la Oficina de Control Interno de CANDEASEO S.A E.S.P.

Plan de Mejoramiento (Institucional, Procesos, Individual) Se suscribió Plan de Mejoramiento ante la Contraloría Departamental, de la Auditoría

Gubernamental con enfoque integral modalidad especial – pronunciamiento revisión de la cuenta e informes sistema de Rendición de Cuentas en Línea RCL vigencia 2013, realizada en agosto de 2016. Este Plan de mejoramiento con nivel de avance al 100% fue presentado en julio de 2017.

Auditorías por la Contraloría Departamental Vigencia 2014, 2015 Y 2016

1. Auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad especial – pronunciamiento revisión de la cuenta e informes sistema de Rendición de Cuentas en Línea RCL vigencia 2013.

2. Visita de la Dirección Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana de la Contraloría Departamental del Valle del cauca entre el 21 y 22 de Febrero de 2018.

Eje Transversal de Información y Comunicación

Dificultades

Frente al eje transversal de información y comunicación se observa la necesidad de mejorar la actualización de la información publicada en la Página Web, como también se requiere concientizar a los empleados de CANDEASEO S.A E.S.P en el uso de IntraFile para fortalecer la Directiva Presidencial 04 de 2012 ―Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública‖.

Avances

Se continua con la publicación de información documentos, noticias, eventos, normas, documentos sobre el CANDEASEO S.A E.S.P en página Web, en cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, información que puede ser consultada en el sitio web http://candeaseo.gov.co/, lo que permite brindar mayor transparencia en las acciones del municipio. Se ha realizado seguimiento y monitoreo al cumplimiento de los tiempos de respuesta a la PQR que ingresan a la empresa. Se verifico que CANDEASEO S.A E.S.P cuenta con diferentes medios para divulgar los logros obtenidos en la prestación del servicio regional de aseo en el Municipio de Candelaria. En donde se plasman boletines, material audiovisual, diseño de contenidos publicitarios para las campañas y eventos de la Empresa. Los cuales se alimentan de manera permanente en:

Página Web – CANDEASEO S.A E.S.P

Fan Page (Facebook) – CANDEASEO S.A E.S.P

Twitter - @candeaseo

Canal You Tube – Candeaseo La Administración de los contenidos a publicar en redes sociales: se administran permanentemente por un auxiliar administrativo.

http://candeaseo.gov.co/

Estado general del Sistema de Control Interno

La Oficina de Control Interno de CANDEASEO S.A E.S.P., presento inconvenientes en la vigencia 2017 para dar cumplimiento al 100% del Plan General de Auditorias, es prioritario que los responsables de cada proceso auditado presenten sus planes de mejoramiento con el fin de garantizar la eficacia de las auditorías realizadas. Se deben tener en cuenta algunas debilidades encontradas, se debe seguir gestionando el modelo de control interno de forma continua y sistemática con las actividades de desarrollo, sostenimiento y mejoramiento permanente del modelo, todo esto contando con el compromiso de la alta dirección de los líderes del proceso y todos los empleados de la empresa con el fin de anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se presentan en el que hacer institucional para garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales que redunden en el servicio brindado de la ciudadanía.

Recomendaciones

Para lograr mejores resultados en la implementación del MIPG se debe socializar al interior de CANDEASEO S.A E.S.P con todos sus funcionarios la normatividad que regula la conformación del MIPG para con esto poder agilizar la operatividad e implementación del sistema. Capacitación a los empleados, con el objetivo de lograr un mejor desempeño en cada uno de sus tareas. La Oficina de Coordinación del Control Interno solicita a todos los procesos que tengan planes de mejoramiento vigentes, apersonarse y aplicar en las fechas establecidas las diferentes acciones correctivas, en pro del fortalecimiento institucional y el cierre definitivo de la no conformidad. La Oficina de Coordinación del Control Interno recomienda implementar la creación del Mapa de Riesgos de la entidad con el fin de evitar la materialización de riesgos que pueden afectar el cumplimiento de objetivos en la entidad, incluyendo los asociados a posibles actos de corrupción. Mejorar el plan de bienestar a partir del análisis de la medición del clima laboral de manera continua. Crear el Plan de formación y capacitación de acuerdo a las necesidades identificadas mediante los diversos mecanismos de recolección de información.

Administrar de forma continua la información proveniente de las sugerencias, quejas, peticiones, reclamos o denuncias de las partes interesadas (ciudadanía, proveedores, entes de control, entre otros), permitiendo la mejora de los procesos. Actualizar las Tablas de Retención Documental de forma periódica, bajo los lineamientos establecidos en la política de gestión documental. La Oficina de Control Interno recomienda adecuar la página Web de la entidad de acuerdo a los requerimientos mínimos que se deben publicar según la Ley 1712 de 2014 en su artículo 11. De acuerdo con lo señalado en el Artículo 09 de la Ley 1474 de 2011, en los términos anteriores queda consignado el Informe Pormenorizado el Estado de Control Interno con corte 01 de Abril al 31 de Diciembre de 2017 – 01 de Enero al 12 de Marzo de 2018, el cual se publica el 23 de Marzo de 2018. ORIGINAL FIRMADO

NHORA LILIANA RODAS VALENZUELA Jefe Oficina de Control Interno 23 de Marzo de 2018

Documents

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE …candeaseo.gov.co/wp-content/uploads/2015/11/Informe-Pormenorizado... · Decreto 943 de 2014 expedido por el ... Para esto la empresa