Instrução DA 03/2012

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO Centro de Comunicações Administrativas

INSTRUÇÃO DA Nº 03 DE 28 DE AGOSTO DE 2012

Esclarecimentos quanto a competência do Núcleo de Documentação e Arquivo – NDOC, do Centro de Comunicações Administrativas do Departamento de Administração e orientações sobre procedimentos de Comunicações Administrativas

Prezados(as) Senhores(as), Considerando que o Decreto nº 57.141/2011, que reorganizou esta Pasta, em seu artigo 36, inciso IV, alínea “b”, definindo que compete ao Núcleo de Documentação e Arquivo - NDOC, órgão vinculado ao Centro de Comunicações Administrativas do Departamento de Administração, a prestação de serviços de classificação de documentos, organização e conservação de arquivos, fornecendo certidões e cópias de documentos e arquivados das unidades centrais da Secretaria;

Considerando que, com a extinção dos Protocolos da Coordenadoria de Ensino da Grande São Paulo – COGSP, Coordenadoria de Ensino do Interior – CEI, do Departamento de Recursos Humanos – DRHU, da Coordenadoria de Estudos e Normas Pedagógicas – CENP e do Departamento de Suprimentos Escolares – DSE, todo o legado de massa documental e de seus arquivos, foram assumidos pelo Núcleo de Documentação e Arquivo – NDOC do Departamento de Administração -

DA;

Considerando a Resolução SE 80/2011 de 12/12/2011, que regulamenta o siglário oficial das unidades centrais e das unidades regionais, orientando que as referidas siglas deverão ser usadas nos sistemas informatizados, em especial no sistema NCPB de tramitação de processos e

expedientes;

Considerando que a referida Resolução possui os Anexos 1, que trata de siglas de unidades centrais,

Anexo 2, as siglas das Diretorias de Ensino e Anexo 2.1, dos órgãos regionais;

Considerando que a sigla NDOC pertence ao Núcleo de Documentação e Arquivo, unidade vinculada ao Centro de Comunicações Administrativas do Departamento de Administração deste

órgão central;

Considerando as incorreções que estão sendo realizadas no sistema NCPB (de controle de

documentos) por conta do equívoco na utilização da sigla acima citada;

Vimos por meio do presente comunicar que:

1. UTILIZAÇÃO DA SIGLA NDOC: É vedada a utilização da sigla NDOC, do Núcleo de Documentação e Arquivo, no sistema NCPB por qualquer unidade desta Pasta, para arquivamento de documentos, com exceção da unidade detentora da referida sigla.

Para que não haja mais incorreções e objetivando facilitar o manuseio do Sistema de Controle de Documentos NCPB, perante as Diretorias de Ensino, foi criada uma lista de sigla personalizada para cada Arquivo de Diretoria de Ensino, que deverá ser utilizada exclusivamente para encaminhamento de documentos para seu devido arquivamento (Anexo I).

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Todos os processos gerados na Sede (origem 0000) e os gerados nas extintas Coordenadoria de Ensino da Região Metropolitana da Grande São Paulo – COGSP (origem 0300 e 0374), na Coordenadoria de Ensino do Interior – CEI (origem 0200 e 0201), no Departamento de Recursos Humanos – DRHU (origem 0100 e 0170), na Coordenadoria de Ensino e Normas Pedagógicas - CENP (origem 0400 e 0401) e no Departamento de Suprimentos Escolares – DSE (origem 5900 e 5901), deverão ser encaminhados e arquivados no Núcleo de Documentação e Arquivo – NDOC do Departamento de Administração - DA, órgão responsável por todo este acervo;

2. PROCESSOS DE READAPTAÇÃO Os processos de READAPTAÇÃO, que foram autuados nas unidades centrais (Sede e extinto DRHU) e que ainda estão em tramite nas Diretorias de Ensino, deverão ser REAUTUADOS ou DEVOLVIDOS, na seguinte conformidade:

a. REAUTUADOS – na hipótese de haver interesse da Diretoria de Ensino ficar com o processo, será necessário reautuá-lo com nova numeração da Diretora de Ensino, devolvendo a capa anterior ao Núcleo de Documentação e Arquivo – NDOC-DA, com o carimbo dentro, conforme modelo (Anexo II), registrando ainda, todo o procedimento junto ao sistema NCPB de controle de documentos (conforme Anexo III e IV);

b. DEVOLVIDOS - caso os processos citados já estejam arquivados na Diretoria de Ensino, devolvê-los ao Núcleo de Documentação e Arquivo - NDOC-DA.

3. DESARQUIVAMENTO

Caso haja necessidade de desarquivamento de qualquer processo junto ao NDOC-DA, a unidade solicitante deverá:

a. Preliminarmente, pesquisar junto ao Sistema NCPB se o processo consta como ARQUIVADO e/ou no Núcleo de Documentação e Arquivo – NDOC-DA;

b. Preencher a requisição (Anexo V), com todos os dados e enviar/entregar, por portador, por fax ou por e-mail para o Núcleo de Documentação e Arquivo – NDOC-DA;

c. Aguardar no mínimo um dia útil para o recebimento dos autos, tendo em vista a distância de alguns locais onde se encontram arquivados;

d. A solicitação deverá ser encaminhada para o e-mail [email protected], ou por meio de fax nº 11-3218-2152;

Lembramos que os processos administrativos disciplinares, os de sindicâncias instaurados pelo Titular da Pasta, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete ou os que contenham matéria reservada, só poderão ser desarquivados com autorização das mesmas autoridades, por solicitação do Procurador Chefe da Consultoria Jurídica ou pela Coordenadoria de Procedimentos Disciplinares;

Lembramos também que a unidade responsável pela guarda de documentos nas Diretorias de Ensino é o seu Núcleo de Administração, conforme Decreto nº 57.141/2011, Artigo 76, inciso II, alínea “a”, item 5.

ORIGINAL ASSINADO ODAIR ROMANATO

Diretor do Departamento de Administração

ORIGINAL ASSINADO EDSON DE SOUZA CAVALCANTE

Diretoria do Centro de Comunicações Administrativas

mailto:[email protected]

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ANEXO I

LISTA DE SIGLAS NO SISTEMA “NCPB” DE ARQUIVOS DAS DIRETORIAS DE ENSINO

DESCRIÇÃO SIGLAS

Arquivo DER de Adamantina ARQ ADA

Arquivo DER de Americana ARQ AME

Arquivo DER de Andradina ARQ AND

Arquivo DER de Apiaí ARQ API

Arquivo DER de Araraquara ARQ ARA

Arquivo DER de Araçatuba ARQ ARC

Arquivo DER de Assis ARQ ASS

Arquivo DER de Avaré ARQ AVA

Arquivo DER de Barretos ARQ BAT

Arquivo DER de Bauru ARQ BAU

Arquivo DER de Birigui ARQ BIR

Arquivo DER de Botucatu ARQ BOT

Arquivo DER de Bragança Paulista ARQ BPT

Arquivo DER de Caieiras ARQ CAI

Arquivo DER de Capivari ARQ CAP

Arquivo DER de Carapicuíba ARQ CAR

Arquivo DER de Catanduva ARQ CAT

Arquivo DER de Caraguatatuba ARQ CGT

Arquivo DER de Campinas Leste ARQ CLT

Arquivo DER de Campinas Oeste ARQ COE

Arquivo DER Centro Oeste ARQ CTO

Arquivo DER Centro ARQ CTR

Arquivo DER Centro Sul ARQ CTS

Arquivo DER de Diadema ARQ DIA

Arquivo DER de Fernandópolis ARQ FER

Arquivo DER de Franca ARQ FRA

Arquivo DER de Guarulhos Norte ARQ GNO

Arquivo DER de Guarulhos Sul ARQ GSU

Arquivo DER de Guaratinguetá ARQ GTG

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DESCRIÇÃO SIGLAS

Arquivo DER de Itapetininga ARQ ITN

Arquivo DER de Itapevi ARQ ITP

Arquivo DER de Itaquaquecetuba ARQ ITQ

Arquivo DER de Itararé ARQ ITR

Arquivo DER de Itapecerica da Serra ARQ ITS

Arquivo DER de Itu ARQ ITU

Arquivo DER de Itapeva ARQ ITV

Arquivo DER de Jaboticabal ARQ JAB

Arquivo DER de Jacareí ARQ JAC

Arquivo DER de Jales ARQ JAL

Arquivo DER de Jaú ARQ JAU

Arquivo DER de José Bonifácio ARQ JBO

Arquivo DER de Jundiaí ARQ JND

Arquivo DER de Limeira ARQ LIM

Arquivo DER de Lins ARQ LIN

Arquivo DER Leste 1 ARQ LT1





Arquivo DER de Marília ARQ MAR

Arquivo DER de Mauá ARQ MAU

Arquivo DER de Mogi das Cruzes ARQ MGC

Arquivo DER de Mogi Mirim ARQ MGM

Arquivo DER de Miracatu ARQ MIR

Arquivo DER de Mirante do Paranapanema ARQ MPA

Arquivo DER Norte 1 ARQ NT1

Arquivo DER Norte 2 ARQ NT2

Arquivo DER de Osasco ARQ OSC

Arquivo DER de Ourinhos ARQ OUR

Arquivo DER de Pindamonhangaba ARQ PDM

Arquivo DER de Penápolis ARQ PEN

Arquivo DER de Piracicaba ARQ PIR

Arquivo DER de Piraju ARQ PJU

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DESCRIÇÃO SIGLAS

Arquivo DER de Presidente Prudente ARQ PPR

Arquivo DER de Pirassununga ARQ PRS

Arquivo DER de Registro ARQ REG

Arquivo DER de Ribeirão Preto ARQ RPT

Arquivo DER de Santos ARQ SAN

Arquivo DER de Santo Anastácio ARQ SAT

Arquivo DER de São Bernardo do Campo ARQ SBC

Arquivo DER de São Carlos ARQ SCL

Arquivo DER de Sertãozinho ARQ SER

Arquivo DER de São Joaquim da Barra ARQ SJB

Arquivo DER de São José dos Campos ARQ SJC

Arquivo DER de São José do Rio Preto ARQ SJR

Arquivo DER de São João da Boa Vista ARQ SJV

Arquivo DER de Sorocaba ARQ SOR

Arquivo DER de São Roque ARQ SRQ

Arquivo DER de Santo André ARQ STA

Arquivo DER Sul 1 ARQ SU1



Arquivo DER de Sumaré ARQ SUM

Arquivo DER de Suzano ARQ SUZ

Arquivo DER de São Vicente ARQ SVI

Arquivo DER de Taboão da Serra ARQ TAB

Arquivo DER de Taquaritinga ARQ TAQ

Arquivo DER de Taubaté ARQ TAU

Arquivo DER de Tupã ARQ TUP

Arquivo DER de Votorantim ARQ VOT

Arquivo DER de Votuporanga ARQ VTP

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ANEXO II

Retirados do presente processo, os

documentos de fls. _____ a _____ que foram

REAUTUADOS sob o nº ______/_____/____.

Devolva-se esta capa a(o) _______________,

para arquivamento.

Unidade, em ____, de _________ de ____.

Nome, cargo e assinatura do responsável

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ANEXO III

ESTE É O REGISTRO DO PROCESSO QUE ESTÁ SENDO REAUTUADO, CONTANDO ONDE FOI ENCAMINHADA SUA CAPA. OBSERVE QUE DEVEMOS REGISTRAR NA TERCEIRA LINHA, QUAL O NÚMERO DO NOVO PROCESSO QUE FOI REAUTUADO (1280/0000/2003).

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ANEXO IV

ESTE É O REGISTRO NOVO, INFORMANDO, NA TERCEIRA LINHA, QUE O MESMO FOI REAUTUADO DO ANTIGO PROCESSO 270/0027/2002.

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ANEXO V

SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO UNIDADE

REQUISIÇÃO DE PROCESSO/DOC.

Processo nº : :

Protocolado em nome de :

Assunto :

Nome do requisitante e RG :

Motivo :

Unidade :

Telefone :

Local e Data do pedido :

CARIMBO E ASSINATURA DO SOLICITANTE DO DESARQUIVAMENTO

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