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Introdução

Este documento serve como roteiro para todos que trabalham com

o SIGE – Sistema de Gestão Escolar e o SIAP – Sistema de Apoio

Pedagógico. O intuito é mostrar de uma forma rápida e de fácil

compreensão as principais funcionalidades desses sistemas, permitindo

que o usuário possa abrir e encerrar um ano letivo sem qualquer

dificuldade.

Além das funcionalidades do SIGE e SIAP, serão mostradas as

principais funções dos “Sistemas de Apoio ao SIGE” que são

indispensáveis para o funcionamento desse sistema (SIGE).

Sistemas envolvidos:

SRM, SIGE, SIAP, SSM, MAN6, MDL, WIKISIGE

Para você que está iniciando agora ou que tem dificuldades de

finalizar o ano letivo no sistema, este documento será de grande valia e

estará disponível também no WIKISIGE, através do link

https://portaleduca.seduce.go.gov.br/documentos-manuais/ .

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Iniciando o uso do SIGE

Existem diversas atividades a serem realizadas no sistema para

que ele funcione corretamente, a seguir veja cada função de acordo com

a ordem de execução.

1. Início do Ano Letivo

Ao iniciar o ano letivo é necessário verificar toda a configuração

do sistema, de acordo com as diretrizes para o ano letivo, matriz

curricular, critérios de avaliação e outras parametrizações que são

necessárias.

A parametrização do sistema, bem como a atualização cadastral

de alunos e servidores, é uma tarefa obrigatória que interfere em todas

as funcionalidades do sistema, por isto é importante que seja feita com

bastante cautela, pois nem todas as parametrizações podem ser desfeitas

e, em alguns casos, podem perder dados no momento de corrigir algum

erro de configuração.

A responsabilidade do cadastro é da unidade escolar, por isto,

analise a documentação e diretrizes para o ano letivo com bastante

cautela antes de inserir os dados no sistema.

Ativação do Ano e Semestre Letivo

Para ativar o ano e o semestre no SIGE, os cadastros no

Reordenamento devem estar prontos, o curso e a série devem estar

autorizados (Estado: GEARE; Município: Suporte do SIGE).

A ativação do Ano Letivo é realizada no Lápis Período Letivo – Ano

Letivo. Deve-se clicar no ano atual, digitar a data de encerramento do

ano letivo, clicar na situação “ativo” e alterar.

A ativação do Semestre é realizada no Lápis Período Letivo –

Semestre, o procedimento é semelhante à ativação do Ano Letivo: deve-

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se clicar no semestre atual, digitar a data de encerramento do semestre,

clicar na situação “ativo” e alterar.

Importante: Mesmo a escola sendo de ensino anual ela

deverá trabalhar com semestre ativo.

Parametrização do Sistema

A parametrização do sistema consiste em configurar o mesmo

para atender às especificações e características da unidade escolar. Todo

o funcionamento do sistema depende de uma parametrização feita de

forma correta e com bastante cautela, pois isso irá repercutir em todas

as atividades.

i) Cadastro da Unidade de Ensino

Apesar do cadastro não ter muitas mudanças, é necessário

sempre verificar se as informações estão corretas, pois é a partir

deste cadastro que são geradas as informações que serão

encaminhadas para o censo que irão constar em documentos

oficiais da escola.

A ficha da escola é bem completa e contém informações sobre a

unidade executora, documentação, estrutura, critérios de

avaliações, além de outras informações relevantes que serão

utilizadas por todos os departamentos da Seduce.

Mantenha esta ficha sempre atualizada e completa, para que não

tenha problemas com programas educacionais, repasse de

verbas, censo, entre outros.

ii) Seleção de composições a serem oferecidas

Apesar da aprovação ser feita pelo reordenamento, cabe à

unidade escolar marcar as composições que a escola oferece,

pois sem esta marcação as turmas e/ou programas da

composição que não forem informados ficarão indisponíveis.

Caso a escola deixe de oferecer determinada composição, deverá

desmarcá-la no sistema. Deixar uma composição que não é

utilizada ativa poderá resultar em relatórios inconsistentes.

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iii) Critérios de Avaliação

Outra grande preocupação é com o critério de avaliação, que irá

determinar de que maneira as médias dos alunos serão

calculadas. Nesta função você irá definir o cálculo que será

utilizado para formar as médias anuais, médias de recuperação,

médias para aprovação, frequência mínima e quantidade de dias

letivos.

Além disso, o cadastro do critério de avaliação irá determinar

como o sistema deverá se comportar com cada base de ensino.

Vale destacar que existem ainda outras opções que irão definir a

situação final dos alunos.

Importante ressaltar que toda vez que houver alteração

no critério, faz-se necessário recalcular a média de todas

as turmas envolvidas.

iv) Matriz Curricular

Um dos grandes problemas decorrentes de cadastros errados

ocorre na matriz curricular. A matriz é dividida em Base Nacional

Comum, Parte Diversificada, Disciplinas Opcionais, Ampliação da

Aprendizagem, Núcleo Eletivo e Núcleo Profissionalizante. A

matriz cadastrada no SIGE deve ser idêntica à aprovada pela

subsecretaria e SEDUCE, as disciplinas devem ser inseridas no

tipo certo e devem ter a mesma nomenclatura. Somente após o

cadastro da matriz será possível modular os professores e as

escolas que utilizam o SIAP, cadastrar os Planos Anuais e o

Quadro de Horário. Caso não encontre a disciplina no SIGE ou

caso ela não esteja grafada da mesma forma como consta na

matriz aprovada, procure a sua Coordenadoria.

v) Credenciamento/Autorização e Reconhecimento

As leis e pareceres que autorizam os cursos oferecidos devem ser

inseridas no sistema para que sejam impressas nos documentos

oficias da escola. Toda vez que houver uma renovação ou

alteração nestas leis, deve-se atualizar o sistema.

Atualização e Parametrização da Ficha dos Alunos

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Quando um aluno faz matrícula ele só cadastra os dados principais

(nome do aluno, nome da mãe, data de nascimento, telefone e dados

escolares). Ao receber o aluno na escola, a unidade escolar deverá

preencher a totalidade de sua ficha no sistema, de acordo com a

documentação apresentada pelo mesmo.

NUNCA utilize dados que não são do próprio aluno, como: telefone

e/ou e-mail da escola, CPF do servidor que está cadastrando o aluno,

etc.

Os dados na ficha do aluno serão utilizados por diversos

programas educacionais e também para o censo escolar, por este motivo,

todos os dados devem ser fielmente preenchidos conforme a

documentação do aluno. Somente após o preenchimento da ficha, o

cadastro do aluno estará liberado para uso no sistema.

Cadastro das Turmas

No SIGE as turmas são pré-liberadas pelo sistema de

Reordenamento de Matrícula que é administrado:

• No caso das escolas estaduais, pela Gerência da Rede de

Ensino (GEARE) da SEDUCE;

• No caso das escolas municipais, pelo Suporte do SIGE no

município.

Após a aprovação do Reordenamento, a escola poderá iniciar o

cadastro de todas as turmas, que é fundamental para a criação do quadro

de horários no SIAP.

Modular Servidores

A modulação do servidor é um passo muito importante no início do

ano letivo, pois a modulação no SIGE, que agora está integrada com o

sistema da SEGPLAN - RHNet e da subsecretaria – MDL, influenciará

diretamente no pagamento dos servidores e no bônus do Programa

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Reconhecer. A modulação também é importante para as escolas que

utilizam o diário eletrônico - SIAP, pois sem ela os professores não têm

acesso a essa funcionalidade. Além disso, a modulação define os

professores para cada disciplina e turma da escola no período. Observe

as orientações a seguir.

i) Cadastro do Servidor Para as escolas estaduais o cadastro do servidor, os dados

pessoais e a qualificação são informações que vêm direto da

SEGPLAN. No caso das escolas municipais, esse cadastro

continua sendo feito pela escola. Na rede estadual, se ao

consultar o CPF de um servidor o sistema retornar com a

mensagem “O CPF do servidor informado não foi encontrado”,

entre em contato com a sua subsecretaria para regularizá-lo,

pois isso significa que o servidor ainda não tem seu cadastro na

SEGPLAN e que, por essa razão, ainda não pode ser modulado

no SIGE.

ii) Admissão: Faz referência ao momento em que o servidor entrou na rede,

seja por concurso ou por contrato. Para as escolas estaduais

esse cadastro vem direto da SEGPLAN e a escola deve apenas

marcar o vínculo e salvar. No caso das escolas municipais, o

cadastro é feito pela própria escola.

iii) Cargo: Faz referência ao cargo adquirido pelo servidor ao entrar na

rede. Na rede estadual, esse campo também vem direto da

SEGPLAN e está liberado apenas para consulta. Na rede

municipal, continua sendo feito pela escola.

iv) Função: A função é cadastrada depois dos itens anteriores. Nesse campo

informa-se ao sistema qual é a função do servidor na unidade

escolar no ano letivo atual. O cadastro desse item deve ser feito

todo início do ano para os professores que ministram aulas em

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turmas anuais e todo início de semestre para os professores que

ministram aulas em turmas semestrais. Todo funcionário deve

ser modulado com a sua respectiva função exercida na escola

no ano atual e com a carga horária da mesma.

2. Durante o Ano Letivo

Depois da realização dos cadastros e parametrizações, iniciam-se

as atividades de movimentação dos alunos.

Manter Cadastro dos Alunos

A escola deve se responsabilizar pela constante atualização nos

dados dos alunos, pois esses dados são utilizados em programas

educacionais, controle de frequência diária, censo escolar, etc.

Além disso, é através desses dados que a SEDUCE entra em

contato com os alunos ou com a escola quando necessário. O aluno que

não possui uma ficha atualizada, pode deixar de receber algum benefício

e os seus pais podem perder a oportunidade de saber se o aluno está

frequentando ou não as aulas corretamente.

Manter o Cadastro de Notas

O cadastro de notas é uma atividade corriqueira e, no estado, ela

está diretamente ligada ao Programa Reconhecer, que define uma data

para que todas as escolas façam o lançamento das notas dos alunos.

Esta estatística serve para que a área pedagógica faça diagnósticos mais

precisos sobre o desempenho dos alunos e adote metodologias para

recuperá-los a tempo, antes que eles corram o risco de reprovação, ou

seja, esse é um trabalho feito de maneira preventiva. Além disto, a

manutenção das notas possibilita que a escola gere diversos documentos

sobre a situação do aluno.

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Manter o Cadastro das Frequências

Na rede estadual há uma preocupação muito grande com a

frequência do aluno. Além da frequência diária, também deve-se lançar

a frequência por disciplina, que irá influenciar no resultado final do aluno.

Trocar Situação do Aluno

Durante o ano letivo vários alunos deixam a escola, seja por

transferência, evasão ou quando o mesmo vai a óbito. A troca de situação

do aluno deve ser feita toda vez que o aluno, por algum motivo, deixar

a unidade de ensino. Ao trocar a situação do aluno, você libera o mesmo

para que ele seja alocado em outra unidade escolar, uma vez que o

sistema não permite alocar o aluno em mais de uma escola, seja ela

estadual ou municipal (para os municípios que aderiram ao SIGE).

Término do Ano Letivo

Verificar Cadastro de Notas e Carga Horária

No término do ano letivo, deve-se verificar as frequências, a carga

horária e se todas as notas foram lançadas. Estes dados serão utilizados

para o resultado final dos alunos. Hoje, a escola conta com o SIAP que

permite o recebimento das médias dos alunos cadastradas pelos

professores.

Realizar Transferências Automáticas

A Transferência Automática, ou simplesmente TA, é uma

transferência planejada, em bloco, ou seja, não é uma transferência de

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um aluno específico, mas sim de vários alunos ao mesmo tempo. Esse

processo deve seguir rigorosamente o planejamento realizado junto à

Coordenação de Matrícula da Regional de Ensino.

A realização da TA é feita para alunos que estão em séries finais

(cursos) em escolas que não oferecem a série seguinte e/ou no caso de

fechamento de uma unidade ou extensão gerando a necessidade de que

os alunos sejam transferidos para outra unidade. A TA só pode ser feita

de uma escola da rede estadual para outra escola também da rede

estadual ou de uma escola da rede municipal para outra escola também

da rede municipal (quando a rede municipal está autorizada a utilizar o

sistema de matrícula informatizada do estado). Não é possível realizar a

Transferência Automática de uma escola da rede estadual para uma da

municipal ou vice-versa.

Renovar Alunos da Casa

Todo aluno que for permanecer na unidade escolar deverá

renovar sua matrícula, correndo o risco de perder a vaga caso isto não

ocorra. A renovação é feita no período definido pelo calendário de

matrícula da SEDUCE, as vagas restantes serão utilizadas para o processo

de matrícula informatizada.

As renovações não realizadas irão liberar vagas para novos alunos.

As renovações são necessárias para todas as escolas, inclusive para

escolas municipais que utilizam o SIGE, para que o cadastro fique

liberado no próximo ano letivo.

Realizar Transferências por Interesse Próprio

A Transferência por Interesse Próprio (TIP) deve ser feita para

todos os alunos, de qualquer série, que desejam ou necessitam mudar

de uma escola para outra dentro da rede estadual. O aluno deverá

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escolher três opções de escolas e será alocado por esta ordem de

preferência, onde houver vagas. Em alguns casos o aluno poderá ser

alocado numa 4ª opção, uma unidade mais próxima da primeira opção

do aluno (este caso é raro, mas pode acontecer por falta de vagas nas

três opções do aluno).

Os alunos de TA que não quiserem participar deste processo

poderão optar pela TIP. O aluno de TIP tem prioridade sobre os novos

alunos, mas concorrem com outros alunos de TIP. Já na TA o aluno tem

vaga garantida na escola planejada, no entanto é necessário comparecer

à escola de destino para efetivar a matrícula.

Emitir Documentos Oficiais

No final do ano letivo, de acordo com as normas da unidade

escolar, é aconselhável a impressão e arquivamento de documentos, tais

como: ata de resultados finais, livro de matrícula, ficha individual,

certificados e outros.

Etapas para utilização do SIAP

Para iniciar as atividades no SIAP a escola primeiramente deve ter

cadastrado os dados iniciais no SIGE, tais como: Composição de Ensino,

Matriz Curricular, Critério de Avaliação, Turmas, Modulação de

Professores. Após os cadastros no SIGE, quem inicia as configurações no

SIAP é escola que deve configurar o sistema para a utilização do

Professor. Veja a seguir as atividades que deverão ser desenvolvidas pela

unidade escolar no SIAP.

1. Início do Ano Letivo.

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Calendário

Antes de qualquer outra atividade, é necessário definir o

calendário escolar. Para isto, a SEDUCE (centralizada) deve liberar o

calendário oficial da Rede Estadual de Ensino. Após a liberação, a

Coordenadoria faz as alterações pertinentes a cada município de sua

jurisdição e, em seguida, a unidade escolar irá construir seu calendário

baseado nas informações contidas no calendário municipal. Ao realizar

as alterações necessárias, a unidade escolar irá enviar o calendário para

ser homologado pela Coordenadoria e posteriormente pela Centralizada.

Somente após a aprovação do calendário pela SEDUCE e Coordenadoria

é que a Unidade Escolar estará liberada para realizar as demais atividades

no SIAP.

Definir Calendário em Uso

Após ter o calendário aprovado pela SEDUCE e Coordenadorias, a

escola deve vincular o calendário em uso para todos os turnos e

composições de ensino.

Horário de Aula

Considerando o turno e a composição, é necessário o cadastrado

dos períodos de aulas e de intervalos, informando o início e término de

cada aula. Esses períodos cadastrados serão a base para o Quadro de

Horário.

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Quadro de Horário

O cadastro do Quadro de Horário será feito baseado no calendário

e no horário de aula. Os professores devem estar modulados no SIGE

nas suas respectivas disciplinas e as turmas no SIGE devem ter sido

criadas para que a escola possa cadastrar os professores nos dias e

horários corretos.

Planejamento Anual

O Planejamento Anual é cadastrado por disciplina, conforme a

Matriz Curricular da escola, para todas as composições de ensino

ofertadas. Algumas disciplinas possuem Currículos Referências que não

serão alterados pela escola, mas podem ser complementados. Para

agilizar o trabalho da escola, sempre que se inicia um novo ano ou

semestre letivo (turmas semestrais) o NUTIC faz a migração dos planos

anuais para esse novo período, desde que os mesmos estejam

aprovados.

Término do Ano Letivo

Para o encerramento do ano letivo no SIAP todos os professores

devem estar com os diários dos quatro bimestres com as notas

cadastradas e enviadas para o SIGE que, por sua vez, enviará de volta

para o SIAP o Relatório Resumo Final do Diário que serve para mostrar

aos professores o desempenho em notas e médias dos alunos de uma

turma e disciplina específica.

Por parte da escola cabe verificar se todas as disciplinas estão com

suas cargas horárias completas e caso não estejam deve-se utilizar o

recurso Reposição de Aula para resolver o problema.

O coordenador pedagógico da escola deverá, no Menu Operações

– Acompanhamento do Diário dos Professores, verificar os diários dos

professores nos 4 bimestres, observando se todos estão preenchidos

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corretamente com a Frequência, Avaliações e Conteúdos. O coordenador

também deve verificar, junto com o professor, se as cargas horárias das

disciplinas foram garantidas, acessando o diário e o planejamento por

turma (carga horária total prevista).

Verificando a Carga Horária da Disciplina Ministra pelo Professor

• A escola deverá verificar em todos os quadros de horários, desde

o início do ano, se o professor foi incluído em todos eles. Nos casos

em que o professor saiu de licença, o seu substituto deverá constar

no quadro de horário no período de afastamento, pois em caso

contrário, a carga horária não irá fechar;

• Todos os horários coletivos e conselhos de classe são contados na

carga horária do professor desde que esses eventos caiam em dias

de aula do professor;

• A escola deverá distribuir de forma correta todos os trabalhos

coletivos, conselhos de classe e sábados letivos.

Para realizar essa distribuição, a escola deverá utilizar a função

“Vincular Horário – Dia da Semana” no SIAP, que permite atribuir o

horário de aula correspondente ao dia da semana vinculado na

funcionalidade. Desta forma, o quantitativo de aulas dos professores para

dia de trabalho coletivo, conselho de classe ou sábado letivo estará de

acordo com o horário do dia informado. Assim todos os professores serão

recompensados por esses eventos.

A tabela abaixo ilustra o que deve ocorrer na escola. De acordo

com o calendário da rede são 12 dias entre trabalho coletivo, conselho

de classe e sábado letivo, o que corresponde a 2 semanas letivas (de 5

dias cada) e 2 dias letivos. Teremos então uma distribuição uniforme de

dias: segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, quinta-feira, sexta-feira,

segunda-feira, terça-feira, etc.

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A escola deverá usar a configuração seguindo esse exemplo. Caso

ela deixe os eventos conforme os dias do próprio calendário, alguns

professores poderão extrapolar o quantitativo de aulas previstas,

enquanto outros poderão ficar em falta. Veja que nos dias da semana há

muitas terças-feiras, etc.

Após distribuir corretamente os eventos: horários coletivos,

conselhos de classe e sábados letivos, a escola verificará novamente no

planejamento por turma (carga horária total prevista) se a carga horária

do professor está correta, caso não esteja ela deve fazer as seguintes

verificações:

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1º - Verificar se não há nenhum cadastro de exceção no dia da

aula do professor, pois o cadastro de exceção diminui a carga horária do

professor. Todos os dias de cadastrados como exceções deverão ser

repostos;

• Se a exceção foi para todas as turmas da escola, a reposição deverá ocorrer em Reposição Aula – Dia de aula;

• Se a exceção foi para todas as turmas de um turno ou apenas uma turma, a reposição deverá ocorrer em Reposição Aula – Aula Complementar, sendo feita para cada professor.

2º - Se a escola cadastrou ausência para o professor, esse dia

também deverá ser reposto em Reposição Aula – Professor, caso

contrário a carga horária da disciplina não irá fechar;

3º - Em alguns casos será necessário que o professor envie os

dados do diário novamente para o SIGE. Para que o professor consiga

realizar esse procedimento, a escola terá que alterar a data de envio das

notas, em Definir Data Limite Para o Envio das Notas/Faltas Para o SIGE,

em todos os bimestres.

Todas essas verificações deverão ser feitas para saber o porquê

de a carga horária do professor não estar fechando. Se mesmo corrigindo

todas as inconsistências ainda faltar carga horária para o professor na

sua disciplina, é possível usar a função Reposição de Aula - Aula

complementar. A escola só não poderá cadastrar datas retroativas para

as aulas complementares, pois isso poderá interferir na ordem das aulas

planejadas pelo professor.

Após verificar o preenchimento de todos os diários e a carga

horária ministrada pelos professores, a escola tem a opção de imprimir

os diários e o resumo final do diário de cada série/disciplina.

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Conclusão

A configuração correta dos sistemas é a chave para eliminação de

erros e inconsistências nos dados.

É preciso que tudo seja feito com cautela pois muitas ações não

são passiveis de correção, gerando assim retrabalho e perca de dados.

Sempre que houver dúvidas entre em conato com a central de

atendimento pelo o 0800.645.6556.