Inventário de bens móveis

Fórum 2007

Procedimentossugeridos para as Unidades Descentralizadas

Inventário Rotativo e Final ou Anual

1 – Instituir Comissão para a realização do inventário rotativo, através de Portaria da Unidade (Anexo 1)

Para as Unidades que optarem pelo inventário rotativo e final

Anexo 1O Diretor da Diretoria de Administração da Fundação Oswaldo Cruz, no uso de suas atribuições que lhe confere a Portaria xxxx-PR de xx/xx/xxxx,

RESOLVE:

1.0 PROPÓSITO

Constituir Comissão para proceder ao Inventário Físico e Financeiro de bens móveis da referida Unidade.

2.0 COMPOSIÇÃO

A Comissão será composta pelos servidores abaixo relacionados:

NOMEFUNÇÃOMATRÍCULA

3.0 COMPETÊNCIA

Compete à Comissão de Inventário, proceder as seguintes atribuições:Abertura de processo para anexação da documentação relativa ao inventário (Portaria da Comissão, relatório e outros);Após o encerramento do inventário, encaminhar o referido processo para ciência do ordenador e providências - prazo: xx/xx/xxxx;

Em seguida, o ordenador deverá encaminhar o processo à Setorial Contábil, obedecendo ao prazo limite – prazo: 03/01/2005.

4.0 VIGÊNCIA

A Portaria terá vigência a partir da presente data.

5.0 DISPOSIÇÕES GERAIS:

Esta Portaria foi elaborada, a partir do Fórum Principais apontamentos dos órgãos externos e internos de Controle para a gestão de bens móveis e materiais de consumo, realizado dia 18/11/2004.

2 – Elaborar um cronograma para a realização do inventário rotativo (anexo 2)

Quando a opção da Unidade for pela realização do inventário rotativo, ao fim do exercício é obrigatória a realização do inventário final por amostragem.

Anexo 2

 UNIDADES

 INÍCIO

 TÉRMINO

 

 DIREH

 

 02/02/2006

 15/02/2006

 

 DIRAD

 

 23/02/2006

 10/03/2006

 

 PRESIDÊNCIA

 

 15/03/2006

 03/04/2006

 

 EPSJV

 

 10/04/2006

 28/04/2006

 

 CRONOGRAMA PARA REALIZAÇÃO DO INVENTÁRIO ROTATIVO

DOS  

BENS MÓVEIS DAS UNIDADES DA UG 254420. 

3 – Imprimir relatório de inventário do SGA

Poderão ser impressas 2 vias do relatório, sendo uma direcionada ao levantamento fisico e outra para ser anexada ao processo.

O relatório do SGA poderá ser emitido por localização (prédio, sala, depto, ...), por grupo, ou outro campo a ser definido pela Unidade.

5 – A Comissão deverá elaborar a Ata de abertura do inventário

Anexo 3

Anexo 3AoSr. Diretor da Unidade/ordenador

ATA DE ABERTURA

Aos _____ dias do mês de __________de _____, reuniu-se a Comissão instituída pela Portaria nº____, composta por __________________, __________________, ____________________, para a realização do inventário de bens patrimoniais da Unidade, no exercício de 20___, na sala ______ do prédio ___________________________, às _____horas.

METODOLOGIA:

A Comissão deverá realizar o inventário físico, todos os bens localizados no prédio x. O critério de definição para a realização do inventário de bens móveis é de xxxx do total de bens da Unidade no exercício, extraído do relatório do SGA (sistema de Gestão Administrativa).

O SGA permite a emissão de relatório por campo-chave: departamento, valor dos bens (mais significativos), ou outro critério a definir.

O total de bens relacionados no relatório do SGA em __/__/2007 (físico) demonstra a quantidade de xxxx bens.

         Lembramos que, no FÓRUM Gestão de Patrimônio e Almoxarifado foi sugerido que, a partir de 2006, serão realizados inventários classificados como rotativo, visando até o fim do ano, inventariar todos os bens da Unidade. Ao final do exercício de 2006 (01 à 31/12/200x), o inventário final deverá ser feito por amostragem, com base nos resultados dos inventários rotativos.

________________ _____________ Presidente Membro

_________________ Data

A Comissão deverá abrir processo de inventário com a Portaria instituindo sua composição (anexo 1), a Ata de abertura contendo a metodologia (anexo 3), o relatório do SGA, e o cronograma de realização (anexo 2).O processo será válido do mês de abertura até o final de novembro do ano corrente.

6 - Formalização do processo de inventário rotativo

7 – Realização do inventário propriamente dito

Verificação física dos bens.

Concluída cada etapa do inventário rotativo, a Comissão deverá elaborar a Ata de encerramento (anexo 4).

Enumerar as divergências e a proposta para a resolução

8 – Término do inventário rotativo

Anexo 4

ATA DE ENCERRAMENTO

Aos _____ dias do mês de __________de _____, reuniu-se a Comissão instituída pela Portaria nº____, composta por __________________, __________________, ____________________, para a realização do inventário de bens patrimoniais, no exercício de 20___, na sala ______ do prédio ___________________________, às _____horas. A Comissão reuniu-se para o encerramento dos trabalhos.

Abaixo, a relação dos itens inventariados que apresentaram impropriedades:

Unidade Seção NºPatrim Descrição Situação

Anexados a este, cópia da referida Portaria e o Relatório Mensal de Bens (RMB).

Conclusão da Comissão sobre as impropriedades encontradas:

__________ ____________ Presidente Membro

Rio de Janeiro, ___/____/____.

O processo deverá ser encaminhado ao Diretor da Unidade para ciência e providências.

Todos os documentos deverão estar formalmente elaborados,sem rasuras ou tiques.

8 – Encaminhamento do processo - inventário rotativo ao Diretor

O diretor deverá registrar no processo, as providências a serem tomadas, no que concerne ao conteúdo do relatório da comissão.

10 – Procedimentos para regularização

11 – Opções para a resolução das divergências:

a. Localização física dos bens, sem etiquetaCadastro no SGA, imprimir etiqueta e tombar o bem.

b. Bens não localizados

*b.1. Transferir para o grupo 90 – bens em processo de localização

b.2. Tentativa de localização do bem

*b.3. Transferir novamente do grupo 90 para o referente ao bem localizado

b.4. Solicitar abertura de processo de sindicância ou baixa para os bens com valor atualizado inferior a R grupo $ 200,00.

11 – Opções para a resolução das divergências:

11 – Opções para a resolução de pendências:

• Todas as opções citadas anteriormente devem ser devidamente registradas no processo.•O ordenador deverá estar ciente dos procedimentos para a regularização. •A baixa para os materiais com valor atualizado inferior a R$ 200,00 somente com autorização do ordenador de despesas.

12 – Acompanhamento pela SPAT-DIRAD

• Encerrados os procedimentos de inventário, inclusive os de regularização, o processo deverá ser encaminhado à Seção de Patrimônio da DIRAD, para acompanhamento.

•A SPAT – DIRAD estará à disposição para possíveis consultas e/ou orientações antes, durante ou depois da realização dos inventários.

Em dezembro do mesmo exercício, instituir outra Comissão para a realização do inventário final, através de Portaria da Unidade (anexo 1).

Realização do inventário final

A Comissão deverá elaborar a Ata de abertura do inventário final, no início de dezembro (Anexo 5)

Inventário Final – Ata de abertura

Anexo 5AoSr. Diretor da Unidade/ordenador

ATA DE ABERTURA

Aos _____ dias do mês de __________de _____, reuniu-se a Comissão instituída pela Portaria nº____, composta por __________________, __________________, ____________________, para a realização do inventário de bens patrimoniais da Unidade, no exercício de 20___, na sala ______ do prédio ___________________________, às _____horas.

METODOLOGIA:

O critério de definição para a realização do inventário de bens móveis é de ___% do total de xxxx bens da Unidade, inventariados durante o exercício corrente, através do processo n_______. Serão utilizados como base de dados, todos os bens da Unidade. O SGA permite a emissão de relatório por campo-chave: departameto, valor dos bens (mais significativos), ou outro critério a definir.

O total de bens relacionados no relatório do SGA em __/__/2007 (físico) demonstra a quantidade de xxxx bens, com valor total de R$ xxxxxxxx, correspondente (ou divergente) ao valor registrado nos relatórios financeiros - RMB e SIAFI.

         Lembramos que, no FÓRUM Gestão de Patrimônio e Almoxarifado foi sugerido que, a partir de 2006, serão realizados inventários classificados como rotativo, visando até o fim do ano, inventariar todos os bens da Unidade. Ao final do exercício de 2006, o inventário final deverá ser feito por amostragem, com base nos resultados dos inventários rotativos.

________________ _____________ Presidente Membro

_________________ Data

16 – Procedimentos para o inventário final

Realizar os mesmos procedimentos citados anteriormente:1.Instituir outra comissão;2.Elaborar ata de abertura;3.Imprimir o relatório do SGA-Patrimônio;4.Formalização do processo;5.Verificação física dos bens;6.Elaboração de ata de encerramento;7.Procedimentos para regularização;8. Encaminhamento à SPAT/DIRAD;

Para as Unidades que optarem pelo inventário anual

Realizar os mesmos procedimentos citados anteriormente:1.Instituir uma comissão;2.Elaborar ata de abertura (anexo 6);3.Imprimir o relatório do SGA-Patrimônio;4.Formalização do processo;5.Verificação in-loco dos bens;6.Elaboração de ata de encerramento;7.Procedimentos para regularização;8. Encaminhamento à SPAT/DIRAD;

Obs.: realizar o planejamento para a realização do inventário anual e para o inventário final por amostragem (caso necessário)

Por que caso necessário? Será necessária a realização do inventário final para os casos em que o inventário anual tenha sido realizado antes do período compreendido entre 01/09 à 30/11.

Anexo 6AoSr. Diretor da Unidade/ordenador

ATA DE ABERTURA

Aos _____ dias do mês de __________de _____, reuniu-se a Comissão instituída pela Portaria nº____, composta por __________________, __________________, ____________________, para a realização do inventário de bens patrimoniais da Unidade, no exercício de 20___, na sala ______ do prédio ___________________________, às _____horas.

METODOLOGIA:

A partir do Fórum reaizado em 29/11/2005, a comissão deverá inventariar o máximo possível de itens do total existente na Unidade Gestora. O critério de definição para a realização do inventário de bens móveis é de xxxx bens do total do relatório do SGA (sistema de Gestão Administrativa) do exercício. Serão utilizados como base de dados, todos os grupos de materiais existentes no referido sistema. O SGA permite a emissão de relatório por campo-chave:ldepartameto, valor dos bens (mais significativos), ou outro critério a definir.

O total de bens relacionados no relatório do SGA em 31/12/2007 (físico) demonstra a quantidade de xxxx bens.

         Lembramos que, no FÓRUM Gestão de Patrimônio e Almoxarifado foi sugerido que, a partir de 2006, serão realizados inventários classificados como rotativo, visando até o fim do ano, inventariar todos os bens da Unidade. Ao final do exercício de 2006, o inventário anual poderá ser feito por amostragem, com base nos resultados mensais dos inventários rotativos.

________________ _____________ Presidente Membro

_________________ Data

A DIRAD agradece pela participação!!!

DIRADServiço de Administração de Materiais - Seção de PatrimônioRubem Vazvaz@fiocruz.brpatrimonio@fiocruz.br