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IRM Client for Outlook Guiado Usuário

Versão 5.0 SP1

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Índice

Capítulo 1 Visão geral ..................................................................................................... 5Visão geral do IRM Client ................................................................................. 5Visão geral do menu Direitos ............................................................................ 6

Capítulo 2 Usando IRM Client.......................................................................................... 7Instalando o IRM Client..................................................................................... 8Lendo o e-mail protegido usando o Outlook ....................................................... 9Lendo o e-mail protegido usando o Internet Explorer ..........................................10Enviando um e-mail protegido...........................................................................11Encaminhar ou responder a um e-mail protegido................................................14Alterando permissões após fornecer o e-mail .....................................................15Monitorando a atividade....................................................................................16Trabalhando off-line..........................................................................................16

Capítulo 3 Informações adicionais ..................................................................................19Recursos não compatíveis do Microsoft Outlook ................................................19Avançado: alteração das minhas configurações de login ....................................19Avançado: alterando permissões padrão ao enviar e-mail protegido....................20

EMC Documentum IRM Client for Outlook Guia do Usuário Versão 5.0 SP1 3

Capítulo 1

Visão geral

Este capítulo aborda o seguinte:

• Visão geral do IRM Client

• Visão geral do menu Direitos

Visão geral do IRM ClientO IRM Client for Outlook integra-se ao seu aplicativo Microsoft Outlook e permite que você protejaou leia documentos e-mail.

Quando você protege um e-mail, você se torna o proprietário do conteúdo e, portanto, controla quemvê, imprime, edita ou copia o conteúdo no seu e-mail. Você também pode expirar automaticamente oacesso ao e-mail. O IRM Client monitora a atividade, portanto você, como proprietário, sabe quemleu, imprimiu ou modificou o e-mail·e quando ocorreu a atividade.

Para usar o IRM Client, você deve ter uma conta em um IRM Server fornecida por um administradordo IRM Server. Para abrir um e-maill protegido por outra pessoa, você deve ter uma conta no IRMServer usado para proteger esse e-mail. Se o proprietário do e-mail protegido tiver permitido o acessode convidado, você não precisará de uma conta, mas precisará acessar o IRM Server para abrir e-mail.

Este documento aborda as atividades mais comuns desempenhadas com o IRM Client. Além disso,este documento discute os recursos avançados do IRM Client e os recursos do Microsoft Outlookque podem ser usados com e-mail protegidos.


Visão geral

Visão geral do menu DireitosSe estiver usando a guia ou o menu Direitos, você terá as opções a seguir: Alguns itens ficamdisponíveis somente quando você faz login no IRM Server.

Acesso off-line O acesso off-line é a capacidade de acessar o conteúdo protegido mesmo não estandoconectado ao IRM Server. O Acesso off-line é uma permissão que pode ou não serconcedida. Se estiver planejando trabalhar off-line, solicite que o IRM Client verifique asatualizações dessa permissão antes de se desconectar do IRM Server. O Acesso off-lineconta com estas opções:

Habilitar ou Atualizar Ambas essas opções servem para atualizar a permissão deacesso off-line a esse conteúdo. Isso assegura que você tenhao período integral da duração permitido enquanto estivertrabalhando off-line.

Atualizar tudo Essa opção verifica o IRM Server para determinar queconteúdo protegido em seu sistema deve ser atualizado,independentemente de qual IRM Client foi usado para protegero conteúdo. Use essa opção se quiser acessar vários conteúdosprotegidos enquanto estiver off-line.

Gerenciarpolítica

Permite que você modifique o conjunto de permissões de um conteúdo protegido. Quaisqueralterações feitas afetarão todas as cópias do conteúdo protegido.

Exibiratividade

Lista as atividades de todos os usuários que acessam o conteúdo protegido.

Login Permite que você faça login em um IRM Server.

Log-out Encerra o IRM Server.

Alterar senha Se você estiver usando uma senha secreta compartilhada para autenticar-se junto ao IRMServer, poderá alterar sua senha após fazer o login no IRM Server. A alteração entra emvigor no sistema e no IRM Server. Você não poderá alterar a senha se o administrador doIRM Server tiver configurado a conta para utilizar o nome do usuário e senha do Windows.Se você fizer login em vários IRM Servers simultaneamente, será solicitado a escolhero IRM Server.

Preferências Permite que você gerencie suas permissões padrão, o acesso off-line e as configuraçõesdo servidor proxy.

6 EMC Documentum IRM Client for Outlook Guia do Usuário Versão 5.0 SP1

Capítulo 2

Usando IRM Client


• Instalando o IRM Client

• Lendo o e-mail protegido usando o Outlook

• Lendo o e-mail protegido usando o Internet Explorer

• Enviando um e-mail protegido

• Encaminhar ou responder a um e-mail protegido

• Alterando permissões após fornecer o e-mail

• Monitorando a atividade

• Trabalhando off-line


Usando IRM Client

Instalando o IRM ClientQuando os destinatários recebem um e-mail protegido pela primeira vez e não possuemo IRM Client for Outlook ou IRM Email Web Viewer instalados, eles também recebem ume-mail automático do administrador do IRM Server com instruções sobre a instalação doIRM Client for Outlook ou do IRM Email Web Viewer. Os usuários que precisam enviare-mails protegidos precisam do IRM Client for Outlook. Aqueles que só precisam ler e-mailsprotegidos podem instalar o IRM Email Web Viewer.1. Antes de instalar o IRM Client for Outlook ou IRM Email Web Viewer, verifique se seu

computador possui:

• Um destes sistemas operacionais:

– Windows 7.0 SP1 ou posterior

– Windows Vista SP2 (Business ou Enterprise) ou posterior

– Windows XP SP3 ou posterior

• Uma das seguintes versões do Microsoft Outlook (somente IRM client para Outlook):

– Microsoft Office 2010 (32 ou 64 bits)

– Microsoft Office 2007 (32 bits apenas) SP2 ou posterior

– Microsoft Office 2003 (32 bits apenas) SP3 ou posterior

• Navegador da web: Internet Explorer V7.0 ou V8.0

Não há requisitos adicionais de hardware.

2. Certifique-se de que você pertença a um grupo de administrador.

3. Faça download do arquivo do IRM Client ou do Email Viewer.

4. Feche o Microsoft Outlook e qualquer outro aplicativo em execução.

5. Se você recebeu um arquivo zip contendo o IRM Client, descompacte o pacote e clique duas vezesem IRMClientforOutlook.exe. Se você tem o Microsoft Office 2010 de 64 bits, é necessário oarquivo IRMClientforOutlook64.exe.

6. Inicie o instalador e siga as instruções.

7. Se solicitado, reinicie seu sistema para concluir a instalação.

8. Se você tiver instalado o IRM Client para Outlook, abra o Microsoft Outlook e verifique se vocêtem um menu Direitos.

Essa ação confirma que a instalação foi bem-sucedida. Por exemplo:


Usando IRM Client

Lendo o e-mail protegido usando o OutlookSe você instalou o IRM Client for Outlook em seu sistema, você também instalou um componentechamado IRM Email Web Viewer. O Web Viewer abre as mensagens protegidas para leitura. Osusuários que não precisam proteger mensagens de e-mail, mas precisam ler e-mails protegidos, podeminstalar o IRM Email Web Viewer separadamente.

Se você possui o IRM Client for Outlook e está usando o Outlook para ler e-mails, execute as seguintesetapas quando receber um e-mail protegido:

1. Abra o e-mail em uma janela separada (no lugar de visualizá-lo no painel do Outlook).

2. Antes de a mensagem abrir, você pode ver uma mensagem de informação·sobre abrir um e-mailprotegido. Se você desejar ver essa mensagem novamente quando abrir outro e-mail protegido,desmarque a caixa Não mostrar essa mensagem no futuro. Clique em OK para continuar.

3. Se solicitado, faça login no IRM Server usando o nome de usuário e senha do IRM Serverfornecidos.

4. Se você tiver permissão, o e-mail abrirá.

Observe que suas permissões são listadas na faixa de e-mail sob o Assunto. Suas permissõespodem incluir cópia ou impressão.

5. Se houver algum anexo, clique com o botão direito do mouse no anexo para salvá-lo.

Não use as opções de menu do Office Salvar como → Salvar Anexo. Isso não salvará o anexo deuma mensagem protegida.

O e-mail protegido em sua lista de mensagens do Outlook terá um ícone de “cadeado”( ).

IMPORTANTE: para segurança, o IRM Client desativa os recursos de captura de tela no seu sistemaquando você abre um documento protegido. Os recursos de captura de tela serão restaurados quando oe-mail protegido for fechado.


Usando IRM Client

Lendo o e-mail protegido usando o InternetExplorerSe você tiver o IRM Email Web Viewer, execute as seguintes etapas quando receber um e-mailprotegido:

1. Abra o e-mail.

O e-mail pode conter algum texto, assim como uma mensagem de erro. Mais importante, o e-mailterá um anexo chamado Authentica.htm.

2. Abra o anexo em seu navegador Internet Explorer.

Outros navegadores da Web não são suportados.

3. Você pode ver uma mensagem em seu navegador sobre restrições a abrir uma página com controlesActiveX. Clique na opção que permite o conteúdo bloqueado.

4. Antes de a mensagem abrir, você pode ver uma mensagem de informação·sobre abrir um e-mailprotegido. Observe que você pode acessar o menu IRM clicando com o botão direito do mouseem um e-mail protegido. Se você desejar ver essa mensagem novamente quando abrir outroe-mail protegido, desmarque a caixa Não mostrar essa mensagem no futuro. Clique em OKpara continuar.

5. Se solicitado, faça login no IRM Server usando o nome de usuário e senha do IRM Serverfornecidos.

6. Se você tiver permissão, o e-mail abrirá.

Observe que suas permissões são listadas na faixa de e-mail sob o Assunto. Suas permissõespodem incluir cópia ou impressão.

IMPORTANTE: para segurança, o IRM Client desativa os recursos de captura de tela noseu sistema quando você abre um documento protegido. Os recursos de captura de tela serãorestaurados quando o e-mail protegido for fechado.


Usando IRM Client

Enviando um e-mail protegidoDependendo das preferências de seu IRM client, será solicitado que você insira as configurações depolítica de IRM ao enviar um e-mail protegido ou serão usadas as configurações de política padrãoautomaticamente.

Você também pode anexar um arquivo à sua mensagem e ela será protegida sob as seguintes·condições:

1. Se um anexo for protegido pelo IRM, o documento é enviado com sua política inalterada.

2. Se o anexo estiver em um formato não suportado pela proteção IRM, ele será enviado sem proteção.Nesse caso, é exibida uma mensagem dando a opção de enviá-lo desprotegido, embora nenhumdestinatário possa acessar o arquivo sem antes ter permissão para abrir o e-mail.

3. Se o anexo estiver desprotegido, mas em formato que pode ser protegido (como Microsoft Officeou PDF), o que acontece depende da configuração escolhida pelo administrador do IRM Server. Oanexo pode ser protegido usando a mesma política do e-mail, ou o documento não é protegido,mas enviado mesmo assim, como abordado no tópico anterior. Observe que qualquer documentoprotegido pela política de e-mail não possui a permissão de edição.

Veja·como proteger um e-mail usando o botão Enviar.

1. Escreva um novo e-mail como faria normalmente. Isso inclui adicionar os nomes, escrever umassunto e o corpo da mensagem. Se desejado, você pode anexar um arquivo.

2. Clique na guia Direitos e selecione Enviar, ou Enviar Avançado para mais opções de política.

3. Faça login no IRM Server usando o nome de usuário e senha fornecidos. Antes de proteger ume-mail, você deverá fazer login em um IRM Server no qual tenha permissão para proteger e-mails.

4. Se você escolher Enviar, dependendo de suas configurações, as permissões padrão são usadas eseu e-mail é enviado. Do contrário, serão pedidas suas configurações de política, como permissãode impressão ou de cópia. Clique no botão Ajuda para obter informações detalhadas sobre cadaconfiguração. Clique em OK ao concluir e sua mensagem é enviada.


Usando IRM Client

5. Se você escolher Enviar avançado, suas configurações de política serão solicitadas, assim comoconfigurações avançadas. Observe o seguinte:

• Assinalar uma caixa concede a permissão; deixá-la em branco nega a permissão.

• Você pode permitir ou negar o Acesso off-line ao arquivo.

• Se o administrador tiver concedido a permissão, você poderá tornar o e-mail protegidoinacessível após um período específico na seção Expiração. Observe que os destinatários e oproprietário não podem abrir um e-mail expirado.

Clique no botão Ajuda para obter informações detalhadas sobre cada configuração.

Clique em OK ao concluir e sua mensagem é enviada.

É possível adicionar um texto desprotegido ao e-mail protegido que será visível quer o destinatáriotenha permissão ou não para abrir o e-mail. (Entretanto, os destinatários que têm o IRM Clientfor Outlook instalado não verão esse texto.) Por exemplo, você pode explicar que esse e-mail éprotegido e requer o IRM Email Web Viewer para ser aberto ou pode fornecer uma declaraçãogenérica de que aquele é uma mensagem confidencial da empresa somente para usuáriosautorizados. Para adicionar texto desprotegido, vá em Direitos → Preferências e complete ocampo Saudação Desprotegida. Observe que este texto se aplica a todos os e-mails protegidosque você enviar.

Se você receber um erro, como uma falha de comando de servidor, depois de enviar umamensagem protegida, talvez tenha enviado o e-mail para uma pessoa não autorizada, de acordo


Usando IRM Client

com o que foi definido pelo administrador do IRM Server. Entre em contato com o administradordo IRM Server para obter mais informações.


Usando IRM Client

Encaminhar ou responder a um e-mailprotegidoSe você deseja encaminhar ou responder um e-mail protegido, pode enviá-lo como uma mensagemprotegida ou desprotegida. Ao clicar em Responder ou Encaminhar, uma nova mensagem abre com amensagem original inserida como um HTML anexado protegido. Se você enviar a mensagem comonorma, ela estará desprotegida, mas a mensagem original permanecerá protegida.

Para proteger seu e-mail, clique em Direitos → Enviar ou Enviar Avançado, exatamente como foifeito ao escrever uma mensagem protegida nova.

Depois que você responder e receber respostas protegidas para um e-mail, uma barra Histórico deresposta será exibida no e-mail, como mostrado. Você pode usar a lista suspensa para ver quando cadaresposta foi enviada. Use os botões Anterior e Próximo para ver cada e-mail.


Usando IRM Client

Alterando permissões após fornecer o e-mailVocê pode alterar as permissões no e-mail que afetam todas as cópias do e-mail protegido. Porexemplo, você pode remover as permissões de exibição em um e-mail·depois que ele tiver sido enviadoe armazenado no computador de outra pessoa.

1. Abra sua cópia do e-mail em sua própria janela. Se for solicitado, faça login no IRM Server.

2. Clique na guia Direitos e selecione Gerenciar Política.

3. Na página Gerenciar política de mensagens de IRM, faça as alterações desejadas. Clique emAjuda para obter informações adicionais.

Se desejar, você poderá impedir imediatamente a exibição de cópias do documento protegido,tanto na rede como fora do firewall, definindo a expiração do e-mail. Para fazer isso, clique em Amensagem expira em e defina a data como a data e a hora atuais ou anteriores.

Saiba que ninguém, incluindo o proprietário, pode abrir um e-mail expirado.

4. Clique em Aplicar ou em OK para implementar as alterações.


Usando IRM Client

Monitorando a atividadeQualquer acesso ao conteúdo protegido é registrado no IRM Server. As atividades do usuárioconectado incluem exibição, impressão,e cópia de conteúdo.

Para exibir essa informação, abra sua cópia de um documento protegido em uma janela (você deve sero proprietário) e selecione Direitos → Exibir Atividade. A janela Informações da atividade lista todasas atividades nesse e-mail, incluindo qualquer atividade off-line.

Observação: O item de menu Exibir Atividade é·desativado quando o e-mail é exibido em umpainel do Outlook. O e-mail deve ser aberto em uma janela própria, o que pode ser feito clicandoduas vezes no e-mail.

Trabalhando off-lineO acesso off-line é a capacidade de os usuários acessarem o e-mail protegido enquanto não estiveremconectados ao IRM Server. Caso contrário, os usuários devem estar conectados ao IRM Server.

O conteúdo protegido pode ser acessado off-line por um determinado tempo. Por exemplo, talvez sejapermitido que um e-mail permaneça off-line por 10 dias; após esse período, o e-mail não poderá maisser acessado até que você se reconecte ao IRM Server e atualize o acesso off-line.

Acesse o e-mail protegido off-line da mesma forma que o faz quando está on-line. Caso seja solicitadoque você efetue login no IRM Server enquanto estiver on-line, ainda será necessário inserir asinformações de login para abrir o e-mail. O conjunto de permissões (como impressão e cópia)referente ao e-mail permanece o mesmo.

IMPORTANTE: não altere o horário do relógio no computador assim que começar a trabalharoff-line. Se o fizer, você invalidará todas as permissões de acesso off-line.

Antes de se desconectar do IRM Server para trabalhar off-line, desempenhe uma das ações a seguir:

• Abra um e-mail protegido em uma janela própria e escolha Direitos → Acesso off-line → Ativar/Atualizar. Apenas Habilitar ou Atualizar estará disponível. e-mail.


Usando IRM Client

• Selecione Direitos → Acesso off-line → Atualizar tudo para atualizar a duração do acesso off-linede todos os e-mails do sistema que, no momento, têm a permissão de acesso off-line ativada. Useessa configuração caso pretenda trabalhar em múltiplos e-mails.

• Selecione Direitos → Preferências. Na guia Acesso Off-line, você pode marcar a caixa de seleçãoHabilitar acesso off-line automático... para manter automaticamente a permissão de acessooff-line atualizada nos arquivos protegidos do seu sistema. Note que a seleção dessa caixa talveznão atualize imediatamente o acesso off-line para o seu e-mail. Clique no botão Ajuda nessa guiapara obter informações sobre como selecionar os e-mails que deseja manter atualizados.

Observação: A opção Pastas para monitorar documentos protegidos não se aplica ao IRM Clientfor Outlook. Ela é usada se você tiver documentos protegidos por outro IRM Client, como o IRMClient Client for Microsoft Office ou o IRM Client for PDF.


Usando IRM Client


Capítulo 3

Informações adicionais


• Recursos não compatíveis do Microsoft Outlook

• Avançado: alteração das minhas configurações de login

• Avançado: alterando permissões padrão ao enviar e-mail protegido

Recursos não compatíveis do MicrosoftOutlookO IRM Client não é compatível com os seguintes recursos:

• O Microsoft Outlook Web Access não é suportado.• Se os recursos de segurança do Outlook, como assinatura digital e criptografia, estiverem ativados, oe-mail não poderá ser protegido pelo IRM Client. Em vez disso, você verá um erro S/MIME. Paraproteger o e-mail usando o IRM Client, você precisa fechar o e-mail, desativar os recursos desegurança e, em seguida, criar uma nova mensagem.

• Algumas regras de e-mail do Outlook não funcionarão com mensagens protegidas. Por exemplo,uma regra que move uma mensagem enviada para uma pasta específica é ignorada para mensagensprotegidas. Entretanto, uma regra para mover mensagens, que têm um texto específico no título,funcionará para as mensagens protegidas depois do recebimento.

• A função do Office 2007 Inserir Faixa de Opções → Texto → Objeto → Criar do Arquivonão é suportada.

• Quando uma mensagem protegida é aberta no navegador da Web, o corpo do e-mail é impresso maso envelope do e-mail (De, Para, Enviado, Assunto) não é quando você clica com o botão direito domouse na mensagem e seleciona Imprimir.

• Quando uma mensagem protegida é aberta no navegador da Web, os itens de menu do navegadorSelecionar Tudo e Copiar e as hotkeys associadas (Ctrl+A e Ctrl+C) não são suportados. Para usaros recursos Selecionar tudo ou Copiar, clique com o botão direito do mouse na área de conteúdo damensagem e escolha Selecionar Tudo ou Copiar no menu de contexto.

Avançado: alteração das minhas configuraçõesde loginÉ possível modificar as configurações de log-in da seguinte forma:1. Vá até a barra de menu em uma janela do Outlook e clique em Direitos → Login.


Informações adicionais

2. Na caixa de diálogo Login da Conta, clique no botão Propriedades.

3. Especifique uma configuração de log-in para as conexões dos clientes IRM no computador paratodos os IRM Servers.

Você pode se conectar usando as configurações de proxy do navegador, um servidor de proxyespecífico ou diretamente, sem utilizar um servidor de proxy.

4. Exclua os nomes de conta armazenados nesse computador.

5. Exiba certificados.

Avançado: alterando permissões padrão aoenviar e-mail protegidoSe você utiliza sempre o mesmo conjunto de permissões ao enviar e-mails, é possível definir essaspermissões uma única vez e não receber avisos do botão Enviar ao enviar um e-mail protegido:

1. Vá até a barra de menu em uma janela do Outlook e clique em Direitos → Preferências.

2. Na guia Criação, defina suas permissões padrão.

3. Desmarque a caixa de seleçãoMostrar opções de política ao enviar as mensagens protegidas.

4. Clique em OK para salvar suas alterações.

Se precisar enviar um e-mail com um conjunto diferente de permissões, você pode usar o botãoEnviar Avançado.


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