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MANUAL DE FUNCIONES INDUSTRIAS JOMAR S.A.
JOHANNA MARCELA GÓMEZ TRUJILLO
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRACTICAS PROFESIONALES PEREIRA
2008
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MANUAL DE FUNCIONES INDUSTRIAS JOMAR S.A.
JOHANNA MARCELA GÓMEZ TRUJILLO
Informe de Práctica Profesional
Tutor:
JUAN CARLOS MUÑOZ MONTAÑO Administrador de Empresas
Especialista en Administración Candidato a Magíster en Administración
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRACTICAS PROFESIONALES PEREIRA
2008
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DEDICATORIA
Dedico este proyecto a mis padres por brindarme su apoyo incondicional durante mi formación
humana y profesional y por ser el motor que me impulsa a conseguir
lo que quiero.
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Industrias Jomar S.A. por brindarme la oportunidad de realizar mi práctica profesional y en especial a Ana Milena Cortes Zuluaga, por apoyarme y
acompañarme en todo este proceso.
A mi tutor Juan Carlos Muñoz Montaño por sus aportes, su tiempo y dedicación para hacer posible la elaboración de mi proyecto.
Y a la Universidad Católica Popular de Risaralda por abrirme sus puertas para formarme como una excelente profesional.
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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................6
MANUAL DE FUNCIONES DE INDUSTRIAS JOMAR S.A. ..............................................................8
RESEÑA HISTÓRICA .........................................................................................................................8 GENERALIDADES ....................................................................................................................12
1. NATURALEZA ...............................................................................................................................13 1.1 DESCRIPCIÓN DEL ÁREA PROBLEMÁTICA ......................................................................................13 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ....................................................................................................15 1.3 JUSTIFICACIÓN ...........................................................................................................................15 1.4. DELIMITACIÓN ...........................................................................................................................17 1.5 OBJETIVOS ................................................................................................................................18
1.5.1 Objetivo General ..............................................................................................................18 1.5.2 Objetivos específicos: ......................................................................................................19
2. MARCO REFERENCIAL ...............................................................................................................20 2.1 ANTECEDENTES .........................................................................................................................20 2.2 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................................22 2.3 DEFINICIÓN OPERACIONAL DE TÉRMINOS .....................................................................................33
3. DISEÑO METODOLOGICO ..........................................................................................................36 3.1 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL DEL ESTUDIO ...............................................................................36 3.2 TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ...........................................................................40 3.3 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................................................40
CONCLUSIONES ..............................................................................................................................41 RECOMENDACIONES ..................................................................................................................42
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................44
ANEXOS ............................................................................................................................................45 � ANEXO 1: MANUAL DE FUNCIONES SISTEMA GESTIÓN CALIDAD ................................45 � ANEXO 2: MANUAL DE FUNCIONES OTROS ....................................................................45
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INTRODUCCIÓN Con el paso del tiempo la globalización impone tendencias, y es así como las empresas deben prepararse para los cambios que esta trae, la competencia cada vez es mas directa y la permanencia en el mercado se encuentra en riesgo, es entonces, donde aparecen nuevos procesos y estrategias a implementar. Industrias Jomar S.A., ha encontrado la necesidad de efectuar cambios de mejoramiento en el proceso de Recursos Humanos dentro del Sistema de Gestión de Calidad, su estructura organizacional y reestructuración de responsabilidades para garantizar a sus usuarios una excelente calidad en el servicio, obteniendo la certificación con respecto a la norma internacional ISO 9001:2000, para lograr alcanzar estándares de calidad y ser mas competitivo en el mercado. Por otra parte, es indispensable tener estructurado y definido las funciones a realizar en cada cargo, independientemente del nivel de jerarquía que se tenga en el organigrama porque permite tener una visón clara sobre el cargo a desempeñar y facilita el proceso de entrenamiento al personal que ingrese a la empresa. Además, es importante la implementación de Manuales de Funciones, que permita que los colaboradores tengan clara sus responsabilidades para la ejecución eficiente y oportuna de las actividades a realizar, así como prevenir cuellos de botella y asignación laboral excesiva. Este proyecto se basa en la realización de los Manuales de Funciones de Industrias Jomar S.A., con el fin de que cada persona que desempeña el cargo conozca las funciones que debe realizar, cumpliendo de esta manera con las normas y requisitos que la organización exige. Con los Manuales de Funciones se pueden analizar e identificar fortalezas y debilidades de las personas que desempeñan cada cargo, siendo esto de vital importancia, puesto que permite tener una amplia visión sobre el personal con que cuenta la organización; además, porque permite tener una estructura clara y visible de las actividades a realizar. Dentro del proyecto se encontrará la descripción del área problemática, identificando las principales causas que dan origen al problema, luego se determinaran los objetivos que se alcanzaran. En el marco teórico se hará referencia a teorías y conceptos de diferentes autores que apoyaran a la solución
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del problema. Posteriormente se realizara la descripción procedimental del estudio que describe cada una de las etapas que integran el proyecto a ejecutar y la manera como se van a desarrollar, para buscar posibles soluciones.
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MANUAL DE FUNCIONES DE INDUSTRIAS JOMAR S.A. RESEÑA HISTÓRICA Transespeciales Jomar, nació como respuesta a las inquietudes manifestadas
por los padres de familia del Colegio General Rafael Reyes, quienes veían la
necesidad de que sus hijos fueran transportados en vehículos que llenaran sus
expectativas en cuanto a comodidad, seguridad y eficiencia; pues en aquella
época, este servicio era prestado en buses contratados que no reunían estas
condiciones.
Al detectar esta necesidad el Sr. Jorge Machado Arango, hombre de gran visión
empresarial, tomó la decisión de contribuir al desarrollo y modernización del
transporte especial en la ciudad de Pereira y ofrecer de esta manera a los
estudiantes de esa institución educativa un servicio en excelentes condiciones de
acuerdo con las exigencias del sector.
Es así como el Sr. Jorge Machado Arango, decide crear una nueva actividad
económica en INDUSTRIAS JOMAR S.A., a la que denominó Transespeciales Jomar, la cual inicia operaciones en diciembre de 1992 con la adquisición de 13
modernos y confortables buses de último modelo marca Chevrolet LT.500.
Durante el primer año de operaciones Transespeciales Jomar prestó sus
servicios al Colegio General Rafael Reyes y gracias a la excelente calidad del
servicio a otras instituciones educativas de carácter privado y de primer nivel en la
ciudad, como Las Bethlemitas, Las Franciscanas, el Gimnasio Pereira, el
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Diocesano y el Colegio de la Policía quienes depositaron en Transespeciales
Jomar la confianza para el transporte de sus estudiantes.
Los resultados durante el primer año de operaciones superaron las expectativas
de los clientes y es así como Transespeciales Jomar empezó a ganar posiciones
en el mercado del transporte especial terrestre de pasajeros. En 1993 nuevas
instituciones educativas se interesaron en sus servicios, además se incursionó en
el exigente mercado del transporte especial al sector empresarial y turístico,
logrando en poco tiempo el transporte de los trabajadores de empresas tan
importantes como Postobon, Suzuki, e instituciones educativas como Fundación
Liceo Inglés y Colegio General Rafael Reyes.
Gracias al buen posicionamiento de la empresa y a la demanda de sus servicios,
las directivas de la compañía se ven en la necesidad de ampliar su capacidad
transportadora por lo cual se adquieren 7 nuevos buses marca Mercedes Benz, y
se amplia la oferta en el servicio incluyendo vehículos tipo microbús para atender
grupos pequeños y recorridos cortos. De esta manera se hace un amplio
cubrimiento de la ciudad.
En el año 2001 Transespeciales Jomar inicia una nueva etapa al incursionar en
el transporte escolar para el sector oficial al ganar con lujo de detalles la licitación
pública convocada por la Alcaldía de Pereira cuyo objeto era transportar a los
estudiantes de las instituciones educativas de naturaleza oficial.
Para asumir este reto se adquirieron 20 buses marca Chevrolet CHR 7.2 de
última tecnología y acordes a las normas y exigencias establecidas por el
Ministerio de Transporte. Este nuevo cliente significó un incremento muy
importante en el número de estudiantes a transportar.
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Actualmente INDUSTRIAS JOMAR S.A. empresa pionera en el mercado de
transporte especial terrestre de pasajeros en la ciudad de Pereira es la única
compañía con vehículos propios, reconocida por su buen servicio, la experiencia
adquirida durante casi quince años de operación, su política de calidad y la alta
tecnología de los buses, los cuales cuentan con computadores de abordo, sistema
moderno de comunicación interna permanentemente, lo que permite detectar y
atender cualquier eventualidad, con un equipo humano compuesto por
conductores y asistentes de ruta capacitados y comprometidos con la labor de
conducción y supervisión durante el recorrido.
En la actualidad transportamos aproximadamente 5.000 diarios de nuestros
clientes: Fundación Liceo Ingles, Colegio Rafael Reyes, Papeles Nacionales,
Coats Cadena, Busscar de Colombia y Suzuki.
Así mismo, transportamos grupos específicos de personas, ya sean turistas,
prestadores de servicios turísticos, particulares o servicios ocasionales a
instituciones estatales o privadas, que requieren de un servicio expreso con
orígenes y/o destinos en la región del Eje Cafetero, Departamentos del Valle,
Antioquia, Tolima y Cundinamarca.
Para prestar un servicio integral y garantizar la seguridad de los pasajeros
Transespeciales Jomar cuenta además, con un completo taller de mantenimiento
dotado con la más alta tecnología y con un equipo de profesionales en mecánica
automotriz, lo que garantiza un perfecto estado técnico-mecánico de los vehículos
para comodidad y tranquilidad de nuestros usuarios. Toda esta infraestructura
hace de Transespeciales Jomar una gran empresa; funciona gracias a un equipo
administrativo y de operación, para quienes la excelencia en el servicio es
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prioridad y para quienes los clientes y usuarios son la razón de ser de la
compañía.
Actualmente Industrias Jomar S.A. tiene establecido el modelo del Sistema de
Gestión de Calidad basado en procesos, consiste en gestionar las actividades con
el fin de que los elementos de entrada se transformen en resultados partiendo de
las necesidades y requisitos del cliente hasta la satisfacción del mismo y posterior
evaluación para tomar acciones de mejoramiento.
Dichos procesos son:
• Proceso Gestión Gerencial
• Proceso de Comercialización y Servicio al Cliente
• Proceso de Prestación del Servicio
• Proceso de Gestión Calidad
• Proceso de Compras
• Proceso de Almacén y control Parque Automotor
• Proceso de Mantenimiento
• Proceso de Recursos Humanos
• Proceso de Auditoria
• Contabilidad y Finanzas
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MISIÓN
Somos una empresa de servicio de transporte especial enfocados en satisfacer
las necesidades de nuestros clientes, prestando un servicio con calidad, contando
con el recurso humano y técnico especializado; comprometido con el desarrollo y
crecimiento de la empresa y mejoramiento continuo del servicio. VISIÓN
Por eso para el año 2009:
Queremos ser reconocidos como la empresa líder de la región en el transporte
especial (escolar, empresarial y turismo), diferenciándonos por nuestra estructura
organizacional y por la calidad en el servicio y parque automotor.
POLITICA DE CALIDAD Satisfacer las necesidades del cliente a través de la prestación del servicio de
transporte especial, eficaz en el cumplimiento de los requisitos del cliente y
normas legales vigentes, garantizando mejoramiento continuo dentro del sistema
de Gestión de Calidad, contando con talento humano capacitado técnicamente y
con un parque automotor que cumpla condiciones técnicas que brindan seguridad
a los usuarios.
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1. NATURALEZA
1.1 Descripción del área problemática
Al identificar la necesidad de estructurar y definir las actividades a realizar en
cada cargo de Industrias Jomar S.A., se debe tener en cuenta los problemas de
comunicación, ambigüedad en la funciones a realizar, falta de claridad de la
autoridad funcional, autoridad organizacional, toma de decisiones y la estructura
del organigrama, para encontrar una relación lógica entre los procesos según la
jerarquía manejada en Industrias Jomar S.A., lo que conlleva a que cada
colaborador tenga claridad sobre las funciones a realizar en su cargo.
Los Manuales de Funciones permitan que la organización se enfoque en las
debilidades que tiene el Proceso de Recursos Humanos en cuanto al
entrenamiento del personal que ingresa a la empresa; de manera que se pueda
tener un conocimiento claro y preciso de las responsabilidades y toma de
decisiones de cada cargo a desempeñar; además, es una herramienta que
permite identificar el potencial humano con que cuenta la empresa.
Cuando se tiene conocimiento y claridad en los puestos de trabajo, se puede
generar permanencia en el mismo, satisfacción en el trabajo, buen clima laboral,
alto rendimiento en el desarrollo de las actividades, sentido de identidad,
compromiso con los miembros de la organización; por tal motivo el Manual de
Funciones será el mecanismo que conlleve al mejoramiento de éstos.
Industrias Jomar S.A., tiene establecido el modelo del Sistema de Gestión de
Calidad basado en procesos, que consiste en gestionar las actividades con el fin
de que los elementos de entrada se transformen en resultados, partiendo de las
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necesidades y requisitos del cliente hasta la satisfacción del mismo y posterior
evaluación para tomar acciones de mejoramiento.
Dicho modelo exige que los procesos se ejecuten con calidad, por ello surge la
idea de la elaboración de un documento escrito donde se describan las
actividades que el titular del cargo debe realizar y que este orientado al
mejoramiento continuo y oportuno de las exigencias de la Norma de Calidad ISO
9001:2000, para lograr alcanzar estándares de calidad y ser mas competitivo en el
mercado.
Estar Certificado en Calidad significa tener gran ventaja ante la competencia,
puesto que se puede garantizar que los procesos van dirigidos a las exigencias
del cliente y a la satisfacción de las necesidades.
Para cumplir con dichas exigencias, se debe empezar por tener una estructura
visible dentro de la organización, es decir que cada proceso tenga claro cuales
son sus objetivos a cumplir teniendo en cuenta cada cargo y todo esto en pro a la
satisfacción de las necesidades que la empresa tiene.
Por otra parte, se detectó que algunos de los procesos presentaban problemas
que atrasan el buen funcionamiento y prestación del servicio, por ello se decidió
implementar el Manual de Funciones con el fin de reestructurar actividades,
resolver cuellos de botella, disminuir carga laboral y analizar cuáles serían las
posibles soluciones para resolver el problema.
Los Manuales de Funciones coadyuvan al proceso de selección del personal
puesto que, se puede generar que algunas de las personas no sean idóneas para
desempeñar el cargo, como consecuencia se pierde tiempo, dinero y posiblemente
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se puede encontrar que personas dentro de la misma empresa tengan las
capacidades y habilidades para desempeñar el cargo pero no tienen proyecciones
hacia él, puesto que lo ven como una posibilidad lejana y que inclusive no llegaría
a ocurrir.
Teniendo en cuenta que toda empresa debe estar en continuo cambio y
mejoramiento para permanecer en el mercado, es importante cuestionarse
permanentemente sobre ¿qué se quiere?, ¿cómo se va a desarrollar? y ¿para
qué?, con el fin de tener una visión clara hacia el futuro y que cada colaborador
este enfocado hacia el mismo fin.
1.2 Formulación del problema ¿A través de qué mecanismo se puede garantizar una adecuada orientación al
cumplimiento de las funciones e integración a los procesos según las exigencias
de Industrias Jomar S.A. por parte de los colaboradores?
1.3 Justificación
A partir de la necesidad de estructurar y definir las actividades a realizar en cada
cargo de Industrias Jomar S.A., se busca identificar cuellos de botella,
asignación laboral excesiva y retaso en las actividades a realizar.
En el momento de detectar dicha necesidad, se llegó a la conclusión de que cada
colaborador debe tener una visión clara sobre su cargo de forma escrita, por tal
motivo se decidió que el mecanismo que se imprentaría seria los Manuales de
Funciones, además los métodos a utilizar son: diseño de la encuesta, entrevista,
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observación directa de cada puesto de trabajo y confrontación de la información
suministrada, buscando de esta forma definir responsabilidades, requisitos e
identificar dificultades.
El Manual de Funciones enfoca al titular del cargo al buen desempeño de las
actividades a realizar y contribuye a tener una mayor eficiencia para la prestación
del servicio.
Para la ejecución del proyecto se debe concientizar a todos los colaboradores de
la importancia de ejecutar por escrito el perfil de cada cargo para tener claridad en
las funciones que se van a desarrollar según las competencias, habilidades que el
cargo requiera, además para evitar vacío en la información y cuellos de botella
que atrasen los procesos.
Es importante realizar el Manual de Funciones porque es una herramienta que
facilita el desempeño de las actividades, además porque permite que el personal
que ingrese a la empresa pueda tener una visión y dimensión clara sobre sus
responsabilidades, derechos, proyecciones dentro de su carrera, el plan de
entrenamiento que se tiene para cada cargo y competencias dentro de la
organización.
Esta herramienta proporciona al proceso de Recursos Humanos la selección del
personal según los requerimientos que tenga el cargo y la organización, permite
tener un enfoque preciso sobre la experiencia, educación, responsabilidades y
derechos de quien va a desempeñar el cargo, lo que conlleva a que se tenga un
perfil definido sobre cada cargo.
El proyecto a realizar esta enfocado en la elaboración y diseño del Manual de
Funciones de cada uno de los procesos de Industrias Jomar S.A, con el fin de
contribuir al mejoramiento del proceso de Recursos Humanos.
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La importancia de los Manuales de Funciones según los planteamientos
administrativos, radica en que conlleva a las empresas a planear, organizar, dirigir
y controlar de manera útil y eficaz las actividades que se designen a cada
colaborador, lo que permite cumplir con los requisitos que exige la organización
para estandarizar la productividad de la misma.
La implementación los Manuales facilita conocer y analizar los procesos, para
implementar estrategias de mejoramiento continuo tanto en calidad en la
prestación del servicio como en la calidad del talento humano. También se
considera importante porque proporciona a la empresa un mecanismo para exigir
competencias laborales para el desempeño de cada función. Igualmente, permite
controlar de manera ágil y oportuna los procesos y procedimientos que se llevan a
cabo en la empresa, propiciando la eficiencia en la prestación del servicio y
evaluación de los cargos, disminuyendo de esta manera un alto porcentaje de
ineficiencia en la realización de las actividades.
Como resultado de este proyecto queda no solamente el Manual de Funciones,
sino también una serie de propuestas por evaluar y mejorar en cuanto a sus
procesos internos con el fin que Industrias Jomar S.A. continúe creciendo en el
mercado de transporte especial de pasajeros.
1.4. Delimitación Este proyecto se ejecuta en Industrias Jomar S.A., ubicada en el Km. 11 vía
Cerritos, portería Rafael Reyes, Pereira – Risaralda.
El Manual de Funciones es realizado para todos los procesos con que cuenta la
organización:
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• Proceso Gestión Gerencial
• Proceso de Comercialización y Servicio al Cliente
• Proceso de Prestación del Servicio
• Proceso de Gestión Calidad
• Proceso de Compras
• Proceso de Almacén y control Parque Automotor
• Proceso de Mantenimiento
• Proceso de Recursos Humanos
• Contabilidad y Finanzas
Para desarrollar y poner a disposición de la organización este proyecto, se
dispone de un periodo de tiempo que fluctúa entre el 21 de Enero del 2008 hasta
el 21 de Junio del 2008.
1.5 Objetivos
1.5.1 Objetivo General
Realizar los Manuales de Funciones en cada proceso de Industrias Jomar S.A.,
recolectando la información necesaria de los puestos de trabajo, para definir y
estructurar responsabilidades, requisitos y habilidades de cada cargo, con el
propósito de apoyar el proceso de Recursos Humanos en el Sistema de Gestión
Calidad (Norma ISO 9001:2000) mejorar la selección, inducción, capacitación y
entrenamiento del personal.
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1.5.2 Objetivos específicos:
• Recolectar la información para la elaboración de los Manuales de
Funciones por medio de entrevistas, para tener claridad de las
responsabilidades en cada puesto de trabajo.
• Realizar la observación directa en cada puesto de trabajo, para corroborar
la información suministrada en la entrevista confrontando la información
suministrada con la observación directa realizada en cada puesto de
trabajo.
• Estructurar y definir las responsabilidades, requisitos y toma de decisiones
que cada cargo debe tener para mejorar la comunicación interna y apoyar
el programa de mejoramiento continuo del proceso de Recursos Humanos
en Industrias Jomar S.A.
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2. MARCO REFERENCIAL
2.1 Antecedentes
Con el paso del tiempo el mundo trae cambios y tendencias a seguir, es por eso
que las organizaciones deben tener bien definidos sus políticas, normas, funciones
y procedimientos, para proyectarse en el futuro y crecer.
Percibiendo el crecimiento que Industrias Jomar S.A. ha tenido en el mercado en
los últimos años, se creó la necesidad de realizar un Manual de Funciones donde
cada colaborador tuviera una visión general del cargo, facilitando de esta manera
el buen desempeño de las actividades.
Dicha necesidad genera que se diseñe un formato el cual soportaría con claridad
lo que cada empleado debería realizar, buscando una mayor eficiencia en el
desarrollo de las labores y mejor clima organizacional; además de ser un
mecanismo que facilitaría realizar los procesos de entrevista, selección de
personal, y capacitación.
El Manual de Funciones también proporciona tener una dimensión clara sobre el
cargo, conocer las características del perfil y la evaluación de rasgos, buscando
los máximos de eficiencia en las labores y contribuyendo a la toma eficiente de
decisiones para seleccionar el personal que se vincule a la organización.
Además permite que el proceso de Recursos Humanos pueda dar una dirección
mas objetiva y clara hacia el cumplimiento de las metas propuestas en cada cargo
y en la organización porque se tiene una perspectiva clara sobre las funciones a
desarrollar en cada uno de los procesos de la organización.
21
Para el correcto funcionamiento de una empresa existen ciertos criterios y políticas
esenciales sin los cuales no se podría prestar un excelente servicio y mucho
menos crecer en el mercado. Los Administradores de Empresas deben inculcar en
las organizaciones la lucha constante para conseguir los objetivos trazados, el
cumplimiento de las funciones con mayor eficiencia y agilidad, el espíritu
emprendedor para innovar, con el fin de que cada colaborador se sienta
identificado con el cargo y tenga sentido de pertenecía por la empresa.
Lo que se quiere mediante la elaboración de los Manuales de funciones es definir
y describir las responsabilidades y requisitos que se deben cumplir dentro de cada
cargo. Dentro de las principales utilidades del Manual se tienen:
• Permite tener una visión sobre el funcionamiento interno con respecto a las
funciones, requerimientos y responsabilidades para la ejecución del cargo.
• Ayudan al proceso de Recursos Humanos en la inducción y selección del
personal, puesto que se tiene un detallado perfil del cargo.
• Facilita las labores de auditoria, evaluación y control.
• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo lo deben hacer.
En la Administración del Personal uno de los elementos que más se destacan son
los Manuales de Funciones, porque facilitan el aprendizaje de los colaboradores,
proporcionan orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades
administrativas mejorando los esfuerzos de los empleados para que logren la
realización de las actividades.
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Los Manuales son tomados en la práctica como punto de referencia o guía para la
instrucción del personal, son el apoyo o la base para la ejecución de todas las
actividades a desarrollar en el cargo.
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y funciones que
desarrolla cada colaborador en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente basado en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que
resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o
labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales ni en la
autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores de la empresa, ya que estos podrán tomar las decisiones más
acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con
claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos, sus
requisitos, perfiles, incluyendo los problemas e inconvenientes y sus respectivas
soluciones; los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los
respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
2.2 Marco teórico
Toda organización presenta la necesidad de tener un mecanismo que facilite la
información sobre los procesos de evaluación de trabajo y el desempeño de la
persona quien lo realiza, y sobre todo tener una visión clara sobre las actividades
a realizar para evitar cuellos de botella e implementar acciones correctivas sobre
dichas situaciones.
Además, porque es de gran utilidad para el proceso de Recursos Humanos en la
selección del personal al momento de la vinculación con la organización, para la
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planeación de actividades a desarrollar, eficiencia en la entrega de resultados y
crecimiento interno de cada empleado en el desarrollo de competencias.
El Manual de Funciones contiene la información necesaria sobre las
responsabilidades que tiene el cargo, facilita las labores de auditoria, evaluación
del desempeño, control interno y supervisón oportuna de la ejecución de las
funciones, cumpliendo de esta manera con los requisitos que exige la
organización.
Para la elaboración de los Manuales Funciones “el análisis del puesto de trabajo
es el proceso de obtener información sobre puestos al definir sus deberes, tareas
o actividades. El procedimiento supone una investigación sistemática de los
puestos de trabajo siguiendo varios pasos predeterminados, que se especifican
con anticipación al estudio”1.
El diseño y análisis de puestos de trabajo habilita al colaborador para comprender
de manera clara los deberes y responsabilidades de su cargo, además suministra
información relevante para equilibrar la distribución de la carga de trabajo, dicha
información también puede proporcionar una base objetiva para determinar el
valor de pago de cada cargo y evaluar el desempeño del mismo.
La productividad y el nivel de satisfacción de cada trabajador constituye una fuente
de información respecto a la manera como se diseña el puesto, un puesto mal
diseñado puede generar disminución en la productividad, cambios constantes en
el personal, ausentismo y quejas.
1 BOHLANDER, George, Administración de Recursos Humanos (México DF. Thomson Learning, 2001). Pág. 88
24
Es importante describir cada una de las funciones, el objetivo general del cargo, la
autoridad organizacional y la autoridad funcional, con el fin de que el jefe
inmediato de forma objetiva pueda medir el logro y el desempeño del colaborador,
para identificar falencias y vacíos de información que pueden afectar el proceso
fluido de las actividades.
También se debe tener en cuenta realizar un buen perfil del cargo, en donde, se
especifique cuál sería el perfil deseado de quién va a desempeñar el cargo,
teniendo en cuenta que es difícil encontrar una persona que cumpla a cabalidad
con el perfil deseado por la organización, pero sirve de base en el momento de
seleccionar el personal.
“Los analistas de puestos tienen una aplicación adicional: permite formular niveles
de desempeño en el puesto. Estos niveles de desempeño tienen dos objetivos. En
primer lugar, se constituyen en objetivos de desempeño a los que aspiran los
trabajadores y de cuyo logro pueden derivar una legítima satisfacción. De hecho,
la existencia de niveles de desempeños claros y razonables es uno de los
principales elementos en la promoción de un adecuado entorno laboral. La moral y
la motivación de los trabajadores pueden descender cuando no existen niveles
adecuados. En segundo lugar, los niveles de desempeño conforman un
parámetro que permite medir el grado en que se están lográndose las metas para
las que se estableció la labor”2.
Por medio de los Manuales de Funciones se puede medir los niveles de
desempeño del titular del cargo, pues permite reconocer a los trabajadores
sobresalientes, darles oportunidades de mejoramiento, hacer énfasis en los
2 WETHER, William B, DAVIS, Keith, Administración de Personal y Recursos Humanos (México, Quinta edición, Mc Graw-Hill, 2000). Pág. 99
25
aspectos fuertes y débiles de su comportamiento laboral para planear su
mejoramiento. Además, sirve para identificar necesidades cualitativas de personal
y suministrar bases sólidas para la toma de decisiones.
Los niveles de desempeño son procesos que permiten comparar las funciones de
un cargo referente a los comportamientos de quien los ejecuta, para así tener una
dimensión clara si la persona quien desempeña el cargo tiene las cualidades y
habilidades para ejecutarlo; lo ideal es que las organizaciones realicen
constantemente la evaluación del desempeño de los colaboradores para identificar
cuellos de botella, asignación laboral excesiva y potencial humano que esta
siendo subutilizado.
Es importante para el empleado conocer la valoración que tiene la empresa sobre
su desempeño laboral, porque la persona se siente identificada con el cargo, con
la organización y genera motivación a realizar las funciones con mayor eficiencia y
calidad, el trabajador puede conocer lo que la empresa espera de él, fijarse metas
y tener una visión clara y objetiva sobre la labor que desempeña.
En la actualidad muchas empresas carecen de Manuales de Funciones y cuando
disponen de ellos no se revisan ni actualizan oportunamente, tampoco disponen
de los requisitos exigidos por cargos en base en las funciones que se espera que
cumpla; por lo tanto es fundamental analizar cada puesto de trabajo y verificar que
la información que se encuentra en los Manuales es coherente y se cumple con lo
que se requiere.
“Para recolectar la información los métodos mas utilizados son”3:
3 CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos (México DF, Mc Graw-Hill Latinoamericana S.A., 1983).
26
• Método de observación directa
• Método de cuestionario
• Método de entrevista directa
• Método mixto.
En la elaboración del Manual de Funciones de Industrias Jomar S.A. se utilizan los
métodos de observación directa y entrevista para recolectar y corroborar la
información suministrada, dichos métodos serán explicados detalladamente a
continuación:
“La observación es el primer método desde el punto de vista histórico. Defendido a
principios del siglo XX por Frederick Taylor, le sirvió de fundamento para su
enfoque de Gestión Científica”4.
Una de las ventajas de contar con un observador externo es la objetividad y la
credibilidad, que no pueden obtenerse a partir de la información que ofrece el
titular del cargo, entre las desventajas están el hecho de que la simple
observación puede influir en el comportamiento del titular, su falta de sentido en
trabajos que requieren actividad mental y por lo tanto no observable y su
ineficiencia en trabajos cuyo ciclo es muy largo; pero es un método que genera
precisión en los resultados porque permite corroborar que las actividades se estén
realizando a cabalidad, además permite identificar cuellos de botella, carga
laboral.
“El método de observación directa es uno de los mas utilizados, tanto por ser
históricamente el mas antiguo como por su eficiencia. Su aplicación es muy eficaz
4 DOLAN, Simon, VALLE Ramón, JACKSON, Susan, SCHULLER, Randall. La Gestión de Recursos Humano. Preparando profesionales para el siglo XXI. (2º Edición, Mc Graw Hill). Pág. 32
27
cuando se consideran estudios y micro movimientos, tiempos y métodos. El
análisis de cargos se efectúa a través de la observación directa y dinámica de los
ocupantes en pleno ejercicio de sus funciones”5.
La observación es uno de los métodos más eficientes a la hora de recolectar
información, pues permite tener una perspectiva sobre el cargo, confrontar la
información suministrada en la entrevista aunque no siempre produce todas las
respuestas ni disipa todas las dudas.
La ventaja de este método es que proporciona veracidad y organización
sistemática de la información de forma homogénea y adecuada correspondiente a
lo que hace, como lo hace y porque lo hace, según a las exigencias de la
organización.
La desventaja es que pude tener un costo elevado, pues para ser completo,
necesita un tiempo muy prolongado y contacto directo y verbal con el titular del
cargo, para que la obtención de la información sea realmente importante para la
elaboración de los Manuales de Funciones.
Este método ayuda a tener un conocimiento general del conjunto de actividades
que tiene el cargo y corroborar la información suministrada en la entrevista con el
titular del cargo.
Por otra parte, “el enfoque mas flexible y productivo es la entrevista que puede
obtener informaciones sobre todos los aspectos del cargo, sobre la naturaleza y
secuencia de las varias tareas componentes. Puede hacer relación a las
habilidades requeridas para el cargo, y es también posible cruzar información
5 CHIAVENATO, Op. Cit. Pág.285-287
28
obtenidas con ocupantes de otros cargos similares, verificando las discrepancias
en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurar
la validez de los detalles obtenidos”6.
La entrevista consiste en hacer al titular del cargo una serie de preguntas sobre el
mismo. La ventaja principal es la capacidad de exploración y de reciprocidad entre
el entrevistador y el entrevistado, una desventaja es que la información que se
obtiene depende en gran medida de la relación de comunicación que se
establezca con el titular del puesto, otra desventaja es que requiere de tiempo y es
de naturaleza perceptiva y por tanto subjetiva.
La entrevista se basa en el contacto directo con el titular del cargo y pretende
analizar de forma clara y precisa las funciones específicas a realizar, el
entrevistador debe tener una actitud de interés sobre la información suministrada,
con el fin de recopilar la información necesaria, además se debe crear un espacio
para discutir y aclarar dudas, de manera que se obtengan resultados satisfactorios
y fidedignos para el análisis.
En un formato previamente autorizado por la organización se toma nota de toda la
información tanto de la observación directa como de la entrevista, con el fin de
comparar y analizar los resultados obtenidos por cada método, para luego definir y
estructuras las actividades, deberes, responsabilidades, competencias de cada
cargo.
El principal objetivo de los Manuales de Funciones va enfocado hacia el talento
humano de la organización, para determinar las funciones y responsabilidades
que en cada puesto de trabajo se debe desarrollar, además de identificar
6 Ibid. Pág. 288
29
habilidades y conocimientos que se deben tener para desempeñar el cargo; este
documento sirve de guía para que los colaboradores y permite verificar si se
cumple con los requisitos que el cargo exige.
Es de vital importancia su implementación debido a dos aspectos principales,
primero le proporciona al empleado tener un panorama general sobre el cargo
para cumplir con los objetivos. En segundo lugar proporciona a la empresa evaluar
y verificar que los procesos fluctúen de manera correcta y organizada, también
para detectar saturación de actividades en un cargo.
Por otra parte, “todas las actividades y funciones de Gestión de los Recursos
Humanos, así como los comportamientos y las actitudes de los empleados, tienen
sus raíces en la interrelación de los empleados con sus puestos de trabajo. Los
puestos de trabajo son es el eslabón que existe entre los individuos, la estructura y
los resultados de la organización”7.
Los empleados actúan de forma que hacen un buen uso de sus capacidades y
habilidades, la organización puede sacar provecho para lograr metas trazadas, es
así como desde el punto de vista del proceso de Recursos Humanos, los
Manuales de Funciones intervienen de forma que proporcionan que dichas
capacidades y habilidades sean identificadas de forma detallada para desarrollar
actividades.
Para lograr identificar capacidades y habilidades de un cago en especifico es
necesario realizar un análisis de los puestos de trabajo, donde de forma detallada
se obtenga información sobre cómo lleva a cabo la organización sus funciones,
7 DOLAN, Simon, VALLE Ramon, JACKSON, Susan, SCHULLER, Randall. La Gestión de Recursos Humano. Preparando profesionales para el siglo XXI. (2º Edición, Mc Graw Hill). Pág. 25
30
cómo tiene asignadas sus competencias y responsabilidades y por lo tanto como
trata de lograr sus objetivos y metas.
El análisis de los puestos de trabajo sirve como herramienta de apoyo para la
elaboración de los Manuales de Funciones debido a que interviene en la toma de
decisiones relativas a los Recursos Humanos, tales como: selección, evaluación
del desempeño, definir competencias, reestructurar funciones.
“Existen muchas relaciones entre el análisis de los puestos de trabajo que van
enfocados a los Manuales de Funciones y las metas y características de la
organización, tales como”8:
• “Metas de la organización: los puestos de trabajo no reflejan solamente
el diseño y la tecnología de la organización, sino también sus metas”9.
La planeación de metas y los criterios de excelencia que establece la
organización, dan indicaciones claras a los colaboradores sobre que es importante
y donde se deben concentrar sus esfuerzos, para construir indicadores o criterios
a partir de los cuales se evalúe a los empleados.
• “Reclutamiento y selección: la organización puede decidir a quien
reclutar y seleccionar, pero seria dispendioso determinar con precisión que
tipo de aspirantes se necesitan, con que perfiles, por tal motivo los
Manuales de Funciones son el mecanismo que pueden demostrar
específicamente en una organización que sus procedimientos de selección
están relacionados a lo que el cargo y la empresa requiere”10.
8 Ibíd. Pág. 26 9 Ibíd. Pág. 26 10 Ibíd. Pág. 26
31
• “Evaluación del desempeño y formación: para evaluar eficientemente el
desempeño de los empleados, el método que se emplea para reflejar y
recoger las responsabilidades, habilidades y derechos para desempeñar
un cargo, es el Manual de Funciones. Es precisamente la evolución de
contenidos y competencias que sufren los puestos de trabajo lo que
permite diseñar nuevos programas de formación”11.
• “Retribución: el análisis de los puestos de trabajo permite identificar si el
nivel de sueldo es justo en relación con otros puestos de trabajo, es decir
ayuda a garantizar que los empleados que ocupan que ocupan puestos en
el mismo nivel de jerarquía (cargos similares) reciben el mismo salario,
manteniéndose el principio de equidad interna; además permite comparar
cuanto paga una organización en relación con la competencias (equidad
externa)12.
• “Gestión y planificación de la carrera profesional: los Manuales de
Funciones sirven de guía a los empleados a la hora de establecer sus
aspiraciones con respecto de la carrera profesional. Las descripciones y
requisitos de los puestos de trabajo que se publican pueden ayudar a
decidir sobre el tipo de formación y perfeccionamiento por los que
deberían optar a fin de avanzar en su carrera, además puede dar a
conocer que conocimientos y competencias debe tener una persona para
proyectarse hacia un mayor nivel de responsabilidad”13.
Por otra parte, “desde los planteamientos de de la Teoría de Herzberg y
posteriormente, de la Teoría de las Expectativas se sabe de la importancia que el
11 Ibíd. Pág. 26 12 Ibíd. Pág. 26 13 Ibíd. Pág. 26
32
diseño de los puestos de trabajo tiene sobre la satisfacción del individuo, su
motivación y los niveles de rendimiento”14.
Por consiguiente, es importante la elaboración de los Manuales de Funciones,
debido a que proporciona la información concreta sobre las características,
responsabilidades y fines que se deben cumplir, además permite identificar carga
laboral y convertir trabajos monótonos que ocasionan desinterés por el trabajo a
realizar en trabajos dinámicos y menos repetitivos, en los que la sensación de
logro, responsabilidad, exigencia son mayores, afectando positivamente al
individuo.
Para realizar los Manuales de Funciones, es fundamental tener en cuenta un
diseño del puesto de trabajo, donde se analicen las siguientes características:
• “Variedad de habilidades: grado en el que un puesto requiere llevar a
cabo diversas actividades que suponen el uso de un conjunto de
competencias y habilidades de cada persona”15.
• “Identidad con el cargo: grado en el que un puesto de trabajo requiere
hacer en su totalidad un trabajo identificable, es decir hacer el trabajo hasta
el final con resultados visibles”16.
• “Autonomía: grado en el que el puesto proporciona libertad, independencia
para programar el trabajo y decidir los procedimientos mediante los cueles
se lleva a cabo”17.
14 Ibíd. Pág. 27 15 Ibíd. Pág. 27 16 Ibíd. Pág. 28 17 Ibíd. Pág. 28
33
• “Elementos cognitivos del puesto: componentes concretos del puesto,
como la comunicación, la toma de decisiones o el procedimiento de la
información”18. El resultado de analizar de forma detallada el cargo es que se pueden identificar
conocimientos, habilidades, y aptitudes necesarias para el mismo (requisitos
exigidos al trabajador), así como el tipo de responsabilidades asignadas, toda esta
información son el complemento para realizar los Manuales de Funciones, y esto
con el fin de que la información suministrada sea clara y detallada y permita que la
persona que lea El Manual de Funciones pueda entender: cuál es el campo de
acción ( que es lo que hay que hacer), qué objetivos deberá obtenerse ( fines del
cargo), responsabilidades a cumplir, autoridad funcional y organizacional
(decisiones tomadas por si mismo y consultadas a su jefe inmediato).
Las empresas deben estar preparadas para los cambios que el mundo actual
impone, por ello es importante estar a la vanguardia y en constante proceso de
mejoramiento, es por eso como se deben buscar métodos y procedimientos que
generen dichos cambios correctivos y preventivos; con el fin de enfrentar el
mercado y la fuerte competencia que amenaza con mejores estrategias.
2.3 Definición operacional de términos
• Procedimiento: Es el documento que describe de forma detallada las
actividades, recursos, responsabilidades, métodos que componen un
proceso.
18 Ibíd. Pág. 28
34
• Cultura organizacional: Patrón general de conducta, creencias y valores
compartidos por los miembros de la organización.
• Descripción del puesto: Estructuración de un trabajo en términos de su
contenido, función y relaciones. Puede centrar la atención en puestos
individuales o en grupos de trabajo.
• Dirección: Función de los administradores que implica el proceso de influir
sobre las personas para que contribuyan a las metas de la organización y
del grupo.
• Autoridad funcional: Derecho que se delega a una persona, departamento
o proceso para controlar practica, políticas u otros asuntos específicos
relacionados con actividades que lleva a cabo el personal de otros
departamentos.
• Autoridad organizacional: Grado de libertad de acción en los puestos
organizacionales que confiere a las personas que ocupan el derecho de
usar su criterio al tomar decisiones.
• Eficiencia: Logro de los fines con la menor cantidad de recursos, el logro
de los objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas.
• Evaluación de rasgos: Evaluación de las personas sobre la base e rasgos
de su personalidad y características orientadas hacia su trabajo.
• Función: Es la agrupación de tareas para atender responsabilidades de un
puesto.
35
• Sistema de gestión de calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar
una organización con respecto a la calidad. En el presente documento el
sistema de gestión de calidad término puede ser abreviado mediante la
sigla S.G.C
• Acción correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una no
conformidad de un defecto o cualquier otra situación no deseada
existente, para impedir su repetición.
• Proceso: Conjunto de actividades, recursos, responsabilidades, métodos
orientados al ejercicio de los cometidos propios de la empresa para obtener
resultados predefinidos.19
19 Definición teórica de los conceptos obtenidos del Manual de Calidad de Industrias Jomar S.A. Pág. 4-5
36
3. DISEÑO METODOLOGICO
3.1 Descripción procedimental del estudio
Para realizar los Manuales de Funciones se requiere sensibilizar al personal de la
empresa sobre la importancia de su elaboración y de la utilidad que estos tienen
en toda organización.
Luego se realiza un preciso y detallado estudio de los puestos de trabajo, con el
fin de que la información basada en cada una de las actividades a realizar no
genere confusión en la interpretación de su contenido por parte de quienes lo
consultan, por ello se diseñan los Manuales de Funciones de forma clara para
facilitar el buen desarrollo de los mismos.
El proceso de recopilación de la información debe estar orientado en hechos que
permitan conocer y analizar información específica, confiable y útil para realizar los
Manuales de Funciones, para no incurrir en errores, así mismo se debe evaluar y
revisar continuamente la información para mantenerla actualizada.
Una de las técnicas de recopilación de información que se utiliza para ejecutar los
Manuales de Funciones es la Entrevista, que consiste en realizar reuniones
individuales en las cuales se cuestiona a los participantes para obtener la
información.
Este es uno de los métodos más utilizados puesto que el entrevistador puede
tener un contacto directo con el entrevistado, además de obtener respuestas
puede percibir actitudes y recibir comentarios.
37
Una vez obtenida la información se realiza la observación directa de cada puesto
de trabajo, con el fin de corroborar que la información suministrada en la entrevista
sea coherente y total; además, para completar la información suministrada.
Luego, se estructura y definen las responsabilidades, requisitos que incluye:
educación, experiencia y habilidades que se debe para cada cargo.
Para los Manuales de Funciones el proceso que se va a seguir es el siguiente:
• Descripción básica del puesto: el formato describe el nombre del
cargo, nombre del jefe inmediato, fecha de elaboración y actualización.
• Objetivo general: Se refiere a la actividad principal que define el grupo
de funciones y responsabilidades por la cual se hace necesario la
existencia del cargo en la organización.
• Dimensiones: Se refiere a las responsabilidades que el titular del cargo
tiene en cuanto a equipos, maquinaria y manejo de efectivo.
• Áreas de responsabilidades: Se refiere a las actividades principales
(que y como lo hace), resultado final (para que), y forma de medir el
logro.
• Relaciones interpersonales: Se refiere a las relaciones tanto internas
como externas que tiene el titular del cargo y cual es el propósito.
• Requisitos: incluye la experiencia, la educación y habilidades que se
debe tener para desempeñar el cargo.
38
• Autoridad para tomar decisiones: incluye decisiones tomadas por si
mismo y las consultadas al jefe inmediato.
Luego de todo el proceso se formulan conclusiones y recomendaciones, con base
en los resultados obtenidos por el proyecto.
39
DIAGRAMA DE GANNT
ACTIVIDAD TIEMPO
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Reuniones de tutoría.
Recolección de la
información.
Elaboración de
anteproyecto.
Método de
observación directa de
los puestos de trabajo.
Confrontación de
información
suministrada con
observación directa.
Elaboración de
borrador final
Estructurar y definir los
Manuales de
Funciones.
Entrega informe final.
40
3.2 Técnica de recolección de la información
El método de la entrevista permite la interacción con el titular del cargo,
obteniendo la información suficiente para la elaboración de los Manuales de
Funciones, además conocer a fondo el personal con que cuenta la empresa,
visualizar funciones, requisitos y estructura en general de cada uno de los cargos
de la organización.
Por otra parte, el método de observación directa, es una herramienta útil y
eficiente a la hora de recolectar información, debido a que permite visualizar y
corroborar que la información suministrada en la entrevista es coherente y viable.
Además porque facilita identificar los cuellos de botella, asignación laboral
excesiva y problemas que no son fáciles de percibir.
3.3 Instrumentos de recolección de la información Los instrumentos de recolección de la información son los formatos para realizar
las encuestas y la observación directa, la entrevista con cada titular del cargo para
medir actitudes, comportamientos y criterios.
41
CONCLUSIONES
En el mundo actual las empresas no pueden sobrevivir simplemente haciendo un
buen trabajo, tienen que hacer un trabajo excelente, si quieren tener éxito en un
mercado que se caracteriza por un rápido crecimiento y una dura competencia,
tanto nacional como internacional. Los consumidores y las empresas se
encuentran con gran abundancia de ofertas, al buscar satisfacer sus necesidades
y por tanto, buscan excelente calidad cuando escogen entre sus proveedores.
La clave de la rentabilidad de las empresas se basa en conocer y satisfacer al
público con ofertas competitivas. Actualmente las organizaciones se encuentran
afectadas por una situación de cambios, de intensidad y características, que
configuran el actual mundo de los negocios, modificaciones profundas en la
estructura organizativa, nuevos sistemas de dirección, cultura de calidad y
excelencia, reconocimiento de la empresa, desarrollo de la innovación tecnológica,
nuevas estructuras y estrategias e importancia de servicio al cliente.
Para obtener éxito y alcanzar los objetivos estipulados por la empresa es
necesario lograr la adaptación de sistemas de mayor contenido en los sistemas de
gestión de forma tal que se pueda compatibilizar con las exigencias del entorno.
Es así como Industrias Jomar S.A. ha encontrado la necesidad de efectuar
cambios de mejoramiento en el proceso de Recursos Humanos dentro del Sistema
de Gestión Calidad, por tal motivo el mecanismo que se implementa es el Manual
de Funciones para reestructurar áreas de responsabilidad y descripciones básicas
que permite que cada cargo tenga una visión clara de sus asignaciones.
Los colaboradores se muestran satisfechos y con actitud positiva con la
elaboración de los Manuales de Funciones porque será un mecanismo que
facilitará desempeñar sus funciones de forma oportuna y veraz.
42
RECOMENDACIONES
La necesidad de crear un equilibrio después del cambio es un propósito a largo
plazo, debido a que en él interviene la oposición de muchos aspectos que de
alguna manera modifican la estructura y el medio, con ellos los comportamientos
de los colaboradores y el reflejo de las etapas que se deben superar durante y
después de un cambio organizacional.
Por tal motivo, es necesario que en cada proceso de Industrias Jomar S.A. se
mejore el trabajo en equipo y la comunicación interna con el fin de que haya un
cumplimiento a cabalidad de los objetivos y de esta manera prevenir cuellos de
botella o problemas que retracen las actividades.
Es importante que los colaboradores tengan claro que para lograr los objetivos
propuestos es necesario consolidar un buen equipo de trabajo y ser concientes de
que un cargo es el complemento del otro y que solo con una comunicación
asertiva los procesos se ejecutarán de forma fluida y eficaz.
Industrias Jomar S.A. es una empresa que esta bien consolidada en el mercado y
que cada día emprende acciones de gestión para mejorar en la prestación del
servicio, es por eso como en el año 2005 obtiene la Certificación con respecto a la
Norma Internacional ISO 9001:2000, lo que los cataloga como una de las
empresas lideres en el mercado de transporte de pasajeros.
En el mes de Agosto del 2008, la empresa tendrá Auditoria de ICONTEC para la
renovación de la Certificación, por ende se considera pertinente la realización de
auditorias internas para evaluar como están funcionando los procesos y en qué se
debe mejorar con el fin de tomar medidas preventivas y correctivas.
43
Además, capacitar al personal en la importancia de prestar un servicio con calidad
y excelencia es básico, para ello se propone realizar charlas didácticas, donde
cada colaborar tenga claro a que proceso pertenece, cuál es el objetivo general de
su proceso, así como quién es el líder del proceso.
Es importante verificar que la matriz de perfiles se cumpla, puesto que uno de los
requisitos es que el personal con que cuenta la empresa debe cumplir con dicha
matriz además de revisar que lo que esta estipulado en el Manual de Calidad se
realice de manera efectiva, ello garantizará el alcance de los propósitos
preestablecidos por la organización.
44
BIBLIOGRAFÍA
• BOHLANDER, George, Administración de Recursos Humanos (México DF. Thomson Learning, 2001).
• CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos (México DF, Mc Graw-Hill Latinoamericana S.A., 1983).
• Definición teórica de los conceptos obtenidos del Manuel de Calidad de Industrias Jomar S.A.
• WETHER, William B, DAVIS, Keith, Administración de Personal y Recursos Humanos (México, Quinta edición, Mc Graw-Hill, 2000).
• DOLAN, Simon, VALLE Ramon, JACKSON, Susan, SCHULLER, Randall.
La Gestión de Recursos Humano. Preparando profesionales para el siglo XXI. (2º Edición, Mc Graw Hill).
45
ANEXOS
• ANEXO 1: MANUAL DE FUNCIONES SISTEMA GESTIÓN CALIDAD
• ANEXO 2: MANUAL DE FUNCIONES OTROS
46
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA GESTIÓN CALIDAD
47
LA ESTRELLA S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Gerente General. CARGO JEFE INMEDIATO: Junta Directiva. APROBO: Junta Directiva. Fecha de elaboración: 17 Abril del 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 1. OBJETIVO GENERAL: Planear todas las actividades relacionadas con la empresa direccionando alcanzar los objetivos estratégicos, administrativos, comerciales y operativos. Garantizar la planeación y mejora continua del sistema de gestión de calidad, enfocado a la satisfacción del cliente para superar sus expectativas. 2. DIMENSIONES: Autorización para representar a la Sociedad en negociaciones hasta por mil salarios mínimos mensuales legales vigentes (1000 S.M.M.L.V), las negociaciones mayores a esta suma, deben ser aprobadas previamente por la Asamblea de accionistas o Junta Directiva.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1UBICACIÓN Este cargo supervisa a todo el personal administrativo y a su vez este es supervisado por la Junta Directiva.
3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL(Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Representar a la Sociedad ante los Accionista, terceros y toda clase de autoridades.
Realizar todos los trámites requeridos por la empresa.
Representación oportuna.
48
2. Convocar la Asamblea General de Accionistas a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue conveniente o necesario y hacer las convocatorias del caso cuando lo ordenen los estatutos, la Junta Directiva o el Revisor Fiscal de la Sociedad.
Dar cumplimiento a los estatutos.
Actas de la Asamblea General.
3. Direccionar y administrar los dineros y finanzas de la empresa teniendo en cuenta las obligaciones legales y compromisos de negocios.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales y compromisos legales.
Direccionamiento oportuno.
4. Realizar con el apoyo de la Contadora el análisis de rentabilidad de la Empresa, estudiando permanentemente nuevas formas de multiplicar los dividendos y ganancias, y con Tesorería para negociaciones con entidades bancarias u otro tipo de entidades con los cuales se pueda realizar alianzas estratégicas que generen beneficios económicos para la Empresa.
Garantizar rentabilidad e incrementos en los dividendos y ganancias.
Estado de resultados.
5. Supervisar y controlar el informe de estado de pérdidas y ganancias que mensualmente elabora la Contadora, al igual que todos los informes financieros que sean necesarios para una buena gestión de la gerencia.
Identificar la situación financiera y real de la empresa.
Estado de resultado.
6. Determinar los recursos a utilizar en las implementaciones de calidad de la empresa.
Asegurar la calidad y el mejoramiento continuo de los procesos de la empresa.
Certificación de calidad.
49
7. Participar y dar los parámetros necesarios para que sean acertadas las decisiones que tiene que ver con la publicidad e imagen corporativa de la marcas y de la empresa en general.
Asegurar que la imagen corporativa de la empresa se conserve.
Correcta publicidad de la imagen corporativa.
8. Autorizar los cambios de organización de los puestos de trabajo, modificación en las funciones, implementación de nuevas políticas de trabajo y en general requerimientos especiales de sus colaboradores de oficina. Entre otras velando por el uso adecuado de los derechos y beneficios de que dispone el personal.
-Adecuado desempeño de los puestos de trabajo. -Productividad de la empresa.
Dar cumplimiento a las normas legales.
9. Planear, controlar y todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
Dar cumplimiento a la Norma ISO 9001: 2000
Certificación ISO emitida por el ICONTEC.
10. Cumplir con las órdenes o instrucciones que impartan la Asamblea de Accionistas o la Junta Directiva.
Contribuir al buen funcionamiento la empresa.
Adaptabilidad a las nuevas funciones.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES
INTERNAS
PROPÓSITO
Personal de todos los procesos.
Hacer seguimiento al cumplimiento de los procedimientos o instrucciones establecidas y dar solución a las situaciones que se presenten
Tramitador
Coordinar las actividades diarias
Jefe de Gestión de Calidad. Hacer seguimiento y establecer mejoras al Sistema Gestión de Calidad.
Tesorería. Programar pagos a proveedores, obligaciones financieras.
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EXTERNAS PROPÓSITO Gremios.
Coordinar reuniones Participar en eventos y actividades que se requieran.
Entidades financieras.
Negociaciones financieras.
Proveedores.
Atender propuestas comerciales. Acordar plazos de pagos.
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Carrera profesional: Administrador de empresas, ingeniero industrial, Economista. Un equivalente es una persona con amplia experiencia en planeación estratégica, análisis financiero y análisis del mercado. 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en planeación estratégica, administración financiera y de recursos. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: Habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: Habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: Habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: Habilidades ausentes para desempeñar el cargo
51
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Trabajo en equipo
Liderazgo
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Orientación al cliente interno externo
Recursividad / Flexibilidad
Comunicación asertiva
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Dar solución diariamente a las situaciones que se presenten.
Capacidad de endeudamiento financiero hasta por (1000 S.M.M.L.V)
Licencias no remuneradas. Permisos al personal.
Permisos. Negociaciones por mas de
(1000 S.M.M.L.V)
52
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Administradora General. CARGO JEFE INMEDIATO: Gerente General APROBO: Gerente General Fecha de elaboración: 17 Abril del 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 1. OBJETIVO GENERAL: Garantizar el aprovisionamiento oportuno y suficiente de los repuestos e insumos conforme a los requerimientos que le son especificados, analizando todas las condiciones a precios justos y seleccionando la mejor opción de compra. Garantizar que los procesos y procedimientos en la compañía se lleven a cabo, cumpliendo con las normas y políticas de la compañía. 2. DIMENSIONES: Es responsable por la compra de repuestos, dotación, papelería, insumos que le han sido especificados cuyo monto es del orden de $2.000.000 por repuesto. Una mala negociación de precios, un incumplimiento en los tiempos de entrega y en la calidad de los productos o error en las cantidades compradas puede generar pérdidas económicas significativas para la empresa y retrasos en las operaciones productivas. Un control inadecuado en el manejo de las compras puede generar perdidas económicas para la compañía.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo supervisa a todo el personal administrativo y a su vez este es supervisado por el Gerente General.
53
3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL(Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Administrar el portafolio de proveedores en el mercado, identificando y evaluando su capacidad en el cumplimiento de los requisitos y aprobando o desaprobando los mismos.
Mantener una gama adecuada de proveedores que cumplan con los requisitos técnicos de calidad, entrega y precios competitivos.
Proveedores con mejores niveles de calidad, precio, tiempo y entrega
2. Evaluar y atender los proveedores analizando las condiciones comerciales revisando los precios pactados.
Dar la calificación a los proveedores.
Cumplimiento al programa de evaluación de proveedores.
3. Negociar los precios, descuentos y demás condiciones de compra de: repuestos, insumos, dotación del personal y parque automotor, papelería, analizando los productos y seleccionando la mejor alternativa.
Asegurar la selección de la mejor opción de compra.
Comportamiento histórico de precios, calidad y servicio.
4. Revisar y aprobar las facturas de proveedores que le entregan y documentos soportes de caja menor revisando la información y verificando los valores en la relación a contabilidad.
Llevar el control de los pagos y el buen manejo de la caja menor.
Revisión oportuna y adecuada.
5. Controlar el consumo de celulares, papelería, teléfono, cafetería revisando mensualmente los gastos y tomando los correctivos cuando sea necesario.
Asegurar el óptimo aprovechamiento de los recursos y control del mismo.
Control efectivo de los consumos.
6. Revisar la correspondencia del Gerente General, remitiendo la información a los responsables y enviándola al gerente cuando se requiera.
Comunicar correcta y oportunamente la correspondencia.
Revisión oportuna de la correspondencia.
54
7. Realizar funciones asignadas por el jefe inmediato.
Contribuir al buen funcionamiento la empresa.
Adaptabilidad a las nuevas funciones.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES
INTERNAS PROPÓSITO
Gerente General Enviar la correspondencia importante Jefe de mantenimiento
Aprobar la calidad de los repuestos e insumos de los proveedores. Recibir información de los requisitos técnicos.
Auxiliar administrativa
Coordinar la compra de la dotación, papelería y dar la autorización de las mismas. Para revisar y autorizar la caja menor
Secretaria administrativa y de compras
Coordinar las compras de repuestos e insumos y dar la autorización de las mismas
Almacenista Hacer seguimiento al inventario de repuestos
Personal de todos los procesos.
Hacer seguimiento al cumplimiento de los procedimientos o instrucciones establecidas y dar solución a las situaciones que se presenten
Tramitador Coordinar las actividades diarias
Jefe de Recursos Humanos y Gestión de Calidad.
Coordinar las capacitaciones del personal y el programa de salud ocupacional
Tesorería. Revisar y aprobar la caja menor y firmar cheques cuando se requiera
EXTERNAS PROPÓSITO
SURATEP Asistir a capacitaciones programadas
Empresas Intercambiar información sobre la gestión de compras
Proveedores nacionales Negociar y coordinar las entregas de productos y equipos
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3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Carrera profesional: Administración de Empresas, Contador, Economista o carreras a fines. 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en normas legales, tributarias y laborales de auditoria. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: Habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: Habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: Habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: Habilidades ausentes para desempeñar el cargo
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Trabajo en equipo Liderazgo
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Orientación al cliente interno externo
Recursividad / Flexibilidad
Comunicación asertiva
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3.6 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.7 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Negociar los precios y la forma de pago con los proveedores
Autorizar las compras menores Compras a los diferentes proveedores
aprobados por precio y especificaciones técnicas
Selección y aprobación de proveedores
Dar solución diariamente a las situaciones que se presenten
Permisos, vacaciones
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Gestión de Calidad CARGO JEFE INMEDIATO: Administradora General. APROBO: Administradora General Fecha de elaboración: 3 Abril de 2008 Fecha de actualización: 6 Junio de 2008
1. OBJETIVO GENERAL: Realizar seguimiento de los criterios y la metodología para la medición, el control y la mejora continua del proceso del sistema de Gestión de Calidad. La Jefe de Gestión de Calidad presta los servicios a Jomar S.A. 2. DIMENSIONES: Es responsable por un equipo de cómputo estimado en $1`809.424.
3. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1UBICACIÓN Este cargo es supervisado por la Administradora General.
3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES
(Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar procedimiento de acciones preventivas y correctivas, se aplica cuando surge una no conformidad por auditorias internas y externas, revisión por la dirección, conformidad de los procesos y servicios, las
Identificar no conformidades que pueden afectar el proceso, para tomar acciones correctivas. Para cumplimiento de la Norma ISO 9001:2000.
Reporte de no conformidad, solicitud de acción correctiva, preventiva o de mejoramiento.
58
quejas, los reclamos de los clientes y los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente y análisis de datos arrojados por el sistema de Gestión de calidad. 2. Realizar procedimiento de control de documentos, se controla los documentos existentes y requeridos por el sistema de Gestión de calidad.
Dar cumplimiento a la Norma ISO 9001:2000
Solicitud de cambio de documentos. Listado maestro de documentos externos e internos.
3. Realizar registros de control de calidad, controla los documentos existentes y requeridos por el sistema de Gestión de calidad.
Dar cumplimiento a la Norma ISO 9001:2000. Garantizar dentro del Sistema de Gestión de Calidad documentos vigentes.
Listado maestro de registros. Listado maestro de documentos internos y externos.
4. Realizar procedimiento de servicios noconformes, definiendo el tipo de no conformidad, quien detecta, autoridad, ejecución, registro y seguimiento.
Dar cumplimiento a la Norma ISO 9001:2000
Servicios no conformes.
5. Elaborar la tabulacion de la información y entrega a los lideres del proceso con el fin de que se realicen los análisis de los datos y causas.
Suministrar la información a los líderes del proceso para formular las acciones correctivas, cierre de la queja la cual quedara archivada en la carpeta de quejas y reclamos, el cual se encuentra a cargo de la Jefe de Gestión de calidad.
Formato de quejas y reclamos.
6. Informar de los procedimientos, instrucciones y registros al personal nuevo que forma parte del proceso de
Con el fin de que el nuevo personal tenga conocimiento de la Norma ISO y del Sistema de Gestión de Calidad interno
Capacitaciones oportunas.
59
Gestión de Calidad. de la empresa.
7. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES
INTERNAS PROPÓSITO Todo el personal que pertenece al proceso e Gestión de Calidad.
Informa, asesorar y apoyar a todas las actividades, procedimientos y procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
EXTERNAS PROPÓSITO
ICONTEC Solicitar información relacionada con las auditorias de seguimiento y certificación.
Auditores externos
Coordinar y programar auditorias y asesorias internas.
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Profesional en Administración de Empresas, Ingeniero Industrial, Economista o carreras a fines en cualquier área en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en manejo de personal, mejoramiento de procesos y diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador.
60
4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación asertiva
Orientación al cliente interno externo
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Relaciones interpersonales
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Implementar las mejoras continuas de todo el Sistema de Gestión de Calidad.
61
3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
• Definición de procedimientos de acuerdo
a la Norma ISO 9001:2000
• Asignación de recursos. • Plan de auditoria. • Contratación de auditores
externos.
62
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Recursos humanos.
CARGO JEFE INMEDIATO: Administradora General. APROBO: Administradora General Fecha de elaboración: 3 Abril de 2008 Fecha de actualización: 6 Junio de 2008 1. OBJETIVO GENERAL: Asegurar la identificación de las competencias del personal que afectan la calidad del servicio mediante la formación o necesidades del personal. La Jefe de Recursos humanos presta los servicios a Jomar S.A., la Estrella S.A. 2. DIMENSIONES: Es responsable por un equipo de cómputo estimado en $1`809.424.
3. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1 UBICACIÓN Este cargo supervisa a la Auxiliar administrativa y a su vez es supervisado por la Administradora General.
3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD ACCIONES
PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Identificar las competencias, se definen los cargos que directamente afectan la calidad de acuerdo a las competencias del personal que se encuentran en la matriz de perfil de cargo.
Dar cumplimiento a la Norma ISO 9001:2000
Perfiles de cargos.
63
2. Revisar las requisiciones y contactar las fuentes de reclutamiento como: Sena, Universidades, clasificados, para comparar las hojas de vida con el perfil.
Iniciar el proceso de selección de personal.
Hojas de vida recolectadas.
3. Coordinar con la Psicóloga la aplicación de pruebas psicotécnicas por competencias a los candidatos preseleccionados.
Continuar con el proceso de selección.
Plantilla. Observación de competencias laborales. Prueba Psicológica. Formato de entrevistas.
4. Coordinar con la Psicóloga la visita domiciliaria a los candidatos seleccionados.
Dar cumplimiento al proceso de selección del aspirante al cargo.
Visita domiciliaria.
5. Contratación del personal, solicita al candidato los documentos para ingresar e informar a la Auxiliar administrativa la fecha, cargo, salario, tipo de contrato; elaborando los documentos de contratación del personal, citando al trabajador para diligenciar el contrato, ARP, EPS, Comfamiliar.
Contratar al candidato con todos los requisitos legales, de acuerdo a la ley laboral.
Hoja de vida.
6. Programar la inducción acerca de la empresa y el cargo.
Para que el nuevo trabajador tenga una visión clara sobre la empresa.
Asistencia a capacitación.
7. Definir los planes de formación comparando las competencias actuales de los cargos contra lo que se requiere, y con base en los servicios no conformes, las quejas, la revisión por la dirección,
Dar cumplimiento a la Norma ISO 9001:2000
Plan de formación.
64
las acciones correctivas y preventivas.
8. Programar anualmente las evaluaciones de competencias al personal conjuntamente con el jefe inmediato, evaluando el desempeño y analizando las habilidades de cada cargo; para no prorrogar los contratos se toman en cuenta evaluaciones de las competencias definidas para cada cargo.
Evaluar el desempeño del trabajador.
Evaluación de competencias.
9. Mantener actualizado los requisitos legales exigidos por el Ministerio de Protección Social como: reglamento de higiene y seguridad industrial; ejecutando el plan de salud ocupacional y el cronograma de actividades con el personal de la empresa.
Dar cumplimiento de los requisitos legales de la Protección Social.
Actualización de documentos ante el Ministerio de Protección Social.
10. Revisar la nomina del personal, los pagos de las EPS, ARP, AFP y liquidación definitiva de Prestaciones Sociales.
Dar cumplimiento a los requerimientos legales de Seguridad Social.
Número de reclamos por parte de los trabajadores. Pagos correctos de EPS, ARP Y AFP.
11. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento.
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES
INTERNAS PROPÓSITO Todo el personal.
Solucionar inquietudes. Resolver inconvenientes que estén a su alcance.
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3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Profesional: Administración de Empresas. Ingeniera Industrial. Tecnólogo: Administración. 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en manejo de personal y legislación laboral. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
EXTERNAS PROPÓSITO Comfamiliar.
Coordinar trámites de los trabajadores.
SENA.
Contratación de aprendices.
Abogado asesor.
Coordinar trámites de procesos disciplinarios y demandas laborales.
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ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación asertiva
Orientación al cliente interno externo
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Relaciones interpersonales
3.7 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno 3.8 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
• Procesos disciplinarios. • Llamados de atención. • Permisos.
• Vacaciones. • Ingreso y retiro de
personal. • Aprobación de recursos. • Licencias.
67
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Almacenista y control parque automotor. CARGO JEFE INMEDIATO: Administradora General. APROBO: Administradora General. Fecha de elaboración: 15 Abril de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 1. OBJETIVO GENERAL: Garantizar el buen manejo de los inventarios, insumos, accesorios, herramientas y equipos; además la entrega oportuna de los vehículos a los conductores y el abastecimiento de combustible del parque automotor. El Almacenista y control parque automotor presta los servicios a Industrias Jomar S.A. y la Estrella S.A. 2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene un inventario de repuestos estimado en $ 400’000.000
2. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por la Almacenista y control parque automotor. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Verificar permanentemente las existencias del almacén revisando el stock mínimo de mercancías, si encuentra mercancías agotadas se realiza la requisición y la entrega a la secretaria administrativa y de compras.
Entrega oportuna de repuestos a mantenimiento.
Inventario de repuestos físico.
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2. Revisar y recibir la requisición de repuestos con número de orden de trabajo que le entrega el mecánico.
Verificar que repuesto se solicita.
Requisición de repuestos.
3. Revisar existencias de inventario:
- Si no hay existencia de repuesto se realiza la requisición.
- Si lo hay se descarga del inventario sistematizado en la opción entrega de repuestos se entrega al mecánico el repuesto quien firma de recibido el documento.
Constar la entrega oportuna del repuesto.
4. Programar los computadores de abordo, calibrando y programando bajo el parámetro de un sistema de medida métrica como referencia a 1 Km. recorrido. Se inicia desde el punto 0 hasta el punto final o punto 1000para poder tomar el numero de pulsaciones por vehículo. El computador solicita digitar el código master, luego se afloja la placa lateral del computador de abordo, se puntea y aparece medir velocidad y RPM, se da enter y aparece “cuente pulsos por Km., se digitan los pulsos y luego se puntea, posteriormente se borra la memoria.
Mantener en buen funcionamiento los computadores de abordo.
Manual de computador de abordo.
5. Programar dispositivo de velocidad SMART-PILOT, se calibra encendiendo el motor del vehículo y me mantiene el botón CHECK del equipo presionado, hasta que aparezca en la pantalla el Nº 40, quedando asi habilitado
Calibrar el equipo y de este modo mantengan en optimo funcionamiento.
Manual SMART-PILOT
69
este, en modo de programación, luego se pone en marcha el vehículo y en el momento que este alcance los 40 Km/ hr., se pulsa el botón CHECK y el equipo quedara calibrado. Después de procesada la información, se analizan los rangos establecidos (velocidad, revoluciones por minuto RPM), si se presenta anomalías se imprime y se informa al jefe de mantenimiento. La información se almacena en la base de datos se pasará al disco duro del computador cada seis meses. Para bajar la información se conecta un cable llamado interfase entre dispositivo de velocidad y un equipo portátil, donde esta instalado un software SMART-PILOT, y se procede a descargar la información. 6. Dispositivo satelital calibrado directamente por el fabricante. (EXCEL INGENIERÍA).
Reportar anomalías al proveedor.
Manual Smartbus Control.
7. Revisar y recibir la requisición de repuestos con número de orden de trabajo que le entrega el mecánico, verificando que repuesto solicita.
Verificar el repuesto solicitado y entregarlo oportunamente.
Requisición de repuestos.
8. Registrar el inventario sistematizado la entrega de repuestos, digitando en el sistema para que le vehículo fue pedido`, el numero de orden de trabajo y numero de entrega de repuestos.
No alterar el inventario tanto en el sistema como físico.
Factura y control del producto
9. Comparar la factura que llega al almacén cuando llegan repuestos, verificando que sea el repuesto solicitado, firmando la copia de la
Control que se le realiza al repuesto a la hora de llegar al almacén.
Factura. Control de producto no conforme.
70
factura al proveedor y si el producto no cumple con los requisitos de calidad, se diligencia un formato de control de producto no conforme, informando a la secretaria administrativa y de compras. 10. Identificar los repuestos comprados no aptos, ubicando el repuesto en la estantería clasificada de repuestos no aptos y a la vez se marca el repuesto para realizar su respectiva devolución.
Devolución de repuestos que no tiene uso en el almacén.
Repuesto identificado.
11. Hacer la entrada de la factura de compra de repuestos al inventario sistematizado donde se registra la fecha, numero de factura, proveedor, código, cantidad y valor unitario, arrojando automáticamente el valor total de la factura.
Control y ajuste del inventario.
Entrada de repuestos.
12. Elaborar mensualmente el informe de inventario en el cual se especifica existencias de mercancías valorizada por tipo de vehículo y costo total.
Tener control entre almacén y compras.
Informe de inventarios.
13. Elaborar informe por vehículo de consumo de ACPM, para pasar a Gerencia.
Identificar cual es el consumo promedio por galón.
Informe oportuno.
14. Inspeccionar los daños al parque automotor, si encuentra alguna anomalía debe diligenciar el formato de inventarios vehículos colisionados; en el cual se especifica el costo del daño, se hace firmar por el responsable del daño y con este se soporta la autorización para descontar por nomina.
- Pasar informe al Director de mantenimiento y servicio para programar el respectivo arreglo del daño del vehículo. - Pasar informe a la secretaria administrativa, para realizar el descuento por nomina.
Formato de inventario vehículos colisionados. Autorización para descuento por nomina.
71
15. Realizar seguimiento al buen funcionamiento de los equipos de comunicación en los vehículos, revisando codificaciones, recepciones de señal, si se encuentra alguna anomalía se diligencia una orden de trabajo para la revisión.
Buen funcionamiento de los equipos de comunicación de los buses.
Orden de trabajo.
16. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento de Transporte.
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Conductores.
Entregar y recibir el vehículo. (inventario)
Secretaria administrativa y de compras.
Pedido de repuestos a proveedores.
Jefe de mantenimiento.
Consulta de repuestos.
Secretario administrativo de mantenimiento.
Realizar tramite de repuestos.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno.
Ninguno.
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN:
Bachiller o técnico en cualquier área. 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en manejo de kardex e inventarios.
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3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN HABILIDADES NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Liderazgo
Orientación al cliente interno externo
Recursividad / Flexibilidad
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno.
73
3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
• Autorización para compra de
repuestos. • Compra de llantas para los
vehículos. • Volumen de ACPM.
74
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Alistador de vehículos. (Lavador) CARGO JEFE INMEDIATO: Director de mantenimiento y servicio. APROBO: Director de mantenimiento y servicio. Fecha de elaboración: 7 Abril de 2008 Fecha de actualización: 25 Abril de 2008 3. OBJETIVO GENERAL: Asear y preparar los vehículos de carga de cerdos y comida. Asear y preparar los vehículos de carga de carne. Asear los vehículos particulares propuestos en la lista de vehículos de la empresa. El alistador de vehículos presta los servicios al Colegio Rafael Reyes y la Estrella S.A. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo de equipo de lavado taeles como mangueras, cepillos, aspiradora y diferentes elementos de aseo, así como productos para el mismo.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por los conductores propios de cada vehículo y a su vez por el Director de mantenimiento y servicio. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Lavar las carrocerías de los camiones que cargan cerdos y comida.
Para transporte de cerdos vivos a diferentes sitios.
Revisión en el momento de entrega del vehículo.
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2. Lavar las parrillas y tablones del segundo piso de camiones, además montar y desmontar los mismos cuando se requiera.
Para transporte de cerdos vivos a diferentes sitios.
Revisión en el momento de entrega del vehículo.
3. Lavar carrocería, ganchos y pisos de camiones de transporte de carne.
Para transporte de carne a otras ciudades y supermercados.
Revisión en el momento de entrega del vehículo.
4. Lavar automóviles y camionetas de la empresa.
Mantenimiento propio del vehículo.
Revisión en el momento de entrega del vehículo.
5. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento.
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Director de mantenimiento y servicio. Programación de vehículos para lavar y
requisición de productos de aseo. EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Tener mínimo 9º grado de bachillerato.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínimo de 6 meses en el lavado de camiones y vehículos pequeños.
3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones:
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3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación asertiva
Toma eficiente de decisiones
Liderazgo
Trabajo en equipo
Relaciones interpersonales
Orientación al cliente interno externo
Recursividad / Flexibilidad
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Todas las requeridas para realizar su trabajo.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Asistente de prestación del servicio CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de Logística y Comercialización. APROBO: Jefe de Logística y Comercialización. Fecha de elaboración: 28 Enero de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 4. OBJETIVO GENERAL: Coordinar que todos los buses de Transporte escolar tengan Asistentes de Ruta. El Asistente de prestación del servicio presta los servicios a Industrias Jomar S.A., 2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene el uso de un equipo de computación cuyo costo estimado es de $1`520.000
3. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1 UBICACIÓN Este cargo supervisa a los Asistentes de Ruta y a su vez este es supervisado por la Jefe de Logística y Comercialización. 3.4 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
2. Llamar en las horas de la mañana a los asistentes de ruta.
Verificar que todo este en orden
Supervisión oportuna.
3. Relevar al Coordinador de Transporte, si en el momento se encuentra ausente.
Tomar el cargo y coordinar los buses de empresas, turismo y escolar.
Servicio oportuno.
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4. Informar sobre las vacantes del personal que tiene a cargo.
Informar a Recursos Humanos sobre las vacantes y dar cumplimiento a la normatividad de Transito.
Informe oportuno.
5. Reportar las novedades del Asistente de ruta al conductor.
Servicio oportuno y dar cumplimiento a la normatividad.
Servicio oportuno.
6. Tener los listados de empresas y colegios actualizados.
Llevar un control y saber que usuarios se transportan.
Supervisión oportuna.
7. Tener las descripciones de las rutas actualizadas.
Conocer cual es recorrido del bus.
Supervisión oportuna.
8. Verificar que estén todos los conduces de cada vehículo, donde el conductor describe el recorrido (hora de inicio, hora de llegada, numero de ruta, numero de usuarios, kilometraje).
Llevar un control y conocer el recorrido que cada vehículo realizo.
Supervisión oportuna.
9. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento de Transporte.
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.5 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Asistentes de ruta
Velar por la seguridad de los usuarios.
Jefe de logística y comercialización
Verificar que todos los Asistentes de ruta se encuentren desempeñando de forma correcta su función.
Conductores
Llevar a los usuarios con responsabilidad a su destino.
79
EXTERNAS PROPÓSITO
Alumnos de algunos buses
Verificar la labor que desempeña el Asistente de ruta
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Carrera profesional: Administrador de empresas o Tecnólogo en administración.
Ingeniero industrial. Un equivalente seria bachiller con experiencia en prestación del servicio.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en manejo del personal, prestación del servicio y servicio al cliente. 3.4.3 HABILIDADES: La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Liderazgo
Orientación al cliente interno externo
80
Recursividad / Flexibilidad
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Informar acerca de las funciones que se ejercen como: cambio de buses, horario asignado a los Asistentes de ruta
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Asistente de prestación del servicio CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de Logística y Comercialización. APROBO: Jefe de Logística y Comercialización. Fecha de elaboración: 28 Enero de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 5. OBJETIVO GENERAL: Coordinar que todos los buses de Transporte escolar tengan Asistentes de Ruta. El Asistente de prestación del servicio presta los servicios a Industrias Jomar S.A., 2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene el uso de un equipo de computación cuyo costo estimado es de $1`520.000
3. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1 UBICACIÓN Este cargo supervisa a los Asistentes de Ruta y a su vez este es supervisado por la Jefe de Logística y Comercialización. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Hacer seguimiento del trabajo que realizan los asistentes de ruta en los buses tales como: mantener el orden dentro del vehículo, velar por la seguridad de los usuarios, asegurar que cada usuario llegue a su destino y puntualidad en los horarios.
Porque es una exigencia de Tránsito que cada bus escolar debe ir acompañado de un Asistente de ruta para velar por la seguridad de los usuarios.
Supervisión oportuna.
82
2. Llamar en las horas de la mañana a los asistentes de ruta.
Verificar que todo este en orden
Supervisión oportuna.
3. Relevar al Coordinador de Transporte, si en el momento se encuentra ausente.
Tomar el cargo y coordinar los buses de empresas, turismo y escolar.
Servicio oportuno.
4. Informar sobre las vacantes del personal que tiene a cargo.
Informar a Recursos Humanos sobre las vacantes y dar cumplimiento a la normatividad de Transito.
Informe oportuno.
5. Reportar las novedades del Asistente de ruta al conductor.
Servicio oportuno y dar cumplimiento a la normatividad.
Servicio oportuno.
6. Tener los listados de empresas y colegios actualizados.
Llevar un control y saber que usuarios se transportan.
Supervisión oportuna.
7. Tener las descripciones de las rutas actualizadas.
Conocer cual es recorrido del bus.
Supervisión oportuna.
8. Verificar que estén todos los conduces de cada vehículo, donde el conductor describe el recorrido (hora de inicio, hora de llegada, numero de ruta, numero de usuarios, kilometraje).
Llevar un control y conocer el recorrido que cada vehículo realizo.
Supervisión oportuna.
9. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento de Transporte.
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Asistentes de ruta
Velar por la seguridad de los usuarios.
Jefe de logística y comercialización
Verificar que todos los Asistentes de ruta se encuentren desempeñando de forma correcta su función.
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Conductores
Llevar a los usuarios con responsabilidad a su destino.
EXTERNAS PROPÓSITO
Alumnos de algunos buses
Verificar la labor que desempeña el Asistente de ruta
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Carrera profesional: Administrador de empresas o Tecnólogo en administración.
Ingeniero industrial. Un equivalente seria bachiller con experiencia en prestación del servicio.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en manejo del personal, prestación del servicio y servicio al cliente. 3.4.3 HABILIDADES: La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
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ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Liderazgo
Orientación al cliente interno externo
Recursividad / Flexibilidad
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
3.7 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.8 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Informar acerca de las funciones que se ejercen como: cambio de buses, horario asignado a los Asistentes de ruta
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Control Calidad en la prestación del servicio. CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de Logística y comercialización APROBO: Jefe de Logística. Fecha de elaboración: 7 Febrero de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 1. OBJETIVO GENERAL: Identificar y controlar los servicios prestados, verificando que dichos servicios se hayan realizado conforme a los requisitos y exigencias del cliente. La persona encargada Control Calidad en la prestación del servicio debe presta los servicios a Industrias Jomar S.A. 2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene el uso de un equipo de computación cuyo costo estimado es de $1.530.000 3. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1 UBICACIÓN Este cargo tiene dependencia del Jefe Logística. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Recibir los pedidos, la secretaria de Logística los pasa para realizar el respectivo despacho.
Realizar el despacho, de acuerdo a los requisitos del cliente que estén en el pedido.
Resumen de pedidos.
2. Realizar el despacho, se diligencia el formato de extracto de contrato se diligencian los formatos llenando todos los espacios (nombre de la entidad contratante,
Cumplir con las exigencias legales del Ministerio de Transporte.
Resumen de los despachos realizados.
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duración del contrato, indicando su fecha de iniciación y terminación, objeto del contrato, origen y destino, placa, marca, modelo y numero interno del vehículo), este contrato deberá ser entregado a todos los conductores de acuerdo a los recorridos asignados; además entregar la orden de salida, la revisión técnico-mecánica que pasa mantenimiento y los viáticos para realizar el respectivo viaje. 3. Registrar el plan de actividades en el sistema y sacar el resumen de producción por vehículo.
Verificar la producción de cada vehículo.
Revisión de resumen.
4. Revisión de plan de actividades –vs- conduces, para identificar servicios no conformes.
Identificar servicios no conformes.
Revisión oportuna.
5. Comparar los despachos y producción con la facturación.
Verificar que todo quede facturado.
Revisión oportuna.
6. Hacer entrega de peajes y gastos de viaje a los conductores.
Para prestar el servicio. Entregas y pagos oportunos.
7. Entrega gastos para contratos fijos, incluye pago de taxis.
Para prestar el servicio. Entregas y pagos oportunos.
8. Registros de los gastos de cada viaje en el rodamiento actualizado.
Verificar costos. Registros oportunos.
9. Registrar los kilometrajes de cada vehículo y sacar resumen de precio de Km. por vehículo.
Verificar rentabilidad de cada vehículo.
Revisión oportuna.
10. Liquidación de incentivos a conductores.
Pagos oportunos a los conductores.
Revisión oportuna.
11. Elaborar la capacidad transportadora, se diligencia el formato adjunto con base en la información de los documentos de cada vehículo, teniendo en cuenta los cupos asignados por el Ministerio de Transporte
Informar a comercialización la capacidad transportadora para ofrecer el servicio.
Elaboración oportuna del formato de capacidad transportadora.
12. Realizar la requisición de servicio de transporte a terceros.
Dar cumplimiento a lo contratos que la
Revisión oportuna.
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empresa tiene con los clientes.
13. Realizar mensualmente resumen de servicios a terceros y revisarlo con la factura, se hace con base en el plan de actividades, luego se pasa a la Secretaria administrativa y de compras verificar la información del tercero y posteriormente se pasa a Contabilidad para hacer los registros contables.
Verificar que la facturación este correcta.
Revisión oportuna.
14. Archivar los registros y documentación de prestación de servicios.
Llevar control de los documentos.
Archivo correcto.
15. Asignar los vehículos conjuntamente con el Comité de Logística por recorrido y conductor de cada vehículo y parqueadero, se realiza asignado vehículos a cada recorrido, una vez asignado los vehículos se elabora el plan de rodamiento, la asignación del vehículos que va a prestar el servicio, se hace teniendo en cuenta el numero personas a transportar, la capacidad del vehículo, horario, ubicación al momento de origen y destino de la ruta Cuando se trata de viajes de turismo además de los requisitos anteriores se tendrá en cuenta la secuencia de salida de cada vehículo y la disponibilidad del conductor.
Para la elaboración del plan de rodamiento.
Revisión oportuna del plan de rodamiento.
16. Identificar servicios no conformes, se realizan muestreos con los conduces, reportes de entrada de vehículos, quejas y reclamos, revisión de plan de actividades.
Mejorar la calidad del servicio al cliente.
Revisión oportuna.
88
17. Ejercer otras funciones asignadas por el jefe inmediato
Con el fin de colaborar al buen desarrollo del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES
INTERNAS PROPÓSITO
Secretaria Logística Pedidos y requisitos del cliente, con el fin de poder prestar un buen servicio.
Coordinador de Logística Informar los servicios que pidieron. Asistente de prestación del servicio
Incumplimiento en el horario. Cambio de horario. Asistentes de ruta.
Tesorería. Liquidar viajes y transporte a los conductores.
EXTERNA PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno.
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Técnico en Administración de Empresas o carreras afines. 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínima de 1 año en control calidad y prestación del servicio. La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo
89
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Liderazgo
Orientación al cliente interno externo
Recursividad / Flexibilidad
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno. Solución de inquietudes y dudas.
90
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Director de mantenimiento y servicio. CARGO JEFE INMEDIATO: Administrador- Transporte Carga y Administradora General. APROBO: Administrador- Transporte Carga Fecha de elaboración: 29 Enero 2008 Fecha de actualización: 25 Abril de 2008 6. OBJETIVO GENERAL: Dirigir y velar por el estado y buen funcionamiento de los vehículos y equipos industriales de la empresa. El Ingeniero de Mantenimiento Industrial presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., y el Colegio Rafael Reyes.
2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene asignado un presupuesto estimado en $15’166.000
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo supervisa a los operarios y a su vez este es supervisado por el Administrador- Transporte Carga y el Administradora General. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar la revisión de los vehículos y asignación de trabajo, se realiza de forma visual y diligencia los registros.
Hacer cronogramas y planes de trabajo.
Informes mensualesIndicadores de logro del proceso de la ISO.
91
2. Realizar reparación y mantenimiento de la maquinaria de las fincas, cambiando las piezas dañadas y haciendo un chequeo constante para su buen funcionamiento
Garantizar el buen funcionamiento y evitar retrasos en los planes de trabajo.
Revisión en el momento de entrega de la maquinaria.
3. Realizar alistamiento del vehículo de competencia y los equipos de entretenimiento de los socios.
Satisfacción personal y beneficio de los socios.
Revisión en el momento de la entrega de los equipos.
4. Realizar la reparación o restauración de piezas o repuestos del parque automotor, de acuerdo a la requisición del taller de mantenimiento mecánico, por medio de requisiciones.
Cumplir con las reparaciones que el taller de mantenimiento requiera.
Registro escrito de los trabajos realizados.
5. Realizar mantenimiento de las instalaciones físicas y equipos industriales del Colegio Rafael Reyes.
Garantizar el buen funcionamiento de los equipos de oficina y cafetería.
Revisión en el momento de la entrega.
6. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Operarios Proyectar el plan de trabajo a seguir.
Asistente administrativa y jefe de recursos humanos y gestión calidad.
Planear los informes y cronogramas Plantear inquietudes de los trabajadores.
EXTERNAS PROPÓSITO
Proveedores de materia prima y servicio
Obtener insumos de calidad Promover la imagen de la empresa y buen servicio.
NOTA: El Ingeniero de Mantenimiento Industrial en las actividades de Transporte Especial debe reportar a su jefe inmediato: Administradora General y en los
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vehículos de carga debe reportar a su jefe inmediato: Administrador de Transporte Carga. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Tener estudios: Ingeniero mecánico y estudios afines.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínimo de 3 años en la parte de metal mecánica y mecánica automotriz, motores eléctricos y estructuras.
3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN HABILIDADES NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
93
Orientación al cliente interno externo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Una dificultad es que se presentan muchos asuntos para atender al mismo tiempo y con la misma cantidad de trabajadores, lo cual en ocasiones entorpece o retraza los cronogramas y planes de trabajo. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Planeación de reparaciones Compra de materiales Distribución de trabajo
Cuando se involucran gastos fuera de lo normal o trabajos externos.
94
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Coordinador de lamina y pintura. CARGO JEFE INMEDIATO: Director de mantenimiento y servicio. APROBO: Director de mantenimiento y servicio. Fecha de elaboración: 13 febrero de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 7. OBJETIVO GENERAL: Preparar y pintar superficies. El Pintor presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., y el Colegio Rafael Reyes. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo de herramientas de trabajo como: pistola, lija, taladro, llaves, destornilladores, pulidora, remachadora, entre otros.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Ingeniero de Mantenimiento Industrial. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Masillar una superficie, se lija la superficie, luego se limpia y se le aplica la masilla.
Para darle contextura a la superficie.
Supervisión oportuna.
2. Empapelar las superficies que estén cerca, se coge el papel y se coloca alrededor de la superficie en la cual se va a trabajar.
Evitar que la pintura dañe otra superficie que esta en buen estado.
Supervisión oportuna.
3. Pintar superficies, en la pistola se mezcla la pintura, luego se
Para darle un mejor aspecto a la superficie.
Supervisión oportuna.
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conecta la manguera de aire y se procede a pintar. 4. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Ingeniero Mantenimiento Industrial Programación del plan de trabajo.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 COMPETENCIA: 3.4.1 EDUCACIÓN: Tener mínimo 9 grado o aprendiz del SENA.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínimo de 2 años, con conocimientos en la parte de pintura, preparación de superficies, manejo de aplicación. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
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ESCALA DE VALORACIÓN COMPETENCIAS NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Orientación al cliente interno externo
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Toma eficiente de decisiones
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno.
3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Consultar sobre las actividades a realizar.
Permisos, vacaciones.
97
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Electricista mecánico. CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de mantenimiento APROBO: Jefe de mantenimiento Fecha de elaboración: 8 Abril de 2008 Fecha de actualización: 25 Abril de 2008 8. OBJETIVO GENERAL: Tener en óptimas condiciones la parte eléctrica de los vehículos de la empresa. El Electricista mecánico presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., y el Colegio Rafael Reyes.
2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene el uso de herramientas de trabajo como: voltímetro, cargador de batería, pistola de soldar estaños, entre otros.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Jefe de mantenimiento 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar el mantenimiento de baterías, bajándolas y revisando el estado de carga, niveles de líquido y limpieza.
El buen funcionamiento de los vehículos de la empresa.
Supervisión oportuna.
2. Realizar el mantenimiento y reparación de los alternadores, primero se bajan, luego se
Para mantener las baterías de los vehículos en buen
Supervisión oportuna.
98
desarman y se verifica las piezas internas por desgate.
funcionamiento.
3. Realizar mantenimiento y reparación de arranques, se baja la pieza, luego se desarma y posteriormente se cambian las piezas desgatadas
El buen funcionamiento de los vehículos de la empresa
Supervisión oportuna.
4. Colaborar en la parte de mecánica, es decir montar y desmontar motores, cajas, entre otros.
Agilizar las funciones del taller de mantenimiento.
Supervisión oportuna.
5. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento.
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES
INTERNAS PROPÓSITO Secretario administrativo de mantenimiento.
Elaboración de orden de trabajo para repuestos que se requieran.
Jefe de mantenimiento
Consultar el cambio o autorización de repuestos.
Almacenista Pedido de piezas.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Estudios de bachiller
3.4.2 EXPERIENCIA: Experiencia de 2 años, con conocimientos en mecánico y eléctrico
99
3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN HABILIDADES NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Liderazgo Orientación al cliente
interno externo
Trabajo en equipo
Recursividad / Flexibilidad
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Modificaciones de partes del
vehículo en el campo laboral (electricidad), para facilitar el mantenimiento y mejor funcionamiento.
Programación de trabajo. Permisos. Uso de partes de otros vehículos,
cuando el repuesto esta por llegar, para agilizar la salida del vehiculo.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Jefe de mantenimiento. CARGO JEFE INMEDIATO: Director de mantenimiento y servicio. APROBO: Administradora General. Fecha de elaboración: 29 Enero de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 9. OBJETIVO GENERAL: Garantizar el buen funcionamiento del parque automotor previniendo los daños y optimizando los costos de mantenimiento. El Jefe de mantenimiento presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A.
2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene el uso de un carro taller, con su respectiva herramienta para desvares en carretera, prestando el servicio 24 horas.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo supervisa a los mecánicos y electricista y a su vez este es supervisado por la Administradora General y Administrador de Transporte Carga. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo (cambio de aceite, filtros, engrase, revisión en general), luego se diligencia el formato tabla de mantenimiento y lubricación especificando que repuesto se cambio y las fallas; dicha actividad se ejecuta tanto en
Prevenir fallas y desgastes en los vehículos de las empresas. Realizar reparaciones por desgastes.
Orden de trabajo y fichas técnicas.
101
los buses de Transespecial como en los camiones.
2. Revisar y aprobar la orden de trabajo que elabora el mecánico o electricista donde se especifica que repuesto se cambio y las fallas del vehículo.
Especificar lo que se le realizo al vehículo.
Orden de trabajo correcta.
3. Realizar examen de conducción y prueba técnica, donde se conoce las habilidades y debilidades para seleccionar a la persona indicada a desempeñar el cargo.
Seleccionar las personas que tenga habilidades acordes al cargo de conductor.
Examen oportuno.
4. Analizar los daños del vehículo en carretera: - Si es leve autoriza telefónicamente al conductor para que lo repare. - Si es grave se pueden presentar las siguientes opciones: que le jefe de mantenimiento de desplace hasta el sitio o si se considera que no tiene reparación en carretera debe conseguir una grúa. Posteriormente se debe legalizar la documentación.
Asegurar oportunamente el buen funcionamiento a los vehículos de la empresa.
Orden de trabajo.
5. Programar y diligenciar el formato de revisión técnico mecánica con los mecánicos, y posteriormente firmarla, esta revisión se realiza por viaje y con destino fuera del área metropolitana.
Prestar el oportuno servicio a los vehículos de la empresa. Dar cumplimento a los requisitos legales y asegurar el buen funcionamiento del vehículo.
Revisión técnico mecánica.
6. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
NOTA: El Jefe de Mantenimiento en las actividades de Transporte Especial debe reportar a su jefe inmediato: Administradora General y en los vehículos de carga debe reportar a su jefe inmediato: Administrador de Transporte Carga.
102
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Mecánicos Programación de trabajo.
Capacitación. Electricista Programación de trabajo.
EXTERNAS PROPÓSITO
Otros talleres Arreglo de muelles y frenos de los vehículos.
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN:
Tecnólogo mecánico, Mecánico automotriz del Sena. Un equivalente es una persona con experiencia mínima de 10 años en mecánica automotriz y diesel. 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en reparación mecánica general de los vehículos pesados y en programación de mantenimiento preventivo y correctivo.
3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
103
ESCALA DE VALORACIÓN HABILIDADES NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.7 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno 3.8 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Mantenimientos de vehículos. Los repuestos obsoletos que
regresan al almacén para ser evaluados técnicamente, tomar la decisión si se desecha.
Compra de repuestos superior de $2’000.000
Consultar cuando los camiones debe parar sus actividades para mantenimiento.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Mecánico de frenos. CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de mantenimiento. APROBO: Jefe de mantenimiento. Fecha de elaboración: 8 Abril de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 10. OBJETIVO GENERAL: Mantener en óptimas condiciones el sistema de frenos de los vehículos. El mecánico de frenos presta los servicios al Colegio Rafael Reyes y la Estrella S.A. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo de herramientas de trabajo como: juego de llaves, juego de copas, bloques, gatos hidráulicos, torques, torres, prensas, esmeril.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Jefe de mantenimiento. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar cambios de bandas (frenos) a los vehículos, se asegura el carro para evitar que se ruede, con el gato se levanta la rueda que se va a cambiar las bandas, luego se procede a realizar el respectivo cambio. También se revisan rodamientos y cambiar grasa de rodamientos.
Para el óptimo funcionamiento de los vehículos de la empresa.
Ordenes de trabajo.
105
2. Revisar el sistema de frenos de los vehículos.
Optimo funcionamiento de los vehículos.
Supervisión oportuna.
3. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne. (Mecánica de patios).
Contribuir al buen funcionamiento del departamento.
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Jefe de mantenimiento. Programación de trabajo.
Secretario Administrativo de mantenimiento.
Pedido de repuestos.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Mínimo noveno grado o aprendiz del SENA.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en reparación de automotores y mecánica en general. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
106
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación
asertiva
Relaciones
interpersonales
Toma eficiente de
decisiones
Trabajo en equipo
Liderazgo
Orientación al cliente
interno externo
Recursividad / Flexibilidad
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Todas las requeridas para realizar su trabajo.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Mecánico de lubricación. CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de mantenimiento. APROBO: Jefe de mantenimiento. Fecha de elaboración: 9 Abril de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 11. OBJETIVO GENERAL: Mantener en orden la lubricación (aceite) de los motores, caja, trasmisión e hidráulico de la dirección de los vehículos de la empresa. El mecánico de lubricación presta los servicios a Industrias Jomar S.A. y la Estrella S.A. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo de herramientas de trabajo como: el carcamo, juego de copas, recipiente para el aceite usado, maquina engrasadora, pistola neumática para dispensar el aceite al motor, esmeril, banco, prensa, zona de lavado (ACPM y brocha para limpiar).
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Jefe de mantenimiento. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar el cambio de aceite, de acuerdo al tiempo de kilometraje, se drenan las carcasas de los filtros, luego se bajan y se dispone a sacar el aceite del carter hasta que salga por completo, luego se
Para el buen funcionamiento del motor.
Ordenes de trabajo.
108
procede a cambiar los filtros, se lavan las carcasas y el tapón del carter, posteriormente se montan filtros nuevos: principal y auxiliar, y se llena el motor con la cantidad indicada. 2. Realizar el engrase general, con la pistola se aplica la cantidad adecuada para cada uno del os puntos. Se realiza aproximadamente cada 20 días.
Para el buen funcionamiento del vehículo.
Revisión oportuna.
3. Realizar cambios de filtros de combustible, se hace cada 3 meses, cambiando el filtro principal de combustible y el filtro de sedimentación o trampa.
Para el buen funcionamiento del vehículo y evitar que el vehículo presente fallas.
Revisión oportuna.
4. Realizar niveles de aceite de caja, transmisión e hidráulica, líquido de frenos y refrigerante.
Evitar el desgaste de las piezas que componen la caja, transmisión y dirección hidráulica.
Supervisión oportuna.
5. De acuerdo a un formato de lubricación se revisan el estado de las piezas como: bandas, muelles, correas, poleas.
Mantenimiento preventivo, si se detectan fallas se realiza mantenimiento correctivo.
Revisión de formatos.
6. Realizar cambio de filtro de aire, cada 3 meses.
Evitar que entren impurezas al motor
Supervisión oportuna.
7. Revisar y drenar tanques de aire.
Evitar que se mezcle agua con el combustible y aceite.
Supervisión oportuna.
8. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
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3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Jefe de mantenimiento. Programación de trabajo.
Secretario Administrativo de mantenimiento.
Solicitud de repuestos.
Mecánico de frenos. Aclaración de inquietudes.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Mínimo noveno grado o aprendiz del SENA.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en reparación de automotores y mecánica en general. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
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ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación asertiva
Relaciones interpersonales
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Cambio de aceite de caja, transmisión e hidráulico.
Reportar fallas que se presenten en el vehículo.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Mecánico de motores. CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de mantenimiento. APROBO: Jefe de mantenimiento. Fecha de elaboración: 8 Abril de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 OBJETIVO GENERAL: Realizar la reparación de motores y cajas de los vehículos de la empresa. El mecánico de motores presta los servicios a Industrias Jomar S.A. y la Estrella S.A. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo de herramientas de trabajo como: caja de herramientas completa con sus respectivos llaves y copas, torques, juego de copas, mangos de fuerza, calibrador pie de rey, calibrador de válvulas, montanillos pinzas, monta pistones, destornilladores, gatos, diferencial, aceitera, compresor de aire, torres, bancos de trabajo, prensa y elementos de seguridad.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Jefe de mantenimiento.
3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar la reparación de motores, al llegar el vehículo se le toma el reporte al conductor con el fin de evaluar con el jefe inmediato el daño que tenga, luego se procede a desarmar para
Con el fin de darle solución al daño que el vehículo presente.
Revisión oportuna.
112
identificar el problema. 2. Realizar reparaciones y revisiones de cajas, al llegar el vehículo se le toma el reporte al conductor, luego se detecta el problema, dado el caso que sea la caja se procede a bajarla y repararla.
Con el fin de darle solución al daño que el vehículo presente.
Revisión oportuna.
3. Dar información al Secretario Administrativo de mantenimiento sobre el reporte del proceso que se tiene con cada vehículo, se realiza por medio de una orden de trabajo, con el fin de solicitar los repuestos que se requieran. Además dar reporte si el motor debe ser trasladado a otro taller (Rectificadora).
Realizar seguimiento a cada vehículo. Pedido de repuestos.
Revisión oportuna. Requisiciones.
4. Realizar las tareas que el jefe inmediato le asigne. (mecánica de patios)
Contribuir al buen funcionamiento del departamento.
Cumpliendo órdenes que el jefe inmediato requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES
INTERNAS PROPÓSITO
Jefe de mantenimiento. Programación de trabajo.
Secretario Administrativo de mantenimiento.
Dar información sobre reporte de vehículos.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Mínimo noveno grado o aprendiz del SENA. 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en reparación de automotores y mecánica en general.
113
3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación asertiva
Relaciones interpersonales
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno.
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3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Todas las requeridas para realizar su trabajo.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Mecánico de muelles. CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de mantenimiento. APROBO: Jefe de mantenimiento. Fecha de elaboración: 11 Abril de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 12. OBJETIVO GENERAL: Velar porque el tren delantero y muelles de los vehículos se encuentre en óptimas condiciones. El mecánico de muelles presta los servicios a Industrias Jomar S.A., la Estrella S.A. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo de herramientas de trabajo como: torques y palancas de fuerza, prensa hidráulica, banco, caja herramientas con las respectivas llaves y copas.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Jefe de mantenimiento. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Revisar el tren delantero, verificando que no tenga fuego en los terminales de barra de dirección y brazo de dirección, que los bujes de las barras estabilizadoras se encuentren bien, es decir que no tengan
Buen control del vehículo y seguridad para desarrollar las actividades de transporte del vehículo.
Revisión oportuna.
116
desgastes, luego se procede a revisar cardanes que no tengan fuego en las crucetas y balineras y cauchos de cardan. 2. Verificar que las hojas de los resortes no estén partidas, pasadores centrales que no estén desgastados.
El vehículo no pierda el balance en la suspensión y evitar daño de otras piezas.
Revisión oportuna.
3. Velar porque las piezas mantengan lubricadas.
Evitar desgaste de las mismas.
Revisión oportuna.
4. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Jefe de mantenimiento. Programación de trabajo.
Secretario Administrativo de mantenimiento.
Solicitud de repuestos.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Mínimo noveno grado o aprendiz del SENA.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en reparación de automotores y mecánica en general.
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3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación asertiva
Relaciones interpersonales
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno.
118
3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Consultar sobre cambios preventivos de piezas, aprovechando el desarme del vehículo.
Consultar cuando una pieza no es la original y se tiene una similar, para realizar el cambio de la misma.
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LA ESTRELLA S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Mecánico Industrial- Tornero CARGO JEFE INMEDIATO: Director de mantenimiento y servicio APROBO: Director de mantenimiento y servicio Fecha de elaboración: 12 febrero de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 13. OBJETIVO GENERAL: Fabricar o reparar en el torno las piezas. El Mecánico Industrial- Tornero presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., y el Colegio Rafael Reyes.
2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene el uso de herramientas de trabajo como: torno, taladro, brocas, mandriles, puntos de torno, machuelos, tarrajas, crucetas, calibradores de pie de rey, micrómetros, dicha herramienta esta estimada en :$ 10’000.000
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Ingeniero de Mantenimiento Industrial 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar y diseñar la fabricación de piezas para los vehículos de la empresa, el torno realiza todo el proceso.
El buen funcionamiento de los vehículos de la empresa.
Supervisión oportuna.
120
2. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Ingeniero de Mantenimiento Industrial
Programación de trabajo. Seguir órdenes de trabajo.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Tener mínimo 9 grado o aprendiz del SENA. 3.4.2 EXPERIENCIA: Experiencia de 5 años, con conocimientos en construcción y elaboración de piezas en el torno. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
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ESCALA DE VALORACIÓN COMPETENCIAS NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Liderazgo
Orientación al cliente interno externo
Trabajo en equipo
Recursividad / Flexibilidad
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno
Programación de trabajo. Permisos.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Preparador y pintor. CARGO JEFE INMEDIATO: Director de mantenimiento y servicio. APROBO: Director de mantenimiento y servicio. Fecha de elaboración: 13 febrero de 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 14. OBJETIVO GENERAL: Preparar y pintar superficies. El Pintor presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., y el Colegio Rafael Reyes. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo de herramientas de trabajo como: pistola, lija, taladro, llaves, destornilladores, pulidora, remachadora, entre otros.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Ingeniero de Mantenimiento Industrial. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Masillar una superficie, se lija la superficie, luego se limpia y se le aplica la masilla.
Para darle contextura a la superficie.
Supervisión oportuna.
2. Empapelar las superficies que estén cerca, se coge el papel y se coloca alrededor de la superficie en la cual se va a trabajar.
Evitar que la pintura dañe otra superficie que esta en buen estado.
Supervisión oportuna.
3. Pintar superficies, en la pistola se mezcla la pintura, luego se
Para darle un mejor aspecto a la superficie.
Supervisión oportuna.
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conecta la manguera de aire y se procede a pintar. 4. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Ingeniero Mantenimiento Industrial Programación del plan de trabajo.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Tener mínimo 9 grado o aprendiz del SENA.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínimo de 2 años, con conocimientos en la parte de pintura, preparación de superficies, manejo de aplicación. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: requisitos promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: requisitos que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: requisitos fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: requisitos ausentes para desempeñar el cargo.
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ESCALA DE VALORACIÓN COMPETENCIAS NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Consultar sobre las actividades a realizar.
Permisos, vacaciones.
125
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Preparador y pintor de fibra y plástico. CARGO JEFE INMEDIATO: Director de mantenimiento y servicio. APROBO: Director de mantenimiento y servicio. Fecha de elaboración: 13 febrero de 2008 Fecha de actualización: 27 Mayo de 2008 15. OBJETIVO GENERAL: Reparar y preparar piezas de plástico o fibra de vidrio. El Pintor presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., y el Colegio Rafael Reyes. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo de herramientas de trabajo como: pistola, lija, taladro, llaves, destornilladores, pulidora, remachadora, entre otros.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Ingeniero de Mantenimiento Industrial. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Masillar una superficie, se lija la superficie, luego se limpia y se le aplica la masilla.
Para darle contextura a la superficie.
Supervisión oportuna.
2. Empapelar las superficies que estén cerca, se coge el papel y se coloca alrededor de la superficie en la cual se va a trabajar.
Evitar que la pintura dañe otra superficie que esta en buen estado.
Supervisión oportuna.
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3. Pintar superficies, en la pistola se mezcla la pintura, luego se conecta la manguera de aire y se procede a pintar.
Para darle un mejor aspecto a la superficie.
Supervisión oportuna.
4. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Ingeniero Mantenimiento Industrial Programación del plan de trabajo.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 COMPETENCIA: 3.4.1 EDUCACIÓN: Tener mínimo 9 grado o aprendiz del SENA.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínimo de 2 años, con conocimientos en la parte de pintura, preparación de superficies, manejo de aplicación. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: Competencias promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: Competencias que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: Competencias fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: Competencias ausentes para desempeñar el cargo.
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ESCALA DE VALORACIÓN COMPETENCIAS NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.6 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno
3.7 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Consultar sobre las actividades a realizar.
Permisos, vacaciones.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Secretaria de Logística. CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de Logística. APROBO: Jefe de Logística. Fecha de elaboración: 28 Enero de 2008 Fecha de actualización: 25 Abril de 2008 1. OBJETIVO GENERAL: Diligenciar y manejar los registros de servicio al cliente, facturación y comercialización. La Secretaria de Logística presta los servicios a Industrias Jomar S.A., 2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene el uso de un equipo de computación cuyo costo estimado es de $1.280.000 Una mala atención al cliente interno y externo puede generar insatisfacción a los clientes. Un error en el registro de las ventas puede generar retrasos en la información contable. 3. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1 UBICACIÓN Este cargo tiene dependencia directa del Jefe Logística. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
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ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar las cotizaciones solicitadas por los clientes, no todos los pedidos requieren cotizaciones, porque el cliente realiza el pedido inmediatamente.
Requisito o solicitud del cliente.
Diligenciamiento de formato de cotización.
2. Realizar el pedido, se realiza telefónicamente o directamente con el cliente, se llena el talonario, donde se describen los requisitos del cliente y posteriormente se firma el contrato.
Tener la información necesaria para prestar el servicio.
Despacho oportuno.
3. Realizar la factura, en el sistema se diligencia los datos del cliente, el valor y lugar donde se viaja. Se deben dejar copias para el manejo interno de la contabilidad.
Llevar un registro contable sobre las ventas.
Resumen de ventas de semanal.
4. Elaborar el contrato de prestación de servicio, diligenciando el formato establecido por la empresa.
Cumplir con las normas que rigen la empresa y aprobación del buen uso de transporte por parte del cliente.
Firma por parte del cliente del contrato.
5. Diligenciar el recibo de caja, se diligencia el formato y se pasa a Tesorería, la cual verifica el respectivo pago.
Verificar los pagos, ya sean consignaciones o efectivo.
Firma de recibido por Tesorería.
6. Realizar el cobro, se llama al cliente para realizar el cobro; además revisar la cartera.
Recaudos de cartera. Informe de cartera.
7. Diligenciar formato de quejas y reclamos, se recibe la llamada del cliente y si diligencia el formato con la causa de la queja y luego se remite a la Jefe de Gestión de Calidad, para darle respuesta a la queja o reclamo.
Tener control de la prestación del servicio.
Formato de indicadores de quejas y reclamos.
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8. Entregar informes semanales de recaudos y facturación, en el sistema se genera la información de lo facturado en el mes y posteriormente se saca el informe mensual de las ventas.
Indicadores de ventas y proyecciones alcanzadas.
Resultados de las proyecciones de ventas.
9. Entrega de pedidos y novedades de los clientes por el servicio, luego de diligenciado y aceptado se pasa a la persona encargada de Control de Calidad y prestación del servicio, para realizar el tramite oportuno.
Control de pedidos y despachos oportunos.
Despacho oportuno.
10. Archivar los registros y documentos del proceso de comercialización y servicio al cliente de acuerdo al Manual.
Llevar control sobre los documentos.
En el momento de solicitar el documento.
11. Realizar llanadas a los clientes.
Confirmar información. Ofrecer el servicio.
12. Imprimir, organizar propuestas y portafolio de servicios, se reúnen los documentos exigidos por el cliente, y se arman dos carpetas una original y otra fotocopia.
Brindar al cliente el portafolio de servicio que la empresa ofrece.
Conocimiento del servicio y expansión en el mercado.
13. Realizar las TRS de los asistentes de ruta, se registra en el sistema.
Pago oportuno a los asistentes de ruta.
Pago oportuno.
14. Realización de las descripciones de ruta, según la información que facilita el cliente en un formato se especifica la ruta (sitios donde se deben recoger los usuarios).
Tener un orden en el recorrido y prestar un buen servicio. Requisito del cliente.
Revisión de formato de descripción de ruta.
15. Pasar datos para anulación de facturas o realización de notas, por medio del formato de comunicación interna se coloca motivo de la anulación o nota.
Soporte sobre el documento solicitado.
Soporte.
16. Hacer back up de la información.
Prevenir perdida de información.
Copia de seguridad.
131
17. Ejercer otras funciones asignadas por el jefe inmediato
Con el fin de colaborar al buen desarrollo del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES
INTERNAS PROPÓSITO
Tesorería Verificar que los clientes hayan realizado los pagos oportunamente.
Jefe de Recursos humanos y de calidad.
Intercambiar información sobre la queja o reclamo realizada por el cliente sobre la calidad del servicio
Jefe de logística.
Verificar cotización. Aprobación de descuentos. Solución de inquietudes o dudas. Incremento de lista de precios.
Contabilidad. Manejo de registros contables. Revisión de facturación.
Coordinar de logística. Informarle de cambios y novedades.
EXTERNA PROPÓSITO
Clientes Atender las quejas y reclamos. Ofrecer servicio.
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Estudios: bachiller. 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínima de 1 año en atención al cliente. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador.
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4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Liderazgo
Orientación al cliente interno externo
Recursividad / Flexibilidad
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Toma eficiente de decisiones
Trabajo en equipo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno. Verificar cotización. Aprobación de descuentos. Solución de inquietudes o dudas. Incremento de lista de precios
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Secretario Administrativo de Mantenimiento. CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe mantenimiento. APROBO: Jefe de mantenimiento. Fecha de elaboración: 8 Abril de 2008 Fecha de actualización: 25 Abril de 2008 16. OBJETIVO GENERAL: Manejar los documentos del taller de mantenimiento. El mecánico presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo de herramientas de trabajo en general.
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Jefe mantenimiento. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Manejar las órdenes de trabajo, en un talonario se anota el trabajo realizado a cada vehículo, luego la original se pasa a la Secretaria Administrativa y de Compras y la copia se archiva.
Llevar un control del mantenimiento de cada vehículo.
Revisión oportuna de la orden de trabajo.
2. Realizar requisiciones de los repuestos.
Adquirir los repuestos solicitados.
Revisión oportuna de las requisiciones.
3. Apoyar al jefe de mantenimiento en el mantenimiento preventivo y correctivo (cambio de aceite,
Prevenir fallas y desgastes en los vehículos de las
Orden de trabajo y fichas técnicas.
134
filtros, engrase, revisión en general), luego se diligencia el formato tabla de mantenimiento y lubricación especificando que repuesto se cambio y las fallas; dicha actividad se ejecuta tanto en los buses de Transespecial como en los camiones
empresas. Realizar reparaciones por desgastes.
4. Diligenciar el formato de revisión técnico mecánica, posteriormente se hace firmar, esta revisión se realiza por viaje y con destino fuera del área metropolitana.
Prestar el oportuno servicio a los vehículos de la empresa. Dar cumplimento a los requisitos legales y asegurar el buen funcionamiento del vehículo.
Revisión técnico mecánica.
5. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Ingeniero Mantenimiento Industrial Entrega oportuna de repuestos.
Secretaria administrativa y de compras. Ordenes de trabajo. Realización de trabajos externos al vehículo.
Jefe de Mantenimiento Programación del plan de trabajo.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Estudios de Bachiller
135
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínimo de 1 año, con conocimientos en mecánica en general. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5
Trabajo en equipo
Relaciones interpersonales
Orientación al cliente interno externo
Comunicación asertiva
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Toma eficiente de decisiones
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno
136
3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Autorización para mandar un vehículo arreglar a una parte externa.
Permisos, vacaciones. Consultar sobre mantenimientos
preventivos.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Tramitador. CARGO JEFE INMEDIATO: Administradora General. APROBO: Administradora General. Fecha de elaboración: 28 Enero 2008 Fecha de actualización: 29 Abril de 2008 17. OBJETIVO GENERAL: Garantizar a la empresa el trámite de los requisitos legales y reglamentos exigidos por la ley. El Tramitador presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., y el Colegio Rafael Reyes. 2. DIMENSIONES El titular del cargo tiene manejo mensual de efectivo estimado en $2’000.000
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por la Administradora General. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Tramitar los documentos de los vehículos, reuniendo la papelería pertinente para presentarlos ante los organismos de Transito.
Con el fin de tener toda la documentación de los vehículos de la empresa actualizados, ya que sin ello no se puede transitar.
Tramites oportunos de los vehículos de transporte.
2. Mantener pendiente de la fecha de vencimiento de los documentos legales como:
Cumplir con los documentos legales de transporte que exige la
Documentos legales actualizados.
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-Seguros obligatorios -Permisos ambientales -Pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual. -Pago de impuestos -Revisión técnico-mecánica -Permisos de carga
ley.
3 Realizar ante la oficina de Transito y Transporte y Ministerio de Transporte las diligencias como: - Traspasos -Regrabaciones -Cambio de servicio -Duplicados de licencia.
Cumplir con los diligencias legales de los vehículos de la empresa.
Diligencias oportunas y correctas.
4. Hacer seguimiento de los parqueaderos de la empresa, realizando permanentes visitas, además verificar las mensualidades de los parqueaderos alquilados.
Verificar el buen funcionamiento de los parqueaderos.
Manejo adecuado de los parqueaderos de la empresa.
5. Realizar la programación mensual de vencimiento de SOAT, Revisión técnico-mecánica, Certificado de gases, dicha programación se debe revisar con anterioridad a las fechas estipuladas.
Para relazar el trámite respectivo.
Programación oportuna.
6. Asistir Audiencias de Transito con los conductores de los vehículos.
Evitar multas en comparendos y colisiones.
Diligencia oportuna.
7. Realizar el tramite de la documentación legal de la empresa como: - Renovación de la habitación de la empresa ante el Ministerio de transporte conjuntamente con el jefe de Gestión de calidad. - Comparendos de vehículos de la empresa. - Cupos ante el Ministerio de
Mantener actualizados y en orden los documentos legales de los vehículos de la empresa.
Documentos legales actualizados.
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transporte por cambios en el vehículo. -Informes anules en contratos con el cliente y proveedores de servicio conjuntamente con el jefe de logística. 8. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Jefe de Recursos Humanos Ayudar a solucionar problemas acerca de
colisiones y comparendos de los contutores.
Secretaria administrativa y de compras.
Manejar documentos y asuntos de transporte.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ministerio de transporte Realizar los trámites de los funcionamientos de los vehículos.
Centro de diagnostico automotriz Realizar trámites. Secretaria de Hacienda Realizar trámites de impuestos. Tránsito y transporte Realizar los trámites respectivos. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Mínimo noveno grado. Un equivalente es un técnico con experiencia de 5 años en trámites de documentos legales.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia en trámites de documentos legales de vehículos.
140
3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
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3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Pedir autorización para realizar los trámites.
Colisiones que deben pagar los conductores.
142
MANUAL DE FUNCIONES
OTROS
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Mensajero CARGO JEFE INMEDIATO: Tesorería. APROBO: Tesorería. Fecha de elaboración: 23 Enero de 2008 Fecha de actualización: 25 Abril de 2008 18. OBJETIVO GENERAL: Realizar las diligencias bancarias que la empresa requiera en forma correcta y oportuna. El Mensajero presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., y el Colegio Rafael Reyes y cada uno de los socios y Gerente. 2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene manejo mensual de efectivo estimado en 15’000.000 y cheques por valor de $300’000.000 Una perdida de un cheque o dinero en efectivo puede generar perdidas económicas para la empresa.
3. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por Tesorería. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar consignaciones y verificar que estén debidamente diligenciadas y a que Banco pertenece, luego se entrega la copia de la consignación con el sello de recibo a Tesorería.
Realizar pagos respectivos a las obligaciones financieras.
Consignaciones oportunas y correctas.
144
2.Realizar tramites de Cámara de Comercio, se piden certificadossolicitados por recepción y se registran las actas. Renovar matriculas y todo lo solicitado por contabilidad.
Realizar trámites que necesite la empresa, como un préstamo o presentarse ante el juzgado.
Tramites oportunos y correctos.
3. Realizar pagos servicios públicos de las empresas y los socios, con la documentación lista para el pago se traslada a cada entidad a realizar los pagos respectivos; cuando ya se haya efectuado el pago se entrega a Tesorería y Administración los formularios cancelados.
Cumplir con las leyes estipuladas por el gobierno.
Pagos oportunos de servicios públicos.
4. Reclamar los documentos bancarios de las empresas y los socios, se hace una solicitud escrita o verbal a cada Entidad correspondiente para reclamo de pagares, extractos bancarios, chequeras, certificados de cuenta, notas contables, luego se entrega al Auxiliar de Tesorería.
Legalizar los documentos bancarios que la empresa posee.
Documentos bancarios actualizados.
5. Entregar y reclamar correspondencia de los diferentes Departamentos de la empresa, como: afiliaciones de las diferentes Entidades de Salud, pensión y cesantías.
Tener la correspondencia o información que corresponda a cada Departamento.
Correspondencia oportuna
6. Realizar las vueltas de los socios, cumplir cuando ellos soliciten como: compras, consignaciones personales y trámites de notaria y celulares.
Cumplir con los trámites requeridos por los socios.
Resultados de las diligencias exigidas.
7. Realizar los trámites legales, recogiendo firmas de todos los socios, luego con los formatos debidamente diligenciados se dirige al Banco, Notaria o Entidad según corresponda.
Cumplir con los trámites legales que la empresa posee.
Tramites correctos y oportunos.
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8. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Socios Realizar consignaciones, vueltas
personales y documentos personales. Gerencia Llevar documentos financieros y
consignaciones y vueltas personales. Tesorería Realizar consignaciones, compras de
papelería y oficina. Departamento de Personal Realizar afiliaciones.
Llevar facturas a proveedores. Administración del Colegio Rafael Reyes, Jomar S.A. , la Estrella S.A.
Realizar compras varias. Entregar documentos.
EXTERNAS PROPÓSITO
Bancos Hacer trámites y consignaciones. Oficinas Llevar papelería y correspondencia. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Tener estudios de bachiller
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínimo de 1 año labores de mensajería. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador.
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4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Toma eficiente de decisiones
Relaciones interpersonales
Comunicación asertiva
Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Falta de colaboración de algunos compañeros en la entrega de los documentos y consignaciones.
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3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Realizar consignaciones. Entregar facturas. Posponer las fechas para las
entregas Entregar documentos.
148
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de archivo CARGO JEFE INMEDIATO: Administradora General. APROBO: Administradora General. Fecha de elaboración: 23 Enero 2008 Fecha de actualización: 25 Abril de 2008 19. OBJETIVO GENERAL: Organizar los documentos por orden consecutivo de cada empresa. El Auxiliar de Archivo presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., el Colegio Rafael Reyes y Club Deportivo Rafael Reyes. 2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene una fotocopiadora para uso exclusivo de la empresa cuyo costo estimado es de $4’232000
3. NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por La Administración y la Gerencia. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Archivar diariamente documentos, clasificándolos por empresa y por fecha, luego por tipo y consecutivo para archivarlo en las carpetas correspondientes (por tipo y empresa).
Permitir el fácil manejo de la información.
Fácil manejo de la información archivada.
2. Facilitar el préstamo de documentos a las personas que lo
Permitir que la persona logre de manera
El buen manejo de los registros de los
149
soliciten, después se entrega y se deja en el registro.
efectiva encontrar la información que solicite
documentos.
3 Organizar el archivo inactivo, ubicando las cajas en su orden consecutivo para ser guardadas en la estantería, luego se toma la relación de los documentos de cada caja y se ingresan al sistema.
Velar que los documentos estén archivados y conservados en perfecto estado.
Cada documento se encuentre ubicado
4. Organizar la planoteca, se recopilan los planos, se desdoblan, se planchan para colocarlos en la banda colgante, luego se codifica y se ingresa al sistema, posteriormente se lleva a la planoteca.
Permitir la fácil ubicación de cada plano.
Fácil acceso a los planos.
5. Sacar las fotocopias, se toman las fotocopias y se llevan a un registro. Velar por el mantenimiento y consumo de la misma.
Permitir el buen uso de la fotocopiadora y que sea un recurso de trabajo.
Buen funcionamiento de la fotocopiadora.
6. Reemplazar a la Recepcionista cuando se requiera.
Realizar las actividades que realiza la recepcionista mientras esta se encuentra ausente.
Cumplimiento oportuno.
7. Armar las carpetas, ( forrar cartulina, marcarlas con nombre de la carpeta y fecha , ponerles el gancho legajador)
Archivar los documentos.
Orden y organización de los documentos.
8. Buscar en el archivo inactivo documentos como hojas de vida para referencias solicitadas por la Secretaria Administrativa
Por solicitud del personal administrativo.
Entrega oportuna.
9. Llevar control de las carpetas que salen del archivo, en un cuaderno elabora un cuadro con fecha de salida, quien lo solicita, fecha de devolución.
Control oportuno de los documentos que se encuentran en el archivo.
Cumplimiento oportuno.
150
10. Armar las cajas para guardar los documentos para llevar al archivo inactivo, las cajas llevan un consecutivo.
Llevar control de los documentos que se encuentran en el archivo inactivo.
Organización oportuna de las cajas del archivo inactivo.
11. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento.
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Todo el personal administrativo. Facilitar los documentos que se soliciten.
Gerencia Manejar la correspondencia y la planoteca.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno Ninguno. 3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Técnico profesional en archivistita.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínimo de 8 meses. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo
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ESCALA DE VALORACIÓN
COMPETENCIAS
NIVEL1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación asertiva
Relaciones interpersonales
Trabajo en equipo
Toma eficiente de decisiones
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguna. Consultar si se pueden destruir documentos
Consultar si se pueden retirar documentos de la empresa.
Los archivos que se pasan a archivo inactivo.
152
LA ESTRELLA S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de Sistemas. CARGO JEFE INMEDIATO: Jefe de sistemas. APROBO: Jefe de sistemas. Fecha de elaboración: 11 Abril de 2008 Fecha de actualización: 25 Abril de 2008 20. OBJETIVO GENERAL: Brindar soporte técnico preventivo y correctivo a equipos de cómputo, software y redes de datos. El Auxiliar de Sistemas presta los servicios al Colegio Rafael Reyes, la Estrella S.A. e Industrias Jomar S.A. 2. NATURALEZA Y ALCANCE
2.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por el Jefe de sistemas. 2.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Realizar mantenimiento de hardware de todos los equipos, se destapa el equipo, luego se limpian todas las partes.
Evitar que los dispositivos fallen (memoria, disco duro, entre otros).
Formato de control de mantenimiento de cómputo.
2. Realizar mantenimiento de software, se verifica el funcionamiento del equipo a nivel de virus, espías, que pueden alterar el correcto funcionamiento.
Evitar fallas en el sistema.
Formato de control de mantenimiento de cómputo.
3. Realizar soportes y asesorias al usuario.
Solución de dudas y problemas.
Solución oportuna.
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4. Verificar el estado de los componentes de los equipos están fuera de uso.
Evaluar que piezas se pueden recuperar. (Disco duro, memoria).
Revisión oportuna.
5. Monitoreo permanente de los equipos de cómputo de las salas del Colegio Rafael Reyes y los usuarios de la empresa.
Llevar control de los equipos y evaluar las posibles mejoras.
Formato de control de mantenimiento de cómputo
6. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
2.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Jefe de sistemas. Programación de trabajo.
Solución de inquietudes. Todos los usuarios. Soporte técnico de los equipos.
EXTERNAS PROPÓSITO
Ninguno. Ninguno. 3.0 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Técnico en sistemas.
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere experiencia mínimo de 1 año con conocimientos de redes. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador.
154
4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación asertiva
Relaciones interpersonales
Toma eficiente de decisiones
Liderazgo
Trabajo en equipo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Ninguno.
Cambios de dispositivos de equipos. Software a instalar.
155
INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Sistemas CARGO JEFE INMEDIATO: Gerente. APROBO: Gerente. Fecha de elaboración: 25 Enero de 2008 Fecha de actualización: 25 Abril de 2008 21. OBJETIVO GENERAL: Apoyar en la planificación, implementación y administración integral de la infraestructura tecnológica y de información, y en el control de los diferentes proyectos que se desarrollan en el área, verificando su alineación con las estrategias de Industrias Jomar S.A., La Estrella S.A. y Colegio General Rafael Reyes. 2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene el uso de un equipo de computación cuyo costo estimado es de $1`670.000
3. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1 UBICACIÓN Este cargo supervisa al Tecnólogo en Sistemas y a su vez este es supervisado por el Gerente. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Investigar y analizar nuevas estrategias en tecnología, e informar y asesorar sobre las mejores opciones, en función de sus respectivas relaciones costo-beneficio.
Asegurar que los Sistemas estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa
Obtener resultados oportunos.
156
2. Definir y controlar el desarrollo y administración de los proyectos de Sistemas de acuerdo a las estrategias globales de la empresa.
Precisar estándares para el desarrollo y documentación de los sistemas.
Resultados óptimos en el desarrollo y documentación de los sistemas.
3. Diseñar y coordinar con la dirección administrativa, políticas para la implementación de mejoras o desarrollos de aplicaciones, estableciendo prioridades para el desarrollo tecnológico.
Mantener actualizados en tecnología y sistemas, ya que el mundo actual lo exige.
Evaluar las políticas de los sistemas actuales y la creación de los mismos.
4. Definir, coordinar y desarrollar todas las actividades tendientes a satisfacer los requerimientos de hardware y software de las Empresas.
Establecer niveles y procedimientos de seguridad, que permitan salvaguardar la información y la correcta utilización de los sistemas.
Correcta utilización de los sistemas.
5. Vigilar que el proceso de seguridad de la información sea continuo, eficiente y esté alineado con las necesidades de las empresas.
Permitir salvaguardar la información y la correcta utilización de los sistemas.
Cumplimiento de las necesidades de la empresa.
6. Coordinar con el área encargada del Sistema Eléctrico, la óptima disposición del mismo.
Asegurar la seguridad y correcto funcionamiento de los equipos de cómputo
Funcionamiento de los equipos de cómputo.
7. Dar instrucciones y asignar tareas al Tecnólogo de sistemas.
Coordinar las tareas diarias y cumplir a cabilidad con lo planeado.
Cumplimiento oportuno de las tareas.
8. Realizar funciones asignadas por el jefe inmediato.
Contribuir al buen funcionamiento del área
Adaptabilidad a las nuevas funciones
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Contador Coordinar la correcta implementación y
desarrollo del sistema contable.
157
Coordinación académica del Colegio Rafael Reyes
Analizar las necesidades en el Departamento de sistemas del Colegio Rafael Reyes.
Gerente
Definir nuevas soluciones de sistemas.
Administradora del Colegio Rafael Reyes.
Definir estándares en el uso de los sistemas e el Colegio.
EXTERNAS PROPÓSITO
Proveedores de Internet
Verificar el acceso eficiente a la Internet.
Proveedores de software
Negociar para llegar acuerdos de software Comunicar las necesidades internas de la empresa. Coordinar el montaje, implementación y funcionamiento de los sistemas adquiridos.
Proveedores de Hardware
Cotización de repuestos y equipos de computo y telecomunicaciones.
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Ingeniero de Sistemas 3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere experiencia mínimo de 1 año debe tener conocimientos en el Sistema Operativo Linux, análisis de sistemas, negociación de software, mantenimiento de hardware y montaje y administración de redes.
3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal.
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5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo.
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Trabajo en equipo
Relaciones interpersonales
Orientación al cliente interno externo
Liderazgo
Comunicación asertiva
Recursividad / Flexibilidad
Toma eficiente de decisiones
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno. 3.4 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
De acuerdo al análisis que se haga que repuestos se necesitan (cambio de algún dispositivo).
Autorización de compras y negociaciones.
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INDUSTRIAS JOMAR S.A. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de Tesorería CARGO JEFE INMEDIATO: Tesorería. APROBO: Tesorería. Fecha de elaboración: 23 Enero 2008 Fecha de actualización: 27 Mayo de 2008 22. OBJETIVO GENERAL: Realizar la entrega oportuna del pago a proveedores, Entidades gubernamentales y financieras. El Auxiliar de Tesorería presta los servicios a Jomar S.A., La Estrella S.A., y el Colegio Rafael Reyes. 2. DIMENSIONES: El titular del cargo tiene el uso de un computador cuyo costo estimando es de $ 1’230.000
3. NATURALEZA Y ALCANCE 3.1 UBICACIÓN Este cargo es supervisado por Tesorería. 3.2 ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
ACCIONES PRINCIPALES (Que y como lo hace)
RESULTADO FINAL (Para que)
FORMAS DE MEDIR EL LOGRO
1. Consultar a diario los saldos en los bancos, se realiza telefónicamente o vía Internet.
Con el fin de ver la disponibilidad de efectivo.
Consultas oportunas.
2. Archivar diariamente documentos, clasificándolos por empresa y por fecha, luego por tipo y consecutivo para archivarlo en las carpetas correspondientes (por tipo y empresa).
Permitir el fácil manejo de la información.
Fácil manejo de la información archivada.
160
3. Elaborar comprobante de egreso a proveedores y obligaciones bancarias, se realiza con base a las facturas y extractos generados por la Entidades bancarias, luego se analiza la disponibilidad del efectivo y así mismo se decide porque cuenta se realizará el pago, posteriormente se realiza el movimiento contable en el sistema y se revisa en las facturas el valor a cancelar, además que estén contabilizadas, autorizadas, radicadas, luego se imprime , se firman como elaborado y se hacen autorizar, después de realizado el pago se adjuntan las copias del pago y se reporta el pago a los proveedores vía fax por medio de una carta, en seguida se pasan para archivo o a la Auxiliar contable encargada de hacer los cruces.
Controlar el pago a proveedores
Registros oportunos de pago a proveedores y obligaciones bancarias.
4. Elaborar cheques, se realiza mediante el comprobante de egreso, teniendo en cuenta las facturas o extractos generados; las chequeras son manejadas por la Tesorería quien es la encargada de decidir por donde se gira el cheque, luego se imprime el cheque en el mismo formato del comprobante de egreso, se hace firmar y colocar los sellos por la persona encargada, posteriormente se realiza la consignación y diligenciamiento de formatos y extractos en caso de que sean obligaciones financieras respectiva y se le entrega a la Tesorera o el mensajero.
Pagos a terceros. Pagos oportunos a terceros.
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5. Elaborar recibos de caja, se realizan basados en la información suministrada por la Contadora y que efectúan las entradas a la caja general. Registrar las devoluciones de dinero por mayor valor pagado a los proveedores.
Pagos recibidos por terceros.
La Tesorera es quien recibe el efectivo.
6. Elaborar quincenalmente comprobante de egreso elaborados a empleados, se realizan por los diferentes prestamos realizados a los empleados, basados en información suministrada por contabilidad.
Cancelar cartera de empleados.
Los saldos de cartera de los empleados se encuentren liquidados.
7. Programar los pagos a proveedores, se reciben las facturas de contabilidad a las Auxiliares de cada una de las empresas, luego se separan por empresas, luego se archivan en las carpetas correspondientes a cada empresa. Se programan pagos importantes como son las obligaciones del leasing, créditos bancarios que son entregados a Tesorería; cuando esta ya tiene conocimiento del valor se fija la disponibilidad del dinero e informa por donde se realiza el pago para terminar el respectivo comprobante de egreso.
Cancelar las cuentas por pagar.
Efectuando los pagos.
8. Aclarar las cuentas a los proveedores, se puede realizar mediante una carta o telefónicamente según lo solicite el proveedor, posteriormente se aclaran cuentas por descuentos realizados y se verifica cuando llegue la factura y el tramite que se
Efectuar las cuentas pendientes con los proveedores y de esta manera saldar resultados.
Informe oportuno sobre cuentas a proveedores.
162
efectúo. 9. Realizar archivos de recibos de caja, se deben guardar los recibos de caja de las diferentes empresas para organizarlas por consecutivos y guardarlas.
Llevar un consecutivo y tener soportes.
Revisión oportuna de recibos de caja.
10.Verificar pagos, se recogen los recibos de pago a las personas encargadas de los recaudos de la empresa, luego se verifican las consignaciones si se da el caso que se adjunten los movimientos registrados en los Bancos, posteriormente se pasa a persona encargada de cartera relacionados en un libro.
Verificar en los Bancos si se realizaron las consignaciones por parte de los clientes.
Imprimiendo movimientos bancarios.
11. Realizar archivo de movimientos de bancos, se archivan los movimientos consultados en Internet y son pasados a Tesorería, luego se guardan por cuentas bancarias, por banco y por empresa.
Controlar las consignaciones y tener información clara y oportuna.
Archivo oportuno y preciso de los movimientos con los Bancos.
12. Coordinar recepción de extractos bancarios, cuando llegan se reciben al mensajero y se trasladan a las Auxiliares contables para sus respectivos trámites, luego se registra en un libro.
Pasar a contabilidad los extractos bancarios(los que son entregados por el mensajero).
Registro del libro.
13. Realizar correspondencia a bancos y proveedores, para aclaración de pagos, solicitud de crédito o cancelación de cuenta.
Por si se necesita algún trámite bancario.
Revisión oportuna de la correspondencia a bancos.
14. Coordinar fondos ahorradores, al inicio del año se registra la información de los ahorradores en un archivo de Excel, registrando el nombre, dependencia y el valor ahorrado. Se realizan prestamos a los empleados diligenciando una solicitud de préstamo para pasarlo
Controlar el fondo de ahorro de los empleados.
Registro de información de los ahorradores.
163
al Departamento de Personal y verificar garantías, también se adjunta información como si es ahorrador, si tiene prestamos y cual es el valor ahorrado, luego se revisan las liquidaciones a la fecha del préstamo sean garantía para ejecutar el préstamo. Luego se debe pasar a la Administradora General al Gerente para su aprobación. El 30 de Noviembre se debe realizar la liquidación del año, entregando a cada ahorrador su dinero y las ganancias que quedaron de préstamos y/o actividades realizadas durante el año. 15. Realizar tareas que el jefe inmediato le asigne.
Contribuir al buen funcionamiento del departamento.
Cumpliendo las órdenes que el jefe requiera.
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS PROPÓSITO Tesorería Pagar proveedores y obligaciones
financieras. Auxiliar contable de las tres empresas Conciliar las cuentas por pagar
Auxiliar contable Jomar S.A. Realizar cruces de empresas
Departamento de Personal Novedades de descuento del fondo de empleados (prestamos para descontar cuotas).
EXTERNAS PROPÓSITO
Entidades bancarias Enviar extractos, notas bancarias, saldos, estados de cuenta de obligaciones. Ayudar a tramitar documentos Confirmar cheques.
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Proveedores Confirmar las facturas y fecha de pago de las mismas Aclarar estados de cuenta, pagos anteriores.
3.4 REQUISITOS: 3.4.1 EDUCACIÓN: Carreras afines con Administración de Empresas, Contabilidad y Finanzas
3.4.2 EXPERIENCIA: Requiere de experiencia mínimo de un año en el área contable y manejos bancarios. 3.4.3 HABILIDADES La Escala Numérica tendrá las siguientes puntuaciones: 3 – NIVEL BÁSICO: habilidades promedio que debe tener un colaborador. 4 – NIVEL MEDIO: habilidades que están por encima de la media normal. 5 – NIVEL ALTO: habilidades fundamentales para el desempeño de la labor. 1 y 2 – NIVEL BAJO: habilidades ausentes para desempeñar el cargo
ESCALA DE VALORACIÓN
HABILIDADES
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
NIVEL 5
Comunicación asertiva
Relaciones interpersonales
Toma eficiente de decisiones
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Trabajo en equipo
Liderazgo
Recursividad / Flexibilidad
Orientación al cliente interno externo
3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS: Ninguno 3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO
DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE INMEDIATO
Estudiar las solicitudes de los préstamos del fondo.
Responder a proveedores en cuanto a los pagos.
Programar los pagos.
Consultar un pago que sea de carácter urgente.
Consultar con que medio cuenta para realizar los pagos.
Prioridades de pagos.
