Lembretes, dicas e cuidados importantes para sua empresa · Toda empresa que possuir placa, faixa, pinturas ou anúncio próprio ou de terceiros em sua fachada deverá providenciar

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Lembretes, dicas e cuidados importantes para sua empresa

Prezados clientes, amigos e parceiros.

O Governo instituiu o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital que, depois de totalmente

implantado, deverá proporcionar ao fisco, através do cruzamento de informações que abrangem

todas as áreas operacionais de uma empresa e que são demonstradas em seus registros

contábeis, um perfeito controle que pretende, em suma, evitar sonegação fiscal.

Fazem parte desse sistema diversos programas, tais como EFD ICMS/IPI, ECF IRPJ, EFD

Contribuições, ECD Contábil, NFe, CF-e, CT-e, e-Social, e-Financeira, EFD Reinf, MDF-e, NFC-e,

NFS-e.

Dentro desse panorama, é fundamental que o envio de informações e da documentação gerada

pela atividade empresarial nos chegue às mãos de forma correta e dentro dos prazos que nos

permitam atender às exigências legais.

Visando minimizar os riscos e considerando alguns equívocos praticados na administração das empresas, que podem gerar graves consequências tanto para estas, quanto para seus sócios, procuradores e administradores, chegando até a constrição e perda de patrimônio pessoal, gostaríamos de lhes oferecer algumas dicas, evitando assim futuros aborrecimentos. Vale lembrar que tais dicas são meros lembretes, expostos de forma bastante genérica, e que têm o intuito de melhor ajudá-los na sua administração, não nos responsabilizando por eventuais equívocos. Em nosso sítio (www.contabilcarlos.com.br) postamos regularmente informações importantes para vocês empresários, sempre com a intenção de ajuda-los, tais como datas de vencimento para o pagamento dos impostos, benefícios trabalhistas, novas exigências fiscais e demais assuntos que julgamos de interesse geral. Para uma melhor explanação de eventuais dúvidas, pedimos que entrem em contato pessoalmente com um de nossos profissionais. Desde já antecipamos nossos votos de elevada estima e consideração, na expectativa de que nosso objetivo seja alcançado. Organização Contábil Carlos.

http://www.contabilcarlos.com.br/



AOS CUIDADOS DOS RESPONSÁVEIS PELA EMPRESA Alertamos aos Senhores empregadores sobre a obrigatoriedade de manter atualizados os laudos técnicos exigidos pela legislação trabalhista, cumprindo-os à risca. Como exemplo, citamos:

✓ NR 05 CIPA - Comissão Interna Prevenção de Acidentes (depende do CNAE da empresa).

✓ NR 07 – PCMSO - Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional.

✓ NR 09 - PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.

✓ NR 10 – Segurança em Instalações e Serviços de Eletricidade.

✓ NR 15 - Atividades e Operações Insalubres.

✓ LTCAT – PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário. Lembrando que é o médico do trabalho de empresas especializadas quem vai fornecer o laudo específico para cada empresa, inclusive no que diz respeito à existência ou não de condições insalubres ou de periculosidade.

OBRIGATORIEDADES

➢ CADAN - Para quem possuir anúncio em fachada. 1. Toda empresa que possuir placa, faixa, pinturas ou anúncio próprio ou de terceiros em

sua fachada deverá providenciar junto à Prefeitura o CADAN (Cadastro de Anúncio) seguindo a determinação da prefeitura do seu município quanto a fachada e m2 permitidos, pois sua falta ou irregularidade poderá acarretar uma elevada multa por placa, faixa ou anúncio, atualmente fixada em R$.10.000,00.

2. Anúncios em Veículos: A veiculação de anúncios em veículos de transporte em geral

deve ser precedida do pagamento da TFA-Taxa de Fiscalização de Anúncios, cujo valor é definido anualmente.

➢ CETESB: Para quem é Indústria, Comerciante ou Usuário de produtos químicos, usem ou

comercializem produtos químicos.

➢ ALVARÁ: de funcionamento para todas as empresas, que deverá ser providenciado junto a empresas especializadas no ramo.

➢ TFA e TFE: – A Taxa de Fiscalização de Anúncios e a Taxa de Fiscalização de

Estabelecimento vencem no dia 10/07 de cada ano.

➢ RADAR - Para quem importa e/ou exporta mercadorias.



➢ ECAD - A Lei dos Direitos Autorais é fiscalizada pelo ECAD. As Empresas que se utilizam

de som ambiente em suas dependências (ao vivo, via rádio, televisão ou qualquer outro meio sonoro ou audiovisual) devem recolher uma taxa mensal a esse Órgão, cujo valor é definido por levantamento efetuado por seus Fiscais. Matéria a respeito pode ser consultada em nosso site no Boletim datado de 23.11.2011

➢ LIXO - A disponibilização, acondicionamento e coleta de lixo é regulada pela Prefeitura de

sua cidade. Consulte no “link” LIMPEZA URBANA as normas que devem ser obedecidas quanto a horários e formas de coleta envolvendo o lixo gerado por sua Empresa. As Infrações podem resultar em pesadas multas aplicadas aos responsáveis pelas irregularidades cometidas.

Aconselhamos utilizarem a assessoria de empresas especializadas no assunto para obediência das exigências legais. Lembramos que os serviços acima são executados por empresas terceirizadas contratadas pelo interessado, não fazendo parte das atribuições deste escritório.

ORIENTAÇÕES GERAIS

1. Processamento de Dados: Manter em sua empresa o programa Windows original; cuidado com e-mails falsos e programas piratas.

a. Lembre-se: o computador de sua empresa deverá registrar única e tão somente

operações a ela relacionadas. Registros pessoais ou de controles diversos à atividade fim da empresa devem ser totalmente evitados.

2. Preservação de Dados: as empresas devem ter a preocupação em salvaguardar os

dados e informes importantes das atividades desenvolvidas. Para isso é necessário que se faça um “back-up” diário dos arquivos gerados para que, em caso de pane no sistema, as informações possam ser devidamente recuperadas.

3. Correio Eletrônico: as empresas que possuem e-mail favor nos informar, para podermos

cadastrá-lo em nossa listagem de correio eletrônico.

4. Código de Defesa do Consumidor: A Lei 12.291 de 20/07/2010 estipula a obrigatoriedade para todos os estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços de manterem um exemplar do CDC - Código de Defesa do Consumidor (lei 8.078 de 11/09/1990) em sua empresa para consulta, em local visível e de fácil acesso; na ausência, a penalidade prevista atualmente é de R$ 1.064,10.

5. Certidões: Excetuados os pedidos de Certidões Negativas de Débitos Tributários

expedidos pelos Órgãos Públicos Federal, Estadual e Municipal, os serviços envolvendo Cartórios e outros Órgãos são terceirizados e cobrados à parte, havendo a necessidade de solicitação com no mínimo 15 dias de antecedência.



6. Avisos: Alertamos para a obrigatoriedade de manterem afixadas em seu estabelecimento

comercial, em local visível placas indicativas de acordo com o perfil da empresa, tais como:

✓ “A Nota Fiscal é um direito seu e uma obrigação do comerciante. Peça a Sua”

✓ “É proibido fumar neste recinto (Lei Estadual 13.541 de 07/05/2009 e resolução SES/SJDS-4 de 24/07/2009). ”

✓ ✓ “Esta empresa é optante pelo Simples Nacional. ”

✓ “Telefone do Procon 151. ”

✓ “Dentre outras. ”

7. Informações ao Consumidor: Produtos para venda ao público expostos em vitrines, balcões, prateleiras, etc. devem ter seus preços obrigatoriamente a ele afixados de forma visível e legível ao consumidor, além do CNPJ do fabricante, data de fabricação e de vencimento, etc.

a. Os produtos de vestuário devem trazer a identificação do fabricante, bem como

dados referentes à sua composição, tamanho, cuidados a serem observados na lavagem e manutenção, entre outros.

8. Lei da Transparência: A Lei 12.741/2012, conhecida como “LEI DA TRANSPARÊNCIA”,

entrou em vigor em 10.06.2013. Referida Lei determina a obrigação das empresas de informarem ao Consumidor, em seus documentos fiscais, o percentual da carga tributária incidente no preço da mercadoria vendida.

a. Verifique e solicite ao seu Programador a inclusão, no seu sistema de emissão de

NFe, CTe ou Cupom Fiscal, das informações exigidas no campo dos dados complementares.

9. Lembre-se: Livros e Documentos legais (Fiscais, Contábeis, Trabalhistas) devem ser

preservados em local seguro por prazos que variam de acordo com sua finalidade.

a. Consulte em nosso “site” no item “Ferramentas”, subitem “Documentos” a relação

dos diversos prazos de manutenção e guarda.

10. Tabela de Vencimentos: Mensalmente, no final de cada mês, divulgamos em nosso “site”

uma tabela com os vencimentos das Obrigações Financeiras e Acessórias vincendas no

mês entrante. Para sua segurança, não deixe de consultá-la.

11. Certificado Digital: Os Certificados Digitais têm prazo de validade. Após vencidos,

perdem sua finalidade. Verifiquem e acompanhem para que sua renovação seja sempre

feita em tempo hábil.



12. DEC-Domicilio Eletrônico do Contribuinte: De cadastramento obrigatório, é a

ferramenta que a Fazenda Estadual utiliza para notificar os Contribuintes sobre

ocorrências envolvendo a empresa. Por tratarem de assuntos confidenciais do contribuinte,

esta Contabilidade não acessa seus conteúdos, sendo esta providência de

responsabilidade exclusiva do mesmo que, aconselhamos, seja feita pelo menos a cada 15

dias no “site” da Receita Estadual www.fazenda.sp.gov.br.

13. DTE-Domicílio Tributário Eletrônico: A exemplo do DEC acima, é a ferramenta utilizada

pela Receita Federal para notificar os Contribuintes. Seu cadastramento, entretanto, não é

obrigatório (pelo menos por enquanto), porém aconselhamos a todos para que efetuem o

credenciamento. O acesso a seu conteúdo também neste caso é de responsabilidade

exclusiva do contribuinte e, como no caso acima, aconselhamos uma consulta periódica no

“site” da Receita Federal www.receita.fazenda.gov.br.

14. Simples Nacional - Tributação: Os percentuais de Tributação para as empresas optantes

pelo Simples são definidos por faixas de faturamento constantes das tabelas dos anexos

de I a VI da Lei Complementar 139/2011 (Consulte nosso “site”

www.contabilcarlos.com.br/ferramentas/tabelas). Orientamos os srs. Empresários para que

acompanhem e comparem sempre seu volume de faturamento para evitar eventual

aumento nos seus custos.

➢ Alertamos que a partir de 2018 novas regras passarão a regular o Simples Nacional,

destacando-se o aumento do limite para enquadramento dos atuais R$.3.600.000,00 de

faturamento anual para R$.4.800.000,00, bem como novos anexos com as respectivas

faixas de faturamento e alíquotas aplicáveis. Oportunamente, estaremos divulgando

matéria sobre as alterações envolvendo o novo Simples Nacional.

15. Simples Nacional - Exclusão: Existem alguns erros que fazem com que a Receita

Federal do Brasil (RFB) exclua as micro e pequenas empresas desse regime tributário.

✓ Ultrapassar o limite de faturamento anual de R$ 3.600.000,00 (2018 - R$ 4.800.000,00);

✓ Existência de débitos tributários, constantemente notificadas pela Receita Federal ou pela

Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN);

✓ Constituição da empresa por interposta pessoa;

✓ Comercializar mercadorias objeto de contrabando ou descaminho;

✓ Falta de emissão de documentos fiscais de venda ou prestação de serviços;

✓ Constatação de que as despesas pagas no período superam em 20% (vinte por cento) os

ingressos de recursos no mesmo, excluído apenas se for ano de início de atividade;

✓ Se verificar que durante o ano-calendário o valor das aquisições de mercadorias para

comercialização e/ou industrialização, com ressalvas apenas para os casos de estoques

existentes, for superior a 80% (oitenta por cento) dos ingressos de recursos no mesmo

período, excluindo para tal cálculo apenas o ano início de atividade;

✓ Omitir de forma reiterada da folha de pagamento informações de trabalhadores avulsos ou

contribuintes individuais que lhe prestem serviços.

http://www.fazenda.sp.gov.br/

http://www.receita.fazenda.gov.br/




DEPARTAMENTO PESSOAL

1. Cartões de Ponto: Verificar diariamente os cartões de ponto dos empregados (para as

empresas que possuem acima de dez funcionários é obrigatório o uso de cartões de ponto, livro de ponto ou os digitalizados, e as com menos funcionários, apesar de ser facultativo, sugerimos que adotem um destes modelos para não terem problemas com horas extras e outros adicionais. Os funcionários devem bater o cartão de ponto e/ou assinar o livro de ponto conforme o disposto no Contrato de Trabalho, pois caso esteja em desacordo, a empresa poderá ser autuada. As empresas que possuem sistema eletrônico de ponto devem se adequar à portaria 1.510/2009 que está vigente, após várias prorrogações, a partir de 02/04/2012 (conforme Portaria MTE 2686/11), e que dispõe sobre as características do equipamento a ser utilizado.

2. Dispensa: Quando da dispensa de um funcionário, favor nos ligar para verificar a data

base da categoria ou se o mesmo está próximo de sua aposentadoria, pois um mês antes da data base acarretará multa no valor de um salário do funcionário e no caso de aposentadoria a Convenção do Sindicato da Categoria pode prever algum tipo de tratamento diferenciado. Observar sempre as datas de pagamento: se o Aviso Prévio for indenizado, o pagamento das verbas será em até 10 (dez) dias contados do dia do aviso; se for cumprido, o pagamento será no dia subsequente ao seu término. Caso ambos coincidirem com sábado, domingo ou feriado, o pagamento deverá ser efetuado no dia útil imediatamente anterior.

a. A multa prevista, caso ocorra atraso no recolhimento da GRRF (multa de 50% do

FGTS) ou do depósito de verbas rescisórias é de 1 (hum) salário nominal do funcionário envolvido.

b. Somente efetuamos prévias, recibos, holerites e cálculos de funcionários regularmente registrados.

3. Compensação: A empresa que possui funcionários trabalhando em regime de

compensação semanal do horário de sábado, deve estar ciente de que, caso algum feriado recaia em um sábado, deverá liberá-los mais cedo durante a semana do feriado, isto é, no horário normal sem a compensação, ou pagar esse período adicional como hora extra a 50% no mínimo, com o respectivo reflexo no DSR., devendo ser observado o disposto em Acordo ou Convenção Coletiva da categoria.

a. O Acordo de prorrogação e compensação de horas trabalho, banco de horas, férias

coletivas e PLR.: não esquecer que os mesmos devem ser feitos no sindicato e homologados no Ministério do Trabalho. (Tudo tem um custo e o valor varia de acordo com o Sindicato envolvido).

4. Registro: Os documentos relativos ao registro de novos funcionários deverão ser

entregues à Contabilidade juntamente com o livro de Registro de Empregados no máximo até o dia 20 (vinte) de cada mês, seguindo o procedimento e relatório de todos os documentos e informações necessárias, que estão disponíveis em nossa página (www.contabilcarlos.com.br/boletins) Boletim nº 14/2017), caso contrário teremos que devolver o que nos foi enviado, para evitar problemas com a documentação do novo contratado.




a. Em se tratando de registro do empregado, a empresa deverá fazê-lo no mesmo dia

em que o funcionário for admitido na empresa, e somente após o exame médico admissional ter sido providenciado. Atenção especial para a opção sobre a prorrogação ou não do período de experiência no contrato de trabalho. Não esquecer que na dispensa também é obrigatório o exame médico demissional.

ATENÇÂO! O registro do funcionário com a função respectiva deverá observar a correlação com o CBO – Classificação Brasileira de Ocupações. Essa definição é de única responsabilidade da empresa contratante, pois só ela reúne o conhecimento necessário das atividades que serão por ele desempenhadas.

✓ Manter sempre disponível na empresa o Livro de Inspeção do Trabalho para apresentação ao Fisco quando solicitado (Esta exigência é dispensada para as empresas optantes do Simples Nacional).

✓ Manter em local visível um Quadro de Avisos, no qual conste, observadas as

características de cada empresa, Quadro de Horário, Escalas de Revezamento, Normas de Proteção aos Menores, etc.

✓ Manter também placas e avisos de alerta sobre Segurança do Trabalho em locais que

possam apresentar riscos ao trabalhador, bem como indicação dos locais providos de extintores e mangueiras de água contra incêndio.

✓ O Departamento Pessoal deve ter sempre disponível um Estojo de 1ºs Socorros. Procure

orientação médica para montar um “kit” que seja adequado ao atendimento de emergências relacionadas à sua atividade empresarial.

5. Contribuições: Manter sempre em dia o pagamento da Contribuição Sindical dos

empregados, Sindical Patronal, SEFIP (FGTS), GPS (no mínimo a parte referente à retenção efetuada dos funcionários), parcelamentos e DAS (este para não perder a condição do Simples Nacional).

6. GPS: Toda guia da previdência social (GPS) recolhida deverá ser protocolada no sindicato

da classe no prazo de até 10 dias após o pagamento e afixada no quadro do horário de trabalho.

7. Normas Regulamentadoras: As empresas deverão manter todos os exames dos

funcionários em dia (admissional, periódico, mudança de função e admissional) lembrando que são obrigatórios os seguintes exames, tendo que ser renovados anualmente, pois o valor da multa, atualmente, em caso de omissão, é de cerca de R$. 6.000,00 para cada infração:

➢ NR 7 / PCMSO desde 02/1995 ➢ NR 9 / PPRA desde 02/1995 ➢ PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) desde 01/2004.



8. Salário Maternidade: Desde 01/09/2003 o pagamento do salário maternidade de 120 dias

é responsabilidade da empresa, sendo o valor do mesmo abatido na guia de GPS. As empresas que aderirem ao programa “Empresa Cidadã”, prevista na lei 11.770 de 09/09/2008 e regulamentada pelo decreto 7.052 de 23/12/2009, concederão às funcionárias gestantes licença maternidade de 180 dias. A concessão do benefício, pelo menos por enquanto, não é obrigatória e somente gozarão da dedução fiscal prevista em Lei aquelas que são optantes pelo Lucro Real.

9. Vale Transporte: O Vale Transporte dos funcionários, deverá sempre ser adquirido com

Nota Fiscal. A participação do funcionário está limitada a um desconto máximo de 6% sobre seu salário base, não podendo, obviamente, esse desconto ultrapassar o valor efetivamente concedido. Ainda sobre esse tema, a legislação não prevê seu pagamento em dinheiro, sob pena de o mesmo se caracterizar como salário in natura , com todos os encargos incidindo sobre seu valor.

a. Para que o desconto seja efetuado em folha, favor comunicar ao Departamento

Pessoal deste escritório de Contabilidade, pois o controle é de responsabilidade da empresa concedente do benefício.

10. PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador: Programa que visa possibilitar ao

trabalhador acesso a uma alimentação mais adequada às suas necessidades. Sua adoção apresenta algumas características próprias que devem ser observadas pelas empresas. Em nosso site, em Boletim datado de 13.11.2013, divulgamos matéria com esclarecimentos sobre o assunto.

11. Dissídio: A Empresa deverá ter sempre uma cópia do Acordo Coletivo vigente, renovado a

cada ano, e que poderá ser solicitada a esta Contabilidade, para manter-se ciente e informada sobre suas cláusulas e os direitos e obrigações dos empregados e do empregador.

12. Cadastro: Caso a condição do funcionário sofra alguma alteração, tal como, salário,

função, horário, residência, estado civil, nascimento de filhos, etc. avisar-nos antes de efetuarmos o fechamento da folha de pagamento.

13. Estagiários: Antes da contratação de estagiários, menor aprendiz ou jovem cidadão,

nosso departamento pessoal deverá ser consultado, pois para cada caso existe um perfil a ser obedecido, tais como idade, limite, horário, seguro de vida, etc.

14. Terceirização: A terceirização de serviços tem sido motivo de muita polêmica. A Lei

13.429/17, recentemente sancionada, permite, com algumas restrições, às empresas terceirizarem suas atividades, sejam elas caracterizadas como meio ou fim. Provavelmente, com a reforma trabalhista em discussão, ela deverá sofrer alterações.

a. Havendo interesse da empresa em se utilizar dessa prerrogativa, alertamos para a

necessidade da total atenção quando da escolha da contratada, pois esta deverá atender a vários dispositivos legais que a tornem apta a fornecer os serviços a serem contratados.



b. A contratação de cooperados ou cooperativas deverá ser analisada por um

advogado trabalhista, pois no decorrer de atendimento a várias fiscalizações, verificou-se que o fisco caracterizou a relação empregatícia com data retroativa e aplicou as penalidades cabíveis a partir da data considerada.

15. Férias: O Departamento Pessoal informa a cada 04 meses a posição dos períodos

aquisitivos de férias. Sua programação e concessão de gozo é de única e total responsabilidade dos srs. Clientes, não nos cabendo qualquer ônus provocado pela inobservância dos prazos legais que regulam a matéria. Lembramos que:

a. O funcionário deve ser avisado sobre a concessão com 30 dias de antecedência. b. O seu pagamento deve ser efetuado até 02 dias antes do início do gozo. c. Exceto em casos excepcionais devidamente comprovados, que permitem seu

parcelamento em 02 períodos, um dos quais nunca inferior a 10 dias corridos, elas devem ser gozadas integralmente em um único período.

d. Aos maiores de 50 anos e aos menores de 18 anos não é permitido o parcelamento acima.

e. Caso ocorra o acúmulo de 02 períodos aquisitivos sem fruição, o funcionário atingido fará jus ao recebimento da remuneração em dobro referente ao 1º período.

16. Salários e 13º: Os salários devem ser pagos mensalmente até o 5º dia útil do mês

seguinte ao vencido.

a. O 13º tem como base de cálculo o período trabalhado no ano (1/12 por mês trabalhado) e, via de regra, deve ser pago em 02 parcelas: uma no dia 30 de novembro de cada ano, correspondendo a 50% (proporcional aos meses trabalhados) de sua remuneração, e o saldo até o dia 20 de dezembro. Caso o funcionário oficialize um pedido até o dia 31/01, a primeira parcela deverá ser paga juntamente com a remuneração das férias a ele concedidas no ano.

b. Observar sempre eventuais condições mais benéficas concedidas nas Convenções e Dissídios Coletivos de cada categoria.

c. Deve ser observada sobre eventuais condições especiais envolvendo a dispensa de funcionários em fase de pré-aposentadoria, pois alguns acordos coletivos incluem cláusulas que preveem a garantia de emprego até a data em que o direito ao benefício seja completado por aqueles que se encontrarem prestes a se enquadrarem nas normas que regulam a matéria.

d. Não fazemos planejamento e logística para aposentadoria.

e. Observar que recentemente, através da Lei 13.467/17, foi aprovada a Reforma Trabalhista, cuja entrada em vigor deverá ocorrer após 120 dias de sua publicação, que ocorreu em 14.07.2017 (ou seja, a partir de 11.11.2017). Até lá, entretanto, algumas alterações ainda poderão ocorrer fruto de Medidas Provisórias a serem editadas e que ainda se encontram em estudo pelo Executivo.



FISCAL

1. Idoneidade: A empresa deverá consultar junto ao fisco quanto à idoneidade fiscal de seus fornecedores, exemplo: SINTEGRA (www.fazenda.sp.gov.br), optante do Simples Nacional (www.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional) e NF-e / DANFE (www.nfe.fazenda.gov.br), lembrando que este último item deverá ser consultado e impresso em até 07 dias para que seja concretizada a autenticidade digital, sendo essa uma obrigação do comprador e não do vendedor.

➢ Atenção! Cuidado com empresas-fantasma: sempre que possível, é aconselhável “checar”

os dados do cadastro levantado, principalmente no que diz respeito à existência física da empresa no endereço indicado, para evitar cair em armadilhas correndo o risco até de sofrer sanções por parte do Fisco (como já vimos ocorrer com outras empresas, que tiveram algumas de suas operações classificadas como “lavagem de dinheiro”).

2. Impostos: Todo imposto de cunho federal, quando o vencimento ocorrer em final de

semana ou feriado deverá ser pago até o último dia útil anterior (exemplos: SEFIP, PAES, PIS, COFINS, CSLL, IR (PJ/PF), GPS, Imposto Sindical, DARF, etc.).

➢ Atenção! Pedimos que, quando a emissão de Documento de Arrecadação de tributos

(DARF, GNRE, GARE, etc.) for efetuado pela própria Empresa, seja observado que o Código da arrecadação corresponda realmente ao tipo de tributo que está sendo recolhido, pois sua menção incorreta no campo próprio do documento irá provocar uma série de transtornos até ser regularizado, impedindo inclusive a emissão de Certidões Negativas. Esses Códigos são encontrados para consulta no “site” do Órgão Arrecadador correspondente. Na dúvida, procurem orientação junto ao nosso Departamento Fiscal.

3. Escrituração Fiscal: Desde janeiro/2005 na escrituração fiscal tem que constar os dados

completos dos clientes, sendo assim, emitir as notas fiscais com todos os dados legíveis, inclusive CNPJ ou CPF.

4. ICMS:

a. Notas Fiscais emitidas com ICMS a menor, não poderá ser feito carta de correção e

sim nota fiscal complementar;

b. Nota Fiscal com ICMS a maior, o cliente deverá firmar declaração em papel timbrado atestando sobre o não aproveitamento do crédito excedente.

➢ Atenção! O Regime de Substituição Tributária aplica-se tanto para as empresas do

LUCRO REAL, PRESUMIDO ou SIMPLES NACIONAL. Seu Programador deve estar sempre atualizado com a legislação que o regula, principalmente no que diz respeito aos Protocolos e Convênios firmados entre os Estados, pois os mesmos determinam obrigações que devem ser seguidas pelos fornecedores e adquirentes em geral, diferencial de alíquotas, etc. e que vão influenciar na emissão das NF-e. Atenção especial deve ser dada para a atualização dos IVA’s (Índice de Valor Agregado), que devem ser aplicados às operações sujeitas à ST.

http://www.fazenda.sp.gov.br/

http://www.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional

http://www.nfe.fazenda.gov.br/



➢ Lembrete! A geração e emissão do documento de arrecadação do ICMS-ST (GNRE) é de

responsabilidade da empresa (atividade operacional) e não do Escritório de Contabilidade.

5. NFTS: É obrigação do tomador de serviços, quando estes forem prestados por empresa sediada neste Município não obrigada a emissão de NFS-e ou Cupom Fiscal Eletrônico, ou ainda localizada em outro Município, emitir a NFTS – Nota Fiscal Eletrônica do Tomador de Serviços. A legislação permite que essa emissão se dê até o dia 05 (cinco) do mês subsequente ao do fato gerador, porém aconselhamos para que a providência seja tomada imediatamente após a realização dos serviços, evitando-se assim eventuais imprevistos.

6. NF-e: O enquadramento da obrigatoriedade de emissão da NF-e é determinado pelo

CNAE da empresa. O Cronograma, iniciado em 10/2007, pode ser consultado no site da Secretaria da Fazenda www.capital.sp.gov.br. O arquivo da emissão deverá ser gerado em TXT e, acompanhado das respectivas DANFES, ser encaminhado pelas empresas a este Escritório no máximo na primeira semana do mês subsequente à sua emissão.

a. Toda venda, seja ela com ou sem cartão de crédito/débito, deverá,

obrigatoriamente, ser acompanhada da emissão de cupom fiscal ou nota fiscal ao consumidor pessoa física ou jurídica.

b. A emissão de NF, seja ela eletrônica ou não, deverá sempre preceder o processo de saída da mercadoria e obedecer ao trâmite previsto no artigo 125, inciso i, do RICMS.

c. Os arquivos dos DANFE de entrada devem ser enviados em arquivo XML

7. ECF - Emissor de Cupom Fiscal/Cfe.-SAT: É obrigatório para comércio varejista nas vendas efetuadas a não contribuintes. O equipamento ECF está sendo gradativamente substituído pelo Cfe. -SAT em condições e cronograma definidos. Para melhor entendimento, consulte em nosso “site” o Boletim nº 32/2015 de 05.06.2015 em que abordamos o assunto.

8. Tributação: A cobrança, em NF, de valores acessórios tais como frete, embalagem,

despesas de correio, etc., mesmo que a título de reembolso, estará sujeita a tributação tanto Estadual como Federal.

a. Todo desconto condicional concedido não deverá ser destacado na nota fiscal e

sim na duplicata; caso contrário, os impostos incidirão também sobre seu valor. b. Emitiu nota fiscal, atentar que haverá incidência de imposto a pagar.

9. SPED FISCAL – Lembramos que as informações prestadas só poderão ser retificadas

sem autorização até o último dia útil do 3º mês subsequente ao da apuração; após esse prazo, somente mediante autorização do Fisco. Caso haja venda efetuada com cartão de crédito/débito, é necessário informar os dados da operadora e o valor mensal de cada uma.

10. Retenção de Tributos: Havendo retenção de tributos (IR, ISS, INSS, PIS, COFINS, CSLL)

quando do pagamento a terceiros, não esquecer de enviar ao Departamento Fiscal com a devida antecedência o documento de origem para emissão e envio do DARF correspondente para o respectivo recolhimento.

http://www.capital.sp.gov.br/



11. Conferência de Dados: Antes do envio ao Departamento Fiscal, as notas de entrada

devem ser rigorosamente conferidas principalmente quanto à Natureza da Operação, CFOP, CST, etc., pois caso haja incorreções, não teremos condições de detectá-las em tempo hábil, o que poderá provocar inconsistências no envio do SPED Fiscal.

➢ Atenção! O recebimento de documento fiscal irregular gera por parte do recebedor a

chamada “Responsabilidade Solidária” em relação à irregularidade cometida pelo remetente.

12. Cancelamento de NF-e: O prazo a ser observado para o cancelamento de uma NF-e é de

apenas 24 (vinte e quatro) horas a contar da sua autorização de uso. Ultrapassado esse período, e até o limite de 480 horas, sujeita-se à multa de 10% sobre o valor da operação; depois, somente com aprovação e autorização expedida pelo Posto Fiscal de vinculação. Havendo o cancelamento, enviar para o Departamento Fiscal a DANFE respectiva acompanhada do comprovante de cancelamento emitido pelo Fisco.

13. Remessa para Industrialização: A legislação prevê várias formas de procedimentos para

este tipo de operação. Na dúvida, o Departamento Fiscal deverá ser consultado para orientar sobre a documentação a ser emitida, observada cada situação.

14. ISS-Antes da Prestação de Serviços para outro Município, verificar sempre se a sua

legislação prevê a obrigatoriedade de cadastramento prévio junto à Prefeitura local (CEPOM) para evitar uma eventual bitributação.

15. GIAS: O envio de dados incorretos pode provocar a necessidade de alteração das GIAS

geradas e enviadas à Receita. Além de impedirem a emissão de Certidões Negativas, sua retificação estará sujeita à cobrança de um custo operacional adicional.

16. XML – BUSCADOR: É necessária à instalação e atualização de Programa, por nós

fornecido, do Buscador de XML vinculado ao CNPJ da empresa, que tem por finalidade fazer um “back-up” em nuvem de tais arquivos. Mais informações, favor consultar o Departamento Fiscal.

17. CUPOM FISCAL x CNPJ: Compras efetuadas por PJ cujo comprovante seja um cupom

fiscal precisam que seja solicitado ao fornecedor uma NF-e correspondente (DANFE).

18. Contas de Consumo: Atentar para que as contas de consumo (água, luz, gás, telefone) estejam emitidas em nome da PJ para que não sejam glosadas pelo Fisco.

19. Cartas de Correção Eletrônica (CC-E): Não poderá ser utilizada a carta de correção, para

as correções que alterem informações como:

a. As variáveis que determinam o valor do imposto tais como base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

b. A correção de dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou do destinatário;

c. A data de emissão ou de saída.



CONTÁBIL

1. Inventário: Toda empresa, comercial ou Industrial, deverá no final do ano (31/12) apurar estoque próprio ou de terceiros (no caso de beneficiamento), pois o seu controle é de responsabilidade interna da empresa e não da Contabilidade. É fundamental que a empresa, ao registrar a entrada dos produtos em seus estoques, o faça com um código próprio a cada item, de forma que sua saída observe o mesmo código de entrada, evitando dessa forma inconsistência nos saldos (quantidade) apurados em cada item.

2. Extratos/Comprovantes: Favor nos enviar até o dia 15 do mês subsequente ao da

competência os extratos bancários consolidados ou livro caixa mais os documentos e impostos pagos pela empresa para os devidos lançamentos contábeis.

3. Descontos Bancários: Operações de Descontos com duplicatas/cheques: enviar-nos a

relação das duplicatas/cheques que foram alvo de operação de desconto bancário; não esquecer de nos enviar xerox de todos os contratos firmados envolvendo operações de financiamentos /empréstimos/leasing.

4. Locação: As empresas que não possuem sede própria devem prestar atenção aos seus

contratos de locação e respectivos recibos de aluguel, pois o locatário deve ser sempre a pessoa jurídica e não a física. Caso o imóvel seja próprio do sócio, deverá ser elaborado contrato de comodato tendo como Comodante o proprietário e como Comodatário a Pessoa Jurídica. Os recibos pagos com retenção de impostos devem ser encaminhados para esta Contabilidade imediatamente após seu pagamento para que seja providenciado o DARF de recolhimento obedecendo-se os prazos legais.

5. e-FINANCEIRA: CUIDADO!!! Desde 03.07.2015 foi criada a e-FINANCEIRA em

substituição à DIMOF, obrigando as instituições financeiras a informar ao Banco Central os movimentos financeiros com os lançamentos mensais de créditos e débitos efetuados nas contas correntes e poupanças. Atenção, portanto, para a origem dos depósitos recebidos e pagamentos efetuados, devendo os mesmos serem comprovados por documentação idônea.

➢ Atenção! Não esqueçam: Despesas particulares dos sócios não podem ser pagas pela

Empresa/PJ

6. Lucros: A distribuição de lucros somente poderá ser efetuada quando o balancete acusar um resultado positivo, estiver escriturado no Livro Diário e ser comprovada para o fisco através de recibo e efetivos comprovantes (Cheques, DOC ou TED) e deverá obedecer ao disposto no Contrato Social quanto à proporcionalidade ou não à participação dos sócios no Capital subscrito.

➢ Atenção! No lucro real ou presumido, caso haja a opção em parcelar o IRPJ e a CSLL em

03 (três) quotas de no mínimo R$ 1.000,00 cada uma, incidirão juros na segunda e juros acrescidos da taxa Selic na terceira quota; antes de pagar ligar para a Contabilidade para que os cálculos sejam efetuados e os DARF’s emitidos corretamente.



7. Pro-Labore: Quanto ao Pró-Labore, deverá o mesmo ser pago ao sócio que efetivamente

preste serviços à sociedade, seja ele aposentado ou não, sendo seu valor livremente definido entre os sócios e não inferior ao de 01 (hum) salário mínimo nacional.

8. Empréstimos: Alertamos que a concessão de Empréstimos a sócios e empresas

coligadas sujeitam-se à cobrança de juros conforme definido em Lei e devem ser precedidos da elaboração de um Contrato de Mútuo especificando prazo e forma de resgate para legitimar a operação, lembrando que os juros cobrados serão tributados conforme legislação e, dependendo do caso, IOF.

9. AIDF: As empresas que ainda não são obrigadas à emissão de Nota Fiscal eletrônica –

NF-e ou Cupom Fiscal Eletrônico – Cfe. - Deverão enviar à Contabilidade, com prazo mínimo de 15 (quinze) dias, a solicitação de AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais) para a confecção de novos talões.

10. DIMOB: Estão obrigadas a apresentar até o último dia útil do mês de fevereiro do ano

subsequente ao que se refiram as suas informações as Pessoas jurídicas e equiparadas que comercializaram imóveis que houverem construído, loteado ou incorporado para esse fim; que intermediaram aquisição, alienação ou aluguel de imóveis ou realizarem sublocação de imóveis; bem como aquelas constituídas para a construção, administração, locação ou alienação do patrimônio próprio, de seus condôminos ou sócios.

11. Informe de Rendimentos: A DECORE (Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos) só será fornecida com valores oficiais registrados na Contabilidade ou Imposto de Renda da pessoa física interessada.

12. DMED: As empresas prestadoras de Serviços Médicos devem atentar para que nos

recibos por elas emitidos constem corretamente os dados cadastrais tanto do prestador do serviço como do tomador, tais como CNPJ, Razão Social, Nome completo, tipo do atendimento prestado, etc.

13. Imobilizado: Quando da aquisição de bens destinados ao Ativo Imobilizado (tais como

veículos, maquinários, móveis, instalações, computadores, etc.), não esquecer de nos enviar a nota fiscal de entrada em nome da empresa. Se for adquirido de pessoa física, deverá ser emitida uma nota fiscal de entrada e o pagamento ser acompanhado de um recibo constando os dados do bem, do vendedor e do comprador Pessoa Jurídica, com firma reconhecida, comprovando a lisura da operação, para que esta possa ser lançada corretamente pela Contabilidade. Caso a aquisição seja feita através de “Leasing”, anexar ao processo o contrato firmado com a Financeira. Lembramos que os bens assim adquiridos também estarão dependendo do bem, sujeitos a depreciação.

➢ Atenção! Convém lembrar ainda que no caso de venda da algum ativo, será verificado o

valor residual contábil do mesmo para apuração da ocorrência de lucro ou perda na operação; em havendo lucro, este será tributado pela alíquota de 15% no caso de empresa regida pelo Simples Nacional, ou de 24% nos casos de Lucro Presumido/Arbitrado ou Real.



ALGUMAS ORIENTAÇÕES PARA EVITAR CAIR NA MALHA FINA

✓ Carnê-leão: Recolher o carnê-leão quando obrigatório (recebimento de rendimentos tributáveis de pessoas físicas e do exterior) – a falta do recolhimento do carnê-leão está sujeita à multa isolada de 50% do valor do carnê-leão não recolhido, mesmo que tenha incluído os rendimentos sujeitos ao carnê-leão na declaração de ajuste anual ou ainda que não tenha sido apurado imposto a pagar na declaração de ajuste.

✓ CPF: Não permitir que terceiros utilizem seu nome e CPF para aquisição de bens e

direitos.

✓ Conta bancária: Não permitir que terceiros utilizem em proveito próprio sua conta bancária para depósitos e ou saques.

✓ Lucro Imobiliário ou Bens Móveis: Caso a pessoa tenha mais de um imóvel, antes de

vender, ligar para que o Contador possa analisar se haverá lucro, pois em alguns casos a operação poderá gerar um imposto de 15% a 22,5% sobre a diferença entre o valor da compra (corrigida) e o da venda e que é apurado pelo programa ¨Ganhos de Capital ¨ da Receita.

A Receita Federal possui um eficiente sistema informatizado de cruzamento de informações que incluem dados das seguintes declarações, entre outras:

➢ COAF: Conselho de Controle de Atividades Financeiras ➢ DIMOB: Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias ➢ DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte ➢ DOI: Declaração de Operações Imobiliárias ➢ DBF: Declaração de Benefícios Fiscais ➢ DECRED: Declaração de Operações com Cartão de Crédito ➢ DIMOF: Declaração de informações sobre a movimentação financeira ➢ DMED: Declaração de Serviços Médicos ➢ e-FINANCEIRA: Declaração sobre a movimentação financeira

Eventuais dúvidas poderão ser esclarecidas de Segunda a Sexta-Feira, 08:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:30 através de reuniões pré-agendadas agendadas ou pelos canais:

Fones: 2291-1818 / 2291-9185 E-mail: [email protected] Organização Contábil Carlos Sociedade Simples Ltda. Atenção! Visitem nossa página na Web: www.contabilcarlos.com.br e esclareçam dúvidas sobre os mais variados assuntos consultando nossos boletins informativos.

(Versão julho/2017)

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