“LIDERES EN REPUESTOS DE TODAS LAS MARCAS PARA CARROS EN SANTA ROSA DE ...repositorio.utp.edu.co/.../11059/3970/2/658562P259DOC_Anexo.pdf · “LIDERES EN REPUESTOS DE TODAS LAS

“LIDERES EN REPUESTOS DE TODAS LAS MARCAS PARA CARROS

EN SANTA ROSA DE CABAL”

Kelly Maritza Parra Henao

Presentado a

Ing. Carlos Alberto Buritica Noreña

Universidad Tecnológica de Pereira

Ingeniería Industrial

Pereira

ALMACEN TODO REPUESTOS.

MANUAL DE CALIDAD

FECHA:

02 -12-2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1- 35

1. INTRODUCCIÓN.

El sistema de gestión de calidad del ALMACEN TODO REPUESTOS DE SANTA

ROSA DE CABAL, tiene un enfoque basado en los procesos que busca mejorar

continuamente las actividades del ALMACEN y aumentar la satisfacción del cliente

mediante el cumplimiento de sus requisitos.

Este modelo se rige por los requisitos del cliente y principalmente por su nivel de

satisfacción y por los indicadores de gestión que se manejen en cada proceso.

El Manual de calidad se compone de ocho numerales según la norma ISO

9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad.

1.1. HISTORIA.

El Almacén Todo Repuestos nació en el municipio Santa Rosa de Cabal, Risaralda

en el año 1982 como cambio de aceite para carros y venta de tornillería; estaba

constituido con el nombre de LUBRICAR; este fue creciendo poco a poco y así

aumentando la variedad y la línea de repuestos en general para todo tipo de carros.

Después de unos años, en 1995 LUBRICAR tomo otro nombre que ahora es TODO

REPUESTOS y fue organizado y estructurado por las leyes que constituyen una

empresa; ahora Todo Repuestos es un almacén que se especializo en comercializar

todo lo que contiene un carro como: partes eléctricas, frenos, accesorios generales y

de lujos, mangueras, correas, tornillería, aceites, bombillería y repuestos en general.

El ALMACEN TODO REPUESTOS se encarga de prestar un buen servicio a la

comunidad santarrosanos que son sus clientes, el servicio es la venta de repuestos

para cualquier tipo de carro; el Almacén Todo Repuestos siempre ha estado

pendiente y va a la vanguardia de las necesidades y comodidad de sus clientes, por

ende los clientes no tienen que ir a buscar los repuestos a otros lugares ya que este

siempre está disponible para cualquier ayuda a cubrir las necesidades.

MANUAL DE CALIDAD PÁGINA:

2 - 35

1.2. Clientes y Proveedores

CLIENTES

Inversiones Giraldo

Carlos A. Martínez

Giraldo hermanos

René Hernández

Nestamo Muñoz

Ligia Muñoz

Germán Bedoya

Renta equipos

Indujara

PROVEEDORES

Racores y Partes

Auto pernos

Peláez Hermanos

Importadora Japón USA

Energética S.A

Reypar Importaciones

Sumatec S.A

Florida Importaciones

Greinger S.A

Unimundo S.A

Tecnigrapas

Lubricantes la 24


3 - 35

1.3. Misión.

El almacén Todo Repuestos es una empresa dedicada a la comercialización de todo

tipo de autopartes, repuestos para carros; dicha empresa brinda a la comunidad

santarrosana una gran variedad en repuestos, calidad de productos y un excelente

servicio y trato humano a los clientes.

1.4. Visión.

El almacén Todo Repuestos en un plazo de 8 meses será una empresa organizada y

contara con un control eficiente de la documentación de sus actividades que permitirá

crecer en un alto porcentaje y así en un mediano plazo de 3 años tendrá más

sucursales en la región; la meta esperada a largo plazo aproximadamente 8 años, del

almacén Todo Repuestos es ser una empresa distribuidora y líder en la región cafetera.

1.5. POLÍTICAS DE CALIDAD.

EL ALMACÉN TODO REPUESTO suministrara a sus clientes productos de buena

calidad, precios equitativos, atención de forma oportuna los requisitos de los clientes

para alcanzar la satisfacción y cumplir con los requisitos que son prioridad para el

desarrollo de las actividades administrativas y operativas. EL ALMACÉN TODO

REPUESTOS brindara productos con calidad, confiablidad, personal capacitado con

enfoque al mejoramiento continuo.

Nuestras políticas están enmarcadas en los siguientes valores

o Compromiso

o Cumplimiento

o Cordialidad

o Trabajo en equipo


4 - 35

1.6 ALCANCE Y EXCLUSIONES

Este manual de calidad contiene la política y objetivos de calidad, la referencia de

los documentos requeridos por la norma ISO 9001:2008 y otros documentos

necesarios para el buen funcionamiento de la administración, planificación,

operación y control de los procesos y la forma como se controlan todos aquellos

registros que afecten la calidad del servicio y/o producto.

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Este manual aplica para dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos.

Entrenamiento: Proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemática y

organizada, mediante el cual las personas aprende conocimientos, aptitudes y

habilidades en función de objetivos definidos.

Evaluación del desempeño: Actividad que se realiza con el fin de acompañar el

Talento Humano Administrativo para su mejoramiento continuo, a partir de la

identificación de los factores a mejorar y el seguimiento a las funciones,

responsabilidades y actividades propias del cargo.

Función: Conjunto de tareas y atribuciones que el ocupante del cargo ejerce de

manera sistemática y reiterada.

Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad de

una organización.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PÁGINA: 5 - 35

Misión: Es la formulación clave y amplia de la definición de la institución, donde se

expresan los propósitos de la organización detallando lo que se hace y los elementos

que le soportan en una gerencia por resultados.

Objetivos de Calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado a la calidad.

PHVA: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.

Políticas de Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización, relativas

a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

Responsabilidades: Son los compromisos adquiridos de acuerdo a los procesos,

procedimientos y funciones definidos dentro de la labor.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad

4. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

4.1. Requisitos Generales

EL ALMACÉN TODO REPUESTOS establece, documenta, implementa y mantiene un

sistema de gestión de la calidad y mejora continuamente su eficacia, de acuerdo con la

Norma ISO 9001:2008.

Para realizar la gestión de calidad del almacén, se tienen en cuenta los siguientes

requisitos:

Determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su

aplicación a través de la empresa.

Determinar la secuencia e interacción de los procesos.

Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse que tanto la

operación como el control de los procesos sean eficaces.

MANUALDE CALIDAD PÁGINA:

6 - 35

Proveer a la empresa de los recursos e información necesaria para apoyar la

operación y el seguimiento de los procesos.

Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.

Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la

mejora continua de estos procesos.

El alcance de la documentación de la Empresa depende de:

Las necesidades organizacionales.

La complejidad e interacción de los procesos.

La competencia del personal que desempeña las tareas.

4.2. OBJETIVOS DE CALIDAD.

Disminuir el número de productos defectuosos.

Incrementar la satisfacción del cliente.

Mantener una mejora continua en nuestro trabajo

Aumentar la rentabilidad de la empresa.

Mantener el nivel de competitividad de la empresa.

Nuestra organización cuenta con un personal calificado que brinda asesoría y

acompañamiento a nuestros clientes permanentemente para asegurar que estos

hagan una buena selección de la variedad de productos ofrecidos brindando el

mejor servicio.

Nuestra experiencia hace que nuestros clientes depositen su confianza en

nuestros productos.


7 - 35

4.2.1 MAPA DE PROCESOS, CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS.


8 - 35

NE

CE

SID

AD

ES

DE

LO

S

CL

IEN

TE

PROCESOS ESTRATEGICOS Gerencia Administración Planeación Estratégica Calidad

PROCESOS MISIONALES Personal Calificado Atención personalizada

PROCESOS DE APOYO Recursos humanos

Financieros

Producción

CL

IEN

TE

S

SA

TIS

FE

CH

OS


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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO DE CALIDAD SALIDAS CLIENTES

INTERNOS

Procesos de

Mercadeo, ventas, RRHH, Financieros,

Administrativos y Servicio)

INTERNOS

Procesos de

Mercadeo, ventas, RRHH, Financieros,

Administrativos y Servicio)

Descripción de todos los procesos.

Informes generales.

Estándares de procesos.

Políticas y normas.

Correcciones en los procesos en

busca del cumplimiento de la

norma.

Planeación de la estandarización de

los procesos. Objetivos de

calidad.

Normalización de los procesos.

Diseño del manual de calidad.

Control de calidad, revisión de los

estándares de los procesos.

Manual de procesos y procedimientos.

Manual de Calidad.

INTERNOS

Todas las áreas de la empresa.

EXTERNOS

Clientes.

DOCUMENTACION

Normas ISO 9000, Acreditaciones y Certificaciones.

RECURSOS

Personal de la empresa, sistemas (Hardware y Software)

INDICADORES

Estadísticas de satisfacción, reprocesos y desperdicios


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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO PEDIDO DE

MERCANCIA SALIDAS CLIENTES

INTERNOS

Área administrativa.

Área financiera.

Personal de ventas.

EXTERNOS

Contratación externa publicitaria.

Clientes.

Acciones

correctivas.

Acciones

preventivas.

Acciones de

mejoramiento.

Plan de capacitación a los empleados.

Planeación de disposición de residuos como cartón, cobre, plástico, aceite y otros.

Planeación de almacenamiento adecuado de repuestos.

Planeación de horarios.

Plan de Presupuestos.

Comercialización de

repuestos

autopartes.

Implementación de

un control de

inventarios.

Verificación de cumplimiento de productos de calidad.

Seguimiento a condiciones de higiene y disposición final de residuos.

Control y seguimiento de pedidos.

Pedido de mercancía.

Parte

eléctrica.

Tornillería.

Cables.

Mangueras.

Aceites

Informe de pedidos.

Productos recibidos y listos para entregar a los clientes.

Satisfacción de los usuarios.

Planes de mejoramiento para control de ventas.

Control de mercancía.

INTERNOS

Área financiera

Ventas.

EXTERNOS

Clientes.

DOCUMENTACION

Órdenes de compra.

Factura de compra.

Recibo de transporte.

Recibos bancarios.

RECURSOS

Talento humano.

Recursos físicos.

Equipo de oficina.

INDICADORES

Cantidad y tipo de productos obtenidos y despachados.

Tiempo de espera.

Inventario mercancías.


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1


11 -

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO FINANCIERO. SALIDAS

CLIENTES

INTERNOS

Ventas

Compras

Recursos humanos

EXTERNOS

DIAN.

Cámara de comercio.

Presupuestos.

Facturas, comprobantes de ingresos y gastos.

Costos.

Gastos.

Cotizaciones.

Revisión constante de los procesos,

capacitaciones, minimización de errores.

Planeación presupuestos de ingresos y gastos.

Planeación de optimización financiera.

Planes de inversión.

Planes de reducción

de costos y gastos.

Ejecución presupuesto

de ingresos.

Ejecución presupuesto de gastos.

Procedimiento adquisición de repuestos.

Procedimiento pago

de nómina.

Verificación de cumplimiento de metas de gastos y ahorro.

Auditorías internas.

Control de presupuestos.

Verificar estados financieros

constantemente.

Planes de financiación.

Recursos económicos.

Proyecciones.

Estados financieros.

Pagos de obligaciones financieras.

Registros

contables.

INTERNOS Área financiera.

Ventas y mercadeo.

Área administrativa

EXTERNOS

Pago a entidades externas.

DIAN.

EPS.

ARP.

Bancos

DOCUMENTACION

Plan único de cuentas, legislación laboral, normas de

contabilidad y finanzas.

RECURSOS

Programas contables, Sistemas financieros,

software, hardware, personal calificado.

INDICADORES

EBITDA, Flujo de Caja, Rentabilidad, Estados de Resultado, Indicadores de

gestión.


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PROVEEDORES

INTERNOS


Área financiera.

Personal de ventas

EXTERNOS

Contratación externa publicitaria.

Clientes.

ENTRADAS PROCESO MERCADEO Y

VENTAS. SALIDAS CLIENTES

Registro de clientes para base de datos.

Sugerencias de los clientes.

Personal capacitado en el asesoramiento de los clientes.

Metas a cumplir e indicadores.

Presupuesto y recursos económicos.

Acciones correctivas.

Acciones preventivas.

Acciones de mejoramiento.

Plan de presupuesto para publicidad.

Proyección de ventas por periodos.

Planeación de vendedores requeridos.

Plan de capacitación vendedores.

Informes de ventas mensuales.

Contratación externa de publicidad.

Estrategias para aumentar las ventas.

Toma de decisiones.

Verificación de servicio al cliente.

Seguimiento a quejas y reclamos.

Verificación de medios publicitarios

Informes de ventas mensuales a gerencia.

Informes de personal de ventas.

Base de datos actualizada de los clientes.

Satisfacción de los clientes.

INTERNOS Área administrativa.

Área financiera.

Personal de ventas.

EXTERNOS

Clientes.

Personal de ventas.

DOCUMENTACION

Encuestas

Sesión de grupo

Panel de expertos.

Entrevistas e investigaciones

RECURSOS

Personal

Sistemas

Bases de datos

Documentos relacionados

INDICADORES

Estadísticas de ventas.

Tendencias del mercado.

Proyecciones de ventas.


13 - 35

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO DE RECURSOS

HUMANOS. SALIDAS CLIENTES


Área operativa.

Ventas y mercadeo

EXTERNOS

Entidades gubernamentales

Parafiscales

Bolsas de empleo

Necesidades de capacitación

Necesidades de selección y formación

Acciones correctivas.

Acciones preventivas.

Acciones de mejora continua.

Planeación selección y contratación de personal.

Planeación

capacitación.

Coordinar

capacitación.

Seleccionar

personal.

Generar inducción.

Medición de la satisfacción de los clientes internos.

Evaluación de desempeño.

Talento humano.

Asesorías.

Sistemas de atención de quejas.

Ejecución de recursos para

capacitación. Programas y

proyectos evaluados.

Metas y objetivos

INTERNOS


Área operativa.

Ventas y mercadeo.

EXTERNOS

Instituciones públicas y privadas.

DOCUMENTACION

Contratos laborales.

Documentos internos.

Normas que apliquen.

RECURSOS

Talento humano.

Base de datos de empleados.

INDICADORES

Ausentismo

Contratación

Capacitación

INVENTARIOS.


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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO DE GESTION

DOCUMENTAL. SALIDAS

INTERNOS Todos los procesos

S.G.C

EXTERNOS

Entidades gubernamentales

Parafiscales

Bolsas de empleo

Crear toda la documentación necesaria de S.G.C

Necesidad de documentar los procesos para facilitar el control.

Necesidad de almacenar y proteger la información.

Acciones de mejora continua.

Realización de auditorías internas.

Planificar el control de documentos y registros.

Planear la elaboración de los documentos.

Hacer la documentación de las actividades externas e internas.

Organizar todos los procesos del almacén.

Verificar que todas las actividades estén documentadas. Verificar el manejo que se les da documentos y registros.

Talento humano.

Auditoria internas.

Programas y proyectos evaluados.

CLIENTES


Área de recursos

humanos.

EXTERNOS


Área de recursos humanos .

DOCUMENTACION

Documentas de la norma ISO 9001:2008.

RECURSOS

Talento humano.

Papelería.

Computador.

Internet.

INDICADORES

Mal funcionamiento de las actividades del almacén.

Necesidad de almacenar y controlar la información.

INVENTARIOS

POLITICA OBJETIVO DE CALIDAD

Meta Año Indicador Responsable Fecha de cumplimiento

Seguimiento Plan de acción

2012 2013

Modernización Tecnológica

Optimización de sistemas de computo

5 15 $ (Millones)

Gerente administrativo

Nov – 2014 Anual Inversiones en mejora de

computo

Institucionales Control de mercancía

30 50 % Vendedor Nov – 2014 Semanal Reducir mercancía defectuosa

Mejoramiento continuo

Redistribución 70 50 % Vendedor Nov – 2014 Semestral Reducir tiempo de

ocio

Institucionales Disminución horas extras

50

20 Horas Semanales


Nov – 2014 Mensual Cambio de turnos

Institucional Mercancía inventariada

30 60 % Vendedor Nov – 2014 Mensual Aumentar inversión en

tratamiento de desperdicios


15 - 35

VENTAS.

POLITICA OBJETIVO DE

CALIDAD



2012 2013

Satisfacción del Cliente

Fidelización 45 60 % Gerente administrativo

Nov - 2014 Mensual Realizar Encuestas

Incrementar Ventas

Volumen de Ventas

45 70 $ (Millones)


Nov - 2014 Mensual Mejorando Precios

Participación del mercado

Imagen Empresarial

30 40 % Gerente administrativo

Nov - 2014 Semestral Inversión Publicidad

Mejoramiento Continuo

Superar Competencia


Nov – 2014 Semestral Actualización de Inventarios

Satisfacción del Cliente

Mejorar el servicio

postventa

82 96 % Vendedor Nov - 2014 Mensual Seguimiento Post-venta


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RECURSOS HUMANOS.

POLITICA OBJETIVO DE CALIDAD



2012 2013


Disminución ausentismo

45 28 personas Gerente administrativo

Nov – 2014 Mensual Replantear seguridad industrial


Capacitaciones progresivas

60 100 $ (millones)


Nov – 2014 Anual Coordinar capacitaciones

con presupuesto

asignado


Disminución formatos control

30 10 Formatos Gerente administrativo

Nov – 2014 Anual Revisar procesos y reajustarlos

Institucional Motivación talento

humano

0 40 personas Gerente administrativo

Nov – 2014 Anual Bonos, días de descanso

Institucional Aumento por capacitación

2 5 $ (millones)


Nov – 2014 Anual Aumentar costos para capacitación


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FINANCIEROS.

OLITICA OBJETIVO DE CALIDAD



2012 2013

Institucional Capacitación contable


Nov – 2014 Anual Adquisición nuevo

software

Institucional Control facturación


Nov – 2014 Mensual Creación centro de

acopio

Institucional Cierre de mes a tiempo


Nov – 2014 Mensual Adquisición nuevo

software

Mejora continua

Reducción cartera morosa

60 20 $ (millones)


Nov – 2014 Mensual Cobro jurídico, refinanciación

cobro

Mejora continúan

Pago a tiempo proveedores

25 10 Días mora Gerente administrativo

Nov – 2014 Anual Alineación cobro cartera

con pago proveedores


18 - 35

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Ver el manual de funciones y responsabilidades en el ANEXO E.


19 - 35

4.2.3 Control de Documentos. El almacén todo repuesto de santa rosa de cabal establecerá controles necesarios y la

manera de elaborar los documentos del sistema de gestión de calidad, internos y

externos.

Ver el procedimiento control de documentos ANEXO F.

4.2.4. Control de Registros. Los registros proporcionan evidencia de la conformidad para el buen funcionamiento del

Sistema de Gestión de la Calidad. Estos registros son legibles, están identificados, son

recuperables, se protegen y se define el tiempo y lugar de conservación, al respecto, se

tiene establecido el Procedimiento para Control de Registros.

Se controla todos los registros correspondientes a sus procesos, con la finalidad de

demostrar su cumplimiento con los requisitos de los clientes y el cumplimiento efectivo

del sistema de calidad.

Ver el procedimiento control de registros ANEXO G.

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.

5.1. Compromiso de la Dirección.

EL ALMACÉN TODO REPUESTOS proporciona su compromiso, con el desarrollo e

implementación del Sistema de Gestión de la Calidad a través de la publicación

semestral de los resultados de las revisiones, divulgación de la política de calidad y de

los objetivos de calidad; del mismo modo ha formulado las políticas de calidad de la

empresa con las cuales se plantearon los objetivos de calidad, a estos se les hará

seguimiento semestral para tener conocimiento de las metas alcanzadas.


20 - 35

Igualmente la alta dirección es la encargada de asignar recursos y revisar el sistema de

gestión de calidad de la organización para lograr la satisfacción del cliente a través de la

mejora continua mediante el involucramiento y compromiso de la dirección.

5.2 Enfoque Hacia el Cliente.

EL ALMACEN TODO REPUESTOS se asegura que los requisitos del cliente se

determine en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad establece

procedimientos en los cuales se documenta su que hacer, dichos procedimientos son

revisados por el profesional encargado de los procesos de calidad, quien verifica la

coherencia con el sistema de gestión de la calidad y los requisitos de los usuarios.

EL ALMACEN TODO REPUESTOS se asegurarse de que los requisitos del cliente se

estipulen y se cumplan con el propósito de aumentar su satisfacción, por medio de

encuestas y las herramientas determinadas por las áreas involucradas, así como el

apego a las normas y políticas.

5.3 Política de Calidad.

La Política de la organización que se presenta en la sección 4.2. De este Manual de

Calidad.

La alta dirección asume el compromiso de asegurar que la Política de Calidad va a

establecer los procesos necesarios para satisfacer superar las expectativas de nuestros

clientes mediante la detección.


21 - 35

Los mecanismos para hacer del conocimiento del personal esta Política son los

siguientes:

Sesiones de sensibilización y/o capacitación a todo el personal.

Publicación de la política y los objetivos de calidad a través de materiales de

apoyo como carteles, cuadros, folletos.

5.4. Planificación.

5.4.1. Objetivos de Calidad.

La alta dirección asegura que los objetivos de calidad, documentados en la sección

4.2. De este Manual de Calidad, se establecen en las funciones y niveles pertinentes.

Los objetivos de calidad son medibles y coherentes con la Política de Calidad y su logro

se mide a través de los indicadores establecidos para los objetivos de calidad en cada

proceso.

5.4.2. Planificación del Sistema de Gestión de Calidad.

EL ALMACÉN TODO REPUESTOS asegura de la planificación para cumplir con lo

establecido en los objetivos de este manual, así como con los objetivos de la calidad.

La planificación de los procesos que están inmersos en el Sistema de Gestión de la

Calidad, parte de las caracterizaciones de los mismos ( NUMERAL 4.2.1 ), en donde se

establecen indicadores, recursos, actividades, planificación de nuevos procesos ,entre

otra información relevante.


22 - 35

5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación.

5.5.1. Responsabilidad y Autoridad.

EL ALMACÉN TODO REPUESTO cuenta con el organigrama general de la

organización y un modelo de gestión administrativa de forma sistémica. Las

responsabilidades y autoridades del personal, están definidas en los Manuales de

Funciones y Responsabilidades por proceso, así mismo, en cada uno de los

Procedimientos se registra el responsable, lo mismo que en el portafolio de servicios de

los procesos administrativos, Cuando en la organización de una de las Áreas no esté

cubierta alguna de sus instancias de la autoridad, sus responsabilidades serán

asumidas por el nivel inmediato superior y las descripciones de cada cargo se archivan

en la carpeta individual de cada trabajador. El organigrama del ALMACEN TODO

REPUESTOS.


23 - 35

GERENTE GENERAL

Departamento

de ventas.

Departamento

de compras,

Departamento

de contabilidad.

Departamento

de personal.

5.5.2. Representante de la Dirección.

La dirección de la organización está representada por el gerente general, quien del

mismo modo se encarga del control del Sistema de Gestión de la Calidad; cuyas

responsabilidades son:

Asegurar, establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el

Sistema de Gestión de la Calidad.

Informar sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier

necesidad de mejora.

Asegurar que se promueva la toma de conciencia para satisfacer los requisitos del

cliente, en todos los niveles de los procesos que hacen parte del Sistema de

Gestión de la Calidad.

Establecer enlace con organizaciones externas en asuntos relacionados con el

Sistema de Gestión de la Calidad.

Así mismo, tiene la autoridad para:

Autorizar cambios en el Manual de Calidad y en los procedimientos requeridos por

la Norma ISO 9001:2008.

Revisar los avances del Sistema de Gestión de la Calidad y los mecanismos de

mejora continua, así como su vigencia.

Autorizar el Programa de Auditoria.


24 – 35

5.5.3. Comunicación Interna.

La Alta Dirección, ha establecido procesos de comunicación interna para asegurarse de

la eficaz planeación, operación y control de los procesos y el logro de los Objetivos de

Calidad planteados

La comunicación interna en la organización se realiza de manera muy organizada,

permanente y rápida para la toma de decisiones, en todos los niveles de la

organización.

Como soporte para el personal de la organización, se tiene acceso a página web y

correo electrónico personal en el cual se comunica todo los procesos internos y se

envía información relacionada con las tareas a desempeñar.

5.6. Revisión por la Dirección.

5.6.1. Generalidades.

Para asegurar la conveniencia, adecuación y mejora continua del Sistema de Gestión

de la Calidad, se llevan a cabo revisiones programadas semestralmente con la alta

dirección, y Comités de Calidad involucradas en los procesos que forman parte del

alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.

Las reuniones de revisión son convocadas por la alta dirección, con el propósito de

obtener una retroalimentación óptima y representativa de todas las partes involucradas,

incluye la evaluación de oportunidades de mejora.

Ver el procedimiento compromiso de la dirección ANEXO H.


25 - 35

5.6.2. Información para la Revisión.

Para la realización de la revisión se tiene en cuenta lo siguiente:

Políticas y objetivos.

Quejas y reclamos.

Acciones correctivas y preventivas.

Estado auditoría interna y externa.

Satisfacción del cliente.

Resultados de revisiones anteriores.

Procesos y productos.

5.6.3. Resultados de la Revisión

Los resultados de la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la alta

dirección quedan registradas y tienen como objetivo recopilar la información necesaria

para las decisiones adoptadas y acciones indicadas con relación a:

La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos.

La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente.

Las necesidades de recursos.


26 - 35

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1. Provisión de Recursos

EN EL ALMACÉN TODO REPUESTOS se han identificado los recursos necesarios

para la implantación del Sistema de Gestión de calidad, tales como la designación del

Responsable del Sistema, formación y concienciación al personal, infraestructura y

ambiente de trabajo. A si mismo se busca aumentar la satisfacción del cliente mediante

el cumplimiento de sus requisitos.

6.2. Recursos Humanos

6.2.1. Generalidades

La alta dirección con base en el análisis del perfil y basándose en las evaluaciones de

desempeño, determina si el personal a su cargo es competente; en caso de que no lo

sea, solicitan a las instancias correspondientes, se lleve a cabo la capacitación o

acciones que permitan cubrir las competencias del personal.

La organización cuenta con los respectivos perfiles para cada cargo (ANEXO E), en

donde se especifican los requisitos mínimos para desempeñarlos tales como educación,

experiencia, habilidades, cada cargo tiene su propio el manual de funciones.

También se tiene definidos los procedimientos para la selección, contratación,

inducción, entrenamiento, evaluación de desempeño y capacitación. En el ANEXO I.


27 - 35

6.2.2. Competencia, Formación y Toma de Conciencia.

El almacén tiene establecidas las competencias necesarias de cada puesto de trabajo

que puedan influir en la calidad del servicio, estas se encuentran en el Perfiles de

Puestos; en el que se indica la formación, educación, experiencia y habilidades de cada

puesto de trabajo. (Numeral 5.5.1).

Dependiendo del cargo anualmente se realiza una planeación de las capacitaciones

que se realizarán en el transcurso del año, se realiza seguimiento de estas, por medio

de evaluaciones de desempeño. (Numeral 5.5.1).

Por último para evaluar el clima organizacional cada semestre se realizan encuestas a

los empleados de la organización en donde se busca evaluar cómo se sienten en su

Puesto de trabajo y que recomendaciones tienen, para de esta manera lograr una

mejora continua

6.3. Infraestructura.

La empresa ha determinado, proporcionado y mantiene la infraestructura necesaria

para lograr la prestación del servicio.

Cuenta con un local comercial donde se cuenta con estalaciones físicas y herramientas

de trabajo para presta el servicio a los clientes.


28 - 35

6.4. Ambiente de Trabajo.

Se ha determinado y gestionado el ambiente de trabajo necesario para lograr la

conformidad con los requisitos de los productos y el servicio prestado.

Estos requisitos hacen referencia fundamentalmente a:

Orden y limpieza en nuestras instalaciones.

Uso de los Planes de reciclaje.

Prevención de Riesgos Laborales.

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO.

7.1. Planificación de la compra del producto.

EL ALMACÉN TODO REPUESTOS tiene planificado y desarrolla los procesos

necesarios para la realización de procedimientos para la compra y venta de repuestos,

guarda coherencia con los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. EN LOS

ANEXOS B Y C.

7.2.2. Revisión de los Requisitos.

Los requisitos relacionados con los productos ofrecidos, se establecen en cada uno de

los procedimientos documentados, estos se están revisando y actualizando cada tres

meses, al igual se hace un seguimiento al servicio de atención a los clientes y se evalúa

constantemente.


29 - 35

7.2.3. Comunicación con el Cliente.

En el establecimiento de venta, la organización cuenta con buzón de sugerencias, en

donde los clientes pueden hacer sus comentarios de la empresa, quejas, reclamos,

sugerencias entre otros. Esta información suministrada por los clientes es recopilada en

una base de datos y se le presta la debida atención buscando una solución lo más

rápido posible para darle siempre al cliente la mejor atención y buscando la mejora

continua.

7.3. Diseño y Desarrollo.

Este punto no es de aplicación para EL ALMACÉN TODO REPUESTOS ya que este

almacén comercializa mercancía ya elaborada.

7.4. Compras.

7.4.1. Proceso de Compras.

Todas las compras de mercancías para la venta, se realizan de forma controlada. Estas

condiciones controladas incluyen la definición exacta del producto a comprar, la

aprobación de la compra por personal autorizado, su comunicación al proveedor, el

control de la recepción, también se tiene en cuenta la evaluación y selección de

proveedores.

Ver procedimiento de compras ANEXO C.


30 - 35

7.4.2. Información de las Compras.

EL ALMACÉN TODO REPUESTOS mantiene en orden todos los pedidos mediante

remisiones, documentos pertinentes, orden de compra, cotizaciones facturas, con fin de

llevar un seguimiento a las compras realizadas por la empresa.

7.4.3. Verificación de la mercancía comprada.

En el momento de realizar la compra se les exige a los proveedores una excelente

calidad en la mercancía, en el momento de llegada de estos se les hace una inspección

para verificar que los productos comprados cumplan con los requisitos de compra y

especificaciones correspondientes. Cuando se identifique que el proveedor no cumple

con lo estipulado, no se recibe el producto y se busca otro proveedor.

Ver procedimiento devolución al proveedor ANEXO D.

7.5. Producción y la Prestación del Servicio.

7.5.1. Control de la Prestación del Servicio.

EL ALMACÉN TODO REPUESTOS tiene planificado y lleva a cabo la prestación de

servicio al cliente bajo condiciones controladas.

Dispone de los procedimientos para la compra y venta de mercancía y los manuales de

funciones donde se especifica el proceso de venta y el servicio al cliente que debe

brindarse. También se dispone de las actividades de seguimiento y medición.

La administración establece controles generales que permiten evidenciar la

implementación de los instructivos y procedimientos, se entregan las instrucciones del

trabajo de control al personal, a quienes también se les aplica el seguimiento.


31 - 35

7.5.2. Validación de la Prestación del Servicio.

Las actividades que desarrolla EL ALMACÉN TODO REPUESTOS en sus procesos

productivos, se validan con los instrumentos que están dentro de la organización.

La validación final de la prestación del servicio, se produce cuando se le entrega la

factura al cliente, con consultas verbales y mediante un cuestionario de satisfacción de

su estancia. También se tiene en cuenta la información suministrada por el buzón de

sugerencias.

7.5.3. Identificación y Trazabilidad.

La empresa mantiene identificados y tiene trazabilidad controlada de todos los procesos

y los servicios al cliente realizando según lo definido en los procedimientos.

7.5.4. Propiedad del Cliente.

Se considera como propiedad del cliente los productos que este solicita al asesor de

ventas. Estos son entregados de acuerdo a procedimientos establecidos y se

conservan en las mejores condiciones para brindar satisfacción a los clientes con su

producto.

7.5.5. Preservación del Producto o Servicio.

En los manuales de funciones (ANEXO E) de los cargos relacionados con la prestación

del servicio está especificado como debe realizarse la manipulación, compra,

almacenamiento y venta de estos. Para garantizar que los productos que se brindan a

los clientes sean de excelente calidad.


32 - 35

7.6. Control de los Equipos de Seguimiento y Medición.

En el ALMACEN TODO REPUESTOS los productos que se reciben son estrictamente

revisados por los funcionarios para verificar que cumplan con calidad.

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.

8.1. Generalidades.

El ALMACEN TODO REPUESTOS planifica e implementa los procesos de

seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:

Demostrar la conformidad con los requisitos de los repuestos.

Asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad.

Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Para aplicar los procesos de mejora continua es necesario aplicar distintas técnicas

estadísticas y metodologías para conocer cada proceso.

A través de la lluvia de ideas, se encuentran posibles problemas internos y externos de

la empresa desde el punto de vista de profesionales en su cargo dando soluciones e

identificando en diagrama causa-efecto las principales e importantes para efectuar una

posible acción.

8.2 . Seguimiento y Medición.

8.2.1. Satisfacción del Cliente.

Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, el

ALMACÉN TODO REPUESTOS periódicamente realiza encuestas para evaluar la


33 - 35

percepción del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos por parte de la

organización como lo son brindar excelentes repuestos y una buena atención al cliente.

8.2.2. Auditoría de Calidad.

La organización lleva a cabo auditorías internas, finalizando el primer y el segundo

semestre del año para determinar si el sistema de gestión de la calidad:

Ver procedimiento de auditorías ANEXO J.

8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos.

El ALMACEN TODO REPUESTOS realiza seguimiento y medición de sus

procesos para verificar que estos cumplan con los resultados esperados.

(VEASE 4.2.1)

8.2.4. Seguimiento y medición del producto.

El ALMACEN TODO REPUESTOS realiza seguimiento y mide las características

del producto para verificar que cumpla con la calidad especificada y registrar todos

los productos que son entregados al cliente (VEASE 4.2.4).

8.3 Control del producto no conforme.

El ALMACEN TODO REPUESTOS debe asegurarse que los productos que no

cumplan con los requisitos deben identificarse y controlarse para prevenir la entrega

intencional al cliente.

Ver el procedimiento control del producto no conforme ANEXO K.


34 - 35

8.4 Análisis de datos.

El ALMACEN TODO REPUESTOS recopila y analiza información para

demostrar satisfacción del cliente (VEASE 8.2.1), conformidad de los requisitos

del producto (VEASE 8.2.4), características y tendencias de los procesos y los

productos, incluidas las oportunidades de acciones preventivas (VEANSE 8.2.3 Y

8.2.4) y los proveedores (VEASE 7.4).

8.5 MEJORA.

8.5.1 Mejora continua.

El ALMACEN TODO REPUESTOS deberá mejorar constantemente la eficacia

del sistema de calidad aplicando la política de calidad, los objetivos de calidad,

los resultados de la revisión, el análisis de datos, las acciones correctivas y

preventivas y la revisión de la Dirección. Identifique de qué manera los procesos

citados contribuyen a la mejora constante del Sistema de Gestión de Calidad.

8.5.2 Acciones correctivas.

El ALMECEN TODO REPUESTOS toma acciones correctivas (ANEXO L) para

eliminar las causas de la no conformidad con objetivo de prevenir que vuelva

ocurrir.

8.5.3 Acciones preventivas.

El ALMACEN TODO REPUESTOS determina acciones preventivas (ANEXO LL)

para eliminar las causas de las no conformidades potenciales para prevenir su

ocurrencia.


35 - 35


ALMACENAMIENTO BIENES.

FECHA:

02- 12-2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1- 6

1. OBJETIVO :

Establecer los mecanismos para garantizar que la recepción de los

bienes que pretendan ingresar al ALMACEN TODO REPUESTOS ,

cumplan en cantidad, características y especificaciones técnicas

solicitadas; así como también, se efectúe la captura de la facturación de

los mismos , para él control y manejo de las existencias de dichos

bienes.

2. ALCANCE :

Este procedimiento aplica a las entradas por producción de proveedores

locales.

3. DEFINICIONES :

3.1 FACTURACION:

Factura de compra o factura comercial es un documento mercantil

que refleja toda la información de una operación de compraventa.

3.2 EXISTENCIAS :

Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa

tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de

funciones específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Las

existencias también se denominan stock o inventarios.

3.3 PROVEEDORES :

Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra

empresa o a una comunidad. El término procede del verbo proveer,

que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.

http://definicion.de/persona/

http://definicion.de/empresa

4. GENERALIDADES :

Verificar que los bienes ingresen ALMACEN TODO REPUESTOS

cumplan con las características específicas.

Identificar y registrar la factura.

5. PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO :

5.1 RECEPCION DE COPIA DEL DOCUMENTO , DANDOSE POR

ENTERADO DE LOS BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN :

Recibe el departamento de compras copia del pedido, dándose por

enterado de los bienes que ingresan al almacén.

5.2 VERIFICACION DE LAS CARACTERISTICAS DE LOS BIENES :

Verifica que los bienes cumplan con las características descritas en

la factura, que se cumpla con la cantidad pedida.

5.3 IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DEL CÓDIGO

CORRESPONDIENTE:

Identifica y registra el código correspondiente de los bienes recibidos

en la copia de factura.

5.4 CAPTURA EN EL SISTEMA INFORMATICO LA CANTIDAD DE

BIENES RECIBIDOS :

Se captura en el sistema informático la cantidad de bienes recibidos

de acuerdo al código correspondiente.

5.5 ALMACENAMIENTO DE BIENES RECIBIDOS DE ACUERDO EL

CODIGO :

Almacenamiento los bienes recibidos en el espacio físico

Correspondiente al código.

SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD

PÁGINA:

2 - 4

6. RESPONSABLES :

CARGO FUNCION

DIRECTOR DE COMPRAS

Es responsable de brindar excelente servicio y cordial atención a los clientes de la empresa, con el objeto de lograr la

satisfacción y lealtad de éstos y consolidar ventas efectivas, de acuerdo a normas y procedimientos establecidos.

SECRETARIA Realizar el control de los registros y archivarlos. - almacenar los registros físicos y magnéticos.

ALMACENISTA

Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacén correspondan

con la requisición realizada y cumplan con los requisitos de calidad.


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 4

ELABORADO POR:

Kelly Maritza Parra Henao.

REVISADO POR:

APROBADO POR:

CARGO: Coordinadora SGC CARGO: Gerente Gral CARGO: Gerente Gral

FIRMA: FIRMA: FIRMA:


CALIDAD

PÁGINA:

4 - 4

ANEXO No. 1

PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO.

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Inicio.

Bienes que ingresan Almacén.

Director de Compras.

Verificar Características.

Director de Compras. Director de calidad.

NO

¿Cumple con las características?

SI

Identificación y Registro.

Director de Compras Secretaria Administrativa.

Cantidad de Bienes recibidos.


Almacenamiento. Almacenista.


CALIDAD

PÁGINA:

4 - 4


PROCEDIMIENTO DE VENTAS.

FECHA:

02- 12-2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1- 4

1. OBJETIVO :

El objetivo es establecer un modelo de ventas efectivo, para asegurar el

cumplimiento de los requisitos del ALMACEN TODO REPUESTOS

para la relación de los clientes.

2. ALCANCES :

Este procedimiento cubre desde la captación de la venta hasta la

recepción conforme del producto por parte del cliente.

3. DEFINICIONES :

3.1 Fecha de despacho:

Fecha coordinada entre despacho y cliente, de acuerdo a lo definido

en nota de venta (N/V).

3.2 Orden de Compra (O/C):

Documento de confirmación y compromiso de compra de productos

o servicios a la empresa por parte del cliente.

3.3 PERIODO DE INSTALACIÓN:

Corresponde al periodo que durará la instalación y que es acordado

entre instalaciones y cliente.

3.4 FECHA ENTREGA CLIENTE:

Corresponde al plazo o fecha de entrega de un producto terminado

o término de la instalación de un producto especial, en este caso,

acordado entre instalaciones y cliente.

3.5 CAPTACIÓN DEL CLIENTE:

Una estrategia eficaz de captación de clientes contempla cómo los

diferentes canales de ventas de una empresa, atraen y conservan,

de forma eficiente y con éxito, a nuestros clientes.

4. GENERALIDADES :

Este procedimiento tiene como objetivo de satisfacer las necesidades de

los clientes bridándoles productos de calidad y una buena atención.

5. PROCEDIMIENTO DE VENTAS :

5.1 RECIBIR EL PEDIDO:

Recibe el pedido y se identifica el cliente.

5.2 ANALIZAR LOS DATOS DEL CLIENTE :

Verifica que el cliente está activo en el sistema. Si detecta que el mismo no

está habilitado se pone en contacto con el cliente para solicitar los datos

necesarios para el alta:

Nombre/ razón social

Domicilio

5.3 AUTORIZAR EL PEDIDO:

Recibe notas de pedidos confirmadas por los clientes, el detalle de la

cantidad a comprar, el tipo de producto que necesita.

5.4 ARMAR PEDIDO : Recibe nota de pedido pendiente de preparación. Identifica donde se encuentra el producto solicitado. Verifica si existe cantidad suficiente para cumplir con lo solicitado. Procede al armado del pedido. De no existir stock suficiente prepara con la cantidad disponible e informa la situación al encargado de stock.

5.5 ENTREGA DEL PEDIDO : Se entrega lo solicitado al cliente, el precio del producto y la cantidad pedida.


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 4

5.6 REGISTRO CONTABLE : Realiza el registro contable de los productos vendidos.

6. RESPONSABLE :

CARGO FUNCION

DIRECTOR DE VENTAS

Es responsable de brindar excelente servicio y cordial atención a los clientes de la empresa, con el objeto de lograr la

satisfacción y lealtad de éstos y consolidar ventas efectivas, de acuerdo a normas y procedimientos establecidos.


ALMACENISTA




CALIDAD

PÁGINA:

3 - 4

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:




CALIDAD

PÁGINA:

3 -

ANEXO No. 1

PROCEDIMIENTO DE VENTAS.

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE

Inicio.

Recibir el pedido.

Director de Ventas.

Analizar los datos del cliente.

Director de Ventas.

NO

Autorizar el pedido.

Director de Ventas.

SI

Armar el pedido. Almacenista.

Entrega el pedido.

Director de Ventas.

Registro contable.

Secretaría Administrativa.


CALIDAD

PÁGINA:

4 - 4


7.4 COMPRAS. 7.4.2. INFORMACION DE LAS

COMPRAS.

FECHA:

02 -12-2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1- 4

1. OBJETIVO :

El propósito del presente de procedimiento, es asegurar que el proceso

de compras se realice de tal forma que se pueda garantizar que los

repuestos y accesorios para los carros adquiridos por el ALMACEN

TODO REPUESTOS, cumpla con las especificaciones requeridas por el

Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE :

Aplica a todas las áreas del ALMACEN que requieran una orden de

compra FO-AD-011.

3. DEFINICIONES :

3.1 Proveedor:

Persona física o jurídica que suministra productos o servicios

(subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de

calidad y requisitos fijados.

3.2 Orden de compra:

La orden de compra es el comprobante que emite el comprador para

pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio,

condiciones de pago y forma de entrega.

3.3 Cotización:

Es aquel documento que el departamento de compras usa en una

negociación, en el cual se basa para elegir a uno u otro proveedor.

3.4 Insumos:

Bienes empleados en la producción de otro bien o servicio.

4. GENERALIDADES :

El ALMACEN debe asegurarse que los bienes y servicios

adquiridos cumplan con los requisitos establecidos.

El ALMACEN debe evaluar y seleccionar los proveedores en

función de capacidad para suministrar los productos, precio.

5. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS :

5.1 REQUERIMIENTO DE COMPRAS: se remite el formato de orden

compra FO-AD-011 para los bienes y servicios.

5.2 RECEPCION DE REQUERIMIENTOS Y REVISARLO :

Se recibe la orden de compra FO-AD-011 de la nueva solicitud y se

archiva la solicitud.

5.3 VERIFICAR EXISTENCIAS :

Verificar si se encuentra lo requerido por el cliente en el ALMACEN

TODO REPUESTOS, si es así se entrega al solicitante lo necesitado.

5.4 VERIFICAR EL MONTO DE LA COMPRA :

Si no se tiene el elemento en el almacén se procede a realizar la

compra del mismo, si el monto del elemento excede el estipulado por

el comité de compras, se remite al Área Administrativa y Financiera

para su aprobación, en comité de compras.

5.5 ELABORAR Y ENVIAR LA SOLICITUD COMPRA AL

PROVEEDOR :

Si es el monto de la compra es superior al estipulado por el comité

de compras se espera su aprobación en comité, de lo contrario se

elabora solicitud de compra identificando al proveedor (el formato de

requerimiento al almacén se utiliza como orden de compra).

5.6 ENTRADA AL ALMACEN :

Recepción del elemento y verificación de registro de orden de

compra con la factura.

5.7 ENVIÓ DE INFORMACIÓN AL ÁREA ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA:

Enviar factura original y orden de compra a la Área Administrativa y

Financiera.


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 4


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 4

5.8 REALIZAR ORDEN DE PAGO :

Realizar orden de pago, si es un Activo fijo se envía al responsable

de activos fijos, si no se envía directamente a contabilidad.

5.9 ENTREGA DE REQUERIMIENTOS A DEPENDENCIA

SOLICITANTE:

Entrega y recepción de materiales y diligenciar formato referente.

6. RESPONSABLES :

CARGO FUNCION

DIRECTOR DE COMPRAS

Ejecutar los trámites para la adquisición de materiales y equipos requeridos por la Institución, estudiando y analizando

cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las

mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad.

ALMACENISTA




CALIDAD

PÁGINA:

3 - 4

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:



ANEXO No. 1

PROCEDIMIENTO COMPRAS.

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE

Inicio

Requerimientos de compras

Todas las Áreas del Almacén.

Recepción de requerimiento y revisarlo.


Verificar existencias. Director de

Compras.

Verificar el monto de la compra.


NO

Elaborar y enviar la solicitud al proveedor.


SI

Entrada Almacén. Almacenistas.

Envió información Área Administrativa y Financiera.


Realizar orden de pago.

Área Administrativa y Financiera.

Entrega del Pedido. Almacenista.


CALIDAD

PÁGINA:

4 - 4


DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR,

FECHA:

02-12-2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1- 4

1. OBJETIVO :

Este procedimiento describe como puede utilizarse la calidad para

cumplir con las funciones de las actividades del ALMACEN TODO

REPUESTOS:

Registrar reclamaciones a proveedores FO-AD-013 por la entrega de productos defectuosos.

Transferir estas mercancías al stock apropiado, según el tratamiento de las mercancías.

Tratar devoluciones a proveedores.

2. ALCANCES :

El alcance de este procedimiento es asegurar la calidad de los

productos adquiridos en el ALMACEN TODO REPUESTOS y así

satisfacer los clientes.

3. DEFINICIONES PRODUCTOS DEFECTUSOS (FO-AD-013) :

3.1 Se entenderá por producto defectuoso aquél que no ofrezca la

seguridad que cabría legítimamente esperar, teniendo en cuenta

todas las circunstancias y, especialmente, su presentación, el uso

razonablemente previsible del mismo y el momento de su puesta en

circulación.

3.2 DEVOLUCION :

Un documento de ventas se utiliza en el tratamiento de reclamos

cuando un cliente devuelve las mercancías.

3.3 PROVEEDOR :

Persona física o jurídica que suministra productos o servicios

(subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de

calidad y requisitos fijados.

4. GENERALIDADES :

Detecta la mercancía del Almacén que se debe devolver y gestiona lo

que son devoluciones.

Para iniciar el proceso de devolución se tiene que tener en cuenta los

códigos de cada pedido y las características de devolución para que

quede bien registrado.

5. PROCEDIMIENTO DEVOLUCION AL PROVEEDOR :

5.1 DETECTAR PRODUCTOS A DEVOLVER (FO-AD-013 ) : El encargado de stock detecta productos para reintegrar al proveedor, los mismos pueden surgir por:

Producto en mal estado como resultado del manejo del mismo y/o haya sufrido deterioro, tanto en su envoltura como en su contenido.

Cuando exista alto abastecimiento.

Lote fuera de circulación de acuerdo al pedido del ministerio de salud.

Productos que tengan condiciones de compra inferiores a competidores y sean insuficientes, imposibilitando lograr precios de venta competitivos en el mercado.

5.2 IDENTIFICAR PROVEEDOR (FO-AD-009):

Verifica que el proveedor acepte devolución del producto FO-AD-013,

esto fue consignado al momento de dar de alta el mismo.

Se pone en contacto con el proveedor para informar sobre la operación

de devolución y consignar fecha y horario para su realización.

Informa al proveedor causa de la devolución, cantidad del mismo.

Establece si el proveedor reemplazará las unidades devueltas si acepta

devolución.


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 4

De no aceptar devolución, el encargado de stock debe informar al

encargado de administración para que éste solicite la nota de crédito

correspondiente por los productos devueltos.

5.3 Realizar devolución: Realiza el envío de la mercadería al proveedor.

5.4 REGISTRACIÓN CONTABLE: Realiza el registro contable de la mercancía

6. RESPONSABLES :

CARGO FUNCION

DIRECTOR DE COMPRAS

Dirigir, planificar, organizar y controlar los procesos, procedimientos y actividades relacionados con la gestión de la

calidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus estándares, normas y detectar los productos defectuosos, así

como, favorecer la mejora continua.



CALIDAD

PÁGINA:

3 - 4

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:



ANEXO No. 1

PROCEDIMIENTO DEVOLUCION AL PROVEEDOR.

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Inicio.

Detectar producto a devolver.

Director de Calidad.

Identificar el proveedor.


¿Acepta la devolución?


Realizar devolución .


Registro contable.

Secretaría Administrativa.


CALIDAD

PÁGINA:

4 - 4


4. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION.

4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS.

FECHA:

02 -12 -2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1- 10

4.2.3 DOCUMENTACIÓN.

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento documentado necesario para el control,

aprobación y, revisión, distribución y conservación de los documentos del

almacén todo repuesto de santa rosa de cabal para asegurar la disponibilidad

en los puntos de uso. Así mismo controlar los documentos externos de tal

forma que tenga documentos de versiones actualizadas, evitando que se

utilice información obsoleta y cambios no autorizados.

2. ALCANCE

Ejecutar todos los documentos gestión de calidad, internos y externos.

3. DEFINICIONES

3.1 DOCUMENTO:

Es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier

soporte material y que es producido, recibido y conservado por el

almacén todo repuesto, durante el desarrollo de sus actividades.

3.2 DOCUMENTO INTERNO:

Es aquel creado y aprobado por el almacén todo repuestos.

3.3 DOCUMENTO EXTERNO (FO-AC-005)

Información general en el ámbito externo de la empresa Leyes,

decretos, resoluciones.

3.4 DOCUMENTOS OBSOLETOS (FO-AC-004)

Documentos que han sido reemplazados por una versión nueva que ha

sido actualizada.

3.5 DOCUMENTOS ELECTRONICO EN MEDIO MAGNETICO

En el almacén todo repuestos, son aquellos documentos que son

guardados en un computador.

4. Generalidades

4.1 identificar los documentos internos y externos.

4.2 controlar los documentos obsoletos.

4.3 asegurarse de que los documentos estén legibles, identificables y

este a la disponibilidad de los operarios.

4.4 Toda la documentación de la empresa es identificada mediante el

sistema de codificación descrito en la norma fundamental y el estado de

revisión es definido en el encabezado del documento.

5. PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS

5.1 ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO :

Todos los documentos correspondientes al sistema de gestión de

calidad serán elaborados e identificados por el responsable del proceso

describiendo acciones y actividades reales y no ideales de acuerdo con

los requisitos requeridos de la norma.


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 10

5.2 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (FO-AC-003) :

Cuando se requiere efectuar un cambio en algún documento FO-AC-003

del sistema de gestión de calidad se debe tener en cuenta las siguientes

consideraciones:

- Solicitud escrita por parte de la persona o personas que intervienen

en el proceso exponiendo las razones por las cuales el documento

debe ser modificado ante la Coordinación del SGC quien estima la

conveniencia de la modificación.

- Si es conveniente la modificación, se procede a crear la nueva

versión del documento FO-AC-004 sometiéndose al mismo proceso de

elaboración, revisión y aprobación que el documento original.

- Se realiza la divulgación de la modificación a los que intervienen en

el proceso, luego se deja fuera de circulación el documento anterior

(original y copias) y se reemplaza por el documento modificado.

5.3 APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

Una vez aprobado el documento, se distribuye a todas las personas

implicadas en el proceso para su divulgación y cumplimiento.

Existe una copia de todos los documentos del Sistema de Calidad, que

el Coordinador de Calidad mantendrá actualizada en computador que

estará a la disposición del gerente.

Los tipos de documentos tales como procedimientos tienen condición de

“Copia Controlada para uso interno”, mientras que el manual de calidad,

plan de calidad y manual de funciones son clasificados como “Copia No

Controlada para uso interno”.


CALIDAD

PÁGINA:

3 - 10

Nota: La distribución de un documento modificado se realiza a los

responsables del proceso o procedimiento correspondiente, se recogen

las copias de la versión anterior dejando una copia con el sello de

documento obsoleto y destruyendo las demás copias.

5.3 REVISIONES PERIÓDICAS :

Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son revisados

periódicamente y actualizados cada vez que sea necesario con el fin de

asegurar su continua efectividad según la Norma ISO 9001 y comprobar

si los procedimientos continúan siendo aplicables o deberían ser

modificados.

5.4 PRESTAMO DE DOCUMENTOS (FO-AC-002):

. El préstamo de los documentos FO-AC-002 se controlará mediante el

formato Préstamo de documentos” donde se especifica el nombre

del documento, quien lo entrega, a quien fue entregado, fecha de

préstamo y fecha de devolución

5.5 DOCUMENTOS OBSOLETOS (FO-AC-004:

El responsable de Calidad, en el momento de distribuir una nueva

edición, se encargará de retirar y destruir las copias obsoletas FO-AC-004

identificándolas como tal para evitar posibles errores y prevenir su uso

no intencionado. Así mismo, guardará a modo de historial el original del

documento obsoleto identificándolo con el sello respectivo.

Nota: Los documentos obsoletos son archivados por el responsable de

Calidad con la identificación de “Copia Obsoleta”. Y con el sello respecto

para evitar confusiones.

5.6 DOCUMENTACIÓN EXTERNA (FO-AC-005) :

En cada proceso se identifican los documentos externos FO-AC-005

que pueden incidir o afectar la calidad de los procesos y servicios de

la institución, se informa al responsable del proceso que pueda estar


CALIDAD

PÁGINA:

4 - 10

Afectado para tomar las acciones y medidas correspondientes.

Para tener un mejor control de los documentos externos debemos

tener en cuenta las siguientes instrucciones:

- Llega de los documentos.

- se coloca la fecha de recepción.

- La secretaria de administrativa recibe el documento ya que ella es a

encargada de los documentos externos.

- Los documentos de origen externo como DIAN, código de comercio,

documentos de los clientes y proveedores, norma ISO 9001:2008

deberá ser controlada por la secretaría administrativa , cuando el

documento llega se le coloca “ sello controlado “ , la secretaría

administrativa se encarga de entregar el archivo a la persona

responsable .

- Los documentos considerados importantes serán archivados.

5.7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA :

Los documentos de referencia sirven como base, soporte o que guardan

relación directa con un proceso, procedimiento o documento del Sistema

de gestión de la Calidad. De los documentos de referencia se llevan

registros.


CALIDAD

PÁGINA:

5 - 10


CALIDAD

PÁGINA:

6 - 10

6. RESPONSABLE

CARGO FUNCION

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

S.G.C

Revisar, difundir, implementar, controlar,

mejorar y mantener el procedimiento de

control de documentos.

Aprobar la modificación o actualización de

documentos.

Aprobar la solicitud de creación o

Anulación de documentos.

SECRETARIA GENERAL

Reunir los documentos obsoletos.

Recibir y entregar a la persona

correspondiente los de origen externo.

Apoyar al gerente general en el control de

documentos.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:



ANEXO No. 1

CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION, MODIFICACIÓN O

ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:


CALIDAD

PÁGINA:


CALIDAD

PÁGINA:


CALIDAD

PÁGINA:

8 - 10

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

Elaboración de todos los documentos que componen el SGC.

Representante del SGC

Revisión de los documentos. Representante

del SGC

Modificación de los documentos. Representante

del SGC

NO

¿Cumple con los objetivos de la organización?

Gerente General

SI

Aprueba el documento. Gerente general

Adecuación de los documentos según la norma establecida.

Secretaria

Distribución de los documentos.

Representante del SGC

Se da a conocer a todo el personal el nuevo documento.

Represéntate SGC

PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

Recolectar todos los documentos obsoletos.

Secretaria

Informar al personal responsable del

área del cambio del documento. Representante

del SGC

Distribuir el nuevo documento al

personal interesado. Representante

del SGC

¿Es necesario guardar el documento obsoleto?

NO

SI

Identificarlo con el sello de obsoleto.

Secretaria

Archivar el documento obsoleto. Secretaria

Se elimina el documento.


CALIDAD

PÁGINA:

9 - 10

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS EXTERNOS.

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE

Inicio

Llegada documento. Secretaria

Se le coloca la fecha

de recepción. Secretaria

Se firma el

documento. Secretaria

Identifica con el sello controlado.

Secretaria

¿Es necesario guardar documento

externo?

SI

NO Archivar el documento externo lugar conocido por

todos.

Secretaria

Se elimina el documento.

Secretaria.


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PÁGINA:

10 - 10


4. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION.

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS.

FECHA:

02 -12-2013

VERSIO:

1

PAGINA:

1-6

4.2.4 REGISTROS

1. 0BJETIVOS :

Este procedimiento tiene por objetivo políticas, condiciones,

actividades, responsabilidades y contralores para lograr una

adecuada identificación, retención e identificación de los registros de

acuerdo al sistema de gestión de calidad.

2. ALCANCE:

Aplicación de todos los sistemas de gestión de calidad, aéreas y

personal involucrado para controlar los registros.

3. DEFINICIONES :

3.1 IDENTIFICACIÓN:

Los registros deben ser fácilmente identificables. La identificación

debe realizarse en dos niveles. En un primer nivel son identificados

por el formato empleado para su cumplimentación y después, en un

segundo nivel, se deben diferenciar por un campo identificador

presente en el propio formato: la fecha de cumplimentación, el

número, el nombre de la persona, etc.

3.2 ALMACENAMIENTO:

Es necesario determinar donde se realiza el archivo de los registros

para poder después encontrarlos fácilmente.

3.3 PROTECCIÓN:

Es necesario determinar los niveles de protección de los registros

para así evitar cambios en la información que contienen, por ejemplo

protección con contraseña o existencia de archivos con acceso

restringido. Un aspecto fundamental es la realización de copias de

seguridad de los registros digitales de la organización.

3.4 RECUPERACIÓN:

Es necesario determinar la metodóloga para acceder y encontrar

registros de actividades anteriores.

3.5 RETENCIÓN:

Es necesario determinar el tiempo de conservación de los registros.

Es recomendable, exigible por algunas entidades de certificación,

que el tiempo de conservación sea de tres años, coincidiendo así con

el plazo de concesión de los certificados ISO 9001. Hay que recordar

que pueden existir registros que por cuestiones legales tienen un

tiempo de conservación mayor.

3.6 DISPOSICIÓN DE LOS REGISTROS:

Es necesario determinar cómo se efectuará la eliminación de los

registros o donde se archivarán de forma indefinida, si así se ha

establecido.

4. GENERALIDADES

4.1 Es necesario que cada persona según sus funciones en la

organización tenga claramente establecido el tipo de registro

que debe manejar y mantener.

4.2 Todos los registros del ALMACEN TODO REPUESTOS serán

guardados en un lugar seguro, con el fin de evitar posibles

daños, pérdida o deterioro físico.

4.3 Es necesario contar con un control de registros por que brinda

información ayuda dirigir la empresa de manera eficiente.


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2- 6


CALIDAD

PÁGINA:

2- 6

http://www.hederaconsultores.com/docs/presentacion_certificacion_iso9001.pdf

5. PROCEDIMIENTO

5.1 ELABORACIÓN E IDENTIFICACION DE LOS REGISTROS.

Todos los registros correspondientes al Sistema de Gestión de la Calidad, se

identifican, elaboran, aprueban, modifican y anulan de acuerdo con el manual

del sistema de gestión de calidad.

Cada formato del registro FO-AC-006 que haga parte del sistema de gestión de

calidad cuenta con el código del registro, nombre del registro, elemento de la

norma a la cual corresponde dicho registro, revisión No., departamento, lugar

donde se puede recuperar, el tiempo en que se debe archivar, y la disposición

final.

Los registros generados por cada área de la empresa serán recolectados por la

secretaria del almacén quien responde por la legibilidad y preservación, así

como por mantener la actualización de su información. Los registros han de ser

perfectamente claros y estar siempre disponibles para su presentación cuando

sea requerido.

Puesto que los registros es una lista maestra FO-AC-006 de tipo de documentos

de características especiales dado que no se pueden modificar, se clasifican

principalmente como:

- Correspondencia de entrada y de salida (incluye faxes y correos

Electrónicos)

- Notas Internas (incluye oficios)

- Actas de reunión

- Formatos diligenciados

- Formularios

- Informes

- Bases de Datos


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PÁGINA:

3 - 6

De otra parte, cualquiera de los anteriores tipos de registros puede ser

elaborado y presentados por los responsables de procesos mediante uno o la

combinación de los dos siguientes medios, según se requiera:

- Registros de medio magnético, que son elaborados y mantenidos en

Computador y cuya responsabilidad recae principalmente en las personas que

los diligencian, puede ser éste su principal medio de Archivo.

- Registros físicos, editados en cualquier medio como papel, fotografías u otro,

y cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y Archivan.

Los registros impresos son controlados por el responsable del área tanto en la

elaboración del formato como en la recolección de la información.

5.2 ARCHIVO DEL REGISTRO.

Los distintos registros resultantes de las actividades son mantenidos en archivo

por los responsables designados, de acuerdo con lo indicado en el Formato de

Control de Registros.

La responsabilidad de archivar los registros conlleva la del mantenimiento y

cuidado de los archivos, por lo tanto, cada proceso tiene registros asociados

los cuales son almacenados en un fólder asignado para ello, debidamente

marcado.

Solo debe estar dentro de cada fólder, lo registros del año cursante y del año

anterior para evitar la saturación de los mismos.

La secretaria la responsable de archivar cada tipo de registro establece las

condiciones que minimicen el riesgo de pérdida o deterioro por accidentes,

condiciones ambientales, entre otros, por lo tanto se cuenta con archivadores y

estantes apropiados para garantizar la integridad física y la conservación de la

información consignada en los registros.


CALIDAD

PÁGINA:


CALIDAD

PÁGINA:

4- 6

5.3 ALMACENAMIENTO DE LOS REGISTROS.

Las carpetas, folder, cualquier otro medio de almacenamiento de los registros

físicos o magnéticos se identifican mediante el nombre del archivo, su código,

el año al que pertenecen, todos los registros magnéticos debe existir copia de

respaldo. Almacenar el registro en forma apropiada y asegura que el registro

en cuestión sea expuesto al mínimo riesgo de pérdida, daño o deterioro.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

- Realizar el control del registros y archivarlos . - almacenar los registros físicos y magnéticos .


CALIDAD

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5-6

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:



ANEXO No. 1

CONTROL DE REGISTROS

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

Diligenciar el formato del registro correspondiente según el área.

Persona encargada de diligenciar el

registro.

Identificar el registro.

Secretaria

Entregar los registros a la secretaria. Persona encargada

de diligenciar el registro.

NO

¿Están los registros completos, correctos y legibles?

SI Secretaria.

Proteger y conservar el registro.

archivar los registros en orden según el código del registro

Secretaria.


CALIDAD

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6-6


5. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. 5.6 REVISION POR LA DIRECCION.

FECHA:

02 -12 -2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1- 5

1. OBJETIVO :

Establecer las directrices para revisar el SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD de tal manera que permita evaluar la conveniencia,

adecuación y eficiencia continua.

2. ALCANCE :

Este proceso aplica a todos los procesos que forman el SGC del

ALMACEN TODO REPUESTOS DE SANTA ROSA DE CABAL.

3. DEFINICIONES :

3.1 ADECUACIÓN:

Determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones,

etc., para cumplir los requisitos.

3.2 CONVENIENCIA:

Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las

metas y políticas organizacionales.

3.3 EFECTIVIDAD:

Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y

disponibles.

3.4 EFICACIA:

Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan los resultados planificados.

3.5 EFICIENCIA:

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

3.6 MEJORA CONTINUA:

Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los

requisitos.

4. GENERALIDADES :

EL ALMACEN TODO REPUESTOS cuenta con un procedimiento para

la evaluación cuyo objetivo es evaluar y determinar la eficacia del

Sistema de Gestión de la Calidad y tomar las acciones necesarias para

la mejora. Esta revisión se realizará semestralmente por parte de la Alta

dirección.

5. PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION :

5.1 ELEMENTOS DE ENTRADA :

Para el sistema de GESTION DE CALIDAD la información de entrada

para la revisión de la Dirección debe incluir:

Resultados de las auditorias.

Retroalimentación del cliente.

Desempeño de los procesos y la conformidad del producto.

Estado de acciones correctivas y preventivas.

Acciones de seguimiento de revisión por la Dirección previas.

Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales.

Comunicaciones relevantes con partes interesadas,

incluyendo quejas.

Grado de cumplimiento de los objetivos de calidad.

5.2 RESULTADOS DE LA REVISION :

Los resultados de la revisión por la Dirección deben ser consistentes

con el compromiso por la mejor e incluir todas las decisiones y

acciones relacionadas:

La mejora de la eficiencia del sistema de gestión y sus

procesos.

La mejora del producto en relación con los requisitos de los

clientes.

La necesidad de los recursos,


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2 - 5

Desempeño en la calidad.

Otros elementos que puedan influir en los sistemas de gestión

de calidad.

5.3 PERIOCIDAD Y REGISTRO :

A fin de que se cubran los sistemas completos del SISTEMA DE

GESTION DE CALIDAD, será adecuado realizar una revisión por la

Dirección formal una vez cada seis meses como mínimo , que se

debe completar con la participación del Gerente General en los

comités técnicos de calidad mensualmente , como estrategia para

asegurar que la política y objetivos de calidad , que los sistemas son

adecuados , que se toman acciones de mejora continua y se realiza

seguimiento a la comunicación de los clientes y partes interesadas,

reportes de auditorías ( internas y externas ) y seguimiento al

resultado de revisiones gerenciales previas .

Se mantendrá registro de la revisión () que contenga todos los

elementos de la revisión junto con cualquier acción tomada y fecha

de ejecución. Las conclusiones de la revisión deberán estar

disponibles para la comunicación y consulta por parte por parte de

los empleados del ALMACEN TODO REPUESTOS.


CALIDAD

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3 - 5

6. RESPONSABLES :

CARGO FUNCION

GERENTE GENERAL.

El objetivo de un gerente general es hacer cumplir el alcance los

objetivos, y la productividad del trabajador. Administrar el ALMACEN y hacer cumplir todas las normas legales; diseñar puestos de trabajo, los

recursos y los procesos. Establecer controles (conocer los requerimientos mínimos de rentabilidad, los límites de la competencia)

• Influir y responsabilidad social; entender los efectos y los problemas sociales; la relación empresa estado.

SECRETARIA. -Realizar el control de los registros y archivarlos. - almacenar los registros físicos y magnéticos.

DIRECTOR DE CALIDAD.

Dirigir, planificar, organizar y controlar los procesos, procedimientos y

actividades relacionados con la gestión de la calidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus

estándares, normas y detectar los productos defectuosos, así como, favorecer la mejora continua.


CALIDAD

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4 - 5

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:



ANEXO No. 1

REVISION POR LA DIRECCION

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE LA

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Inicio

Desarrollo de la Revisión por la

Dirección.

Gerente General - Secretaria -


Conclusiones de la Revisión por la

Dirección.

Gerente General - Secretaria -


Periocidad. Gerente General.

Registro.

Secretaria Administrativa.


CALIDAD

PÁGINA:

-


CALIDAD

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5 - 5


6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS. 6.2. RECURSOS HUMANOS.

FECHA:

02 – 12-2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1- 5

1. OBJETIVOS :

Aplicar los lineamentos necesarios para los administrativos de

Selección, Inducción, Entrenamiento, Capacitación y Evaluación del

desempeño de los empleados que ingresen al ALMACEN TODO

REPUESTOS.

2. ALCANCE :

Este procedimiento es aplicable al Departamento de Recursos Humanos

del ALMACEN TODO REPUESTOS.

3. DEFINCIONES :

3.1 PERSONAL PERMANENTE:

Es aquel cuyo contrato es de duración indefinida.

3.2 PERSONAL TEMPORAL:

Es aquel cuyo contrato está sujeto a un plazo estipulado, servicio o

trabajo especial.

3.3 RECLUTAMIENTO :

Es la fase preliminar del procedimiento del empleo, que tiene como

objeto atraer personal a la compañía para ser examinado al objeto

de su posible contratación de ellas. El número de personas y su

cualidad dependen, en parte, de la situación del mercado laboral.

3.4 SELECCIÓN:

El objetivo es escoger y clasificar los candidatos más adecuados

para satisfacer las necesidades de la organización.

3.5 CONTRATACIÓN:

La contratación es la materialización de un contrato a un individuo a

través de la cual se conviene, acuerda, entre las partes

intervinientes, generalmente empleador y empleado, la realizaciónde

un determinado trabajo o actividad, a cambio de la cual, el

contratado, percibirá una suma de dinero estipulada en la

negociación de las condiciones o cualquier otro tipo

de compensación negociada .

4. GENERALIDADES :

La selección del personal se inicia por medio de convocatoria previsto para ello

se avisara por medio de avisos en diario , internet , para los diferentes cargos

que se requieren en el ALMACEN TODO REPUESTO, los perfiles se definen

de acuerdo a la necesidad que se va a ejecutar.

El personal seleccionado es el idóneo para cumplir con las competencias por

el cargo para el cual es requerido.

5. PROCEDIMIENTO DE RRHH :

5.1 ELABORA Y PUBLICA CONVOCATORIA:

Cuando surge la necesidad de incorporar a una nueva persona al

equipo establece al Gerente General la necesidad de elaborar y

publicar convocatoria por diferentes medios (avisos en diario,

internet).

5.2 RECLUTA LAS HOJAS DE VIDA Y ENVÍA EXPEDIENTES:

Recibe y revisa solicitudes y documentos de los Candidatos/as.

Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la

convocatoria.

Enviar con oficio los expedientes de los candidatos/as a la Comisión

Dictaminadora para valorar y seleccionar a los candidatos que más

se apeguen al perfil solicitado.


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 5


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 5

http://www.definicionabc.com/comunicacion/realizacion.php

http://www.definicionabc.com/economia/compensacion.php

5.3 SELECCIONA LAS HOJAS DE VIDA QUE CUMPLIERON CON

LOS REQUISITOS :

Evaluar expedientes de los Candidatos/as.

seleccionar a los candidatos que más se apeguen al perfil solicitado.

Se identifica las competencias requeridas para el cargo se hace las

pruebas técnicas y pruebas psicotécnicas.

5.4 RESULTADOS DE LA EVALUACION :

Se realiza la ponderación de cada una de las fases del proceso para

definir el candidato a contratar.

La persona es seleccionada y se contacta por vía telefónica,

o correo y se le informa el resultado.

La persona que no se ajusto a los requisitos requeridos, se

conserva su hoja de vida en el sistema y será consultada en

nuestra búsqueda futura.

5.5 PREPARA DOCUMENTACIÓN E INTEGRA EXPEDIENTE :

Preparar documentación de acuerdo a la normatividad vigente, así

como Constancia de Nombramiento mismas que envía a Gestión de

Recursos Humanos abre expediente en el ALMACEN TODO

REPUESTOS, e imparte curso de inducción.

5.6 INDUCCION DEL CARGO :

Se definen las actividades que va a realizar en el nuevo puesto de

trabajo. Se realiza la introducción de la organización, entrenamiento

e inducción del cargo y seguimiento.

5.7 EVALUACION DE DESEMPEÑO:

Se realiza evaluación de desempeño a los empleados nuevos del

ALMACEN TODO REPUESTOS para comprobar si esta

cumplimento con los objetivos propuestos. Adema nos sirve para

identificar las insuficiencias y problemas del personal evaluado, sus

fortalezas, posibilidades, capacidades.


CALIDAD

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3 - 5

6. RESPONSABLES:

CARGO FUNCION

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS.

Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos más idóneos para los puestos del ALMACEN y Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, anticipos de prestaciones sociales) y liquidaciones

de prestaciones sociales, a objeto de cumplir con las procedimientos establecidos en el ALMACEN.



CALIDAD

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4 - 5

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:



ANEXO No. 1

PROCEDIMIENTO PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE

PERSONAL

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

Publicación de la Convocatoria.

Jefe de Departamento de RRHH.

Recluta y envía expedientes.

Jefe de Departamento de RRHH.

Jefe Departamento de

RRHH

Selecciona.

NO

Resultados de la Evaluación.

Jefe de Departamento de RRHH. SI

Prepara documentación e entrega

expediente. Jefe de Departamento de

RRHH.

Inducción del Cargo.

Jefe de Departamento de RRHH

Evaluación de Desempeño. Jefe de Departamento de

RRHH

I


CALIDAD

PÁGINA:

5 - 5


8. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

8.2 REQUISITOS DE AUDITORIA. 8.2.2 CONTROL DE AUDITORIA

INTERNA.

FECHA:

02-12-2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1 - 7

8.2.2 AUDITORIA INTERNA.

1. OBJETIVO

Planificar, documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las auditorías internas de calidad para determinar la conformidad o no conformidad de los procesos que interactúan en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), así como la efectividad del mismo para cumplir con los objetivos de calidad FO-AC-007 establecidos del ALMACEN TODO REPUESTOS, los requisitos del cliente, de la norma ISO 9001:2008.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica todas las actividades del SISTEMA DE

GESTION DE CALIDAD del ALMACEN TODO REPUESTOS.

3. DEFINICIONES

3.1 AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia y evaluarla objetivamente con el fin de determinar en qué grado se cumple los requisitos de auditoría.

3.2 EVIDENCIA DE LA AUDITORIA:

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

3.3 CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como referencia frente al cual se compara la evidencia de la auditoria.

3.4 AUDITORÍA INTERNA: Es la revisión de los procesos de una organización realizada por un empleado de la organización.

3.5 AUDITADO:

Organización o persona sometida a una auditoria

3.6 AUDITOR LÍDER: Persona con la competencia para coordinar un equipo de auditores que llevan a cabo una auditoria.

3.7 INTERNO:

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria bajo la supervisión del auditor líder.

4. GENERALIDADES.

4.1 El plan de auditorías internas FO-AC-011 deben programarse considerando el estado y la importancia que tenga el área a auditar en el proceso, así como los resultados de auditorías previas. 4.2 La frecuencia para determinar el número de auditorías a realizar

depende de la naturaleza de los procesos dado su criticidad en el SGC, estabilidad y riesgo de no conformidades.

4.3 Las auditorías internas de calidad nos sirve para mirar si se está cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001: 2008.

4.4 Evaluar que la auditoría interna de calidad haya mejorado el proceso auditado.


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 7

5. PROCEDIMIENTO.

5.1 ELABORAR EL PROGRAMA AUDITAR (FO-AC-011) : Preparar el

Programa de auditorías FO-AC-011 el cual contendrá información acerca

de las auditorias a ejecutar, especificando criterios de auditoría, los

recursos necesarios y las fechas para su realización.

5.2 ASIGNACION AL LIDER DE AUDITARIA Y AL EQUIPO DE

AUDITORIA INTERNA: Una vez elaborado Programa de Auditoria

FO-AC-011de Calidad, realiza los ajustes que se consideren

pertinentes. Se designan a los auditores líderes y auditores internos

de calidad.

Los auditores internos son seleccionados por cada sub dirección por

demostrar buen desempeño en sus actividades y por demostrar

habilidades para resolver problemas, responsable, ético, de

mentalidad abierta, observador.

Los auditores internos mantendrán su calificación realizando al

menos una auditoria semestral. En el caso de nuevos editores

estos se consideran aptos, luego de participar y aprobar un curso de

auditorías internas de calidad. La evaluación de los auditores se

debe realizar al menos una vez semestral, procurando que esta

evaluación sea revisada por la Dirección, los criterios de evaluación

son las cualidades personales, conocimiento, habilidades.

5.3 FORMALIZAR Y DIFUNDIR EL PROGRAMA Y EL PLAN DE

AUDITORIA INTERNA: El equipo de auditoría interna formaliza y

difunde a todos los involucrados (auditores y auditados), los

programas y planes de auditoría a ejecutar.

5.4 ESTABLECER , ELABORAR Y/0 ACTUALIZAR LAS LISTAS DE

VERIFICACIÓN Y LAS HERRAMIENTAS PARA AUDITORÍA

INTERNA : el equipo de auditoría interna , coordinados por el Líder

de la auditoria , revisan , establecen cronograma de auditorías

internas FO-AC-010,actualizan , preparan y/o


CALIDAD

PÁGINA:

3 - 7

elaboran las listas de verificación, herramientas , y documentación

de auditorías internas y asignan responsabilidades a cada miembro

del equipo auditor.

5.5 REALIZAR LA REUNION DE APERTURA Y EJECUTAR LA

AUDITORIA INTERNA EN EL AREA AUDITAR CON BASE AL

PROGRAMA Y EL PLAN DE AUDITORIA INTERNA :

El equipo de auditoría interna, como parte del proceso de ejecución

de auditorías internas, realizan la reunión de apertura con el área a

ser auditada. Realizan la auditoria con el apoyo de sus herramientas

de auditoría y en base en el plan de auditorías internas, apegándose

a los requisitos y mejores prácticas de la norma internacional ISO

9001:2008.

5.6 RECOPILAR, VERIFICAR Y REGISTRAR INFORMACION,

PRODUCTO DE LA AUDITORIA INTERNA Y REALIZAR

REUNIONES CON EL EQUIPO AUDITAR:

EL equipo de auditoría interna es el responsable de recopilar,

verificar y registrar toda la información, evidencia objetiva y registro

de la calidad que de muestren el cumplimiento de los requisitos de

la calidad.

5.7 ELABORAR CONCLUSIONES DE AUDITORIAS INTERNAS,

REALIZAR REUNIONES DE CIERRE Y RETROALIMENTAR A

LOS AUDITADOS:

El equipo de auditoría interna registra y redacta hallazgos

encontrados durante en la ejecución de las auditorías internas. Se

realiza una reunión de cierre donde se hace una retroalimentación

de la auditoria.

5.8 ELABORAR, PRESENTAR, INFORME DE LA AUDITORÍA

INTERNA:

Con la información recopilada elaborar el informe FO-AC-013 de

auditoría presentando registro completo de la auditoria y presentar

al Comité de Calidad.


CALIDAD

PÁGINA:

4 - 7

5.9 IDENTIFICAR Y REGISTRAR NO CONFORMIDADES, ACCIONES

CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS E INICIATIVAS DE MEJORA: Si

durante la auditoria se hallaron no conformidades FO-AC-014 se

debe diseñar el Plan de mejoramiento necesario para emprender

acciones correctivas o preventivas de la no conformidad encontrada

e identificar las causas que las originaron. Se realiza seguimiento al

Plan de mejoramiento suscrito entre el responsable del proceso y el

comité de calidad.

6. RESPONSABLES


CALIDAD

PÁGINA:

5 - 7

CARGO FUNCION

DIRECTORES AREAS.

Comunica y selecciona el grupo y líder de las auditorias. Auditores internos son seleccionados por cada sud director

del área por demostrar buen desempeño, responsables, demostrar habilidades para resolver problemas.

LIDER DE LA AUDITORIA.

Comunicar a los miembros del equipo todos los detalles de la logística, objetivos de la auditoría y métodos.

Asignar tareas a los miembros del equipo, preferiblemente en espacios de

media jornada. Se asegura que los miembros del equipo están completamente

preparados.

EQUIPOS DE LA AUDITORIA. Diplomático, paciente, buen comunicador , responsable , puntual

disciplinado, analítico , honesto . Estando preparado, siendo directo, decisivo y preciso .

ANEXO No. 1

AUDITORIAS INTERNAS

PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICAR, DOCUMENTAR, EJECUTAR Y

HACER SEGUIMIENTO A LAS AUDITORÍAS INTERNAS:

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:




CALIDAD

PÁGINA:

6 - 7

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE

Inicio

Elaborar el programa auditar.

Líder de la auditoria.

Asignación equipo auditar y líder.

Gerente General. Formalizar y

difundir el programa auditar. Líder de la

auditoria.

Lista de verificación y

herramientas para auditoría interna.

Equipo auditoria.

Equipo auditoria.

Realizar reunión de apertura.

Registrar la información de la

auditoria.

Líder de la auditoria.

NO

Identificar y registrar no

conformidades.

Equipo auditoria.

SI

Elaborar conclusiones.

Líder de la auditoria y equipo

auditar.


CALIDAD

PÁGINA:

7 -7


8. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. 8.3. CONTROL DE PRODUCTOS NO

CONFORMES.

FECHA:

02-12-2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1-5

8.3 CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES.

1. OBJETIVOS:

Establecer la metodología para identificar y controlar el producto que no sea

conforme con sus requisitos, `para prevenir y asegurar la entrega no intencional

de productos que no cumplan con la calidad.

2. ALCANCE:

Este procedimiento nos sirve para controlar los productos no conformes del

ALMANCEN TODO REPUESTOS DE SANTA ROSA DE CABAL.

3. DEFINICIONES:

Producto o Servicio No Conforme: Producto o Servicio que no es conforme

con los requisitos; Producto o Servicio que no cumple con los requisitos.

Producto: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

Concesión: autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme

con los requisitos para su uso previsto.

Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

Reparación Acción: tomada sobre un producto no conforme para convertirlo

en aceptable para su utilización prevista.

Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)

de una No conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)

de una No conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

4. GENERALIDADES:

EL ALMACEN TODO REPUESTOS controla los productos no conformes

mediante la toma de acciones para eliminar la no conformidad detectada.

5. PROCEDIMIENTO NO CONFORME:

5.1 DETECTAR EL PRODUCTO NO CONFORME:

Un producto no conforme es aquel que no cumple con los requisitos

establecidos en cada proceso es detectado durante o después de la ejecución

del proceso por el personal involucrado en los procesos. El producto no

conforme lo registramos y lo evidenciamos.

5.2 NOTIFICAR EL RESPONSABLE DEL PROCESO:

La persona que identifica el producto no conforme notifica de manera verbal o

de manera escrita el responsable del proceso. Quien es el encargado de

analizar si procede la notificación para hacer el registro de producto no

conforme.

5.3 REGISTRAR PRODUCTOS NO CONFORMES:

En caso de proceder la notificación del producto no conforme el responsable

del proceso debe registrar el producto no conforme en el formato que

concluye:

La fecha de detección.

El número consecutivo.

El nombre del proceso.

El nombre de la dependencia.


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 5


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 5

Nombre y cargo de la persona que reporta.

Fuente del hallazgo.

Breve descripción del producto no conforme detectado.

5.4 DECIDIR ACCIONES APLICAR:

El responsable del proceso debe decidir el tratamiento aplicar y derivar si

fuese necesario su ejecución.

Rechazar el producto no conforme.

5.5 VERIFICAR LA EFICIENCIA DE LA ACCION:

Una vez aplicado el tratamiento de acción, el responsable del proceso y

el responsable de la implantación deben verificar la eficiencia de este.

Si las acciones tomadas no fueron eficaces, se debe proceder

nuevamente según el punto 5.4 del presente procedimiento, hasta que

se demuestre la conformidad.

5.6 ANALISIS DEL EXPEDIENTE DE PRODUCTO NO CONFORME:

El responsable del proceso y el responsable de la implantación deben

de analizar el expediente del producto no conforme generado, al fin de

tomar acciones correspondientes e informar acerca de los productos no

conformes al gerente general para tomar acciones correctivas.


CALIDAD

PÁGINA:

3 - 5

5.7 ARCHIVAR EL REGISTRO:

Archivar el registro según el procedimiento de control de registros y

enviar copia a la secretaría administrativa y al Grupo de Gestión de la

Calidad.

6. RESPONSABLES.

CARGO FUNCION

GERENTE GENERAL. Tomar decisiones para solucionar el producto no conforme.

- verificar y controlar el producto no conforme. - verificar que las acciones tomadas se han eficaces.

DIRECTOR DE CALIDAD

Verifica y controla que todos los productos cumplan con los estándares de calidad.

- Tomar decisiones para las acciones correctivas y preventivas - Registrar productos no conformes

-Verificar la eficiencia de la acciones.

ALMACENITAS

Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, y otros suministros que ingresan al almacén.

-Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición

realizadas.

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:




CALIDAD

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4 - 5


CALIDAD

PÁGINA:

4 - 5

ANEXO # 1

PROCEDIMIENTOS CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES.

DIAGRAMA DE FLUJO


Inicio

Detectar el producto no conforme. Almacenista.

Comunicar al responsable del proceso. Almacenista.

Registrar el producto no conforme.


Tomar acciones para eliminar la no conformidad. Director de Calidad.

NO Director de Calidad.

Gerente General.

Verificar el cumplimiento de las acciones tomadas.

¿Se cumplieron los requisitos? Director de Calidad.

SI

Archivar el registro. Secretaria

Administrativa.


CALIDAD

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5 - 5


8.5 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

8.5.2. ACCION CORRECTIVA.

FECHA:

02-12-2013

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1- 4

1. OBJETIVOS :

Definir el procedimiento para realizar las acciones correctivas, sobre las

no conformidades detectadas en el sistema de GESTION DE CALIDAD.

2. ALCANCE :

Este procedimiento es aplicable para las áreas que afectan directamente

la calidad del proceso o sistema de gestión de calidad.

3. DEFINICIONES :

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad.

Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una

no conformidad detectada u otra situación indeseable.

4. GENERALIDADES :

EL ALMACEN TODO REPUESTOS cuenta con un procedimiento de acciones

correctivas para prevenir las ocurrencias de la no conformidad y determinar e

implementar las acciones necesarias.

5. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS :

5.1 IDENTIFICAR OBSERVACIONES, NO CONFORMIDADES,

INICIATIVAS DE MEJORA, Y CLASIFICAR EL TIPO DE ACCION :

El líder del proceso y/o el personal del proceso analiza la no

conformidad detectada o el área de de la causa raíz para evitar que

se presente la No conformidad, y con esto se evalúa y determina el

Tipo acción a realizar (correctiva), lo anterior en función del registro

conformidad.

5.2 INVESTIGAR CAUSA RAIZ, PREPARAR PROPUESTA DE

MEJORA, EVALUAR ALTERNATIVAS, DOCUMENTAR PLAN DE

ACCION Y DEFINIR EQUIPO DE TRABAJO:

El líder del proceso y/o el personal del proceso llevan a cabo un

análisis de investigación para determinar la causa raíz del problema

y en función de esto elabora una propuesta en general para

resolverla, esto de manera individual o en conjunto con el equipo de

trabajo que el mismo determina para resolverla .estas acciones se

documentan y de igual forma se establece un equipo de trabajo que

desarrollara e implementar la acción correctiva.

5.3 REGISTRAR EL RESULTADO DE INVESTIGACION PARA LA

ACCION CORRECTIVA :

El líder del proceso registra la acción con el fin de formalizar los

trabajos y las acciones.

5.4 EJECUTAR LA ACCION CORRECTIVA , EN CONJUNTO CON EL

EQUIPO DE TRABAJO :

El líder del proceso y/o el equipo de trabajo desarrollan la acción,

realizando pruebas y con base al plan de trabajo que elaboran.

5.5 DAR SEGUIMIENTO A CADA PROCESO DE DESARROLLO

ACCION CORRECTIVA :

El líder del proceso con base a la acción correctiva, registra el

avance del proceso. Esta actividad se realiza desde el registro de la

acción, hasta el cierre de la acción.

5.6 VERIFICAR LA EFECTIVIDAD EN LA OPERACIÓN Y EN EL SGC,

REALIZAR AJUSTES EN EL CASO NECESARIO Y

RETROALIMENTA A LOS RESPONSABLES :


CALIDAD

PÁGINA:

2 - 4

El líder de la implantación evalúa el impacto y el efecto de la acción

implantada en la operación y en el sistema de gestión de calidad y

en caso de que aplique realiza los ajustes y modificaciones.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

DIRECTOR DE CALIDAD


- Tomar decisiones para las acciones correctivas y preventivas - Registrar productos no conformes -Verificar la eficiencia de la acción.



CALIDAD

PÁGINA:

2 - 4


CALIDAD

PÁGINA:

3 - 4

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:



ANEXO No. 1

ACCIONES CORRECTIVAS

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA


Inicio

Identificación no

conformidad.


Investigar la causa raíz.

Director de Calidad .

Registrar la

acción correctiva.

Secretaria General.

NO

Ejecutar la acción

correctiva.


¿Conforme?

SI

Seguimiento.


Fin.


CALIDAD

PÁGINA:

4 - 4


8.5 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

8.5.3. ACCION PREVENTIVAS.

FECHA:

02-12-2013

VERSIO:

0

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1- 6

1. OBJETIVO :

Este procedimiento tiene como objetivo para determinar las no

conformidades potenciales, las causas y evitar su ocurrencia reforzando

de esta forma la política de la mejora continua.

2. ALCANCE :

Este procedimiento aplica para todos los procedimientos del SISTEMA

DE GESTION DE CALIDAD, identificados en el alcance del MANUAL

DE CALIDAD.

3. DEFINICIONES

3.1 ACCIONES PREVENTIVAS :

Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una

no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad

potencial.

NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo

suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que

vuelva a producirse.

4. GENERALIDADES :

EL ALMACEN TODO REPUESTOS cuenta con un procedimiento

acciones preventivas para evitar o eliminar una no conformidad

potencial y disminuyendo los problemas en gran medida.

5. PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS :

5.1 IDENTIFICAR LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL :

Cuando un operario detecta una no conformidad potencial y informa al

responsable del proceso para su conocimiento y análisis. Las no

conformidades se pueden identificar mediante:

Sugerencias de los clientes y los funcionarios.

Análisis de las peticiones, quejas y reclamos de los clientes.

Observaciones de las auditorias de evaluación.

Resultados de las auditorías internas y externas.

5.2 ANALIZAR LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL :

El líder del proceso y el equipo de trabajo analizan la necesidad de

tomar una acción preventiva o de evitar una no conformidad.

5.3 DESCRIBIR LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL:

El líder del proceso describe claramente el riesgo o no conformidad

potencial en el campo “registro de la no conformidad potencial

“Descripción de la No Conformidad Potencial del MEJ--FR-12 “Registro

de Acciones Preventivas”.

5.3 IDENTIFICAR LAS POSIBLES CAUSAS:

Responsable del Proceso y su equipo de trabajo, realizan un análisis

de la(s) posible(s) causa(s) que generaría(n) la No

Conformidad y la(s) documenta(n) en el campo “Identificación de

Posible(s) Causa(s)” del formato MEJ-FR-12 “Registro de

Acciones Preventivas”.

En la identificación de causas se pueden emplear diferentes métodos

para la toma de decisiones, tales como; Diagrama Causa–Efecto o

Espina de Pescado Diagrama del Por qué, Por qué, entre otros.

5.4 ESTABLECER LA ACCIÓN:

El Líder del Proceso o quien este delegue, y su equipo de trabajo,

definen acciones para eliminar las causas potenciales y asegurar

que la no conformidad no suceda, dejando evidencia de estos


CALIDAD

PÁGINA:

3 - 4


CALIDAD

PÁGINA:

Compromisos en el campo “Acciones a Tomar” del MEJ--FR-12

“Registro de Acciones Preventivas”., incluyendo los responsables de

tomar la(s) acción(es), la fecha de implementación y el responsable

del seguimiento a la eficacia de la(s) acción(es) tomada(s).

Es importante tener en cuenta que los responsables del seguimiento

a las acciones tomadas deben ser diferentes a quienes tomaron la

acción con el fin de asegurar la objetividad.

5.5 EJECUTAR LA ACCIÓN:

El responsable(s) de tomar la(s) acción(es) se asegura(n) de eliminar

las posibles causas que conduzcan a la ocurrencia de no

conformidad y de dejar las evidencias que se consideren pertinentes

para la verificación de la eficacia de las mismas. Sí es posible, las

evidencias se anexan al MEJ--FR-12 “Registro de Acciones

Preventivas”. Para el seguimiento de la eficiencia.

5.6 REALIZAR SEGUIMIENTO:

El responsable de hacer el seguimiento (definido por el equipo de

trabajo) evalúa el cumplimiento de los compromisos asumidos,

verificando que las acciones tomadas sí hayan eliminado la(s)

posible(s) causa(s) de la no conformidad potencial. La verificación de

eficacia se realizará teniendo en cuenta la información consignada

en el MEJ- FR-13 “Listado maestro de acciones preventivas”.

Nota: Los resultados de la verificación se documentan en el campo

“Seguimiento a la Eficacia” del formato MEJ--FR-12 Registro de

Acciones Preventivas”, al igual que la fecha en la cual se realizó el

seguimiento y se firma en señal de aprobación, y luego le comunica

al gestor del proceso.

En caso de no haber sido eficaz(es) o de no haberse(n) tomado la(s)

acción(es) propuesta(s), el responsable del seguimiento le debe

comunicar al gestor del proceso para asegurarse de la eliminación

de las posibles causas y volver a la actividad 4 ó 5 sí fuese

necesario.


CALIDAD

PÁGINA:

3 - 6

5.7 REGISTRO Y CONTROL:

Los responsables de proceso registran en el MEJ--FR-13 “Listado

Maestro de Acciones Preventivas” todas las acciones enviadas

por los diferentes líderes de los Procesos del Sistema de Gestión de

la Calidad y les asignan un número consecutivo para su control, y se

aseguran de efectuar los análisis que consideren necesarios para el

seguimiento y medición del proceso de Mejoramiento Continuo y los

informes requeridos para la Revisión por la Dirección del SGC.

Nota: El Coordinador de calidad tiene la autoridad de evaluar los

resultados de la toma de acciones preventivas en cada uno de los

procesos después de verificar que las posibles causas sí sean las

generadoras de las no conformidades potenciales reportadas, que

las acciones sí se orienten a eliminar las posibles causas y que no

sean correcciones, y que el seguimiento sí evidencie la eficacia de

las acciones tomadas. De ser necesario, se debe solicitar al Líder del

Proceso la adecuada toma de acciones preventivas para el

mejoramiento del SGC.

6. RESPONSABLES :

CARGO FUNCION

DIRECTOR DE CALIDAD


- Tomar decisiones para las acciones correctivas y preventivas - Registrar productos no conformes -Verificar la eficiencia de la acción.


ALMACENISTA




CALIDAD

PÁGINA:

5 -6

ELABORADO POR:


REVISADO POR:

APROBADO POR:



ANEXO No. 1

ACCIONES PREVENTIVAS.

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA


Inicio

Identificación no conformidad.

Director de calidad

Almacenista.

Analizar la no conformidad.


Describir la no Conformidad.


Identificar posibles causas.


Establecer la acción.


Ejecutar la acción.


NO

¿Conforme?

SI

Realizar seguimiento.

Director de Calidad

Registro y Control.

Director de Calidad


CALIDAD

PÁGINA:

6 - 6

1. OBJETIVOS :

El objetivo es establecer que todas las funciones y

responsabilidades estén especificadas porque permite

mejorar la fluidez de las relaciones interpersonales en el

desempeño de las respectivas tareas, minimiza los

conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el

trabajo y fomenta el orden.


MANUAL DE FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES FO-AD-001

FECHA:

02-12-2013

VERSIO:

0

PAGINA:

1- 9


PÁGINA: 2 - 9

INFORMACION BASICA

PUESTO DIRECTOR DE CALIDAD

GERENTE GENERAL

SUPERVISA A OPERARIOS

OBJETIVOS DEL PUESTO

Dirigir, planificar, organizar y controlar los procesos, procedimientos y actividades relacionados con la gestión de la calidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus estándares, normas y detectar los productos defectuosos, así como, favorecer la mejora continua.

FUNCIONES ESPECIFICAS

1. Programar, dirigir, monitorear, supervisar y evaluar procesos de mejoramiento de Calidad de los servicios que provee el ALMACEN.

2. Desarrollar técnicas y herramientas que propicien el incremento de calidad en los servicios que

ofrece la ALMACEN.

3. Dirigir, planificar, organizar y realizar el proceso de implementación de estrategias, metodologías

e instrumentos de calidad y mejora continua de los procedimientos

internos

4. Cumplir y hacer cumplir los dispositivos legales para el cumplimiento de los objetivos funcionales

del Gestión de la Calidad.

5. Asesorar y orientar sobre métodos, normas y otros dispositivos propios del sistema de calidad.

ESTUDIOS

Pregrado en Administración, Ingeniería Industrial.

EXPERIENCIA

Un año en experiencia del Sistema de Gestión de Calidad.

HABILIDADES

Orientación al resultado, comunicación efectiva, trabajo en equipo, innovación y mejora continua , liderazgo, pensamiento lógico .

INFORMACION BASICA

PUESTO GERENTE GENERAL Y REPRESENTANTE LEGAL

JEFE N/A

SUPERVISA A N/A


El objetivo de un gerente general es hacer cumplir el alcance los objetivos, y la productividad del trabajador. Administrar el ALMACEN y hacer cumplir todas las normas legales; diseñar puestos de trabajo, los recursos y los procesos. Establecer controles (conocer los requerimientos mínimos de rentabilidad, los límites de la competencia) • Influir y responsabilidad social; entender los efectos y los problemas sociales; la relación empresa estado.


1. Realizar la gestión necesaria para lograr el desarrollo de la Empresa, de acuerdo con los planes y

programas establecidos, teniendo en cuenta las características del entorno y las condiciones

internas de la empresa.

2. Velar por la utilización eficiente de los recursos financieros y talento humano del ALMACEN y por el

cumplimiento de metas y programas aprobados.

3. Ejercer supervisión y control sobre las unidades administrativas, operativas y de ventas sobre los

programas y proyectos del ALMACEN TODO REPUESTOS.

4. Dirigir el ALMACEN, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses en torno a la misión y

objetivos.

5.Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes y ejecutar las

decisiones tomadas

6. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los empleados del ALMACEN.

7. Promover la adaptación y adopción de las normas técnicas y modelos orientados a mejorar la

calidad y eficiencia en la atención del cliente.

ESTUDIOS

Pregrado en Administración, Ingeniería Industrial.

EXPERIENCIA Un año en experiencia del Sistema de Gestión de Calidad.

HABILIDADES

Orientación al resultado, comunicación efectiva, trabajo en equipo, innovación y mejora continua, liderazgo, pensamiento lógico.


PÁGINA: 4 - 9

INFORMACION BASICA

PUESTO SECRETARIA ADMINISTRATIVA

JEFE GERENTE GENERAL

SUPERVISA A N/A


Ejecutar labores de secretaría administrativa que contribuya con el proceso, gestión, tratamiento de

documentos, registros y realizar procesos contables.


1. Elaboración de actas, decretos, cartas de compromiso, cartas de recomendación y demás

documentos que se han requeridos por el gerente general.

2. Despachar, archivar y custodiar todos los documentos generados, recibidos y enviados por

la unidad de su competencia.

3. Atender el personal de la empresa y a los clientes relacionados con la empresa.

4. Pago de seguros de vida, cartera, aportes y demás seguros obligatorios.

5. Vigilar que el sistema contable del organismo, así como las modificaciones que se generen por

motivos de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y

operación

6. Proponer e instrumentar las políticas, normas, sistemas y procedimientos de registro y control

de los recursos financieros, humanos y materiales, así como de las actividades que realice EL

ALMACÉN TODO REPUESTOS.

REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO ESTUDIOS Técnica de auxiliar administrativa.

EXPERIENCIA

Seis meses de experiencia en manejo de contabilidad y documentos.

HABILIDADES

Facilidad para solucionar problemas, expresión verbal y escrita y facilidad para interactuar con los demás.


PÁGINA: 5 - 9

INFORMACION BASICA

PUESTO ALMACENISTA


SUPERVISA A N/A


Atender los requerimientos de diferentes unidades o dependencias en cuanto al suministro de

repuestos, equipos del almacén, recibiéndolos, clasificándolos, codificándolos, despachándolos e inventariándolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades.


1. Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan

al almacén.

2. Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que

ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y

devuelve copia al proveedor.

3. Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra manual de inventarios.

4. Clasifica y organiza el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización.

5. Elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada al

almacén.

6. Elaborar inventarios y listados de mercancía faltante.

REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO ESTUDIOS

Técnico de almacenista.

EXPERIENCIA Un año en experiencia en manejo y control del almacén.

HABILIDADES

Tratar en forma al cortés con público en general, Tener iniciativa, Organizar el almacén, Realizar cálculos numéricos.


PÁGINA: 6 - 9

INFORMACION BASICA

PUESTO DIRECTOR DE COMPRAS

JEFE N/A

SUPERVISA A N/A


Ejecutar los trámites para la adquisición de materiales y equipos requeridos por la Institución, estudiando y analizando cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores condiciones de precios, calidad y

oportunidad.


1. Recibe, estudia y analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones.

2. Verifica la disponibilidad presupuestaria para la realización de las compras.

3. Tramite órdenes de compra, pago a proveedores y atiende a los proveedores, agentes de

la aduanales, agentes de seguros y funcionarios relacionados con las compras.

4. Participa en los comités de compra de la Institución y entrega documentos agentes de

aduanales.

5. Lleva el control de archivo de los proveedores, órdenes de compra y cotizaciones recibidas.

6. Selecciona y lleva registros de proveedores y verifica materiales, equipos adquiridos.

REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO ESTUDIOS

Técnico Superior Universitario en Administración mención Compras

EXPERIENCIA Dos años de experiencia progresiva.

HABILIDADES

Seleccionar mercancía de buena calidad, lograr buenos precios del mercado, Realizar cálculos numéricos, Establecer relaciones interpersonales, Facilidad de expresión.

INFORMACION BASICA

PUESTO DIRECTOR VENTAS


SUPERVISA A N/A

OBJETIVOS DEL PUESTO Es responsable de brindar excelente servicio y cordial atención a los clientes de la empresa, con el objeto de lograr la satisfacción y lealtad de éstos y consolidar ventas efectivas, de acuerdo a normas y procedimientos establecidos.


1. Brindar plena satisfacción en el servicio y atención a los clientes, logrando en ellos lealtad

y preferencia.

2. Contactar clientes nuevos y promover el servicio de asesorías y repuestos mediante

correos electrónicos y llamadas telefónicas.

3. Actuar con iniciativa ante exigencias o detalles de nuestros clientes, logrando su

satisfacción.

4. Prestar atención a las opiniones de los compradores y brindar un servicio eficiente de

atención al cliente.

5. Agradecer al cliente su visita una vez que se le haya atendido y acompañarlo hasta la

caja para que cancele la mercadería.

REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO ESTUDIOS Conocimientos de técnicas de ventas

EXPERIENCIA cuatro meses de experiencia en ventas y servicio al cliente

HABILIDADES

Actitud de servicio, Facilidad de palabra, Responsable, Liderazgo, Buen manejo de las relaciones interpersonales, Dinámica en la toma de decisiones.


PÁGINA: 7 - 9


PÁGINA: 8 - 9

INFORMACION BASICA

PUESTO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS.

JEFE N/A

SUPERVISA A N/A


Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos más idóneos para los puestos del ALMACEN y Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, anticipos de prestaciones sociales) y liquidaciones de prestaciones sociales, a objeto de cumplir con las procedimientos establecidos en el ALMACEN.


1. Revisar las tarjetas de asistencia diariamente para el respectivo registro de

incidencias laborales.

2.Elaborar quincenalmente reportes de; ausentismo, incapacidades prolongadas y bono de puntualidad

del personal para su aplicación en el proceso de la nómina respectiva-

3.Recibir quejas, sugerencias y resuelve los problemas de los colaboradores

4. Ofrecer facilidades adecuadas para la capacitación del personal, tanto de empleados y funcionarios,

dentro del rango superior de la política de personal del ALMACEN.

5.Realizar programas de recreación laboral con la finalidad de integrar a los colaboradores y a sus

familiares

6.Reclutar y seleccionar al personal determinando los términos y condiciones de empleo

ESTUDIOS Contador, Pasante de Lic. En Relaciones Industriales y/o Recursos Humanos.

EXPERIENCIA Un año en experiencia de manejo de personal y contabilidad.

HABILIDADES

Trabajo en equipo, creativo, disciplinado, toma de decisiones, honestidad, responsabilidad, buena comunicación.


PÁGINA: 9 -9

INFORMACION BASICA

PUESTO AUXILIAR EN SERVICIOS


SUPERVISA A N/A


Realizar las labores de limpieza, aseo y cafetería para brindarles comodidad a los funcionarios del área de trabajo, conforme a la norma y procedimientos vigentes.


1. Asear las oficinas y áreas antes del ingreso de los funcionarios y vigilar que se

mantengan aseadas.

2. Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con

la dotación necesaria.

3. Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos

en bolsas separadas.

4. Responder por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier anormalidad o

deterioro que ellos presenten y solicitar su reposición o reparación si es del caso.

5. Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios en sus oficinas y atender las

reuniones que se lleven a cabo en las oficinas de su área de trabajo.

6. Responder por las actividades asignadas en el sistema de manual de calidad.

REQUISITOS MINIMOS PARA EL PUESTO

ESTUDIOS Educación básica

EXPERIENCIA

Seis meses en labores de limpieza

HABILIDADES Tener una buena comunicación con los funcionarios y clientes.

A L M A C E N T O D O R E P U E S T O S .

FECHA:

02-12-2013

LISTA DE FORMATOS REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

FO-AC-001

PAGINA:

1 DE 2

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS FO-AC-001

PRESTAMO DE DOCUMENTOS FO-AC-002

MODIFICACIÓN O ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS FO-AC-003

CREACIÓN O ANULACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS FO-AC-004

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO FO-AC-005

LISTA MAESTRA DE REGISTROS FO-AC-006

OBJETIVOS DE CALIDAD FO-AC-007

COMUNICACIÓN INTERNA FO-AC-008

REVISIÓN Y APROBACION DOCUMENTOS NORMA ISO 9001:2000 FO-AC-009

CRONOGRAMA AUDITORIAS INTERNAS FO-AC-010

PLAN DE AUDITORIA FO-AC-011

LISTA DE CHEQUEO FO-AC-012

INFORME DE AUDITORIA INTERNA FO-AC-013

REPORTE DE NO CONFORMIDAD FO-AC-014

ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD FO-AC-015

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO FO-AC-016

LISTADO CARPETAS ARCHIVO FISICO FO-AC-017

MANUAL DE FUNCIONES FO-AD-001

ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL FO-AD-002

MANUAL INDUCCIÓN FO-AD-003

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO FO-AD-004

PLAN DE CAPACITACION FO-AD-005

ASISTENCIA A CAPACITACIONES FO-AD-006

ACTAS DE REUNION FO-AD-007

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO FO-AD-008

LISTA DE PROVEEDORES SELECCIONADOS FO-AD-009

COTIZACIÓN DE PROVEEDORES FO-AD-010

FORMATOS

PAGINA: 2 DE 2

ORDEN DE COMPRA FO-AD-011

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES FO-AD-012

QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR FO-AD-013

REPORTE DE AUSENTISMO FO-AD-014

REGISTRO DIARIO DE UTILIZACIÓN DEL BOTIQUÍN FO-AD-015

FORMATO REVISIÓN DEL SERVICIO FO-OP-001

FORMATO ENTREGA DOCUMENTOS A CLIENTES FO-OP-002

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

FM-AC-001 VERSION 0

CODIGO NOMBRE

DOCUMENTO FECHA

VIGENCIA VERSION No.

PROCESO ( ¿Dónde esta?)

PRESTAMO DE DOCUMENTOS FM-AC-002 VERSION 0

FECHA CODIGO NOMBRE DOCUMENTO

PRESTADO POR

ENTREGADO A

FIRMA DEVOLUCIÓN FIRMA

RECIBIDO D D MM M A A D M A A

MODIFICACIÓN O ACTUALIZACION DE

DOCUMENTOS

FM-AC-003 VERSION 0

FECHA CODIGO

DOCUMENTO JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO

No. Actualización

VERSIÓN No.

NOMBRE DEL RESPONSABLE

FIRMA RESPONSABLE

FIRMA AUTORIZACION

SOLICITUD DE CREACION O ANULACION DE

DOCUMENTOS Y FORMATOS

FM-AC-004 VERSION 0

PARTE No. 1

FECHA NOMBRE DEL SOLICITANTE: No. De solicitud:

DÍA MES AÑO

CARGO DEL SOLICITANTE:

TIPO DE SOLICITUD:

CREACIÓN _____ ANULACIÓN ______

DESCRIPCION DEL DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

CÓDIGO DEL DOCUMENTO:

JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD:

FIRMA SOLICITANTE FIRMA JEFE INMEDIATO

PARTE No. 2

RESPUESTA A LA SOLICITUD

FECHA

APROBADO SI _____ NO ______ DÍA MES AÑO

OBSERVACIONES

FIRMA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN S.G.C


DE ORIGEN EXTERNO FM-AC-005 VERSION 0

FECHA CODIGO NOMBRE DOCUMENTO PROCESO PERSONA

D M A

LISTA MAESTRA DE REGISTROS

FM-AC-006 VERSION 0

CODIGO NOMBRE

REGISTRO VERSION

No. PROCESO RESPONSABLE DE

MANEJO ACCESO

¿Cómo se recupera? TIEMPO DE RETENCION

DISPOSICION FINAL

OBJETIVOS DE CALIDAD

FM-AC-007 VERSION 0

PROCESO ________________________________________________

POLITICA OBJETIVO META AÑO

2003 META

AÑO 2004 INDICADOR RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

COMUNICACIÓN INTERNA

FM-AC-008 VERSION 0

PEREIRA, Fecha de elaboración DE: _________________________________ PARA: _________________________________ ASUNTO: _______ Tema central de la información ___________________________

____________________________________________________________

____________________ Este espacio contendrá la información completa sobre el tema

de interés general en la organización__________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Atentamente, _____________________________ FIRMA CARGO

REVISIÓN Y APROBRACION DOCUMENTOS NORMA ISO

9001:2000

FM-AC-009 VERSION 0

DOCUMENTO (S)

FECHA DE ENTREGA

FECHA DE RECIBIDO FIRMA DE REVISADO

FIRMA DE APROBADO

D M A D M A

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

FM-AC-010 VERSION 0

PAG 1/4

No. ELEMENTOS NORMA

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

4. SISTEMA DE GESTION

DE CALIDAD.

4.1 Requisitos generales

4.2 Requisitos de la documentación

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual de Calidad

4.2.3 Control de la documentación

4.2.4 Control de los registros

5. RESPONSABILIDAD DE LA

DIRECCION

5.1 Compromiso de la dirección

5.2 Enfoque al cliente

5.3 Política de calidad

5.4 Planificación

5.4.1 Objetivos de calidad

5.4.2 Planificación del SGC

5.5 Responsabilidad, autoridad y

comunicación.

5.5.1 Responsabilidad y autoridad

5.5.2 Representante de la dirección

5.5.3 Comunicación Interna

5.6 Revisión por la dirección

5.6.1 Generalidades

5.6.2 Información para la revisión

5.6.3 Resultados de la revisión

PAG 2/4

No. ELEMENTOS NORMA


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

6 GESTION DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de recursos

6.2 Recursos humanos

6.2.1 Generalidades

6.2.2 Competencia, toma de conciencia

y formación

6.3 Infraestructura

6.4 Ambiente de trabajo

7 REALIZACION DEL PRODUCTO

7.1 Planificación de la realización del

producto.

7.2 Procesos relacionados con el

Cliente

7.2.1 Determinación de los requisitos

relacionados con el producto.

7.2.2

Revisión de los requisitos relacionados

Con el producto.

7.2.3 Comunicación con el cliente

7.3 Diseño y desarrollo

7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño

y desarrollo

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo

FO-AC-010

PAG 3/4

No. ELEMENTOS NORMA


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo

7.3.7 Control de los cambios de diseño y

desarrollo.

7.4 Compras

7.4.1 Proceso de compras

7.4.2 Información de las compras

7.4.3 Verificación de los productos comprados

7.5 Producción y prestación del servicio

7.5.1

Control de la producción y prestación del

Servicio

7.5.2 Validación de los procesos de la

producción y prestación del servicio.

7.5.3 Identificación y trazabilidad

7.5.4 Propiedad del cliente

7.5.5 Preservación del producto

7.6 Control de los dispositivos de

seguimiento y medición.

8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

8.2 Seguimiento y medición

8.2.1 Satisfacción del cliente

8.2.2 Auditoria Interna

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

8.2.4 Seguimiento y medición del producto.

8.3 Control del producto no conforme

8.4 Análisis de datos FO-AC-010

PAG 4/4

No. ELEMENTOS NORMA ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva

8.6 Listado maestro de formatos

8.7 Listado maestro de cargos SGC

8.8 Listado maestro de técnicas estadísticas

8.9 Listado maestro de documentos.

AAUDITORES INTERNOS:

GRUPO 1: GRUPO 2:

CODIGOS POR PROCESOS:

A: Administración O: Operativo C: Calidad

FO-AC-010

PLAN DE AUDITORIA

FM-AC-011 VERSION 0

FECHA:

OBJETIVO DE LA AUDITORIA:

ALCANCE DE LA AUDITORIA:

AUDITOR PRINCIPAL:

EQUIPO AUDITOR:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA:

FECHA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA:

REUNION DE APERTURA:

HORA:

REUNION DE CIERRE:

HORA:

ENTREVISTAS

FECHA HORA AREA/ELEMENTO/PROCESO A

AUDITAR NOMBRE

AUDITADO CARGO

________________________ AUDITOR PRINCIPAL

LISTA DE CHEQUEO

FM-AC-012 VERSION 0

FECHA:

HOJA: /

AUDITORIA No.:

AUDITOR PRINCIPAL:

EQUIPO AUDITOR:

NUMERAL PREGUNTA EVIDENCIA COMENTARIOS

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

FM-AC-013 VERSION 0

FECHA:

HOJA: /

AUDITORIA No.:

INFORME DE AUDITORIA

REPORTE DE NO CONFORMIDAD

FM-AC-014 VERSION 0

FECHA:

NUMERO DE REPORTE: _______DE_______

DEPARTAMENTO DE LA EMPRESA DONDE SE DETECTO LA NO-CONFORMIDAD:

ADMINISTRATIVO _______ OPERATIVO ________ CALIDAD _______

NO CONFORMIDAD MAYOR ____ NO CONFORMIDAD MENOR ____ OBSERVACIÓN____

PROCEDIMIENTO: ___________________________________________________________________________________ CLAUSULAS DE REFERENCIA: ___________________________________________________________________________________ AUDITOR: ___________________________________________________________________________________ AUDITADO: ___________________________________________________________________________________

REPORTE DEL AUDITOR:

FIRMA AUDITOR: __________________________________ FIRMA AUDITADO: ____________________ COMENTARIOS DEL AUDITADO - CAUSAS:

ACCION CORRECTIVA PROPUESTA:

FECHA PROPUESTA DE TERMINACIÓN: _____________________________ FIRMA AUDITADO: __________________________ REVISIÓN DE LA ACCION CORRECTIVA

FIMA AUDITOR: ______________________________________ FECHA: ______________________

ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD

FM-AC-015

PAG 1/3 FECHA:

DESCRIPCION:

ELEMENTO DE LA NORMA ISO: __________ NO CONFORMIDAD: MAYOR ___________ MENOR__________ RESPONSABLE:________________________________________________________________________________________________

GRUPO DE ESTUDIO:

FECHA PROPUESTA DE ENTREGA DE SOLUCION: ___________________________ ESTUDIO DEL IMPACTO:

ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO TÉCNICA DE LLUVIA DE IDEAS:

PAG 2/3

DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

SELECCIÓN DE POSIBLES CAUSAS PRINCIPALES Por medio de las siguientes técnicas estadísticas: Técnica de lluvia de Ideas

Ley de Paretto ¿Cuáles son las causas mas representativas (20%) para que ocurra la no conformidad (80%)?

PROPUESTA(S) DE POSIBLE(S) SOLUCIÓN(ES)

_______________

Firma del responsable Vo.Bo. Representante de la dirección Para el S.G.C

CAUSAS EFECTO (No conformidad)

FO-AC-015

PAG 3/3 ETAPA DE IMPLEMENTACION

FECHAS PROPUESTAS PARA REVISIONES:

______________________________________ ______________________________________ ______________________________________

ETAPA DE SEGUIMIENTO / VERFICACION DE LA SOLUCION

FECHAS:

______________________________________ ______________________________________ ______________________________________

CIERRE O LEVANTAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD

________________________________ _______________________________________ AUDITOR(ES) Vo.Bo. Representante de la

Dirección para el S.G.C

ESTUDIO ACCION PREVENTIVA

FO-AC-015


DE ORIGEN INTERNO FM-AC-016 VERSION 0

FECHA CODIGO NOMBRE DOCUMENTO PROCESO PERSONA

D M A

LISTADO CARPETAS ARCHIVO

FÍSICO FM-AC-017 VERSION 0

No. NOMBRE CARPETA IDENTIFICACION

MANUAL DE FUNCIONES

FM-AD-001 VERSION 0

INFORMACION BASICA

PUESTO

JEFE

SUPERVISA A



ESTUDIOS

EXPERIENCIA

HABILIDADES

ENTREVISTA SELECCIÓN DE PERSONAL

FM-AD-002 VERSION 0

PAG 1/3

FECHA: NOMBRE: CARGO AL QUE ASPIRA:

I. CONFORMACION DEL GRUPO FAMILIAR

PADRE: MADRE: HERMANOS: CONYUGUE: HIJOS:

II. EXPERIENCIA LABORAL

EMPRESA: CARGO: FUNCIONES REALIZADAS: MOTIVO RETIRO: TIEMPO LABORADO:

PAG 2/3

EXPERIENCIA LABORAL

EMPRESA: CARGO: FUNCIONES REALIZADAS: MOTIVO RETIRO: TIEMPO LABORADO:

III. ASPECTO PERSONAL

PRESENTACION PERSONAL:

CARACTERISTICAS DE PERSONALIDAD:

MOTIVACION HACIA EL CARGO:

OBSERVACIONES DE ACUERDO A REQUERIMIENTOS:

SUGERENCIAS

FIRMA DEL ENTREVISTADOR:

FO-AD-002

PAG 3/3

IV. VERIFICACION DE REFERENCIAS LABORALES

EMPRESA: NOMBRE: CARGO:

INFORMACION COMPETENCIAS

PUNTUALIDAD EN HORARIO:

PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJOS:

COMPAÑERISMO:

COLABORACION:

ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA:

CONOCIMIENTOS TECNICOS:

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO:

OBSERVACIONES GENERALES AL RESECTO:

FIRMA DE QUIEN CONFIRMA LA REFERENCIA:

FO-AD-002

MANUAL DE INDUCCION

FM-AD-003 VERSION 0

PAG 1/5

BIENVENIDA SEÑOR (A): _________________________________________________________ Desde ahora, usted hace parte del equipo humano del ALMACEN TODO REPUESTOS .Todo

nuestro equipo de trabajo le quiere dar la bienvenida, y esperamos que se adapte al ambiente

laboral de la empresa.

Esperamos que trabajando todos en equipo con calidad y su colaboración, logremos cumplir con

los objetivos trazados, mejorando continuamente, y brindando entre todos un excelente servicio a

todos nuestros clientes, razón de ser de nuestra empresa.

RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA.

El Almacén Todo Repuestos nació en el municipio Santa Rosa de Cabal, Risaralda en el año 1982 como cambio de aceite para carros y venta de tornillería; estaba constituido con el nombre de LUBRICAR; este fue creciendo poco a poco y así aumentando la variedad y la línea de repuestos en general para todo tipo de carros. Después de unos años, en 1995 LUBRICAR tomo otro nombre que ahora es TODO REPUESTOS y fue organizado y estructurado por las leyes que constituyen una empresa; ahora Todo Repuestos es un almacén que se especializo en comercializar todo lo que contiene un carro como: partes eléctricas, frenos, accesorios generales y de lujos, mangueras, correas, tornillería, aceites, bombillería y repuestos en general. El ALMACEN TODO REPUESTOS se encarga de prestar un buen servicio a la comunidad santarrosanos que son sus clientes, el servicio es la venta de repuestos para cualquier tipo de carro; el Almacén Todo Repuestos siempre ha estado pendiente y va a la vanguardia de las necesidades y comodidad de sus clientes, por ende los clientes no tienen que ir a buscar los repuestos a otros lugares ya que este siempre está disponible para cualquier ayuda a cubrir las necesidades. FM-AD-003

PAG 3/5

NORMAS GENERALES DE COMPORTAMIENTO INTERNO

HORARIO DE TRABAJO

USO DEL TELEFONO

FM-AD-003

PAG 4/5

El teléfono es un elemento básicamente de

trabajo.

Para asuntos personales, aconsejamos usarlo en caso de verdadera necesidad.

Las horas de entrada y salida de todos los

empleados, son las siguientes:

DIAS LABORALES: LUNES A VIERNES

HORA DE ENTRADA: 8:00 AM Y 2:00 PM

HORA DE SALIDA: 6:00 PM

PERIODOS DE DESCANSO DIARIOS: DE 12:00 M a

2:00 PM

PERMISOS

El permiso es la autorización que recibe usted como empleado, para ausentarse del trabajo por

un tiempo determinado; este permiso debe ser aprobado por su jefe inmediato.

Recuerde, que las ausencias injustificadas, causan perjuicios a la empresa. SEA PUNTUAL.

DIAS DE PAGO

El pago de nomina, para cada trabajador se hace quincenalmente.

SALUD OCUPACIONAL

El bienestar de nuestros empleados es uno de nuestros principales objetivos, por tal razón, la

empresa en cumplimiento de las normas legales ha conformado un vigía de salud ocupacional,

integrado por dos compañeros de trabajo, ellos están encargados de velar por su seguridad y el

cumplimiento del plan de capacitación en prevención con la A.R.P del Instituto de Seguridad

Social.

¡TODO INCIDENTE POR LEVE QUE PAREZCA DEBE SER REPORTADO A LA PERSONA

ENCARGADA DEL VIGIA OCUPACIONAL O A SU SUPLENTE!

SALUD

Todos los empleados, al ingresar a la empresa, son afiliados a seguridad social.

Le recomendamos por su bienestar llevar siempre consigo la tarjeta actualizada de servicios, o

los documentos necesarios para ser atendido cuando lo requiera.

FM-AD-003

PAG 5/5

USO DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO Para la realización de sus funciones, se le han asignado los recursos necesarios para ello, por

consiguiente, le recomendamos tratarlos con cuidado, ya que estos son esenciales para

desempeñar su trabajo.

MECANISMOS DE COMUNICACIÓN La comunicación es esencial y necesaria, por consiguiente, en el ALMACEN TODO

REPUESTOS, se tiene un canal de comunicación en donde todos sus problemas o inquietudes

inicialmente deberán ser manifestadas a su jefe inmediato, el siempre estará dispuesto ayudarle,

igualmente se ha puesto a disposición de todos, la cartelera, donde se podrán publicar sus

avisos.

FM-AD-003

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

FM-AD-004 VERSION 0

PAG 1/3

EVALUADO:

CARGO DESEMPEÑADO:

JEFE INMEDIATO:

AÑO A EVALUAR:

FECHA:

I. OBJETIVOS

OBJETIVOS PERSONALES AÑO ANTERIOR

RESULTADOS OBTENIDOS

COMENTARIOS

1.

2.

3.

4.

5.

PAG 2/3

OBJETIVOS PERSONALES PROXIMO AÑO

PLAN DE ACCION FECHA DE

CUMPLIMIENTO

1.

2.

3.

4.

5.

II. NECESIDADES DE CAPACITACION PARA MEJORAR DESEMPEÑO

FO-AD-004

PAG 3/3

III. EVALUACION DE COMPETENCIAS

COMPETENCIA ALTO MEDIO BAJO

PUNTUALIDAD HORARIO

ENTREGA DE TRABAJOS

COMPAÑERISMO

COLABORACIÓN

ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO

IV. CALIFICACION DEL DESEMPEÑO

PARA SALIR PARA MEJORAR NORMAL SOBRESALIENTE EXCELENTE

V. COMENTARIO EVALUADO

_____________________ ______________________ FIRMA EVALUADOR FIRMA EVALUADO

FO-AD-004

PLAN DE CAPACITACION

FM-AD-005 VERSION 0

TEMA RESPONSABLE COORDINACION PERSONAL ASISTIR FECHA

PROPUESTA OBSERVACION

ASISTENCIA A CAPACITACIONES

FM-AD-006 VERSION 0

FECHA: _________________ HORA INICIO: __________ HORA FIN: __________

TEMA CAPACITACION: ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

FACILITADOR: ___________________________________________________________________

NOMBRE CARGO FIRMA

ACTAS DE REUNION FM-AD-007 VERSION 0

ACTA DE REUNION

No. ACTA: LUGAR:

FECHA REUNION:

HORA:

COMITÉ O GRUPO:

TEMA TEMAS A TRATAR TIEMPO ASISTENTES FIRMA

TEMAS SUGERIDOS TIEMPO

TEMA DESARROLLO REUNION COMPROMISOS RESPONSABLE

SEGUIMIENTO A LAS ACTAS ANTERIORES

TEMA COMPROMISOS ESTADO

COMUNICACIÓN EXTERNA FM-AD-008

VERSION 0

NOMBRE CLIENTE DESCRIPCION DE SOLICITUD PERSONA DE CONTACTO

RESPONSABLE POR RESPUESTA

FECHA RECIBIDA

FECHA RESPUESTA

D M A D M A

LISTA DE PROVEEDORES FO-AD-009

VERSION 0

PROVEEDOR PRODUCTO Y/O SERVICIO

QUE OFRECE FORMA DE

PAGO TIEMPO DE ENTREGA

DIRECCIÓN TELEFONO FAX

COTIZACIÓN PROVEEDOR FO-AD-010

VERSION 0

FECHA:

NOMBRE DEL PROVEEDOR:

DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO

UNITARIO PRECIO TOTAL

ORDEN DE COMPRA

FO-AD-011 VERSION 0


FECHA:


TIEMPO DE ENTREGA:

FORMA DE PAGO:

DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO

UNITARIO PRECIO TOTAL

AUTORIZADO POR: __________________ ELABORADO POR:_________________

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

FO-AD-012 VERSION 0

FECHA:


PRODUCTO SUMINISTRADO:

CARACTERISTICA VARIABLE FACTOR PUNTAJE VALOR CALIFICACION

CUMPLIMIENTO

Cumplimiento en entrega

30% Alta Media Baja

3 2 1

30 20 10

30

PRECIO

Descuentos por compras

30%

20%-o mas 10%-20% 0%-10%

3 2 1

10 6.6 3.3

10

Forma de pago 30 días 20 días 10 días

3 2 1

10 6.6 3.3

10

Precio Bajo Medio Alto

3 2 1

10 6.6 3.3

10

CALIDAD

Sistema de calidad proveedor

40%

100% 50% 0%

3 2 1

30 20 10

30

Servicio Postventa Bueno Regular Malo

3 2 1

10 6.6 3.3

10

TOTAL CALIFICACIÓN

RANGOS DE CALIFICACION

Aceptable 80% - 100% ____

Medianamente aceptable 60% - 79% ____

No aceptable 0% - 59% ____

QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR

FO-AD-013 VERSION 0

FECHA:


PRODUCTO:

CANTIDAD RECIBIDA:

CANTIDAD NO CONFORME:

MOTIVO DE LA INCONFORMIDAD:

PRODUCTO REVISADO POR:

RECLAMACIÓN APROBADA POR:

SOLUCION PLANTEADA POR EL PROVEEDOR:

FIRMA ENCARGADO DE ELABORACION: ___________________________________

REPORTE DE AUSENTISMO

FO-AD-014 VERSION 0

FECHA

TRABAJADOR PROCESO

DIAS PERDIDOS

CUALES CAUSAS SALARIO DIARIO

(con prestaciones) COSTO DIAS

INCAPACIDAD D M A E.C E.P A.T OTRAS

CAUSAS

REGISTRO DIARIO DE UTILIZACIÓN DEL BOTIQUIN

FO-AD-015 VERSION 0

FECHA NOMBRE

PACIENTE EDAD

SEXO MOTIVO

CONSULTA

MEDICAMENTO

ADMINISTRADO

CANT FIRMA

RESPONSABLE

FIRMA

PACIENTE D M A F M

REVISIÓN DEL SERVICIO

FO-OP-001 VERSION 0

FECHA ASESOR CLIENTE COMENTARIO FIRMA

D M A

ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES

FO-OP-002 VERSION 0

CLIENTE:

ASESOR:

FECHA DOCUMENTO

FECHA ELABORACIÓN

FECHA VENCIMIENTO NOMBRE PERSONA QUE

RECIBE DOCUMENTO FIRMA QUIEN RECIBE

EL DOCUMENTO D M A D M A D M A

PROGRAMACION VENCIMIENTO

DE DECLARACIONES FO-OP-003 VERSION 0

CLIENTE:

IDENTIFICACION:

AÑO:

FECHA INFORME O FORMATO

MES DIA

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“LIDERES EN REPUESTOS DE TODAS LAS MARCAS PARA CARROS EN SANTA ROSA DE ...repositorio.utp.edu.co/.../11059/3970/2/658562P259DOC_Anexo.pdf · “LIDERES EN REPUESTOS DE TODAS LAS