FACULDADE METODISTA GRANBERY – FMGCURSO DE ADMINISTRAÇÃO

LUIZ ANTÔNIO MARTINS MAIMERE

RELATÓRIO MONOGRÁFICO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADOOS BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS EMPRESASCENTRO DE INTEGRAÇÃO EMPRESA ESCOLA DE MINAS GERAIS

(CIEEMG) – BALCÃO DE OPORTUNIDADES DE ESTÁGIOSDE JUIZ DE FORA

JUIZ DE FORA2008

LUIZ ANTÔNIO MARTINS MAIMERE

RELATÓRIO MONOGRÁFICO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADOOS BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DE INFOMAÇÃO NAS EMPRESAS

CENTRO DE INTEGRAÇÃO EMPRESA ESCOLA DE MINAS GERAIS (CIEEMG) – BALCÃO DE OPORTUNIDADES DE ESTÁGIOS

DE JUIZ DE FORA

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito para obtenção do título de Bacharel em Administração da Faculdade Metodista Granbery

ORIENTADOR: PROFESSOR CARLOS HENRIQUE DA MOTA COUTO

JUIZ DE FORA2008

ATESTADO DE REALIZAÇÃO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO

Atesto, para comprovação de Estágio Supervisionado, junto à Faculdade

Metodista Granbery, que o aluno Luiz Antônio Martins Maimere é funcionário do

Centro de Integração Empresa Escola de Minas Gerais, no período de 01/08/2005

até 05/06/08 com carga horária de 5.937 horas.

Juiz de Fora, 05 de junho de 2008.

Thereza Cristina de Oliveira RampinelliSupervisora – BOPES/JUF

FACULDADE METODISTA GRANBERY – FMGCURSO DE ADMINISTRAÇÃO

RELATÓRIO MONOGRÁFICO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADOIDENTIFICAÇÃO

Aluno: LUIZ ANTÔNIO MARTINS MAIMERE

Matrícula: 2004201056

Área de concentração: Organização, Sistemas e Métodos

Organização concedente: Centro de Integração Empresa Escola de Minas Gerais

Setor onde foi realizado o estágio: BOPES/JUF

Período de realização: 01/08/2005 a 05/06/2008

Carga horária total:

Supervisor da organização: Thereza Cristina de Oliveira Rampinelli

Cargo: Supervisora Júnior

LUIZ ANTÔNIO MARTINS MAIMERE

FOLHA DE APROVAÇÃOOS BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS EMPRESASCENTRO DE INTEGRAÇÃO EMPRESA ESCOLA DE MINAS GERAIS

RELATÓRIO MONOGRÁFICO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO

Após a exposição do discente Luiz Antônio Martins Maimere, matrícula

2004201056, sobre a realização do estágio supervisionado, a Banca Examinadora,

composta pelos professores abaixo identificados, reuniu-se e aprovou o presente

relatório monográfico que, por atender aos requisitos estabelecidos, pelo curso de

Administração da Faculdade Metodista Granbery, para obtenção do título de

Bacharel em Administração recebeu a nota 95 (noventa e cinco), como sendo média

da Banca.

Juiz de Fora, 05 de Junho de 2008.

Professor Carlos Henrique da Mota Couto – Mestre – Orientador

Faculdade Metodista Granbery

Professor Jair Croce Filho – Mestre – Examinador

Faculdade Metodista Granbery

Professor Eduardo Duarte Horta – Mestre – Examinador

Faculdade Metodista Granbery

JUIZ DE FORA2008

É com grande prazer que dedico esse trabalho ao amigo José Maurício de Araujo Silva, um grande incentivador na minha carreira e uma pessoa que considero como um intermediador de Deus em minha vida. Que Deus lhe abençoe.

AGRADECIMENTOS

Apriori a Deus por estar presente toda hora em minha vida e

indiretamente proporcionar o conhecimento acessível.

A mim por esforço e dedicação, principalmente nas horas em que precisei

abrir mão da família, amigos, lazer para que fosse possível fazer cursos, e aprimorar

meus conhecimentos.

Aos meus pais pela educação e meus irmãos pelo companheirismo.

Agradeço também ao meu orientador pelos ensinamentos e ajuda nas

horas que precisei ao confeccionar este relatório.

Não poderia deixar de lembrar a grande amiga e incentivadora Thereza

Rampinelli que por diversas vezes compartilhou seus conhecimentos comigo.

RESUMO

O presente relatório monográfico de estágio supervisionado apresenta a

importância do uso dos sistemas de informação nas empresas e as vantagens que o

Centro de Integração Empresa Escola de Minas Gerais (CIEEMG) adquiriu com o

uso dos aplicativos de escritório Microsoft Office. Um sistema de informação recebe

insumos como entrada e produz informações como saída de forma confiável e

segura podendo ser definida como o método para prover informação, qualquer que

seja feito seu uso. Composto por cinco recursos principais: pessoas, hardware,

software, dados e redes, seus produtos devem ser vistos sob a ótica da qualidade

que consiste em atender três dimensões: tempo, forma e conteúdo. Dentre os

softwares classificados como aplicativos para finalidades gerais, encontra-se o

pacote Office que é composto por planilhas eletrônicas, editor de texto,

gerenciamento de banco de dados e apresentações gráficas e multimídias. Durante

a evolução do trabalho no CIEEMG de Juiz de Fora foi observado um cenário

arcaico composto por somente máquinas de escrever e todos os controles eram

feitos manualmente. Atualmente conta com quatro computadores interligados em

uma pequena rede onde de qualquer ponto podem-se realizar consultas sobre a

documentação de qualquer estudante. Todo o sistema foi desenvolvido no Microsoft

Excel vinculado com o Microsoft Word via mala direta para a impressão das

informações. Através do desenvolvimento desse Banco de Dados é possível obter

informações quanto ao número de estudantes que ingressam no Programa Estágio,

a participação de cada Instituição de Ensino, assim como os cursos mais procurados

e a média de bolsa auxílio concedida aos estagiários. É possível conhecer também o

aumento dessa remuneração concedida aos estudantes ao longo do tempo. Essa

ferramenta é fundamental para obter um maior controle de todos os processos,

agilizar a busca de informações para prestar um melhor serviço aos clientes e apoiar

o planejamento estratégico no CIEEMG em Juiz de Fora.

Palavras-chave: Sistemas de Informação. Banco de Dados. Microsoft Office.

Planilha Eletrônica

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Figura 01 – Tipos de software................................................................................22

Figura 02 – Comparando sistemas de apoio à decisão e sistemas de informações gerenciais...........................................................................................24

Figura 03 – Relatórios gerados a partir do Banco de Dados principal...............28

Figura 04 – Gráfico da participação das escolas de nível médio........................30

Figura 05 – Gráfico da participação das faculdades............................................31

Figura 06 – Gráfico dos cursos de nível médio mais procurados......................32

Figura 07 – Gráfico dos cursos de nível superior mais procurados...................32

Figura 08 – Comparação das médias das bolsas auxílio 2006/2007...................33

Figura 09 – Variação das médias das bolsas auxílio.................................................34

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

CIEEMG Centro de Integração Empresa Escola de Minas Gerais

BOPESJUF Balcão de Oportunidade de Estágio em Juiz de Fora

BOPES Balcão de Oportunidade de Estágios

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO....................................................................................111.1 Objetivo geral.....................................................................................................111.2 Objetivos específicos........................................................................................111.3 Metodologia........................................................................................................121.4 Justificativa........................................................................................................13

2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO...........................................................152.1 Conceito de sistemas e sistemas de informação...........................................152.2 Componentes de um sistema de informação..................................................162.2.1Recursos humanos...........................................................................................16

2.2.2Recursos de hardware......................................................................................17

2.2.3Recursos de software........................................................................................17

2.2.4Recursos de dados...........................................................................................18

2.2.5Recursos de rede..............................................................................................18

2.3 Produtos de sistemas de informação..............................................................192.4 Tipos de sistemas de informação....................................................................202.5 Tipos de software..............................................................................................212.6 Sistemas de informação e os processos organizacionais............................23

3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO.........................................253.1 O CIEEMG em Juiz de Fora...............................................................................26

4 RELAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS NO ESTÁGIO............274.1 Benchmarking....................................................................................................34

5 CONCLUSÃO......................................................................................35

REFERÊNCIAS......................................................................................36

1 INTRODUÇÃO

Este trabalho se destina à disciplina de Estágio Supervisionado do Curso

de Administração da Faculdade Metodista Granbery. Foi desenvolvido com base no

trabalho realizado desde 01 de agosto de 2005 e se encontra em desenvolvimento

até os dias atuais, visto que a administração de um Banco de Dados é um trabalho

evolutivo que vai se aperfeiçoando com o passar do tempo com a colaboração dos

usuários do sistema. Em função do envolvimento das atividades diárias

desempenhadas no CIEEMG, tornou-se possível o levantamento de todas as

informações e situações que facilitaram o entendimento e seus efeitos nos Sistemas

de Informação nas empresas, bem como a importância do Banco de Dados nas

mesmas.

1.1 Objetivo geral

Apresentar como os processos existentes no CIEEMG eram de forma

mecânica, analógica e lenta e a situação atual com o uso dos aplicativos de

escritório Microsoft Office, os quais possibilitaram o desenvolvimento de um Banco

de Dados armazenando registros, facilitando a busca dos dados, maior controle

sobre o processo administrativo e agilidade na correção de erros.

1.2 Objetivos específicos

a) Descrever os processos operacionais do CIEEMG.

b) Apresentar os principais conceitos relacionados a Sistema de Informação.

c) Demonstrar as informações alimentadas pelo Banco de Dados.

d) Apresentar as informações que são obtidas através dos relatórios.

11

1.3 Metodologia

Sobre os tipos de pesquisas, Cervo e Bervian (2002, p. 64) comentam

que os diversos tipos de pesquisa surgiram com o “interesse e a curiosidade do

homem pelo saber levando-o a investigar a realidade sob os mais diversificados

aspectos e dimensões”.

Cervo e Bervian (2002) esclarecem que existe uma diferença na ênfase

que os autores dão a distinção entre a pesquisa pura e aplicada. Na primeira, o

pesquisador tem o saber como meta, buscando o conhecimento, já a seguinte o

investigador busca soluções para problemas concretos, sendo que ambas são

indispensáveis para o progresso das ciências e do homem.

Naturalmente existem inúmeros tipos de pesquisas, pois cada uma possui

suas peculiaridades próprias, mas os três tipos mais importantes de pesquisa são: a

experimental, a descritiva e a bibliográfica.

A pesquisa bibliográfica procura explicar um problema a partir de referências teóricas publicadas em documentos [...] é meio de formação por excelência e constitui o procedimento básico para os estudos monográficos, pelos quais se busca o domínio do estado da arte sobre determinado tema (CERVO e BERVIAN, 2002, p. 65-66).

Conforme classificação sobre os tipos de pesquisas, a apresentada neste

relatório é do tipo bibliográfica tendo como base teórica principal o livro de O’Brien

(2001), usado como referencial no 6º e 7º períodos do curso. Foram utilizadas

consultas nos manuais operacionais da empresa como: regimento interno, estatuto,

apostila de treinamento institucional atualizada em 2006 e sites da web.

Esta pesquisa consiste na análise e leitura das obras indicadas nas

referências. Assim, num primeiro momento, realizar-se-á uma ampla pesquisa

objetivando a revisão bibliográfica acerca dos conceitos, definições e demais

aspectos que dizem respeito aos sistemas de informações nas empresas,

procurando assim contribuir para o aprimoramento do conhecimento dos estudos e

experiências já existentes.

Outra importante fonte de informação reside nos arquivos da empresa e

na própria experiência diária de trabalho, onde o conhecimento acadêmico participa

de forma direta, inserida nas relações humanas.

12

Juntamente a estas fontes está o aprendizado adquirido dentro de sala de

aula nesta Instituição de Ensino, contribuindo de forma significativa para este

relatório monográfico.

1.4 Justificativa

Com o crescimento das empresas apoiado no avanço das tecnologias é

cada vez mais necessário que a área de Tecnologia da Informação se mantenha

atualizada, mas isso por si só não basta, é necessário que os usuários saibam

operar o sistema. Isso demonstra que a informática deixou de ser opcional no

currículo das pessoas.

No decorrer do curso algumas matérias despertaram maior interesse

dentre elas, Sistemas de Informação, que fez refletir sobre meu curso e a área onde

pretendo especializar.

Ao desenvolver o projeto do relatório monográfico focado nesta área foi

possível sintetizar e simultaneamente expor minhas atividades desenvolvidas.

Outro fator que colaborou para a escolha do tema foi à atividade de

instrutor de informática que deixou claro como as pessoas ainda não estão

totalmente integradas com os recursos da Tecnologia da Informação.

Ao iniciar minhas atividades no CIEEMG em agosto de 2005, tão logo foi

possível, programei o uso do microcomputador para agilizar algumas rotinas e foi

possível observar como essa ferramenta auxiliou as operações, os controles de

documentos e os processos internos.

O uso da ferramenta deixou de ser opcional e passou a ser fundamental,

nos tornando dependentes das máquinas e os processos passaram a depender de

novas idéias e modificações para se adequar ao volume de informações que está

suportando. Todo o fluxo de documentos passou a ser controlado com o auxílio

desses recursos.

Atualmente, contamos com o apoio de quatro microcomputadores

interligados em uma rede interna nas seguintes disposições: um micro na recepção

para consultas e protocolo de entrega de documentos; outra máquina que é usada

pelo estagiário que cuida da digitação dos Termos de Compromisso de Estágio, no

13

período da manhã, e na parte da tarde a máquina fica disponível para consultas e

digitação de memorandos; uma com a supervisora que tem acesso a todos os

arquivos e todas as máquinas e também é utilizada para acesso à Internet e contato

com clientes, por último um microcomputador na minha mesa que é utilizado para o

controle financeiro, consultas, contato com clientes e emissão de recibos.

14

2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Ao analisar as estruturas sociais atuais, verifica-se uma quantidade

enorme de relacionamentos entre os diversos componentes da sociedade. Dentro

das organizações os diversos setores participam de forma sistêmica para o

desenvolvimento de suas atividades.

2.1 Conceito de sistemas e sistemas de informação

Em um sistema, várias partes trabalham juntas visando um objetivo em

comum. Os Sistemas de Informação não são diferentes, porém o objetivo é um fluxo

mais confiável e menos burocrático das informações possibilitando acesso rápido às

informações, garantia de integridade, veracidade da informação e de segurança de

acesso à informação.

O que é um sistema?

Segundo O’Brien

Sistema pode ser definido simplesmente como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado. Um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação. Esse tipo de sistema, conhecido como sistema dinâmico possui três componentes: entrada, processamento e saída. (O’BRIEN, 2001, p. 17).

Para Laudon e Laudon

Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões além de dar suporte. (LAUDON e LAUDON, 2004, p. 7).

Na literatura encontram-se diversos conceitos para sistemas, os quais

têm como base a interação de partes de um todo. Encontra-se também

conceituações a respeito de suas atividades, o que pode abranger entradas,

processamentos e saídas, eventualmente armazenamento, controle e feedback.

Conforme O’BRIEN (2001).

15

Um sistema de produção recebe matérias-primas como entrada e produz bens acabados como saída. Um sistema de informação também é um sistema que recebe recursos (dados) como entrada e os processa em produtos (informação) como saída. (O’BRIEN, 2001, p. 17).

Um Sistema de Informação pode ser definido como todo sistema usado

para prover informação (incluindo o seu processamento), qualquer que seja o uso

feito dessa informação.

Um sistema de informação possui vários elementos inter-relacionados

que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os

dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback.

Dificilmente um Sistema de Informação de grande porte sobrevive

atualmente sem estar informatizado, o que por si só não elimina o fator humano no

processo. É a interação dos componentes da Tecnologia da Informação (TI) com o

componente humano que faz com que um Sistema de Informação tenha

funcionalidade e utilidade para a organização.

2.2 Componentes de um sistema de informação

Um Sistema de Informação consiste em cinco recursos principais:

pessoas, hardware, software, dados e redes. Tal estrutura poderá ser encontrada

diferentemente de acordo com o autor pesquisado.

2.2.1 Recursos humanos

São pessoas que compõem todo o sistema administrativo burocrático de

uma organização. Podem ser classificados como usuários quando apenas utilizam o

recurso para obter informações ou especialistas quando são formados por gerentes,

programadores, técnicos e administradores do sistema.

16

São necessárias pessoas para a operação de todos os sistemas de informação. Esses recursos humanos incluem os usuários finais – pessoas que utilizam um sistema de informação ou a informação que ele produz – e os especialistas em Sistemas de Informação – pessoas que desenvolvem e operam sistemas de informação gerencial, técnico e administrativo de SI. (O’BRIEN, 2001, p. 21).

2.2.2 Recursos de hardware

É todo o tipo de dispositivo físico, incluindo máquina e equipamentos que

estejam à disposição dos usuários, sejam para a inserção de dados ou apenas

consulta. Através desses é transformado qualquer tipo de dado em informação.

Inclui todos os dispositivos físicos e equipamentos utilizados no processo de informações. [...] inclui não apenas máquinas [...] mas também todos os objetos tangíveis nos quais são registrados dados, desde folhas de papel até discos magnéticos. (O’BRIEN, 2001, p. 22).

2.2.3 Recursos de software

É tudo o que está em funcionamento no computador, mas não pode tocar

e nem sentir. Formado por um conjunto de instruções escritas em linguagem de

programação com o objetivo de fazer com que os equipamentos informatizados

executem tarefas. São eles que sustentam todo o funcionamento do hardware.

[...] Inclui todos os conjuntos de instruções de processamento da informação [...] não só os conjuntos de instruções operacionais chamados programas que dirigem e controlam o hardware, mas também os conjuntos de instruções de processamento da informação requisitada por pessoas, chamado procedimentos. (O’BRIEN, 2001, p. 22).

[...] Mesmos os sistemas de informação que não usam computadores contêm um componente de recurso de software. Todos requerem recursos na forma de instruções e procedimentos de processamento da informação a fim de captar, processar e disseminar corretamente a informação aos seus usuários. (O’BRIEN, 2001, p. 22).

17

2.2.4 Recursos de dados

É a matéria-prima para obter a informação. Dados que podem assumir

diversas formas: dados alfanuméricos, imagens, textos, áudios e vídeos. O conjunto

desses dados armazenados e organizados será fundamental para no futuro obter a

informação desejada através de relatórios, sejam eles semanais, mensais ou anuais.

Essa é uma ferramenta muito importante para a tomada de decisão gerencial. Um

dado inserido no sistema de forma errada ou com vários sentidos poderá acarretar

em uma informação duvidosa.

Dados são mais do que a matéria-prima dos sistemas de informação. [...] Podem assumir diversas formas, entre as quais a de dados alfanuméricos tradicionais [...] e outros que descrevem transações de negócios e outros eventos e entidades. (O’BRIEN, 2001, p. 22).

[...] dados de texto, [...] dados de imagem, [...] dados auditivos, a voz humana e outros sons, também são formas importantes de dados. (O’BRIEN, 2001, p. 22).

[...] são fatos ou observações crus, normalmente sobre fenômenos físicos ou transações de negócios. (O’BRIEN, 2001, p. 23).

2.2.5 Recursos de rede

Esse recurso é mais uma ferramenta importante nos conceitos de sistema

de informação. Através da rede, junto com os recursos de hardware, software e

recursos humanos é possível interligar várias áreas da organização. A conexão

entre as máquinas poderá ser feita através de cabos coaxial, fibra ótica ou até

mesmo sem fio algum por meio da tecnologia wireless fidelity1 (wi-fi).

São um componente de recurso fundamental de todos os sistemas de informação. [...] Redes de telecomunicações consistem em computadores, processadores de comunicações e outros dispositivos

1 Wireless Fidelity – Tecnologia de interconexão entre dispositivos sem fio.

18

Interconectados por mídia de comunicações e controlados por software de comunicações. [...] a Internet, intranets e extranets tornam-se essenciais ao sucesso de operações de todos os tipos de organizações e de seus sistemas de informação computadorizados. (O’BRIEN, 2001, p. 23).

2.3 Produtos de sistemas de informação

Os produtos de informação são os resultados obtidos através do

processamento de dados, ou seja, a matéria-prima. Conforme exemplo citado no

item recursos de dados, um usuário alimenta diariamente um sistema quando efetua

uma venda, no final de um período será possível obter um relatório sabendo o

número de vendas, quantidade de produtos devolvidos e até mesmo o tempo que o

produto demorou a ser vendido.

Para O’Brien (2001, p. 25) o objetivo dos sistemas de informação é a produção de produtos de informação apropriados para os usuários finais. Alguns exemplos são mensagens, relatórios, formulários e imagens gráficas, que podem ser fornecidos por monitores de vídeo, resposta em áudio, produtos de papel e multimídia.

Os produtos de sistemas de informação devem ser vistos sob a ótica da

qualidade. O conceito de qualidade engloba três dimensões: tempo, forma e

conteúdo. É relativa ao que a organização se propõe, qual o nível de serviço

pretende prestar, qual o produto e a durabilidade dele. Tratando-se de informação, a

que possui qualidade é a clara, objetiva, sem dupla interpretação e de fácil acesso.

O’Brien (2001) defende que a informação deve ser fornecida quando necessária e quantas vezes forem necessárias, de forma atualizada, conter informações sobre períodos passados, presentes e futuros. Estar isenta de erros e como está relacionada a uma necessidade de um receptor, deve ser fornecida quando necessária e apenas o que for necessário. Deve ser fácil de compreender podendo ser fornecida de forma detalhada ou resumida, podendo ser apresentada na forma de documentos impressos, monitores de vídeo ou outras mídias.

2.4 Tipos de sistemas de informação

19

Existem vários tipos de sistemas de informação, dentre eles destacamos:

o Enterprise Resource Planning (ERP). Os sistemas ERP podem ser definidos como

sistemas de informação integrados adquiridos na forma de um pacote de software

comercial, com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma

empresa.

Encontra-se na literatura diversas classificações para sistemas de

informações, dentre as quais as abaixo citadas:

a) Os Sistemas de Gestão de Suprimentos visam controlar produtos,

peças, matérias-primas, materiais, composição e fluxo de materiais por toda a

cadeia produtiva.

b) Os Sistemas de Informações Gerenciais surgiram com o intuito de

auxiliar os gerentes em suas funções. O objetivo é fornecer informações para a

tomada de decisões. As informações podem ser em forma de texto, números, figuras

ou gráficos que nesse último caso são preferidos pelos administradores, pois

oferece maiores informações em menor espaço. O importante é que o relatório

tenha um nível de detalhe adequado ao usuário.

c) Sistemas de Apoio à Decisão recebem como entrada, alternativas para

solução de um problema e desenvolvem as conseqüências para cada alternativa,

assim o administrador pode avaliar qual a melhor alternativa.

d) Sistemas de Workflow2 permitem o planejamento e controle do fluxo de

trabalho e o roteamento automático dos documentos.

e) Os Sistemas de Data Warehouse3 funcionam como armazém de dados

e agilizam a tomada de decisões sem onerar bases transacionais. Funcionam como

uma base de dados centralizada preenchida com dados copiados a partir de bases

remotas e distribuídas.

2 Workflow – Seqüência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de um negócio.3 Data Warehouse – Conjunto integrados de dados extraídos de banco de dados operacionais.

20

f) Sistemas de Database4 e Marketing armazenam informações sobre

clientes com o objetivo de fazer o marketing direto ou de precisão além de permitir

criar perfis de clientes para segmentação.

g) Sistemas de Customer Relationship Management5(CRM) possibilitam

identificar clientes em tempo real para melhorar atendimento e aumentar o

relacionamento.

2.5 Tipos de software

Quando um microcomputador é adquirido, na realidade não está pronto

para uso, isso porque parte do equipamento é composta por um elemento não

visível chamado de software. O software nada mais é do que uma série de

instruções escritas de modo que o microprocessador entenda o que deve ser feito,

ao passo que o hardware é efetivamente o microcomputador que conhecemos que

inclui as placas e dispositivos eletro-eletrônicos que são responsáveis pela vida do

equipamento.

Os Softwares podem ser classificados em dois tipos: software aplicativo e

software de sistemas. O primeiro executa tarefas de processamento de informações

para usuários finais enquanto o outro apóia as operações de sistemas e rede de

computadores. (O’BRIEN, 2001).

O software aplicativo subdivide-se em duas partes: para finalidades gerais

englobando correio eletrônico, processamento de texto, planilhas eletrônicas,

gerenciamento de banco de dados, gráficos de apresentação e também para

finalidades específicas como aplicativos para contabilidade empresarial,

gerenciamento de vendas, processo de transações e comércio eletrônico. (O’BRIEN,

2001).

Software de sistemas se divide em duas partes: gerenciamento de

sistemas e desenvolvimento. O primeiro é formado pelos sistemas operacionais,

programas de gerenciamento de redes, gerenciamento de banco de dados e

4 Database – Ferramenta do Marketing utilizada para a segmentação de grupo de consumidores.5 CRM – sistema integrado de gestão focado no cliente

21

utilitários de sistemas, o segundo por tradutores de linguagens de programação,

editores e ferramentas. (O’BRIEN, 2001).

A figura 01, a seguir, resume as principais categorias de softwares

aplicativos e de sistemas.

Figura 01 – Tipos de softwareFonte: O’Brien, 2001 p. 77.

Dentre dos tipos de softwares classificados como aplicativos para

finalidades gerais encontramos o pacote Office que contém ferramentas importantes

na criação e manutenção do banco de dados. Composto por ferramentas de

produção de texto, elaboração de tabelas, apresentações gráficas que facilitam no

processo decisório das empresas. Seus recursos são amplos e versáteis podendo

ser explorado de acordo com os conhecimentos e a imaginação do usuário. As

principais ferramentas são:

a) As Planilhas Eletrônicas

[...] usadas para análise, planejamento e modelagem dos negócios, as planilhas eletrônicas são compostas de um modelo de linhas e colunas que são armazenadas em seu PC [...] O desenvolvimento consiste na montagem de relações (fórmulas) que serão utilizadas no modelo. Em resposta aos dados que você introduzir, o computador realiza os cálculos necessários com base nas fórmulas que você definiu na planilha e exibe imediatamente os resultados. (O’BRIEN, 2001, p. 83).

b) Gerenciamento de Banco de Dados

As versões dos programas de gerenciamento de banco de dados para computadores tornaram-se tão populares que são agora encaradas como pacote de software para aplicações gerais. [...] A maioria dos gerenciadores de banco de dados pode realizar quatro tarefas básicas: [...] desenvolvimento, consulta, manutenção e desenvolvimento de aplicação. (O’BRIEN, 2001, p. 83).

Software

SoftwareAplicativo

Software deSistemas

Programas de Gerenciamento de

Sistemas

Programas Aplicativos para

Finalidades Gerais

Programas Aplicativos Específicos

Programas de Desenvolvimento de

Sistemas

22

c) Apresentações Gráficas e Multimídia

O Microsoft PowerPoint é um programa utilizado para edição e exibição de

apresentações gráficas no sistema operacional Windows. Para criar apresentações gráficas,

dispõe de processamento de textos, estrutura de tópicos, modelos, desenhos, assistentes,

gráficos e vários tipos de ferramentas para expressar idéias nas apresentações. É um

programa que permite a criação e exibição de apresentações, cujo objetivo é informar sobre

um determinado tema, podendo usar imagens, sons e textos que podem ser animados de

diferentes maneiras.

Os gráficos de apresentação têm se mostrado mais eficazes do que as apresentações de dados numéricos em tabelas para relatar e comunicar nas mídias de propaganda, relatórios administrativos ou outras apresentações na empresa. (O’BRIEN, 2001, p. 84).

2.6 Sistemas de informação e os processos organizacionais

A construção de um Banco de Dados, mantê-lo atualizado e padronizado

é uma ferramenta dos sistemas de informação de grande valor para uma

organização. Com a mudança da digitação dos Termos de Compromisso de Estágio

das máquinas de escrever para os microcomputadores, observa-se ao longo do

tempo a evolução do trabalho através dos relatórios que as ferramentas

disponibilizam para os usuários.

Para O’Brien (2001), os níveis de tomada de decisão gerencial existem,

mas seu tamanho, forma e participantes continuam a mudar à medida que evoluem

as estruturas organizacionais de hoje.

Podem-se considerar três níveis no processo decisório organizacional, a

saber:

a) Administração estratégica

Normalmente, um conselho de diretores e um comitê executivo do presidente e principais executivos desenvolvem as metas globais, estratégias, políticas e objetivos da organização como parte de um processo de planejamento estratégico. (O’BRIEN, 2001, p. 247).

b) Administração tática

Cada vez mais, as equipes autodirigidas, bem como os gerentes de unidades de negócios, desenvolvem planos de curto e médio prazo, programações e orçamentos e especificam as políticas,

23

procedimentos e objetivos de negócios para as subunidades da organização. Eles também distribuem recursos e monitoram o desempenho de suas subunidades organizacionais, como departamentos, divisões, equipes de processo e outros grupos de trabalho. (O’BRIEN, 2001, p. 247).

c) Administração operacional

Os membros das equipes autodirigidas ou os gerentes de operações desenvolvem planos de curto prazo como os programas de produção semanal. Eles dirigem o uso de recursos e o desempenho das tarefas de acordo com os procedimentos e dentro dos orçamentos e programações que eles definem para as equipes e outros grupos de trabalho da organização. (O’BRIEN, 2001, p. 247).

O uso de um sistema de apoio à decisão envolve um processo interativo

de modelagem analítica. Utilizar um pacote de software Decision Support System6

(DSS) para apoio à decisão, pode resultar em uma série de telas em resposta às

mudanças. (O’BRIEN, 2001).

Os DSS são uma das principais categorias de sistemas de apoio

gerencial. São sistemas de informação computadorizados que fornecem aos

gerentes apoio interativo de informações durante o processo da tomada de decisão.

(O’BRIEN, 2001).

A figura 02 a seguir relata sobre os sistemas de informações gerenciais e

os sistemas de apoio a decisão fazendo uma comparação quanto a decisão, forma e

formato das informações e metodologia dos processamentos destas.

Sistemas deInformações Gerenciais

Sistemas deApoio à Decisão

Apoio à decisão fornecido Fornecem informações sobre o desempenho da organização

Fornecem informações e técnicas de apoio à decisão para analisar problemas ou oportunidades específicos

Forma e freqüência das informações

Periódicas, de exceção, por demanda e relatórios e respostas em pilha.

Consulta e resposta interativas

Formato das informações Formato pré-especificado, fixo.

Formato ad hoc, flexível e adaptável.

Metodologia de processamento das informações

Informações produzidas por extração e manipulação de dados dos negócios

Informações produzidas por modelagem analítica de dados dos negócios

Figura 02 – Comparando sistemas de apoio à decisão e sistemas de informações gerenciaisFonte: O’Brien, 2001 p. 253.

6 Decision Support System – Sistema de apoio à decisão

24

3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO

O CIEE em Minas Gerais nasceu em 1977, com a determinação de um

professor, Waldemar Dornas, que verificou a necessidade de criar uma instituição

que ajudasse a inserir os estudantes no mercado de trabalho, ou seja, um centro de

integração empresa-escola. Foi quando Dornas descobriu que em São Paulo já

havia um Centro nos mesmos modelos que ele pensava, pelo que ele decidiu buscar

mais informações e estabelecer contatos com este Centro, o que foi primordial para

a fundação do CIEEMG.

Sua missão é promover o intercâmbio entre as empresas e escolas

(públicas e privadas) buscando oportunidades de estágio para estudantes do Ensino

Médio (educação geral-profissional) e de Educação Superior.

Seus objetivos são motivar, sensibilizar, integrar, articular, complementar

e subsidiar os componentes do sistema de formação (sendo a escola responsável

pela formação do ser humano) e o sistema de absorção (necessidade da empresa

em absorver esses recursos humanos).

É uma associação de direito privado, beneficente de assistência social

nos setores atinentes ao desenvolvimento dos processos de formação profissional,

técnica, cultural e científica. De utilidade pública, sem intuito lucrativo suas ações

possuem caráter educativo, cultural e técnico/científico desenvolvendo apoio às

instituições educacionais e empresariais, particulares e públicas. Portanto, é uma

entidade que promove a inserção dos estudantes no mercado de trabalho através de

oportunidades de estágios em diversos segmentos da economia.

Entidade filantrópica, mantida pelo empresariado (sobrevive através de

contribuições mensais dos empresários que contratam estagiários). Tem como seu

maior objetivo encontrar, para os estudantes de nível médio, técnico e superior, uma

oportunidade de estágio que os auxiliem a colocar em prática tudo o que aprendem

em sala de aula.

O CIEEMG está presente no mercado há vinte e oito anos com atividades

operacionais e o Programa Estágios já beneficiou cerca de cento e oitenta mil

estudantes mineiros. Deve-se partir do princípio de que a maioria das organizações

25

quer ter treinamento em serviço e preparar seus próprios funcionários, de acordo

com sua filosofia de trabalho, sendo que o estágio permite isso.

Os empresários são os principais interessados nestes processos e estão

enxergando que acreditar no estudante é um investimento sadio, que realimenta seu

quadro de pessoal com funcionários cada vez mais comprometidos com a qualidade

dos serviços prestados.

O CIEEMG, visando subsidiar empresas e escolas, instituiu o Plano

Diretor de uma Coordenadoria de Programas de Estágio para Estudantes de Ensino

Médio (educação geral-profissional) e Educação Superior – PDCES, dentro das

empresas, assim todas as partes envolvidas no processo contribuem para manter o

programa de estágio com qualidade e dentro das determinações legais.

O PDCES permite apoiar o coordenador na Instituição de Ensino e o

supervisor da área na empresa, no acompanhamento de todo o processo avaliando

melhor a qualidade do estágio tirando dúvidas do estudante garantindo o

cumprimento do programa e apoiando a empresa em uma eventual fiscalização.

3.1 O CIEEMG em Juiz de Fora

Em Juiz de Fora, o CIEEMG está localizado na praça Dr. João Penido,

52, centro, nas instalações da Associação Comercial Empresarial de Juiz de Fora.

Durante os vinte e oito anos do CIEEMG é possível perceber a satisfação

dos empresários que adotam o Programa de Estágio, que é um projeto de ação

social e de reciprocidade. A balança não pode pender para um só lado, tem que

haver equilíbrio. Por isso, os órgãos da classe empresarial têm um papel

preponderante neste processo, o que ajuda a sustentar essa ação social altamente

significativa. Essa sinergia possibilita que a maioria dos estagiários, logo após o

término do estágio tenha acesso ao primeiro emprego.

Conta hoje com oito colaboradores divididos em uma supervisora, dois

funcionários, quatro estagiários com carga de quatro horas diárias e um estagiário

com carga de seis horas diárias.

26

4 RELAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS NO ESTÁGIO

As atividades relacionadas abaixo, referem-se à função de Auxiliar de

Processador I no CIEEMG – BOPESJUF: auxiliar nas rotinas de contratação e

rescisão de contrato de estagiários; visitar e estabelecer contatos com empresas

ampliando a atividade do Programa Estágio na Zona da Mata; desenvolvimento e

administração do Banco de Dados, agilizando, otimizando e aperfeiçoando o

controle de pagamentos; cadastro de empresas/estudantes e relatórios mensais de

produtividade; desenvolvimento de apresentações para palestras de conscientização

para os estudantes e os empresários de Juiz de Fora e região.

A três anos, o cenário era arcaico, composto por três máquinas de

escrever, poucos telefones e alguns processos precisavam ser melhorados para se

tornarem mais ágeis.

O processo administrativo do CIEEMG é composto de muitos papéis,

porém essa burocracia toda é necessária para maior segurança dos empresários

que contratam estagiários. É necessário autorização da empresa por escrito,

declaração da Instituição de Ensino e no caso de estudantes de ensino médio é

necessário ainda um certificado de algum curso de qualificação, visto que estes

estudantes possuem apenas conhecimentos gerais.

A primeira providência tomada foi conseguir a liberação de um

microcomputador para o CIEEMG de Juiz de Fora. Tão logo surgiu a idéia de montar

um Banco de Dados, que digitando poucos dados trouxesse as informações

necessárias para a impressão dos contratos. Elaborei um Banco de Dados formado

por quatro partes: dados de empresas, dados das instituições de ensino, dados dos

estudantes e dados gerais.

Na organização do Banco de Dados principal foi possível montar uma

estrutura, que quando digitamos o CNPJ da empresa a ferramenta completa os

dados da mesma e tão logo digitamos o nome da escola as informações também se

completam. As informações dos estudantes poderiam ser semi-automáticas como os

outros, desde que todo o cadastro de estudante fosse realizado no balcão.

O Banco de Dados depois de elaborado alimenta a impressão de alguns

documentos conforme figura 03 a seguir.

27

Figura 03 – Relatórios gerados a partir do Banco de Dados principal

Com essa estrutura, cada Termo de Compromisso passou a ser único e

ficou fácil quando algum contrato é impresso errado ou muda alguma informação

antes do início do estágio.

Para qualquer alteração ao Termo de Compromisso de Estágio é

necessário elaborar um Termo Aditivo ao contrato. Para essas alterações foi

elaborada uma nova planilha que alimentará outros relatórios. Essas alterações

podem ser: mudanças de horário, atividades e prorrogações de contrato.

A idéia inicial era unir o Banco de Dados de Contrato com o de Termo

Aditivo, uma vez que eles possuem informações semelhantes, mas as fórmulas

ficaram extensas e sobrecarregariam as máquinas. Sendo assim, tornou-se mais

viável separar as informações, todavia um arquivo depende do outro.

Todo o sistema foi desenvolvido com base no Microsoft Excel exportando

as informações via mala-direta para o Microsoft Word.

Além de criar o Banco de Dados os recursos do pacote Microsoft Office

proporcionou criar modelos de documentos para digitação de memorandos que são

enviados para a sede em Belo Horizonte, diariamente, sendo assim fica padronizada

a comunicação e a localização de um assunto tratado anteriormente, bem como a

facilidade de corrigir algum erro e a impressão de uma segunda via que serve como

controle interno.

Outro recurso usado é o Microsoft PowerPoint para a elaboração de

apresentações para palestras. Ao longo do semestre e para cada curso é elaborada

uma palestra específica. Esse recurso permite mudanças a qualquer momento e

dinamiza o tema, inserindo músicas durante as apresentações e até pequenos

filmes que são desenvolvidos com o recurso do Windows Movie Maker.

Banco de Dados

Autorização da Empresa Contratante

Termo de Compromisso

de Estágio

Formulário de Bolsa Auxílio

Certificado de Seguro

Termo de Responsabilidade

28

Todas essas apresentações são guardadas como arquivo para servir de

comparação e oportunidade de melhorias para as próximas palestras.

Recentemente foi liberado para o CIEEMG de Juiz de Fora, o acesso a

Internet via banda larga. Este recurso possibilitou mais um avanço na comunicação

com o nosso público alvo, estudantes e empresários, facilitando a nossa missão de

ser um agente de integração.

Elaboramos uma apresentação sucinta contendo todas as informações

sobre o Centro de Integração em Juiz de Fora e que são enviadas as empresas

como primeiro contato com o empresariado. Essa apresentação é enviada via e-

mail, junto segue o termo de convênio e a ficha de visita técnica. Assim, no encontro

entre um representante do CIEEMG e a empresa, a comunicação fica mais clara,

pois o empresário já possui informações sobre o CIEEMG. De posse dos

documentos preenchidos pela empresa com as informações, quando da visita de um

consultor do CIEEMG, estes lhe são entregues e o mesmo providenciará sua

homologação junto a nossa sede em Belo Horizonte.

Atualmente, assumi a responsabilidade pelo departamento financeiro de

Juiz de Fora com o objetivo de centralizar todos os pagamentos. Dentre as

responsabilidades consiste conferir as folhas de freqüência, observando se falta o

pagamento de algum estagiário e emitir recibo institucional. No final do dia é

elaborada uma planilha de pagamento, para o setor financeiro em Belo Horizonte

processar a liberação da Bolsa Auxílio. Quando o estudante atrasa a entrega de

algum documento para o CIEEMG o setor financeiro bloqueia a Bolsa Auxílio até a

regularização da pendência. Dentre outras, depois de regularizada a pendência, fica

sob minha responsabilidade entrar em contato com o setor para que seja liberado o

pagamento.

Mensalmente recebemos relatórios de inadimplência de empresas, onde

deve-se estudar o débito e identificar se é falta de algum documento para dar baixa

ou o pagamento foi efetuado diretamente nas mãos do estudante e a empresa não

repassou a informação para o CIEEMG. Nos casos de falta de pagamento, entra-se

em contato as empresas para resolver o débito.

Diariamente, recebemos relatórios com a relação dos estudantes que

estão recebendo a Bolsa Auxílio e os que não receberam a Bolsa Auxílio por estar

pendente com algum documento. Nesses casos a informatização do nosso controle

agilizou muito essa tarefa, pois respondemos esse documento para o setor

29

financeiro informando em que dia e o número do memorando que foi enviado a

documentação para o setor responsável, assim os funcionários do CIEEMG em Belo

Horizonte providenciam o cadastro do estudante no sistema para liberar o

pagamento da Bolsa Auxílio o mais rápido possível.

Os gráficos abaixo mostram algumas informações que são possíveis de

ser obtidas através dos relatórios.

A figura 04 mostra a participação percentual de cada Instituição de Ensino

de nível médio de Juiz de Fora e Região no ingresso de seus estudantes no

programa de estágio.

Figura 04 – Gráfico da participação das escolas de nível médio

O estágio proporciona para o estudante um conhecimento prático sobre o

que é estudado em sala de aula, aprimora suas habilidades, os conhecimentos

práticos e o relacionamento com pessoas – o que é importante para um bom futuro

profissional, abrindo portas para o mercado de trabalho.

Algumas empresas utilizam a atividade de estágio para prepararem seus

futuros funcionários. Desde o início treinam a pessoa para desenvolver atividades

nos moldes que a empresa precisa e no momento certo, muitas vezes antes do

término do contrato efetiva o estagiário em regime de CLT.

As informações apresentadas nos gráficos deste relatório servem para a

tomada de decisão das Instituições de Ensino Superior de Juiz de Fora, uma vez

Participação das Escolas - 2006/200710%

9%

8%

6%

4%4%

4%3%2%

48%

Colégio Técnico Universitário

Colégio Pio XII

Instituto Estadual de Educação

E.E. Delfim Moreira

Senai

E.E. Cônego Joaquim Monteiro

E.E. Francisco Antônio Pires

E.E. Sebastião Patrus de Souza

E.E. Prof. José Sant'Clair

Escola Elizabeth Rombach

Demais Escolas

30

2%

que quanto mais seus alunos estiverem estagiando ou trabalhando melhor está a

sua aceitação no mercado de trabalho e agrega valor a marca da Instituição.

Conforme figura 05 podemos observar a participação da Universidade

Federal de Juiz de Fora com 25% de alunos estagiando do total. Se considerarmos

o número de alunos e faculdades que ela possui, esse número é relativamente

baixo, principalmente comparado com a segunda e a terceira colocadas que

somadas ultrapassam a mesma.

Participação das Faculdades - 2006/2007

25%

15%

12%11%

8%

6%

6%

4%

4%8%1%UFJF

UNIPAC

ESTÁCIO

CES

GRANBERY

MACHADO SOBRINHO

UNIVERSO

VIANNA JUNIOR

FACSUM

Inst. Sup. de Ed. Carlos Chagas

Demais Faculdades

Figura 05 – Gráfico da participação das faculdades

Os gráficos anteriores demonstraram a origem das entrantes no mercado

de trabalho segundo as Instituições de Ensino Superior e Médio e a participação de

cada uma no ingresso dos estudantes no mercado de trabalho. Vale ressaltar a

grande participação das escolas estaduais no processo. Constatamos com isso que

a atividade de estágio não funciona apenas como uma forma de aprendizado

profissional, mas também uma forma de complementação da renda familiar.

As figuras 06 e 07 demonstram a participação dos cursos de nível médio

e superior respectivamente no mercado nos anos de 2006 até 2007.

31

Figura 06 – Gráfico dos cursos de nível médio mais procurados.

Cursos mais procurados - Nivel Superior - 2006/2007

28%

11%

7%6%5%5%

4%

4%

3%3%

24%

Administração

Pedagogia

Direito

Comunicação Social

Medicina

Normal Superior

Ciências Contábeis

Sistemas de Informação

Farmácia e Bioquímica

Ciências Econômicas

Demais Cursos

Figura 07 – Gráfico dos cursos de nível superior mais procurados

Nossa cidade possui várias faculdades com o curso de Administração e

esses estudantes são os mais solicitados pelas empresas, atualmente, em Juiz de

Fora, pois sua área de atuação é ampla. Esse fato é bom para os estudantes, uma

vez que são geradas muitas oportunidades de estágio e os estudantes podem

aprender na prática os conhecimentos adquiridos em sala de aula. O curso de

Pedagogia também possui participação considerável conforme figura 07. Existe uma

grande quantidade de escolinhas de primário na cidade e essas absorvem boa parte

desses estudantes para fazer estágio.

Conforme relatado anteriormente, os estudantes do curso de

administração são os mais solicitados pelas empresas atualmente, a bolsa oferecida

a eles, em média, não superou R$350,00 até o ano de 2007, conforme figura 08. O

Cursos mais procurados - Nível Médio - 2006/2007

64%8%

4%

3%3%3%

2%2%2%

2% 7%Ensino MédioTéc. em InformáticaTéc. em EnfermagemMagistérioTéc. em EletrônicaTéc. em MecânicaTéc. em Segurança do TrabalhoTéc. em EletromecânicaTéc. em EdificaçõesTéc. em QuímicaDemais Cursos

32

curso de Ciências Contábeis oferece em média uma remuneração melhor,

destacando-se como a maior média dentro os cursos superiores em 2007. Esse fato

coincide com o número menor de alunos na cidade, fazendo com que a oferta

diminua e a remuneração aumente na intenção de segurar os talentos na empresa.

Por lei, os estudantes de Ensino Médio só podem estagiar quatro horas

diárias, o que faz com que as empresas remunerem em média meio salário mínimo.

Muitas vezes percebemos nos atendimentos no balcão que os estudantes de nível

médio começam a fazer estágio como uma forma de complementar a renda e

mesmo que seja pouco, representa uma folga financeira para a família.

A figura 08 mostra uma comparação dos valores médios de Bolsa Auxílio

entre os anos de 2006 e 2007 dos cursos mais procurados para estágio na cidade.

Curso 2006 2007 Curso 2006 2007Ensino Médio R$ 175,19 R$ 190,49 Administração R$ 314,47 R$ 349,74 Téc. Em Informática R$ 233,38 R$ 267,12 Pedagogia R$ 231,84 R$ 245,91 Téc. Em Enfermagem R$ 166,59 R$ 172,00 Direito R$ 258,66 R$ 295,22 Magistério R$ 191,68 R$ 212,25 Comunicação Social R$ 279,10 R$ 290,34 Téc. Em Eletrônica R$ 282,50 R$ 281,93 Medicina R$ 226,11 R$ 227,27 Téc. Em Mecânica R$ 335,71 R$ 349,68 Normal Superior R$ 226,39 R$ 207,50 Téc. Em Seg. Trabalho R$ 153,73 R$ 278,13 Ciências Contábeis R$ 313,85 R$ 369,20 Téc. Em Eletromecânica R$ 223,19 R$ 377,29 Sistemas de Informação R$ 256,52 R$ 325,37 Téc. Em Edificações R$ 145,99 R$ 193,00 Farmácia e Bioquímica R$ 183,78 R$ 173,86 Téc. Em Química R$ 354,62 R$ 320,60 Ciências Econômicas R$ 321,35 R$ 316,05

Figura 08 – Comparação das médias das bolsas auxílio 2006/2007

Com os dados dos anos de 2006 e 2007 foi possível calcular a variação

das médias de bolsas auxílio oferecida aos estudantes, conforme figura 09 a seguir.

Alguns cursos tiveram um aumento na média representativo, comparado ao

aumento do salário mínimo que foi de 8,5% do ano de 2006 para 2007 e em

contrapartida outros apresentaram uma queda. Algumas variáveis podem interferir

nessa queda, sendo um motivo possível a não obrigatoriedade de remuneração o

que faz com que a média reduza.

33

Curso Variação Curso VariaçãoEnsino Médio 8,74% Administração 11,21%Téc. Em Informática 14,46% Pedagogia 6,07%Téc. Em Enfermagem 3,25% Direito 14,13%Magistério 10,73% Comunicação Social 4,03%Téc. Em Eletrônica -0,20% Medicina 0,52%Téc. Em Mecânica 4,16% Normal Superior -8,34%Téc. Em Seg. Trabalho 80,92% Ciências Contábeis 17,64%Téc. Em Eletromecânica 69,04% Sistemas de Informação 26,84%Téc. Em Edificações 32,20% Farmácia e Bioquímica -5,40%Téc. Em Química -9,59% Ciências Econômicas -1,65%

Figura 09 – Variação das médias das bolsas auxílio

4.1 Benchmarking

Durante minhas férias, que foram gozadas no mês de Janeiro deste ano,

fui ao CIEEMG de Varginha a convite do supervisor. Foi solicitado que instalasse os

mesmos controles que são usados em Juiz de Fora, pois é um sistema simples e

apresenta bons resultados.

Em Belo Horizonte e algumas cidades já funcionam com um sistema

ERP, o qual contém todas as informações sobre os estudantes já cadastrados,

Instituições de Ensino e empresas. Através desse sistema, quando da viagem a

Varginha, foi possível importar os dados do programa, salvar no formato compatível

com o Microsoft Excel e já inserir na planilha do Banco de Dados do BOPES,

facilitando ainda mais a digitação dos contratos, uma vez que não será necessário

inserir todas as informações para o funcionamento da ferramenta.

Observei também, como é feito o processo operacional do balcão de

Varginha e percebi que mesmo se tratando da mesma empresa, a rotina, os

controles, o modo de atender as pessoas e os costumes da região são diferentes, o

cenário resulta em uma outra realidade.

34

5 CONCLUSÃO

Considerando o objetivo geral proposto pelo trabalho, os objetivos

específicos, tudo que foi observado durante o desenvolvimento das atividades

diárias de trabalho e na confecção desse relatório conclui-se que a inserção do uso

de sistemas de informação na rotina diária colaborou para a padronização das

informações existentes sobre as empresas conveniadas, Instituições de Ensino,

dentre outras. Os processos existentes eram realizados de forma lenta com o uso de

máquinas de escrever e papel carbono. Quando alguma informação era registrada

errada, era preciso datilografar novamente todo o documento.

Dentre os tipos de softwares classificados como aplicativos para

finalidades gerais o pacote Office contém ferramentas importantes na criação e

manutenção do banco de dados. A ferramenta principal utilizada para o

desenvolvimento de um banco de dados foi o Microsoft Excel que alimenta relatórios

e gráficos junto ao Microsoft Word e Microsoft PowerPoint. Esses recursos são

amplos e versáteis podendo ser explorados de acordo com os conhecimentos de

cada usuário e foi fundamental também para reduzir a margem de erro, uma vez que

as informações são visualizadas antes da impressão dos documentos. Por sua vez,

todas essas informações que são inseridas nos aplicativos de escritório Microsoft

Office alimentam o banco de dados que gera os relatórios mensais e demais tipos

de informações que possam ser solicitadas a qualquer tempo pela Superintendência

do CIEEMG. Essa atividade facilitou a correção em caso de erro, necessitando de

menos tempo e trabalho, uma vez que qualquer funcionário ou estagiário sabe

operar o sistema, além de estreitar a comunicação com as empresas através do e-

mail e recursos de apresentação.

Desde o desenvolvimento do banco de dados foi possível perceber como

as informações são importantes para as organizações, pois possibilita tomada de

decisões e maior controle do processo operacional. Portanto, contribuiu para

melhorar os processos administrativos do CIEEMG.

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REFERÊNCIAS

CERVO, Amado Luiz; BERVIAN, Pedro Alcino. Metodologia científica. 5. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2002.

LAUDON, Kenneth C.; LAUDON Jane P. Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital. 5. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2004.

O’BRIEN, James A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 1. ed. São Paulo: Saraiva, 2001.

36