Manual Administrador TOTVS Série 1 - Varejo (Simples) - V11.7

Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples)


2 Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples)

AA TTOOTTVVSS ggoossttaarriiaa ddee llhhee ooffeerreecceerr aass BBooaass VViinnddaass!! O programa de integrao da TOTVS tem o objetivo principal de

integr-lo ao sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples) de uma maneira simples e objetiva. Procuramos promover o conhecimento essencial para o incio de suas atividades, compartilhando as polticas, estrutura e benefcios, facilitando a sua compreenso.

Este um roteiro simplificado de implementao do Software TOTVS

Srie 1 Varejo (Vitrine). Existem outras formas detalhadas que exigem uma consultoria e treinamento que podem ser realizados em sua empresa. Para maiores informaes sobre como contratar esses servios e valores entre em contato com a TOTVS pelo telefone 4003-0015, ou envie um e-mail para [email protected].

Em caso de dvidas, entre em contato com suporte tcnico.



Sumrio

Guia de Instalao e Utilizao do Software TOTVS Srie 1 Varejo (Simples) ...................................... ....5

Instalao ............................................................................................................................................... ....5

Migrao DBF-SQL ................................................................................................................................. ....5

Acessando a primeira vez ...................................................................................................................... ..31

1 Passo: Acessar o Mdulo Configurao ............................................................................................ ..31

2 Passo: Acessar o Mdulo Cadastro ................................................................................................... ..31

3 Passo: Acessar o Mdulo Estoque .................................................................................................... ..31

4 Passo: Acessar o Mdulo Movimentos ............................................................................................. ..31

5 Passo: Acessar o Mdulo Movimentos ............................................................................................. ..31

1. Apresentao ................................................................................................................................ ..34

2. Parmetros ................................................................................................................................... ..34

3. Cadastrando Cores ........................................................................................................................ ..38

4. Cadastrando Grades (Tamanhos) ................................................................................................. ..39

5. Cadastrando Grupos ..................................................................................................................... ..42

6. Cadastrando Condies de Venda ................................................................................................ ..43

6.1 Cadastrando Condies de Venda (com Acrscimo Financeiro) .................................................. ..44

7. Cadastrando Fornecedores ........................................................................................................... ..45

8. Cadastrando Clientes .................................................................................................................... ..47

8.1 Cadastro de Cliente Unificado ...................................................................................................... ..49

9. Cadastrando Vendedores ............................................................................................................. ..58

9.1 Cadastro de Metas para Vendedores ............................................................................................ ..59

9.2 Relatrio de Comisso dos Vendedores ........................................................................................ ..60

10. Cadastrando Caixa ........................................................................................................................ ..63

11. Cadastrando Produtos .................................................................................................................. ..64

12. Kit de Produto..................................................................................................................................69

13. Sugesto de Compras......................................................................................................................90

14. Estoque ......................................................................................................................................... ..99

14.1 Registrar Compras..........................................................................................................................99

14.2 Alterar Estoque ............................................................................................................................. 103

14.3 Mandamentos do Estoque ........................................................................................................... 105

15. Mdulo Gerencial ......................................................................................................................... 106

16. Inventrio ...................................................................................................................................... 108



16.1 Processo de Inventrio TOTVS Srie 1 Varejo (Simples) Administrador (MATRIZ) ....................... 109

16.2 Inventrios j Digitados ................................................................................................................. 111

16.3 Inventrio Mensal .......................................................................................................................... 112

16.4 Resumo dos procedimentos na utilizao da rotina inventrio .................................................... 112

16.5 Inventrio questes importantes ............................................................................................... 113

17. Abertura de Caixa ............................................................................................................................ 115

18. Oramento ....................................................................................................................................... 117

19. Faturamento .................................................................................................................................... 120

19.1 Pr-Requisitos ................................................................................................................................ 121

19.2 Ordem Digitada ............................................................................................................................. 129

19.3 Pedido de Venda ............................................................................................................................ 135

19.4 Nota Fiscal de Servio .................................................................................................................... 144

19.5 Tipos de Notas Fiscais .................................................................................................................... 145

20. Transmisso Automtica ................................................................................................................. 148

21. Nota Fiscal Eletrnica NF-e ........................................................................................................... 157

22. Realizando Back-up.......................................................................................................................... 181

22.1 Back-up - Problemas ...................................................................................................................... 182

22.2 Back-up - Vrus ............................................................................................................................... 182

22.3 Back-up - Extravio .......................................................................................................................... 182

22.4 Backup - Soluo ............................................................................................................................ 183

23. Desfragmentao de Base de Dados ............................................................................................... 184

24. Perifricos e Conexes .................................................................................................................... 186

25. Vantagens em contratar o Suporte ................................................................................................. 187



Guia de Instalao e Utilizao do Software TOTVS Srie 1 Varejo (Simples)

Instalao

1. Importante: Antes de comear, verifique se o relgio do computador que normalmente aparece na Barra de Tarefas, no canto inferior direito da tela, est indicando o dia, ms e ano correto do momento da instalao.

2. Dentro da embalagem voc encontrar um CD-ROM. 3. Insira o Disco na unidade de CD-ROM. O programa de instalao deve iniciar imediatamente aps a insero do CD nesta unidade;

caso no seja aberta a tela de instalao, clique na opo Iniciar, escolha a opo Executar, clique na opo Procurar, localize a sua unidade de CD, selecione o item InstalarGESQL.exe, clique em Abrir e na janela de comando clique em OK.

4. Surgir uma pgina semelhante a um navegador de internet. Selecione e clique na opo de instalao do TOTVS Srie 1 Varejo (Simples). O programa sugere uma pasta onde ele ir instalar os arquivos necessrios no seu PC; confirme e o processo ter incio; aps isso, o sistema solicitar que informe o nmero de srie do programa para gerao da autorizao de instalao, que dever ser concluda com o auxlio do Suporte Tcnico para gerar a liberao. No final, poder observar que foram adicionados cones de atalhos na rea de trabalho do seu PC e no Menu Iniciar foi includa a rotina TOTVS Srie 1 Varejo (Simples).

5. Agora clique no cone criado na rea de Trabalho do TOTVS Srie 1 Varejo (Simples). O sistema solicitar a conexo com o Aplicativo Microsoft SQL (previamente instalado em seu computador). Confirme os dados e clique em conectar. Aps a conexo, o sistema criar o banco de dados e, ao trmino, pedir para que o usurio acesse novamente o sistema.

6. D um duplo clique no cone de atalho TOTVS Srie 1 Varejo (Simples) e surgir uma tela com o Registro da Licena; preencha os campos em branco, com a srie alfanumrica presente no verso da embalagem do CD do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), complete com as informaes solicitadas e Confirme.

7. Em seguida informe os dados da loja e do usurio Administrador, que lhe permitir acessar o sistema e emitir o Carto de Registro do Software. Havendo uma impressora conectada ao seu PC, imprima o Carto de Registro e envie-o para a TOTVS, com firma reconhecida, o mais rpido possvel. Em seguida o sistema ser fechado. Prossiga no prximo item.

Migrao DBF-SQL

Este tem por objetivo auxiliar na migrao/atualizao de instalaes dos sistemas TOTVS Srie 1 Varejo (Vitrine e/ou

Simples) nas verses Administrador e Filial que utilizavam como base de dados arquivos DBF para a nova verso 11.5 utilizando

gerenciamento de banco de Dados SQL Server.

Procedimentos para Implementao

Antes de inicializar a instalao/migrao do sistema imprescindvel:

a. Ambientes disponveis para instalao. b. Compatibilidade de Hardware e Sistema Operacional com os requisitos mnimos do sistema. c. Ter a disponibilidade da Chave de Instalao de seu sistema instalado. d. Essa rotina deve ser executada em modo exclusivo, ou seja, nenhum usurio deve estar utilizando o sistema. e. Se no tiver certeza, efetuar o procedimento de back-up de suas bases de dados da verso instalada. f. A migrao est disponvel nos seguintes Sistemas Operacionais: Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista (32 ou 64

bits e Microsoft Windows 7 (32 ou 64 bits). Os sistemas operacionais 64 bits iro executar a aplicao em modo de compatibilidade de 32 bits.

g. Os Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados (SGBDs) suportados so somente os suportados para Microsoft SQL Server (pagos ou free). Porm, junto do instalador, sero distribudas verses de utilizao livre (Microsoft SQL Server 2005 Express Edition e Microsoft SQL Server 2008 Express Edition). O sistema no compatvel com outros SGDBs (MySql, Oracle, Sybase, etc...)



Requisitos de Software

a. Os principais requisitos de software so relacionados ao banco de dados, dependendo da verso escolhida, sero necessrios updates especficos de recursos do Sistema Operacional.

2.

I. SQL 2005

1. Windows XP com Service Pack 2 ou superior; Microsoft Windows 2000 Server com Service Pack 4 ou superior; Windows Server 2003, edies Standard, Enterprise ou Datacenter, com Service Pack 1 ou superior; Windows Server 2003 Web Edition SP1; Windows Small Business Server 2003 com Service Pack 1 ou superior; maiores informaes podero ser pesquisadas no site do fabricante do SGBD.

2. .Net FrameWork 2.0 ou superior.

3. Windows Instaler 3.1 ou superior.

4. MSXML 6.0 ou superior.

II. SQL 2008

1. Windows XP com Service Pack 2 ou superior; Windows Server 2003, edies Standard, Enterprise ou Datacenter e Web Edition com Service Pack 2 ou superior; Windows Vista, edies Business, Enterprise e Ultimate com Service Pack 2 ou superior; Windows 7, edies Professional, Enterprise e Ultimate; mais informaes podero ser pesquisadas no site do fabricante do SGBD.

2. .Net FrameWork 3.5 ou superior.

3. Windows Instaler 4.5 ou superior.

4. MSXML 6.0 ou superior.

5. Windows PowerShell 2.0

Disponibilidade da Chave de Instalao

Para iniciar a execuo das atividades de migrao/atualizao da verso do sistema, necessrio que se tenha em mos a Chave de Instalao, pois ser necessria em alguns pontos da instalao, caso no a tenha disponvel, entre em contato com o Suporte Tcnico para obteno (recuperao) de sua chave de instalao, abaixo exemplo:



Frente da Capa do CD de Instalao Verso da Capa do CD de Instalao

Instalando o SQL Server

Para garantir o retorno utilizao do sistema com bases em DBF, imprescindvel efetuar o back-up, caso ocorra alguma dificuldade que inviabilize a instalao do sistema baseado em SQL.

1) Feche seu sistema e garanta que nenhum outro usurio esteja utilizando o sistema a partir deste momento.

2) No grupo de programas do sistema na barra de iniciar do Windows, execute o Back-up do sistema em uma mdia diferente da instalao.



a. Execute a rotina de Back-up.



b. Confirme a execuo pressionando Sim.



c. Aguarde a concluso e finalize.

Agora, para comear a instalar o SQL Server, siga o procedimento abaixo:

Aps ter recebido a mdia de instalao (DVD, seu equipamento dever dispor de leitor de DVD), ou ter efetuado download do pacote de instalao, execute o instalador do SQL Server (VitrineSQLExpress.exe).



Ser apresentada a tela abaixo, clique em Prximo.



Selecione a instalao desejada e clique em Instalar.

Aguarde a extrao dos arquivos.



Aps a extrao ser iniciada a verificao de pr-requisitos, caso seja encontrada alguma necessidade prevista, ser iniciada a instalao deste recurso neste momento, exemplo abaixo, instalando o .NET FrameWork 2.0.



Aceite o Contrato de Licena.

Aguarde a instalao.



Ao terminar, clique em Concluir.

Caso sejam encontradas outras necessidades (pr-requisitos) sero instalados neste momento, caso contrrio ser iniciada a descompactao do Instalador do SQL Server, aguarde a descompactao.



Aguarde a instalao dos pr-requisitos do SQL Server.

O Instalador do SQL ir verificar se a estao atende aos requisitos para sua instalao, aguardar.



Se sua estao atender aos requisitos mnimos, ser iniciada a instalao do SQL Server.



Ao concluir, clique em Fechar.

Instalao do TOTVS Srie 1 Varejo (Vitrine ou Simples)

Aps ter recebido a mdia de instalao (DVD, seu equipamento dever dispor de leitor de DVD), ou ter efetuado download do pacote de instalao, execute o instalador do TOTVS Srie 1 Varejo (Vitrine): InstalarFISQL.exe ou do TOTVS Srie 1 Varejo (Simples): InstalarGESQL.exe.



Ser apresentada a tela abaixo, clique em Prximo.

Leia atentamente o Acordo da Licena e se concordar, clique em Eu Concordo.



Selecione o tipo de instalao e clique em Prximo.

Selecione o local de instalao.

Importante: para atualizao selecione o mesmo caminho da instalao da verso anterior.



Escolha o nome e local da pasta de instalao do Grupo Iniciar e clique em Instalar.

Neste momento, ser apresentada a tela de instalao do Driver ODBC (conexo com o SQL), clique em Next.



Insira os dados de sua empresa, marque a caixa Anyone who uses this computer e clique em Next.

Clique em Next para iniciar a instalao do Driver ODBC.



Aguarde a instalao.

Ao concluir o processo de instalao, clique em Finish que a instalao do Sistema retornar.



Aguardar a instalao.

Ser solicitado o nmero da licena (recuperado automaticamente da verso anterior em casos de atualizao), neste momento, necessrio entrar em contato com o Suporte Tcnico para a obteno do Cdigo da Autorizao para prosseguir.



Aps inserir o Cdigo da autorizao a instalao ir prosseguir ao trmino, clique em Fechar.

Execuo da Ferramenta de Migrao de Dados (AzdbVerMig.Exe)

Aps ter concludo a instalao da verso, v pasta onde foi instalado o Sistema e procure a ferramenta que ir fazer a migrao dos Dados (AzDbVerMig.exe), execute-a.

Execute o azdbvermig.exe na pasta de instalao da verso.



Utilize a senha master para o primeiro Logon, usurio = sa, senha = senhasa@1234 (dados vlidos para a verso SQL Express distribuda no DVD de instalao do sistema caso possua outra verso do SQL instalada contate o administrador do SGBD).

Ser executada uma Verificao da Base de Dados da verso anterior (DBF). Clique em OK.



Confirme a Execuo da Verificao.

Aguarde a verificao ser executada at o final.



Ao trmino, clique em OK para fechar esta janela.

Aps verificada a base de dados da verso anterior, selecione a caixa de checagem Limpar Tabelas na Migrao, coloque a senha do sa e clique em ConfirmarF10.



Aguarde a Migrao dos dados, neste momento, os dados esto sendo transferidos das tabelas DBF para o Banco SQL.

Ao trmino, clique em OK.



Execute o Sistema pelo atalho na rea de trabalho ou pelo cone no grupo de programas do TOTVS Srie 1, ser novamente necessrio a insero da chave de instalao do Sistema (a mesma da verso originalmente em DBF).

Como todas as informaes j estavam cadastradas na verso anterior, seu sistema ir abrir normalmente, j atualizado.



Faa o acesso ao seu sistema e consulte seus dados ( Cadastros, Vendas, Cotaes, etc...).

Acessando a primeira vez

1. D um duplo clique no cone TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), criado na rea de Trabalho do computador. 2. Abrir uma tela de identificao de usurio, informe a sigla e a senha definidas anteriormente. 3. Aps realizado o Login, surgir a tela principal do sistema. Siga agora estes 5 passos fundamentais:

1 Passo: Acessar o Mdulo Configurao

1. No item Parmetros, configure todas as opes solicitadas. 2. Escolha o item Tabela de Preos e crie a tabela de Preos Padro. 3. Entre na opo Cores e cadastre aquelas mais utilizadas. 4. Cadastre as Grades (se for utilizar tamanhos). 5. Inclua os Grupos de produtos.

2 Passo: Acessar o Mdulo Cadastro

1. Cadastrar Fornecedor. 2. Cadastrar Produto (Obs.: a quantidade em estoque do produto poder ser informada no 3

o Passo).

3. Cadastrar o(s) Caixa(s). 4. Cadastrar o(s) Vendedor(es). 5. Cadastrar a(s) Administradoras de Carto de Crdito(s) com a(s) qual(is) a loja trabalha.

3 Passo: Acessar o Mdulo Estoque

1. Atualizar o estoque se isto j no foi feito durante o cadastramento dos produtos.

4 Passo: Acessar o Mdulo Movimentos

1. Acesse a rotina Caixa e clique na opo Abrir Caixa.

5 Passo: Acessar o Mdulo Movimentos

1. Acesse a rotina Oramento e realize uma venda.



Impresso do carto de registro Aps a instalao do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), necessria a impresso do Carto de Registro, conforme item VI,

constante no Documento de Cesso de Direito de uso do Software TOTVS Srie 1 Varejo (Simples). Para impresso do carto de registro clique em: 1 Iniciar. 2 Programas. 3 Grupo TOTVS Srie1 Varejo (Simples).

4 Selecione a opo TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), informe a sigla do usurio e senha na tela principal do sistema, clique na opo Sobre.

5 Clique em Carto de Registro.

6 Aps clicar na opo Carto de Registro ser mostrada a tela abaixo. Voc tambm pode salvar o carto em um arquivo para

ser impresso em outro lugar (Para isso necessrio ter instalado o Report Viewer Visualizador de Relatrio), basta clicar na barra de Menu, selecione a opo Arquivo > Salvar Como e informe o caminho para salvar o arquivo.



ATENO: IMPRIMA HOJE MESMO O CARTO DE REGISTRO E ENVIE A MIDBYTE INFORMTICA PARA QUE SUA LICENA SEJA DISPONIBILIZADA O QUANDO ANTES, NO DEIXE PARA LTIMA HORA, EVITANDO TRANSTORNOS DESNECESSRIOS.



1. Apresentao

Viso geral do sistema TOTVS Srie 1 (Simples). Ao lado esquerdo temos os Mdulos e lado direito temos as rotinas.

A imagem acima mostra a tela principal do sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples). O Sistema dividido em mdulos e

composto por rotinas (existentes dentro de cada mdulo).

Por onde devo comear? O objetivo deste Manual no mostrar todo o sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), apenas alguns

tpicos de extrema importncia para iniciar o controle de sua empresa pelo sistema.

Em todas as telas existem ajudas especficas para cada assunto abordado, utilize sempre que tiver qualquer tipo de dvida ou se

preferir entre em contato com o nosso Departamento de Suporte Tcnico.

2. Parmetros Para acessar esta opo voc deve estar na tela principal do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), clique no mdulo

Configurao, rotina Parmetros. Esta rotina a primeira que deve ser acessada, pois nela encontram-se todas as configuraes para iniciar o Sistema. As telas que veremos a seguir mostram apenas as opes mais importantes deste mdulo. Podemos observar que esta rotina

possui cinco guias no total, e cada uma possui uma funo especfica. Vejamos explicao a seguir:



Na guia geral temos:

1. % Juros por Dia de Atraso: Campo para configurao dos juros que a sua empresa cobra quando o cliente atrasa o pagamento.

Quando efetuado o recebimento do documento e este estiver em atraso, o Sistema traz automaticamente o valor dos juros.

2. % Margem de Lucro Ideal da Loja: Campo destinado para configurao da porcentagem mdia utilizada para calcular o Preo de Venda da mercadoria. Trabalha em conjunto com o Preo de Aquisio do produto.

3. Frmula para Composio do Custo: Nesta opo dos parmetros, selecione a frmula que atende a necessidade do seu

estabelecimento. apenas uma facilidade do Sistema que influencia no registro da nota fiscal do fornecedor dentro do mdulo Estoque, para que possa subtrair ou no o ICMS e somar ou no o IPI no valor de custo da mercadoria.

4. No Permitir Entrada por Compras com Valor Diferente do Pedido de Compra: Como o prprio nome diz, esta opo permite inibir a entrada de material que venha a ser recebido com valor diferente do efetuado no Pedido de Compra.

5. Esta sequncia define o que ser numerado automaticamente no ato de cadastrar alguns desses itens no Sistema, sem a necessidade de informar cdigo.



Na guia Oramento/ Cotaes temos:

1. Mensagens no Comprovante de Venda e/ou Cotao: So as mensagens impressas ao final dos Cupons de Venda e/ou Cotao. Caso a opo de Imprimir Endereo do Cliente no Cupom estiver marcada, essas mensagens no sero impressas. Utilize-o para direcionar alguma mensagem aos clientes como, por exemplo: Volte Sempre, Obrigado pela Preferncia, etc.

2. Imprimir Endereo do Cliente no Cupom: Com esta opo voc determina que o endereo do cliente seja impresso no Cupom de Vendas - Impressora Fiscal. Deixando esta caixa ativa o endereo do cliente ser impresso, mas as Mensagens no Comprovante NO sero impressas.

3. Tabela de Preos Obrigatria: Deixando esta caixa ativa voc obriga o usurio ou Vendedor a informar um cdigo de Tabela de Preos na hora da Venda. Com isto, somente ser permitido vender produtos que estejam com o preo cadastrado. Deixando desativada, o usurio poder colocar o preo que desejar na Venda.

4. Permitir Oramento/NF sem Estoque: Deixando esta caixa ativa ser permitido vender o Produto mesmo que no conste a quantidade em estoque. Isto poder ocasionar Estoque Negativo. O mesmo ocorre no mdulo Faturamento. Caso contrrio, com essa opo desativada, no ser permitido efetuar Vendas e Notas Fiscais, sem que haja quantidade suficiente no estoque.

5. Permitir Alterao na Cotao: Habilite esta opo para que o Sistema permita que sejam modificadas as cotaes (mdulo Movimentos). Se este item no estiver habilitado o Sistema no permitir que sejam modificadas as cotaes.

Importante: Permitindo que a cotao seja modificada, consequentemente ela poder ser eliminada se forem retirados todos

os Itens da Cotao.

Exemplo: Uma cotao j existente com trs itens. A cotao editada e os trs itens so eliminados. Ao gravar, o Sistema

emitir uma mensagem que todos os itens e a cotao foram eliminados.

6. Imprimir Cotaes com Produtos Agrupados: Marcando esta opo, a impresso dos Comprovantes de Cotao ser feita por Produto e no pelos itens passados pela Cotao. Ex.: Produto 1 com as cores 3 e 4, tamanhos P, M, G e GG. Ao invs de sarem



oito linhas com o Cdigo de Barras de cada item, ser impresso somente uma linha com o Cdigo do Produto, a Quantidade e Valor Total do Produto.

Importante: Isto somente funcionar se todos os tamanhos e cores da grade do produto possurem o mesmo preo unitrio.

7. % Mximo de Desconto: Este percentual bloqueia descontos abusivos que o Vendedor venha a praticar. Colocando um percentual neste campo, o Vendedor no conseguir em hiptese alguma conceder um desconto na Venda, Cotao ou Nota Fiscal superior ao definido. No colocando percentual no ser permitido conceder descontos na Venda, Cotao ou Nota Fiscal.

Observao: S ser permitida a venda com descontos superiores ao informado neste campo, se o usurio definido no item

Usurio para autorizaes especiais autorizar a venda digitando sua senha na tela que aparecer.

8. Quantidade no Oramento/Cotao/Consignao: Deixando a opo Automtica o usurio NO poder modificar a quantidade vendida, ser assumida a quantidade 1,000 (um). Com a opo Com Confirmao o usurio poder modificar a quantidade a ser vendida.

9. Usurio para autorizaes especiais: Neste campo pode ser definido um usurio do Sistema (Gerente) para autorizar descontos acima do % Mximo definido, efetuar Venda/Cotao/OF para um cliente bloqueado ou ainda com o limite de crdito ultrapassado e cancelar item em uma venda. Desta forma, assim que o vendedor praticar uma das condies descritas acima, este usurio pode autorizar a operao mediante a colocao de sua senha de acesso.

10. Cliente Padro: Esta opo permite definir como padro na Venda, um cdigo de cliente. Isto NO OBRIGA que a venda seja concluda com este cliente, apenas traz este cliente e o operador pode alter-lo caso utilize os clientes personalizados. Sua utilizao voltada para casos de vendas ao consumidor sem utilizar o Cadastro Personalizado de Clientes.

11. Tabela de Preos Padro: Conforme o Cliente Padro, nesta opo voc pode informar a Tabela de Preos que dever operar na Venda.

Importante: Se definir a Tabela de Preos Padro e ativar Tabela de Preos Obrigatria, o Sistema NO DEIXAR ALTERAR A

TABELA NO MOMENTO DA VENDA. Isto pode lhe proporcionar maior agilidade, ao passo que, o operador no precisa informar

a Tabela de Preos. Esta opo tambm agiliza na Troca da Tabela de Preos.

Exemplo 1: Voc est utilizando a Tabela de Preos 1 como padro, mas necessita fazer um reajuste. possvel duplicar a

Tabela de Preos 1 para Tabela de Preos 2 e ento aplicar o reajuste e conferir toda a tabela, fazendo ajustes em alguns casos,

se necessrio.

Depois de pronta altere o Cdigo da Tabela de Preos Padro para 2 e todas as vendas a partir deste momento passaro a

praticar os preos da Tabela 2.

Exemplo 2: Voc deseja promover um desconto na Tabela de Preos para uma prtica durante um ms (promoo). Novamente

voc duplicar a Tabela de Preos 1 para a Tabela de Preos 2 e far os ajustes nos Produtos desejados, ou at aplicar um

reajuste negativo (desconto) em toda a Tabela. Estando prontas as modificaes, basta alterar o Cdigo da Tabela de Preos

Padro para 2 e pronto. A partir deste momento todas as Vendas passaro a praticar os novos preos da promoo. Quando

esgotar a promoo volte e altere o Cdigo da Tabela de Preos Padro para 1 e todas as Vendas passaro a praticar o preo

normal (anterior).

Importante: Informando a Tabela de Preos Padro e NO marcando Tabela de Preos Obrigatria, a Tabela de Preos poder

ser modificada no momento da Venda.

12. Vendedor Padro: Neste campo pode ser informado o Cdigo do Vendedor para que seja sugerido nas Vendas, Cotaes e Notas Fiscais. O funcionamento idntico ao Cliente Padro e o usurio poder modificar o Vendedor.



Na Guia Tabelas Variveis temos:

Todos os campos livres para o cadastramento de tabelas variveis para Produto (15 campos livres), para Clientes (15 campos

livres) e para Fornecedores (5 campos livres) ficaram disponveis nesta guia.

Neste local onde efetuamos a criao das tabelas variveis (Produtos, Clientes e Fornecedores), que posteriormente iro

receber as classificaes que sero atribudas conforme suas necessidades.

3. Cadastrando Cores

Para cadastrar cores, informe um cdigo numrico (cdigo da cor) e o nome da cor.

Vamos Praticar?

Para acessar a opo de Cadastros de Cores voc dever acessar o mdulo de Configurao, rotina Cores.



- Cdigo da Cor: Campo numrico que define a ordem do cadastro de cada cor.

- Nome da Cor: Campo que define o nome da cor a ser cadastrada.

Observaes:

O cadastro de cores nico para todos os produtos, por isso basta cadastrar uma nica vez para que utilize a mesma cor em

vrios produtos.

A numerao mxima permitida para cadastro de cores de 99999.

Dica:

Cadastre sempre as cores padro (bsicas) primeiro para depois as variaes de cores.

Evite cadastrar as variaes de cores da moda atual para que no futuro voc no fique com cores que no ir utilizar no sistema.

4. Cadastrando Grades (Tamanhos)

Para acessar esta opo voc dever estar na tela principal do sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), depois clicar no Mdulo Configurao, Rotina Grades.

Vamos praticar?



Informe as grades (tamanhos) que a loja utiliza, pois sero utilizados no momento de cadastrar os produtos. Ser associado s cores ou no. Abaixo temos um exemplo de Grades (tamanhos) de PP, P, M, G, EG.

A Grade destinada para o cadastro dos tamanhos dos produtos, o cadastro desta rotina opcional e trabalhar em conjunto com o cadastro de produtos, caso voc no queira controlar os tamanhos dos seus produtos esta rotina poder ser desconsiderada.

SEQUN. TAMANHO

GRADE =

DESCRI O

PP1

P2

M3

G4

EG5



Vejamos as explicaes a seguir.

1. 1. Cdigo da Grade: Campo numrico que ir definir a ordem do cadastro de cada grade.

2. 2. Nome da Grade: Campo onde definido o nome da grade a ser cadastrada.

3. 3. Sequncia: Campo que define a sequncia de tamanhos cadastrados. O preenchimento deste campo automtico.

4. 4. Tamanho: Campo de cadastro de tamanhos existentes para comercializao.

Observaes:

O limite de tamanhos a ser cadastrados em cada grade de 24 nmeros ou letras.

O limite de grades a serem cadastradas de 499.

Evite cadastrar tamanhos aleatoriamente sem a real necessidade do seu uso, pois chegando ao limite do sistema (499 associaes)

no ser permitido incluir novos tamanhos.

Dica:

Mesmo que voc no trabalhe com determinados tamanhos em seu estabelecimento inclua o mesmo no cadastro da grade para

que esta fique a mais completa possvel. Isso evita que voc cadastre grades desnecessrias e possibilita o uso da mesma grade em vrios

produtos.



5. Cadastrando Grupos Para acessar esta opo voc dever estar na tela principal do sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), depois clicar no Mdulo

Configurao, Rotina Grupos.

Vamos praticar?

Os grupos e subgrupos so separaes lgicas dos produtos (itens), esta separao ser utilizada pelo sistema na emisso de relatrios analticos e gerenciais.

Um grupo pode representar: um modelo, uma linha de produtos ou tipo de material.

Vejamos um exemplo de Grupo e seus Subgrupos:

Trabalhando em conjunto com o Cadastro de Produtos obrigatrio o Cadastro de Grupos/Subgrupos, pois esse cadastro ser utilizado na gerao de relatrios de estoque e vendas.

CALAS

JEANS

SARJA

LINHO

MICROFIBRA



Vejamos as explicaes a seguir:

1. Cdigo do Grupo: Campo numrico que ir definir a ordem do cadastro de cada grupo. Este cdigo dever seguir uma ordem crescente para evitar problemas futuros.

2. Nome do Grupo: Campo no qual definido o nome do grupo a ser cadastrado.

3. Subgrupo: Campo numrico no qual o usurio informa o nmero de acordo com a ordem.

4. Nome do Subgrupo: Campo de cadastro dos subgrupos existentes.

6. Cadastrando Condies de Venda

Primeiramente, devero ser criadas as condies de vendas, que podem ser utilizadas no mdulo faturamento.

ATENO: Caso o cliente utilize a condio VISTA tambm como uma forma de pagamento para faturamento, o mesmo dever preencher o parcelamento para faturamento informando a % da parcela (100%) e o prazo para vencimento (0) na condio VISTA j existente no Sistema.

Exemplo de uma parcela PARC 4X SEM ACRESCIMO: Devemos informar um cdigo e nome da condio de venda (Exemplo: usaremos 4x - 0/30/60/90 DDL) que ser utilizada no mdulo Faturamento.

A segunda etapa do cadastramento consiste no Parcelamento para Faturamento, esta parte do cadastro determina se a Condio de Venda pode ser utilizada no Faturamento e Pedidos de Venda.

Se voc no definir o parcelamento, a Condio de Venda no poder ser utilizada no Faturamento.



Um exemplo de utilizao do parcelamento

Descrio da Condio: 4x - 0/30/60/90 DDL - Parcelamento:

25% - 0 (Zero) dias (significa que ser vista);

25% - aps 30 dias;

25% - aps 60 dias.

25% - aps 60 dias.

Para acessar esta opo voc dever estar na tela principal do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), Mdulo Configurao,

Rotina Condies de Vendas.

6.1 Cadastrando Condies de Venda (com Acrscimo Financeiro)

O procedimento o mesmo do cadastro de condio de vendas, somente o detalhe do acrscimo diferenciado.

Exemplo de uma parcela PARC 4X COM ACRSCIMO:

Devemos informar um cdigo e nome da condio de venda (Exemplo: usaremos 4x - 0/30/60/90 DDL) com acrscimo de 5% na 3 parcela e 7% na 4 parcela, que ser utilizada no mdulo Faturamento.

A segunda etapa do cadastramento consiste no Parcelamento para Faturamento com os respectivos acrscimos por parcela. So disponibilizadas duas formas de acrscimo, uma por percentual e outra por valor fixo, este acrscimo especfico da parcela e no diludo em todas as parcelas. Esta parte do cadastro determina como a Condio de Venda pode ser utilizada no Faturamento e Pedidos de Venda.



Se voc no definir o parcelamento, a Condio de Venda no poder ser utilizada no Faturamento.

Um exemplo de utilizao do parcelamento: Descrio da Condio: 4x - 0/30/60/90 DDL - Parcelamento:

25% - 0 (Zero) dias (significa que ser vista);

25% - aps 30 dias;

25% - aps 60 dias + 5% de acrscimo;

25% - aps 90 dias + 7% de acrscimo.

Para acessar esta opo voc dever estar na tela principal do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), mdulo Configurao, rotina Condies de Vendas.

Em uma venda efetuada com essa condio no valor de 100,00:

1 Parcela = 25,00 2 Parcela = 25,00 3 Parcela = 26,25 (parcela de 25,00 + 5% da parcela) 4 Parcela = 26,75 (parcela de 25,00 + 7% da parcela)

7. Cadastrando Fornecedores

Para acessar esta opo voc dever estar na tela principal do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), em seguida clique no mdulo Cadastros. Dentro deste mdulo voc encontrar as rotinas iniciais do Sistema, dentre elas a opo de Fornecedores.

Propsito:

Facilitar as compras futuras atravs do relatrio de estoque por Fornecedor.

Manter um histrico das compras por Produto (ver o relatrio de Fornecedores do Produto).



1. Cdigo do Fornecedor Caso escolha nos Parmetros que a numerao automtica, no necessrio informar o Cdigo. Aps confirmar a incluso, o Sistema colocar o cdigo do Fornecedor automaticamente, caso contrrio ser necessrio informar. No Cdigo do Fornecedor somente so permitidos caracteres numricos no limite de seis dgitos.

2. Nome do Fornecedor - Informe a descrio do nome do Fornecedor. obrigatrio informar este campo, e imprescindvel informar o CEP do endereo (inclusive os trs dgitos). Caso no saiba, utilize a opo seta para cima e localize-o a partir da lista exibida (pelo nome da Cidade, UF ou pelo Logradouro). muito importante informar o CNPJ ou CPF do Fornecedor, pois o Sistema far uma validao para que no sejam criados dois registros para o mesmo fornecedor. Ateno: No informado o CNPJ/CPF o Sistema no far este tipo de validao.

3. Aba Observaes um campo para digitao de texto livre. Utilize-o para manter questes relevantes sobre o Fornecedor e para futuras consultas.

4. Aba Tabelas Variveis So disponibilizados cinco campos cadastrados previamente no mdulo Configuraes, rotina Parmetros, guia Tabelas Variveis, no grupo Tabelas Variveis para o Cadastro de Fornecedores, que podem ser utilizados para



a classificao de Fornecedores, caso no haja classificao disponvel, esta poder ser cadastrada no momento do cadastro do Fornecedor.

Importante: as classificaes estaro disponveis para todos os Fornecedores cadastrados.

8. Cadastrando Clientes

Para acessar esta opo voc dever estar na tela principal do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), em seguida clique no

mdulo Cadastros, rotina Clientes.

Propsito: Manter a Carteira de Clientes e permitir a personalizao de Vendas, Notas Fiscais e o controle de Documentos a

Receber por cliente.

O Cadastro do Cliente est divido em quatro guias:

Geral - campos obrigatrios e essenciais para a incluso do cliente. imprescindvel informar o CEP do endereo do cliente

(inclusive os trs dgitos).

Tabelas Variveis - at quinze tabelas para a classificao do Cliente.

Complemento - campos opcionais, nos quais podero ser coletadas informaes para liberao do crdito para o cliente

(consumidor).

Endereos - campos de definio dos endereos de Entrega e Cobrana, geralmente utilizados para faturamento de clientes que

possuem locais de entrega e cobrana diferentes do endereo normal do cliente.



O campo Observaes opcional e pode ser utilizado para descrever anotaes importantes, referentes ao cliente como, por

exemplo: Nome, ramal para contato ou at informaes sobre questes financeiras que possam agilizar ou auxiliar um processo de

consulta financeira para a venda.



8.1 Cadastro de Cliente Unificado

O Cadastro de Cliente nico permite manter um cadastro unificado de cliente de todas as lojas mesmo que esse cliente seja

excludo de determinada loja. Esse cadastro tem influncia apenas no cadastro de clientes. Quando o cadastro de cliente nico houver

alterao, ao acessar o cadastro deste determinado cliente, o mesmo ser atualizado com a informao atualizada no cadastro de cliente

nico.

Toda alterao (Insert/ Update e Delete) feita no Cadastro de Cliente e no Cadastro de Cliente Expresso, sero revertidas no

Cadastro de Cliente nico. E a atualizao da rede de Lojas no Cadastro de Cliente nico ser a partir dos Arquivos de Transmisso entre

a Matriz e Filial e vice-versa. Na insero de um novo Cliente no Cadastro de Clientes, automaticamente ser inserido o cliente no

Cadastro de Cliente nico. Toda atualizao feita no Cliente no Cadastro de Cliente ser revertida no Cadastro de Cliente nico. E toda a

atualizao realizada no cadastro de cliente nico ser revertida no cadastro de cliente, aps dar o TAB no campo CPF/CNPJ do cadastro

de clientes.

O processo de excluso diferente, pois com a excluso do Cliente no Cadastro de Cliente NO EXCLUIR o cliente no Cadastro

de Cliente nico. Somente Excluir seu nvel de Loja. O Cadastro de Cliente nico tem um nvel (outra Tabela), que possuem as

informaes desse Cliente nas lojas. Como por exemplo: Cdigo do Cliente naquela Loja, Tipo de Cliente, Vendedor, Limite, Valor em

Aberto e Etc.. No momento da excluso do Cliente no Cadastro de Cliente, ser excludo o seu nvel do Cadastro de Cliente nico.

Exemplo : Tenho o Cliente 25 Jos Carlos cadastrado no cadastro de Clientes com a Loja 001 e no Cadastro de Cliente nico com as

mesmas caractersticas. Irei fazer a excluso do Cliente 25 no Cadastro de Cliente. Quando o excluo no cadastro de Clientes, no Cadastro

de Cliente nico ele apaga todas as informaes referentes Loja 001. E mantm o usurio 25 no cadastro de Cliente nico.



Para manipular o cadastro de cliente nico devemos acessar o mdulo Cadastros -> Cadastro de Cliente nico. Sero

apresentados quais Clientes j esto cadastrados no Cadastro de Cliente nico e os filtros de pesquisa para facilitar o encontro do Cliente

nico a ser pesquisado. E os botes para sua manipulao (Barra Lateral direita). Confirmar F10: Escolhendo o Cliente no Grid e

pressionando a opo Confirmar ou a tecla de Atalho F10, podemos editar o Cliente escolhido.

Renovar F5 a opo renovar ou a Tecla de Atalho F5 atualiza o Grid com as informaes inseridas no filtro de pesquisa. Como por exemplo: Nomes que comeam com Robson. Ajuda F1 A opo Ajuda ou a Tecla de atalho F1 exibe informaes de Ajuda para manipular ou trabalhar com a Opo Cadastro de Cliente nico. Inserir F6 A opo Inserir ou a Tecla de atalho F6 apresentar a tela de insero de um novo cliente nico. Como por Exemplo:



Consultar Cliente - Exibe as informaes do Cliente nas outras lojas da Rede. Como por exemplo:



Temos o Cliente cujo CPF: 220.537.878-30 e as informaes do mesmo na Loja (Cd. Loja) 1 e 2, mudando a linha do Grid o mini

sumrio abaixo vai atualizando. O Grid extremamente navegvel, utilizando as Barras de rolagens para visualizar todas as informaes.



A opo fechar ou a tecla Esc volta para a tela de Cadastro do Cliente nico.

Fechar ESC - Retorna a tela principal do Sistema (Menu).

Eliminar F2 A opo eliminar ou a tecla de atalho F2 exclui o Cliente nico. Mas lembre-se somente ser excludo o cliente que

no tenha nenhuma loja vinculada a ela.

Exemplo de Cliente Sem loja vinculada :



Exemplo de Cliente com loja vinculada : O Sistema avisa que a eliminao invlida, pois existe informao em Cadastro de

Cliente nico.



O Cadastro de Cliente nico tambm faz parte do processo de Transmisso entre Matriz e Filial. Quando inserimos, atualizamos

e exclumos um cliente no Cadastro de Cliente, automaticamente gera-se um Log para podermos levar essas informaes entre Matriz e

Filial ou vice-versa.

Na gerao do arquivo de inicializao da Filial, foi adicionado todo o Cadastro de Cliente nico. Afim que se crie na Filial o

mesmo Cadastro para as inseres e Atualizaes de novos clientes. H duas novas Tags no Contents do arquivo XML: CLIUNI e CLIUNI1,

que so o cabealho e os itens da tabela de Cliente nico. Para gerar o arquivo de inicializao para filial, acesse o mdulo de transmisso

-> na opo Transmisso de inicializao da filial.



Ser gerado um arquivo com a seguinte nomenclatura: TRANSF01.000, neste arquivo contm dois arquivos. O arquivo XML e

sua assinatura eletrnica, que por sua vez o arquivo fica imodificvel tendo seus dados protegidos e sem contra interveno de terceiros.

Importante: Para abrir o arquivo TRANSF01.000 preciso abri-lo com algum aplicativo compactador. (Ex: Winzip, Winrar, 7-zip,

etc.).



Esse retngulo vermelho nos mostra que temos interaes do Cliente nico. Que sero inseridos na inicializao da Filial.



9. Cadastrando Vendedores

Para acessar esta opo voc dever estar na tela principal do sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), depois clicar no Mdulo

Cadastros, Rotina Vendedores.

1. Propsito: Manter os Vendedores da Loja e seus respectivos percentuais de Comisso. - obrigatrio informar o Cdigo e o Nome do Vendedor. - O % de Comisso opcional. Caso o Vendedor no tenha comisso pela venda, simplesmente no informe valor no campo. - O % de Comisso ser utilizado para compor o Relatrio de Comisso por Vendedor que pode ser obtido no mdulo Gerencial. O campo Observaes opcional e pode ser utilizado para descrever anotaes importantes referente ao vendedor como

exemplo: contato, informaes sobre questes pontuais e importantes sobre a pessoa do vendedor que possam agilizar ou auxiliar em

um processo de uma consulta futura.

Os campos site e e-mail geralmente so utilizados quando se trata de uma representao, por exemplo.

Observaes:

- Neste cadastro possvel definir um vendedor como gerente. Para isso, basta marcar a opo Gerente?. Caso o vendedor no

seja um gerente, possvel definir um gerente responsvel por ele. Para isso, basta selecionar o gerente no campo Gerente Responsvel.

- O sistema nunca permitir que os dois campos sejam preenchidos. Quando um deles preenchido, o outro desabilitado

automaticamente. Ambos os campos podem ser deixados em branco, ou seja, no so obrigatrios.



9.1 Cadastro de Metas para Vendedores

A meta para vendedores foi criada para que fosse possvel premiar os vendedores e gerentes de acordo com metas estipuladas

de forma individual.

Para realizar o cadastro das metas, acesse o mdulo cadastros -> Cadastro de Vendedores. Acesse o cadastro do vendedor

desejado e clique em confirmar. Ser aberta a tela de cadastro com o grid para inserir as metas. Ser possvel cadastrar vrias faixas de

metas com a definio do valor do prmio. Em relao ao valor do prmio, ser possvel cadastrar por valor em reais a ganhar ao atingir

determinada meta ou pode-se tambm cadastrar o valor em %. O valor do prmio acumulativo, ou seja, ao atingir as faixas, o valor do

prmio ir somando-se. Por exemplo, um vendedor vendeu 1.000,00 no ms. As metas cadastradas para ele so as seguintes: Meta 1 =

Valor total vendido de 100,00 a 500,00 = Prmio de 100,00 e Meta 2 = Valor Total Vendido de 501,00 a 1.000,00 = Prmio de 200,00. Este

vendedor ter como valor do prmio o valor de 300,00.

Preencha no grid, o valor inicial, o valor final o Tipo do Valor da meta, que pode ser R$ para valor em reais, e % para a

percentagem a ser aplicada em cima do valor vendido. Para cadastrar mais de uma meta basta ir preenchendo as linhas seguintes,

lembrando-se de que o valor inicial de cada meta deve ser maior que o valor final da meta anterior.



9.2 Relatrio de Comisso dos Vendedores

Para acessar o relatrio de comisso dos vendedores para conferir o atendimento de suas metas e suas comisses, acesse o

mdulo Gerencial -> Comisso por Vendedor. Informe a opo do relatrio e o perodo desejado e/ou o vendedor e confirme.

No relatrio de comisso para vendedores, na aba Resumo Geral foi includa uma coluna Valor Prmio que mostra o valor do

prmio a ser recebido pelo vendedor no atendimento das metas e tambm foi includo os gerentes na listagem do relatrio. Os gerentes

estaro sinalizados com ** antes do nome.

No relatrio de comisso para vendedores, na opo de grficos, possvel verificar a informao por valor de prmio, deve-se

escolher a opo Distribuio da Comisso. A partir desta opo possvel verificar o valor do Prmio por Meta Atingida.



O Cadastro de metas gera transmisso de movimento da matriz para a filial. Quando a matriz gera e envia arquivos de

movimentos para a filial, os registros de vendedores e o cadastro de meta devem ser atualizados na filial.



10. Cadastrando Caixa


Cadastros, Rotina Caixa.

Observaes:

A utilizao do caixa somente ser permitida ao Usurio a ele associado.

Cada Caixa deve ser um Usurio do sistema. Para isto necessrio cadastr-lo como Usurio (Mdulo Configurao), definindo

sua Sigla e os acessos necessrios.

Deve ser fornecido acesso rotina de Caixa do Mdulo de Movimentao para que ele possa fazer a movimentao do caixa.

Nesta rotina de Cadastro de Caixa voc vai amarrar o Usurio a este Cdigo. Assim, quando ele acessar a rotina de Caixa, no

Mdulo Movimentos, o sistema j ter a informao do nmero do Caixa.

Bloquear Caixa - Ativando esta opo possvel bloquear o acesso ao Caixa.



11. Cadastrando Produtos Aps os cadastros bsicos do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples) Cor, Grade, Grupo/Subgrupo, Fornecedor, o prximo passo

ser o Cadastro de Produto, no qual de acordo com as caractersticas de cada produto, dever ser associado s opes de Cor, Grade, Quantidade Fracionada. Selecione essa opo somente se o produto trabalhar com: Metro, Kilo, Litro, etc.

Abaixo segue o modelo do processo utilizado no Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Vitrine) para o Cadastro do Produto.

Para acessar esta opo voc dever estar na tela principal do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Vitrine), depois clicar no mdulo

Cadastros, rotina Produtos.

Esta rotina tem a finalidade de cadastrar os produtos comercializados e trabalha em conjunto com Cores, Grades e

Grupo/Subgrupo.

O Cadastro de Produto constitudo de duas etapas: Os dados gerais (Plano definido acima) e os dados da Grade do Produto.

Mesmo que o produto cadastrado no utilize grade, ser aberta a tela sem as informaes de Cor e Tamanho.

Neste caso voc ter disponvel somente uma linha para as informaes de Cdigos de Barras e Referncia.

Na tela Cadastrar Produtos - Inicializao/Grade, voc ir inicializar o Produto no Estoque (se for um novo produto) ou alterar

as informaes da Grade (se o produto j estiver cadastrado).

Concluindo as duas etapas: Os dados gerais acompanhados das guias opcionais (para insero de tabelas Variveis,

Tributaes, destinada para configurao da situao fiscal do produto como ICMS e IPI, alm da classificao fiscal e origem dos

produtos) e os dados da grade do produto que s aparece depois que completar a primeira etapa do cadastro.

Cadastrando ProdutoProduto Utiliza COR

Sim / No

Produto utiliza GRADE

Sim / No

Quantidade Fracionada

Sim / No

Fornecedor

Sim / No

PRODUTO CADASTRADO

GRUPO

SUBGRUPO



Vejamos explicaes a seguir apenas da primeira fase:



1. Cdigo do Produto: Campo numrico para insero do cdigo sequencial ou no dos produtos cadastrados (poder ser automtico de acordo com a definio dos parmetros).

2. Unidade: Campo para informar a unidade de medida do produto. Ex: PA, KL, UNI, etc.

3. Estoque Mnimo: Informe neste campo a quantidade mnima que deve existir no estoque. Essa opo permite emitir o relatrio de produtos com o estoque no saldo crtico, ou seja, que precisam ser repostos.

4. Nome: Campo para descrio do produto.

5. % Comisso Adicional: Este campo possibilita dar um valor de comisso adicional ao vendedor que efetuar venda com produtos que estejam com um percentual adicional cadastrado. Muito utilizado como incentivo para liquidao de mercadoria, ou seja, alm da comisso que o vendedor adquire pela venda, ganhar um adicional por ter vendido uma mercadoria parada.

6. % Margem de Lucro Ideal (MARK-UP): Campo destinado para configurao da porcentagem mdia ou a mais utilizada para calcular o preo de venda final do produto a partir do preo de custo da mercadoria. Se no houver valor definido neste campo, o programa ir utilizar a % de margem de lucro ideal definido nos parmetros, por este motivo, somente informe valor neste campo se a % de margem de lucro ideal para o produto diferente da % de margem de lucro definido para a loja (parmetros).

7. Atualizar Estoque mnimo na Grade: Esta opo determina que ao final do cadastro seja definido o estoque mnimo para todas as grades de acordo com Estoque Mnimo definido para o produto.

8. Referncia do Produto: Este um campo opcional de identificao do produto. Ao preencher esse campo ser possvel localizar o produto atravs dessa referncia em relatrios ou em telas que necessitem de busca do produto. Lembrando que esse campo de identificao do produto e no de sua grade, assim como o cdigo do produto.

9. Quantidade Calculada: Este campo se refere digitao da quantidade do Produto nos Pedidos de Venda (disponvel

somente para o mdulo Faturamento) para clculo de metro cbico (m). Com a opo ativada, ser observado no Pedido de Venda, a digitao da largura, comprimento e altura para clculo da Quantidade. O Sistema far o clculo da quantidade usando largura x comprimento x altura. Esta opo ainda ativa por padro a Quantidade Fracionada, indicando que o Sistema aceitar quantidades quebradas para o produto. Ex.: 1,200 ou 0,456 etc.

10. Produto a ser Comercializado por Peso (Balana) Esta opo determina que o produto NO utilize grade nem cor e ter etiquetas de cdigo de barras dinmicas. Os produtos comercializados por peso no possuem um cdigo de barras fixo. Estas etiquetas sero determinadas pelo valor do produto.

Importante: Para o correto funcionamento deste recurso a balana dever emitir a etiqueta utilizando a codificao EAN13

de identificao de mercadorias para uso interno. Em resumo, o cdigo deve iniciar com o nmero 2, seguido de cinco dgitos

para o cdigo do produto, seis dgitos para o valor da mercadoria e o ltimo como dgito verificador, totalizando 13 dgitos que

a nomenclatura do EAN13.

Exemplo: Produto cadastrado com o cdigo 20 e o valor da mercadoria aps pesado de R$16,25. A Balana (ou qualquer

outro dispositivo) dever imprimir uma etiqueta com o cdigo de barras 2000200016250.

Aviso: Esta caracterstica no poder ser modificada aps o cadastro do produto.

11. Quantidade Fracionada: Este campo se refere ao padro de quantidade que utilizado para controlar o estoque do produto. Se este campo no estiver marcado significa que o produto no utiliza quantidade fracionada, aceitando somente nmeros inteiros. Ex.: 10, 20, 30, 1, 4, etc. Se este campo estiver marcado, no movimento do estoque sero aceitas quantidades quebradas. Ex.: 10,400 ou 1,050 ou 3,652 etc. Normalmente utiliza-se quantidade fracionada para produtos em que o controle do estoque feito por quilos, ou seja, a granel.



Aviso: Caso seja atribudo ao produto, a comercializao por peso (Balana), este campo ser obrigatoriamente marcado

pelo Sistema e no poder ser modificado.

12. Produto Utiliza Cor: Marque esta opo se o produto em questo for controlado e comercializado por cores diferentes, caso contrrio deixe-a desmarcada.

13. Produto Utiliza Grade: Marque esta opo se o produto em questo for controlado e comercializado por cores diferentes, caso contrrio deixe-a desmarcada.

Importante: Aps definir uma grade para o produto, no ser possvel modific-la ou exclu-la.

14. Caminho do Arquivo Foto - Para selecionar uma foto para o produto, clique na opo com reticncias e encontre a figura desejada. Para trocar um desenho j armazenado proceda da mesma forma. Tambm possvel dar um duplo clique na figura para selecion-la.

Importante: No selecione um caminho muito longo, h um limite de 80 posies para guardar o caminho da imagem do

produto, recomendado criar uma pasta em C:\ para todas as fotos.

15. Grade: Somente ser necessrio informar o cdigo da grade se o produto utilizar grade (campo citado anteriormente), caso contrrio no permitido informar.

16. Grupo/Subgrupo: Campo para seleo do grupo e subgrupo a qual o produto em questo pertence. Lembrando que, refere-se separao do cadastro por seo ou detalhe da mercadoria.

17. Fornecedor: Informe o cdigo de cadastro do fornecedor que lhe abastece o produto. A informao do cdigo do fornecedor d a opo de emitir determinados relatrios do Sistema.

18. Custo mdio: Neste campo constar o valor do custo mdio do produto, este valor calculado com base em todos os preos de aquisio deste produto em estoque. Ex: Voc faz uma compra de 10 unidades de um determinado produto com o preo unitrio de R$ 100,00 totalizando R$ 1.000,00. Em uma nova ocasio, compra 20 unidades do mesmo produto com o preo unitrio de R$ 110,00 totalizando R$ 2.200,00. Desta forma, voc ter 30 unidades em estoque com o valor total de R$ 3.200,00. Sendo assim, o custo mdio em estoque deste produto ser de R$ 106,66.

Ateno: Para o clculo do custo mdio sero consideradas apenas as entradas por compra, feitas pela rotina Registrar

Compras do mdulo Estoque.

19. ltimo Preo de Aquisio (preo/data): Estes campos se referem ao preo unitrio de aquisio e data. Informando o preo de aquisio, o Sistema automaticamente ir criar a grade para o produto j com o preo de aquisio para cada item. Este campo atualizado automaticamente aps o Movimento de Entrada por Compras (Registrar Compras).

20. Atualizar Preo de Aquisio na GRADE: Com esta opo possvel atualizar toda a grade do produto com base no preo de aquisio informado. Ativando esta caixa, ao atualizar o cadastro do produto, toda a grade do produto ser modificada.

21. Tabelas Variveis: So trs guias de tabelas variveis, cada uma dessas guias tem a possibilidade de cadastramento de at cinco tabelas, totalizando quinze tabelas. As tabelas aqui so para utilizao, a criao dessas tabelas deve ser efetuada no mdulo Configurao, rotina Parmetros, guia Tabelas Variveis, grupo Tabelas Variveis para o Cadastro de Produtos. J tendo sido cadastrada a tabela, podemos utilizar no cadastro do produto, uma classificao j existente ou ento criar uma nova classificao, lembrando que as classificaes estaro disponveis para qualquer produto cadastrado.

22. Tributao de IPI: Selecione a opo que atende s exigncias do seu Produto (Tributado, Isento ou Outros). Informe o Cdigo da Tabela de Classificaes que atende s especificaes do seu Produto. Caso a Classificao no esteja cadastrada voc poder faz-la utilizando a opo Cadastrar Classificao (opo mais frente do Cdigo da Classificao), se voc tiver permisso de acesso rotina.



23. Tributao de ICMS: Para cadastrar escolha a Tributao do ICMS para o Produto e caso ele seja Tributado obrigatrio informar o Cdigo da Alquota de ICMS. Se desejar pode utilizar a opo seta para cima ao lado do Cdigo da Alquota para selecionar um Cdigo cadastrado no Sistema.

24. Origem do Produto: Este campo determina a procedncia do produto, nacional ou importado. Se o produto for nacional, habilita-se a caixa de verificao para escolher se o produto de Fabricao prpria ou no. Pode haver regras de tributao diferenciadas para cada caso na emisso de Notas Fiscais.

12. Kit de Produto


Cadastros, Rotina Kit de Produtos. Podemos definir um Kit como um conjunto de produtos que forma um nico produto. No TOTVS Srie

1 Varejo (Simples), para montarmos um kit, temos que comear cadastrando um produto para associar ao kit e seus componentes.

Vejamos o passo a passo para cadastrar um kit de produtos.

Criando o produto para associar ao kit. Esse produto ser a referncia do Kit para controle de estoque, ou seja, atravs dele,

saberemos o quanto de estoque temos do kit. Em caso de falta em estoque desse produto, o sistema adotar como padro, a busca no

estoque dos itens dos produtos. No mdulo Cadastros -> Produtos, preencha os dados para criao do produto.

Aps preencher esses dados iniciais do produto, confirme na opo ConfirmarF10 e preencha as informaes da tela abaixo.



Depois de selecionar a opo Preo de Venda, digite o preo do kit e confirme em ConfirmarF10. Aps confirmar, o preo ser

atualizado na grade. Confirme na opo ConfirmarF10 novamente e pronto, o produto para associar ao kit est cadastrado.

Cadastrado os itens do Kit. Os itens do kit so cadastrados da mesma forma do produto vinculado ao kit, na mesma opo, no

mdulo Cadastros -> Produtos. No nosso exemplo, tanto o produto relacionado ao kit, quanto os seus itens, no esto utilizando nem

grade e nem cor, mas essa opo existe caso seja necessria sua utilizao.



Aps cadastrar o produto do kit e seus itens (no nosso exemplo, cadastramos o Produto para Kit Promocional, como produto

para kit, e seus itens, o Perfume, Sabonete e Hidratante Zara, e j definimos seus preos de vendas). Agora vamos cadastrar o Kit. Para

faz-lo, deve-se acessar o mdulo Cadastros -> Opo Kit de Produtos.



Deve-se preencher o Id do Kit, a Descrio do Kit, o Cdigo do produto (que neste caso ser colocado o produto que criamos

para associar ao kit, o Produto Kit Promocional. As opes Utiliza Cor, Utiliza Grade, Genrico Todas as cores e Genrico Todos os

Tamanhos, sero habilitados de acordo com o produto criado. No nosso exemplo, ao criar o produto Produto Kit Promocional,

informamos que o produto no usaria nem grade e nem cor, nesse caso, essas opes no esto sendo usadas. Mas caso tivssemos

cadastrado um produto que usasse grade e cor, essas opes estariam habilitadas. A opo Utiliza Cor e Utiliza Grade, funcionaria da

mesma forma que funciona no cadastro de produtos. J as opes Genrico Todas as Cores e Genrico Todos os Tamanhos, em caso de

habilitadas, indicaria que os itens dos produtos estariam disponveis para todas as cores e tamanhos cadastradas nos itens. Na grade,

devem-se selecionar os itens do kit, e preenchidos as informaes de cor, tamanho e quantidade. Depois de preenchidos e verificados

esses campos, s confirmar na opo ConfirmaF10. Caso seja selecionado a opo Imprimir, ser mostrado o cadastro do kit com seus

respectivos itens.

Para consultar um kit, devemos seguir os passos abaixo.



No mdulo Cadastros -> Kit de Produto, navegue com as setas atravs dos kits cadastrados, ou coloque diretamente o Id do kit.

Pode tambm acionar a opo F7 do teclado, para mais filtros de busca.



Para alterar o preo do kit e de seus componentes vamos seguir os passos abaixo.

Caso seja necessrio alterar o preo do kit ou de algum de seus componentes, ou at mesmo cadastrar preos para o kit em

outra tabela, deve-se acessar o mdulo Configurao -> Tabela de Preos -> Escolher a opo Cadastrar e/ou Alterar Tabela de Preos. Na

tela que aparecer, devemos escolher a tabela de preo, marcar a opo < Nenhuma Ao > e clicar em confirmar. Aparecer uma nova

tela, pedindo o cdigo do produto. Apenas coloque o cdigo do produto kit, ou clique em SelecionarF4 para procur-lo.



Aps escolher o produto, no caso do kit, aparece a mensagem conforme mensagem acima: Digitar Preos para os

Componentes do Kit?. Caso a opo Sim seja escolhida, aparecer uma tela para incluso dos preos dos itens do Kit. Caso contrrio,

aparecer uma tela para cadastro do preo somente do Kit e no de seus componentes. Abaixo, a primeira figura refere-se a escolha da

opo Sim (cadastro do preo dos componentes do kit), e logo depois , a segunda figura mostrar a escolha da opo No (cadastro do

preo do kit).



No caso acima, ao preenchermos o campo Preo Unit. p/ Kit, ao digitar o preo de todos os itens, ser formado o preo do kit

logo abaixo. Para confirmar, s clicar em ConfirmarF10.



No caso do exemplo acima, aparecer somente um campo para o valor do kit. Aps digitar, selecionar a opo ConfirmaF10.

Para realizar a venda do kit, no campo produto do caixa, deve ser buscado o Produto cadastrado para associao no kit, e no o

Kit. No nosso exemplo, buscaremos o produto Produto para Kit Promocional.



Aps escolher o produto, ao pressionar ou , o produto Kit aparecer na tela ao lado.

Aps esse passo, s seguir com o processo da venda normal. Abaixo o exemplo do comprovante.



Observao: Caso o produto do kit no tenha estoque (No nosso exemplo, o produto para kit promocional), os itens do kit sero

vendidos separadamente, ou seja, o valor calculado ser o do valor dos itens, conforme exemplo abaixo:



No caso acima, o Produto do Kit no tinha mais estoque, ento, o sistema contabilizou o estoque dos itens do kit, e calculou o

valor total, tambm dos itens dos kits, conforme tabela de preos dos itens.



13. Sugesto de Compras

A sugesto de compra para os fornecedores permite que sejam cadastradas sugestes de compras por grade para os

fornecedores que podero ser usadas no cadastramento dos pedidos de compras. A influncia desse cadastro se d apenas na Rotina de

Pedidos de Compras, onde , no momento do cadastro sero mostradas as sugestes cadastradas para o determinado fornecedor.

Para cadastrar uma sugesto de compras, acesse o mdulo Cadastros -> Sugesto de Compras dos Fornecedores.

Ser aberta a tela de pesquisa das sugestes onde possvel pesquisar, visualizar, editar ou deletar sugestes existentes e

tambm possvel inserir uma nova sugesto. Nesta tela tambm possvel imprimir uma lista com as sugestes cadastradas.

Para inserir uma sugesto de compras, clique na opo Inserir teclar F6 e na tela seguinte preencher os campos da sugesto e

clicar em Confirmar ou teclar F10 para gravar os dados. Aps a gravao dos dados tambm possvel imprimir a sugesto atravs do da

opo Imprimir ou da tecla F8.



Para editar uma Sugesto de Compras basta selecionar a sugesto na tela de visualizao e clicar em Confirmar ou teclar F10, e

na tela seguinte realizar a alterao desejada. O campo cdigo no poder ser alterado.

Para deletar uma sugesto de compras basta selecionar a sugesto na tela de visualizao, clicar em Eliminar ou teclar F2 e

confirmar a eliminao em Sim.



Para imprimir uma lista com as Sugestes de Compras cadastradas, clique em Imprimir ou tecle F8. Antes da impresso

possvel escolher a faixa de fornecedores. Caso o valor da faixa seja deixado em branco sero listadas todas as sugestes cadastradas de

todos os fornecedores.



Para utilizar a Sugesto de Compras cadastrada, acesse o mdulo Estoque, opo Pedidos de Compra.

Preencha os dados do pedido de compra e quando chegar na parte dos itens , ao selecionar um produto que tenha a grade

cadastrada na sugesto de compras realizada, o sistema apresentar uma mensagem perguntando se deseja utilizar a sugesto

cadastrada. Caso seja escolhida a opo Sim, ser aberta uma tela com as sugestes disponveis para a grade daquele produto e o

fornecedor daquele pedido. Para escolher a sugesto basta selecion-la e clicar em Confirmar ou dar dois cliques duplo na sugesto

desejada. Na tela seguinte ser aberta uma tela para confirmao das quantidades e preo. Para confirmar e utilizar a sugesto

selecionada, clique em Confirmar ou tecle F10.



14. Estoque

Realizar o processo de movimentao de estoque no sistema uma tarefa muito simples. Voc poder inserir os saldos dos

produtos de diversas maneiras: Registrar Compras, Inventrio ou simplesmente inserir os saldos dos produtos pela Rotina Alterar Estoque

utilizando a opo de Ajuste de Entrada. Em todos os casos voc tambm poder emitir as etiquetas de cdigo de barras a partir dos

movimentos de estoque realizados no sistema.

O saldo de Estoque de um item pode ser inserido no sistema de diversas maneiras. Abaixo, destacaremos todas elas.

14.1 Registrar Compras

Nesta rotina, sero lanados os dados de uma Nota Fiscal emitida pelo seu fornecedor. No lanamento devero ser inseridas

todas as informaes contidas na NF, como Fornecedor, Valor da Nota, ICMS, itens da Nota Fiscal e seus valores.

Esta rotina, alm de dar entrada no estoque, atualiza o preo de aquisio automaticamente dos produtos nela contidos, cria

um documento de Contas a Pagar referente a esse lanamento e utiliza os dados para gerao do arquivo SINTEGRA.


Estoque, Rotina Registrar Compras.



1. Lanamento / Data / Lan. Fiscal / Status do Lanamento / UF da Loja (Entrada): Campos fornecidos automaticamente pelo sistema.

2. Fornecedor: Campo para informar o cdigo de cadastro do fornecedor.

3. Nota Fiscal: Campo para fornecer o nmero da nota fiscal.

4. Srie: Campo para fornecer o nmero de srie da Nota Fiscal.

5. Modelo: Campo para escolher o modelo da Nota Fiscal.

6. Chave de Acesso da NF-e: Campo para incluso da chave de acesso da NF-e. Este campo somente ser habilitado quando no campo Modelo for escolhida a opo 55=Nota Fiscal Eletrnica, modelo 55.

7. Natureza da Operao (CFOP): Campo para escolha da Natureza de Operao da Nota Fiscal.

8. % ICMS: Campo para informar a porcentagem de tributao de ICMS estabelecido para o produto.

9. Nota Fiscal de Importao: Campo para ser marcado quando a nota for uma nota fiscal de importao.

10. Nro. DI: Campo para informar o nmero da Declarao de Importao. Esse campo somente ser habilitado quando o campo Nota Fiscal de Importao estiver marcado. Quando habilitado, este campo obrigatrio.

11. Valor Mercadoria: Campo para informar o valor da mercadoria no caso de Nota Fiscal de Importao. Esse campo somente ser habilitado quando o campo Nota Fiscal de Importao estiver marcado. Quando habilitado, este campo obrigatrio.



12. Nro. Itens NF: Campo para informar o nmero de itens da Nota Fiscal no caso de Nota Fiscal de importao. Esse campo somente ser habilitado quando o campo Nota Fiscal de Importao estiver marcado. Quando habilitado, este campo obrigatrio.

13. Valor Total da Nota Fiscal: Campo disponvel para informar o valor total da nota fiscal a ser registrada.

14. Valor Desconto da Nota Fiscal: Somente deve ser informado o desconto se este influenciar no valor total da nota fiscal, ou seja, caso no esteja discriminado em cada produto. Este valor de desconto para garantir que o Total informado (soma dos itens informados + valor do desconto) seja igual ao valor total da nota fiscal.

15. Valor de ICMS de Substituio: Geralmente o valor de ICMS diferenciado para a nota fiscal de acordo com a legislao vigente da nota.

16. Valor do Frete: Campo para informao do valor do frete cobrado pela entrega.

17. Valor do Seguro: Campo para informar o valor do seguro contratado.

18. Valor das Outras Despesas: Campo para lanamento de outras despesas.

19. Total Digitado nos Itens (Quantidade/Valor): Campo de armazenagem da quantidade de peas digitadas e o valor de custo total das mesmas.

20. Item: Campo que armazena a quantidade de itens digitados para o registro da nota.

21. Cadastrar: Esta opo lhe permite ter acesso rotina de cadastro de produtos. Caso voc tenha permisso para cadastrar produtos poder faz-lo utilizando este atalho, sem a necessidade de abandonar o lanamento em andamento.

22. Pedido de Compra: Campo para seleo do Pedido de Compra efetuado para o fornecedor.

23. Produto: Campo para digitao dos produtos a serem movimentados. Temos a opo de utilizar cdigo de cadastro do produto, cdigo de barras interno, cdigo de barras do fornecedor, referncia ou at mesmo o nome do produto.

24. Quantidade: A opo serve para digitar a quantidade desejada que resulte na alterao do saldo de estoque do produto selecionado anteriormente. Caso o produto utilize controle de cor e tamanho, a digitao dos itens ser em outra tela que apresentar a grade de tamanho e cor do respectivo produto.

25. Valor da Mercadoria: Trabalha em conjunto com a quantidade. Deve ser digitado o valor Total do produto selecionado.

26. Preo Unitrio: Mostra o preo unitrio do produto. calculado automaticamente com base na Quantidade e Valor da Mercadoria.

27. Valor do IPI: Campo para digitar o valor do IPI ou alterar o existente.

28. Valor Total do Item: Mostra o valor total de cada item digitado no registro.

29. Valor do ICMS de Substituio: Campo destinado para informar o ICMS de Substituio Tributria do produto (diferente do item 7 que total da nota).

30. % de ICMS: O campo de % de ICMS preenchido automaticamente com o mesmo % de ICMS informado na primeira parte da tela. Caso algum produto tenha o % de ICMS diferenciado, este poder ser alterado.

Para visualizar os itens digitados clique na opo Selecionar, ser aberta uma tela com os itens, possibilitando fazer uma conferncia da digitao e at a seleo de algum item para alterao.



Para concluir o lanamento efetuado na tela acima s clicar na opo Gravar. Aparecer uma pergunta, s responder

afirmativamente que o sistema criar no estoque o movimento de Entrada por Compras (voc pode consultar este movimento dentro do

Relatrio de Movimento de Estoque) e a devida atualizao do ltimo preo de aquisio de cada produto.

Aps a confirmao aparecer a tela de digitao de Contas a Pagar (tela abaixo), na qual sero definidas as parcelas, as datas e

o valor de cada parcela para pagamento no financeiro.

1. Dados Gerais: Campos fornecidos pela primeira tela de registro de compra.

2. Parcela: Campo para informar o nmero das parcelas para registro no financeiro.

3. Data de Vencimento: Campo para informar a data do vencimento das parcelas.

4. Valor da Parcela: Campo para informar o valor das parcelas do pagamento a ser efetuado para o fornecedor.

Observaes:

O sistema verifica se a nota fiscal j no foi lanada para que no haja duplicidade. No permitida a insero de uma mesma

nota fiscal no sistema.

Se estiver utilizando o nmero do Pedido de Compra cadastrado previamente, aps informar a quantidade, o sistema ir

recuperar automaticamente o valor da mercadoria bastando confirmar os valores.



Ao final da digitao de todos os itens da nota fiscal, o valor total digitado (deduzido o valor de desconto, se houver e acrescido os valores de frete, seguro e outras despesas) dever ser igual o valor total da nota fiscal. Se isto no ocorrer o sistema no atualizar o lanamento.

14.2 Alterar Estoque

H outras formas de realizar movimentaes de Estoque, dentre elas destacamos a Rotina Alterar Estoque, na qual possvel

realizar os seguintes movimentos:

1. Ajuste de entrada 2. Entrada por transferncia 3. Ajuste de Sada 4. Sada por transferncia 5. Sada de produtos com defeito

Essa rotina deve ser utilizada nos lanamentos de acerto dos saldos de estoque. Ser inserido o saldo dos produtos diretamente

no estoque do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), no consistindo em nenhum registro fiscal.

Para acessar esta opo voc deve estar na tela principal do Sistema TOTVS Srie 1 Varejo (Simples), depois clicar no Mdulo

Estoque, Rotina Alterar Estoque. A tela Alterar Estoque constituda de duas etapas: Na primeira tela apenas selecionamos o tipo de movimento a ser praticado,

j na segunda tela efetua-se a leitura dos produtos a serem modificados. Vejamos explicaes a seguir das duas etapas:

Tela de seleo de movimento:



Tela de digitao dos itens e suas respectivas quantidades:

1. Ajuste de Entrada: Utilizado para insero de quantidad

Documents

Manual Administrador TOTVS Série 1 - Varejo (Simples) - V11.7