ACCESS XP

Índice CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS ............................................1

O QUE É UMA BASE DE DADOS?.................................................................................. 1 O QUE É UM SISTEMA DE GESTÃO DE BASES DE DADOS? .................................................... 1 SGBD´S RELACIONAIS ........................................................................................... 1 CRIAR UMA BASE DE DADOS ...................................................................................... 2

APRESENTAÇÃO DO MICROSOFT ACCESS...................................................3 O ECRÃ PRINCIPAL DO MICROSOFT ACCESS .................................................................... 3 O SISTEMA DE AJUDA ............................................................................................. 4 ASSISTENTES....................................................................................................... 4 OS OBJECTOS DE UMA BASE DE DADOS EM ACCESS............................................................ 4

CRIAR UMA BASE DE DADOS EM ACCESS....................................................5 A TABELA - O RECEPTÁCULO DE DADOS ......................................................................... 5 O QUE É UMA TABELA? ............................................................................................ 5 DEFINIÇÃO DE UMA TABELA ....................................................................................... 6 COMO CRIAR UMA TABELA? ....................................................................................... 6

O MÉTODO "VISTA DE ESTRUTURA"......................................................................................... 7 NOME DE UM CAMPO............................................................................................... 7 TIPOS DE DADOS................................................................................................... 7 DESCRIÇÃO ......................................................................................................... 9 PROPRIEDADES..................................................................................................... 9 TERMINAR A CRIAÇÃO DA TABELA .............................................................................. 10 CHAVES ........................................................................................................... 10 CRIAÇÃO DE CHAVES PRIMÁRIAS .............................................................................. 10 GESTÃO DE UMA BASE DE DADOS ............................................................................. 11 RELAÇÕES ENTRE AS TABELAS.................................................................................. 12

CRIAR RELAÇÕES ENTRE TABELAS ..........................................................................................12 A INTEGRIDADE REFERENCIAL..............................................................................................14

INTRODUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE DADOS .................................................................... 15 INTRODUÇÃO DE DADOS.....................................................................................................15 REGRAS DE INTRODUÇÃO DE DADOS .......................................................................................16 ADICIONAR REGISTOS .......................................................................................................16 ESCONDER REGISTOS........................................................................................................17 SELECCIONAR REGISTOS ....................................................................................................17 COPIAR REGISTOS ...........................................................................................................18 MOVIMENTAÇÃO NA TABELA.................................................................................................18 ELIMINAR DADOS ............................................................................................................18 PARAMETRIZAÇÃO DA JANELA DE EDIÇÃO ..................................................................................19 MOVER COLUNAS ............................................................................................................20 ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS.............................................................................................20

CONSULTAR A BASE DE DADOS - CONSULTAS...........................................21 O QUE É UMA CONSULTA ........................................................................................ 21 PORQUÊ UTILIZAR CONSULTAS ................................................................................. 22 CRIAR UMA CONSULTA........................................................................................... 22 MODOS DE VISUALIZAÇÃO NA JANELA DAS CONSULTAS...................................................... 23 SELECCIONAR CAMPOS .......................................................................................... 24 ARRUMAR, INSERIR E ELIMINAR CAMPOS NA CONSULTA ..................................................... 24 ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS............................................................................ 24 RENOMEAR OS CAMPOS NA CONSULTA......................................................................... 24 ORDENAÇÕES NA CONSULTA .................................................................................... 25 ESPECIFICAÇÃO DE CRITÉRIOS DE SELECÇÃO DE REGISTOS................................................. 26 VISUALIZAR E CONFIGURAR PROPRIEDADES................................................................... 27 EXCLUIR CAMPOS DO “DYNASET” .............................................................................. 28 ADICIONAR E ELIMINAR TABELAS OU CONSULTAS NUMA CONSULTA........................................ 29

CONSULTAS DE SELECÇÃO ...................................................................................... 29 O QUE SÃO CONSULTAS DE SELECÇÃO..................................................................................... 29 SELECCIONAR INTERVALOS DE REGISTOS ................................................................................. 29 UTILIZAÇÃO DE CARACTERES DE AMBIGUIDADE (WILDCARD´S)........................................................ 30 ESPECIFICAÇÃO DE CRITÉRIOS MÚLTIPLOS ................................................................................ 30 SELECCIONAR REGISTOS QUE CONTÊM VALORES.......................................................................... 31 CRIAR CAMPOS(COLUNAS) DE CÁLCULO ................................................................................... 31 SELECCIONAR VALORES ÚNICOS ........................................................................................... 31 CRIAR CONSULTAS COM VÁRIAS TABELAS................................................................................. 32 CÁLCULO DE TOTAIS NAS CONSULTAS..................................................................................... 32 CÁLCULO DE TOTAIS PARA GRUPOS DE REGISTOS ........................................................................ 34 ESPECIFICAR CRITÉRIOS DE SELECÇÃO EM CONSULTAS DE TOTAIS...................................................... 34

CONSULTAS AVANÇADAS ........................................................................................ 35 CONSULTAS “PARÂMETRO”................................................................................................. 35 CONSULTAS DE “REFERÊNCIA CRUZADA” .................................................................................. 37

ALTERAR DADOS ATRAVÉS DA CONSULTAS DE ACÇÃO ....................................................... 42 CRIAR CONSULTAS DE ACÇÃO ............................................................................................. 42 CRIAR CONSULTAS DE CRIAÇÃO DE NOVAS................................................................................ 42 CRIAR CONSULTAS DE ELIMINAÇÃO ........................................................................................ 43 CRIAR CONSULTAS DE ADIÇÃO DE REGISTOS (ACRESCENTAR) .......................................................... 43 CRIAR CONSULTAS DE ACTUALIZAÇÃO ..................................................................................... 44

FORMULÁRIOS ................................................................................. 45 CRIAR FORMULÁRIOS ............................................................................................ 45 MOVIMENTAÇÃO NO FORMULÁRIO .............................................................................. 47 INTRODUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE DADOS...................................................................... 47 LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR ......................................................................... 47 SUBSTITUIR DADOS.............................................................................................. 48 ORDENAÇÃO DE REGISTOS ...................................................................................... 48 FILTROS ........................................................................................................... 48

VANTAGENS DOS FILTROS .................................................................................................. 49 CRIAR E APLICAR UM FILTRO ............................................................................................... 49

FILTRAR POR SELECÇÃO .................................................................................... 49 FILTRAR POR FORMULÁRIO ................................................................................. 50

A ESTRUTURA DOS FORMULÁRIOS ............................................................................. 50 SELECÇÃO E MOVIMENTAÇÃO DOS OBJECTOS ............................................................................. 52 SELECCIONAR VÁRIOS OBJECTOS .......................................................................................... 52 REDIMENSIONAMENTO DOS OBJECTOS .................................................................................... 52 RÉGUA ....................................................................................................................... 53 PROPRIEDADES DOS OBJECTOS ............................................................................................ 53 INTRODUÇÃO DE CAMPOS LIGADOS ........................................................................................ 56 CAIXAS DE TEXTO DEPENDENTES........................................................................................... 57 LISTAS ....................................................................................................................... 57 OUTROS OBJECTOS.......................................................................................................... 60 DESENHAR ................................................................................................................... 60 FORMULÁRIOS COM MAIS DE UMA TABELA (SUBFORMULÁRIOS) ......................................................... 60

CRIAR UM SUBFORMULÁRIO SEM RECORRER AO ASSISTENTE ........................................... 63 BOTÕES DE COMANDO ...................................................................................................... 63

RELATÓRIOS ................................................................................... 69 CRIAR RELATÓRIOS .............................................................................................. 70 VISUALIZAÇÃO DO RELATÓRIO ................................................................................. 73 AMPLIAÇÃO/REDUÇÃO ........................................................................................... 73 MODOS DE VISUALIZAÇÃO DO RELATÓRIO .................................................................... 73 PREVISÃO E CONFIGURAÇÃO DA IMPRESSÃO .................................................................. 74 IMPRESSÃO ....................................................................................................... 74 ESTRUTURA DE UM RELATÓRIO.................................................................................. 74 RELATÓRIOS AGRUPADOS ....................................................................................... 76 ORDENAR E AGRUPAR DADOS NUM RELATÓRIO................................................................ 79

ORDENAR DADOS............................................................................................................ 79 AGRUPAR DADOS (REGISTOS) ............................................................................................. 80

MACROS .........................................................................................81 CRIAR UMA MACRO............................................................................................... 81 ASSOCIAR UMA MACRO A UM BOTÃO DE COMANDO........................................................... 82 MACRO "AUTOEXECUTÁVEL" .................................................................................... 83

CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS

O QUE É UMA BASE DE DADOS?

Uma base de dados é uma qualquer colecção organizada de dados, respeitante a um determinado assunto, que tem como objectivo armazenar informação num computador e que é criada com o propósito de facilitar o acesso a esses dados pelos utilizadores. Neste caso, a informação pode ser entendida como um conjunto de dados em forma de texto, números ou gráficos. No nosso quotidiano, recorremos frequentemente a bases de dados não informáticas, embora de uma forma inconsciente. Com efeito, uma simples agenda telefónica, uma colecção de selos ou lista de livros ou cd´s, sendo colecções de dados organizados, constituem bases de dados.

O QUE É UM SISTEMA DE GESTÃO DE BASES DE DADOS?

Um SGBD (do inglês DBMS - DataBase Management System) é uma ferramenta construída para gerir a informação que se encontra armazenada numa base de dados. Um SGBD ajuda a adicionar nova informação à medida que fica disponível, a actualizar a informação sempre que necessário, a catalogar rapidamente a informação, a realizar cálculos com os dados e a imprimir a informação numa grande variedade de formatos. Mais importante que tudo isto, permite-lhe encontrar exactamente a informação pretendida. Um SGBD deve disponibilizar um conjunto de tarefas para os utilizadores de um modo geral e para o administrador de bases de dados em particular:

• permitir a definição dos dados a armazenar, isto é, criar a estrutura da base de dados;

• receber e armazenar a informação correctamente, por forma a evitar a sua redundância;

• disponibilizar ferramentas de actualização dos dados (inserção, alteração e eliminação);

• facultar mecanismos de consulta e listagem/impressão da informação;

• estabelecer medidas de segurança e níveis de acesso à informação;

SGBD´S RELACIONAIS

Um SGBDR (Sistema de Gestão de Bases de Dados Relacional) é desenhado especificamente para gerir informação que está organizada em uma ou mais tabelas, consoante o assunto a que dizem respeito. O termo relacional refere-se ao modo como um SGBD espera que estejam organizados os dados que está a gerir. Uma relação, tal como é denominada em matemática, é simplesmente uma tabela de informação (isto é, um receptáculo de

dados) que está organizada ordenadamente em linhas e colunas, ou seja, num formato tabular. Listas de preços, formulários de encomendas, listas telefónicas, contas dos clientes de um banco e horários de voos são apenas alguns exemplos de informação organizada num formato tabular de modo os utilizadores poderem rapidamente extrair a informação necessária. A obrigatoriedade dos dados estarem organizados num formato tabular pode parecer uma restrição, caso a informação que pretende gerir não esteja originalmente nesse formato. Mas, quase todo o tipo de informação pode ser organizado de modo a ser armazenada em uma ou mais tabelas.

CRIAR UMA BASE DE DADOS

Poder-se-ia começar a construir uma base de dados da mesma forma que começamos a criar uma folha de cálculo: organizando a informação em linhas e colunas, colocando fórmulas de cálculo onde as pensamos necessárias. No entanto, quem já trabalhou de uma forma mais intensiva com bases de dados ou folhas de cálculo ter-se-á apercebido que esta técnica do “começar logo a fazer”, apenas resolve os problemas imediatos. Estabelecendo uma analogia com uma situação real, podemos dizer que a criação de uma base de dados assemelha-se à projecção e construção de uma obra de engenharia. Sem um projecto bem definido, inevitavelmente a obra sofrerá constantes ajustamentos e consequentemente, na maior parte dos casos, um agravamento dos seus custos. É fundamental “desenhar” previamente a estrutura de uma base dados, definindo que tipo de informação deve guardar e como vai ser gerida. Convém referir, a este propósito, o conceito de tabela. Numa base de dados, como já foi referido, os dados são armazenados em tabelas e posteriormente manipulados de formas diferentes consoante o objectivo, recorrendo para isso a vários mecanismos. Uma tabela é uma colecção de dados acerca de um assunto específico. Uma tabela relacional é simplesmente uma colecção de informações cujos dados estão relacionados entre si e que estão estruturados em colunas e linhas. A cada linha da tabela designamos por registo, e a cada coluna, campo. Por exemplo, uma tabela de Clientes poderia ter o seguinte aspecto

APRESENTAÇÃO DO MICROSOFT ACCESS

O Access é um SGBD desenvolvido pela Microsoft, para o ambiente Windows. O Access evidencia as seguintes características:

• Ambiente gráfico (o acesso à informação é visual e a sua manipulação com o rato simplifica a execução das tarefas mais complexas)

• Navegação dos dados (as poderosas capacidades de pesquisa e de ligação a outros SGBD´S permitem localizar rapidamente a informação pretendida)

• Funcionalidade (é operacionalmente semelhante a outros produtos Microsoft)

• Produtividade (devido à criação de macros que automatizam muitas tarefas, sem ter de recorrer a uma linguagem de programação)

O ECRÃ PRINCIPAL DO MICROSOFT ACCESS

Elementos do Ecrã: • Barra de Título • Botões de controle da janela • Barra de Menus • Barra de Ferramentas • Barra de Estado • Área de trabalho

O SISTEMA DE AJUDA

Quando se fala em sistemas de ajuda do Access, significa que existem três formas distintas de aceder ao ficheiro de “Help”, mas todas elas eficazmente concebidas por forma a serem produtivas para os seus utilizadores. São elas: ajuda geral, ajuda interactiva e os “cue cards”.

ASSISTENTES

Tal como todas as aplicações recentes Microsoft, o Access tem sempre dois processos de realizar uma determinada operação: o processo assistido e automático recorrendo aos Assistentes (Wizards), e o processo manual e profissional.

OS OBJECTOS DE UMA BASE DE DADOS EM ACCESS

Tal como foi dito anteriormente, uma base de dados armazena os seus dados em estruturas tabulares (Tabelas) e recorre a um conjunto de ferramentas para gerir e manipular esses dados. Desta forma, identificamos 6 tipos de objectos que podem fazer parte de uma base de dados:

Tabelas local onde são armazenados os dados

Consultas servem para localizar rapidamente osdados que estão armazenados nas tabelas, especificando condições de pesquisa

Formulários servem para auxiliar a inserção, visualização, alteração e eliminação dos dados das tabelas

Relatórios permitem listar informação no ecrã ou na impressora, com vários formatos

Macros automatizam sequências de tarefas repetitivas em Access, sem recorrer a programação

Módulos são programas escritos utilizando a linguagem Access Basic

CRIAR UMA BASE DE DADOS EM ACCESS

Como já foi referido e nunca é demais relembrá-lo, para construir uma base de dados há a imperativa necessidade de estabelecermos algumas regras que devem, tanto quanto possível, ser observadas. A saber:

• Determinar o objectivo da base de dados • Definir que tabelas vamos criar na base de dados • Determinar os campos (informações) dessas tabelas • Relacionar os dados dentro de cada tabela • Determinar as relações entre as diferentes tabelas

1. Quando inicia o Microsoft Access pela

primeira vez, surge a janela da aplicação sem apresentar qualquer base de dados. De modo a abrir ou criar uma base de dados, deve dar

um clique no botão . Surgirá do lado direito da janela o Painel de Tarefas conforme é mostrado na imagem da direita.

2. Se optar por criar uma base de dados deve especificar um nome e uma localização para a base de dados e faça clique sobre Criar.

A TABELA - O RECEPTÁCULO DE DADOS

O primeiro tipo de objecto a inserir numa base de dados consiste na tabela ou tabelas que vão permitir o armazenamento dos dados.

O QUE É UMA TABELA?

Uma tabela é uma colecção de dados acerca de um assunto específico. Por exemplo, uma tabela de clientes contém informação sobre os clientes de uma empresa.

DEFINIÇÃO DE UMA TABELA

No caso dos dados não estarem armazenados em formato tabular, é preciso pensar em como se vai organizar essa informação em uma ou mais tabelas. Deve pensar nos tipos de informação disponíveis que definem os campos das tabelas. Efectivamente, cabe ao utilizador/administrador da base de dados o papel de cliente a satisfazer. É por este motivo que o processo de definição de tabelas pode vir a resultar num processo complexo e moroso, porque nem sempre as apreciações dos utilizadores fornecem as pistas necessárias para classificar a informação por categorias/assuntos.

COMO CRIAR UMA TABELA?

Para criar uma tabela o separador Tabelas deve estar visível e em seguida dar um clique no botão Novo, existente na parte superior da janela da base de dados.

Vista de Folha de Dados cria uma nova tabela sem qualquer identificação dos campos a definir.

Vista de Estrutura é o processo manual para criar uma tabela. Terá que

identificar o nome dos campos a tratar, o tipo de dados a inserir em cada um dos campos bem como as suas propriedades.

Assistente de Tabelas é o modo automático e assistido para criar uma tabela

através da exploração de um assistente. Importação de Tabelas permite importar uma tabela de um outro programa,

como por exemplo de outra base de dados ou de outra aplicação como o EXCEL.

Ligação de Tabelas permite estabelecer a ligação a outras tabelas de outra

base de dados.

O MÉTODO "VISTA DE ESTRUTURA"

Neste caso, o utilizador visualiza uma caixa de diálogo que está dividida em duas partes. A parte de cima corresponde à grelha de definição dos campos que constituem a tabela, e em que cada linha corresponde à definição de um campo. Uma tabela pode ter até 255 campos. A parte inferior corresponde à zona de definição das propriedades associadas a cada campo da tabela.

Cada campo da tabela é caracterizado por:

• um Nome - coluna Nome do Campo • um Tipo de dados - coluna Tipo de Dados • uma Descrição opcional - coluna Descrição • um conjunto de Propriedades, que podem determinar o tipo de valores

aceites, o formato dos dados, a quantidade de dados a ser recebida, etc - área Propriedades do Campo.

NOME DE UM CAMPO

O nome de um campo pode ter até 64 caracteres de tamanho, incluir quaisquer letras, algarismos, espaços e caracteres especiais, excepto o ponto, ponto de exclamação, acento agudo e os parêntesis rectos.

TIPOS DE DADOS

Cada campo da tabela tem de ter atribuído um tipo de dados (do inglês Data Type), que determina o conteúdo que pode ser introduzido e o espaço de armazenamento em disco disponível para esse campo. Existem alguns aspectos a considerar e que ajudam no correcto funcionamento da tabela, relativamente ao tipo de dados.

A que tipo de operações vão ser sujeitos os dados. Servirão como base para cálculos? Ou serão simplesmente nomes, descrições, moradas, etc. E se forem valores monetários, o que é que fica guardado: todo o número, ou o seu valor literal? Que quantidade de espaço, medido em bytes, será necessário para o Access guardar esses dados?

Que campos serão utilizados para ordenar e indexar as tabelas? Isto é importante, porque há dois tipos de campos - lógicos e OLE - que não podem ser utilizados nestas operações, e outros - numéricos - que aumentam a velocidade de pesquisa.

Tipo de Dados

Utilização O que guarda Tamanho

Texto Nomes, moradas, telefones, etc Qualquer caracter - texto

e números Até 255

caracteres

Memo Comentários e explicações Qualquer caracter - texto

e números Até 64000

bytes

Número Números e cálculos aritméticos Valores numéricos: inteiros e com casas

decimais

1, 2, 4 ou 8 bytes

Data/Hora Datas e horas Datas e horas em

diferentes formatos 8 bytes

Moeda Valores monetários

Valores em moeda e permite até 15 dígitos à esquerda e 4 dígitos à direita da casa decimal

8 bytes

Numeração Automática

Números sequenciais como códigos

Número incrementado automaticamente pelo Access sempre que se

adiciona um novo registo

4 bytes

Sim/Não (lógico)

Sim/Não

Valores booleanos: Sim/Não,

Verdadeiro/Falso, Ligado/Desligado

1 bit

Objecto OLE Fotografias, vídeos

Objectos criados noutros programas utilizando o

protocolo OLE, que podem ser ligados ou inseridos numa tabela

Access

Até 1 Gigabyte

Hiperligação Endereços de E-mail ou sites da Internet

Partes de uma Hiperligação

até 2048 Caracteres

Assistente de Pesquisa

Listas de valores através de Caixa de Listagem ou Caixa de

Combinação

Pesquisa dados numa outra tabela ou consulta

4 Bytes

DESCRIÇÃO

A coluna intitulada por Descrição serve para colocar um comentário/descrição acerca do campo que está a criar, isto é, uma identificação adicional, mas com carácter opcional.

PROPRIEDADES

Quando estamos posicionados na coluna Tipo de Dados, é activada a área inferior esquerda da caixa de diálogo. Nessa área existem várias células que permitem definir as propriedades/características do campo que se está a criar ou a alterar. Estas propriedades variam consoante o tipo de dados.

Tamanho do campo

Número máximo de caracteres possíveis de introduzir no campo texto ou número. Por defeito, é assumido um comprimento de 50 caracteres para campos texto e Número Inteiro Longo para campos Número

Formatar Define a aparência dos dados, como é o caso das datas.

Casas decimais Existe quando o campo é numérico e permite definir o n.º de casas decimais.

Máscara de introdução Máscara de entrada que controla a introdução de dados para o campo.

Legenda Texto a ser utilizado para legendar o campo quando este é utilizado num formulário ou relatório.

Valor predefinido Valor que é assumido para o campo de cada vez que se introduz um novo registo.

Regra de validação Condições/critérios que controlam a entrada de dados.

Texto de validação Mensagem que é invocada pelo Access quando as regras de validação não são respeitadas.

Necessário Se é ou não obrigatória a introdução de dados para o campo.

Permitir Comprimento Zero

Permite (ou não) que o conteúdo de um campo do tipo texto ou memo seja “zero” (sem quaisquer caracteres)

Indexado

Esta propriedade quando activada, permite que a tabela fique ordenada por este campo. A indexação permite que as pesquisas efectuadas ao conteúdo do campo sejam mais rápidas. A indexação sem duplicados não permite a repetição de dados em registos diferentes

TERMINAR A CRIAÇÃO DA TABELA

Para terminar o trabalho, resta agora fechar a caixa de diálogo de criação da tabela. Surgirá então uma caixa de diálogo a questionar o utilizador se pretende gravar as alterações efectuadas à tabela (neste caso, a criação da mesma). Respondendo afirmativamente, terá em seguida de atribuir um nome à tabela.

CHAVES

Uma das grandes vantagens dos SGBDR´s como o Access é a possibilidade de localizar rapidamente determinada informação. A sua comprovada eficiência provém de um mecanismo interno que atribui a um conjunto de campos a tarefa de identificar de uma forma única cada registo da tabela. Deste modo, a um campo ou a um conjunto de campos que identificam de uma forma única, sem duplicações nem valores nulos, um registo na tabela dá-se o nome de Chave Primária. A definição de uma chave primária traz grandes vantagens, nomeadamente ao nível das seguintes operações: • pesquisa de registos, que se torna consideravelmente mais rápida uma vez que

para o campo chave primária é criado automaticamente um índice • ordenação dos registos, visível aquando de operações de consulta ou listagem de

informação • integridade dos dados armazenados no campo chave primária, uma vez que o

Access não permite duplicação de valores nem valores nulos Pelos motivos acima referidos, todas as tabelas devem ter chave primária constituída por um ou mais campos. Uma chave primária composta (mais que um campo) será necessária quando não exista um só campo que identifique de uma forma única o registo, algo que só é possível se agregarmos a informação desse campo com a de outro campo obtendo deste modo um registo único.

CRIAÇÃO DE CHAVES PRIMÁRIAS

Quando se grava uma tabela sem se ter definido uma chave primária, o Access apresenta uma caixa com um aviso, alertando para o facto de a chave primária não existir e sugerindo a criação da mesma.

Se responder afirmativamente, o Access vai adicionar um novo campo, do tipo Numeração Automática, com o nome Código e que vai permitir identificar de uma forma única cada registo da tabela. Se a resposta for Não, então mais tarde, teremos que definir um dos campos existentes na tabela como chave primária. Para definir a chave primária:

1. No modo de visualização “Estrutura”, ou seja, visualizando a estrutura da tabela, seleccionar a linha ou linhas correspondentes aos campos que irão constituir a chave primária

2. Dar um clique no botão Chave Primária.

GESTÃO DE UMA BASE DE DADOS

Há a considerar alguns aspectos relacionados com a segurança das bases de dados e com o espaço que ocupam. Compactar (Compacting) De forma a optimizar o espaço disponível no disco, é recomendável que periodicamente se proceda à compactação da base de dados. A compactação consiste na desfragmentação do ficheiro da base de dados. Abra o menu Ferramentas / Utilitários de Base de dados / Compactar e Reparar a base de dados.

RELAÇÕES ENTRE AS TABELAS

O Microsoft Access é uma Base de Dados Relacional e por isso, podemos visualizar simultaneamente informação proveniente de duas ou mais tabelas, se estas estiverem relacionadas entre si por campos em comum. O Access utiliza as relações definidas entre Tabelas, para:

• estabelecer automaticamente as relações entre tabelas quando estas são utilizadas na criação de Consultas

• visualizar os registos relacionados em "Subformulários" ou "Subrelatórios". (Quando se “arrasta” um Formulário ou Relatório para dentro de outro Formulário ou Relatório, o Access utiliza as relações entre tabelas para mostrar a informação correcta (relacionada) no "Subformulário" ou "Subrelatório".

• activar a integridade referencial (respeitar as relações entre tabelas quando se adicionam, alteram ou eliminam registos)

Relacionam-se tabelas ou consultas por um ou mais campos que contêm a mesma informação (tipo de dados). Na maior parte dos casos, os campos têm o mesmo nome e é frequente a relação estabelecer-se entre a chave-primária de uma tabela e um campo, que não é chave-primária, da outra tabela. Para o exemplo que se segue, optamos por criar uma base de dados para controlo de facturas. Construímos 2 tabelas:

Uma para guardar os dados dos clientes; E outra para as respectivas facturas.

CRIAR RELAÇÕES ENTRE TABELAS

1. Activar o botão ou no menu Ferramentas escolher o comando Relações

2. Surgirá uma janela como na figura seguinte

Adicione as tabelas ou consultas para as quais pretende estabelecer relações.

3. Para adicionar tabelas ou consultas à janela das relações deve dar um clique

no botão e surgirá a seguinte caixa de diálogo

4. Seleccionar a tabela ou tabelas que pretende adicionar à janela das relações

5. Para criar a relação entre duas tabelas deve seleccionar o campo da tabela primária e arrastar para cima do campo da tabela relacionada. Quando largar o botão surgirá a caixa das relações conforme mostra a figura seguinte

6. Opte pela activação da integridade referencial entre as duas tabelas e confirme no

botão Criar.

A INTEGRIDADE REFERENCIAL

A integridade referencial impõe regras para as relações entre tabelas, que são observadas quando se introduzem, alteram ou eliminam registos. Se activar a integridade referencial, o Access impede o utilizador de:

• adicionar registos a uma tabela relacionada quando não existe um registo associado na tabela primária

• alterar valores numa tabela primária em função dos quais resultariam registos órfãos (sem relação) numa tabela relacionada

• eliminar registos de uma tabela primária quando existam registos relacionados na tabela relacionada

• eliminar qualquer tabela ou campos relacionados enquanto não eliminar a relação

A integridade referencial reforça as relações entre Tabelas protegendo-as de eliminação dos dados de uma forma acidental. Tipos de Relações Quando é activada a integridade referencial, o Access permite a alteração das opções que se encontram na parte inferior da caixa de diálogo. No lado esquerdo encontra-se o tipo de relação que é estabelecido.

Um-Para-Um (a cada registo da tabela primária corresponde um e um só registo na tabela relacionada)

Um-Para-Muitos (a cada registo da tabela primária poderão corresponder vários registos na tabela relacionada)

Eliminação e Actualização em cascata Quando a integridade referencial é activada, o Access não permite a realização de determinadas operações. Mas em determinadas circunstâncias existe a necessidade de se contrariar este comportamento quando se pretendem realizar alterações ou eliminações em tabelas primárias e que se reflictam nas tabelas relacionadas. Assim, temos duas opções que podem ser ligadas: • Propagar Actualização dos campos relacionados (actualiza todos os

registos das tabelas relacionadas quando existem alterações na chave-primária da tabela primária)

• Propagar Exclusão dos registos relacionados (elimina todos os registos das tabelas relacionadas quando for eliminado o correspondente registo na tabela primária)

Por norma, estas opções só devem ser activadas quando o utilizador pretende proceder a alterações e eliminação dos registos nas tabelas primárias e que essas modificações tenham repercussão nas tabelas relacionadas. Caso contrário, é recomendável que estas opções permaneçam desligadas.

INTRODUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE DADOS

Após a criação de uma tabela, o utilizador pode introduzir dados para essa tabela. Poderá também, posteriormente, manipular esses dados introduzidos provocando alterações, eliminação ou copiar os dados. Para introduzir dados para uma tabela, basta dar um duplo clique no respectivo nome da tabela, ou, em alternativa, seleccionar a tabela e dar um clique no botão Abrir da janela da base de dados. Surgirá então uma janela com a tabela sob a forma tabular (Folha de Dados) onde cada coluna representa um campo da tabela e cada uma das linhas, um registo. Os nomes dos campos encontram-se na primeira linha da grelha de células.

Por se tratar da primeira vez que se inserem dados, só existe uma linha que se encontra vazia. Á medida que se introduzem registos irão aparecer novas linhas vazias.

INTRODUÇÃO DE DADOS

Para introduzir dados, basta começar a escrever na primeira célula. Automaticamente, abre-se uma nova linha em branco abaixo da linha corrente.

Se tiverem sido definidas regras de validação para os campos, as mesma serão observadas quando for confirmado (através da tecla Enter) o conteúdo para o campo. Caso os dados inseridos no campo não correspondam ao tipo especificado aquando da criação da estrutura da tabela, surgirá a seguinte caixa de diálogo:

Após a introdução de cada registo, automaticamente o Access grava-o na tabela.

REGRAS DE INTRODUÇÃO DE DADOS

Relativamente à introdução de valores nos campos existem algumas regras a ter em consideração:

• num campo Número (Number) ou Moeda (Currency) não pode escrever letras e sinais de pontuação (excepto os sinais “-”, “.” , “,” e os parêntesis curvos

• um campo Sim/Não (Yes/No) só aceita as palavras Sim, Não, Verdadeiro, Falso, Ligado, Desligado (Yes, True, On, No, False, Off). Também pode introduzir um número, sendo o 0 convertido para Não e outro número qualquer convertido para Sim

• o valor de um campo Data/Hora (Date/Time) tem de estar conforme com o formato de data especificado no ícone Definições Regionais (Regional Settings) do Painel de Control (Control Panel).

• um campo Numeração Automática (Counter) não aceita nenhum valor. É um campo de preenchimento automático.

ADICIONAR REGISTOS

Em virtude da ordem dos registos não ser relevante aquando da sua introdução, o Access não permite que o utilizador insira registos entre os já existentes. É permitido apenas a adição de registos no fim da tabela. Para tal, basta escolher a opção Registo do menu Inserir ou Ir Para/Novo no menu Editar.

O símbolo + que surge no lado esquerdo dos registos tem como função mostrar (permite edição) os registos relacionados na tabela Facturas.

ESCONDER REGISTOS

Pode esconder os registos já introduzidos de modo a não alterar, inadvertidamente, o conteúdo dos campos. Para tal, basta escolher a opção Introdução de dados no menu Registos. A tabela assumirá a aparência de uma tabela que ainda não possui qualquer registo. Para voltar a ver todos os registos, deve escolher a opção Remover Filtro/Ordenação no menu Registos. Copiar valores De modo a facilitar a introdução de valores repetidos no mesmo campo de registos seguidos, pode optar pela utilização da combinação de teclas CTRL+’. Se pretender copiar valores de campos de registos não adjacentes, terá de recorrer ao “binómio” Copiar/Colar (Copy/Paste).

SELECCIONAR REGISTOS

Para efectuar qualquer operação sobre um registo como, por exemplo, copiar ou eliminar um registo, terá de o seleccionar posicionando o cursor na zona/barra de selecção que se situa na coluna à esquerda do primeiro campo da tabela ao lado do registo que se pretende seleccionar e dar um clique.

Para seleccionar um conjunto de registos, seleccione o primeiro registo do conjunto e, carregando na tecla SHIFT seleccione o último registo do conjunto.

Para seleccionar todos os registos de uma tabela poderá optar por escolher a opção Seleccionar todos os registos no menu Editar ou, em alternativa, dar um clique no quadrado existente do lado esquerdo do nome do primeiro campo (como numa folha de cálculo):

COPIAR REGISTOS

Para copiar registos, deverá seleccionar, em primeiro lugar, o(s) registo(s) que pretende copiar, copiá-los e finalmente escolher a opção Colar acrescentando no menu Editar. Os registos serão acrescentados automaticamente no fim da tabela, independentemente do registo corrente.

MOVIMENTAÇÃO NA TABELA

Para se movimentar nos campos e nos registos pode utilizar as mesmas técnicas da folha de cálculo. Para além disso, o utilizador pode recorrer à caixa de deslocamento vertical (elevador), existente no lado direito do ecrã para se posicionar num determinado registo. Para se posicionar num registo específico, poderá recorrer à barra de controle existente no canto inferior esquerdo do ecrã, posicionando o cursor na célula á direita da palavra Registo: e digitar um novo valor confirmando através da tecla Enter:

ELIMINAR DADOS

Para eliminar o conteúdo de um campo, o utilizador deve seleccionar o respectivo valor e utilizar a tecla Delete ou Backspace. Poderá optar pelo comando Cortar do

menu Editar ou dar um clique no botão . Para desfazer a operação de eliminação, utilize a tecla Esc, ou escolha o comando

Anular do menu Editar, ou o botão . Para eliminar um ou mais registos, seleccione-os e utilize a tecla Delete ou escolha a opção Eliminar no menu Editar.

O Access solicitará ao utilizador que confirme a operação de eliminação dos registos seleccionados.

PARAMETRIZAÇÃO DA JANELA DE EDIÇÃO

Embora a janela de visualização/edição seja suficientemente explícita para as funções que lhe competem, há sempre a hipótese de alterar o seu aspecto, adequando-a ao modo ao utilizador. Esta alteração do aspecto pode ir desde o aumento ou diminuição da largura das colunas ou da altura das linhas, até ao “congelamento” de colunas, entre outras. Este tipo de alterações é gravado juntamente com a estrutura da tabela sempre que se fecha a janela. As operações de parametrização podem aplicar-se às colunas, linhas ou a toda a janela. Colunas Para alargar ou diminuir a largura de uma coluna, deve colocar o cursor no separador (linha vertical) existente entre a coluna/campo e a coluna/campo seguinte e arrastar o cursor na direcção desejada. Poderá efectuar um duplo clique para ajustar automaticamente a largura de uma coluna. Congelamento/descongelamento de colunas É muito frequente a necessidade de manter um determinado número de colunas sempre visível à esquerda da janela, afim de permitir a leitura simultânea de dados colocados em colunas fisicamente distantes umas das outras. A isto chama-se “congelamento” (manter um n.º de colunas fixas), sendo o oposto, “descongelamento”. Esta é uma situação vulgar quando se trata de tabelas extensas, isto é, tabelas com muitos campos que ocupam mais espaço do que a largura do ecrã. Para “congelar” colunas deverá, em primeiro lugar, seleccionar as colunas pretendidas. Para o fazer deverá posicionar o cursor por cima do nome identificador do campo e efectuar um clique. A coluna ficará seleccionada e de seguida deve escolher o comando Fixar colunas no menu Formatar. Para fazer o inverso, ou seja, “descongelar” as colunas deve escolher o comando Libertar todas as colunas no menu Formatar.

MOVER COLUNAS

Por vezes, há necessidade de alterar a ordem natural das colunas, por forma a modificar a sua disposição na tabela. Pode mover colunas sem problemas, dado que esta operação não vai afectar a estrutura da tabela, uma vez que se trata apenas de um efeito visual (a nível de ecrã). Para mover uma ou mais colunas basta seleccionar a coluna ou colunas e arrastar o selector da coluna para o local pretendido.

ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS

Um efeito com algumas semelhanças ao do “congelamento” é o de esconder colunas. O facto de se poder esconder colunas consecutivas de uma tabela e posteriormente fazê-las reaparecer é uma característica útil nas seguintes situações:

• Quando a tabela tem muitos campos e que não podem ser visualizados num só ecrã

• Quando existe informação confidencial que só deverá ser visível em algumas situações

Para esconder colunas, seleccione a(s) coluna(s) que pretende esconder e escolha a opção Ocultar Colunas no menu Formatar.

Em qualquer circunstância, poderá recorrer ao menu de contexto (“sensitive menu”) que se obtém através da tecla direita do rato.

Para fazer reaparecer as colunas terá de utilizar a opção Mostrar Colunas no menu Formatar. Surgirá uma caixa com a lista de campos da tabela, com a indicação dos que estão escondidos, seleccionar o campo que pretende fazer reaparecer e dar um clique no botão Fechar.

CONSULTAR A BASE DE DADOS - CONSULTAS

Uma das principais capacidades de qualquer base de dados é a possibilidade de consultar os dados nela existentes. As consultas permitem questionar a base de dados, ou seja, permitem consultar os dados guardados nas tabelas da base de dados. As consultas não são mais do que uma extensão dos filtros, introduzindo novas potencialidades. O Access fornece uma ferramenta de consulta por exemplo (QBE - Query-By-Example) que pode ser utilizada para visualizar apenas determinados campos ou registos de uma tabela, ordenar registos pela ordem desejada e inclusivamente, realizar cálculos. A consulta consiste numa questão colocada à base de dados e cuja resposta é constituída por um subconjunto dos dados existentes na tabela pesquisada. É como aplicar um filtro a uma determinada tabela, permitindo apenas a visualização dos registos/campos que obedecem a determinados critérios.

O QUE É UMA CONSULTA

Como já foi dito, uma consulta permite questionar uma ou mais tabelas de uma base de dados. As “Consultas” mais comuns são os de selecção (Select Queries). Este tipo de “Consultas” permite visualizar, analisar e alterar os dados das tabelas. Podemos visualizar dados de uma ou mais tabelas. A execução da Consulta tem como resultado uma selecção de dados provenientes de uma ou mais tabelas, a que se dá o nome de Dynaset. O “Dynaset” apresenta-se e comporta-se como uma tabela, mas na realidade não é uma tabela. Constitui um conjunto de dados provenientes de uma ou mais tabelas, seleccionados e ordenados de acordo com o que foi especificado na consulta. Podemos adicionar ou modificar os dados de um “Dynaset” como uma tabela. As alterações irão afectar as tabelas utilizadas na consulta. Uma consulta de selecção é o tipo de consulta mais comum, embora o Access permita também criar outros tipos de consultas: Tabela de Referência Cruzada São utilizadas para a visualização dos registos em

“folha de cálculo”, na qual os dados obtidos surgem da intersecção entre dois campos.

Criar Tabela É utilizada para criar uma tabela com base em registos de outras tabelas.

Actualizar Permite efectuar alterações em muitos registos através de uma única operação.

Acrescentar Quando se pretende adicionar registos de uma outra tabela.

Eliminar Permite eliminar registos.

PORQUÊ UTILIZAR CONSULTAS

Com as Consultas é possível: Escolher campos, registos; ordenar registos; colocar questões relativamente a várias tabelas; realizar cálculos; utilizar uma consulta como objecto para formulários, relatórios e outras consultas; fazer alterações aos dados das tabelas.

CRIAR UMA CONSULTA

Tal como acontece com a criação de Tabelas, existem duas alternativas no processo de criação de consultas.

Optando pela via Assistentes de Consultas, o Access disponibiliza 4 tipos de consultas:

• Assistente de Consulta Simples • Assistente de Consultas de Referência Cruzada: apresenta os dados num

formato tabular compacto no qual existe informação cruzada.

• Assistente de Consultas Localizar Duplicados: apresenta um “dynaset” com registos repetidos existentes numa tabela ou consulta.

• Assistente de Consultas Localizar não Correspondentes: apresenta um “dynaset” com registos de uma tabela que não tenham registos relacionados noutra tabela.

Optando pela via Modo de Estrutura, o Access apresenta uma caixa com a lista de tabelas e/ou consultas existentes na base de dados. O passo seguinte consiste em seleccionar a tabela ou tabelas, Consulta ou Consultas e dar um clique no botão Adicionar.

Quando são seleccionadas pelo menos duas tabelas que estão relacionadas por um ou mais campos, essa relação é automaticamente evidenciada pelo aparecimento do traço de união entre as mesmas, indicando o tipo de relação existente. Se porventura a relação entre as tabelas não existir, pode ser criada.

MODOS DE VISUALIZAÇÃO NA JANELA DAS CONSULTAS

Modo de Estrutura - criar ou alterar a estrutura da consulta

Modo Consulta - visualizar os dados (“dynaset”) obtidos pela consulta

SELECCIONAR CAMPOS

Após a selecção das tabelas, o passo seguinte consiste em escolher os campos a incluir na consulta. Para colocar um campo na grelha “QBE” (query by example) existem duas alternativas:

1. Dar um duplo clique no campo.

2. Seleccionar o campo e arrastá-lo (Drag & Drop) para a célula “Campo” na grelha “QBE”.

Para adicionar todos os campos existem, também, dois métodos:

1. Dar um duplo clique na barra de título da lista de campos arrastá-los para a grelha “QBE”.

2. Arrastar o asterisco, que surge no topo da lista de campos, para a grelha “QBE”. A vantagem deste processo, consiste em não haver a necessidade de alterar a consulta quando a tabela sofre alterações na sua estrutura.

ARRUMAR, INSERIR E ELIMINAR CAMPOS NA CONSULTA

• Para mover um campo: Apontar para o selector de coluna e arrastá-la para uma nova posição

• Para inserir um campo:

Seleccionar o campo na lista da tabela e arrastá-lo para cima de uma coluna na grelha “QBE”.

• Para eliminar um campo:

Seleccionar a respectiva coluna e utilizar a tecla Delete.

ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS

Apontar o cursor para o limite direito da coluna e arrastar para a direita ou esquerda consoante pretender alargar ou estreitar. De modo a ajustar automaticamente a largura da coluna basta dar um duplo clique.

RENOMEAR OS CAMPOS NA CONSULTA

Poderá surgir a necessidade de alterar o título de uma determinada coluna do “dynaset”, uma vez que o nome do campo não é sugestivo ou suficiente para a identificar. Assim, para renomear um campo da consulta:

1. Abrir a consulta em modo estrutura ou passar para o modo estrutura se estiver no modo consulta.

2. Clique à esquerda do nome do campo na grelha “QBE”

3. Escreva o novo nome seguido de dois pontos.

• Passe para o Modo Consulta:

ORDENAÇÕES NA CONSULTA

Quando é executada a consulta e visualizado o respectivo “dynaset” torna-se frequente, e extremamente útil, a visualização dos dados obedecendo a uma determinada ordem. Quando se ordenam registos, podemos colocá-los por ordem alfabética ou numérica. Criar uma consulta com ordenação de dados por um determinado campo ou campos, torna-se útil na medida em que a podemos utilizar na construção de um formulário ou relatório. Para especificar uma ordenação numa consulta:

• Dar um clique na célula Ordenação e seleccionar o tipo de ordenação: Ascendente ou Descendente.

Pode ser especificada mais que uma ordenação, desde que as ordenações estejam encadeadas. O Access ordena a partir da 1ª coluna à esquerda (a que apresenta ordenação) para a última à direita (a que apresenta ordenação). Não podem ser utilizados campos do tipo Memo ou OLE para ordenação. Neste exemplo a consulta ordena os registos por Número de Factura.

ESPECIFICAÇÃO DE CRITÉRIOS DE SELECÇÃO DE REGISTOS

De modo a limitar o “dynaset” a mostrar apenas alguns registos, deve ser especificado na célula Critério uma ou mais condições. Esta condição traduz-se numa expressão que informa o Access relativamente aos registos que deve seleccionar e apresentar no “dynaset”. Para criar uma expressão dispomos de duas alternativas:

1. Recorrer ao botão Compilar disponível na Barra de ferramentas.

2. Escrever a expressão directamente na célula.

Se for conhecida a sintaxe da expressão que pretendemos definir como critério, torna-se mais simples e rápido utilizar a segunda alternativa, ou seja, escrever a expressão directamente na célula.

Nesta consulta são visualizadas todas as facturas que NÃO tenham sido recebidas.

Nesta consulta que utiliza duas tabelas relacionadas são solicitadas todas as facturas efectuadas Entre 01-01-2002 E 31-03-2002. O “dynaset” consequente apresentará todas as facturas ordenadas por número de factura e cuja data de factura esteja dentro do intervalo definido.

Esta consulta mostra todas as facturas do Cliente n.º 4 entre 01/01/2002 e 31/03/2002.

VISUALIZAR E CONFIGURAR PROPRIEDADES

Em Access, as propriedades de uma consulta determinam as características e o funcionamento dessa mesma consulta. Qualquer campo de uma consulta e toda e qualquer lista de campos de uma consulta contêm propriedades, e que são as seguintes:

• Propriedades da Consulta: Determinam o comportamento de uma consulta no seu todo. Por exemplo, pode definir uma propriedade que iniba, no “dynaset”, o aparecimento de valores duplicados.

• Propriedades do Campo: Afecta as características dos dados num campo. Por exemplo, poderá alterar o formato dos dados, esconder no “dynaset” o aparecimento de um campo, etc.

• Propriedades de uma lista de Campos: Afecta uma das listas de campos (tabelas ou consultas) existentes na consulta. Por exemplo, poderá especificar um nome que identifique uma lista de campos.

Para visualizar, configurar e modificar as propriedades dos objectos de uma consulta:

1. Seleccionar o campo, lista de campos ou consulta • Para seleccionar um campo, dar um clique na célula Campo • Para seleccionar uma lista de campos, dar um clique em qualquer sítio

da lista • Para seleccionar a consulta, dar um clique em qualquer zona fora da

“QBE” e da lista de campos.

2. Dar um clique no botão Propriedades disponível na Barra de ferramentas, ou escolher o comando Propriedades no menu Ver.

EXCLUIR CAMPOS DO “DYNASET”

Só pelo facto de se incluir numa consulta este ou aquele campo, não significa a obrigatoriedade do seu aparecimento no “dynaset”. Por exemplo, pode pretender visualizar todas as Facturas de um determinado Cliente sem, contudo, visualizar se foi recebida ou não.

- Basta para tal, desligar a caixa Mostrar no “QBE” do campo que se pretende inibir no “dynaset”.

ADICIONAR E ELIMINAR TABELAS OU CONSULTAS NUMA CONSULTA

Quando se está a “desenhar” uma consulta é frequente acontecer a necessidade de

invocar uma outra tabela ou consulta. Para tal, basta dar um clique no botão Mostrar tabela disponível na Barra de ferramentas ou, em alternativa, escolher o comando Mostrar tabela do menu Consulta.

CONSULTAS DE SELECÇÃO

O QUE SÃO CONSULTAS DE SELECÇÃO

Quando uma consulta de selecção é executada, o Access apresenta um subconjunto de registos num formato tabular (tal como uma tabela). Na maior parte dos casos, este subconjunto permite que se façam alterações nos registos e que são provenientes das tabelas utilizadas na consulta. A este subconjunto dá-se o nome de “Dynaset” (subconjunto de registos dinâmico). Sabendo especificar critérios de selecção de registos, constitui a chave para desenhar consultas - simples e complexas. Alguns exemplos comuns de critérios de selecção que permitem obter:

• um conjunto de registos que mostre as facturas emitidas entre 01/06/02 e 10/06/02.

• todos os nomes de clientes começados pelas letras “Soc”. • todas as facturas não recebidas.

SELECCIONAR INTERVALOS DE REGISTOS

Identifique um intervalo, numa expressão de critério, através de operadores de comparação (<,>,<>,<=,>=) ou pelos operadores Entre...E.

UTILIZAÇÃO DE CARACTERES DE AMBIGUIDADE (WILDCARD´S)

Poderá utilizar caracteres de ambiguidade para selecção de determinados registos. Por exemplo, seleccionar todos os clientes cujo nome comece pelas letras “Soc.”. É indiferente a utilização de maiúsculas e minúsculas quando utilizadas com os “wildcard´s” (Obtém-se o mesmo resultado com Soc* ou soc*).

ESPECIFICAÇÃO DE CRITÉRIOS MÚLTIPLOS

Para um campo: Com a utilização de critérios múltiplos, o intervalo de pesquisa torna-se mais curto e obtém-se exactamente a informação pretendida. Por exemplo, quais os montantes facturados cujo valor é maior que 50000 e menor que 150000. Para especificar vários critérios para o mesmo campo, devem utilizar-se os operadores E e Ou.

Para vários campos: Também é possível especificar critérios para vários campos. Por exemplo, visualizar todos os clientes cujo nome comece pela nome “Joaquim”, que não tenham pago as facturas a partir de 01/02/99.

Por exemplo, visualizar todos os clientes começados por S cujas facturas foram recebidas ou todos os clientes começados por J cujas facturas ainda não foram recebidas.

SELECCIONAR REGISTOS QUE CONTÊM VALORES

De modo a encontrar registos que num campo não contenham valores nulos, recorre-se à expressão Não É Nulo. Por exemplo, encontrar clientes que tenham número de Telefone.

CRIAR CAMPOS(COLUNAS) DE CÁLCULO

Quando se adicionam campos a uma consulta, não estamos limitados apenas aos campos provenientes da tabela ou tabelas. Podemos utilizar expressões para criar campos de cálculo. Por exemplo, calcular o valor da IVA a 19%.

SELECCIONAR VALORES ÚNICOS

Por defeito, uma consulta retorna todos os registos que satisfazem os critérios especificados. Por exemplo, suponha que pretende seleccionar uma lista de Localidades de todos os Clientes. O resultado obtido, seria um “dynaset” com todos os Clientes e respectiva Localidade e muito provavelmente uma repetição de algumas Localidades, uma vez que podem existir vários Clientes da mesma Localidade. Para eliminar no dynaset as repetições relativamente à Localidade, teria que activar a propriedade da consulta Valores Exclusivos para Sim.

CRIAR CONSULTAS COM VÁRIAS TABELAS

Uma das principais vantagens e características de uma consulta consiste na possibilidade de se juntarem vários campos provenientes de diferentes tabelas. Para que isto aconteça é necessário escolher as tabelas que se possam relacionar entre si. Podem ser adicionadas várias tabelas na altura da criação da consulta ou no decorrer da construção do mesmo, recorrendo ao comando Mostrar Tabela do menu

Consulta, ou em alternativa dar um clique no botão . Na maior parte dos casos as relações entre as tabelas são automáticas uma vez que foram definidas aquando da sua construção. O Access mostra automaticamente uma linha de união entre os campos das tabelas pelos quais as tabelas se relacionam. Nas extremidades da linha de união surge o símbolo 1(um) do lado da tabela cujo campo de relação constitui a chave primária dessa tabela e o símbolo ∞(muitos) do lado da tabela cujo campo de relação se relaciona com a chave primária da primeira tabela. Se não tiverem sido definidas relações entre tabelas aquando da sua construção, o Access estabelece, todavia, uma ligação entre tabelas desde que tenham o campo em comum com o mesmo nome, do mesmo tipo e se um deles constituir chave primária de uma das tabelas. Neste caso, os símbolos 1 e ∞ não surgem porque a integridade referencial não está activa. Se o Access não criar qualquer linha de união entre tabelas, o utilizador poderá desenhar o traço de união entre as tabelas da seguinte forma:

• Seleccionar o campo numa das tabelas e arrastá-lo para cima do campo da outra tabela e largar.

CÁLCULO DE TOTAIS NAS CONSULTAS

Podem ser realizados cálculos para grupos de registos recorrendo a consultas de totais. O resultado de uma consulta de totais é um “snapshot”, tipo de subconjunto de registos que não permite alterações, contrariamente ao “dynaset”. Para calcular totais para todos os registos de uma tabela:

1. Crie uma consulta com campos

para os quais pretende calcular totais.

2. No menu Ver, escolha o comando Totais (ou dê um clique no botão

Totais na barra de ferramentas).

3. Na célula Total de cada campo escolha um tipo de cálculo.

4. Passe para o modo consulta para visualizar o resultado.

Exemplo:

Esta consulta permite visualizar todos os Nomes dos Clientes conjuntamente com o somatório dos Totais das respectivas facturas.

Relativamente aos tipos de cálculo (funções agregadas) e que são acessíveis através das células “Total” são os seguintes:

Agrupar Por permite agrupar registos por campos

Soma apresenta a soma das ocorrências num determinado campo

Média calcula a média de um conjunto de valores

Min/Máx apresenta o valor mais baixo/alto, respectivamente

Contar conta o n.º de ocorrências

Desvp apresenta o desvio padrão relativamente à média

Var variância

Primeiro/Último primeiro/último registo do conjunto de registos

Expressão permite a introdução de uma expressão de cálculo

Onde restringe a consulta

CÁLCULO DE TOTAIS PARA GRUPOS DE REGISTOS

Frequentemente, há a necessidade de se realizarem cálculos, não em todos os registos mas em grupos de registos. Por exemplo, calcular a quantidade de facturas emitidas por dia bem como a soma dos respectivos valores. Na construção de uma consulta de selecção com totais, são especificados os campos pelos quais se pretendem agrupar os registos e os campos para os quais se pretendem atribuir totais (cálculos).

ESPECIFICAR CRITÉRIOS DE SELECÇÃO EM CONSULTAS DE TOTAIS

Como em qualquer outra consulta de selecção, nestes também podemos estabelecer condições que restrinjam o resultado da consulta (“snapshot” ou “dynaset”).

Por outro lado, também é possível estabelecer condições para campos que tenham funções de cálculo.

Nesta consulta são visualizados os clientes que tiveram mais do que 2 facturas.

CONSULTAS AVANÇADAS

CONSULTAS “PARÂMETRO”

Se frequentemente utilizamos a mesma consulta mas com alteração de critérios de cada vez que é executado, podemos poupar tempo e trabalho se em alternativa construirmos uma consulta do tipo “Parameter”. Uma consulta do tipo “Parameter” consiste no aparecimento de uma caixa de diálogo que solicita o critério que irá condicionar o resultado da consulta. Para criar uma consulta com um parâmetro (“Parameter”):

1. Criar uma consulta de selecção pelos processos já conhecidos 2. Arrastar os campos para a grelha QBE 3. Na célula “Critério” do campo para o qual se pretende aplicar uma condição,

introduzir entre parêntesis rectos o texto (parâmetro) que irá identificar a caixa de diálogo. O texto introduzido deve ser diferente do nome do respectivo campo.

4. Execute a consulta. Surge no ecrã uma caixa de diálogo para o utilizador

introduzir o critério com o qual pretende restringir o resultado da consulta.

5. Introduza um valor e confirme em OK. 6.

É possível, igualmente criar uma consulta que contenha mais do que um parâmetro. Podemos especificar um parâmetro para alguns campos ou múltiplos parâmetros para o mesmo campo.

Neste exemplo, quando a consulta é executado surgem sequencialmente duas caixas de diálogo para a introdução das duas datas (01/01/99 e 31/01/99) de modo a especificar um determinado período de tempo.

CONSULTAS DE “REFERÊNCIA CRUZADA”

As consultas de referência cruzada permitem agrupar dados em categorias e apresentam valores num formato compacto semelhante a uma folha de cálculo. Por exemplo, suponha que pretende analisar as vendas totais por Cliente em cada Mês (dia, trimestre, semestre ou ano) processado. Uma consulta de referência cruzada, como o próprio nome indica, permite cruzar informações de modo a obtermos um determinado resultado para análise. Para rapidamente construir uma consulta de referência cruzada deverá optar pelo Assistente de Consultas de Referência Cruzada. Quando é executado uma consulta deste tipo, o resultado consiste num “snapshot” (estrutura tabular que não permite actualização/alteração dos dados que são apresentados, contrariamente ao modo consulta e “dynaset”). Para criar uma consulta de referência cruzada através do assistente:

1. Na janela da base de dados, dê um clique na secção Consultas e escolha o botão Novo.

2. Seleccione Assistente de Consulta de Referência Cruzada. 3. Siga as instruções nas sucessivas caixas de diálogo

Só é possível construir uma consulta de referência de cruzada para uma tabela ou uma consulta se estes possuírem campos (dados) que se possam cruzar, caso contrário, o Access emite uma mensagem a informar de que não é possível construir uma consulta deste tipo.

Exemplo: Criar uma consulta que mostre o valor total facturado em cada trimestre para cada Cliente.

1. Crie uma consulta de selecção utilizando as tabelas. 2. Construir uma consulta de referência cruzada através do respectivo Assistente

3. Seleccione a consulta de selecção que construiu no ponto 1

4. Dê um clique no botão Seguinte e seleccione qual o campo ou campos que

pretende como cabeçalhos de linha. Neste caso seleccione Nome e dê um clique no botão.

5. De seguida seleccione o campo que pretende como cabeçalho de coluna. Só é permitido um cabeçalho de coluna. Neste caso seleccione Data e dê um clique no botão Seguinte.

6. Por se tratar de um campo do tipo Data/Hora o Access permite que se seleccione

um intervalo pelo qual pretendemos agrupar as colunas. Neste caso, pretendemos que considere o intervalo Mensal.

7. De seguida, seleccionar o campo que irá funcionar como resultado do cruzamento

dos campos definidos como cabeçalhos de linha e de coluna. Neste caso, pretende-se somar o valor total facturado mensalmente e para cada cliente. Por isso, seleccionamos o campo Montante e escolhemos a função Soma.

8. Por último, atribuir nome à consulta e dar um clique no botão Terminar. O resultado da consulta será o seguinte:

Por defeito, o Assistente para a construção deste tipo da consulta coloca uma coluna suplementar na “Snapshot” que corresponde à coluna com o nome Soma de Montante e que apresenta o somatório de todas as facturas para cada cliente e em cada trimestre. A estrutura da consulta construída anteriormente é a seguinte:

Repare que nesta grelha surge uma linha nova identificada com a descrição Tabela de Referência Cruzada. Nesta linha é definido o tratamento e consequentemente o posicionamento que se pretende atribuir a cada campo. Exemplo: Construir uma consulta de referência cruzada que apresente a quantidade facturas emitidas por mês para cada cliente, bem como o total facturado por mês, não recorrendo ao Assistente de Consulta de Referência Cruzada.

1. Criar uma nova consulta através do botão Novo. 2. Seleccione Modo de Estrutura. 3. Seleccionar as tabelas Clientes e Facturas.

Repare que são tabelas relacionadas. 4. Clique no botão Tipo de Consulta da Barra de

ferramentas e seleccione Tabela de referência

5. Colocar na grelha o campo Nome, Data e Número e efectue as seguintes alterações

para cada um dos campo inseridos na grelha:

6. Seleccione a coluna da Data e visualize as suas propriedades. Na Propriedade

Título de Coluna digite o título que deseja para cada uma das colunas do mês.

7. Por último adicionar uma coluna suplementar à consulta que permitirá apresentar o

valor total facturado por mês para cada um dos Clientes. Proceda do seguinte modo:

O resultado da consulta quando executado é o seguinte:

ALTERAR DADOS ATRAVÉS DA CONSULTAS DE ACÇÃO

Por vezes, existe a necessidade de modificar os dados num determinado conjunto de registos existentes numa tabela. Por exemplo, suponha que pretende efectuar um desconto de 5% sobre todas as facturas. Esta operação implica que todos os registos tenham que ser alterados, de forma a que seja actualizado o respectivo Valor. Naturalmente, esta operação não seria viável se tivesse que ser realizada registo a registo. Para resolver este problema, existem as consultas de acção que permitem realizar a mesma operação em todos ou em grupos de registos de uma tabela e inclusivamente criar novas tabelas.

CRIAR CONSULTAS DE ACÇÃO

Através da consultas de acção podemos criar novas tabelas ou provocar alterações em tabelas existentes. O Access disponibiliza quatro tipos de consultas de acção: Criar Tabela cria uma nova tabela a partir de outra ou outras tabelas

Actualizar altera os dados num grupo de registos

Eliminar elimina registos numa ou em várias tabelas

Acrescentar adiciona um grupo de registos de uma para outra tabela ou tabelas

CRIAR CONSULTAS DE CRIAÇÃO DE NOVAS

Uma consulta do tipo Criar Tabela cria uma nova tabela a partir de outra ou outras tabelas, seleccionando os campos e impondo condições de forma a especificar que informação a nova tabela deve conter. As consultas deste tipo são úteis para:

♦ criar relatórios que apresentem informação referente a período de tempo específico

♦ criar cópias de segurança de tabelas (backup´s) ♦ criar uma tabela com registos antigos (dados que deixaram de ter qualquer

validade)

Para criar uma consulta "Criar Tabela": 1. Crie uma consulta seleccionando as tabelas ou consultas que contêm os campos

que pretende incluir na nova tabela 2. Na barra de ferramentas clique no botão Tipo de Consulta e seleccione Criar

Tabela 3. Na caixa das Propriedades da Consulta deve escolher o nome para a nova tabela

ou escolher um nome da lista caso pretenda substituir alguma das tabelas existentes. Indicar em que base de dados essa nova tabela vai ser guardada.

4. Clique em OK 5. De seguida seleccione os campos que pretende incluir na nova tabela e

especifique condições de selecção de registos se for caso disso. Para testar a consulta deve escolher a opção Modo de Estrutura no menu Ver, Esta opção permitirá visualizar o aspecto da nova tabela antes da sua criação. Para executar uma consulta do tipo “Criar Tabela” deve escolher o comando

Executar do menu Consulta, ou dar um clique no botão

CRIAR CONSULTAS DE ELIMINAÇÃO

As consultas do tipo “Eliminar” permitem eliminar registos que satisfaçam uma ou mais condições. Na maior parte dos casos, só é possível eliminar registos de uma única tabela. Por exemplo, se a consulta de eliminação faz referência a duas tabelas com uma relação do tipo “Um-para-Muitos”, a eliminação de registos só é efectiva na tabela relacionada e não na tabela primária. Nota: Nalguns casos, executar uma consulta de eliminação que faça referência a uma única tabela implica que os registos das tabelas relacionadas também sejam eliminados. Isto acontece quando a consulta contém uma tabela primária que faça parte de uma relação do tipo “Um-para-Muitos”, e a integridade referencial foi reforçada pela opção “Propagar exclusão para os registos relacionados”.

CRIAR CONSULTAS DE ADIÇÃO DE REGISTOS (ACRESCENTAR)

Uma consulta de adição é consulta de acção que é utilizado para adicionar registos de uma tabela a outra tabela. Pode adicionar registos a uma tabela da mesma base de dados ou de outra base de dados. As consulta de adição (Acrescentar) são úteis quando pretende adicionar campos baseados em critérios.

As consulta de adição podem também ser utilizados mesmo que alguns campos de uma tabela não existam na outra tabela. a consulta vai apenas considerar os dados dos campos existentes nas duas tabelas.

CRIAR CONSULTAS DE ACTUALIZAÇÃO

Através de consultas de actualização pode alterar os dados das tabelas. Por exemplo, efectuar um desconto de 5% em todas as facturas emitidas para um determinado cliente. Para criar uma consulta de actualização:

1. Crie uma consulta, seleccionando as tabelas ou consultas que contêm os campos que pretende afectar e os campos que pretende utilizar para definir condições (critério).

2. No menu Consulta escolha o comando Actualizar. 3. Arraste o campo ou campos que pretende actualizar ou para os quais pretende

atribuir condições, para a grelha QBE. 4. Na célula Actualizar para defina a expressão ou valor para o campo ou

campos que pretende afectar.

5. Escolha o botão ou o comando executar do menu Consulta.

Antes de executar a consulta através do botão poderá visualizar o resultado através do botão . No modo estrutura apenas visualiza os campos que vão sofrer modificação, mesmo que a grelha QBE contenha outros campos. Convém referir que os valores visualizados são os valores correntes e não actualizados.

FORMULÁRIOS

O Modo de Estrutura que é utilizado nas tabelas e consultas é apenas uma das formas utilizadas pelo Access para apresentar os dados existentes numa tabela ou tabelas. Não será porém, a melhor forma de introduzir e visualizar os dados, uma vez que não existe um controle real sobre as operações realizadas pelo utilizador. O ideal seria utilizar uma analogia de um formulário em papel, dado que deste modo “transportávamos” para o computador um objecto existente no mundo real ao qual as pessoas já se habituaram. Um formulário permite a visualização de um ou mais registos, podendo ser imposta uma limitação em relação a essa visualização. Isto não traz nada de novo em relação ao Modo de Estrutura. Mas, um formulário permite ao seu desenhador determinar a forma como os dados vão aparecer no ecrã, utilizar gráficos, imagens, etc., bem como controlar a forma como os dados são introduzidos e visualizados - utilizar listas de valores, cores para sublinhar dados importantes, mensagens de erro para valores incorrectos, valores predefinidos, resultados de cálculos aritméticos, etc.

CRIAR FORMULÁRIOS

O método mais fácil e rápido de criar um formulário é utilizar o Assistente. O Assistente “Automático” produz um formulário pré-formatado sem colocar quaisquer perguntas ao utilizador, para a sua construção. Todos os outros assistentes colocam questões e constroem o formulário baseado nas respostas dadas pelo utilizador. Quando utiliza um formulário para introduzir ou visualizar dados, o formulário deve estar “ligado” à tabela ou consulta que lhe fornece os dados. Se todos os dados dependem apenas de uma tabela, o formulário deve ser baseado apenas nessa tabela. Por outro lado, se os dados que pretende colocar no formulário derivam de várias tabelas, então deve construir uma consulta e basear a construção do formulário nessa consulta. Criar um formulário com o Assistente

1. Na janela da base de dados, dê um clique no botão Formulário 2. Escolha o botão Novo 3. Seleccione o nome da tabela ou consulta para o qual vai construir o formulário e

dê um clique no botão OK.

4. O passo seguinte consiste em seleccionar os campos da tabela ou consulta que se pretendem colocar no formulário

5. Na lista “Campos disponíveis” surgem os campos da tabela ou consulta e na

lista irão surgir os campos seleccionados e que vão aparecer no formulário 6. Na caixa seguinte é solicitado ao utilizador o formato (esquema) do formulário

7. Seleccione o estilo (aparência) para o formulário

8. Por último, surgirá a caixa final do assistente que solicita um título para o formulário.

MOVIMENTAÇÃO NO FORMULÁRIO

Num formulário são utilizadas praticamente as mesmas técnicas anteriormente apresentadas para o Folha de dados. Pode mesmo alternar entre a Folha de dados e o Formulário. Basta para isso utilizar os botões respectivos existentes na barra de botões.

INTRODUÇÃO E MANIPULAÇÃO DE DADOS

Na introdução e manipulação de dados, o formulário utiliza praticamente as mesmas regras da Folha de dados.

Sendo assim, para introduzir um novo registo basta dar um clique no botão . Para eliminar um registo, basta dar um clique no selector de registos, que se encontra do lado esquerdo do formulário, e carregar na tecla Delete. Neste caso, por se tratar da eliminação de um registo o Access pede uma confirmação.

LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR

Vimos atrás que se podem utilizar os botões da barra de estado para movimentar ao longo dos registos.

Mas se existir a necessidade de localizar um registo que num campo contenha um determinado valor, não será muito recomendável utilizar os botões da barra de estado até localizarmos o registo pretendido. Para ultrapassar este problema é

frequente utilizar o comando Localizar que corresponde ao botão da barra de botões da janela do formulário. Para encontrar um valor num determinado campo deve:

1. Posicionar o cursor no campo que pretende utilizar na pesquisa

2. Dar um clique no botão

3. Na caixa Localizar: escrever o que se pretende procurar 4. Dar um clique no botão Localizar seguinte

SUBSTITUIR DADOS

Como é do conhecimento através de outras aplicações da Microsoft, o Access também dispõe do comando Substituir no menu Editar, que permite substituir de uma forma rápida, a ocorrência de uma determinada palavra por outra palavra.

Na caixa de diálogo acima, o utilizador terá, em primeiro lugar, de introduzir na caixa Localizar o valor que pretende procurar/substituir, e na caixa Substituir por o valor que irá substituir o existente.

ORDENAÇÃO DE REGISTOS

Tal como na Folha de dados que se utiliza nas tabelas e consultas, também nos formulários o utilizador poderá recorrer aos botões de ordenação de registos.

Deve colocar o cursor no campo pelo qual pretende efectuar a ordenação e dar um clique no botão. Este procedimento é aplicável a tabelas e formulários.

FILTROS

Vimos anteriormente que para localizarmos um determinado valor podemos recorrer ao comando Localizar. Porém, este comando apenas vai apresentando as diversas

ocorrências de uma determinada palavra/texto que existem ao longo da tabela em vários registos e por isso levaria algum tempo até serem encontradas todas as ocorrências. Para resolver este problema existem os Filtros. Um filtro não é mais do que um conjunto de condições/critérios aplicados a registos de modo a apresentar apenas um subconjunto dos registos existentes na tabela. Quer isto dizer que após a aplicação do filtro, o Access apresenta apenas os registos que satisfazem as condições impostas, como se apenas existissem esses registos na tabela.

Os filtros são aplicáveis em tabelas e formulários.

VANTAGENS DOS FILTROS

Um filtro é como uma simples consulta, com a diferença de que apenas aplicável a uma tabela ou a um formulário abertos. Um filtro é a melhor opção quando, temporariamente pretendemos visualizar um subconjunto de registos.

CRIAR E APLICAR UM FILTRO

Existem 2 tipos de filtros: Filtrar por Selecção Filtragem de registos através do próprio formulário

(apenas um critério de selecção de registos - os dados do campo onde estiver posicionado).

Filtrar por Formulário Filtragem de registos através de um novo formulário com base no actual (possibilita mais de um critério - idêntico aos critérios aplicados numa consulta).

FILTRAR POR SELECÇÃO

1. Posicione-se no campo do registo onde se encontra o critério (dado(s) para a aplicação do filtro) para que se efectue a selecção (filtragem) de registos.

Por exemplo: consultar todas as facturas do Cliente 3

2. Clique no botão Filtrar por Selecção na barra de ferramentas:

Para Remover a filtro abra o menu Registos e seleccione o comando Remover

Filtro/Ordenação ou clique no botão Remover filtro na barra de ferramentas.

FILTRAR POR FORMULÁRIO

1. Abra o menu Registos e clique no comando Filtro por Formulário ou clique

no botão Filtrar por Formulário na barra de ferramentas. Surge um novo Formulário onde deve digitar, nos respectivos campos, os critérios de filtragem.

• Por exemplo: Consultar todas as facturas emitidas a partir de 01/01/99 para

o cliente n.º 4

2. Clique no botão Aplicar filtro na barra de ferramentas. 3. Utilize o processo anterior para remover o filtro.

A ESTRUTURA DOS FORMULÁRIOS

Após ter criado um formulário, o utilizador pode desejar alterá-lo de modo a torná-lo mais agradável visualmente e a parametrizar o controlo da introdução de dados nos campos do ecrã. Efectivamente, os locais de introdução de dados num formulário também têm o nome de campos, embora no Access se utilize o termo objecto.

Para aceder à estrutura (desenho) de um formulário, terá que dar um clique no botão

Modo de Estrutura.

Na janela do formulário, pode ver que este está dividido em três secções:

Cabeçalho do formulário é o cabeçalho do formulário, onde o Access coloca sempre o respectivo título, que neste exemplo é “Ficha de Clientes”.

Detalhe é a secção onde se localizam a maior parte dos

objectos e aparece uma por cada registo existente na tabela. Os objectos existentes nesta secção permitem a introdução de dados na tabela associada - tabela para a qual está a ser construído o formulário.

Rodapé do formulário é o rodapé do formulário, onde normalmente o Access

não coloca nada, mas que é frequentemente utilizado para apresentação de mensagens ou cálculos que envolvam todos os registos apresentados no formulário.

Dentro destas três secções podem existir três tipos de objectos:

Dependentes são objectos que apresentam dados armazenados na tabela associada. À medida que o utilizador se movimenta de registo em registo, o conteúdo destes objectos modifica-se de modo a reflectir os dados existentes no registo corrente.

Independentes são objectos que não estão ligados à tabela associada, isto é, não

mostram os dados existentes na tabela. Cálculos é um objecto que calcula um novo valor baseado nos dados

existentes na tabela associada e apresenta o resultado no formulário.

SELECÇÃO E MOVIMENTAÇÃO DOS OBJECTOS

Os objectos existentes num formulário não estão fixos, podendo o utilizador deslocá-los dentro da área do formulário. Para isso, terá que em primeiro lugar seleccionar o objecto através de um clique em qualquer parte desse mesmo objecto.

Pode verificar que os objectos da secção de detalhe existem aos pares: uma identificação (Rótulo), que é normalmente o nome do campo ou o seu nome alternativo e uma caixa de texto (Caixa de Texto), onde aparecem os dados existentes na tabela associada. Repare que o objecto seleccionado possui dois tipos de quadrados a envolverem-no: o que surge no canto superior direito(quadrado maior) é utilizado para movimentar o objecto, os outros (quadrados pequenos) são utilizados para redimensionar o objecto. Para mover o objecto, basta seleccionar e arrastar o quadrado maior e largar no local pretendido (o cursor assume a figura de uma mão fechada com o indicador a apontar). Para mover em conjunto o Rótulo e a Caixa de texto relativos a um campo da tabela, coloque o cursor por cima do rectângulo que envolve o campo, de modo a cursor mudar para uma mão aberta e de seguida arraste os objectos para o local pretendido.

SELECCIONAR VÁRIOS OBJECTOS

Para seleccionar todos os objectos de um formulário utiliza-se o comando Seleccionar tudo disponível no menu Editar. Para seleccionar apenas alguns objectos deve dar um clique em cada um deles mantendo pressionada a tecla Shift. Para deslocar os objectos deve apontar para qualquer parte do rectângulo que rodeia cada objecto.

REDIMENSIONAMENTO DOS OBJECTOS

Como foi referido anteriormente, os quadrados mais pequenos que aparecem quando é seleccionado um objecto, servem para alterar as dimensões desse objecto em várias direcções. Sempre que se coloca o cursor em cima de um dos quadrados pequenos, ele(o cursor) transforma-se numa linha com uma seta em cada extremidade (Seta Bidireccional). É suficiente então deslocar o cursor na direcção pretendida para alterar as dimensões do objecto.

RÉGUA

Como já deve ter reparado, existem duas réguas dispostas nas extremidades da janela do formulário. Enquanto a régua horizontal é comum a todas as secções do formulário, existe uma régua vertical separada para cada uma das secções. As réguas são extremamente úteis para alinhar objectos no formulário. Pode utilizar as réguas para seleccionar objectos. Para isso deve dar um clique numa zona qualquer da régua, ou arrastar a linha que surge até ao local pretendido. Serão seleccionados todos os objectos que a linha intersecta.

PROPRIEDADES DOS OBJECTOS

Algumas das propriedades dos objectos encontram-se na barra de ferramentas da estrutura do formulário tal como o tipo de letra, o tamanho da letra, o estilo da letra, alinhamento do texto dentro do objecto, etc.:

Vimos, anteriormente, que se podem alterar as características de um formulário. Também se podem alterar as propriedades de um objecto, devendo para isso efectuar um duplo clique sobre o objecto, ou seleccionar o objecto e dar um clique no botão

Propriedades na barra de ferramentas. Pode ainda, como noutras circunstâncias, recorrer ao botão direito do rato para aceder ao menu de contexto. Qualquer um destes procedimentos invoca a janela de propriedades do objecto seleccionado.

As propriedades de um objecto estão divididas em 4 tipos: Tudo Apresenta todas as propriedades do objecto Dados Determinam as características dos dados apresentados no objecto, como o valor por defeito, o n.º de casas decimais, regra de validação, máscara de introdução, etc.

Origem do Controlo liga o objecto a um campo da tabela ou consulta, ou configura uma expressão que cria dados para apresentar no objecto através do botão (expression builder).

Activado determina se num objecto do tipo ligado se podem introduzir

dados ou efectuar operações com o rato. Protegido determina se o utilizador pode alterar o conteúdo do objecto,

ou seja, adicionar ou alterar dados. As outras propriedades já são conhecidas do desenho de uma tabela (abordado no capítulo das Tabelas) Formato Definem as características de aparência (formato) do objecto, como a altura, largura ou cor, o tipo de letra o formato do número ou da data, etc.

Visível determina se o objecto é ou não visível.

Mostrar quando determina se o objecto é apenas apresentado num formulário, apenas impresso ou ambos.

Barras de deslocamento determina se aparece (Vertical) ou não (nenhuma) uma barra de deslocamento vertical.

Ampliável determina se um objecto ligado pode aumentar (Sim) ou não (Não) de tamanho de modo a acomodar os dados introduzidos pelo utilizador.

Redutível determina se um objecto ligado pode reduzir de tamanho de modo a acomodar os dados introduzidos.

Cor de fundo define a cor do interior do objecto, que, por defeito é branco. Pode introduzir o número da cor, ou seleccionar ou criar uma cor a partir da paleta de cores.

Efeito especial determina a aparência do objecto.

Estilo do limite determina se a moldura do objecto é transparente (Clear) ou visível (Normal).

Cor do limite define a cor da moldura que rodeia o objecto.

Espessura do limite define a espessura de linha da moldura que rodeia o objecto. Esta propriedade só terá efeito quando a propriedade Estilo do limite tiver o valor Normal.

Cor da letra define a cor a ser utilizada para o texto introduzido no objecto ligado.

Tipo de letra define o tipo de letra para o texto introduzido no objecto ligado. Pode recorrer ao botão

Tamanho da letra define o tamanho da fonte a ser utilizada para o texto introduzido no objecto ligado.

Alinhamento do texto define o alinhamento do texto. O valor desta propriedade pode ser activado através dos botões

Acontecimento Especificam uma macro ou procedimento que o Access executa quando ocorre um evento, como quando o utilizador carrega em certas teclas, altera os dados existentes no objecto ou dá um clique no objecto.

Outra Configuram características adicionais ao objecto, como o nome ou a descrição que surge na barra de estado.

Nome é o nome do objecto. Por defeito apresenta o nome do campo da tabela a que está ligado.

Texto da barra de estado especifica o texto que é apresentado na barra

de estado quando um objecto é seleccionado. Pode conter no máximo 255 caracteres.

Tabulação automática faz com que o cursor passe para o objecto

seguinte quando é introduzido o último caracter permitido pela máscara de introdução de dados.

Comportamento da tecla ENTER define o comportamento da tecla Enter quando

é utilizada numa caixa de texto. Paragem da tabulação determina se o utilizador pode utilizar a tecla

Tab para avançar para a caixa de texto/objecto seguinte.

Índice de tabulação determina a ordem de selecção de um objecto

(apenas objectos que podem receber dados) quando o utilizador carrega na tecla Tab para avançar para a caixa de texto/objecto seguinte.

INTRODUÇÃO DE CAMPOS LIGADOS

O utilizador pode introduzir em qualquer altura no formulário um campo existente na tabela ou consulta. No formulário, esses campos serão identificados por campos ligados uma vez que existe uma ligação entre eles e a tabela ou consulta.

Para inserção de um campo ligado:

Efecutar um clique no botão Lista de campos ou escolher a opção Lista de campos do menu Ver. Surgirá no ecrã uma lista com os campos da tabela ou consulta.

Para colocar um campo no formulário, basta apenas arrastar o campo para o local pretendido no formulário. Repare que a inserção de um campo ligado no formulário, provoca a criação de um outro objecto(do lado esquerdo) com texto. Este texto coincide (por defeito) com o nome do campo, mas em qualquer altura poderá ser modificado uma vez que se trata apenas de texto. Regra geral, e na sua maioria, os objectos estão emparelhados. Por um lado existe um objecto não ligado que contém apenas texto (Rótulo) e um outro (objecto dependente) que representa o campo propriamente dito (Caixa de texto). Será este último que apresenta no formulário o conteúdo do campo com o qual está ligado.

CAIXAS DE TEXTO DEPENDENTES

Através da barra de ferramentas, o utilizador pode também criar caixas de texto

ligadas a campos da tabela ou consulta, através do botão Caixa de texto existente na Caixa de Ferramentas:

Depois de ter seleccionado o botão Caixa de texto da Caixa de ferramentas, deverá desenhar um rectângulo no local onde pretende inserir a caixa de texto relativa a um campo da tabela ou a uma expressão.

LISTAS

Torna-se por vezes extremamente útil, o utilizador ter à sua disposição num campo de um formulário, uma lista de valores possíveis. O Access disponibiliza dois processos que oferecem ao utilizador uma lista de valores: Caixa de listagem e Caixa de combinação. Uma Caixa de listagem é uma simples lista de valores da qual o utilizador selecciona um desses valores. Uma Caixa de combinação é um misto de uma Caixa de listagem e de uma Caixa de texto, uma vez que pode seleccionar um dos valores da lista ou introduzir um novo valor.

Caixa de combinação Caixa de listagem

Numa Caixa de listagem os valores estão sempre visíveis, enquanto que numa Caixa de combinação terá que dar um clique no botão com a seta descendente para aceder à lista de valores. Para criar uma Caixa de listagem ou uma Caixa de combinação terá que recorrer à

caixa de ferramentas e optar pelos botões Caixa de listagem ou Caixa de combinação respectivamente. Para criar uma Caixa de combinação:

1. Dar um clique no botão e desenhar um rectângulo na zona do formulário onde se pretende colocar a Caixa de combinação.

2. Será invocado a assistente que permitirá criar uma Caixa de combinação onde o

utilizador pode introduzir um novo valor ou seleccionar um valor de uma lista.

3. Nesta primeira caixa de diálogo, o utilizador pode escolher entre uma lista produzida a partir de uma tabela ou consulta, ou uma lista de valores introduzidos pelo utilizador.

4. Na caixa de diálogo seguinte o utilizador selecciona a tabela ou consulta que vai

ser utilizado para produzir a lista.

5. A fase seguinte consiste em seleccionar o campo ou campos que vão ser utilizados na Caixa de combinação.

6. Surgirá na caixa de diálogo seguinte a coluna ou colunas que vão ser utilizadas na

Caixa de combinação.

7. Quando a Caixa de combinação é composta por mais do que uma coluna, o utilizador terá que indicar qual a coluna que deve ser utilizada para controle da Caixa de combinação, ou seja, se o valor seleccionado na Caixa de combinação deve ser gravado na base de dados ou se deve ser “relembrado” mais tarde.

8. Caso opte por guardar o valor na base de dados tem que identificar o campo da

tabela que vai receber o valor introduzido ou seleccionado na lista.

9. Finalmente surgirá a última caixa de diálogo deste assistente, que solicita (opcional) uma identificação para a Caixa de combinação.

Esta identificação irá surgir no formulário à esquerda da Caixa de combinação, funcionando como um simples texto (Rótulo). O formulário apresentará a Caixa de combinação com o seguinte aspecto.

Neste exemplo, quando o utilizador estiver posicionado no campo Categoria, deve

escolher uma das opções da lista através do botão . A criação de uma List Box é semelhante à da Caixa de combinação. Relativamente às propriedades de objectos deste tipo existem alguns aspectos a salientar, uma vez que se poderão tornar extremamente úteis.

OUTROS OBJECTOS

O utilizador dispõe ainda de vários outros objectos na barra de ícones que lhe permitem configurar o formulário ao seu gosto, nomeadamente a utilização de opções múltiplas e a agregação de vários objectos. Outros objectos disponíveis são então:

designa-se por Botão de opção e indica se uma situação é verdadeira ou falsa.

designa-se por Botão de verificação e indica se uma situação é verdadeira ou falsa.

designa-se por Botão de alternar e tem a mesma função dos anteriores.

é um objecto que permite agrupar botões de opção, botões de verificação ou botões de alternar que representam um conjunto de hipóteses mutuamente exclusivas.

permite a colocação de um gráfico no formulário.

DESENHAR

Para melhorar do ponto de vista estético, o utilizador poderá recorrer aos botões

para desenhar linhas e rectângulos, respectivamente.

FORMULÁRIOS COM MAIS DE UMA TABELA (SUBFORMULÁRIOS)

Normalmente nos formulários que utilizam mais de uma tabela, uma da tabelas está sempre dependente da(s) outra(s). Utiliza-se então uma estrutura de formulário/subformulário, em que o segundo está dependente do primeiro, e apresenta apenas registos relacionados com os existentes no formulário.

Este tipo de formulário é utilizado em tabelas com relações de um-para-muitos.

O método mais expedito de criar um formulário com mais de uma tabela é recorrer ao assistente. Para criar um formulário do tipo Principal/Subformulário:

1. Invocar o Assistente de formulários clicando no botão Novo da secção Formulários.

(pretende-se, como exemplo, um formulário que mostre os dados de cada cliente e respectivas facturas)

2. Em seguida deve seleccionar a tabela ou consulta que pretende para o formulário principal ("UM" na relação de um-para-muitos) e adicionar os campos que pretende para o formulário.

3. Seleccione a outra tabela ou consulta ("MUITOS" na relação um-para-muitos) e

adicione os campos que pretende para o subformulário.

• Na tabela de facturas não é necessário seleccionar o campo

que estabelece a relação – Código Cliente.

4. Na caixa seguinte terá que escolher qual a forma que pretende para visualizar os dados.

5. Na caixa de diálogo seguinte terá que seleccionar o formato para o subformulário

(neste caso a tabela de facturas).

6. No passo seguinte escolha o estilo (formato) para o .seu formulário. 7. Por último, deve atribuir um nome ao formulário e ao subformulário e clicar no

botão Terminar. O resultado final do formulário será:

Neste exemplo, foram utilizadas as tabelas Clientes e Facturas. A tabela Clientes é considerada a tabela principal pois relaciona-se com a tabela Facturas pela chave primária. A relação existente entre estas duas tabelas é uma relação Um-para-Muitos

e consequentemente, para cada registo (Cliente) da tabela Clientes existem vários registos (Facturas) relacionados na tabela Facturas. Para alterar qualquer propriedade do subformulário ou do formulário, terá que activar o Modo estrutura do formulário

Neste caso foi atribuído o nome Facturas Subformulário ao Subformulário e cujas propriedades evidenciam a relação existente com a tabela utilizada no formulário, concretamente nas propriedades Ligar campos incorporados (campo da tabela do subformulário) e Ligar campos principais (campo da tabela do formulário).

CRIAR UM SUBFORMULÁRIO SEM RECORRER AO ASSISTENTE

Quando não utiliza um assistente para criar um formulário composto a partir de duas tabelas, necessita de desenhar o formulário principal e o subformulário separadamente. Terá depois de inserir o subformulário no formulário principal. Para isso, basta arrastar o subformulário da janela da base de dados para o formulário principal. Se no subformulário, as propriedades Ligar campos incorporados e Ligar campos principais estiverem activadas, isso indica que o Access ligou automaticamente o formulário principal e o subformulário.

BOTÕES DE COMANDO

Botões de comando são objectos que, ao efectuar um clique sobre eles, executam uma determinada tarefa, tal como abrir um Formulário ou enviar um Relatório para a impressora, inserir, apagar ou localizar registos, fechar a janela de um Formulário, etc.. Neste exemplo, iremos utilizar o formulário que mostra todas as facturas emitidas para um determinado cliente:

• Pretende um botão que permita fechar a janela deste formulário:

1. "Passe" para o modo estrutura do formulário.

2. Clique no botão Botão de comando na caixa de ferramentas e, em seguida, na secção do Rodapé do formulário (por exemplo).

3. Na caixa de diálogo que se segue deverá seleccionar a acção que pretende que o botão efectue - fechar um formulário:

4. No passo seguinte opte entre botão com Texto ou botão com Imagem:

5. Digite um nome para o botão (opcional) e clique no botão Terminar:

Alterne para o modo formulário e verifique se o botão executa a acção que seleccionou.

• Pretende um botão que abra um relatório em modo de visualização da impressão a partir do formulário:

1. "Passe" para o modo estrutura do formulário.

2. Clique no botão Botão de comando na caixa de ferramentas e, em seguida, na secção do Rodapé do formulário (por exemplo).

3. Na caixa de diálogo que se segue deverá seleccionar a acção que pretende que o botão execute - Visualizar um relatório:

4. Seleccione o relatório que pretende visualizar:

5. No passo seguinte opte entre botão com Texto ou botão com Imagem:

6. Digite o nome para o botão e clique no botão Terminar.

RELATÓRIOS

Um relatório é utilizado essencialmente para listar ou imprimir dados, conferindo-lhes a melhor apresentação possível. A informação pode ser reunida em grandes grupos ou subgrupos de dados, sendo possível obter linhas de totais por cada um deles. Um relatório consiste na apresentação de um conjunto de dados, proveniente de uma ou mais tabelas ou consultas, organizado e formatado de acordo com determinadas necessidades em termos de análise da informação. Os items utilizados num relatório podem ser dados existentes em campos, resultados de cálculos, palavras para os títulos ou mensagens, gráficos ou figuras. Ao contrário de um formulário, um relatório está orientado para uma impressora, e não serve por isso, para introduzir ou alterar dados. Um relatório apresenta sempre os dados correntes e actualizados, ou seja, o utilizador após desenhar e gravar o relatório pode utilizá-lo vezes repetidas para imprimir ou vizualizar os dados correntes existentes numa ou mais tabelas ou consultas. Com efeito, pode mesmo criar um relatório a partir dos dados extraídos por uma consulta. Convém lembrar, a este propósito, que uma consulta produz um subconjunto de dados de uma tabela, e por isso é, por sua vez, uma espécie de tabela. Com os relatórios pode:

• organizar e apresentar os dados agrupados • efectuar cálculos, subtotais, totais e percentagens • incluir subformulários, subrelatórios e gráficos • apresentar os dados em formatos atraentes com a inclusão de imagens e

outros objectos gráficos A forma mais fácil de perceber a utilidade de um relatório e analisar os seus diferentes componentes é observar um exemplo e examinar o seu desenho (estrutura). Em regra geral, a maior parte da informação existente num relatório provém de uma tabela ou de uma consulta (que normalmente, extrai informação de várias tabelas). Outra informação corresponde a objectos (texto, linhas, figuras, etc) que faz parte do próprio relatório. O relatório da página seguinte, apresenta as encomendas agrupadas por cliente e no fim de cada grupo apresenta subtotais para as colunas que o justificam. Na última página do relatório surgirá uma linha de totais que corresponderá ao somatório dos subtotais de cada grupo.

1. O título do relatório e os títulos das colunas são guardados no desenho do relatório.

2. Os dados são provenientes da tabela ou consulta associada.

3. Os totais são calculados no próprio relatório através de uma expressão de cálculo, e por isso fazem parte do desenho do relatório.

CRIAR RELATÓRIOS

Tal como acontece com os outros objectos de uma base de dados já referidos, é possível criar um relatório de raiz ou recorrer a um Assistente. A maneira mais fácil e rápida para criar um relatório é optar pelo assistente de relatórios. Tal como acontecia para o assistente de formulários para criar formulários, este assistente cria um relatório automaticamente para a tabela ou consulta seleccionada. Para criar um relatório através do Assistente de Relatórios:

1. Posicionar-se na secção dos Relatórios e dar um clique no botão Novo. E seleccione Assistente de Relatórios.

2. No passo seguinte seleccione a tabela ou a consulta na qual pretende construir o relatório e adicione os campos que pretende ver apresentado na listagem (relatório)

1

2

3

3. Neste passo poderá optar por um relatório agrupado ou não. Na figura que se segue, o relatório não tem qualquer agrupamento.

4. Em seguida escolha o ou os campos pelos quais pretende ordenar o relatório

5. Seleccione o formato para o relatório.

6. Seleccione o estilo que pretende para o seu relatório.

7. Atribua um nome ao relatório e clique no botão Terminar O relatório terá o seguinte aspecto:

VISUALIZAÇÃO DO RELATÓRIO

Se tiver optado por um dos assistentes, após ter respondido a todos os passos surgirá no ecrã a primeira página do relatório. Após o relatório ter sido criado e apresentado no ecrã, o utilizador pode realizar diversas acções. A primeira das quais consiste em analisar visualmente o relatório. Para tal, basta recorrer às barras de deslocamento vertical e horizontal, para ver todo o conteúdo de cada página. Pode também saltar de uma página para outra, utilizando a barra de controle já conhecida.

AMPLIAÇÃO/REDUÇÃO

Quando é visualizado o conteúdo do relatório, existe o mecanismo de ampliação e redução da página. Esta alternância é efectuada por um simples clique do botão do rato em qualquer parte da página. Repare que o cursor do rato quando posicionado em cima da página, assume o desenho de uma lupa.

MODOS DE VISUALIZAÇÃO DO RELATÓRIO

A janela do relatório possui três modos de visualização, disponíveis no menu Ver ou no botão Modo Relatório na barra de ferramentas.

Modo de Estrutura Para alterar o desenho do relatório

Visualizar esquema Para verificar o tipo de letra, tamanho e outras características do relatório. Serve acima de tudo, para verificar se a aparência do relatório está consentânea com a que se pretendia. Neste modo são apenas

apresentados alguns registos (normalmente apenas uma página do relatório) provenientes da tabela ou consulta.

Visualizar impressão Semelhante ao Visualizar esquema, com a diferença de que são apresentadas todas as páginas do relatório.

PREVISÃO E CONFIGURAÇÃO DA IMPRESSÃO

Quando termina o desenho do relatório através de um dos assistentes, automaticamente o Access passa para o modo visualizar impressão. Conforme já foi referido a principal vocação de um relatório consiste em ser impresso. Porém, antes de o fazer, o utilizador deverá verificar e configurar a impressão. Deverá escolher o comando Configurar página... do menu Ficheiro.

IMPRESSÃO

Após ter definido todas as configurações de impressão, o passo seguinte consiste em imprimir o relatório.

Para imprimir o relatório basta dar um clique no botão , ou escolher a opção Imprimir do menu Ficheiro. Surgirá a caixa de diálogo correspondente.

ESTRUTURA DE UM RELATÓRIO

À semelhança de um formulário, um relatório também é constituído por várias zonas identificadas como secções. Para visualizar a estrutura de um relatório basta dar um clique no botão Fechar na barra de ferramentas, se estiver no modo Visualizar impressão. Se estiver na janela Relatório da base de dados e depois de seleccionar o relatório, deve dar um clique no botão Estrutura.

Neste exemplo, podemos identificar 5 secções:

Cabeçalho do relatório Os dados desta secção surgem no início do relatório, ou seja, na primeira página.

Cabeçalho da página Os dados colocados nesta secção repetem-se no topo de todas as páginas do relatório.

Detalhe Constitui a parte principal de um relatório, pois é nesta secção que surgem os dados referentes aos registos de uma tabela ou consulta.

Rodapé da página Á semelhança de Cabeçalho da página, os dados desta secção surgem no fundo de todas as páginas do relatório.

Rodapé do relatório Como em Cabeçalho do relatório, a informação desta secção surge no fim do relatório, ou seja, na última página.

Exemplo: • Inserir, no final do relatório, a soma de todas as facturas.

1. Passe para o modo de estrutura do relatório. 2. Clique no botão Caixa de texto , na caixa de ferramentas, e em seguida

faça um clique na secção Rodapé do relatório.

3. No Rótulo digite, por exemplo, Total. 4. Na caixa de texto escreva a fórmula: =SOMA([nome da caixa de texto que

se pretende somar]).

RELATÓRIOS AGRUPADOS

Como já foi referido, este tipo de relatório agrupa registos e pode apresentar totais para cada grupo e um total final de todos os grupos. Por exemplo:

• Um relatório que apresente todas as facturas agrupadas por Cliente (Nome de Cliente) com Subtotal por Cliente e um Total Geral (somatório de todas as facturas)

1. Posicionar-se na secção dos Relatórios e dar um clique no botão Novo. E

seleccione Assistente de Relatórios. 2. No passo seguinte seleccione a tabela ou a consulta na qual pretende

construir o relatório e adicione os campos que pretende ver apresentado na listagem (relatório)

3. Seleccione o campo pelo qual pretende agrupar o seu relatório.

4. Escolha os campos pelos quais pretende ordenar o relatório.

Clique no botão Opções de sumário para que o assistente crie um subtotal e um total global.

5. Seleccione o esquema para o relatório.

6. Escolha o estilo para a listagem. 7. Digite um nome para o relatório e clique no botão Terminar.

Se analisar a estrutura deste tipo de relatório, verá que existem duas novas secções: Cabeçalho do Nome e Rodapé do Nome (Início do Grupo e Fim do Grupo)

ORDENAR E AGRUPAR DADOS NUM RELATÓRIO

ORDENAR DADOS

Quando se imprime um relatório, normalmente pretende-se que os dados apareçam por uma determinada ordem. Por exemplo, se pretende imprimir uma lista de clientes, naturalmente terá a intenção que os registos correspondentes apareçam ordenados pelo nome do cliente, ou ordenados por País e nome de cliente. Isto é possível através da caixa de ordenação e agrupamento de dados que é

invocada pelo botão Ordenar e agrupar disponível na barra de ferramentas. Tendo em linha de conta o relatório dado como exemplo no capítulo anterior, este apresenta as seguintes características:

Na coluna Campo/Expressão especifica-se o nome do campo ou uma expressão em função do qual se pretende estabelecer a ordenação dos registos. É possível estabelecer ordenações múltiplas fazendo referência, no máximo, a 10 campos ou expressões. A coluna Sequência de ordenação define qual a ordem dos dados (ascendente ou descendente)

AGRUPAR DADOS (REGISTOS)

Para muitos relatórios, as ordenações não são suficientes para conferir ao relatório uma leitura mais acessível e consequentemente uma análise rápida da informação que contém. Em muitos casos, há a necessidade de se constituirem grupos de registos por forma a proporcionar uma leitura mais correcta e relevante dos dados que o relatório apresenta. Para agrupar registos num relatório, é necessário constituir cabeçalhos e rodapés de grupos. Isto é possível através das Propriedades do Grupo Cabeçalho do Grupo e Rodapé do Grupo que surgem na parte inferior da caixa de diálogo Ordenar e Agrupar. Repare que o campo pelo qual a listagem está agrupada (campo Nome) tem Cabeçalho do grupo e Rodapé do grupo.

Para adicionar ou remover um cabeçalho ou rodapé de grupo deve:

1. Abrir o relatório no modo estrutura e activar a Ordenar e Agrupar.

2. Dar um clique na célula da coluna Campo/Expressão que contém o campo ou expressão pelo qual se pretende agrupar os registos.

3. Dar um clique na propriedade Cabeçalho do grupo ou Rodapé do grupo

• para adicionar um cabeçalho ou rodapé seleccione Sim

• para remover um cabeçalho ou rodapé seleccione Não. Esta operação requer uma confirmação através de uma caixa de diálogo que surgirá no ecrã.

4. Fechar a caixa de diálogo Ordenar e Agrupar e colocar informação, se necessário, nas secções de grupo que foram adicionadas ao relatório.

MACROS

Um macro executa, automaticamente, um conjunto de tarefas designadas por acções. O Access disponibiliza cerca de 50 acções. Quando executamos uma macro o Access executa as acções na sequência pela qual estão definidas. Por exemplo, abrir um formulário e posicionar o utilizador num novo registo e/ou fazer surgir no ecrã uma caixa de mensagem. As macros podem ser executadas a partir da respectiva janela, ou a partir de botões de comnassociá-las a botões dos formulários.

CRIAR UMA MACRO

• Pretende-se criar uma macro que abra o formulário “Ficha de Clientes” e posicione o utilizador num novo registo.

Clique no módulo Macros e no botão Novo.

Na coluna Acção determine o tipo de acção que pretende que a macro execute; Na coluna Comentário (opcional) digite a descrição - função da acção; Na parte inferior da janela deverá especificar os Argumentos da Acção, quando necessário.

Abrir formulário:

Posicionar num novo registo:

Guarde a macro através do menu Ficheiro/Guardar

Para executar a macro clique no botão Executar.

ASSOCIAR UMA MACRO A UM BOTÃO DE COMANDO

Após a criação da macro abra o formulário um Modo Estrutura.

1. Desactive o botão Assistente de Controlos na caixa de ferramentas.

2. Seleccione o botão Botão de comando e clique no rodapé do formulário (por exemplo).

3. Visualize as propriedades do botão:

Clique no botão Propriedades (ou efectue um duplo clique sobre o novo botão de comando.

4. No separador Acontecimentos e propriedade Ao Fazer Clique seleccione o nome da macro.

5. Guarde a alteração, alterne para o Modo Formulário e verifique se o botão executa, realmente, a macro.

MACRO "AUTOEXECUTÁVEL"

Uma macro "autoexecutável" é uma macro que se executa automaticamente quando se abre uma Base de Dados. Para isso a macro deverá ter o nome de AUTOEXEC. Pretende-se uma macro que felicite o utilizador por ter aberto a base de dados.

1. Seleccione o módulo Macros e clique no botão Novo. 2. Efectue o seguinte:

3. Guarde a macro com o nome de AUTOEXEC. 4. Feche a Base de Dados e volte a abri-la.