Manual Access

DTI – UHD 2 Nov-2007

Indice

• Introdução ................................................................................................................ 3

• Friso .......................................................................................................................... 6

• Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ............................... 7

• Atalhos de Teclados ............................................................................................. 8

• Calendário automático para seleccionar datas ................................................. 9

• Botão do Microsoft Office .................................................................................... 10

• Painel de Navegação ........................................................................................... 11

• Campos com valores múltiplos .......................................................................... 12

• Ordenação e filtragem avançadas ..................................................................... 12

• Criar tabelas de uma forma rápida .................................................................... 14

• Linha Total em Tabelas ....................................................................................... 17

• Utilização de uma Base Dados Template ........................................................ 18

• Criar uma tabela a partir de um modelo(template) ......................................... 19

• Criar um formulário – Form ................................................................................. 20

• Criar um relatório – Report ................................................................................. 21

• Guardar Base Dados ........................................................................................... 22

• Partilhar num formato anterior ............................................................................ 23


Microsoft Access 2007

Introdução

O Microsoft Access 2007 fornece um conjunto de ferramentas

eficazes que lhe permitem começar rapidamente a controlar, comunicar

e partilhar informações num ambiente gerível. O Microsoft Access 2007

inclui um conjunto de aplicações de controlo pré-construídas sob a

forma de modelos que poderá utilizar para começar a usufruir do

Access. Poderá utilizar novas vistas de esquemas, ordenações e

filtragens, texto formatado, campos de valor múltiplo e uma vasta gama

de novas funcionalidades para criar aplicações de controlo melhores e

partilhar eficazmente informações de controlo com terceiros.


Com a nova janela de introdução do Access podemos começar

rapidamente a criar uma Base de Dados. É possível criar a nossa própria Base

de Dados ou iniciar com um dos diversos modelos criados e preparados

profissionalmente. Com efeito, a nova janela de entrada do Access 2007 inclui

uma variedade de soluções de Base de Dados predefinidas. É possível usar

essas aplicações pré-configuradas exactamente como estão, ou então tratá-las

como modelos que numa fase posterior serão melhorados. Com efeito, os

modelos são criados para uso imediato., por isso estão prontos a serem

utilizados. Se a estrutura do modelo atender as nossas necessidades, então

estamos prontos a começar. Caso contrário, poderemos utilizar o modelo para

obter uma estrutura inicial que sofrerá as alterações que se adaptem às nossas

necessidades especificas

Ao activar o Access 2007, através do botão Iniciar, surge um ecrã de

inicio de trabalho, que nos apresenta um conjunto de alternativas para o

acesso a uma base de dados, nomeadamente:


Abertura de uma Base Dados já existente

Criação de uma Base de Dados vazia

Criação de uma Base de Dados com base num modelo

predefinido.

Quando cria ou abre uma uma Base de Dados do Access 2007, é isto que vê.

Os elementos principais da nova interface do Office 2007 incluem:

(1) O Friso

(2) Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

(3) O Botão do Microsoft Office

(4) O Painel de Navegação

(1)

(2) (3)

(4)


Friso

O Friso, area na parte superior da janela do programa na qual é

possível escolher os comandos, está organizado da seguinte forma:

Separador (1), onde os comandos são apresentados e combinados de

forma a simplificar a tarefa, que estão reunidos em Grupos (2), neste exemplo

vemos, entre outros, o grupo das Tabelas – Table - e o grupo dos formulários

– Form - no Separador Create, e Botões de comando (3) que, em cada

grupo, executa um comando ou apresenta um menu de comandos.

F

r

i

s

o

(3)

(1)

(2)


Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

Na extremidade esquerda da barra de titulos do programa, encontra-se

a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (1).

(1) - A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido básica

Como configuração padrão, esta barra apresenta um conjunto de botões

que contém ícones como os comandos Save, Undo, ou Repeat Typing.

Contudo, esta barra pode ser personalizada com a adição de botões. Tambem

pode ser personalizada abaixo do Friso.

(2) - Barra de Ferramentas de Acesso Rápido personalizada

(1)

(2)


Por exemplo, se pretendemos colocar o comando de criação de tabelas

na vista de estrutura, posicionamos o cursor no respectivo comando e

premimos o botão do lado direito. No menu escolhemos Add to Quick Access

Toolbar. Independentemente do separador em que se encontra, estes

comandos estão sempre ao seu alcance

Atalhos de Teclados

Se utiliza mais o teclado do que o rato, saiba que existem atalhos para

facilitar essa tarefa. A estrutura do Friso inclui novos atalhos.

Prima a tecla “ALT”

As Teclas de atalho, surgem mostrando pequenos quadrados em várias

partes do Friso. Surgem sob a forma de letras em todos os separadores do

Friso e no Botão do Microsoft Office. Na Barra de Ferramentas de Acesso

Rápido, surgem sob a forma de números. Prima uma das teclas designadas

para obter mais comandos e botões. Por exemplo, prima a tecla C para

apresentar todas as Descrições de Teclas dos grupos no separador Create


Em seguida, prima uma das Descrições de Teclas num grupo para

concluir a sequência . Por exemplo, premir ALT, C, TN equivale a clicar no

botão Table.

Para sair deste modo de acesso, primir novamente “ALT”

Calendário automático para seleccionar datas

Os campos e controlos que utilizam o tipo Data/Hora adquirem

automaticamente uma nova funcionalidade: suporte de um calendário

interactivo incorporado para escolher uma data. O botão do calendário é

apresentado automaticamente à direita da data.


Botão do Microsoft Office

Clique no Botão do Microsoft Office (1) e encontrará: (2) Um menu de comandos básicos para trabalhar com ficheiros. (3) Uma lista dos documentos recentes. (4) Um botão em que clica para visualizar e seleccionar várias definições de programa.

(2)

(3)

(1)

(4)


Painel de Navegação

Nesta versão, já não existe a janela Base Dados que era o principal

ponto de referência do Access. Em sua substituição, existe agora um painel

chamado Painel de Navegação, que está posicionado no lado esquerdo da

janela e que agrupa, de uma forma lógica, os objectos da Base de Dados.

mostra-lhe o que está na Base de Dados que está a utilizar.

Pode organizar os objectos por tipo, data de criação, data de

modificação.


Campos com valores múltiplos

Agora, o Access 2007 suporta tipos de dados complexos, ou seja, já é

possível nesta nova versão criar colunas que aceitem mais do que um valor em

cada célula. Por exemplo, se atribuirmos uma tarefa a mais de uma pessoa,

podemos incluir ambos os nomes na célula.

Ordenação e filtragem avançadas

A nova funcionalidade de Filtro Automático do Office 2007

aumenta as capacidades de filtragem para permitir um foco rápido dos

dados necessários.


Pode seleccionar facilmente valores únicos numa coluna, ou

ordenar valores utilizando opções como Ordenar por ordem ascendente

ou descendente.

As opções de filtros

rápidos mudam

automaticamente com

base no tipo de

dados, informação de

texto, data e

numéricas.


Criar tabelas de uma forma rápida

O processo de criação de tabelas foi consideravelmente facilitado com o

Access 2007. De facto, é possível trabalhar directamente dentro de uma Folha

de Dados para criar e personalizar tabelas. Para isso, basta digitar informação

numa célula de dados, tal como acontece no Excel. Quando se insere um novo

valor, o Access 2007 automaticamente adiciona um novo campo e detecta o

tipo de dados (data, número, texto, …).

DTI – UHD Nov-2007

Adicionalmente, podemos usar o painel de tarefas Field List para inserir

campos pré-definidos. Para adicionar um campo de outra tabela, basta arrastar

esse mesmo campo da nova opção


definidos. Para adicionar um campo de outra tabela, basta arrastar

esse mesmo campo da nova opção Add Existing Fields .

15


definidos. Para adicionar um campo de outra tabela, basta arrastar


Podemos tambem copiar tabelas do Excel para a nova folha de dados e

o Access 2007 automaticamente cria todos os campos e reconhece os

respectivos dados.

Access 2007

Excel 2007


Linha Total em Tabelas

Uma das novidades do Access 2007 é a linha de Totais, em que pode

adicionar uma soma, contagem, média, máximo, mínimo, desvio padrão.


Utilização de uma Base Dados Template

O Access 2007 facilita a criação de uma nova base de dados. Os

modelos(Template) fornecem Bases de Dados pré-construídas, concebidas de

acordo com as suas necessidades. Seleccione uma categoria na página

Introdução e verá um conjunto de possibilidades.

Quando selecciona um Template, o Access 2007 mostra-lhe mais

informações sobre este no painel do lado direito na página Introdução. Aqui

pode atribuir um nome à Base de Dados, que verá depois de a transferir para o

computador. O botão Download também se encontra aqui.


Criar uma tabela a partir de um modelo(template)

Suponha que pretende adicionar uma tabela á Base de Dados. O

Access 2007 facilita esta tarefa. Ao clicar no separador Create, são mostrados

grupos de comandos, incluindo o grupo Table. O Access 2007 também tem

modelos de tabelas. Clique em Table Templates e estes aparecem. Clique

num modelo de tabela e rapidamente a sua base de dados incluirá outra tabela,

com campos e tipos de dados apropriados ao seu objectivo.


Criar um formulário – Form

Para criar um novo formulário no Access 2007, clique no separador

Create e, em seguida, clique em Form. O Access baseia o novo formulário na

tabela existente que já abriu ou que seleccionou.

O novo formulário é aberto na vista de Esquema(View) e o Friso

oferece-lhe Ferramentas de Esquema de Formulário com dois separadores,

Format e Arrange. Os comandos nesses separadores facilitam a alteração do

aspecto dos controlos. Pode pré-visualizar as alterações ao mesmo tempo que

as executa. Se não uma alteração não lhe agradar, anule-a: CTRL+Z ou botão

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido .

DTI – UHD Nov-2007

Criar um relatório

Para criar um novo relatório no Access 2007, clique no separador

e, em seguida, clique em

existente que já abriu ou que seleccionou no Painel de Navegação.

O novo formulário é aberto na vista de Esquema

oferece-lhe Ferramentas de Esquema de Relatório

Format, Arrange e Page Setup

alterar o aspecto dos controlos e rótulos ou para seleccionar margens, o

tamanho de papel e outras opções de impressão.

Criar um relatório – Report

Para criar um novo relatório no Access 2007, clique no separador

e, em seguida, clique em Report. O Access baseia o novo relatório no objecto


O novo formulário é aberto na vista de Esquema(View

Ferramentas de Esquema de Relatório com três separadores,

Page Setup. Utilize os comandos nestes separadores para


tamanho de papel e outras opções de impressão.

21

Para criar um novo relatório no Access 2007, clique no separador Create

. O Access baseia o novo relatório no objecto


View) e o Friso

com três separadores,

Utilize os comandos nestes separadores para



Guardar Base Dados

O Access 2007 utiliza um novo formato de ficheiros, accdb. Vantagens?

Torna as Bases de Dados do Access 2007 mais seguras, mais

compactas e a recuperação de dados mais fidedigna se um ficheiro ficar

danificado.


Partilhar num formato anterior

Poderá necessitar de partilhar uma Base de Dados do Access 2007 com

utilizadores que estão a trabalhar com uma versão anterior. Para tal, abra a

Base de Dados do Access 2007 e clique no Botão do Microsoft Office .

Aponte para Save as e, em seguida, clique na opção que se aplica.

Documents

Manual Access