Parte do Manual Access 2007

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Ambiente do Access 2007 Tabelas

Manual: Professora Ana Reis Vídeos: Professor Pedro Morais

Escola Secundária Dr. Serafim Leite

Microsoft Access 2007

Capítulo:

2

Índice Introdução .......................................................................................................................................................... 3 1. Ambiente do Microsoft Access 2007 ............................................................................................................. 5 2. Separadores do Microsoft Access 2007 ......................................................................................................... 6 2.1 Separador Base ........................................................................................................................................ 6 2.2 Separador Criar ........................................................................................................................................ 6 2.3 Separador Dados Externos ....................................................................................................................... 7 2.4 Separador Ferramentas da Base de Dados .............................................................................................. 7 2.5 Separador Folha de Dados ....................................................................................................................... 8

3. Criação de Tabelas em Vista de Estrutura ..................................................................................................... 8 3.1 Tipos de Dados ......................................................................................................................................... 9 3.2 Propriedades do campo ......................................................................................................................... 10 3.2.1 Tamanho do Campo ........................................................................................................................ 10 3.2.2 Formatar ......................................................................................................................................... 10 3.2.3 Máscara de Introdução ................................................................................................................... 11 3.2.4 Obrigatoriedade de preenchimento dos campos – Necessário ..................................................... 13 3.2.5 Valor predefinido ............................................................................................................................ 13 3.2.6 Indexar valores de campo ............................................................................................................... 15 3.2.7 Validação dos dados introduzidos .................................................................................................. 15

4. Chave Primária ............................................................................................................................................. 16 5. Relacionamento entre tabelas ..................................................................................................................... 17 5.1 Seleccionar as tabelas a relacionar ........................................................................................................ 17 5.2 Definir uma relação ................................................................................................................................ 18 5.3 Eliminar uma relação ............................................................................................................................. 18 5.4 Adicionar tabelas na janela Relações ..................................................................................................... 19 5.5 Eliminar tabelas da janela Relações ....................................................................................................... 19


Introdução Após a conclusão deste módulo, vais distinguir:

• A diferença entre uma Base de Dados e uma Lista. • Tabelas, campos, registos e chaves primárias. • Quatro itens principais, chamados de objectos, contidos na maioria das Bases de Dados.

Queres gerenciar números de vendas e de inventário? Registos de alunos de uma escola? Ou quem sabe a tua própria colecção de DVDs, CDs e vídeos? Uma Base de Dados pode ajudar‐te a inserir os dados com facilidade, encontrá‐los com rapidez, bem como resumi‐los em relatórios impressos ou online. Este módulo ajudar‐te‐á compreender os benefícios e a estrutura de uma base de dados do Access 2007.

Capítulo: 0BIntrodu

ção

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Figura A

Uma Base de Dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela. Com uma Base de Dados, tens o comando de teus dados, pois ele permite recuperá‐los, classificá‐los, analisá‐los, resumi‐los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vários arquivos para que não seja necessário inserir informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados muito mais eficiente e precisa.

Melhor que um conjunto de listas Imagina que és um secretário(a) de uma grande sociedade de caminhada. Possuis uma lista de voluntários para reciclagem, uma lista de voluntários para festas em feriados, endereços para rótulos de panfletos, uma lista de associação e assim por diante. Supõem que um

membro da sociedade, que aparece em diversas listas, altera o e‐mail pela segunda vez este ano. Com apenas um conjunto de listas, vais ter muito trabalho de alterar essas informações em todos os locais em que elas aparecerem. Com uma base de dados bem estruturada, só vai ser necessário alterar apenas uma vez e a Base de

Dados trata de todo o trabalho restante. Figura B

Se estiveres a trabalhar com aproximadamente 10 itens, provavelmente irás preferir criar uma lista simples, talvez como uma Folha de Cálculo no Microsoft Excel ou uma tabela no Microsoft Word. Se os teus dados são mais complexos ou são alterados frequentemente, uma base de dados do Access oferece uma grande vantagem.


Capítulo: 0BIntrodu

ção

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Amizades com relações

Figura C

Relações vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades. O Access cria base de dados relacionais, ou seja, os dados são armazenados em várias tabelas separadas de acordo com o assunto ou tarefa, mas esses dados estão relacionados e podem ser reunidos da maneira de como irás especificar. Mesmo que a base de dados de uma sociedade possa armazenar informações de contacto dos membros separadamente das suas listas de voluntários para reciclagem ou de dados para planeamento de feriados, ele também poderá extrair todas essas informações em conjunto sempre que precisares. Portanto, é possível imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntários para reciclar papéis no sábado, incluindo seus endereços e números de telefone actualizados. Os dois conjuntos de dados são relacionais, ou seja, as informações em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de reciclagem) estão associadas às informações, ou as "conhecem", no outro conjunto de dados (informações de contacto de Nancy Davolio). Para aproveitar ao máximo da tua base de dados, convém configurar as tabelas de dados para reflectir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados. Ao planear a base de dados, leva em consideração os cenários nos quais os dados serão inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas. Uma simples precaução pode ser um grande empreendimento. A Estrutura de uma Base de Dados

As bases de dados do Access consistem em objectos, os quatro objectos mais importantes são: Tabelas

• Tabelas: armazenam dados em linhas e colunas. Todos as bases de dados contêm uma ou mais tabelas.

• Consultas: recuperam e processam dados. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas, actualizar dados e executar cálculos com base nesses dados.

Consultas

• Formulários: controlam a entrada e as exibições de dados. Eles fornecem indicações visuais capazes de facilitar o trabalho com dados.

Formulários

• Relatórios: fazem o resumo e a impressão de dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados à comunicação de ideias.

Relatórios

Figura D


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1. Ambiente do Microsoft Access 2007

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Figura 1.2

1. Barra de Título: Fornece o nome da aplicação e o nome da base de dados aberta; 2. Categorias de Modelo: Opções que permitem acederem a modelos já estruturados com base em

determinadas áreas de actividade; 3. Nova Base de Dados em Branco: Permite criar uma base de dados de raiz, sem qualquer tipo de

modelo; 4. Modelos Online Apresentados: Opções que permitem acederem a modelos já estruturados,

baseadas em várias áreas de actividades disponíveis no Microsoft Access Online. O acesso a este recurso, é necessária uma ligação através da internet;

5. Office Online: Opções que permitem aceder a vários recursos disponíveis no Microsoft Access Online. Novamente, para aceder a estes recursos é necessária uma ligação através da internet;

6. Abrir Base de Dados Recente: Esta área mostra as bases de dados previamente gravadas e permite aceder‐lhes directamente, sem o recurso a menus.

Para os teus futuros trabalhos nas Aulas Práticas e para teu Projecto, irás sempre seleccionar uma Base de Dados Vazia. Assim que seleccionares esta opção, o Microsoft Access vai perguntar que nome queres dar à tua base de dados e qual a localização onde a base de dados irá ser gravada periodicamente.

Figura 1.2


2. Separadores do Microsoft Access 2007

2.1 Separador Base

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2.2 Separador Criar

Vista: Podes alterar vistas para Folha de Dados, Tabela Dinâmica, Gráfico Dinâmico e Estrutura

Colar/Cortar/Copiar/Pinc

el de Formatação

Cor do Tipo de Letra Negrito/Itálico/Sublinhado. Cor Fundo/Preenchimento. Tamanho da Fonte e Tipo de Letra. Linhas de Grelha/Cor do Fundo/Preencimento alternativo. Alinhamento à esquerda/ao centro/à direita.

Diminuir/Aumentar nível de lista/Numeração/Marcas. Cor do realce do Texto. Orientação do Texto da esquerda para a direita.

Ordenação ascendente/descendente Filtro Filtro por selecção / Opções avançadas para filtros/Activar/Desactivar Filtro

Actualizar. Novo/Guardar/Eliminar. Totais/Ortografia/Outras Opções de tabelas.

Localizar Substituir/Ir Para/Seleccionar

Figura 2.1.1

Criar: Tabelas, Tabelas a partir de um Modelo, Lista de SharePoint, Tabela em Vista de Estrutura

Criar: Formulários, Formulário Dividido, Formulários com Múltiplos Itens, gráfico dinâmico, formulário em Branco, Opções de Formulários, Formulário em Vista de Estrutura.

Criar: Relatório, Etiquetas, Relatório em Branco, Assistente de Relatórios, Estrutura do Relatório e Vista de Estrutura.

Criar: Assistente de Consultas, Consulta em Vista de Estrutura, Macro

Figura 2.2.1


2.3 Separador Dados Externos

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2.4 Separador Ferramentas da Base de Dados

Importações Guardadas Importar base de dados do Access Importar folha de cálculo do Excel Importar Lista de SharePoint Importar Ficheiro de Texto Importar Ficheiro XML Outras Importações

Exportações Guardadas Exportações folha de cálculo do Excel Exportações Lista de SharePoint Exportações Ficheiro de Texto Exportações Ficheiro de RTF

Trabalhar Online Outras Importações Sincronizar Rejeitar Alterações Colocar dados da lista em Cache Religar listas Mover para o SharePoint

Criar mensagens de correio electrónico Figura 2.3.1 Gerir Respostas

Migrar base de dados para o SQL Server

Iniciar o editor Visual Basic Executar Macro Criar Menu de atalho a partir de uma macro Converter macros para Visual Basic

RelaçõesFolha de Propriedades Dependências do Objecto Barra de Mensagens

Documentos da Base de DadosAnalisar desempenho Analisar tabela

Dividir a Base de dados em dois ficheiros: um para tabelas e outro para os formulários e consultas

Gestor de Tabelas LigadasGestor de Painéis de Navegação Suplementos Figura 2.4.1Criar ACCDE


2.5 Separador Folha de Dados

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. Criação

de Tabe

las em

Vista de Estrutura

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3. Criação de Tabelas em Vista de Estrutura

Figura 3.1

A partir do momento que crias a tua Base de Dados aparece logo a Estrutura de uma Tabela. Isto acontece porque uma Base de Dados tem de ter pelo menos uma tabela. Clicas em Vista de Estrutura e grava a Tabela com o nome de uma das tabelas que configuraste no papel, por exemplo CLIENTE. Depois de introduzires os campos na Tabela Cliente, no Separador Folha de Dados, vais à secção Vistas e selecciona Folha de Dados (irás chegar à conclusão que a folha de dados é igual ao Excel), para assim introduzires os registos necessários.

Vista: Alterar entre as diferentes vistas de cada objecto do Access: Folha de Dados, Tabela Dinâmica, Gráfico Dinâmico e Estrutura.

Novo Campo Adicionar Campos Existentes Coluna de Pesquisa Inserir/Eliminar/Mudar Nome Relações

Dependências do Objecto

Tipo de DadosFormato Opções de Formatação

Figura 2.5.1


Figura 3.2

Depois de dares o nome da tua tabela começa a inserir os atributos. O primeiro campo que preencheres tem de ser a chave primária, pois o Access assume de imediato. Para cada atributo tens de definir o Tipo de Dados e se quiser podes dar alguma informação sobre o atributo na Descrição. Guarda sempre a tua tabela.

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3.1 Tipos de Dados Para cada atributo é necessário definir um tipo de dado correcto de acordo com seu conteúdo. Tipo de Dados Descrição

Texto Letras e números até ao máximo de 255 caracteres Memo Letras e números até ao máximo de 65536 caracteres Número Dados numéricos Data/Hora Datas e horas válidas Moeda Quantias monetárias Numeração automática Número sequencial ou aleatório Sim/Não Valor Sim/Não, Activar/Desactivar ou Verdadeiro/Falso Objecto OLE Ficheiro ligado a uma tabela ou incorporado numa tabela Hiperligação Ligação que abre um ficheiro, localização num ficheiro ou endereço na Web

Assistente de pesquisa Lista de valores derivados de um campo, tabela ou consulta existente ou de uma lista introduzida directamente

Tabela 1: Descrição de cada tipo de dados


3.2 Propriedades do campo Cada um dos campos que constituem uma tabela têm algumas propriedades que podes definir e, posteriormente, modificar.

Figura 3.2.1

Para cada linha é possível alterar, por exemplo, o Tamanho do Campo (mudar Número inteiro longo, para Decimal), Casas Decimais (indicar com quantas casas decimais pretendes ter), etc., de acordo com o conteúdo do campo. 3.2.1 Tamanho do Campo É o número de caracteres que o campo pode conter.

Capítulo: 3B3

. Criação

de Tabe

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Vista de Estrutura

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• Para campos do tipo Numérico deves

seleccionar um dos itens da lista. o Por Exemplo: para o campo Telefone

podíamos por Decimal, pois sabemos que os números do telefone são números decimais.

Figura 3.2.1.1

3.2.2 Formatar

• Define como o conteúdo do campo será visualizado.

o Por exemplo se o teu campo é usado para percentagens, no Formatar escolhes Percentagem.

Figura 3.2.2.1

Nos seguintes exemplos, podes ver que tipo de formatos existe para tipo de dados Data e Sim/Não.


Capítulo: 3B3

. Criação

de Tabe

las

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Data Sim/Não

Figura 3.2.2.2

Os formatos predefinidos para campos do tipo Numérico são os seguintes:

Formato Descrição Exemplo

Valor Introduzido

Valor Visualizado

Número geral Mostra os números tal como foram digitados 5435,667 5435,667

Moeda É utilizado o separador de milhares e tida em atenção a especificação existente nas definições regionais

1267765 1.267.765,00€

Euro É utilizado o símbolo € 546 546,00€

Fixo É visualizado o número com, pelo menos, uma casa decimal. É tida em atenção a especificação existente nas definições regionais

3,56645 4,00

Padrão

É visualizado o número com, pelo menos, uma casa decimal e o separador dos milhares. É tida em atenção a especificação existente nas definições regionais

3456,789 3.457,00

Percentagem O número digitado é multiplicado por 100 e é visualizado o símbolo %

1 100,00%

Científico É utilizada a notação científica padrão 3456,123 3,46E+03

em Vista de Estrutura

Tabela 3.2.2.1: Descrição de cada Formato e um exemplo

Na formatação de campos do tipo Sim/Não podes optar por Verdadeiro/Falso ou ainda Ligado/Desligado. 3.2.3 Máscara de Introdução

As máscaras são modelos utilizados para a introdução de dados. A sua utilização é recomendada quando os dados devem respeitar um determinado tamanho e/ou formato. Recorrendo ao Assistente, depois de clicares no botão com 3 pontos é pedido que graves a tabela e visualizada a janela Assistente de Máscaras de Introdução (Nota: o assistente de Máscara de Introdução só trabalha com tipo de dados Texto ou Data).

Figura 3.2.3.1


Figura 3.2.3.2

Capítulo: 3B3

. Criação

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las em

Vista de Estrutura

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Figura 3.2.3.3

Depois de seleccionares a máscara (por exemplo, Data Abreviada) que mais se adapta ao teu campo, clica no botão Seguinte.


Figura 3.2.3.4

Clica em seguida no botão Seguinte e irás finalizar o assistente clicando no botão Concluir.

3.2.4 Obrigatoriedade de preenchimento dos campos – Necessário Há Campos que, pela sua importância, devem ser obrigatoriamente preenchidos.

Capítulo: 3B3

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Para que a introdução de um campo seja obrigatória deves, na propriedade Necessário seleccionar Sim. Exemplos destes campos obrigatórios poderiam ser:

• A tabela Factura, a indicação da Data_Factura e a Quantidade.

• A Tabela Cliente, o nome, a morada e o telefone.

Figura 3.2.4.1

3.2.5 Valor predefinido Quando existe uma grande probabilidade de um campo ter o mesmo conteúdo, é conveniente indicá‐lo na propriedade Valor predefinido como predefinido: 1

• Na Tabela Fornecedor, o campo relativo ao CódigoPaís de onde os Fornecedores poderão ser, na grande maioria Português logo pode ter o conteúdo PT.

Figura 3.2.5.1


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Figura 3.2.5.2

1. Clica no botão; 2. Zona de Visualização da expressão; 3. Botões de acesso a funções, operadores e constantes mais comuns; 4. Clica sobre Funções, Constantes ou Operadores; 5. Selecciona um subgrupo para acederes apenas às funções que lhes estão associadas; 6. Selecciona a Função.

Por Exemplo: Partindo do princípio que a data da Factura é efectuada no momento do preenchimento desta, o campo Data Factura deverá ser preenchido com a data do próprio dia.

Capítulo: 3B3

. Criação

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Vista de Estrutura

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Como já estudaste o Módulo do Excel, a função DATA() retorna a data do sistema. No exemplo, o campo Data Factura seria preenchido com a data do sistema, podendo ser alterado posteriormente.

Figura 3.2.5.3


3.2.6 Indexar valores de campo A criação de um índice faz com que o Access mantenha a tabela devidamente ordenada pelo campo pretendido, permitindo optimizar todas as pesquisas que se realizam por esse campo.

Figura 3.2.6.1

3.2.7 Validação dos dados introduzidos Quer seja para evitar erros de digitação, quer seja para validar um campo cujo conteúdo deva satisfazer determinados critérios, podemos especificar alguma Regras de Validação. Vai ser algo semelhante ao que aprendeste no Módulo do Excel na Validação de Dados. Na propriedade Regra de Validação, digita a regra pretendida ou clica sobre o botão com três pontos para aceder aos Construtor de Expressões e criares a regra de validação adequada. Por Exemplo: Validação do campo Quantidade de cada produto da tabela Factura – cada cliente só pode levar entre 1 a 10 unidades de cada produto.

Figura 3.2.7.1

Também podes inserir uma frase para indicar melhor o que pretendes com este campo. Ao tentares inserir mais de 20 unidades no campo Quantidade irá aparecer este erro:

Capítulo:

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Figura 3.2.7.2


4. Chave Primária É importante atribuir pelo menos um campo em cada tabela como chave primária para garantir que cada registo é único. No Access, sempre que crias uma nova Tabela em Vista de Estrutura o primeiro campo já está identificado como chave primária, por isso, tens de ter o cuidado de verificar sempre se o campo que estás introduzir é mesmo a chave primária. Para Remover a chave primária, vais em Vista de Estrutura, e no Separador Ferramentas clicas no ícone Chave Primária. Para adicionar chave primária fazes pelo mesmo processo. Chaves Primárias Múltiplas numa Tabela Selecciona o campo ou campos que pretende utilizar como chave primária. Para seleccionar um campo, clica no selector de linha correspondente ao campo pretendido. Para seleccionar mais de um campo, mantém premida a tecla CTRL e, em seguida, clique no selector de linha correspondente a cada campo.

Capítulo: 4B4

. Chave Primária

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Figura 4.1


5. Relacionamento entre tabelas

Figura 5.1

Os relacionamentos entre as tabelas devem ser definidos antes da introdução de dados para evitar eventuais erros de inserção ou falhas na sua articulação. Para que possamos relacionar duas tabelas basta que a chave primária de uma delas esteja presente na outra como chave secundária.

5.1 Seleccionar as tabelas a relacionar • Separador Ferramentas da Base de Dados – na secção Mostrar/Ocultar selecciona Relações;

Capítulo: 5B5

. Relacionamen

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Figura 5.1.1

1. Selecciona a tabela a adicionar à janela Relações; 2. Clica sobre Adicionar; 3. Repete os passos 1 e 2 até que todas as tabelas pretendidas estejam seleccionadas; 4. Clica sobre Fechar.

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Figura 5.1.2


5.2 Definir uma relação Clica sobre o campo da chave primária da primeira tabela e arrasta o cursor para o campo da chave secundária correspondente. Assim que fazeres este passo irá aparecer um menu para editares esta relação.

Capítulo: 5B5

. Relacionamen

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Neste menu, pões o visto no Impor integridade referencial (isto para aparecer o grau de associação e assim as tabelas vão ser consistentes, ou seja, quando é alterado algum registo é logo automaticamente alterado em tabelas relacionadas) e depois clica em Criar.

Figura 5.2.1

5.3 Eliminar uma relação Seleccionas a relação e depois, sobre ela, clica no botão do lado direito do rato e selecciona a opção Eliminar.

Figura 5.3.1


5.4 Adicionar tabelas na janela Relações Em qualquer momento podes adicionar novas tabelas à janela Relações.

Figura 5.4.1

Clicas na opção Mostrar Tabela e selecciona as tabelas pretendidas.

5.5 Eliminar tabelas da janela Relações • Clica em sobre a tabela pretendida • Prime com o botão direito do rato e selecciona a opção Ocultar Tabela • Ou prime a tecla Del.

Capítulo: 5B5

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