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Construir Tabelas na Vista Folha de Dados
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5 Construir Tabelas na Vista Folha de Dados Pode criar tabelas na vista de estrutura, na vista da folha de dados ou utilizar um dos modelos
já pré-estruturados.
No separador Criar do Friso encontra um grupo de comandos que dizem respeito às tabelas.
Figura 5-1: Comandos para criar uma tabela
Clique no botão Tabela da Figura 5-1 para criar uma nova tabela na vista da folha de dados. O
Access apresenta uma tabela vazia. Escreva os registos na tabela com se estivesse a trabalhar
numa folha de cálculo. O Access trata de criar os campos e de determinar o tipo de dados para
cada campo em função das informações que escrever na tabela.
Verifique que a primeira coluna é de numeração automática, e será definida como chave
primária.
Figura 5-2: Criar tabela na vista da Folha de Dados
Guardar uma tabela
Para guardar a tabela, clique no botão guardar que encontra na barra de acesso rápido.
Figura 5-3
5.1 Alterar o nome do campo
Se quiser alterar o nome dos campos, pode fazê-lo aqui na vista de Folha de Dados. Verifique
que quando está a trabalhar neste modo de visualização, no Friso aparece um novo separador
com ferramentas úteis para a folha de dados.
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Figura 5-4: Ferramentas de tabela – Folha de dados
Para alterar o nome do um campo, posicione o cursor no campo que pretende e clique no
comando Mudar o Nome que encontra no separador da Figura 5-4.
Figura 5-5: Mudar o nome a um campo
5.2 Alterar o tipo de dados e Propriedades
Apesar de o Access determinar o tipo de dados para cada campo em função da informação que
preenche na tabela, nem sempre define o tipo de dados mais indicado.
A partir da Vista de Folha de Dados pode ver e alterar o tipo de dados de cada campo. Basta
posicionar o cursor dentro do campo, e analisar o comando Tipo de Dados que se encontra no
separador Folha de Dados do Friso.
Figura 5-6: Folha de dados – grupo de comandos
Tipo de Dados e Formatação
Aqui pode definir o Tipo de Dados do campo, bem como algumas propriedades como a
Formatação numérica, Exclusivo ou Necessário.
5.3 Adicionar ou remover campos
Se não incluiu todos os campos que precisava na sua tabela, pode continuar a adicionar mais
campos, bastando para isso escrever na coluna Adicionar novo campo. Se quiser inserir um
campo entre os existentes, terá que utilizar o comando Inserir que se encontra no separador
Folha de Dados do Friso.
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Figura 5-7:Criar novo campo
Se necessitar eliminar algum campo, posicione o cursor nesse campo e clique no botão
Eliminar que encontra no separador Folha de Dados do Friso.
Também pode adicionar um dos modelos de campos pré-estruturados. Clique no botão Novo
Campo que encontra no separador Folha de Dados no Friso, para aparecer a lista de
Modelos de Campos.
Figura 5-8: Lista de Modelos de Campo
Para utilizar um campo desta lista, clique no campo e arraste-o para junto dos campos já
existentes na sua tabela.
5.4 Adicionar um campo com uma lista de opções
Por vezes necessita de criar campos que armazenam um conjunto muito limitado de valores.
Um campo que armazena informação sobre o Estado Civil de um funcionário ou um campo que
armazena informação acerca da forma de pagamento de uma factura são dois bons exemplos.
Nestes casos, deve criar uma caixa de combinação para listar todos os valores possíveis no
campo.
O Microsoft Access tem um assistente que o ajuda a criar este tipo de campos – o Assistente de
Pesquisa. Este assistente pode ser utilizado a partir da vista da folha de dados ou da vista de
estrutura da tabela.
Na versão 2007 do Microsoft Access Assistente de Pesquisa é apresentado no Friso, no
separador Folha de Dados.
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Para criar um campo com este assistente, posicione o cursor dentro da sua tabela e clique no
botão Coluna de Pesquisa.
Figura 5-9: Botão Coluna de Pesquisa
Depois de clicar em coluna de pesquisa, surge-lhe uma caixa idêntica à seguinte:
Figura 5-10: Assistente de pesquisa
Neste exemplo seguinte será criado um campo para armazenar informação acerca do tipo de
quota numa tabela de sócios de um clube (Quota Mensal, Semestral ou Anual).
No primeiro passo do assistente deve indicar se os valores que pretende apresentar na lista
estão ou não armazenados numa tabela. No caso de a informação (Mensal, Semestral, Anual)
encontrar-se armazenada numa tabela, então deve deixar a opção predefinida na caixa da
Figura 5-10, e posteriormente indicar o nome da tabela.
Neste caso vamos considerar que a informação não está em nenhuma tabela e optar pela
segunda opção: Eu escrevo os valores que quero. Clique em seguinte
No segundo passo do assistente escreva os valores que pretende apresentar na lista (Figura 5-
11). Clique em seguinte, e no último passo do assistente escreva o nome que pretende dar ao
campo.
Figura 5-11: Assistente de pesquisa – Passo 2 Figura 5-12: Assistente de pesquisa – Passo 3
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Depois de criar o campo clique dentro de um dos registos nesse campo, e encontrará à direita
uma seta que permite listar os valores que pode utilizar nesse campo.
Figura 5-13: Caixa de combinação
Na versão 2007 do Access surge uma novidade nestas caixas de combinação – a possibilidade
de editar a lista de valores a partir da folha de dados ou mesmo de um formulário.
Depois de abrir a caixa de combinação, verifique que no final da lista surge um pequeno botão
que permite editar a lista de valores. Clique sobre esse botão para abrir a caixa de diálogo
Editar Itens de Lista (Figura 5-14).
Nesta caixa de diálogo pode ainda escolher o item que pretende utilizar como predefinido.
Figura 5-14: Editar lista de uma caixa de combinação
5.5 Criar uma lista de opções de múltipla escolha
Outra novidade no Access 2007 relacionada com as caixas de combinação é a possibilidade de
se escolher múltiplos valores nessas caixas.
Continuando com o mesmo exemplo da tabela Sócios da base de dados de um clube
desportivo, imagine agora que pretende criar um campo para registar as modalidades
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praticadas pelo sócio. Este campo terá uma caixa de combinação que listará as modalidades
existentes, mas desta vez o utilizador poderá escolher mais do que uma opção.
Siga os passos do exemplo anterior, mas no último passo do assistente tem que activar a opção
Permitir múltiplos valores (Figura 5-16).
Figura 5-15: Assistente de pesquisa – Passo 2 Figura 5-16: Assistente de pesquisa – Passo 3
Depois de criado o campo, se abrir a lista da caixa de combinação poderá escolher mais do que
um valor (Figura 5-17).
Esta é uma funcionalidade que vem ajudar os novos utilizadores do Access, pois anteriormente
era necessário criar três tabelas e estabelecer as relações entre elas (isto é, encarar esta
situação como uma relação de Muitos-para-Muitos).
Figura 5-17: Caixa de combinação de múltipla escolha
NOTA: Apesar da possibilidade de criar um campo que armazena múltiplos
valores, o Access cria internamente uma tabela e uma estrutura
relacional à qual não temos acesso.
Este facto pode trazer alguns problemas em consultas e procedimentos
mais avançados. Pode sempre ultrapassar esta situação encarando-a
como uma relação de Muitos para Muitos, tal como fazia
anteriormente.
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5.6 Adicionar um campo de outra tabela
Agora pode facilmente inserir numa tabela campos que pertencem a outra tabela. Imagine por
exemplo que tem uma tabela para registar os pagamentos efectuados pelos sócios do clube. Na
tabela pagamentos poderá armazenar os campos Nº de Pagamento, Data de Pagamento, Valor
Pago e Nº de Sócio que efectuou o pagamento. Na verdade o campo Nº de Sócio é um campo
que depende da Tabela Sócios. Ou seja, o campo Nº de Sócio da tabela Pagamentos é uma
Chave Externa da relação existente entre a tabela Sócios e a tabela Pagamentos.
Figura 5-18: Chave primária e secundária de uma relação entre duas tabelas
Sempre que precisar de criar um campo que é chave externa de uma relação, agora pode
simplesmente arrastá-lo de uma tabela para a outra.
Depois de construída a tabela Sócios, na vista da folha de dados da tabela Pagamentos, clique
no botão Adicionar Campos Existentes que encontra no separador Folha de Dados no
Friso. O Access mostrará uma lista com todas as tabelas existentes.
Figura 5-19: Adicionar campo existente
Chave primária
da Relação Chave Secundária (ou
Externa) da Relação
Lista de
Campos
Botão Adicionar
Campo Existente
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Na lista de campos clique no sinal “+” que encontra à esquerda do nome da tabela para
visualizar todos os campos dessa tabela.
Em seguida, clique sobre o nome do campo de pretende adicionar, arraste-o para junto de um
dos campos já existentes. Neste caso, arraste o campo IDSocio.
Figura 5-20: Adicionar campo existente
Depois de arrastar o campo, surge-lhe o assistente de pesquisa para o ajudar nas definições da
caixa de combinação.
Figura 5-21: Assistente de Pesquisa – Passo1
No primeiro passo do assistente deve indicar adicionar à lista campos Seleccionados aqueles
que pretende visualizar na lista da caixa de combinação. Neste exemplo forma adicionados os
campos IDSocio e Nomesocio.
Nas figuras seguintes e na tabela mais abaixo são descritas as definições que deve efectuar em
cada um dos passos do assistente.
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Figura 5-22: Assistente de pesquisa – Passo 2 Figura 5-23: Assistente de pesquisa – Passo 3
Figura 5-24: Assistente de pesquisa – Passo 4 Figura 5-25: Assistente de pesquisa – Passo 5
Passo Descrição
Passo 1 Tal como descrito acima, aqui deverá adicionar os campos que pretende visualizar na lista pendente da caixa de combinação.
Passo 2 Aqui pode definir a ordenação da lista pendente. Neste exemplo não se alterou a ordenação, ficando a lista ordenada conforme a tabela original.
Passo 3 Neste passo é mostrado um pequeno exemplo da lista que aparecerá na caixa de combinação. Aqui
pode ajustar a largura de cada uma das colunas, e pode ainda optar por mostrar ou não a coluna chave. Neste caso optou-se por mostrar a chave.
Passo 4
Aqui deve indicar qual dos campos da lista pendente deverá ser utilizado para armazenar na tabela
secundária da relação. Aqui foi escolhido o campo IDSocio (e na maioria das situações corresponderá
ao campo que é chave primária).
Passo 5 No último passo deve definir o nome que pretende atribuir ao campo, e pode ainda optar por permitir múltiplos valores. Neste exemplo foi atribuído o nome IDSocio, e não foram permitidos valores
múltiplos.
Tabela 5-1: Correspondência de nomes de algumas pastas
Depois de concluir o último passo, talvez o Access peça para guardar alterações efectuadas na
tabela. Guarde essas alterações.
Depois de concluído este processo, o resultado final será idêntico ao apresentado na Figura 5-
26.
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Figura 5-26: Caixa de combinação
Além de criar o campo e respectiva caixa de combinação, o Access estabeleceu também a
relação entre estas duas tabelas (tblSocios e tblPagamentos).
Clique no botão Relações que encontra no separador Folha de Dados do Friso.
Figura 5-27: Janela de Relações
