Manual de Procedimentos e Caderno de Encargos para ... · “Crachá” de autorização para atividades especiais ... Trabalho em altura, operador de empilhadeira, trabalho em espaço

1 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16

Manual

de Procedimentos e

Caderno de Encargos

para

Empresas Terceiras


Introdução

O presente Manual de Procedimentos e Caderno de Encargos para

Empresas Terceiras, tem por finalidade orientar todas as empresas terceiras,

seus interlocutores e empregados, sobre as obrigações documentais legais e

sua temporalidade de acordo com o perfil de suas empresas e subcontratados,

e demais orientações necessárias para o credenciamento ao fornecimento de

serviços terceirizados a AVON.

Curitiba, 14 de Novembro de 2016.

Atenciosamente.


Índice Empresas Residentes e Temporárias (Conceito, Entrega Patronal anual e por

vencimento) .......pg 04 e 05;

Empresas Residentes e Temporárias (Entrega Patronal e Funcional mensal)

.......pg 06, 07 e 08;

Trabalhadores Terceiros Residentes e Temporários (Entrega Patronal

pontual) .......pg 9, 10 e 11;

Trabalhador Autônomo (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)

......pg12;

Trabalhador Sócio Residente e Temporário (Conceito. Entrega funcional e

patronal, pontual) ......pg13;

Estrangeiro a Trabalho (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)

......pg14 e 15;

Visita Técnica (Conceito, Entrega funcional e patronal, pontual) ….pg 16;

Visita Administrativa (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)

.......pg17;

Cerificação Financeira (Conceito. Entrega e periodicidade) .... pg18;

Orientações Gerais.......pg19;

Reporte de documentos periódicos (formas e procedimentos) .......pg 20.


A seguir, apresentamos os conceitos e documentos obrigatórios por tipo

de empresa e colaborador terceiro a serem entregues, bem como a sua

temporalidade:

Empresas Residentes e Temporárias (Conceitos) Empresas Residentes

Toda empresa terceira, que prestar serviços de forma continuada ou não, nas dependências das AVON, por período superior a 60 (sessenta) dias no ano. Empresas Temporárias

Toda empresa terceira, que prestar serviços de forma continuada ou não, nas dependências das AVON, por período inferior a 60 (sessenta) dias no ano.

(Documentos Patronais com entrega anual ou por vencimento – Tabela 1)

Cartão C.N.P.J

Contrato Social ou Estatuto Social consolidado

P.P.R.A

o Para empresas “Residentes”, o mesmo deverá ser feito nas

dependências da AVON, acompanhado de um técnico da área

de segurança e medicina do trabalho da tomadora. Para todas

as demais empresas, quando exigido, poderá ser entregue o

documento confeccionado nas instalações do prestador.

P.C.M.S.O

C.N.D

C.R.F

C.N.D.T

C.C.T.

A.C.T

o Quando houver.

Carta de Preposição

o Nomeando e delegando poderes de representatividade, ao

interlocutor terceiro (funcionário da empresa terceira), lotado


nas dependências da AVON, devidamente assinada pelo sócio

gerente ou procurador da empresa em papel timbrado.

Contrato de Prestação de Serviço

o Contrato Comercial devidamente assinado entre tomador e

empresa terceira.

Plano de Chamada (Documento Específico – Segurança e Medicina do Trabalho)

o Declaração em papel timbrado do fornecedor com nome e fone

de responsáveis, contendo a relação de hospitais credenciados

pelo fornecedor (Nome, endereço e fone), nas proximidades do

local de prestação dos serviços.

Tabela 1 de Periodicidade de Entrega de Documentos

Patronal (Anual ou por Vencimento)

Documento Periodicidade

Cartão CNPJ Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano

Contrato Social com alterações Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano

Carta de Preposto Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano

Contrato de Prestação de Serviço Início dos Serviços e no vencimento

P.P.R.A Início dos Serviços e no vencimento do documento

P.C.M.S.O Início dos Serviços e no vencimento do documento

Plano de Chamada Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano

C.C.T Início dos Serviços e no vencimento do documento

A.C.T Início dos Serviços e no vencimento do documento

C.R.F (Certidão FGTS) Início dos Serviços e mensalmente até o dia 12 de cada

mês

C.N.D Previdenciária (Certidão INSS) Início dos Serviços e no vencimento

C.N.D.T (Certidão Trabalhista) Início dos Serviços e no vencimento


Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes do

início das atividades.

Empresas Residentes e Temporárias (Documentos Patronais e Funcionais com entrega mensal – Tabela 2)

Holerite do colaborador

Comprovante de pagamento/depósito mensal

Folha analítica de pagamento

o Com todos os funcionários alocados, com identificador do

tomador, com C.N.P.J., ou C.E.I dos Serviços

Comprovante de entrega de vale transporte

o Comprovação de entrega do VT, termo de não opção, ou

declaração de fornecimento de transporte da empresa.

Comprovante de entrega de vale alimentação ou refeição

o Comprovação de entrega do VA ou VR.

Cartão / ficha / livro ponto

o Cartão ponto dos colaboradores alocados, devidamente

assinados, apontados e totalizados.

SEFIP

o Analítico GPS;

o Analítico GRF;

o RE – Relação dos trabalhadores constates no arquivo SEFIP,

devidamente identificados com tomador AVON e/ou CEI;

G.R.F (Guia F.G.T.S)

o Guia;

o Comprovante de pagamento.

GPS 2100 (Guia da Previdência Social – INSS)

o Guia;

o Comprovante de pagamento.

Rescisão Contratual

o Termo de rescisão devidamente homologadas e com chancela

sindical ou do Ministério do Trabalho, quando couber;


o Aviso Prévio ou Pedido de demissão devidamente assinado;

o Comprovantes de pagamento;

o ASO demissional, ou termo de transferência do funcionário para

outra localidade/empresa, devidamente assinado pelo sócio

gerente ou procurador;

o G.R.R.F e comprovante de pagamento quando couber;

o Guia do SD – Seguro Desemprego (quando couber);

o Obs.: Caso na competência não ocorra rescisão enviar

declaração.

Férias

o Aviso e recibo de férias, devidamente assinados e datados;

o Comprovante de depósito;

o Obs.: Caso na competência não ocorra férias enviar

declaração.



Patronal e Funcional (Mensal)


Folha de Pagamento Até o dia 12 do mês subsequente

Holerites Até o dia 12 do mês subsequente

Comprovante de Pagamento/Depósito Até o dia 12 do mês subsequente

Cartão Ponto assinado Até o dia 12 do mês subsequente

GRF – Guia Até o dia 12 do mês subsequente

GRF – Comprovante de Pagamento Até o dia 12 do mês subsequente

GPS – Guia Até o dia 12 do mês subsequente

GPS – Comprovante de Pagamento Até o dia 22 do mês subsequente

Analítico GPS Até o dia 12 do mês subsequente

Analítico GRF Até o dia 12 do mês subsequente

RE – específico dos Serviços Até o dia 12 do mês subsequente

Rescisão Até o dia 12 do mês subsequente

Férias Até o dia 12 do mês subsequente

Comprovante de Vale Transporte Até o dia 12 do mês subsequente

Comprovante de VA / VR Até o dia 12 do mês subsequente


Trabalhadores Terceiros - Contínuos e Frequentes (Conceitos)

Trabalhador Terceiro Residente

Todo colaborador celetista terceiro que prestar serviços de forma

continuada ou não, nas dependências das AVON, por período superior a 60

(sessenta) dias no ano.

Trabalhador Terceiro Temporário

Todo colaborador celetista terceiro que prestar serviços de forma

continuada ou não, nas dependências das AVON, por período igual ou inferior

a 60 (sessenta) dias no ano.

Trabalhadores Terceiros - Residente e Temporário (Documentos funcionais com entrega pontual ou por vencimento – Tabela 3)

CTPS

o Página de identificação; o Página de qualificação; o Página do contrato de trabalho; o Página de anotação de habilitação para trabalho especial

(quando aplicável).

Contrato de Trabalho

o Devidamente assinados pelas partes, (assinatura igual ao RG).

Ficha de Registro

o Devidamente assinado (assinatura igual ao RG) e com foto.

A.S.O.

o Caso o colaborador execute atividades de risco, deverá constar

no ASO os exames complementares exigidos em P.C.S.M.O.,

e a habilitação para executar determinada atividade (Ex.:

Trabalho em altura). No A.S.O devem constar as seguintes

informações de forma obrigatória: assinatura do colaborador

(assinatura igual RG), assinatura e CRM do médico do trabalho,

nome e CRM do médico responsável pelo P.C.M.S.O. ou

nomeado e data de realização do exame.

Ficha de EPI e de vestimenta

o Ficha de EPI’s com assinatura do funcionário (quando couber)


Certificado de treinamentos

o Certificados obrigatórios para a realização das atividades

especiais ou de risco, exemplo: Certificado para Trabalho em

Altura (NR 35), Integração (NR18), etc. previamente

identificados pelo tomador AVON.

Registros em conselho de classe

o Registros oficial em conselho para habilitação de profissionais

em atividades específicas – quando couber. (Ex.: CREA, CRQ,

CFQ, etc.).

“Crachá” de autorização para atividades especiais

o Cópia digitalizada do crachá do fornecedor com foto e

autorização específica para execução de atividades de risco,

conforme NR (Ex.: Altura, Elétrica, Espaço confinado, etc.). –

Portaria 3.214 MT/NR.

CNH – carteira nacional de habilitação (motorista)

o Somente quando o cargo exigir.

Certificado de Integração (HES Avon)

o Certificado individual emitido pela Avon pós integração interna.


Tabela 3 de Periodicidade de Entrega de Documentos Funcionais (Pontual ou por Vencimento)


CTPS Início das atividades e na alteração de função

Contrato de Trabalho Início das atividades e na alteração de função/outro

Ficha de Registro Início das atividades e na alteração de função

A.S.O. Início das atividades e no vencimento

Comprovante de entrega de Uniforme

e vestimenta (EPI’s)

Início das atividades

Certificado de Treinamento (Todos

previstos na NR de acordo com o perfil

da atividade/risco)

Início das atividades e no vencimento

Crachá de autorização de serviço Início das atividades e no vencimento

Registro em Conselho de Classe Início das atividades e no vencimento

CNH – Carteira de Motorista Início das atividades e no vencimento

Certificado de Integração (HES) Antes do início das atividades e no vencimento (anual

para residentes e semestral para temporários)

Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da

integração e início das atividades.


Trabalhador Autônomo (Definição)

Todo profissional, independente, que prestará serviço à outra pessoa

física ou jurídica sem vínculo empregatício de forma não subordinada,

hierarquizada e habitual nas dependências ou não da AVON por períodos

determinados e indeterminados.

Trabalhadores Autônomos (Documentos funcionais e patronais com entrega pontual)

RG e CPF;

Contrato de Prestação de Serviços;

Número de inscrição na previdência social (PIS ou NIT);

Inscrição na prefeitura municipal;

Comprovante de recolhimento ao ISS;

Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (Habilitação para

exercício da atividade profissional);

Caso o trabalhador autônomo execute atividades de risco,

deverá entregar cópia digitalizada de exames complementares

e/ou cursos específicos, (Ex.: Trabalho em altura, operador de

empilhadeira, trabalho em espaço confinado, NR10, etc.);




Trabalhador Sócio Residente e Temporário (Definição)

Todo profissional devidamente nominado no Estatuto/Contrato Social

como “Sócio” e ou ”Proprietário” e que prestará serviços de forma continua

(diária) nas dependências da AVON.

Trabalhador Sócio Residente e Temporário (Documentos funcionais e patronais com entrega pontual)

Cópia digitalizada da última alteração de contrato social, ou

consolidado, onde conste o nome do mesmo;

Cópia do alvará de abertura (Se ME, MEI);

Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (Habilitação para exercício da

atividade profissional);

RG e CPF;

Caso o trabalhador sócio execute atividades de risco, deverá

entregar cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos

específicos, (Ex.: Trabalho em altura, operador de empilhadeira,

trabalho em espaço confinado, NR10, etc.);




Estrangeiros a Trabalho (Definição)

Todo profissional estrangeiro, devidamente habilitado, registrado e

contratado por empresa prestadora (terceira) de acordo com a legislação

nacional vigente e que prestará serviços nas dependências da AVON por

período superior a 2 (dois) dias.

Funcionários Estrangeiros a Trabalho (Documentos funcionais e patronais com entrega pontual)

Cópia digitalizada do Visto

o É o ato administrativo de competência do Ministério das

Relações Exteriores que se traduz por autorização consular

registrada no passaporte de estrangeiros que lhes permite entrar

e permanecer no País, após satisfazerem as condições

previstas na legislação de imigração.

Cópia digitalizada da Autorização de trabalho

o Autorização de trabalho a estrangeiros é o ato administrativo de

competência do Ministério do Trabalho exigido

pelas autoridades consulares brasileiras, em conformidade com

a legislação em vigor, para efeito de concessão de vistos

permanentes e/ou temporário a estrangeiros que queiram

permanecer no Brasil a trabalho.

Cópia digitalizada do passaporte

o Página de identificação e autorização de trabalho dentro do

Brasil.

Cópia da RNE (Registro Nacional de Estrangeiros)

Cópia do Contrato de Trabalho (Modelo MTE)

http://www.itamaraty.gov.br/




A.S.O.

o Caso o funcionário execute atividades de risco, deverá entregar

cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos

específicos, (Ex: Trabalho em altura, operador de empilhadeira,

trabalho em espaço confinado, NR10, etc.). O A.S.O, deverá

conter de forma obrigatória o vencimento do mesmo, informado

pelo médico responsável pelo P.C.M.S.O., caso o vencimento

não seja informado, será considerado com prazo máximo de 6

meses.

Observações:

Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da


Toda a documentação em língua estrangeira, deverá ser traduzida, por

tradutor juramentado.


Visita Técnica (Definição)

Todo profissional ou fornecedor (técnico ou não, autônomo ou não), que

por motivo específico (técnico) prestará uma consultoria, assessoria ou serviço

de forma pontual nas dependências da AVON a esta ou a outra empresa terceira

residente por período não superior a 01 (um) dia.

Funcionários em Visita Técnica (Documentos funcionais com entrega pontual)

RG e CPF;

Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (Habilitação para exercício da

atividade profissional);

Caso o trabalhador sócio execute atividades de risco, deverá

entregar cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos

específicos, (Ex.: Trabalho em altura, operador de empilhadeira,

trabalho em espaço confinado, NR10, etc.);

Contrato de Prestação de Serviços (quando couber).

Observações:

Documentos acima solicitados devem ser entregues antes do início da

visita;

A necessidade ou não de integração estará condicionada ao tipo de

atividade e necessidade de circulação em área de risco pela Gestão

de Terceiros e HES (AVON).


Visita Administrativa (Definição)

Todo profissional ou fornecedor (técnico ou não, autônomo ou não), que

por motivo específico irá participar de reunião administrativa pré-agendada, de

forma pontual nas dependências da AVON a esta ou a outra empresa terceira

residente (acompanhado integralmente por um funcionário AVON), período não

superior a 1 (um) dia.

Funcionários em Visita Administrativa (Documentos com entrega pontual)

Documento de identificação (RG ou CPF ou CNH);

Observações:

Documentos acima solicitados devem ser entregues antes do início da

visita;

A necessidade ou não de integração estará condicionada a e

necessidade de circulação em área de risco pela Gestão de Terceiros

(Executiva) e HES (AVON).


CERTIFICAÇÃO FINANCEIRA PARA EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇO AVON Conceito: Parecer profissional independente, emitido pela Executiva Outsourcing,

com o objetivo de transparecer o status econômico e financeiro atual da empresa a partir das informações contidas nos documentos legais oriundos de sua contabilidade e demais órgãos públicos competentes (Federal, Estadual e Municipal).

A quem se destina: Todas as empresas em fase de concorrência (processo licitatório) para

prestação de serviço ou não a Avon, bem como para todas as demais com contrato “ativo” de prestação de serviço (emissão anual).

Certificação Financeira (Documentos com entrega pontual e anual – Tabela 4)

Três últimos balanços contábeis devidamente assinados em nome

da empresa terceira;

Três últimas DRE’s (Demonstração do Resultado do Exercício) em

nome da empresa terceira;

CND atualizada - Municipal;

CND atualizada - Estadual;

CND atualizada - Conjunta Federal;

CRF atualizada (Fundo de Garantia);

CNDT atualizada (Justiça do Trabalho).


Para emissão de Certificação Financeira


Balanço Contábil Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato

DRE Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato

CND Municipal Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato

CND Estadual Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato

CND Federal Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato

CRF Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato

CNDT Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato


ORIENTAÇÕES GERAIS:

Empresas/Funcionários Subcontratados (Procedimentos)

Toda empresa/funcionário subcontratado deverá cumprir com as entregas

documentais obrigatórias periodicamente de acordo com perfil e

permanência nas dependências da AVON, cuja responsabilidade de cadastro

e “upload” de documentos caberá sempre a empresa contratante, identificada

previamente pelo Gestor AVON.

Preposto/Interlocutor terceiro (Papéis e responsabilidades) Liderar sua equipe, repassando as necessidades e fazendo cumprir as

ordens e tarefas previstas no escopo contratual de trabalho com a AVON;

Enfatizar e fiscalizar o cumprimento das normas recebidas e aplicação de

treinamentos periódicos quanto aos procedimentos para terceirizados e aos

valores fundamentais da AVON como a segurança e meio ambiente;

Fiscalizar sobre a utilização de EPI’s adequados, uniformes, crachás e

garantindo a certificação e habilitação para trabalhos especiais;

Comunicar imediatamente a Gestão de Terceiros e a AVON sobre eventuais

autuações/fiscalizações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, bem como

sobre todo e qualquer acidente de trabalho ou doença ocupacional (com ou

sem afastamento);

Monitorar o quadro de colaboradores, informando a Executiva Outsourcing

(via SG3) sobre eventuais transferências, desligamentos e afastamentos de

seus colaboradores;

Monitorar a manutenção e atualização dos documentos mandatórios para

liberação de entrada e execução de atividades nas dependências da AVON

como:

o A.S.O.;

o Cursos e certificados de formação obrigatória, pertinentes a área de

segurança e medicina do trabalho (NR’s);

o P.P.R.A.;

o P.C.M.S.O.;

o Outros treinamentos externos e internos.


Reporte de documentos periódicos (Formas e procedimentos) A Gestão de Terceiros (Executiva Outsourcing) disponibiliza sistema via

“Web” para “upload” de todos os documentos obrigatórios, patronal e

funcional por temporalidade e perfil de empresa e colaboradores terceiros;

Toda a documentação deve ser reportada via sistema em meio digital, cujo

único formato aceito é o “PDF”;

A documentação só será aceita e aprovada após auditoria, se o

arquivo/documento:

o Estiver sem rasuras ou alterações evidenciadas;

o Estiver de acordo com as exigências legais (Ex.: contendo assinatura,

comprovantes de quitação e na competência correta);

o For enviado de forma individualizada (um arquivo por documento);

o Que o documento em formato PDF não ultrapasse o tamanho máximo

exigido de 2MB.

NOTA: Documentos mandatórios não entregues ou atualizados antes da

integração ou durante a residência, podem ocasionar o bloqueio de

acesso as dependências da AVON dos seus colaboradores.

Atenciosamente.

Executiva Outsourcing Gestão de Terceiros

Documents

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