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Julho | 2018

MANUAL DO AGENDADOR – SITE CONTROLE DE VISITANTES

INTRODUÇÃO

Este guia rápido tem por finalidade orientar ao usuário na operação dosistema de controle de visitantes.

ESTRUTURA DO SISTEMA

O Site está estrutura sob um workflow de agendamento e aprovação devisitas.

De um lado existe o papel do Agendador, que tem a função de agendarvisitas, para si ou para outros visitantes. Essa pessoa pode ser uma pessoaque centralize os agendamentos dos visitantes de uma empresa. Qualquerpessoa poderá se cadastrar com agendador/visitante.

Do outro lado existe a pessoa do Aprovador, que são colaboradores queirão aprovar a visita de um visitante a sua empresa lotada no Porto do Açu.Esse aprovador pode ser o próprio visitado, ou alguém nomeado paraaprovar suas visitas.

FUNCIONALIDADES O sistema permite:

✓ Cadastrar um novo visitante, nos moldes dos sites de e-comerce existentes hoje no mercado.

✓ Alternar idiomas entre: línguas Portuguesa e Inglesa.

✓ Cadastrar em uma visita, mais de um visitante.

✓ Agendar a chegada de veículo.

✓ Anexar documentos de identificação.

✓ Anexar fotos de materiais que por ventura sejam apresentados na reunião.

✓ Anexar documentos como Notas Fiscais.

✓ Cadastro de visitantes – Carregamento em massa.

O sistema é divido em três interfaces distintas que são acessadas conforme o perfil de acesso, a saber:

✓ A primeira é o Agendador Visitante

✓ A segunda é o Aprovador

✓ A terceira para a portaria do Porto do Açu

Cada usuário terá seu perfil de utilização do sistema.

SISTEMA DE CONTROLE DE VISITANTES

Agendamento individual

➢ Para acessar ao sistema, o visitante ou agendador da visita deve acessar osite do Porto do Açu (www.portodoacu.com.br) e clicar no link

http://www.portodoacu.com.br/



➢ Na próxima tela, basta clicar no botão “Acessar Sistema” e uma nova janelaserá aberta com a tela de acesso ao sistema.



➢ Tela de login do sistema.

O visitante, ao acessar o sistema, fará seu cadastro e criará um login e senha.

O perfil por padrão será de Agendador. O que lhe permite:

✓ Agendar visitas suas e de outros visitantes a colaboradores de empresas lotadas no Porto do Açu.

✓ Cancelar ou excluir um AGENDAMENTO a visita.

✓ Anexar documentos AO AGENDAMENTO a visita.

✓ Fazer checkin na portaria do Porto do Açu

Observação

o Visitante com cadastro deverá informar o login (e-mail) e senha de acesso.

o Visitante que ainda não possuir cadastro, deverá clicar em “Aqui” para se cadastrar.

o Visitante que não lembrar da senha deverá clicar em “Esqueci minha senha”.

o Há também a opção pela troca de idioma: entre Português ou Inglês.


Tela de Cadastro de Agendador

Visitante que ainda não possui cadastro, deverá clicar em “Aqui” para se cadastrar. A tela de cadastro é mostrada abaixo.

• Preencha os campos. Campos com (*) são obrigatórios.• A senha deve ter no mínimo 8 caracteres.• Ao final anexe seu documento de Identificação (CPF ou Passaporte) e salve o cadastro.


Alterar a senha

Caso tenha esquecido a senha, o visitante deverá clicar em esqueci “Minha senha”.

O Sistema irá enviar um e-mail para o endereço de e-mail castrado com um Link para acessar oSistema e trocar a senha.


Logando no Sistema

Ao informar Login e Senha e clicar em Login, o agendador irá acessar o sistema.

A partir daí será exibido ao usuário logado apenas as informações por ele cadastradas.


Menus do Sistema

O sistema, para o perfil de Agendador, possui as seguintes opções de menu:

➢ Meus Agendamentos Mostra seus agendamentos comrespectivos status.

➢ Novo Agendamento permite criar e solicitar um novoagendamento para acesso Poro do Açu.

➢ Cadastrar Visitante Cadastrar previamente seus visitantespara posteriores agendamentos.

➢ Cadastrar Veículos Caso uma visita seja feita por veículo, osistema permite cadastrar veículos para posterior uso emagendamentos.


Cadastro de Visitante

O agendador poderá previamente definir sua carteira de visitantes, cadastrando-os no sistema:

✓ Os dados dos visitantes deverão ser inseridos, de acordo com os campos obrigatórios.

✓ Ao final uma imagem da documentação (Passaporte ou CPF) deverá ser anexada.

✓ A cada cadastro, uma lista é formada abaixo da tela de cadastro.

IMPORTANTE : O cadastro de um visitante, apenas é visto pelo agendador que o cadastrou.


Parte da tela da cadastro de visitantes que mostra os visitantes cadastrados.

Em cada linha do visitante cadastrado, é possível: Ver Documentos; Editar ou Excluir o registro. Paratanto, basta clicar nos ícones no final da linha

Cadastro de Visitante


Algumas empresas trabalham com frota, ou alugam os mesmos veículos. Pensando nisso, foi criado ocadastro de veículos, onde informam-se os dados do veículo a ser cadastrado. Estes poderão serreaproveitados em agendamentos futuros.

A Imagem do documento (IPVA) do veículo deve ser informada por questões de segurança.


Cadastro de Veículos


Cadastro de Veículos

Parte da tela da cadastro de veículos que mostra os veículos cadastrados.

Em cada linha do veículo cadastrado, é possível: Ver Imagem Documento; Editar ou Excluir o registro.Para tanto, basta clicar nos ícones no final da linha

IMPORTANTE : O cadastro de um veículo só pode ser visualizado pelo seu agendador.

Novo Agendamento

Novo Agendamento é a criação de um agendamento de visitas para um colaborador de uma empresa lotada no Porto do Açu.

Abaixo seguem os passos para agendar uma vista.

PASSO 1: Os campos com (*) são obrigatórios. Após preencher esses campos, deverá clicar em

Salvar Parcial. Isso indica que seu agendamento está salvo porém, ainda incompleto, faltando

informar quem são os visitantes, documentos a serem anexados ou dados de veículo.


PASSO 2: Após salvar parcialmente, será possível anexar imagens de qualquer documentação

referente a algum material que entregue. Limitado ao tamanho de 2Mb cada imagem. A medida que

forem anexados mais documentos, será criada uma lista.


PASSO 3: Digitar os dados dos visitantes, caso sejam previamente cadastrados, selecioná-los clicando

no botão Selecionar Visitantes. A medida que um visitante é cadastrado, deve-se clicar em ‘Salvar

Visitante’ para adicioná-lo a visita, e estes serão listados na tela.


PASSO 4: Ao Clicar no botão “Solicitar Agendamento”, você estará finalizando uma solicitação deagendamento. Feito isso um e-mail será enviado para o visitado (ou o aprovador) de visitas. O Statusde seu agendamento passará para Pendente de Aprovação.

Um e-mail será enviado ao visitante para que seja lembrado do agendamento solicitado.


Algumas empresas instaladas no Porto do Açu demandam a necessidade de cadastrar uma grandequantidade de visitantes (turmas de embarque, por exemplo) de uma só vez. Para tanto, estádisponível no sistema o conceito de carregamento em massa.

Essa funcionalidade consiste em baixar uma planilha padrão do sistema, preencher as informaçõespertinentes no documento, salvá-la e carregá-la no sistema novamente.

O agendador necessita seguir os passos de “Novo Agendamento” até a etapa de “SalvarParcialmente”. A partir daí, na seção “Dados do Visitante”:

PASSO 1: clicar no botão .

Agendamento – Carregamento em Massa


PASSO 2: Na sequência irá abrir uma nova tela, assim o usuário deverá clicar no botão

Quando concluir o processo, deve-se abrir o arquivo baixado



PASSO 3: preencher documento de acordo com as “Instruções” fornecidas no documento.

PASSO 4: após o preenchimento e salvamento do documento, o mesmo deverá ser carregado no

sistema, basta clicar no botão



Meus Agendamentos

Caso o agendador já possua cadastro e seu login e senha sejam válidos, o sistema irádirecioná-lo para tela de “Meus Agendamentos”, onde exibirá os agendamentos de visitasque tenham sido solicitados e seus respectivos Status.


Nesta visão é possível ao usuário:

✓ Filtrar por Status de visita;

✓ Configurar quantas linhas deve exibir na página;

✓ Visualizar os dados de um agendamento;

✓ Abrir um agendamento já criado;

✓ Copiar um agendamento criado*;

✓ Editar um agendamento, caso seu Status seja “incompleto”.

Meus Agendamentos


Copiar Agendamento*

Esse recurso permite reduzir tempo em novos agendamentos, pois um agendamento poderá sercopiado para uma outra data e ter apenas alguns dados alterados.

✓ Informe a data inicial e final.

✓ O Agendamento é copiado e será exibido na opção Meus Agendamentos.

✓ Ao acessar esse agendamento copiado, pode-se alterar dados do material, veículo (se houverem)incluir novos visitantes ou excluir algum visitante.

✓ É necessário Solicitar o Agendamento para que seja enviado ao Visitado a solicitação de visita.


EM CASO DE DÚVIDAS, ENTRE EM CONTATO COM:

SEGURANÇA PATRIMONIAL – 1197 / 1139 / 1121

Documents

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