MANUAL DO INVENTÁRIO PATRIMONIAL ANUAL

Versão-Março/2018

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Inventário Patrimonial

Inventário é o processo de contagem física dos bens (equipamentos/materiais

permanentes) comparando os dados levantados com as quantidades e demais

informações contidas nos registros do Sistema de Gestão Patrimonial com o objetivo de

identificar e corrigir divergências. As Normas de Registro e Controle de Bens

Patrimoniais Móveis da FUB estão no Anexo à Resolução nº 17/2004 do Conselho

Diretor . Anualmente o Decanato de Administração elabora uma Resolução n. 004/2018

estabelecendo as normas, os procedimentos, prazos e etapas para a realização de forma

descentralizada em todas as unidades da FUB.

Os tipos de inventário de acordo com a Instrução Normativa SEDAP 205/1988

são:

I Anual – destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do

acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada

exercício;

II Inicial – realizado quando da criação de uma unidade administrativa, para

identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;

III De transferência de responsabilidade – realizado quando da mudança do

dirigente de uma unidade gestora e/ou transferência de

responsabilidade entre detentores de carga patrimonial, com ou sem

movimentação física do bem;

IV De extinção ou transformação – realizado quando da extinção ou

transformação da unidade gestora;

V Eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade

administrativa ou do órgão fiscalizador.

A seguir apresentamos alguns conceitos:

Carga Patrimonial – é a totalidade de bens móveis sob a responsabilidade de

um servidor técnico-administrativo ou docente;

Agente Patrimonial Nato - é o Titular da Unidade (Diretor ou Chefe de

Departamento ou de Serviço), Decanos, Chefes de Assessorias e Chefe de

Auditoria e Secretários/Diretores dos órgãos vinculados à Reitoria;

Agente Patrimonial Delegado – é o agente patrimonial (servidor técnico ou

docente, com ou sem função gratificada) que exerce posse direta sobre o bem,

indicado pelo Titular da Unidade, e tenha assinado o Termo de Responsabilidade

Patrimonial (transferência parcial ou total) ou emitido aceite por algum outro

meio formalmente reconhecido;

Termo de Responsabilidade Patrimonial - TRP (Alocação Inicial ou

Transferência) - é o termo de aceitação e concordância daquele que possui a

guarda e responsabilidade sobre o bem;

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Etapas do Inventário Patrimonial:

1ª

• Criação da Subcomissão(20/03 a 09/04).............pág.4

2ª

• Atualização da Relação de Agentes/Locais e Regularização dos Termos/Guias Pendentes de assinaturas............................pág.4

3ª

• Conferência Física dos bens................................pág.8

4ª

• Emissão das cargas patrimoniais dos agentes .........pág.13

5ª

• Elaboração do Relatório Final...................................pág.14

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A Subcomissão do Inventário é composta pelo Titular da Unidade

como Presidente e demais membros conforme descrito no Capítulo IV da

Resolução DAF n. 004/2018.

Como faço para criar a Subcomissão?

O Titular da Unidade será o Presidente da Subcomissão e deverá

indicar os demais membros que comporão a subcomissão.

Internamente a unidade poderá também criar Equipes de Apoio para

auxiliar na etapa de conferência física dos bens da unidade.

A unidade deverá enviar os nomes e matrículas FUB do presidente e

membros da subcomissão, via processo inicial do SEI, que foi enviado pelo

Patrimônio com a Circular DAF n. 004/2018 e a Resolução DAF

n.004/2018.

A unidade, antes de começar a conferência física dos bens deverá

atualizar a relação de agentes e locais e regularizar os termos pendentes.

Conforme a Resolução DAF n. 004/2018, Capítulo VI, Art. 14, incisos I e

II. A realização desta etapa está entre as condições imprescindíveis para

aprovação do inventário.

1ª • Criação da Subcomissão do Inventário Patrimonial:

2ª •Atualização da Relação de Agentes/Locais e Regularização

dos Termos/Guias Pendentes de assinaturas:

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Como faço para ajustar os locais e agentes

patrimoniais com os registros do Sistema Patrimônio?

Nesta etapa a Subcomissão do Inventário deverá realizar um

levantamento dos locais físicos existentes na unidade, como Secretaria,

Copa, Sala de Professor, Laboratórios, Banheiros etc, e compará-los com a

Relação enviada pelo Patrimônio de Locais e Agentes Patrimoniais.

Os nomes dos locais estão certos, precisa incluir algum local?

SALA DE PROFESSOR-TÉRREO-AT-20/50

SECRETÁRIA DO LET;

SALA DA CHEFIA DO LET;

SALA DO DIRETOR;

BENS DE USO COMUM-COPA;

LABORATÓRIO DE MICROBIOLOGIA

Após conferir os locais existentes na unidade com a Relação de

Locais e Agentes Patrimoniais, como faço para atualizar no Sistema

de Patrimônio?

A unidade poderá enviar um despacho no processo inicial do

inventário solicitando ao Patrimônio os ajustes necessários, bem como a

criação de novos locais, o cadastro de agente patrimonial, etc. Poderá

também ligar no Patrimônio para agendar um horário com a Equipe de

Inventário, através do fone- 3107-3605.

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Se o agente patrimonial não está mais na unidade e os bens foram

localizados ?

Você pode verificar qual o agente patrimonial que está utilizando os

bens e registrar no SIPAT a transferência, emitir o TRP - Termo de

Responsabilidade Patrimonial, providenciar a assinatura do agente

recebedor e após enviá-lo ao Patrimônio para que seja efetivado. Caso o

bem não tenha mais utilidade, se for equipamento, solicite à DIMEQ um

“Laudo de Vistoria para Baixa ou Redistribuição” e depois em posse do

laudo, solicite ao PAT o recolhimento via SEI. No caso de bens mobiliários

a Subcomissão deverá solicitar, em um novo processo SEI o recolhimento

dos mesmos.

Se o agente patrimonial não está mais na unidade e os bens não foram

localizados ?

Caso o agente patrimonial não esteja mais lotado na unidade

mas ainda esteja trabalhando na FUB: A Subcomissão deverá

comunicar,via SEI, ao agente patrimonial com bens não

localizados, orientando-o a registrar uma ocorrência na

DISEG-Diretoria de Segurança e após providenciar a abertura

de um processo no SEI, e enviá-lo juntamente com a

ocorrência.

Caso o agente patrimonial esteja aposentado: A Subcomissão

deverá comunicar comunicar,via SEI, ao agente patrimonial

com bens não localizados, orientando-o a registrar uma

ocorrência na DISEG-Diretoria de Segurança e após

providenciar a abertura de um processo no SEI, e enviá-lo

juntamente com a ocorrência.

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Caso o agente patrimonial tenha falecido ou foi redistribuído:

A Subcomissão deverá providenciar a abertura no SEI de um

processo pelo Titular da Unidade relatando o fato.

Como faço para regularizar os Termos/Guias

pendentes de assinaturas? O Patrimônio envia como anexo ao processo SEI uma relação que

contém o Ano/Nº do Termo/Guia (transferência e alocação inicial)/Agente

Remetente de Recebedor, assim a unidade poderá imprimir os termos/guias

para verificar e regularizar.

Se o termo de transferência ou de alocação esta correto, mas não

foi assinado?

A Subcomissão, a partir da relação enviada pelo Patrimônio que

contém o Nº do Termo/Guia, Ano, Remetente, Recebedor, poderá no

SIPAT e selecionar - RELATÓRIOS + TERMO DE

RESPONSABILIDADE e

Informar o Número do Termo/Guia e o Ano para visualizar e/ou

imprimi-lo.

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Caso o Termo/Guia esteja “válido”, a Subcomissão deverá

providenciar a assinatura dos agentes e enviá-lo ao Patrimônio para

efetivação.

Se houver necessidade de alterar o agente recebedor do

termo de transferência?

Cancele-o no SIPAT caso tenha sido a própria unidade que o emitiu.

Caso a unidade não o tenha emitido, solicite ao Patrimônio –PAT, via SEI,

o cancelamento e emita no Sistema de Patrimônio um novo termo/guia.

Se for um termo/guia de Alocação Inicial, posso cancelar?

Caso o agente indicado no termo/guia de alocação inicial não esteja

certo, solicite o seu cancelamento por SEI ao PAT, e informe o novo

agente(nome,mat), e local/código.

Se estiver certo imprima o termo e providencie a assinatura do

agente recebedor e envie ao PAT para efetivação.

Antes de iniciar a conferência física dos bens da sua unidade

verifique se os Termos/Guias Pendentes foram regularizados e se os locais

e agentes patrimoniais estão atualizados no SIPAT. Sugerimos que a

subcomissão regularize os termos/guias pendentes de assinatura e atualize

no SIPAT os locais e agentes patrimoniais antes de iniciar a conferência

física dos bens.

3ª • Conferência Física dos bens da unidade

por agente patrimonial e local.

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A Subcomissão deverá emitir no SIPAT um relatório “Carga Total

do C. Custo” que informa Número do registro/ patrimônio, Especificação,

Características, Nome e matrícula do agente patrimonial, Local (código e

descrição) e Situação do bem.

Este relatório auxilia durante a conferência física dos bens com os

registros de patrimônio dos bens alocados na unidade para que sejam

lançados no SIPAT, os ajustes necessários.

Como faço para emitir a carga total da minha unidade?

a. No SIPAT selecione em Relatórios + Carga do C. Custo:

b. Selecione o modo de saída- Excel ou Tela

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Quais as situações que vou encontrar durante a

conferência física?

As situações em geral são:

o Bens em nome de outro agente e/ou local;

o Bens de outras unidades em uso na sua unidade;

o Bens com plaqueta de patrimônio sem registro;

o Bens com especificação divergente;

o Moveis /Equipamentos em desuso;

o Bens sem plaqueta;

o Bens não localizados.

o Bens em nome de outro agente e/ou local e Bens de

outras unidades em uso na sua unidade;

A Subcomissão deverá realizar as transferências entre agentes da sua

unidade no SIPAT, obter a assinatura do remetente e recebedor e enviar os

Termos/Guias ao Patrimônio para efetivação em um NOVO processo SEI.

No caso de bens encontrados na sua unidade, mas que estão

registrados em nome de um agente de outra unidade, a Subcomissão deverá

solicitar ao Patrimônio, em um NOVO processo SEI, a transferência

informando o nome, matrícula e local do agente patrimonial que está

utilizando esse bem.

o Bens com plaqueta de patrimônio sem registro;

Relacionar em uma tabela o número da plaqueta, a descrição, as

características e solicitar ao Patrimônio o registro no SIPAT. Deverá

também ser informado o nome, matrícula e local do agente patrimonial que

está utilizando-o.

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o Bens com especificação divergente;

A Subcomissão deverá enviar ao Patrimônio uma solicitação de

alteração no SIPAT, informando o Número do Bem, Descrição Atual e

nova especificação.

o Moveis /Equipamentos em desuso;

A Subcomissão deverá solicitar ao Patrimônio o recolhimento dos

bens, em um NOVO processo SEI, no caso de móveis. Mas, no caso de

equipamentos a subcomissão deverá antes abrir no SIPAT, em manutenção

uma “O.S de Laudo para Baixa ou Redistribuição” e de posse desse Laudo

a unidade poderá solicitar o RECOLHIMENTO PARA O DEPÓSITO do

Patrimônio.

o Bens sem plaqueta;

“A Subcomissão deverá fazer uma relação dos “Bens sem

Plaquetas” para depois comparar com a “Relação de Bens não

Localizados”, pois poderá corresponder a um bem não localizado.

Caso não seja um bem não localizado, sugerimos que antes de

solicitar o seu replaquetamento, identifique na Relação de Carga do Centro

de Custo o Número e a descrição do bem.

o Bens não localizados ou desaparecidos.

Nesta situação é importante que a Subcomissão, durante a

conferência física verifique em todos os locais físicos da unidade e procure

comunicar-se com as subcomissões de outros setores próximos ou

vinculados ao Centro de Custo, como Faculdade ou Instituto, para apurar se

nãose localizaram bens sem plaqueta que poderiam ser os não localizados

da sua unidade.

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Sugerimos também que antes de relacioná-lo como não localizado

verifique no SIPAT + CONSULTAS + HISTÓRICO DE

MOVIMENTAÇÃO DO BEM o andamento físico e de agentes do bem.

Ao final desta tentativa de localização se realmente o bem não for

mesmo localizado, relacione os agentes (nome e matrícula/local) e prepare

um COMUNICADO INTERNO individual e envie-o, via SEI para

informar ao Agente. Oriente-o a registrar uma Ocorrência na DISEG-

Diretoria de Segurança e após providenciar a abertura de um processo no

SEI com um relato do fato e a ocorrência para que o Patrimônio analise o

fato e sugira ao agente a abertura de processo simplificado o “TCA-Termo

Circunstaciado Administravo” ou uma “Sindicância”.

EXEMPLO:

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A subcomissão somente deverá emitir a carga patrimonial de todos

os agentes se tiver realizado as etapas abaixo:

Ter regularizado os Termos Pendentes de assinaturas;

Ter atualizado a Relação de Agentes/Locais;

Ter feito a Conferência física dos bens de todos os locais da

unidade;

Ter realizado no Sistema de Patrimônio as transferências e os

ajustes necessários

Só após cumprir as etapas elencadas acima a subcomissão poderá

emitir a carga patrimonial de todos os locais e agentes da sua unidade.

Como faço para imprimir a as cargas de todos os agentes da unidade?

a. Imprima as cargas dos agentes patrimoniais e providencie a assinatura;

b. Clique no “Tipo de Emissão” em INVENTÁRIO

4ª

• Emissão das cargas patrimoniais de todos os agentes da unidade:

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c. Solicite a assinatura do agente patrimonial na respectiva carga:

A Resolução DAF n. 004/2018 estabelece no Capítulo VI,

Art.13, inciso II, os itens que deverão constar do Relatório Final

da unidade, que deverá ser assinado pelo presidente e membros da

Subcomissão e enviado no mesmo SEI do inventário.

Itens que deverão constar no Relatório Final:

a) Elaborar relações de bens com quaisquer divergências no Sistema,

(agente, local, especificação, sem registro ou que estejam sem

plaqueta);

b) Elaborar uma relação dos Agentes Patrimoniais Aposentados,

Falecidos que não possuam mais bens em seus nomes;

c) Relacionar os números dos SEI da comunicação interna enviadapara

os agentes com bens não localizados:

SEI nº Nome Matrícula Total de bens

5ª • Elaboração do Relatório Final:

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d) Informar o número total de bens não localizados da unidade;

e) Relacionar por Agente Patrimonial (nome, matrícula e local) os

números de patrimônio e descrição dos bens não localizados;

Agente Patrimonial: AAAAAAAA / Matrícula: 999999

Local: 181818 – Laboratório de Fotografia;

No PAT: 333333

Origem: CNPQ

Descrição: Mesa de Madeira

Obs 1: Essa informação deverá ser criteriosa e verdadeira, uma vez que

resultará em apuração por meio de Sindicância ou Termo Circunstanciado

Administrativo (TCA).

f) Elaborar uma relação de Agentes Patrimoniais que se recusaram a

assinar suas respectivas cargas e de agentes que encontram em

Licença ou Afastamento;

Obs 2: Todos os documentos constitutivos do inventário deverão ser

enviados via SEI, como anexos ao processo inicial do inventário, sendo

indispensável, neste caso, a assinatura eletrônica ou um despacho assinado

como forma de autenticação de documentos pelos respectivos agentes

patrimoniais.

Obs 3:

a) Caso ainda existam pendências de transferência de bens entre unidades distintas solicite em um novo processo SEI;

No PAT Origem Descrição Agente Atual: Nome/Mat/Local

Novo Agente: Nome/Mat/Local

b) Caso ainda existam bens para recolhimento, relacione-os em um novo processo SEI:

No PAT Origem Descrição Agente Atual:Nome/Mat/Local

c) Caso ainda existam bens com divergência de especificação ou marca

ou modelo ou número de série informe:

No PAT Origem Descrição Atual: Alterar para:

d) Caso ainda existam bens sem plaqueta informe:

Descrição Marca Modelo: N. de Série