Manual do Usuário Módulo de Acesso ao Sistema

Manual do Usuário Módulo de Acesso ao Sistema Versão 1.0 - Janeiro/2013

Governo do Estado da Bahia Pág. 2/22

Governo do Estado da Bahia Jaques Wagner

Secretaria do Planejamento

José Sérgio Gabrielli

Secretaria da Fazenda Luiz Alberto Bastos Petitinga

Superintendência de Orçamento Público - SEPLAN

Cláudio Ramos Peixoto

Superintendência de Administração Financeira - SEFAZ Olintho José de Oliveira

FIPLAN – Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças Manual do Usuário - Módulo de Acesso ao Sistema


Sumário 1 Introdução ................................................................................................................................................................... 4 2 Gestão do Sistema ...................................................................................................................................................... 6

3 Solicitação de Credenciamento .................................................................................................................................. 7 4 Orientação em caso de problema no Login ................................................................................................................ 9

5 Login no Sistema ...................................................................................................................................................... 11

6 Alteração de Senha ................................................................................................................................................... 16 7 Alteração de Exercício .............................................................................................................................................. 19 8 Alteração de Unidade Orçamentária ......................................................................................................................... 20

9 Anexos....................................................................................................................................................................... 21



1 Introdução A excelência na prestação do serviço público requer a criação e manutenção de condições favoráveis à busca da melhoria continuada dos processos, nos diversos âmbitos de atuação, o que requer esforços e investimentos significativos para a otimização e sistematização da informação, bem como para o desenvolvimento das pessoas e gestão do conhecimento. Neste propósito, como requisito indispensável à utilização do Sistema FIPLAN, disponibilizamos o Manual do Usuário – Módulo de Acesso ao Sistema, oportunizando a aprendizagem de conceitos e práticas necessárias para a execução das atividades dos processos de planejamento e gestão estratégica, seja nas funções técnicas ou de gestão, nos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta, dos Poderes Executivo, Legislativo, Judiciário, Ministério Pública e Defensoria Pública. Dúvidas ou sugestões que possam contribuir para o aperfeiçoamento deste Manual favor encaminhar para [email protected] ou [email protected].

O Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia – FIPLAN representa um esforço conjunto das Secretarias da Fazenda e do Planejamento na busca pelo aperfeiçoamento dos processos de planejamento, orçamento, finanças e contabilidade na Administração Pública do Estado da Bahia. O FIPLAN está suportado em uma tecnologia moderna, com interface web, e possibilita um controle gerencial mais preciso, com disponibilidade mais rápida de dados e melhor qualidade das informações prestadas. A sua implantação implica na desativação do Sistema de Informações Contábeis e Financeiras do Estado da Bahia – SICOF e o Sistema Informatizado de Planejamento do Estado da Bahia – SIPLAN, considerados tecnologicamente defasados para fazer frente às crescentes demandas por serviços de informação.



Principais Benefícios:

Integração efetiva do ciclo de planejamento e gestão orçamentária, financeira e contábil; Otimização do fluxo de informações, controles e operação do sistema;

Modernização da plataforma tecnológica, com acesso via internet; Adequação às novas normas de Contabilidade Aplicada ao Setor Público; Aumento da oferta e facilidade para a geração de relatórios operacionais e gerenciais.

Base Legal:

Decreto Nº. 14.125 de 06 de Setembro de 2012 – Institui o Sistema Integrado de Planejamento,

Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia – FIPLAN. Instrução Normativa Conjunta SAF/SPO Nº. 01, 19 de Dezembro de 2012 – Estabelece procedimentos para

credenciamento de usuário no Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças – FIPLAN no âmbito da Administração Pública Estadual.



2 Gestão do Sistema Por se tratar de um sistema que atende às finalidades de duas Secretarias – a Seplan e a Sefaz – com o FIPLAN inaugurou-se um novo modelo de gestão compartilhada, que requer método e disciplina de trabalho, em que as solicitações de credenciamento de acesso conforme seja para as funcionalidades geridas pela Seplan ou Sefaz serão encaminhadas e tratadas pelas respectivas secretarias. O próprio sistema contempla recursos para o cadastramento dos usuários e dos seus direitos de acesso, isto é, o conjunto de funcionalidades disponibilizado para o desenvolvimento das atividades. As permissões de acesso definem a visualização dos módulos e funcionalidades dos usuários previamente credenciados. Assim, embora o Manual, nos seus diversos módulos, apresente instruções operacionais para a totalidade das funcionalidades disponibilizadas pelo Sistema, nem todas as funcionalidades descritas estarão disponíveis para determinados usuários.



3 Solicitação de Credenciamento Conforme a Instrução Normativa SAF/SPO Nº. 01/2012, qualquer que seja o Órgão ou Entidade da Administração Pública direta ou indireta que necessitar de acesso ao sistema FIPLAN deverá solicitar o credenciamento por meio do formulário especifico disponível no endereço eletrônico www.seplan.ba.gov.br (na opção Sistemas/Fiplan) ou www.sefaz.ba.gov.br (na opção Finanças Públicas). Para acesso às funcionalidades de planejamento e orçamento, o Formulário de Solicitação de Credenciamento deverá ser preenchido com os dados cadastrais e do perfil do usuário FIPLAN, validado e encaminhado pelo gestor da área orçamentária, do seu e-mail institucional para o e-mail: [email protected]. Para acesso às funcionalidades de finanças e contabilidade, o Formulário de Solicitação de Credenciamento deverá ser preenchido com os dados cadastrais e do perfil do usuário FIPLAN, validado e encaminhado pelo gestor da área de finanças e contabilidade, do seu e-mail institucional para o e-mail: [email protected]. A equipe de gestão do FIPLAN, na Seplan e/ou na Sefaz, analisará a solicitação e procederá ao cadastramento do usuário e seus direitos de acesso (perfil). Concluído o cadastramento o sistema enviará ao usuário, via e-mail, o seu login e senha inicial. Observar que a senha inicial tem caráter provisório e deverá ser alterada imediatamente no primeiro acesso ao sistema. No FIPLAN foi adotado o número do CPF como login do usuário, motivo pelo qual se recomenda que cada servidor mantenha o caráter pessoal e intransferível do seu login e senha. Na próxima página, o modelo do e-mail com a informação do login e senha inicial, que informa ainda qual navegador deverá ser utilizado e o endereço para acesso ao FIPLAN. Para conhecimento, no anexo I deste Manual encontram-se descritos os diferentes perfis estabelecidos em função das atividades desempenhadas por processo.



Prezado (a) Fulano de Tal da Silva Seja bem-vindo (a) ao FIPLAN! Este e-mail confirma o seu cadastramento no sistema FIPLAN – Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia. O seu acesso ao sistema está credenciado, conforme solicitação. Entretanto, algumas funcionalidades solicitadas poderão levar ate 24 horas, após o recebimento deste e-mail, para serem disponibilizadas. Seu login e senha de acesso ao FIPLAN são as seguintes: Login: xxxxxxxxxxx Senha: xxxxxxxx Você deverá cadastrar sua pergunta e alterar sua senha no primeiro acesso ao sistema. Para acessar o FIPLAN, digite o endereço fiplan.ba.gov.br no seu navegador Google Chrome. Caso não tenha o navegador Google Chrome instalado, o solicite à coordenação de TI da sua unidade. Esta é uma mensagem automática - por favor, não responda. Atenciosamente, Gestão de Usuários FIPLAN



4 Orientação em caso de problema no Login Para acessar o sistema FIPLAN o usuário deverá, por meio do navegador Google Chrome, digitar o endereço https://fiplan.ba.gov.br. Caso não tenha este navegador instalado, deverá solicitar primeiro à unidade administrativa do seu órgão ou entidade responsável pela Tecnologia de Informação – TI. Ao digitar o endereço do FIPLAN, caso a tela de login (vide abaixo) não seja apresentada, o usuário deverá entrar em contato com a área de suporte a TI de sua unidade, que é a responsável pela configuração e infraestrutura local, conforme orientação do Guia de Configuração do FIPLAN, disponível em www.portalfiplan.ba.gov.br.



Caso a área de suporte a TI da unidade necessite de apoio à infraestrutura do FIPLAN, esta deverá entrar em contato com a PRODEB/NOC (telefone 3115-7777). A partir do momento em que a tela do login no sistema é disponibilizada, caso haja problemas de acesso, como os listados abaixo, o usuário deverá entrar em contato com o “Help Desk” da Seplan (telefone 3115-3901) ou com a Seplan/SPO (telefone 3115-3573) ou com a Sefaz/Gecor (telefone 3115-5054). O usuário não lembra a senha; O usuário recebe mensagem de “Usuário bloqueado”; O usuário não lembra a resposta para a pergunta; O sistema retorna outras mensagens de erro quando informado o login, senha ou a resposta à pergunta.

A administração de acesso faz parte da política de segurança da informação, que demanda dos responsáveis cuidados específicos, embora simples. Numa solicitação de desbloqueio por erros sucessivos, deve-se verificar, por procedimento de identificação positiva, que é o próprio usuário que não conseguiu lembrar a senha e a bloqueou. E não alguém que conhecendo o login de outrem (no caso o CPF que não é propriamente uma informação sigilosa) fez tentativas para acertar a senha, que muitas vezes é obvia. Numa solicitação de deslogar, também se deve verificar se o usuário ficou logado por algum procedimento errado ao sair do sistema ou por falha de infraestrutura. Este controle de login foi criado para que não houvesse logins simultâneos de um mesmo usuário, o que, num situação normal, poderia indicar que alguma pessoa, de posse do login e senha de outrem, logou indevidamente. Uma vez tendo concluído o seu login e respondido a pergunta, caso o usuário tenha dúvidas de como proceder no sistema para o desenvolvimento das suas atividades funcionais, ele deverá entrar em contato na SEPLAN com a diretoria ou coordenação de programação da despesa que o atende regularmente na DAS, DEI ou DIN.



5 Login no Sistema Funcionalidade que permite ao usuário o acesso ao sistema. Ao digitar o login do usuário e a senha, é importante observar a forma como foram definidos com relação às letras maiúsculas e minúsculas, pois as ações de segurança no sistema FIPLAN são “case sentitive”, ou seja, o sistema diferencia quando se digita em letras maiúsculas e minúsculas. (1) Identificação do Login:

Uma vez informado o CPF e clicado em “OK”, o sistema exibirá os campos para o preenchimento da senha e a escolha da Unidade Orçamentária.

1. Clicar na caixa Exercício para selecionar o exercício desejado.

2. Digitar o número do CPF. 3. Clicar em OK.



(2) Identificação da Senha e Unidade Orçamentária:

No primeiro acesso ao sistema o usuário deverá trocar a senha inicial e também cadastrar a pergunta e resposta de segurança. O sistema apresenta duas etapas de segurança, sendo que a primeira consiste na informação da senha do usuário e a segunda na pergunta de segurança. Nesta etapa de cadastramento, é possível cadastrar quantas perguntas forem desejadas. Nas próximas vezes que o usuário for acessar o sistema, o sistema irá “sortear” apenas uma das perguntas cadastradas.

(3) Cadastramento da Pergunta de Segurança:

4. Digitar a senha pessoal e intransferível.

5. Selecionar a Unidade Orçamentária desejada.

6. Clicar no botão Entrar.

1. Digitar a senha atual.

2. Clicar no botão Adicionar.



A funcionalidade acima, para inclusão de uma pergunta e respectiva resposta, é apresentada no primeiro acesso com uma senha nova. Contudo, a qualquer tempo, caso o usuário queira remover uma pergunta já cadastrada ou adicionar outra pergunta/resposta, poderá fazê-lo por meio da funcionalidade “Trocar Senha” (item 6 deste Manual), onde poderá alterar pergunta/resposta sem obrigatoriamente alterar a senha.

3. Digitar a pergunta de segurança desejada.

4. Digitar e confirmar a resposta da pergunta de segurança

5. Clicar em Incluir



(4) Para Trocar a Senha: Após a inclusão da(s) pergunta(s), é necessário efetuar a alteração da senha de acesso. Para isto deverá digitar novamente a senha atual, e confirmar a nova senha desejada.

IMPORTANTE: A senha possui um tamanho mínimo de 06 (seis) caracteres – letras, números ou alguns sinais gráficos

(caracteres especiais). O sistema não permite que seja definida uma senha contendo três letras seqüenciais do nome ou do login do

usuário. O sistema não permite que seja definida uma senha contendo três caracteres seqüenciais iguais.

6. Digitar e confirmar a nova senha desejada.

7. Clicar em Incluir



(5) Após finalização das instruções anteriores, o sistema exibirá a sua tela inicial, como ilustrado abaixo:

Conforme apresentado, o procedimento de login, além de informação da senha e de resposta à pergunta cadastrada, inclui a opção do Exercício e da Unidade Orçamentária desejada pelo usuário, o que tem correlação com a atividade que este irá desenvolver no sistema. Por meio da opção “Gestão” o sistema disponibiliza funcionalidades para a alteração de senha, do exercício e de UO de login, as quais estão detalhadas nos próximos itens deste Manual.

Barra de Menu principal.

Opção para realização de funções da Gestão do sistema.



6 Alteração de Senha O usuário poderá a qualquer tempo alterar a sua senha no sistema por meio da funcionalidade “Trocar Senha” conforme procedimentos mostrados a seguir: Procedimentos: (1) No Menu Principal, selecionar a opção “Gestão”. (2) Clicar na opção “Segurança”, selecionar “Usuário Negocial” e, em seguida, clicar na opção “Trocar Senha”.



(3) Em seguida, o usuário deverá digitar a senha atual, digitar e confirmar a nova senha desejada e clicar em .

(4) O sistema então, tornará uma mensagem de “Senha Alterada com Sucesso”.

3. Clicar em Alterar.

2. Digitar e confirmar a nova senha desejada.

1. Digitar a senha atual.



A funcionalidade permite ao usuário também alterar sua senha no prazo de expiração definido pelo gestor do sistema, por motivo de segurança. Alguns dias antes do prazo de expiração da senha, o sistema emitirá um alerta, como mostra o quadro abaixo:

IMPORTANTE: O sistema não permite que a senha a ser alterada, seja igual às três últimas cadastradas. Caso o prazo seja expirado sem que o usuário realize a troca da senha, o sistema tornará a mensagem de

“Senha Expirada”, situação em que para restaurar o seu acesso este deverá solicitar a geração de uma nova senha.

Na funcionalidade alterar senha, o usuário não necessariamente tem que alterar a pergunta. Caso lembre-se

da resposta, poderá permanecer com a mesma pergunta.



7 Alteração de Exercício O usuário poderá trocar o exercício de login sem que seja necessário sair do sistema. Esta ação poderá ser necessária a depender da atividade que o usuário desejar desempenhar. Procedimentos: (1) No Menu Principal, selecionar a opção “Gestão”. (2) Clicar na opção “Segurança” e em seguida “Trocar Exercício”. Será exibida a tela conforme segue:

(3) Selecionar o novo exercício e clicar no botão . O sistema exibirá tela solicitando confirmação. Para confirmar clicar no botão . O sistema exibirá tela informando que o registro foi alterado com sucesso.



8 Alteração de Unidade Orçamentária O usuário poderá alterar, sem sair do sistema, a Unidade Orçamentária de login. Entretanto, a troca de Unidade Orçamentária só é possível quando em seu cadastro o usuário possuir vinculação a mais de uma UO, num dado exercício. O usuário poderá possuir acesso a mais de uma UO num exercício, e ter seu acesso limitado, reduzido ou ampliado em outro exercício.

Procedimentos: (1) Selecionar a opção “Gestão” no Menu Principal. (2) Clicar na opção “Segurança” e em seguida “Trocar Unidade Orçamentária”. Será exibida a tela conforme segue:

(3) Selecionar a nova Unidade Orçamentária que deseja trabalhar e clicar no botão . O sistema exibe tela solicitando confirmação. Para confirmar clicar no botão . O sistema exibe tela informando que o registro foi alterado com sucesso.



9 Anexos Anexo I

GEO

TEC

DSO

GEO

TEC

GEO

TEC

Consulta às tabelas básicas – SEPLAN. X X X X X X X X X X XGestão tabelas. XConsulta às tabelas básicas – SEFAZ. X X X X X X X X X X XTeto Orçamentário. X X XCadastramento do PTA. X X X X X XTramitação do PTA. X X XGeração da despesa pelo PTA. X XRelatórios do PTA. X X X X X X X X X XRelatórios Operacional da Receita. X X X X X XRelatório Gerencial da Receita. X X X XEstimativa da receita. XGestão das tabelas da receita. XRelatórios legais (LOA). X X X X X X X X X XIncluir, excluir, alterar, indeferir e encaminhar PMO. XIncluir, excluir, alterar e encaminhar PMO. XIncluir, excluir, alterar e encaminhar PMO. XIncluir, excluir e alterar PMO. XIncluir, excluir, alterar, indeferir, encaminhar, analisar, devolver, distribuir, tramitar, confirmar, efetivar, anular PMO e gerar Minuta do Decreto.

X

Incluir, excluir, alterar, encaminhar, analisar, devolver, tramitar, efetivar a PMO e gerar Minuta do Decreto.

X

Consulta em tela os PMO e PMP. X X X X X X X X X XRelatórios da Gestão Orçamentária. X X X X X X X X X XRemanejamento de Elemento de Despesa. X X X X X XLançamento da Receita. XTramitar Processo. XRegistro de NPO e NPD. X X X X X XConsulta de informações contábeis do PMO. X X X X X X X X X XCadastramento do PMD. X XCadastramento e encaminhamento do PMD. X X X XCadastramento do PMP. X X X XCadastramento e aprovação do PMP. X XAcesso ao sistema. X X X X X X X X X X XAtendimento no HelpDesk. XCadastramento de Usuários e Perfis de Acesso. X

GEOTECDSO

GEOTEC

GEOTEC

Mapa dos Perfis de Acesso no Fiplan

Elaboração da LOA - Receita/PTA/LOA

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Atuação no SEP

Módulo do Sistema Agrupamento de Funcionalidades

Tabelas Básicas

Gestão Fiplan

Gestor da área de programação orçamentária (Diretor/Coordenador da UO)

Técnico da área de programação orçamentáriaGestor da área de programação orçamentária (Diretor de Orçamento - DO ou equivalente)

SETORIAL

SECCIONAL

Gestor ou técnico da Diretoria de Sistematização Orçamentária - DSOTécnico da área de programação orçamentária (SPO/DAS/DEI/DIN)Gestor da área de programação orçamentária (SPO/DAS/DEI/DIN)

ÓRGÃO CENTRAL

PMD - Programação Mensal da DespesaPTA - Plano de Trabalho AnualNPO - Nota de Provisão OrçamentáriaNPD - Reprogramação Financeira da Provisão Orçamentária

Gestão Orçamentária

Técnico da área de programação orçamentária

PMO - Processo de Modificação OrçamentáriaPMP - Processo de Modificação Programática



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