MANUAL DO USUÁRIO - SCON-V2 a Receber.pdf · define a conta, no Plano de Contas, informa o tipo de rateio. É só. ... • Dividir o valor proporcionalmente pela quantidade de moradores

Scon-V2 Manual do Usuário

ENG Sistemas - 1 -

MANUAL

DO

USUÁRIO

Sistema para Administração de Condomínios

Contas a Receber


ENG Sistemas - 2 -

FUNCIONAMENTO DO MÓDULO .................................................................................................. 4

DÉBITOS PARA RATEIO:................................................................................................................. 5

Figura 1: Débitos Para Rateio.................................................................................................................................. 5

TAXAS EXTRAS: ............................................................................................................................... 8

ISENTANDO UNIDADES DO PAGAMENTO DE UM DÉBITO: ................................................ 10

DÉBITOS / CRÉDITOS VARIÁVEIS: ............................................................................................. 11

REGISTRO FIXO:............................................................................................................................................. 11REGISTRO PARCELADO: ................................................................................................................................. 12INCLUSÃO DE UNIDADE A UNIDADE: .............................................................................................................. 12REPLICAR PARA VÁRIAS UNIDADES AO MESMO TEMPO: .............................................................................. 13

LEITURA DE GÁS ENCANADO: ................................................................................................... 14

DEFINIR PREÇO DO GÁS:................................................................................................................................ 16

LEITURA DE ÁGUA INDIVIDUAL: .............................................................................................. 17

DEFINIR O PREÇO DA ÁGUA:.......................................................................................................................... 19

DÉBITOS AGRUPADOS .................................................................................................................. 20

FAZER GERAÇÃO DA COBRANÇA MENSAL: .......................................................................... 22

TELA GERAÇÕES: .......................................................................................................................... 23

PLANILHA : ..................................................................................................................................................... 23DETALHAR 2:................................................................................................................................................. 24DESFAZER A GERAÇÃO: ................................................................................................................................ 24FORMAÇÃO DA GERAÇÃO:............................................................................................................................. 25

BOLETOS BANCÁRIOS: ................................................................................................................. 26

ENVELOPES EM PAPEL A4.............................................................................................................................. 26ALTERAR DATA DE VENCIMENTO:................................................................................................................. 27IMPRIMIR OS BOLETOS:.................................................................................................................................. 27ENVIAR BOLETOS PARA IMPRESSÃO EXTERNA: ............................................................................................. 27ALTERAR BANCO RECEBEDOR: ..................................................................................................................... 27CUIDADOS A SEREM TOMADOS: ..................................................................................................................... 28EMITIR SEGUNDA V IA DE UM BOLETO: ......................................................................................................... 28

EMISSÃO DE RECIBOS: ................................................................................................................. 29

INCLUIR DÉBITOS ANTERIORES (INADIMPLENTES): ........................................................... 30

ACORDOS – FAZER E GERENCIAR: ............................................................................................ 33

TERMO DO ACORDO:...................................................................................................................................... 34DETALHE DE ACORDO: .................................................................................................................................. 34LIQUIDAR UM ACORDO:................................................................................................................................. 35INCLUIR (CRIAR) UM NOVO ACORDO: ........................................................................................................... 36

Tipo de Acordo: ........................................................................................................................................ 37Valor do Acordo: ...................................................................................................................................... 37Parcelas:................................................................................................................................................... 37Vencimento da 1ª: ..................................................................................................................................... 37Honorários Advocatícios:......................................................................................................................... 37Devido pelo Condomínio:......................................................................................................................... 37Meio de Pagamento:................................................................................................................................. 38


ENG Sistemas - 3 -

OUTROS RECEBIMENTOS: ........................................................................................................... 39

CALCULAR DÉBITOS: ................................................................................................................... 40

DESCONTOS DEVIDOS E NÃO CONCEDIDOS: ......................................................................... 41

FAZER GERAÇÃO EXTRAORDINÁRIA: ..................................................................................... 42

POR RATEIO:.................................................................................................................................................. 42PARA UNIDADES:........................................................................................................................................... 42

TELA CARTEIRA DE COBRANÇA: .............................................................................................. 44

A RECEBER:................................................................................................................................................... 44Exibir Inadimplentes – Resumo (topo da Tela) ........................................................................................ 44Exibir Inadimplentes – Detalhe (topo da Tela) ........................................................................................ 44Receber Marcados em Dia, Data Igual:................................................................................................... 45Receber (Recebimento Manual): .............................................................................................................. 45Exibir / Alterar / Eliminar: ....................................................................................................................... 46

RECEBIDOS: ................................................................................................................................................... 47Fazer Outros Recebimentos...................................................................................................................... 47Imprimir Recibo........................................................................................................................................ 47Desfazer Recebimento .............................................................................................................................. 47Exibir Detalhe do Débito.......................................................................................................................... 47Totalização de Recebimentos por Dia (dois modelos no topo da Tela).................................................... 47Totalização de Recebimentos por Bloco (topo da Tela) ........................................................................... 47Relatório de Resumo de Recebimentos (p/ Plano de Contas)................................................................... 47


ENG Sistemas - 4 -

FFFFUNCIONAMENTO DO UNCIONAMENTO DO UNCIONAMENTO DO UNCIONAMENTO DO MMMMÓDULOÓDULOÓDULOÓDULO

Em um mês você faz a geração para o mês seguinte. Por exemplo, no mês 09/2009 vocêfaz a geração de cobrança para o mês 10/2009.

A rotina mensal de Contas a Receber de um edifício é:

1) Débitos p/ Rateio: Incluir / Eliminar / Ajustar;2) Taxa Extra: Incluir alguma, se houver;3) Débitos / Créditos p/ Unidade: Incluir / Eliminar / Ajustar valores individuais de

unidades específicas;4) Débitos Agrupados: Agrupa unidades que pagam o mesmo valor em um mesmo

registro de Plano de Contas;5) Gás Encanado (se usar): Gerar e atualizar a leitura atual dos medidores das

unidades;6) Água Individual (se usar): Gerar e atualizar a leitura atual dos medidores das

unidades;7) Fazer a Geração da Cobrança Mensal .

Nesse ponto todos os registros de contas a receber e base de emissão de boletos estarápronta.

Mas não está completo. Tem que ser VALIDADO .

Na tela principal do sistema, no quadro “Receitas ”, clique em GERAÇÕES EFETUADAS . Seráexibida uma tela com todas as gerações Normais e Extraordinárias feitas até então.

A primeira da lista sempre é a última que você gerou. Marque-a (clique sobre ela), e cliqueem PLANILHA .

Será exibido um relatório que demonstra, unidade a unidade, quais o valores estão sendocobrados dos condôminos.

Confira-os. Se possível, divida a responsabilidade com o síndico, pedindo sua aprovação.

Se houver algo a mudar, marque a geração efetuada, e clique em DESFAZER. Todos osregistros gerados serão eliminados.

Corrija e refaça a Geração da Cobrança Mensal. Repita esses passos até que tudo estejacorreto e validado.

Daí, gere o arquivo de remessa para o banco, se for o case de cobrança com registro,emita e distribua os boletos ou recibos (se pagos pela Tesouraria) para os condôminos.


ENG Sistemas - 5 -

Na medida em que forem sendo pagos, faça a baixa (automática, através de arquivos deretorno do banco, ou manualmente).

ATENÇÃO :

1) Quando um edifício é captado (novo), você tem que levantar todos os débitos aindapendentes dos condôminos (inadimplência), e inseri-los no sistema através da funçãoINCLUIR DÉBITOS ANTERIORES . Daí por diante o Scon-V2 assume o controle total dasituação do edifício.

2) NUNCA DESFAÇA UMA GERAÇÃO DEPOIS QUE OS BOLETOS TIV EREM SIDODISTRIBUIDOS AO CONDÔMINOS .

O “Nosso Número”, que é a identificação do boleto para a baixa, é perdido assim quese desfaz uma geração.

DDDDÉBITOS PARA ÉBITOS PARA ÉBITOS PARA ÉBITOS PARA RRRRATEIOATEIOATEIOATEIO::::São os valores devidos e que podem ser rateados entre os condôminos.Exemplos: Água comum, Eletricidade, despesas com pessoal, manutenções, material delimpeza, etc.Muitos edifícios somam alguns ou todos os valores devidos e os colocam unicamente sobo título “TAXA DE CONDOMÍNIO”.

Fica a seu critério a escolha de agrupar ou não os itens de cobrança.

Lembrando que você pode optar por inserir Composição dos Débitos e Balancetes emseus boletos, aconselhamos o agrupamento de despesas afins, para diminuir aquantidade de linhas gastas, para que o boleto tenha espaço suficiente para todos os itensque inserir nele.No quadro “Receitas”, clique em DÉBITOS p/ RATEIO . Será exibida a tela a seguir:

Figura 1: Débitos Para Rateio


ENG Sistemas - 6 -

Tudo o que estiver na tela acima será processado pela Geração Mensal.

Figura 2: Tela de Inclusão / Alteração de Débitos para Rateio

Incluir um Débito Normal é extremamente simples: você informa o valor total a ratear,define a conta, no Plano de Contas, informa o tipo de rateio. É só.

Tipos de Rateio possíveis:

• Ratear pela Fração Ideal• Dividir o valor pela quantidade de unidades válidas• Dividir o valor proporcionalmente pela quantidade de moradores em cada unidade• Repetir o valor fornecido, para cada unidade

Podem ser excluidas do pagamento desse débito um ou mais tipo de unidade: os queestiverem marcados em NÃO COBRAR DE: , não participarão do rateio;

Tem mais opções, se necessárias:

1) Se marcar ( ) Apenas para Entrega pelo Correio , só aqueles cujo endereço decobrança for CADASTRO, pagarão (taxa de correio, por exemplo);


ENG Sistemas - 7 -

2) Se marcar ( ) Apenas para quem paga por Boleto Bancário , só aqueles para os quais seemitiu um boleto pagarão (taxa bancária por recebimento de boleto, por exemplo).

Se você optou pelo cálculo automático de FUNDO DE RESERVA (em Padrão Edifício), semarcar ( ) É Base de Cálculo Para Fundo de Reserva , esse débito será usado para formar abase para o Fundo;

Se não marcar ( ) Permite Desconto por Pagamento no Prazo Estipul ado , mesmo que tenhaoptado por conceder desconto (em percentual) por antecipação de pagamento (em PadrãoEdifício), para esse débito não será concedido desconto. É o caso de contas de água,eletricidade, gás, e outros que, se for concedido desconto, não se receberá o suficientepara quitar a conta.

Se estiver marcado SOMAR REGISTROS MARCADOS, COM PLANO DE CONTAS IGUAL, DA MESMAUNIDADE, para cada unidade, o sistema somará o valor dos registros também marcados, ecriará um registro único.

Você também pode excluir uma ou mais unidades do pagamento desse débito.Veja o tópico ISENTANDO UNIDADES DO PAGAMENTO DE UM DÉBITO .


ENG Sistemas - 8 -

TTTTAXAS AXAS AXAS AXAS EEEEXTRASXTRASXTRASXTRAS::::Esse módulo trabalha da mesma forma que Débitos Normais, tendo como diferençabásica, a possibilidade de se parcelar o valor do débito.Você informa o mês para o início da cobrança, e a quantidade de parcelas. O sistema seincumbe de controlar as mensalidades. Ele pára de cobrar quando atinge o total

planejado.

O procedimento é idêntico ao de Débitos para Rateio.


ENG Sistemas - 9 -

As diferenças estão em “Qtde de Parcelas:”, “Mês/Ano de Início” e “Nº de Parcelas jáProcessadas”. Esse último campo, na inclusão do registro, pode ser alterado. Imagine quecaptou um edifício novo e que já tem uma cota extra em andamento. Basta colocarquantas parcelas já foram cobrados dos condôminos.

RESPONSÁVEL PELO PAGAMENTO DO DÉBITO :Se estiver marcado O PROPRIETÁRIO e o TIPO DE OCUPAÇÃO da unidade for INQUILINO, ataxa extra será gerada em um boleto específico para o proprietário. Caso contrário o valorda taxa extra será adicionada ao boleto com os demais valores.

Para excluir unidades do pagamento do débito, veja o tópico ISENTANDO UNIDADES DOPAGAMENTO DE UM DÉBITO .


ENG Sistemas - 10 -

IIIISENTANDO SENTANDO SENTANDO SENTANDO UUUUNIDADES DO NIDADES DO NIDADES DO NIDADES DO PPPPAGAMENTO DE UM AGAMENTO DE UM AGAMENTO DE UM AGAMENTO DE UM DDDDÉBITOÉBITOÉBITOÉBITO::::Nas telas de Débitos Normais ou Cotas Extras, clique em EXCLUIR UNIDADES.

Será exibida uma tela em que todas as unidades do edificio estarão relacionadas. Marqueaquelas que serão excluídas e clique em GRAVAR .

As unidades “isentadas” serão excluídas quando o sistema estiver calculando o rateio dodébito, mas as remanescentes terão sua fração ideal reajustadas de forma a distribuirproporcionalmente as frações dessas unidades não participantes.

Para voltar atrás, clique em EXCLUIR UNIDADES , desmarque as que não serão excluídas eclique em GRAVAR.


ENG Sistemas - 11 -

DDDDÉBITOS ÉBITOS ÉBITOS ÉBITOS / C/ C/ C/ CRÉDITOS RÉDITOS RÉDITOS RÉDITOS VVVVARIÁVEISARIÁVEISARIÁVEISARIÁVEIS::::Esse módulo difere dos outros por tratar as unidades individualmente, e poder, além decobrar, conceder créditos a condôminos.Existem débitos/créditos que são devidos apenas por algumas unidades.

Exemplos:

- uma nova cópia de chaves; taxas de correio; uso de Internet; etc.

Qualquer cobrança que não pode ser feita por rateio nem por Débitos Agrupados, é feitaindividualmente nesse módulo.

Esse módulo permite que se parcele o débito/crédito de uma unidade. O sistemacontrolará a cobrança.

Quando houver um pagamento a maior e você tiver que devolver o valor ao condômino,você pode conceder um Crédito, que será abatido na próxima geração mensal.

A tela básica, que mostra tudo o que ocorrerá na próxima geração é mostrada a seguir:

Existem duas tipos de registros possíveis:

Registro Fixo:Será cobrado mês a mês, indefinidamente, até que o registro seja excluído.Vale apenas para Débitos.


ENG Sistemas - 12 -

Registro Parcelado:Vale tanto para Débito quanto para Crédito. Você define o mês inicial, e aquantidade de parcelas.Normalmente, para Crédito, o número de parcelas é 1.

Também existem duas formas de inclusão de registros nesse módulo:

Inclusão de unidade a unidade:


ENG Sistemas - 13 -

Replicar Para Várias Unidades ao Mesmo Tempo:

Nessa modalidade você tem inúmeras opções de combinação para selecionar as unidadesque terão o mesmo Débito (ou Crédito).

Se marcar TODAS AS UNIDADES, a lista ficará vermelha, e as que você colocar nela setornarão EXCEÇÕES: todas, menos as que estão na lista.

Se marcar APENAS ALGUMAS UNIDADES, a lista ficará azul, e o débito valerá apenas para asque estiverem na lista.

Clique em PROCESSAR, e os registros serão criados automaticamente.

NÃO EXISTEM CRÉDITOS FIXOS. ELES, OBRIGATORIAMENTE, SÃO PARCELADOS.


ENG Sistemas - 14 -

LLLLEITURA DE EITURA DE EITURA DE EITURA DE GGGGÁS ÁS ÁS ÁS EEEENCANADONCANADONCANADONCANADO::::Se o edifício possui medidores individuais e isso está configurado em Padrão Edifício , osistema disponibilizará a função “GÁS”.Na primeira vez que estiver usando essa função, a tela estará em branco, como a abaixo:

Clique em Gerar Registros de Leitura .Isso fará aparecer o quadro de autorização:

Ao clicar em GERAR, o sistema fará uma análise daquilo que você configurou em PadrãoEdifício na parte que diz Quem Usa Gás .Se você esqueceu de marcar o tipo de unidade, a tela permanecerá em branco. Senão,virá com todas as unidades e o preço especificado, como abaixo:


ENG Sistemas - 15 -

Antes de mais nada, atualize a data da leitura, na parte superior da tela.

Note que a Leitura Anterior está zerada. Na primeira utilização você terá que preencher aleitura anterior e a atual, ao clicar em ALTERAR :

Veja exemplo a seguir.


ENG Sistemas - 16 -

Enquanto você não fizer a geração mensal, pode fazer alterações. Depois, os controle nãoestarão mais disponíveis.

O processo mensal é o mesmo. No próximo mês você clica no controle “ + “ para passarpara o próximo mês.

Se ainda não existem dados para esse mês em questão, clique em GERAR REGISTROSPARA O PRÓXIMO MÊS .

Só que, daqui por diante, a leitura anterior virá preenchida com a leitura atual do mêsanterior.

Definir Preço do Gás:

O preço do KG ou do M³ de gás é definido na tela Padrão Edifício, no controle GÁSENCANADO:


ENG Sistemas - 17 -

LLLLEITURA DE EITURA DE EITURA DE EITURA DE ÁÁÁÁGUA GUA GUA GUA IIIINDIVIDUALNDIVIDUALNDIVIDUALNDIVIDUAL::::Se o edifício possui hidrômetros individuais e isso está configurado em Padrão Edifício , osistema disponibilizará a função “ÁGUA”.Na primeira vez que estiver usando essa função, a tela estará em branco. Caso contráriodeverá clicar no sinal + para passar para o próximo mês.

Clique em GERAR REGISTROS DE LEITURA .Isso fará aparecer o quadro de autorização:

Ao clicar em GERAR, o sistema fará uma análise daquilo que você configurou em PadrãoEdifício, ÁGUA INDIVIDUAL, na parte que diz QUEM USA ÁGUA .Se você esqueceu de marcar o tipo de unidade, a tela permanecerá em branco. Senão,virá com todas as unidades e o preço especificado, como abaixo:


ENG Sistemas - 18 -

Antes de mais nada, atualize a data da leitura, na parte superior da tela.

Na primeira vez que acionar essa função, a Leitura Anterior estará zerada. Nessa primeirautilização você terá que preencher a leitura anterior e a atual.Marque o primeiro registro e clique em ALTERAR .Preencha a Leitura Atual e clique em GRAVAR E IR P/ PRÓXIMO .


ENG Sistemas - 19 -

Enquanto você não fizer a geração mensal, pode fazer alterações. Depois, os controle nãoestarão mais disponíveis.

O processo mensal é o mesmo. No próximo mês você clica no controle “ + “ para passarpara o próximo mês.

Se ainda não existem dados para esse mês em questão, clique em GERAR REGISTROSPARA O PRÓXIMO MÊS .

Só que, daqui por diante, a leitura anterior virá preenchida com a leitura atual do mêsanterior.

Definir o Preço da Água:O modo de cobrança e o preço devem ser definidos na tela PADRÃO EDIFÍCIO , no controleÁGUA INDIVIDUAL :


ENG Sistemas - 20 -

DDDDÉBITOS ÉBITOS ÉBITOS ÉBITOS AAAAGRUPADOSGRUPADOSGRUPADOSGRUPADOS

Esse módulo agrupa as unidades que pagam o mesmo valor dentro de um Plano deContas específico. Esses valores poderiam ter sido definidos em assembléia, nãoobedecendo aos critérios de rateio existentes.

Nessa visão definimos que todos os condôminos do bloco A pagariam o valor deR$211,70 e que os do bloco B pagariam o valor de R$299,80.


ENG Sistemas - 21 -

Para incluir no novo código do Plano de Contas, na primeira tela clique em INCLUIR.

Informe o Plano de Contas, o histórico, e marque se permite descontos e se é base decálculo para Fundo de Reserva.

1. Clique em INCLUIR NOVA LINHA DE GRUPO .2. Informe o VALOR POR UNIDADE .3. Clique em ADICIONAR / EXCLUIR UNIDADES , marque a(s) unidades(s) que pagará(ão)

o valor informado. Clique em SELECIONAR .4. Clique em GRAVAR .

Repita os passos de 1 a 4 até que todos os valores tenham sido incluídos nas Linhas deGrupo.A cada linha criada, as unidades já mencionadas nas linhas anteriores não serãoapresentadas para seleção nas linhas posteriores.

Se precisar alterar valor ou incluir / eliminar unidades de determinada linha, marque-a eclique em ALTERAR FORMAÇÃO DO GRUPO .Para alterar a composição de unidades, clique em ADICIONAR / EXCLUIR UNIDADES , emarque ou desmarque as unidades desejadas, e clique em SELECIONAR . Depois clique emGRAVAR para regravar a linha.

Se precisar eliminar uma determinada linha, marque-a e clique em ELIMINAR LINHA DEGRUPO.

Os grupos montados permanecem para processamento nas próximas gerações,precisando ser alterados ou eliminados quando não mais necessários.


ENG Sistemas - 22 -

FFFFAZER AZER AZER AZER GGGGERAÇÃO DA ERAÇÃO DA ERAÇÃO DA ERAÇÃO DA CCCCOBRANÇA OBRANÇA OBRANÇA OBRANÇA MMMMENSALENSALENSALENSAL::::

Depois de todos os passos anteriores estarem completos, resta apenas processá-los,criando os débitos para os condôminos. A tela a seguir é o final do processamento daCOBRANÇA MENSAL , após ter clicado em Continuar :

Terminado o processamento, três funções estarão carregadas com esses dados:

1) GERAÇÕES EFETUADAS :2) CARTEIRA DE COBRANÇA ;3) BOLETOS / REMESSA .


ENG Sistemas - 23 -

TTTTELA ELA ELA ELA GGGGERAÇÕESERAÇÕESERAÇÕESERAÇÕES::::Esta função relaciona todas as gerações efetuadas até o momento. A primeira da listasempre é a última que você executou:

Planilha:Relatório que detalha todos os débitos gerados para cada unidade. Deve seremitido após cada geração, para validação.


ENG Sistemas - 24 -

Detalhar 2:Relaciona a composição do débito de cada unidade:

Desfazer a Geração:Permite que se elimine todos os débitos gerados para as unidades, e retorna àsituação anterior todos os registros usados para se fazer a geração em questão.

Existem algumas restrições para se desfazer uma geração:

1) Nunca desfaça uma geração cujos boletos já tiverem sido enviados para oscondôminos. Quando o registro é eliminado, o Nosso Número (número queidentifica o boleto para a baixa automática) é perdido. Quando fizer novageração, esses números serão outros. A baixa automática não será efetuada;

2) O sistema não permite desfazer uma geração sem que as gerações posterioresa ela sejam desfeitas primeiro;

3) O sistema não permite desfazer uma geração em que um ou mais débitosatrelado a ela, tenham sido pagos pelos condôminos. Esses recebimentos teemque ser desfeitos primeiro.

LER AS MENSAGENS DO SISTEMA É MUITO IMPORTANTE:Se alterou algum registro da Formação da Geração, e ssa alteração será perdida aodesfazer a geração !!!


ENG Sistemas - 25 -

Formação da Geração:Mostra a composição da geração. Na medida em que os débitos forem sendorecebidos, essa composição vai se atualizando, mostrando a situação atual depagamento e inadimplência.


ENG Sistemas - 26 -

BBBBOLETOS OLETOS OLETOS OLETOS BBBBANCÁRIOSANCÁRIOSANCÁRIOSANCÁRIOS::::Quando é processada a Geração Mensal, a base para emissão dos boletos bancáriostambém fica pronta e disponível. Os dados estarão disponíveis na tela Boletos :

Nessa tela, além dos filtros de seleção, no topo, você tem as opções:

Envelopes em Papel A4Se quiser, pode gerar envelopes personalizados para enviar os boletos. Nele seráimpresso o remetente. Marque os registros para os quais quer envelope e cliquenesse controle. Será exibido um quadro que lhe solicitará informações necessárias,e a autorização para impressão:


ENG Sistemas - 27 -

Alterar Data de Vencimento:Pode ser alterada a data do vencimento do boleto. Marque o registro desejado eclique no controle. Será apresentado um quadro solicitando a nova data, e o

motivo:

Imprimir os Boletos:Marque todos os boletos que deseja imprimir e clique no controle. Seráapresentado um quadro para seleção de impressora e autorização para imprimir.Se estiver imprimindo segunda via de boleto e ele já estiver vencido, nesse quadrovocê diz se quer que o sistema emita o boleto já com juros e multa calculados parauma nova data de vencimento, fornecida no momento. Se em Padrão Edifício vocêautorizou a prorrogação do vencimento sem juros e multa, poderá emitir com novovencimento, e com o controle de cálculo desmarcado:

Enviar Boletos para Impressão Externa:É usado quando você terceiriza a impressão / envelopamento dos boletos. Vocêmarca os boletos e clica nesse controle. Ao invés de irem para a impressora, osistema cria um arquivo com extensão “.EXT”, e grava-o na pasta chamada..\scon\SCONV2\EXTERNO. Você envia esse arquivo para a empresa de destino,e apaga-o da pasta onde estava.

Alterar Banco Recebedor:O uso desse controle pode ser necessário quando o condomínio muda sua contapara outro banco, e os boletos já foram gerados, mas não distribuídos.Se os boletos já tiverem sido distribuídos para pagamento, usá-lo torna-se umasituação de risco pois os boletos perderão sua identificação para o sistema, que éo Nosso Número. E o valor recebido iria para outro banco e não para o que vocêmudou.


ENG Sistemas - 28 -

Veja o quadro para alteração de banco:

Cuidados a serem Tomados:

Antes de imprimir os boletos, pergunte-se:

1) Os boletos foram validados pelo Banco Recebedor ?Se não, você corre o risco de que o condômino o pague, e o valor não vá paraa conta correta.

2) As mensagens para o Caixa, em Bancos do Condomínio , estão corretas ?3) As mensagens para o Condômino, em Padrão Edifício , estão corretas ?4) Os dados que você quer que inserir no boleto foram marcadas corretamente

em Padrão Edifício ?5) Você conferiu e validou os dados para a cobrança que está emitindo ?

Emitir Segunda Via de Um Boleto:Quando você emite um boleto, ele “desaparece” da tela de Boletos .Para que ele entre na lista novamente, no topo da tela, marque Incluir os JáEmitidos , selecione o que deseja usando os filtros de seleção, e clique emBuscar .Ele estará disponível para reemissão.


ENG Sistemas - 29 -

EEEEMISSÃO DE MISSÃO DE MISSÃO DE MISSÃO DE RRRRECIBOSECIBOSECIBOSECIBOS::::Quando o edifício faz seu recebimento pela Tesouraria, o controle passa a se chamarRECIBOS.Seu modo de trabalho é idêntico ao dos Boletos, inclusive a tela, que é a mesma.

Antes de imprimir os recibos pela primeira vez, em Padrão Edifício , defina o modelo derecibo desejado bem como o que será inserido nele.


ENG Sistemas - 30 -

IIIINCLUIR NCLUIR NCLUIR NCLUIR DDDDÉBITOS ÉBITOS ÉBITOS ÉBITOS AAAANTERIORES NTERIORES NTERIORES NTERIORES ((((INADIMPLENTESINADIMPLENTESINADIMPLENTESINADIMPLENTES):):):):Quando se cadastra um novo edifício no Scon-V2, você deve também cadastrar todos osdébitos que ainda não foram recebidos. Feito isso, o sistema já pode controlar osinadimplentes, gerenciando a Carteira de Cobrança do edifício.

Faça uma relação dos débitos pendentes de cada unidade, em ordem crescente devencimento.

Informe os dados da unidade, quando digitar o vencimento o sistema subentenderá que omês de referência é o mês/ano do vencimento.

Quando o Modo de Pagamento for Boleto Bancário , você deverá informar o Banco .

Quando clicar em INCLUIR NOVO ÍTEM NO REGISTRO, você não estará incluindo oregistro e sim criando uma lista com os registros individuais de débitos devidos por aquelaunidade, no mês que estiver montando.

Veja o exemplo na tela seguinte:


ENG Sistemas - 31 -

Vá incluindo os registros individuais, e clique em INCLUIR O ÍTEM.

Quando terminar o mês, clique em GRAVAR O REGISTRO DE DÉBITO ANTEROR . Sónesse momento é que o registro será realmente gravado na Carteira de Cobrança .

O sistema, por lógica, imagina que você tem em mãos uma relação de débitos de umaunidade, e que os débitos são mais ou menos iguais para todos os meses.


ENG Sistemas - 32 -

Usando esse raciocínio, depois de gravar efetivamente o registro, ele muda apenas ovencimento e o mês de referencia para o mês seguinte, e mantém intactos todos osregistros que você digitou para montar o mês. Ele acha que os débitos se repetirão para omês seguinte.

Se houver diferença, altere valores, elimine linhas não necessárias, inclua outras linhas dedébito, e grave o novo mês.

Se mudar de unidade, comece de cima novamente: informe a unidade, vencimento...

Depois de incluídos todos os débitos anteriores, você saberá o montante da inadimplência.Poderá vê-la em Carteira de Cobrança .


ENG Sistemas - 33 -

ACORDOS – FAZER E GERENCIAR:ACORDOS – FAZER E GERENCIAR:ACORDOS – FAZER E GERENCIAR:ACORDOS – FAZER E GERENCIAR:A base para se fazer um ACORDO no Scon V2 são os débitos de uma unidade. Se nãoexistem débitos pendentes, não há acordo.

Nessa tela estão listados todos os acordos feitos e ainda não liquidados. Um acordo podeser liquidado de duas formas:

1) Através do recebimento de todas as parcelas: Liquidação automática;2) Manualmente, por erro no preenchimento, ou por inadimplência em um acordo. O

sistema não faz acordo sobre parcelas de um acordo em aberto. Tem que liquidá-loprimeiro. As parcelas não pagas voltam para a Carteira de Cobrança , com tipo degeração OUTRA.


ENG Sistemas - 34 -

Termo do Acordo:Se marcar um acordo e clicar em IMPRIMIR TERMO DO ACORDO, será gerado umcontrato com os dados de formação do acordo, com locais para a assinatura:

Detalhe de Acordo:Se marcar um acordo e clicar em DETALHE, será gerado um relatório com osdados de formação do acordo, bem como a situação das parcelas acordadas.


ENG Sistemas - 35 -

Liquidar um Acordo:É a forma manual de liquidação.Veja exemplo na tela a seguir;

O programa mostra o modo de tratamento das parcelas pendentes. Informe omotivo da liquidação e clique em LIQUIDAR .


ENG Sistemas - 36 -

Incluir (Criar) um Novo Acordo:Ao clicar no controle INCLUIR, na tela de ACORDOS, e marque o controleACORDO SOBRE DÉBITOS. A tela a seguir será exibida:

Informe o bloco, a unidade, a data em que o acordo foi feito, e clique em BUSCAR .

Os débitos pendentes da unidade serão listados no quadro à esquerda, já trazendomulta e juros calculados com base na data informada como a do acordo.

Só débitos atrasados entram em ACORDO. Débitos ainda por vencer, não.

Os débitos já vem todos pré-selecionados, mas você pode desmarcar aqueles quenão quer que entrem na negociação.

A soma dos débitos que entrarão no acordo ficam na segunda linha de totalização,que muda à medida que se marca ou desmarca itens,

O valor do acordo nunca poderá ser inferior ao valor devido.


ENG Sistemas - 37 -

TTIIPPOO DDEE AACCOORRDDOO::

Clique em “ < “. Se nenhum foi cadastrado ainda, clique em Novo , na Telade Seleção .Exemplos de Tipos de Acordo: AMIGÁVEL; JUDICIAL; etc.

VVAALLOORR DDOO AACCOORRDDOO::

É o valor combinado para quitação. Não deve ser inferior ao devido.

PPAARRCCEELLAASS::

Número de prestações em que será divido o valor principal.

VVEENNCCIIMMEENNTTOO DDAA 11ªª::

É a data do vencimento da primeira parcela. As demais seguirão essa data,mas há a possibilidade de alteração.

HHOONNOORRÁÁRRIIOOSS AADDVVOOCCAATTÍÍCCIIOOSS::

Se houver, será o valor a pagar ao Jurídico.

DDEEVVIIDDOO PPEELLOO CCOONNDDOOMMÍÍNNIIOO::

Se marcar esse controle, o sistema abrirá espaço para que informe qualserá o credor, e a data do pagamento. Com esses dados, geraráautomaticamente um registro de Contas a Pagar .


ENG Sistemas - 38 -

MMEEIIOO DDEE PPAAGGAAMMEENNTTOO::

Selecione a forma: se Boletos ou cheques. No segundo caso, terá queinforma o banco e a numeração dos cheques de cada parcela.

Definidas essas informações, clique em ACEITAR OS DADOS , para que o sistemaprocesse as informações e gere as parcelas na lista da direita, conforme abaixo:

Se você clicar sobre qualquer das parcelas ela se moverá para os campo “Valor”,“Vencimento” e “Nº do Cheque”. Você pode alterar da forma que quiser, e clicar emREGRAVAR PARCELA . A soma das parcelas nunca poderá ser diferente do Valor doAcordo. Se achar que deve refazer algo, clique em RECALCULAR . O quadro da direita éapagado, e o controle volta para o quadro da esquerda.Quando tiver a certeza que tudo está correto, clique em DADOS OK . Isso liberará afunção GRAVAR . Clique em GRAVAR . O acordo estará gravado e colocado na Carteirade Contas . Se o meio de pagamento for Boletos, eles também estarão disponíveis para aemissão.


ENG Sistemas - 39 -

OOOOUTROS UTROS UTROS UTROS RRRRECEBIMENTOSECEBIMENTOSECEBIMENTOSECEBIMENTOS::::

São recebimentos não oriundos das unidades. Entram nessa categoria os rendimentos deaplicações, rendimento de poupança, aluguel de instalações a terceiros, etc.

A tela é auto-explicativa.

A atenção maior é quanto ao meio de recebimento, que pode ser por CHEQUE,DINHEIRO, DEPÓSITO ou CRÉDITO EM CONTA.

E atenção também na definição do banco recebedor.


ENG Sistemas - 40 -

CCCCALCULAR ALCULAR ALCULAR ALCULAR DDDDÉBITOSÉBITOSÉBITOSÉBITOS::::

Essa função faz o levantamento dos débitos de uma unidade, já calculando juros e multa,baseado na data informada como previsão de pagamento.

Você pode gerar um relatório se clicar em IMPRIMIR.


ENG Sistemas - 41 -

DDDDESCONTOS ESCONTOS ESCONTOS ESCONTOS DDDDEVIDOS E EVIDOS E EVIDOS E EVIDOS E NNNNÃO ÃO ÃO ÃO CCCCONCEDIDOSONCEDIDOSONCEDIDOSONCEDIDOS::::

Quando se faz a baixa das taxas de condomínio através de Retorno Bancário, e a políticado edifício é conceder desconto por pagamento em dia, algumas vezes o caixa do bancodesconhece a observação do desconto e não o faz.

Mas o Scon-V2, quando lê o arquivo do banco, verifica todos os detalhes e determina ovalor devido na data do recebimento, levando em consideração também o desconto.

Se ele constata que o desconto não foi concedido, o registro do desconto é movido paraessa tela onde, após análise do operador, pode conceder esse abatimento na próximageração mensal.


ENG Sistemas - 42 -

FFFFAZER AZER AZER AZER GGGGERAÇÃO ERAÇÃO ERAÇÃO ERAÇÃO EEEEXTRAORDINÁRIAXTRAORDINÁRIAXTRAORDINÁRIAXTRAORDINÁRIA::::

Uma Geração Extraordinária é feita quando se precisa cobrar algo imprevisto, agora.

Um exemplo seria um aporte de dinheiro para suprir necessidade urgente de caixa, comoo pagamento de contas ou coisas do gênero.

Outro exemplo seria cobrar algo de uma ou mais unidades, tipo pagamento a menorusando a Internet: às vezes o condômino de engana na hora de colocar o valor.

Você pode fazer quantas quiser em um mês.

Ela comporta dois tipo de inserção de débitos:

Por Rateio:Igual à Geração Mensal, no que diz respeito a Débitos normais, com possibilidadede Exclusão de Unidades;

Para Unidades:Igual à Geração Mensal, no que diz respeito a Débitos Variáveis, sem possibilidadede parcelamento.

Os registros usados para fazer a Geração Extraordinária não são reutilizados, comoacontece com a Geração Mensal.


ENG Sistemas - 43 -

1. Informe a data do vencimento;2. Defina a responsabilidade pelo pagamento dos débitos gerados;3. Informe a finalidade da geração extraordinária. O que for escrito naquele espaço será

transcrito para os boletos dessa geração extraordinária.4. Clique em CONTINUAR.

Os registros gerados deverão ser tratados da mesma forma que todos os boletos: estarãodisponíveis na tela de BOLETOS / REMESSA , e estarão visíveis na tela CARTEIRA DECOBRANÇA .

Se a cobrança bancária for COM REGISTRO, o ARQUIVO DE REMESSA com esses boletosdeverá ser enviado para o banco antes de os boletos serem impressos e enviados para oscondôminos.


ENG Sistemas - 44 -

TTTTELA ELA ELA ELA CCCCARTEIRA DE ARTEIRA DE ARTEIRA DE ARTEIRA DE CCCCOBRANÇAOBRANÇAOBRANÇAOBRANÇA::::

Essa é a tela principal de Contas a Receber. Todos os registro recebidos ou a receberestão nela.Quando você seleciona uma das situações acima, uma série de controles sãodisponibilizados e outros são desabilitados. São situações diferentes, que exigematuações diferentes também. Mas a maioria dos filtros de seleção permaneceminalterados. Quando dizem respeito a mês de referencia ou datas, o resultado varia deacordo com a situação:

Se Recebidos , as datas se referem à data de pagamento ;Se A Receber , as datas se referem à data de vencimento .

Vamos separar as funções por status:

A Receber:

Funções Disponíveis A Receber:

EEXXIIBBIIRR IINNAADDIIMMPPLLEENNTTEESS –– RREESSUUMMOO ((TTOOPPOO DDAA TTEELLAA))

EEXXIIBBIIRR IINNAADDIIMMPPLLEENNTTEESS –– DDEETTAALLHHEE ((TTOOPPOO DDAA TTEELLAA))


ENG Sistemas - 45 -

RREECCEEBBEERR MMAARRCCAADDOOSS EEMM DDIIAA,, DDAATTAA IIGGUUAALL ::

Todos os registros marcados serão recebidos em uma mesma data, semcálculo de juros / multa / descontos.

RREECCEEBBEERR ((RREECCEEBBIIMMEENNTTOO MMAANNUUAALL))::

Para efetuar a baixa manual, marque o registro desejado e clique emRECEBER. Será exibida a tela de RECEBIMENTO MANUAL , mas nãocom apenas o registro que você marcou: o sistema levantará todos osdébitos daquela unidade e os trará juntos, para que você selecione o quevai receber:

Você fornece a data do recebimento e clica em BUSCAR .Os juros e multa virão calculados com base na data que forneceu.Marque o registro que realmente quer receber.


ENG Sistemas - 46 -

Se marcar apenas um registro você poderá manipular os valores deDESCONTO, JUROS, MULTA , e RECEBIDO.

A diferença entre A RECEBER e RECEBIDO será colocada em PG AMENOR ou PG A MAIOR .Se prosseguir e clicar em RECEBER:Se o pagamento for MENOR que o devido, o sistema irá gerar um registro dedesconto para compensar a diferença no recebimento, e um registro deDébito Variável para ser cobrado na próxima Geração Mensal.Se for MAIOR que o devido, o sistema irá gerar um débito para o fechamentodo valor, e um DESCONTO que será concedido na próxima geração dacobrança mensal.

Se marcar mais de um registro para recebimento, as alterações estarãobloqueadas, e o recebimento terá que ser o que o sistema totalizou.

EEXXIIBBIIRR // AALLTTEERRAARR // EELLIIMMIINNAARR::

Aqui, se ainda não enviou o boleto para a unidade, você pode incluir, alterarou eliminar itens. Isso se em Padrão Edifício estiver autorizado a ( )Permitir Alterações em Débitos Após a Geração.


ENG Sistemas - 47 -

Recebidos:

Funções disponíveis:

FFAAZZEERR OOUUTTRROOSS RREECCEEBBIIMMEENNTTOOSS

IIMMPPRRIIMMIIRR RREECCIIBBOO

DDEESSFFAAZZEERR RREECCEEBBIIMMEENNTTOO

EEXXIIBBIIRR DDEETTAALLHHEE DDOO DDÉÉBBIITTOO

TTOOTTAALLIIZZAAÇÇÃÃOO DDEE RREECCEEBBIIMMEENNTTOOSS PPOORR DDIIAA ((DDOOIISS MMOODDEELLOOSS NNOO TTOOPPOO DDAA TTEELLAA))

TTOOTTAALLIIZZAAÇÇÃÃOO DDEE RREECCEEBBIIMMEENNTTOOSS PPOORR BBLLOOCCOO ((TTOOPPOO DDAA TTEELLAA))

RREELLAATTÓÓRRIIOO DDEE RREESSUUMMOO DDEE RREECCEEBBIIMMEENNTTOOSS ((PP// PPLLAANNOO DDEE CCOONNTTAASS))

Documents

MANUAL DO USUÁRIO - SCON-V2 a Receber.pdf · define a conta, no Plano de Contas, informa o tipo de rateio. É só. ... • Dividir o valor proporcionalmente pela quantidade de moradores