MANUAL DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOSsistemas2.secad.to.gov.br/gcs/export/sites/default/portal_secad/... · MANUAL DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Agosto de 2014 . ... As alterações

Secretaria do Planejamento e da Modernização da Gestão Pública Praça dos Girassóis - Plano Diretor Norte - s/n

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SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO

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Secretaria da Administração Praça dos Girassóis, s/n, Esplanadadas Secretarias CEP:77.001-906 – Palmas/TO Tel: 63 3218-1502

Secretaria da Administração

Secretaria do Planejamento e da Modernização da Gestão Pública

MANUAL DOS PROCEDIMENTOS

ADMINISTRATIVOS

Agosto de 2014



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APRESENTAÇÃO

O MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS contempla os fluxos operacionais dos atos das atividades meio e fim da Secretaria da Administração e foi instituído pela Instrução Normativa Conjunta SEPLAN/SECAD nº 001, de 29 de julho de 2014, prevendo o apoio e supervisão da Secretaria do Planejamento e Modernização da Gestão Pública.

Dentre os objetivos está a proposta de melhorias visando reduzir o tempo de

ciclo, minimizar erros, e consequentemente aumentar a eficiência operacional. A principal mudança observada está na descentralização da gestão de pessoal

e execução de folha de pagamento, integrando os setoriais de gestão profissional aos fluxos operacionais e rotinas de trabalho.

Outras transferências de competência devem ser efetivadas em breve e estão

em fase de conclusão dos módulos para disponibilização. As alterações de procedimentos serão analisadas pelo setor envolvido,

juntamente com a Diretoria de Modernização da SEPLAN e após aprovada pelo Secretário da Administração, disponibilizadas no sítio oficial.

As áreas de gestão profissional, normatização e folha de pagamento

assegurarão, em conjunto com a Escola de Governo, os meios de treinamento, orientação e assistência permanente aos setoriais descentralizados.



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SUMÁRIO

Mapeamento e Fluxos de Processos de Admissão de Pessoal

SECAD – Fluxo de Posse para Cargo de provimento Efetivo e cargo de provimento em

Comissão – 1ª Parte .............................................................................................................................. 4

SECAD – Posse em Cargo Efetivo e Comissionado – 2ª Parte .................................................. 5

SECAD – Validação de prazos legais .............................................................................................. 10

SECAD – Acumulação de Cargos Públicos .................................................................................... 12

SECAD – Contratação Temporária ................................................................................................. 14

SECAD – Aditivo de Contratos Temporários .............................................................................. 17

SECAD – Extinção de Contratos Temporários ............................................................................ 19

SECAD – Exoneração de Cargo Comissionado ............................................................................ 21

SECAD – Impedimento de Posse ..................................................................................................... 23

Mapeamento e Fluxos dos Processos da Folha de Pagamento

SECAD – Rotina de Composição da Folha de Pagamento ....................................................... 26

SECAD – Rotina de Execução da Folha de Pagamento Mensal ............................................. 28

SECAD – Rotina de Controle e Auditoria da Folha de Pagamento Mensal ....................... 32



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SECAD – Fluxo de Posse para Cargo de provimento Efetivo e cargo de provimento em Comissão – 1ª Parte

PROCEDIMENTO DE MANUALIZAÇÃO OPERACIONAL PADRÃO - PMOP

PROCEDIMENTO: Admissão de Pessoal em Cargo Efetivo e Comissionado

DATA DE ATUALIZAÇÃO: MARÇO/2014

PROCESSO: RESPONSÁVEL: Posse Diretoria de Planejamento e de

Gestão Profissional do Poder Executivo

OBJETIVO Sistematização da rotina de posse.

FLUXO BASICO DO PROCESSO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE

SECAD Matrícula do

Servidor Gerada ou atualizada

Inserção do Servidor na

Folha

Vínculo do Servidor

Servidores Concursados e Comissionados

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS Para provisão de cargo em comissão: Cópia do Ato de Nomeação, Comprovante de titularidade individual de conta corrente, do Banco do Brasil, em Agência situada preferencialmente dentro do Estado do Tocantins. Comprovante de Endereço, Carteira de Identidade – RG, Cadastro de Pessoa Física – CPF, Certidão de Nascimento ou Casamento. Se viúvo (a), acompanhar Certidão de Óbito do (a) Cônjuge, se Separado ou Divorciado, trazer Certidão com Averbação, Uma foto 3X4 recente, Título Eleitoral, Certidão de Quitação Eleitoral emitida pela Justiça Eleitoral ou comprovante da última votação (1º e 2º turnos, se for o caso), Documento com o número de inscrição do PIS/PASEP, Declaração de bens, Declaração de Acumulação ou não de Cargos Públicos Para provimento em cargo efetivo, além dos documentos acima relacionados, apresentar Comprovante de escolaridade, Certificado de Reservista ou Certificado de dispensa da Incorporação, se do sexo masculino (isento para o candidato que tenha 45 anos ou mais de idade), Comprovante de Coleta de Informações Previdenciárias, emitida pelo Instituto de Gestão Previdenciária – IGEPREV, Laudo de Aptidão Física e Mental e demais documentos exigidos no respectivo Edital para o provimento do cargo. Caso seja ocupante de outro cargo, emprego ou função Pública, apresentar DECLARAÇÃO, constando o nome do cargo, carga horária e horário de trabalho, emitida pelo chefe do setorial de RH do Órgão. Identificada a impossibilidade de acumulação legal de cargos públicos, o candidato deve apresentar PORTARIA DE EXONERAÇÃO ou DECLARAÇÃO DE VACÂNCIA. Em caso de servidor requisitado, apresentar, no Ato de Posse: a) Cópia do Ato de Disposição; b) Original dos Encargos Financeiros; c) Cópia do último contra-cheque.



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BASE LEGAL Constituição da República Federativa do Brasil, de 05 de outubro de 1988, art. 37, inciso XVI; Lei 1818/2007, art. 9 a 15; Edital do respectivo concurso.

TAREFA RESPONSÁVEL Fluxo de Posse para Cargo de provimento Efetivo e cargo de provimento em

Comissão - 1ª etapa 1. Nomeia servidores concursados em cargo efetivo, por ordem de classificação e lotação ou comissionados para cargos da Estrutura ou de Assessoramento previstos em Lei.

Gabinete Do Governador

2. Publica os atos de nomeação no Diário Oficial do Estado. Casa Civil 3. Servidor é concursado ou comissionado? 3.1 Concursado 3.1.1 Acessa Site da SECAD e pega lista dos documentos

necessários para a Posse no link http://www.SECAD.to.gov.br/gcs/export/sites/default/portal_SECAD /downloads/Posse).

3.1.2 Estando com os laudos de exames e todos os demais documentos providenciados, acessa o Portal do Servidor no link http://webdoc.secad.to.gov.br/agendamento.xhtml para agendar sua apresentação à Junta Médica.

3.1.3 De posse dos documentos originais pessoais e de seus dependentes, acompanhadas de cópias, comparece ao IGEPREV, para a emissão do Comprovante de Coleta de Informações Previdenciárias.

Concursado

3.1. Comissionado 3.2.1 Nomeado foi empossado pelo Governador? 3.2.1.1 Sim 3.2.1.2 Elabora Termo de Posse, colhe assinatura e encaminha para o Setor de Posse. 3.2.1.3 Vai para o item 4

Casa Civil

3.2.2 Não 3.2.2.1 Vai para o item 4

4. Se apresenta com documentação no setor de posse da SECAD

Servidor

5. Esta dentro do prazo legal para tomar posse? 5.1. Sim 5.1.1. Vai para o item 6. 5.2. Não. 5.2.1. Vai para o processo de Impedimento de Posse

SECAD – Posse

6. Servidor deseja prorrogar ou ampliar prazo para posse? 6.1 Sim 6.1.1 Segue para o processo de Validação de Prazos 6.1.2 Após validação dos prazos segue para a segunda etapa 6.2 Não 6.2.2 Segue para a segunda etapa

SECAD – Posse

http://www.secad.to.gov.br/gcs/export/sites/default/portal_SECAD%20/downloads/Posse

http://www.secad.to.gov.br/gcs/export/sites/default/portal_SECAD%20/downloads/Posse

http://webdoc.secad.to.gov.br/agendamento.xhtml



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SECAD – Posse em Cargo Efetivo e Comissionado – 2ª Parte

Fluxo de Posse para Cargo de provimento Efetivo e cargo de provimento em Comissão - 2ª etapa

7. Confere e digitaliza toda a documentação do servidor, criando o dossiê eletrônico do mesmo no Webdoc

8. Documentação está correta? 8.1 Sim 8.1.1 Vai para o item 9 8.2 Não

SECAD – Posse

8.2.1 Complementa a documentação e retorna ao item 5 Servidor 9. Servidor já tem cadastro no ERGON?

9.1 Sim 9.1.1 Atualiza Cadastro 9.2 Não 9.2.1 Efetua o cadastro do novo servidor no sistema

SECAD -Posse

10. Servidor declarou acumulação de Cargos Públicos? 10.1 Sim 10.1.1 Vai para o processo de acumulação de cargos 10.1.2 Concluído o processo segue o item 10.2.1 10.2 Não 10.2.1 Gera o Termo de Posse e Comprovante de Posse

SECAD -Posse

11. Assina o termo de posse Servidor 12. Entrega Comprovante da posse ao servidor 12.1 Encaminha termo de posse digitalizado para assinatura do

Secretário 12.2 Disponibiliza pré-cadastro dos empossados para os órgãos

SECAD -Posse

13 Assina digitalmente o termo de posse 13.1 Retorna termo assinado ao Setor de Posse

Secretário/SECAD

13. Apresenta-se no prazo de 15 dias a contar da posse no Órgão para entrar em exercício

Servidor

14. Servidor está dentro do prazo de 15 dias Órgão de Origem

14.1 Não 14.1.1 Emite Declaração de Não Exercício 14.1.2 Envia Declaração digitalizada para SECAD/Posse 14.1.3 Arquiva Declaração original 14.2 Sim 14.2.1 Recebe o servidor e confirma data de exercício e lotação setorial no ERGON 14.2.2 Emite Declaração de exercício e envia digitalmente para a SECAD/Posse 14.2.3 Arquiva Declaração original no dossiê local do servidor 15. Verifica no ERGON cadastro de servidores que, empossados não

se apresentaram para exercício. 15.1 Segue para o passo 14.1.1

Órgão de Origem



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16. Recebe Declaração de Exercício e de Não- Exercício dos órgãos de origem

16.1 Encaminha declaração de não exercício para o Gabinete juntamente com a minuta do ato que torna sem efeito a posse

SECAD -Posse

16.1.2 Assina Ato tornando sem efeito as posses não efetivadas 16.1.3 Envia os atos para a Casa Civil

Secretário/SECAD

16.1.4 Publica os Atos que tornam sem efeito as posses não efetivadas no D.O.E.

Casa Civil

16.2 Insere Declaração de Exercício e Termo de Posse no Webdoc 16.2.1 Envia arquivos do webdoc para o TCE

SECAD -Posse

17. Encaminha Termo de Posse e Declaração de bens físicos para arquivamento

SECAD -Posse

18. Arquiva Termo de Posse e Declaração de Bens físicos SECAD -Coged



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SECAD – Validação de prazos legais

Fluxo de Validação dos Prazos Legais

1. Protocola Requerimento de Ampliação ou Prorrogação de posse; Servidor 2. Digitaliza requerimento e documentos comprobatórios e

encaminha o arquivo digital para o setor de posse Protocolo

3. Analisa requerimento de ampliação de prazo de posse; 3.1 Emite parecer e encaminha para o Gabinete com a minuta do ato, em caso positivo.

SECAD-Posse

4. Secretário defere o pedido? 4.1 Sim. 4.1.1 Assina deferindo o requerimento e encaminha ato de prorrogação/ampliação para Casa Civil;

Secretario SECAD

4.1.1.2 Publica no D.O.E.; Casa Civil 4.1.1.3 Arquiva Publicação no Dossiê do Servidor; SECAD-Coged 4.1.1.4 Segue para o passo 5.1; SECAD-Posse

4.2 Não Secretario SECAD 4.2.1 Despacha indeferimento do pedido e encaminha de volta à Posse

5. Prorrogação/ Ampliação foi deferida? SECAD-Posse 5.1 Sim 5.1.1 Acompanha o término do prazo de ampliação ou prorrogação 5.1.2 Segue para o passo 6; 5.2 Não 5.2.1 Segue para o passo 7; 6. Concluído o prazo 6.1. Tratando-se de Prorrogação, caso o servidor não possua vínculo anterior com o Estado, segue para o passo 7; 6.2 Tratando-se de Ampliação, que é situação específica para quem já possuía vínculo com o Estado, o servidor pode requerer ainda a Prorrogação; 6.2.1 Deseja prorrogar por mais 30 dias a posse? 6.2.1.1 Sim 6.2.1.1.2 Retorna para o passo 1; 6.2.1.2 Não 6.2.1.2.1 Segue para o passo 7;

SECAD-Posse

7. Comunica o servidor para posse imediata SECAD-Posse



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SECAD – Acumulação de Cargos Públicos

Fluxo de Acumulação de Cargos Públicos

1. Assina Declaração de Acumulação ou não de Cargos Públicos; Servidor 2. Recebe e Analisa a compatibilidade de Acumulação de Cargos Públicos; 3. Acumulação é Compatível nos termos da Constituição Federal e da Lei 1.818/2007? 3.1. Sim. 3.1.1. Autoriza a posse; 3.1.2. SAIDA. 3.2. Não. 3.2.1. Comunica ao Servidor a irregularidade da acumulação;

SECAD - Posse

1. Deseja recorrer da decisão? 4.1 Não 4.1.1 Segue para o passo 5; 4.2 Sim 4.2.1 Encaminha solicitação de revisão de análise para o Secretário

Servidor

4.2.2 Emite o parecer de revisão de análise e encaminha para a posse Secretario SECAD

4.2.3 Cumpre a decisão 4.2.4 Parecer é favorável? 4.2.4.1 Sim 4.2.4.1.1 Saída (Encerra o processo) 4.2.4.2 Não 4.2.4.2.1 Comunica ao servidor sobre a Negativa do Parecer

SECAD - Posse

4.2.4.2.2 Aceita a decisão? 4.2.4.2.2.1 Sim 4.2.4.2.2.1.1 Segue para o passo 5; 4.2.4.2.2.2 Não 4.2.4.2.2.2.1 Entra com processo judicial;

Servidor

2. Servidor opta por um dos cargos 5.1 Se a opção é pela manutenção do cargo anterior 5.1.1 Segue o fluxo de impedimento de posse 5.2 Se a opção é pela posse no novo cargo 5.2.1 Recebe do servidor requerimento de exoneração do cargo anterior 5.2.2 Encaminha ato de exoneração para a Casa Civil

SECAD - Posse

5.2.3 Publica atos no D.O.E Casa Civil

5.2.4 Arquiva publicação no dossiê do servidor SECAD - Coged

5.2.5 Segue para a saída SECAD - Posse



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SECAD – Contratação Temporária PROCEDIMENTO DE MANUALIZAÇÃO OPERACIONAL PADRÃO - PMOP

PROCEDIMENTO: Admissão de Pessoal em Contratos Temporários


PROCESSO: RESPONSÁVEL:

Posse de Contratos Temporários Diretoria de Planejamento e de Gestão Profissional do Poder Executivo

OBJETIVO

Admissão de Pessoal em Contratos Temporários

FLUXO BASICO DO PROCESSO

FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE

SECAD Matrícula do Servidor Gerada

ou atualizada

Inserção do Servidor na

Folha

Vínculo do Servidor

Servidores Contratados

temporariamente

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

- 1 FOTO ¾, - Certidão de Casamento ou Nascimento; Carteira de Identidade; CPF; Título de Eleitor; Certidão de Quitação Eleitoral; Certificado de Reservista ou Certificado de Dispensa da Incorporação (Sexo Masculino) - PIS/PASEP ou extrato de inexistência de registro (Obtido junto ao Banco do Brasil-PASEP e Caixa Econômica Federal-PIS); Comprovante de Endereço; Comprovante de Escolaridade; Carteira Nacional de Habilitação – CNH, no mínimo categoria B, (se contratado para função de motorista);

- Comprovante de Escolaridade exigido para o cargo em questão (Diploma ou Certificado com Histórico); Carteira do Conselho Profissional (Sempre que exigido para o exercício); Comprovante recente de titularidade de conta corrente em Agência Bancária do Estado do Tocantins (Banco Conveniado: Banco do Brasil); Declaração de Bens e Valores (Modelo da Secad); Caso seja ocupante de cargo, emprego ou função pública, sendo o mesmo acumulável nos do Art. 37, inciso XVI, da Constituição Federal/88, anexar DECLARAÇÃO, constando nomenclatura do cargo, carga horária e horário de trabalho em que desenvolve suas atividades, emitida pelo titular do Órgão de lotação. Identificada a impossibilidade de acumulação legal de cargos públicos, deverá ser exigida cópia da Portaria de Exoneração ou Requerimento de Exoneração protocolizado perante o órgão onde detém o cargo, emprego ou função pública; ou ainda, Declaração de Vacância emitida pelo Titular do correspondente órgão;

BASE LEGAL

Constituição da República Federativa do Brasil, de 05 de outubro de 1988, art. 37, inciso XVI; Lei 1818/2007, art. 9 a 15; CLT

TAREFA RESPONSÁVEL

Contratação Temporária

4. Solicita autorização para contratação temporária, fundamentando a necessidade;

Órgão de Origem

5. Autoriza contratação; Gabinete Do Governador

6. Digitaliza documentação exigida para o contrato, bem como o despacho do Sr. Governador;

Órgão de Origem

7. Prepara minuta do contrato e envia junto com a documentação, via SGD para o setor de posse;



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8. Confere as minutas de contrato e documentação entregue; 9. Contrato está correto?

9.1. Sim; 9.1.1. Faz pré-cadastro do servidor no Ergon; 9.1.2. Valida e encaminha contratos para assinatura do contratado;

9.2. Não; 9.2.1. Retorna ao órgão de origem para correções necessárias

SECAD - Posse

9.2.2. Efetua as correções e volta ao passo 5; Órgão de Origem

10. Colhe assinatura do servidor no Contrato; 11. Lança data de exercício no Ergon; 12. Digitaliza Contrato assinado e envia para a Posse; 13. Arquiva contrato físico no dossiê do servidor;

Órgão de Origem

14. Autua processos eletrônicos individuais para cada contrato; 15. Encaminha processos para assinatura do Secretário

SECAD – Posse

16. Assina digitalmente os contratos e devolve a posse Secretário-SECAD

17. Gera extrato do contrato e envia para a Casa Civil SECAD – Posse

18. Publica os extratos de contrato no D.O.E Casa Civil

19. Arquiva publicação no Dossiê Eletrônico do servidor SECAD - Coged



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SECAD – Aditivo de Contratos Temporários

Aditivo de Contrato Temporário

1. Solicita aditivo do contrato ao Senhor Governador (Os aditivos podem ser de vigência, carga horária, lotação ou novo cargo);

Órgão de Origem

2. Decide sobre o pedido de Aditivo 3. Autorizado o aditivo?

3.1. Não; 3.1.1. Devolve despacho para o órgão de origem que encerra o fluxo;

3.2. Sim; 3.2.1. Envia despacho autorizando para o setor de posse;

Gabinete do Governador

3.2.2. Elabora aditivo do contrato nos termos autorizados; 3.2.3. Convoca servidor para assinatura do aditivo

Setor de Posse

4. Vai à SECAD e assina Aditivo Servidor

5. Digitaliza Termo Aditivo assinado e envia para o Gabinete do Secretário via SGD

SECAD -Posse

6. Assina digitalmente o termo e retorna para a posse Secretário SECAD

7. Insere as novas informações aditivadas no ERGON 8. Gera extrato do Aditivo e encaminha para Publicação

SECAD -Posse

9. Publica extrato no D.O.E. Casa Civil

10. Arquiva Publicação e Termo Aditivo no Dossiê do servidor SECAD -Coged



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SECAD – Extinção de Contratos Temporários

Fluxo de Extinção de Contrato

1. A Entrada pode se dar por 3 formas distintas

1.1 SECAD-Posse 1.1.1 Acompanha término dos contratos 1.1.2 Existe autorização de aditivo?

1.1.2.1 Sim 1.1.2.1.1 Segue para o fluxo de Aditivo de Contrato

1.1.2.2 Não 1.1.2.2.1 Comunica Órgão de Origem para a

dispensa do servidor 1.1.2.2.2 Segue para o passo 2

SECAD - Posse

1.2 Servidor 1.2.1 Protocola Requerimento no órgão de origem

Servidor

1.2.2 Segue para o passo 1.3 1.3 Órgão de Origem

1.3.1 Solicita a Extinção do Contrato em ofício, via SGD

Órgão de Origem

1.3.2 Encaminha solicitação do Órgão para a Posse Secretário –SECAD

2. Extingue o Contrato 2.1 Procede às anotações no cadastro do ERGON 2.2 Envia Ato para Publicação

SECAD - Posse

3. Publica ato de Extinção do Contrato Casa Civil

4. Arquiva o ato de extinção no dossiê do servidor SECAD – Coged



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SECAD – Exoneração de Cargo Comissionado PROCEDIMENTO DE MANUALIZAÇÃO OPERACIONAL PADRÃO - PMOP

PROCEDIMENTO: Exoneração de Cargo Comissionado


PROCESSO: RESPONSÁVEL: Exoneração de Cargo Comissionado Diretoria de Planejamento e de


OBJETIVO Exoneração de Cargo Comissionado


SECAD Pedido de Exoneração

Desativação do servidor

Exoneração Servidores comissionados

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

Fluxo de Acumulação de Cargos Públicos

1 – Encaminha o pedido para o órgão de Origem Servidor 2 – Encaminha o pedido de Exoneração Órgão de

Origem 3 – Exoneração foi a pedido do servidor? Órgão de

Origem

3.1 – Não – Despacha o pedido de exoneração à Casa Civil e segue para o passo 4

Gabinete do Governador

3.2 – Sim – Encaminha a pedido para ASTEC e segue para o passo 6.

SECAD/ Gabinete

4 – Prepara os atos Casa Civil 5 – Publica a Exoneração no DOE e segue para o passo 10 Casa Civil

6 – Faz a minuta e encaminha para o secretário ASTEC 7 – Secretário assina a minuta de exoneração SECAD/

Gabinete 8 – Encaminha para Publicação ASTEC 9 – Publica a exoneração no DOE Casa Civil 10 – Arquiva a publicação no Dossiê do Servidor SECAD/

COGED 11 – Encerra o processo.



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SECAD – Impedimento de Posse PROCEDIMENTO DE MANUALIZAÇÃO OPERACIONAL PADRÃO - PMOP

PROCEDIMENTO: Impedimento de Posse


PROCESSO: RESPONSÁVEL: Impedimento de Posse Diretoria de Planejamento e de


OBJETIVO Definir quanto ao impedimento de posse


SECAD Posse Cancelamento Cancelamento Servidores comissionados

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS Comunicação da irregularidade

BASE LEGAL

Constituição Federal, Estatuto do servidor Público 1818/2007 e Editais dos concursos Fluxo de Acumulação de Cargos Públicos

1 – Impede a posse e encaminha a minuta via SGD SECAD/Posse 2 – Torna o ato sem efeito e assina digitalmente SECAD/

Secretário 3 – Publica no DOE Casa Civil

4 – Arquiva a publicação no Dossiê do servidor no WebDoc SECAD/ COGED

5 – Encerra o processo



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Secretaria da Administração

Secretaria do Planejamento e da Modernização da Gestão Pública

Mapeamento e Fluxos dos Processos da Folha de

Pagamento

Julho de 2014



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SECAD – Rotina de Composição da Folha de Pagamento

MANUALIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS - MPP

PROCEDIMENTO: Rotina de Composição Folha de Pagamento

DATA DE ATUALIZAÇÃO: Março/2014

PROCESSO: RESPONSÁVEL: Composição da Folha de Pagamento Diretoria de Gestão da Folha de

Pagamento OBJETIVO

Sistematizar a composição da Folha de Pagamento mensal dos servidores públicos do Estado do Tocantins


SECAD Dados financeiros,

D.O.E., informações dos RHs dos

Órgãos.

Rotinas de Composição da

Folha

Folha de Pagamento

Mensal

Órgãos da Administração Pública - Direta

e Indireta

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS Diário Oficial do Estado do Tocantins dados tais como: Exoneração, Vacância, Remoção/cessão, Ingresso de Comissionados, Progressão Horizontal e Vertical de Cargos efetivos, Funções de Comissão e Função de Confiança. Tabelas vigentes: INSS, IRRF, Salário Família e demais encargos previsto na legislação. Informações dos órgãos tais como: frequências, vales transporte, férias, remoções internas, efetivação de cargos, lançamentos de produtividade da SEFAZ, lançamento de Carga Horária da SEDUC, lançamento e promoções e funções dos PMs e Bombeiros, lançamentos de insalubridade e adicional noturno da SESAU. Importação de outros órgãos: PLANSAÚDE, consignações e IGPREV.

BASE LEGAL Constituição Federal, Estatuto do Servidor 1818/2007 e Diversos PCCS

TAREFA RESPONSÁVEL Rotina de Composição da Folha de Pagamento

1. Monitora continuamente as publicações no Diário Oficial do Estado e os lançamentos efetuados pelos órgãos de origem e/ou departamentos afins no Ergon;

1.1. Existem divergências de lançamentos? 1.1.1. Não; 1.1.2. Retorna ao passo 1;

1.2. Sim; 1.2.1. Contata órgão de origem e orienta as ações adequadas

para correção e ajuste; 1.2.2. Retorna ao passo 1;

SECAD/COCAP

2. Cadastra o servidor de forma integrada no WEBDOC e ERGON SECAD/POSSE

3. Lança no ERGON os eventos do período de cada servidor, conforme descritos na Instrução Normativa nº xxxx: Produtividade, Carga Horária, Promoção e Função, Insalubridade,

ÓRGÃO/RHs



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adicional noturno, Frequências, Vale Transporte, Férias, remoção interna, entre outros;

4. Atualiza coeficientes das tabelas de IRRF, INSS, Salário Família e IGPREV sempre que houver mudanças; 4.1. Realiza a carga de dados em lote oriundos de outros sistemas

(GIRAS/SICONSIG/PLANSAUDE) e gera as parcelas do mês;

SECAD/CODEP

5. Lançam dados de suas respectivas competências no ERGON, nos termos da Instrução Normativa nº xxxx

SECAD/DGP/ Junta

Médica/CORAD



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SECAD – Rotina de Execução da Folha de Pagamento Mensal MANUALIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS - MPP

PROCEDIMENTO: Rotina de execução da Folha de Pagamento Mensal


PROCESSO: RESPONSÁVEL: Execução da Folha de Pagamento Mensal Diretoria de Gestão de Folha de

Pagamento OBJETIVO

Sistematizar a execução da Folha de Pagamento mensal dos servidores públicos do Estado do Tocantins


SECAD Dados financeiros,

D.O.E., informações dos RHs dos órgãos

Execução da Folha

Crédito do salário dos servidores

Servidores da Administração Pública - Direta

e Indireta

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS Dados registrados no Ergon ou importados de outros sistemas de acordo com as 150 rubricas que compõem a Folha de Pagamento do Estado.

BASE LEGAL Constituição Federal e Estatuto do Servidor 1818/2007

TAREFA RESPONSÁVEL



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1. Em data previamente informada aos RHs, encerra a inclusão

dos dados e gera os produtos da Folha de Pagamento;

1.1. Disponibiliza em porta arquivos os relatórios

individualizados de Folha para os RHs locais até 4 (quatro)

dias úteis antes do pagamento;

SECAD/CODEP

1.1.1. Realiza a conferência da Folha de Pagamento

1.1.2. Existem inconsistências na Folha?

1.1.2.1. Sim

1.1.2.1.1. Emite relatório das inconsistências, e,

simultaneamente dá prosseguimento ao passo

1.1.3 ;

1.1.2.1.2. Envia relatório via SGD para conhecimento do

Gestor da Pasta

Órgão/RH

1.1.2.1.3. Envia relatório das inconsistências para o

Secretário da SECAD Órgão/ Gabinete

1.1.2.1.4. Analisa e despacha encaminhamentos de

ajuste; SECAD/Gabinete

1.1.2.1.5. Processa ajustes para inclusão na próxima

folha;

1.1.2.1.6. Segue para a saída. SECAD/COCAP

1.1.2.2. Não

1.1.2.2.1. Segue para o passo 1.1.3

1.1.3. Envia relatórios de folha para o Financeiro Órgãos/RHs

1.1.4. Executa as rotinas orçamentárias e financeiras;

1.1.4.1. Emite as PD’s lança as despesas no SIAFEM; Órgãos/Financeiro

1.1.5. Encaminha o pagamento junto aos Bancos (exceto

Vale Transporte)

1.1.6. Segue para saída SEFAZ

1.2. Transmite a Fita Banco ao Banco do Brasil para

preparação do crédito individualizado;

1.2.1. Houve recusa bancária de servidores?

1.2.1.1. Não

1.2.1.1.1. Segue para a saída

1.2.1.2. Sim

SECAD/CODEP

1.2.1.2.1. Levanta dados da recusa e encaminha

ao órgão para as providências cabíveis; SECAD/COAUD

1.2.1.2.2. Corrigem no Ergon e no Webdoc os

lançamentos que deram margem à recusa;

1.2.1.2.3. Solicita, por e-mail, a liberação do

crédito à SECAD;

Órgãos/RHs



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1.2.1.2.4. Retransmite o crédito individualmente

para o Banco;

1.2.1.2.5. Segue para a saída.

1.3. Encaminha relatório de Folha de todos os Órgãos para a

SEFAZ;

SECAD/DGF

1.3.1. Faz a provisão dos recursos financeiros e aguarda

emissão das PDs pelos órgãos de origem

1.3.2. Segue para a saída. SEFAZ

1.4. Emite Guias de FGTS e Informações Previdenciárias – GFIP

1.4.1. Transmite arquivos para a CEF;

1.4.2. Segue para a saída.

1.5. Disponibiliza Contracheque dos servidores no Portal do

Servidor;

1.5.1. Segue para a saída.

SECAD/DGF



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SECAD – Rotina de Controle e Auditoria da Folha de Pagamento Mensal

MANUALIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS - MPP

PROCEDIMENTO: Rotinas de Consolidação da Folha de Pagamento


PROCESSO: RESPONSÁVEL: Controle e Monitoria da Folha de Pagamento Superintendência de Controle da

Evolução da Folha de Pagamento OBJETIVO

Controlar a evolução da Folha de Pagamento mensal dos servidores públicos do Estado do Tocantins, monitorar sua composição e execução, propondo soluções de melhoria administrativa e gerencial da mesma.


SECAD Lançamentos diários dos eventos de

folha

Controle e monitoramento da evolução da

Folha de pagamento

Folha de Pagamento

Mensal mais enxuta e confiável

Órgãos da Administraçã

o Pública - Direta e Indireta

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS Lançamentos diários efetuados no Ergon, Relatórios mensais, globais e individualizados por Órgão e Rubrica da Folha de Pagamento.

BASE LEGAL

TAREFA RESPONSÁVEL Rotina de Controle e Auditoria da Folha de Pagamento

1. Analisa e acompanha a evolução diária da Folha, com base nos lançamentos efetuados no Ergon; 1.1. Extrai relatórios diários dos lançamentos e alimenta sistema

(tabela) comparativa com o dia anterior e meta financeira; 1.2. Acompanha toda a evolução da das rotinas de composição e

execução da folha por meio dos lançamentos inseridos no Ergon;

1.3. Monitora erros de lançamento; 1.3.1. Cobra providências quanto às correções a DGF; 1.3.2. Segue para a saída

1.4. Elabora relatórios de ocorrências e evolução; 1.4.1. Propõe soluções e/ou adequações; 1.4.2. Encaminha relatórios e propostas ao Gabinete;

SECAD/Controle

1.5. Despacha encaminhamentos de ajustes e/ou melhorias. 1.5.1. Segue para a saída

SECAD/Gabinete



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MANUAL DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOSsistemas2.secad.to.gov.br/gcs/export/sites/default/portal_secad/... · MANUAL DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Agosto de 2014 . ... As alterações