Manual FC Parte1

Guia de Utilizao e Actividades com a Folha de Clculo Primeira parte

(Verso adaptada por Rosrio Rodrigues)

Autores Jos Duarte ([email protected]) Lus Alves

Sumrio 1. INTRODUO.................................................................................................1 A quem se destina?...................................................................................1 Como est organizado o Guia de Utilizao?.................................................1 O que se pode encontrar no Guia de Actividades?.........................................2 2. PARAQUE SERVE UMA FOLHA DE CLCULO

?..............................................................3

A ferramenta ...........................................................................................3 Algumas potencialidades............................................................................3 O importante o contexto.........................................................................4 Diferentes objectivos, diferentes opes......................................................4 A Folha de Clculo no dia a dia...................................................................4 3. GUIADE

UTILIZAO.......................................................................................5

3.1 Primeiros Passos....................................................................................5 3.2 Lanamento e Formatao de dados na Folha de Clculo.............................6 O que a rea de trabalho?.......................................................................6 Clulas e Blocos de clulas.........................................................................7 Que tipo de dados podemos introduzir?.......................................................7 Funes.................................................................................................10 Como copiar e movimentar informao?.....................................................10 O que acontece quando copiamos uma frmula?.........................................12 Como melhorar a apresentao dos dados?................................................14 Formatao de Nmeros..........................................................................16 Formataes (pela Barra de Ferramentas)..................................................16 Outras formataes.................................................................................17 Ajustar a largura das colunas....................................................................18 3.3 Gravar e Imprimir................................................................................19 Como gravar o trabalho?..........................................................................19 Como abrir um documento j gravado anteriormente?.................................19 Como organizar e melhorar o aspecto global de um documento a imprimir?. . .19

Como imprimir um trabalho?....................................................................20 Como terminar o trabalho?.......................................................................20 3.4 Construo de grficos..........................................................................21 Como criar um grfico?............................................................................21 Como construir um pictograma?................................................................24 3.5 A Folha de Clculo para tratamentos estatsticos simples...........................26 Como calcular a mdia aritmtica de um conjunto de dados? .......................26 Como calcular a mdia ponderada de um conjunto de dados?.......................27 Como calcular a moda de uma distribuio de dados?..................................27 Como agrupar valores contnuos em intervalos?..........................................29 Como construir um histograma a partir dos valores agrupados?....................30 3.6 Gesto e organizao de dados..............................................................32 Como fixar cabealhos que pretendemos visualizar sempre, independentemente do rolamento dos dados no cran, na vertical?............................................32 Como ordenar registos?...........................................................................33 Como definir critrios de pesquisa?...........................................................34

Guia de Utilizao e Actividades com a Folha de Clculo

1. INTRODUOA quem se destina? Este Guia de Utilizao e Actividades com a Folha de Clculo, tem por finalidade constituir um dos suportes de um futuro currculo bsico de formao de professores na rea das Tecnologias de Informao e Comunicao (TIC) na Educao. A verso que agora se apresenta integra algumas contribuies que os autores entenderam pertinentes relativamente s sugestes, crticas e propostas de alterao, feitas pelos professores, futuros formadores, que participaram na Oficina Formar Professores em Rede, que decorreu no ano lectivo de 2000-2001. Na sua construo assumimos que ele se destina a ser utilizado em cursos e oficinas de formao sob a orientao de um formador, por professores com poucos conhecimentos de informtica. Finalmente e quando se afirma que ele constitui um dos suportes, assume-se a limitao nos dias de hoje, face s constantes e rpidas actualizaes e novas verses do software, s publicaes tcnicas que vo sendo sucessivamente editadas e progressiva disponibilizao de materiais de apoio na rede (Internet), de qualquer manual em suporte escrito aconselhado para qualquer rea do saber. Interessa pois, mais do que nos centrarmos em pormenores que vo variando, identificarmos os invariantes de uma folha de clculo nas suas caractersticas tcnicas bsicas e nas suas potencialidades pedaggicas. Como est organizado o Guia de Utilizao? Em primeiro lugar, os autores seleccionaram as operaes tcnicas consideradas indispensveis para responder s principais potencialidades desta ferramenta. Seguidamente organizaram-nas em seis seces (Primeiros passos; Lanamento e formatao de dados na Folha de Clculo; Construo de Grficos; Tratamentos Estatsticos elementares; Gesto e Organizao de dados), procurando apresentar sempre a explicao dos menus e diferentes opes como resposta a perguntas e tarefas concretas propostas. Por ltimo, apresenta-se uma breve informao que indica as operaes

necessrias integrao de informao do Excel noutras aplicaes do Office (processador de texto, apresentao electrnica, etc.) e vice-versa.

Centro de Competncia CRIE da ESE de Setbal

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O que se pode encontrar no Guia de Actividades? A crescente vulgarizao do acesso Internet permite recolher dados reais e em tempo real, susceptveis de serem posteriormente tratados na Folha de Clculo. Alm disso, a Internet constitui ainda um vasto repositrio de informao, onde se podem encontrar guias de utilizao, FAQs1, textos de apoio utilizao educativa de diferentes ferramentas computacionais, ideias e sugestes de projectos a desenvolver. Neste sentido, o Guia de Actividades que vem no fim da publicao, comea por indicar alguns links (ligaes) para pginas que considermos importantes, quer no domnio tcnico, quer no mbito das utilizaes educativas da Folha de Clculo. Existe ainda uma chamada de ateno para a Estatstica que se tornou um instrumento decisivo de (in)/(de)formao da opinio pblica, onde se sugerem algumas pistas no domnio da alfabetizao estatstica que podero ajudar a compreender a informao numrica que nos invade atravs dos media e susceptveis de serem integradas no trabalho com uma folha de clculo. Finalmente apresentam-se um conjunto de tarefas para cuja resoluo so mobilizados alguns conhecimentos tcnicos descritos no guia de utilizao. A opo por umas ou outras tarefas depende essencialmente do percurso formativo anterior do formando relativamente a outras aplicaes do Office.

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Frequently Asked Qustions (as dvidas mais frequentes)


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2. PARA

QUE SERVE UMA FOLHA DE CLCULO

?

A ferramenta ... O Excel, semelhana de outras folhas de clculo, integra-se no conjunto vulgarmente designado por programas ferramenta, a par dos processadores de texto, das bases de dados e outros. Nas palavras de Veloso (1987) tal como a ferramenta manual uma extenso das nossas mos, o computador uma extenso da nossa inteligncia. Visualmente apresenta-se como uma matriz de linhas/colunas, permitindo a insero de valores numricos, frmulas e texto, que podem posteriormente ser sujeitos a tratamento, atravs de um conjunto de opes que o programa oferece. Algumas potencialidades... Inicialmente criadas e disseminadas pela indstria, comrcio e servios, tm vindo a ser progressivamente utilizadas em contextos educativos e apropriadas por professores de diferentes disciplinas, pondo em evidncia as suas principais potencialidades, nomeadamente: - a possibilidade de operar com dados reais, tratar grandes quantidades de dados numricos e sistematizar informao atravs de indicadores estatsticos; - a possibilidade de representar a informao em diferentes formas (numrica, algbrica ou grfica), transitando facilmente entre elas, o que pode ajudar a melhor compreender conceitos e relaes; - a possibilidade de construir modelos de situaes/problemas reais e test-los, ou seja, verificar a sua adequao; - a possibilidade de construir simulaes de situaes e testar alternativas, de modo a poder decidir de forma fundamentada por uma opo. A forma como se podem analisar rapidamente as implicaes que tem a mudana numa ou em vrias variveis, no conjunto de outras que dela(s) dependem, torna a folha de clculo um instrumento dinmico e interactivo, que valoriza os processos experimentais. Por outro lado, a possibilidade de visualizar em pouco tempo um grande nmero de exemplos e receber feedback imediato, pode desafiar os alunos a colocarem hipteses que posteriormente podero ser testadas.


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O importante o contexto... No entanto, no a existncia em si de uma ferramenta, que a torna num instrumento privilegiado para determinadas aprendizagens. Este objectivo s poder ser conseguido num quadro geral de actividades e de relaes de trabalho apropriadas (Ponte, 1991), o que mais uma vez nos remete para o papel determinante do professor, tomando a iniciativa na criao de situaes pedagogicamente ricas, lanando desafios e criando materiais de suporte utilizao do computador. Neste sentido, a utilizao de programas abertos, como o caso da folha de clculo, exige do professor a criao de grande quantidade de materiais de apoio, susceptveis de manter viva a curiosidade dos alunos, alimentando sucessivos desafios. Diferentes objectivos, diferentes opes A folha de clculo pode usufruir de dois grandes tipos de utilizao em contexto educativo: como caixa negra ou como caixa transparente. No primeiro caso, o professor que constri o modelo da situao, limitando-se o aluno a introduzir dados, observar os resultados, tirar concluses (Moreira, 1989). Relativamente ao segundo caso, cabe aos alunos um papel mais activo no desenho do modelo que consideram apropriado, explorando-o seguidamente de modo a responderem situao problemtica com que foram confrontados. A opo por um ou outro dos modelos, entra em linha de conta com o conhecimento que os alunos tm do programa, com os objectivos do trabalho e com o papel atribudo ao aluno no processo de aprendizagem. A Folha de Clculo no dia a dia Se quero construir um horrio, fazer um balancete do condomnio, elaborar uma simulao para decidir e optar entre diferentes propostas de emprstimo ou condies para uma viagem, organizar uma tabela com as classificaes de desempenho dos alunos, visualizar graficamente um conjunto de dados ou sistematiz-los numa tabela com alguns indicadores estatsticos, ento na Folha de Clculo que encontro a ferramenta apropriada para o efeito.


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3. GUIA

DE

UTILIZAO

3.1 Primeiros Passos Como iniciar o trabalho no Excel? Para um computador com o Office instalado, poder localizar o Excel no menu Iniciar Todos os Programas Microsoft Office. Vamos comear por conhecer o ambiente de trabalho do Microsoft Excel e os menus de acesso aos diversos comandos operativos conjuntamente com os botes das barras de ferramentas. Quando abre o Excel, acede, de imediato, a um livro de trabalho Livro1. O conceito de livro baseia-se na funcionalidade de se poderem guardar vrias folhas de clculo num nico ficheiro. Por omisso, um novo livro abre trs Folhas de Clculo - Folha1, Folha2 e Folha3 - possibilitando a transferncia de dados e valores entre elas. As folhas podem ser nomeadas de acordo com as suas preferncias (duplo clique sobre o nome da folha respectiva digite de seguida o nome pretendido). Pode ainda acrescentar novas folhas (figura abaixo), eliminar folhas ou mover a posio relativa das folhas. Para o efeito, seleccione uma folha fazendo um clique no boto do lado direito do rato as opes relativas a estes processos escolher so o disponibilizadas bastando

procedimento que pretende efectuar.


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As barras de ferramentas so constitudas por botes, contendo, cada um deles, um cone que simboliza uma tarefa associada a uma funo de um menu. Para realizar essa tarefa, basta executar um clique sobre o boto respectivo. As tarefas associadas aos botes so identificadas, no apenas pelo cone que surge na face do boto, mas tambm por uma legenda que activada quando se imobiliza o ponteiro do rato sobre o boto. Trata-se de uma forma prtica e rpida de executar tarefas correntes, sem ter de recorrer s opes dos menus.

Nota: As diferentes barras de ferramentas esto disponveis no menu Ver Barras de ferramentas. As duas barras acima representam, respectivamente, a Barra de Formatao e Padro. No caso das barras no se encontrarem visveis, aceda ao menu Ver Barras de ferramentas e escolha-as. 3.2 Lanamento e Formatao de dados na Folha de Clculo O que a rea de trabalho? O Excel dispe de uma extensa rea de trabalho constituda por um conjunto de 65.536 linhas e 256 colunas. Na interseco das linhas com as colunas encontramse as clulas, identificadas por um endereo (nico para cada clula), que composto pela letra da coluna e pelo nmero da linha correspondente posio da clula (figura abaixo).

Na interseco da coluna B com a linha 5 encontra-se a clula B5, como se pode ver abaixo.


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Clulas e Blocos de clulas Uma clula basicamente um elemento nico de uma Folha de Clculo e pode conter valores numricos, texto ou uma frmula. Cada clula portanto identificada por um endereo, composto pela letra da coluna e pelo nmero da linha. Por exemplo, a clula B6 a clula que se encontra no cruzamento da segunda coluna com a sexta linha. Mas muito usual e prtico trabalhar com

conjuntos de clulas, surgindo assim a noo de bloco de clulas. Um bloco de clulas um conjunto de clulas que assume a forma de um rectngulo, identificado pelos endereos que se encontram nos extremos da sua diagonal. Por exemplo, na figura ao lado, temos assinalado um bloco de clulas que identificado por A4:E6. Sempre que queremos realizar uma tarefa, como seja, a construo de um grfico a partir de um conjunto de dados, a definio dos limites de uma tabela, ou o clculo de uma funo, confrontamo-nos com a ideia de bloco de clulas. Que tipo de dados podemos introduzir? Em cada clula, poder inserir a informao sob a forma de nmeros, texto ou frmulas. A informao numrica pode ser posteriormente utilizada em frmulas ou servir como intervalos de dados para a construo de grficos. Os valores/nmeros introduzidos podem ainda ser apresentados com formato horrio ou como datas, entre outros. A informao inserida como texto pode servir como legenda para determinados valores, ttulos ou para assinalar instrues. Pode ainda construir grficos relativos a dados previamente introduzidos. Para comear a inserir a informao, seleccione com o rato a clula pretendida e digite os dados que iro sendo simultaneamente visualizados na barra de frmulas (figura seguinte). Para terminar pode pressionar a tecla Enter, qualquer tecla de controle de cursor ou um clique com o boto esquerdo do rato em qualquer outra clula. A barra de frmulas mostra a referncia clula activa da folha de clculo, bem como o respectivo contedo. Esta barra activada sempre que se introduzem


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dados ou frmulas numa clula e pode ser utilizada para editar e alterar o contedo de uma clula.

A formatao relativa ao alinhamento dos dados encontra-se definida, por defeito, da seguinte forma: o texto alinhado esquerda e os nmeros ficam alinhados direita. Sero interpretados como texto as entradas constitudas por qualquer combinao de caracteres no numricos, letras ou espaos. Uma entrada pode ser constituda exclusivamente por nmeros, mas se forem introduzidos espaos a separar os nmeros, o contedo da clula ser tratado como texto, o que impossibilita a realizao de qualquer clculo sobre os mesmos. As frmulas constituem um tipo de informao especial. Existem dois tipos de frmulas: as pr-programadas do Excel, adiante identificadas como Funes e as definidas pelo utilizador como resultado da relao/combinao estabelecida entre endereos de clulas e operadores matemticos. Na introduo de qualquer frmula, comea-se por digitar o sinal de igual para definir que vamos inserir uma frmula (e no texto ou nmeros apenas). Depois seguem-se os endereos das clulas intercalados com um conjunto de operadores matemticos, nomeadamente, (+) para a adio, (-) para a subtraco, (*) para a multiplicao, (/) para a diviso e (^) para a exponenciao, smbolos que se encontram no teclado. Essas operaes matemticas so realizadas sobre o contedo de clulas que contenham valores numricos, que podem, eles prprios, ser o resultado da execuo de outras frmulas. Na figura ao lado encontra uma tabela que regista as compras efectuadas num supermercado. Os dados esto distribudos por quatro produto e o colunas: o nome do a Aps comprado, custo total.

quantidade, o custo do produto preenchidas as colunas com os dados relativos ao Produto, Quantidade e ao Custo Unitrio, a coluna do Custo


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Total vai ser calculada a partir do produto das duas anteriores. Assim, ser necessrio indicar este produto (Custo Unitrio * Quantidade) formalmente. Verificar, conforme est na figura, que basta para tal escrever =D5*C5, seguido da tecla Enter e aparecer na clula E5 o valor 2,32 Isto porque em C5 est o valor 2 e em D5 est o valor 1,16. Se algum destes valores mudar, o resultado da frmula, em E5, ser actualizado automaticamente. Esta , nomeadamente, uma das potencialidades importantes da Folha de Clculo, onde se consegue experimentar, rapidamente, mltiplos cenrios, alterando os valores das clulas que contm os argumentos que so utilizados nas frmulas e ir verificando os respectivos resultados. O Custo Total dos restantes produtos (Leite e Iogurtes) poder ser calculado da mesma forma. De seguida, interessa somar as trs parcelas, para encontrar o Total gasto nas compras. Para tal basta adicionar as clulas E5, E6 e E7, conforme figura abaixo.

Para terminar, imagine que paga com 20. O Troco ser calculado com base na frmula =E11-E9, o que neste caso conduz ao valor 8,78 (figura ao lado).


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Funes Uma funo representa uma operao ou conjunto de operaes sobre

determinados argumentos (normalmente blocos de clulas) que produzem um resultado. O Excel dispe de vrias categorias de funes, como as matemticas, as estatsticas, as financeiras, etc. Para as utilizar, basta aceder ao menu Inserir Funo, seleccionar a categoria que pretende (do tipo financeiro, estatstico, matemtico, etc) e escolher, em seguida, a funo. A SOMA, a MDIA, o desvio padro, DESVPADP, o MXIMO, so alguns exemplos de funes disponveis na categoria das funes estatsticas.

Retomando o exemplo anterior, das compras do supermercado, o Total das compras efectuadas, ou pode ser calculado recorrendo funo Soma automtica, simplesmente pressionando o boto da barra de ferramentas Padro. Coloque o cursor na clula E9 e escolha Inserir Funo... Seguidamente, escolha a funo SOMA. Em Nm1, seleccione o bloco de clulas correspondente aos Custos Totais dos produtos (E5:E7) e confirme o resultado. Como copiar e movimentar informao? Para movimentar informao (um bloco de clulas) de uma localizao para outra, basta assinalar a informao que se pretende transferir (com a ajuda do rato, clique e arraste at ter seleccionado o conjunto de clulas que contm os dados a ser movimentados) e aceder de seguida ao menu Editar Cortar


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(equivale ao boto ). A informao colocada na rea de Transferncia. Posicione agora o cursor na nova clula que pretende preencher (ou no canto superior esquerdo da zona a preencher, no caso de estar a movimentar um bloco de clulas) e seleccione Editar Colar (boto ). Este processo torna-se bastante rpido se, em alternativa, for

efectuado com o rato: depois de seleccionada a zona a movimentar, basta aproximar o cursor do rato das margens do bloco seleccionado (ou da clula nica, se for o caso) onde ele assume a forma de uma seta/ponteiro branco inclinado esquerda. Nessa posio, efectue um clique e arraste todo o bloco para onde pretende. semelhana do que sucede com a movimentao de informao, pode querer criar uma cpia de um conjunto de dados numa outra zona. Se se tratar apenas de texto ou de constantes numricas, o processo muito semelhante movimentao de informao, mas aqui ter de aceder ao menu Editar Copiar (equivale ao boto ) e de seguida efectuar a colagem (Editar Colar) na rea que pretende preencher com a mesma informao. Poder igualmente efectuar estes passos com o rato: depois de seleccionado o que pretende copiar, ter de pressionar a tecla Ctrl antes do arrasto. s vezes pode desejar inserir o mesmo texto, nmeros ou frmulas em mltiplas clulas. Pode faz-lo escrevendo o contedo numa clula e depois copi-lo para as outras. Mas pode fazer isso com uma nica aco: seleccione o bloco de clulas pretendido e de seguida digite os dados que quer, mas para concluir pressione Ctrl +Enter. Quando se pretende copiar clulas, ou criar sries de dados num bloco de clulas, o Excel oferece variadas opes. Pode, por exemplo, criar uma cpia com a chamada ala de preenchimento, que no mais do que o pequeno quadrado de cor preta no canto inferior direito da clula activa. Ao arrastar a ala de preenchimento pode copiar frmulas ou qualquer outro tipo de contedo da clula. Mas a ala pode servir igualmente para criar sries com um processo designado por Preenchimento automtico (menu Editar Preencher Srie...) em que o Excel adivinha que pretende uma srie de acordo com alguma dica inicial. O Excel interpreta como sendo sries, sequncias de nmeros ou texto (ou combinaes de ambos os tipos de dados), que sofrem uma alterao com alguma regularidade, geralmente numrica, de clula para clula.


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Existem pelo menos trs tipos de dados que podem ser organizados em sries: todos os tipos de nmeros incluindo datas e horas; texto que inclua nmeros; listas definidas, tais como dias da semana, por exemplo. Estas sries podem ser preenchidas com a ala de preenchimento ou podem-se inserir atravs do menu Editar - Preencher Srie... Seleccione previamente o bloco de uma ou mais clulas. De seguida, na caixa de dilogo, pode definir com preciso qual a sequncia da srie que pretende. O que acontece quando copiamos uma frmula? Podem copiar-se frmulas de uma clula para outra usando um processo anlogo ao que utilizado para copiar dados numricos. Simplesmente, no caso da cpia de frmulas, o Excel actualiza as referncias s clulas que constituem os argumentos das frmulas. Na figura ao lado, introduza na clula B2 o nmero 5 e em C2 comece por digitar o sinal de = (igual), seguido da frmula B2+3. O valor que aparece em C2 8, mas se alterarmos o valor em B2 para 10, o correspondente valor em C2 ser actualizado para 13. Na realidade, o verdadeiro contedo da clula C2 uma relao que indica que devem ser adicionadas 3 unidades ao contedo da clula B2, imediatamente sua esquerda. Assim, se pretender copiar esta frmula para as clulas que se encontram por baixo (C3, C4, C5 at C10 este ser o bloco designado por C3:C10) dever colocar o cursor sobre a clula C2, seleccionar Editar Copiar, e colocar, em seguida, o cursor no canto superior esquerdo da zona para onde pretende copiar (neste caso, a clula C3). Para terminar o processo de cpia de informao, aceda ao menu Editar Colar. Neste caso, efectuou uma cpia relativa, j que cada clula contendo a frmula ficou com a indicao de que dever adicionar 3 unidades relativamente ao contedo da clula imediatamente sua esquerda. Isto ir conduzir a um preenchimento das clulas C3 a C10 com o valor 3, uma vez que as clulas imediatamente esquerda destas no esto preenchidas, o que equivale a terem o valor zero (figura ao lado). Na realidade, o contedo das clulas C3 a C10 o que se visualiza na figura ao lado. Percebe-se agora pela sua leitura o resultado obtido na imagem anterior.


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No entanto existe um processo para que, ao efectuar a cpia, o valor de referncia seja sempre lido na mesma clula (B2), sendo esta tratada como uma referncia absoluta, no actualizando os endereos para as clulas imediatamente abaixo. Para isso, quando introduzir a frmula, dever fixar o endereo da respectiva clula com o auxlio da tecla de funo F4, pressionando-a depois de posicionar o cursor junto referncia da clula. Como resultado, aparecem dois smbolos de cifro acoplados ao endereo da clula, conforme a figura ao lado. semelhana do que fez anteriormente, se copiar agora contedo da clula C2 para o bloco C3:C10, verifica que o resultado obtido sempre 8, ou seja, a frmula que se est a copiar vai sempre ler a B2, onde encontra o valor 5, adicionando-lhe em seguida 3 unidades. Vejamos um exemplo de aplicao desta operao. Imagine que pretendia acompanhar a variao de capital depositado num banco, a uma taxa anual de 5%. Poderia comear por introduzir os seguintes dados (figura ao lado). De seguida, na clula D9, relativa variao do capital ao fim do primeiro ano, teria de colocar a frmula para efectuar o respectivo clculo: = capital do ano anterior + taxa de juro anual * capital do ano anterior (o que equivale a =D8+B3*D8). Como o processo se mantm nos anos seguintes, vai querer copiar esta frmula para obter os respectivos resultados. Mas para isso necessrio fixar o endereo da clula que contm o valor da taxa (B3) posicione o cursor junto ao endereo e pressione F4. Na figura anterior, verifique como fica referido o endereo da clula - $B$3. Pode concluir agora o processo de cpia, p. ex., por arrastamento do canto inferior direito da clula onde se encontra a frmula. Em cada ano, o capital disponvel est a ser calculado com base na referncia absoluta da clula que contm a taxa de juro anual (endereo B3, que se mantm fixo) e no valor do capital do ano imediatamente anterior (figura abaixo).


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O resultado final desta operao permitir-lhe- observar a evoluo do capital inicial investido ao longo dos anos. Como melhorar a apresentao dos dados? A apresentao dos dados um factor importante em qualquer tipo de trabalho. No Excel, isso pode ser feito no menu Formatar Clulas..., seleccionando previamente o bloco de clulas desejado. A pode modificar tipos e tamanhos de letra (separador Tipo de letra), inserir uma moldura volta de uma tabela de dados (separador Limite) ou colorir o interior das clulas, acima. Vamos ver um exemplo. Se quiser construir um horrio, comece por introduzir numa coluna os perodos horrios, e numa linha os dias da semana, conforme figura abaixo. com o chamado sombreado figura (separador Padres), conforme


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Para criar agora uma grelha para o seu horrio, seleccione o conjunto de clulas em questo (B3:G13) e no menu Formatar Clulas..., no separador Limite, comece por seleccionar o estilo de linha e a cor desejada para os limites do horrio.

De seguida, experimente directamente as predefinies para os Contornos e Interior (figura abaixo). Quando sair desta caixa de dilogo visualize com ateno as alteraes, e lembre-se que pode fazer alteraes a blocos independentes ou a uma s clula (pode definir a grelha interior com um tipo de linha diferente da utilizada para o limite exterior, por exemplo).

Pode agora preencher com um padro colorido as clulas que contm os dias da semana, assinalando as respectivas clulas e escolhendo em seguida uma cor de preenchimento, atravs do boto disponvel na barra de ferramentas (figura ao lado). Obtm assim um horrio semelhante ao da figura abaixo.


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Formatao de Nmeros Ao inserir dados numricos, deve ter em conta o tipo de nmero com que deseja trabalhar. No menu Formatar Clulas..., o separador Nmero disponibiliza uma lista diversificada de categorias a partir da qual poder escolher a mais adequada para cada situao (Nmero, Moeda, Percentagem, etc). Na categoria Nmero, poder decidir sobre o nmero de casas decimais. Na categoria Moeda (figura ao lado), pode aceitar um formato pr-definido, escolhendo o smbolo monetrio e indicando igualmente o nmero de casas decimais (duas, para este caso), em que o smbolo do euro aparece depois do nmero.

Para definir o formato Percentagem para o valor do IVA, por exemplo, ter de digitar os caracteres numricos (17) seguidos do smbolo de % (Shift+5) ou ento digita o nmero decimal correspondente 0,17, acedendo de seguida ao menu Formatar Clulas... onde deve seleccionar a categoria Percentagem e zero casas decimais. Como alternativa, podemos aceder rapidamente a algumas das operaes bsicas de formatao descritas anteriormente, atravs dos botes da Barra de Ferramentas

Formataes (pela Barra de Ferramentas). Para definir o tamanho, o tipo de fonte e o estilo Para definir o alinhamento

Para adicionar os limites clula ou clulas pretendidas


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Para escolher a cor de preenchimento das clulas

Para escolher a cor pretendida para as letras

Outras formataes A folha de clculo maioritariamente utilizada para lidar com nmeros e frmulas, mas muitas vezes necessrio escrever texto e organiz-lo convenientemente. Pode, por exemplo, centrar um texto ao longo de mltiplas clulas (significa que o texto igualmente distribudo pelo espao seleccionado) utilizando o boto Unir e centrar. Experimente digitar o texto Horrio na clula B2. De seguida, seleccione o bloco de clulas B2:G2 e clique no referido boto. Em alternativa, pode aceder ao menu Formatar Clulas... e no separador Alinhamento, assinalar Unir clulas e no Alinhamento do texto em Horizontal, seleccione Centro. O resultado obtido pode visualizar-se na figura abaixo.

Quando queremos introduzir um ttulo extenso numa s coluna, pode tornar-se til escrev-lo na vertical. No exemplo ao lado, introduziu-se em A5 o ttulo Perodo Lectivo. No separador Alinhamento, do menu de formatao definir a de clulas, na experimente Orientao

vertical (a 90), activar a opo Unir clulas e o alinhamento ao Centro (na Horizontal e na Vertical). Obter um resultado semelhante ao da figura abaixo.


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Ajustar a largura das colunas Pode acontecer que a informao seja mais extensa do que a largura da clula (por defeito, 8,43 caracteres). Se no existir informao na clula imediatamente direita, conseguir visualizar os dados que acabou de introduzir. Caso contrrio, a informao aparece cortada. Por exemplo, na figura ao lado, o texto digitado na clula B3 no aparece visvel porque na clula imediatamente sua direita (clula C3) j estava informao introduzida (os caracteres 123). Para ajustar essa informao clula, basta aceder ao menu Formatar Coluna Ajustar automaticamente. Pode ainda optar por definir a largura que pretende acedendo ao menu Formatar Coluna Largura... (figuras abaixo).

Pode ainda ajustar manualmente a largura da coluna. Clique na linha separadora da coluna e arraste at atingir a largura desejada.


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3.3 Gravar e Imprimir Como gravar o trabalho? Quando grava um trabalho, est a guardar o conjunto de Folhas de Clculo que constituem o Livro de Trabalho. Para o efeito, aceda ao menu Ficheiro Guardar como. Na janela que se abre, deve seleccionar a drive e/ou directoria onde quer guardar o trabalho a drive de disquetes (A:), por exemplo. Seguidamente, dever atribuir um nome ao ficheiro, que ficar automaticamente com a extenso xls. Como alternativa, dispe do cone da barra de ferramentas.

Como abrir um documento j gravado anteriormente? Para voltar a abrir um documento j gravado anteriormente, basta aceder ao menu Ficheiro Abrir, onde vai seleccionar a drive/pasta onde guardou o trabalho, escolhendo seguidamente o nome do ficheiro pretendido. A caixa de dilogo desta opo pode ser igualmente disponibilizada pelo cone da barra de ferramentas Padro. Como organizar e melhorar o aspecto global de um documento a imprimir? No sua opes menu Ficheiro

Configurar pgina..., tem disposio de Pgina, inmeras No a decide configurao.

separador

orientao da pgina (Vertical ou Horizontal). No separador Margens atribui os valores que pretende para cada uma das margens (Esquerda, Direita, Superior e Inferior) e o alinhamento ao centro da informao na pgina. No separador Cabealho/Rodap pode personalizar a informao que a pretende introduzir e que aparecer em todas as pginas do documento. Na configurao de pgina pode tambm seleccionar apenas uma rea a ser impressa, definindo um bloco de clulas especfico seleccione o separador Folha e assinale no campo rea de impresso, o bloco de clulas que ir constituir a rea que deseja imprimir.


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Como imprimir um trabalho? Para imprimir um trabalho, pode aceder janela de impresso atravs do boto da barra de ferramentas Padro ou atravs do menu Ficheiro Imprimir, onde se pode escolher o nmero de cpias ou a configurao mais adequada para o trabalho (tipo de papel, qualidade, etc.). Note que, antes de imprimir o seu documento, dever visualiz-lo atravs do menu Ficheiro distribuio Pr-visualizar pelas (boto diferentes ) folhas onde pode verificar a dos da informao ou a apresentao

cabealhos e rodaps, por exemplo. Como terminar o trabalho? Ao terminar o trabalho pode optar por fechar o Excel (Ficheiro Sair), ou pode querer fechar apenas o documento em questo (Ficheiro Fechar). Em qualquer destes procedimentos o Excel no fecha o Livro de Trabalho sem lembrar o utilizador para gravar o documento, caso ainda no o tenha feito desde a ltima alterao realizada.


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3.4 Construo de grficos Como criar um grfico? Os grficos encontram-se sempre relacionados com um conjunto de valores previamente introduzidos na folha e podem aparecer nela integrados ou em folha independente. Quando cria um grfico, deve seleccionar previamente os dados numricos relativamente aos quais ele ir ser construdo. De seguida, pode utilizar o Assistente de Grficos (boto ) que facilitar a sua criao, permitindo-lhe tambm uma aprendizagem progressiva dos elementos que compem um grfico. Vejamos um exemplo. Suponha que pretende evidenciar graficamente a diferena da esperana de vida mdia entre a populao dos continentes Africano e Europeu. Os dados da tabela ao lado, relativos a 1994, representam a mdia de idades encontrada para os Homens (H) e para as Mulheres (M) de cada continente. Depois de seleccionadas as clulas que contm a informao necessria para a construo do grfico (bloco B3:D5), aceda ao menu Inserir Grfico. O assistente iniciado e contm quatro caixas de dilogo, que o iro guiar na criao do grfico. No primeiro passo dever escolher o tipo/subtipo de grfico. Seleccione o tipo de grfico de colunas.

Depois faa clique no boto Seguinte, para passar prxima caixa de dilogo.


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Na segunda caixa j apresentada uma imagem do grfico. Confirme o intervalo de origem dos dados e a disposio dos mesmos (conforme a figura ao lado, as Sries devero dispor-se em Colunas, cada uma delas correspondente a um dos sexos) atravs da caixa Intervalo de dados. No separador Srie pode atribuir nomes aos diferentes conjuntos de valores (neste exemplo existem duas sries, Homens e Mulheres).

Se estiver correcto basta ir para o passo seguinte, onde encontrar uma caixa de dilogo (figura ao lado) que lhe permite inserir ttulos no grfico e nos eixos, definir as escalas, inserir legenda e colocar rtulos nos dados, entre outras opes. Ao escolher o boto Seguinte, o ltimo passo consiste em definir onde deseja inserir o grfico. Pode escolher inseri-lo como um objecto na prpria folha de dados ou abrir uma nova folha. Para terminar a criao do grfico, clique em Concluir.

O grfico inserido na folha de clculo poder ser editado fazendo um clique em cima do grfico para o seleccionar. Pode arrastar o grfico para uma nova posio, mantendo pressionado o boto do rato ou alterar o tamanho do grfico se arrastar uma das alas (um dos oito pontos negros da moldura) em qualquer direco se premir a tecla Alt ao mesmo tempo, o grfico ajustar-se- aos limites das clulas.


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Nota: Se os dados necessrios para a construo do grfico se encontrarem repartidos por dois blocos de clulas no adjacentes, para os seleccionar ter de assinalar primeiro um dos blocos, manter pressionada a tecla Ctrl e seguidamente, assinalar o(s) outro(s) conjunto(s) de dados.


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Como construir um pictograma? Os pictogramas so obtidos a partir de grficos de barras ou colunas, em que existem vrias sries de dados com diferentes padres. Suponha que quer representar um pictograma reflectindo os resultados de um inqurito realizado a uma amostra de 5100 portugueses sobre vrios problemas sociais que os preocupam (ver tabela seguinte). Problema Droga Desemprego Criminalidade Inflao Falta de habitao Deficiente assistncia na doena 40% 22% 14% 9% 8% 7% Respostas 2040 1122 714 459 408 357

Com os dados lanados na folha, deve construir o grfico de colunas, indicando que cada linha uma srie de valores (Srie em Linhas), a que corresponde, portanto, um padro de cor diferente, sendo a primeira linha (relativa varivel Droga) a primeira srie de dados (a primeira coluna ser utilizada para legenda). Para construir o pictograma ter de dispor dos smbolos relativos a cada um dos problemas identificados. Minimize ento o Excel, abra um programa de desenho, no qual pode construir um smbolo adequado ao seu problema ou servir-se de uma biblioteca de imagens j existente.

De

seguida,

faa

uma

moldura

envolvendo a imagem que pretende, copie o smbolo para a memria (Editar Excel. Ter agora de seleccionar o grfico e assinalar a barra da srie respectiva. Cole sobre essa barra a imagem que copiou do programa de desenho (Editar Colar). Por defeito, o smbolo aparece deformado, com uma rea proporcional ao valor Copiar), minimize a aplicao de desenho e maximize o


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representado na barra. Para que o smbolo possa reflectir a proporcionalidade atravs da repetio da respectiva imagem, escolha, com o boto do lado direito sobre a barra, Formatar srie de dados e no separador Padres, escolha Efeitos de preenchimento.... No separador Imagem, assinale em Formatar Empilhar e dimensionar para, um determinado nmero de unidades por imagem. Resta repetir o processo para as outras barras, de modo a obter um grfico conforme a figura abaixo.

Nota: Para formatar e melhorar o aspecto de um grfico faa um clique com o boto do lado direito do rato sobre qualquer elemento do grfico para assim aceder s opes que so disponibilizadas. Pode adoptar diferentes perspectivas 3D, alterar o tipo e o tamanho das letras dos ttulos ou das legendas, definir/alterar as escalas dos eixos ou definir padres de preenchimento.


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3.5 A Folha de Clculo para tratamentos estatsticos simples Como calcular a mdia aritmtica de um conjunto de dados? Na tabela abaixo, registam-se as despesas mensais com gua e electricidade, relativas ao 1 semestre de 2001. Ms Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho electricidade). Coloque o cursor numa clula abaixo, aceda ao menu Inserir Funo (ou faa um clique no cone ) e escolha a Categoria Estatstica e a Funo MDIA conforme figura ao lado. Depois clique em OK. Abre-se uma nova janela na qual deve indicar o(s) argumento(s) da funo, ou seja, o bloco de clulas que contm os valores relativamente aos quais quer calcular a mdia, o que pode fazer arrastando o rato sobre o referido bloco, de acordo com a figura seguinte. gua 16,25 16,25 13,90 17,25 15,63 16,50 Electricidade 27,20 26,25 30,60 29,20 31,25 29,00

Pretende-se calcular a mdia da despesa em cada uma das rubricas (gua e

Quando fizer um clique em OK, aparecer o Resultado da frmula, neste caso, 15,96 para a mdia das despesas com a gua.


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Para obter agora a mdia das despesas com a Electricidade, no precisa de repetir a mesma operao. O processo de cpia relativa que aprendeu atrs, permite-lhe obter a referida mdia. Uma vez situado na clula cujo contedo (formal) a mdia do bloco (C3:C9), arraste a ala de preenchimento no canto inferior direito da clula, para a clula imediatamente direita. Como calcular a mdia ponderada de um conjunto de dados? Suponha agora que pretende calcular a classificao final de um aluno que tem dois produtos de avaliao: um teste, ao qual atribuiu peso 3 e um trabalho de grupo, com peso 2. Introduza as notas do teste (12) e do trabalho (14) e, em seguida, coloque o cursor na clula onde pretende que aparea a mdia ponderada. Comece por digitar o sinal de igual, abra parntesis, digite 3, seguido de * e faa um clique sobre a clula B3. Clique sobre o sinal de +, digite 2, seguido de *, faa um clique sobre a clula C3 e feche parntesis. Divida (/) por 5 que corresponde soma dos pesos ( como se tivesse 3 testes com 12 e 2 trabalhos com 14). Neste caso, o contedo da clula D3 ser o que se visualiza na figura ao lado, o que d uma mdia de 12,8, inferior ao que seria o valor da mdia simples (13), uma vez que o peso do teste no qual o aluno teve 12 superior ao peso do trabalho em que obteve 14. Como calcular a moda de uma distribuio de dados? A tabela da pgina seguinte, representa a informao recolhida numa turma, relativamente a duas variveis: o tempo mdio (em minutos) dispendido diariamente frente televiso e as preferncias de um grupo de alunos sobre os instrumentos de que mais gostam.


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Nome Mrio Joana Antnio Artur Mnica Joo Manuel Srgio Joaquina Ftima Lus Armando Marta Manuela Filipe

Tempo frente TV 70 80 45 95 25 130 40 100 135 20 80 110 70 45 30

Instrumento preferido Viola Viola Flauta Flauta Piano Flauta Viola Piano Flauta Flauta Viola Flauta Piano Piano Flauta Viola Flauta Piano

Cdigo 1 2 3

Como determinar a moda desta distribuio, relativamente varivel Instrumento preferido? A moda o valor mais frequente, ou seja, o valor que regista maior nmero de preferncias (neste caso, o instrumento mais preferido pelos alunos). Como o Excel dispe da funo MODA que pode ser aplicada a um conjunto de valores numricos, teremos de transformar os nomes dos instrumentos em nmeros, atravs de um cdigo de correspondncia numrico (ver um exemplo de Cdigo, junto tabela). Isso pode ser feito

automaticamente, atravs do menu Editar Substituir. Marque o bloco C3:C17 e na janela que se abre (figura ao lado), no campo Localizar escreva Viola e no Campo Substituir por escreva 1. Clique em Substituir todos.


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Em todas as clulas onde aparecia Viola surge agora o dgito 1. E assim para todos os restantes instrumentos. Agora j pode calcular a moda. Aceda ao menu Inserir Funo e seleccione a funo MODA. Seleccione os respectivos argumentos (todo o bloco de clulas C3:C17), conforme figura abaixo e faa OK. O valor da moda neste caso ser 2, como se pode ver na janela em Resultado da frmula, cdigo numrico que corresponde ao instrumento Flauta.

Como agrupar valores contnuos em intervalos? Se relativamente tabela anterior pretender construir um grfico de colunas que sistematize a informao recolhida sobre o tempo mdio que os alunos despendem diariamente frente TV, dever agrupar os dados do tempo em intervalos, antes de partir para a construo do grfico. Pode, por exemplo, dividi-los em intervalos de 30 minutos, contando quantos alunos existiro dentro de cada intervalo. Dever assim prever os intervalos necessrios para que toda a informao numrica de que dispe seja abrangida, neste caso, 0 a 30, 30 a 60, 60 a 90, 90 a 120 e 120 a 150. Para o efeito, deve dispor no Excel, ao lado da informao numrica da tabela, os extremos superiores dos intervalos (respectivamente, 30, 60, 90, 120 e 150, conforme figura ao lado). Assinale, de seguida, do lado direito dos extremos superiores dos intervalos, um bloco de clulas de dimenso igual a essa e aceda ao menu Inserir Funo e escolha


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a funo FREQUNCIA. No campo Matriz_dados seleccione o bloco relativo aos tempos (B3:B17) e em Matriz_bin seleccione o bloco das clulas relativas aos extremos dos intervalos (C3:C7). Faa a combinao de teclas CTRL + SHIFT + Enter e obter o valor das frequncias absolutas encontradas em cada intervalo (valores sombreados na tabela abaixo). 0 60 90 120 150 3 3 4 3 2

O significado da tabela o seguinte: a funo contou 3 alunos com tempos inferiores ou iguais a 30 minutos (0 < x 30), 3 alunos com tempos compreendidos entre 30 e 60 minutos (30 < x 60), 4 alunos com tempos compreendidos entre 60 e 90 minutos, etc. Note que o Excel inclui sempre o extremo direita e exclui o extremo esquerda, o que no caso do intervalo de 60 a 90 minutos se pode representar por ]60, 90]. Como construir um histograma a partir dos valores agrupados? Pode agora construir um histograma para as frequncias agrupadas. Aps ter efectuado o agrupamento de dados deve escrever os intervalos considerados (p. ex., ]20,30]) e no apenas os limites superiores para que no eixo horizontal (dos xs) se possa fazer uma leitura mais clara. Seleccione o bloco de clulas que contm os valores das frequncias e escolha o tipo de grfico de colunas. No passo 2 de 4 (Figura ao lado), XX escolha (Categorias) para o Rtulos do eixo dos bloco onde escreveu os limites dos intervalos, no exemplo C9:C13.

O resultado obtido quando fizer OK, ser semelhante ao da figura abaixo.


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Tempo frente TV4,5Guia de Utilizao e Actividades com a Folha de Clculo

4

3,5

3

N de alunos

2,5

2

Temos um grfico de colunas, mas no um histograma. Como o tempo varia de1,5 forma contnua, no faz sentido que apaream espaos entre as bases das colunas.

O histograma pretende representar isso mesmo. Para corrigir a situao, seleccione as 1colunas do grfico (um clique sobre uma das colunas) e clique sobre o boto do lado direito do rato. Na listagem de opes disponibilizadas escolha Formatar srie de dados. No carto Opes, coloque o Largura do intervalo a zero. 0,5 Quando confirmar com OK, aparecer o respectivo histograma (figura abaixo), aps terem sido eliminados os espaos entre as colunas. 0]0, 30] ]30, 60] ]60, 90] Tempos (minutos) ]90, 120]

]120


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3.6 Gesto e organizao de dados A tabela abaixo representa uma pequena base de dados, em que a informao relativa a um conjunto de alunos de uma turma do 2 Ciclo est organizada pelos Campos Nome, Sexo, Morada, Idade, Velocidade e Altura (estes dois ltimos, relativos aos resultados obtidos em duas provas 40 metros planos e salto em altura). Cada linha representa um Registo, ou seja, o conjunto de dados de cada aluno correspondente a cada um dos Campos, que por sua vez representam a informao relevante que se quis destacar (Nome, Sexo, Morada, etc.). Nome Manuel Jos Maria Amlia Joo Carlos Jlia Maria Marco Antnio Antnio Domingos Joana Filipa Filipe Rosa Manuela Miranda Lino Soares Jos Pires Manuel Joo Maria Manuela Artur Lopes Joo Carlos Como fixar Sexo Morada Idade M F M F M M F M F M M M F M M Lisboa Setbal Lisboa Porto Lisboa Setbal Lisboa Setbal Faro Setbal Lisboa Lisboa Setbal Lisboa Barreiro que 13 12 13 12 12 12 12 13 12 12 13 12 13 12 13 Velocidade Altura (seg.) (cm.) 7,7 7,9 7,9 7,0 7,2 6,7 7,2 9,2 6,6 7,0 6,6 7,7 7,6 8,0 8,4 85 85 100 100 85 100 95 80 100 95 100 85 85 80 85 visualizar sempre,

cabealhos

pretendemos

independentemente do rolamento dos dados no cran, na vertical? Se o nmero de registos ultrapassar o nmero de linhas visvel no ecr, pode ter interesse fixar a linha que contm os nomes dos Campos, permitindo o rolamento dos registos. Para o efeito, coloque o cursor na linha imediatamente abaixo daquela que contm os nomes dos campos e aceda ao menu Janela - Fixar Painis.


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A partir de agora, pode rolar os dados para cima e para baixo (com o auxlio do elevador/rolamento de barras vertical) que os nomes dos campos ficaro sempre visveis, facilitando a leitura dos dados dos diferentes registos. Esta aco pode ser anulada com Janela Libertar Painis. Como ordenar registos? A partir dos registos transcritos na tabela acima, pretende-se ordenar a tabela por Nome (1 critrio de ordenao) e Morada (2 critrio de ordenao). Aps seleccionar todos os registos (no incluindo os nomes dos campos), aceda ao menu Dados Ordenar. Na caixa de dilogo escolha Ordenar por, indique o campo Nome (para o exemplo dado) e por ordem Ascendente.

Para definir o 2 critrio, escolha, na segunda opo, Depois por e indique o campo Morada, igualmente por ordem Ascendente. O resultado obtido o apresentado na tabela seguinte. Nome Antnio Domingos Artur Lopes Filipe Rosa Joana Filipa Joo Carlos Joo Carlos Jos Pires Jlia Maria Lino Soares Manuel Joo Manuel Jos Manuela Miranda Marco Antnio Sexo M M M F M M M F M M M F M Morada Setbal Lisboa Setbal Lisboa Barreiro Lisboa Lisboa Porto Setbal Lisboa Lisboa Faro Lisboa Idade 12 12 13 12 13 13 13 12 12 12 13 12 12 Velocidade (seg.) 6,7 8 9,2 7,2 8,4 7,9 6,6 7 7 7,7 7,7 6,6 7,2 Altura (cm.) 100 80 80 95 85 100 100 100 95 85 85 100 85


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Maria Amlia Maria Manuela

F F

Setbal Setbal

12 13

7,9 7,6

85 85

Neste caso, aps a ordenao por Nome, o aluno Joo Carlos, do Barreiro, vir antes do outro Joo Carlos, de Lisboa, uma vez que o 2 critrio de ordenao ascendente por Morada. Como definir critrios de pesquisa? Numa base de dados, pode tambm definir critrios de pesquisa, para filtrar informao. Para procurar, por exemplo, os alunos do sexo masculino, que moram em Setbal e tm marcas inferiores a 7,9 seg. na prova de velocidade, digite os nomes dos campos que pretende pesquisar e, por baixo, escreva as condies a que devem satisfazer (cf. imagem abaixo). Nome Sexo M Morada Setbal Idade Velocidade

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Manual FC Parte1