Manual FormaoUFCD- 0627 Lngua Portuguesa- tcnicas de escritaJunho /2011

Manual de apoio formao

FICHA TCNICA

Ttulo Organiza o do Curso Entidade

Manual de Formao

0627

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ObjectivosIdentificar tipos e formas de frases nos textos funcionais. Identificar as barreiras comunicao Reconhecer as tcnicas de escrita.

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Benefcios e condies de utilizaoServe o presente manual para benefcio dos formandos do curso supra citado, enquanto suporte das sesses de formao. Este deve ser utilizado exclusivamente pelos formandos do curso a que se destina, e destina-se a consulta, consolidao de conhecimentos e apoio para elaborao dos textos e trabalhos sugeridos, quer individuais, quer em grupo. Este deve ser entendido como instrumento de apoio e incentivo ao desenvolvimento das actividades propostas de forma autnoma e pertinente, e nunca como nico e exclusivo meio de consulta.

NDICEObjectivos.......................................................................................................4 Benefcios e condies de utilizao.............................................................4 Enquadramento..............................................................................................6 1-Texto Funcional-tipos e formas de frases...................................................7 2-Tcnicas de escrita nas organizaes........................................................23 Consideraes finais......................................................................................33 Bibliografia......................................................................................................34

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EnquadramentoA escrita a forma privilegiada como a administrao comunica, tanto internamente como com os cidados. Os seus agentes defrontam-se, todavia, com dificuldades de natureza diferente. A primeira reside nas dvidas de carcter geral - a pontuao, a ortografia, a articulao de ideias - que surgem a qualquer redactor e que importa solucionar. A segunda prende-se com a especificidade do vocabulrio e do estilo da linguagem da administrao que nem sempre concorrem para uma compreenso inequvoca dos textos que produz e que importa simplificar.

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1- Texto funcional - tipos e formas de frases

TIPOS DE FRASE A inteno comunicativa do emissor determina o tipo de frase que aquele utilizar. Frases declarativas So utilizadas para transmitir informaes, relativas quer ao referente, quer aos prprios intervenientes do acto comunicativo (emissor e receptor). Nestas frases predomina a funo informativa da linguagem. Na fala, estas frases caracterizam-se por uma entoao ascendente a que se segue, na parte final, uma entoao descendente. Na escrita, so normalmente sinalizadas por ponto final. Amanh, no posso vir aula de Portugus. Frases interrogativas Permitem formular perguntas. Como evidente, este tipo de frase visa colmatar uma lacuna de informao, pelo que normalmente se relaciona com a funo informativa da linguagem. Este tipo de frase pode tambm ser utilizado para exprimir espanto ou

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indignao, pelo que est igualmente relacionado com a funo expressiva da linguagem. Possuem uma entoao claramente ascendente que, na escrita, representada pelo ponto de interrogao, se se tratar de uma interrogativa directa. Vais ao cinema? Frases exclamativas Exprimem as emoes, o estado de esprito do emissor. O seu contedo informativo reduzido; servem, sobretudo, para dar vazo tenso emocional do emissor. Portanto, so elas que asseguram a funo expressiva ou emotiva da linguagem. Oralmente caracterizam-se pela articulao muito intensa de uma slaba (Que desgraaaa!). Na escrita, terminam por ponto de exclamao e, frequentemente, so introduzidas por uma interjeio. meu Deus, que desgraa! Frases imperativas So utilizadas para exprimir ordens, pedidos, conselhos, exortaes. Relacionam-se com a funo apelativa da linguagem. difcil caracterizar a entoao da frase imperativa: por vezes, tem uma entoao mais ou menos neutra, semelhante das frases declarativas ("Entre.", quando reagimos ao toque dos ns dos dedos na nossa porta); mas, se a inteno apelativa se associa expresso de emoes, normal marcar intensamente uma das slabas ("Sai da, rapaz!"). O que parece caracterizar, sobretudo, este tipo de frase o uso de formas verbais do imperativo, ou do conjuntivo com valor imperativo ("Entre.", "Entrem."), ou at do infinitivo ("Contra os canhes, marchar, marchar!"). Na escrita, as frases imperativas so sinalizadas por ponto final ou ponto de exclamao e pelo uso das formas verbais indicadas (imperativo, conjuntivo, infinitivo). No entanto, uma frase pode nem sequer ter o verbo expresso ("Fora!", significando "Sai para fora!"). Passa-me Sai da minha frente! o sal, por favor.

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FORMAS DA FRASE Cada tipo de frase pode assumir formas diferentes. Activa / Passiva No primeiro caso, o sujeito apresentado como agente, no segundo como paciente. A distino implica o recurso a conjugaes verbais diferenciadas: voz activa ou voz passiva. Aquele carro atropelou um co. O co foi atropelado por um carro. Afirmativa / Negativa A aco ou processo expressos pelo verbo podem ser afirmados ou negados, o que se traduz pela ausncia ou presena de um advrbio de negao. Vou No vou ao cinema. Neutra / Enftica Algumas frases assumem uma forma enftica, caracterizada pela presena de elementos que no introduzem informao nova, limitando-se a reforar a informao fornecida pelos restantes elementos da frase. Ele Ele que sabe sabe o o que que faz. faz. (enftica) ao cinema.

Ele l sabe o que faz. (enftica) Como se depreende facilmente, essas formas so alternativas, isto , a presena de uma implica a impossibilidade da outra: uma frase ou activa ou passiva, ou afirmativa ou negativa, ou neutra ou enftica. Por outro lado, estas formas aplicam-se a todos os tipos de frase, com excepo da forma passiva que no possvel nas frases imperativas. Come a sopa. A sopa comida por ti. (No tem valor imperativo)

Pontuao

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H um certo nmero de sinais, tambm chamados notaes sintcticas, que auxiliam a leitura e a compreenso do discurso escrito. Tais so: 1. Ponto final (.); 2. Vrgula ou coma (,); 3. Ponto e vrgula (;); 4. Dois pontos (:); 5. Ponto de interrogao (?); 6. Ponto de exclamao ou admirao (!); 7. Reticncias (...); 8. Travesso (); 9. Parnteses ( ); 10. Aspas ( ); 11. Trao de unio, ou hfen (-); 12. Letra maiscula (A, B, C...); 13. Pargrafo (); 14. Chaveta ou chave { }; 15. Alnea a), b). preciso saber empregar a pontuao para bem redigir. Exemplos:

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Quanto ao ponto: O ferro um dos metais mais teis. Os factos devem narrar-se na sua ordem natural. O ar das montanhas tonifica. Como se v, o ponto final indica o fim duma frase ou o fecho dum pensamento, com inflexo de voz que denota pausa absoluta. Emprega-se ainda nas abreviaturas: Ex.: Sr. (por Senhor); Dr. (por Doutor); D. (por Dom ou Dona); V. Ex. (por Vossa Excelncia); m.to (por muito). Quanto vrgula: 1. Manuel, vai abrir a porta. Posso afirmar-lhe, minha Senhora, que o seu irmo no passou por aqui. Vem c, Joo. V-se que o vocativo sempre separado por vrgula. 2. O ouro, a prata, o ferro, o chumbo, so metais. Afonso Henriques conquistou Lisboa, Santarm, Almada e Sintra. Separam-se por vrgula todos os membros de uma orao que no sejam ligados por conjuno. 3. Eu sou, efectivamente, crdulo. Estes campos so, com efeito, muito bonitos. Os Ingleses, no haja dvida, constituem um povo essencialmente prtico. Amar as rvores, disse um grande homem, amar a terra. Fica entre vrgulas qualquer palavra, frase ou sentena, intercalada numa orao. 4. No, impossvel satisfazer o seu desejo. No, isso inacreditvel. Emprega-se a vrgula depois da partcula no, quando ela, no princpio da orao, se refere a outra. 5. Sim, depois resolveremos o caso. Sim, vou passear.

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Emprega-se igualmente depois de sim, no princpio de qualquer orao. 6. Este homem, bondoso em extremo, tudo sacrificou famlia. Encontrei a Maria, filha do Costa. A rvore, linda e viosa, a cuja sombra me acolhi. A Histria chama Conquistador a Afonso Henriques, primeiro rei de Portugal. Os nomes apostos ou continuados so precedidos de vrgula. 7. Meus pais, a quem muito quero... Aquela filha, a quem tanto se dedicou, foi ingrata. Joo, de quem recebi tantas provas de estima... Quando a partcula quem acompanhada de preposio, coloca-se a vrgula antes dessa preposio. 8. No sei se estamos longe da terra a que nos dirigimos. Este o lugar histrico em que Vasco da Gama embarcou. Encontrei ontem o teu primo Antnio, que me ofereceu uma bebida. Restavam alguns soldados, que combateram heroicamente. Antes do relativo que, apenas se coloca vrgula se este introduz uma orao explicativa. 9. Os animais domsticos prestam excelentes servios ao homem. As pessoas mal-educadas no podem merecer a estima de ningum. Emprestei o livro de Geografia ao Mrio. Como se v, nestes dizeres no h nenhuma orao, frase ou expresso intercalada que deva ser precedida ou seguida de vrgula. Podemos concluir, portanto, que nunca se emprega a vrgula entre o sujeito e o predicado, e entre o verbo e os seus complementos directos ou indirectos. Apontmos apenas os principais casos do emprego da vrgula. Muitos outros h, que s a prtica pode indicar. Na leitura, a vrgula indica uma pequena pausa e uma ligeira inflexo na elevao de voz.

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Quanto ao ponto e vrgula: 1. Dos primeiros tempos da nacionalidade portuguesa merecem mencionarse: o conde D. Henrique, que procurou firmar a independncia, que ele e os habitantes do condado tanto desejaram; D. Teresa, senhora inteligente e enrgica, que se esforou tambm por tornar o condado independente; Egas Moniz, que deu um belo exemplo de lealdade, quando ofereceu a vida em paga da falta do cumprimento da sua palavra; Afonso Henriques, que alargou o territrio com as conquistas feitas aos Mouros; Mem Ramires, que foi um batalhador incansvel e contribuiu para a conquista de Santarm; Fuas Roupinho, que foi um dos primeiros navegadores portugueses, num tempo em que se ignorava ainda a cincia nutica; 2. Entre os grandes poetas portugueses, Cames tem a primazia; entre os italianos, Dante; entre os ingleses, Shakespeare; entre os latinos, Virglio; entre os gregos, Homero. 3. O ar das montanhas esplndido para os doentes; mas em Portugal poucos podem aproveit-lo, principalmente por falta de comodidades e boas estradas de acesso. 4. Encontrei esse meu amigo, h anos, por uma tarde calma de Agosto; e nunca mais o vi. V-se, pelos exemplos precedentes, que o sinal ponto e vrgula separa oraes coordenadas, de alguma extenso. Na leitura denota elevao de voz um tanto mais forte do que a indicada pela vrgula. Quanto aos dois pontos: 1. L diz o ditado: Diz-me com quem andas, e dir-te-ei as manhas que tens. Disse Cames: Entre portugueses, traidores houve tambm algumas vezes.

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2. Os principais deveres do homem para consigo so: conservar-se, instruirse, melhorar-se. O sinal dois pontos antepe-se, pois, a uma citao, como no primeiro exemplo, e a uma enumerao, como no segundo. 3. A misria, o descrdito, os vcios: tais so, quase sempre, os resultados da ociosidade. Quando a frase comea pela enumerao, os dois pontos colocam-se depois dela. Nesse caso, os dois pontos podem, sem erro, substituir-se pela vrgula, podendo pois escrever-se: A misria, o descrdito, os vcios, tais so, quase sempre, os resultados da ociosidade. 4. Ouve l: teu pai disse-me ontem que, se no te resolves a estudar com mais cuidado, no poders contar com a sua estima. Queira mandar-me pelo portador o seguinte: 1 quilo de acar; 250 gramas de ch preto; 1 quilo de farinha; uma embalagem de manteiga. Resultado final: ambos foram logrados com o negcio. Quer saber o que se passou? Eu conto-lhe: Seriam oito horas, quando o rapaz bateu porta. Abri-lha. Trazia-me uma carta do meu tio, prevenindo-me de que o meu primo estava doente... Acredita, meu rapaz: Os conselhos dos velhos fundam-se na experincia da vida. Como se v pelos exemplos do n. 4., o sinal dois pontos tem aplicao sempre que h uma frase com sequncia; e o seu emprego facilmente se aprende com a prtica. Quanto ao ponto de interrogao: Como te chamas? Quantas laranjas ds por cem escudos? Que disse o homem? perguntou-lhe o tio. O ponto de interrogao coloca-se no fim da frase interrogativa, embora seguida doutra frase dentro do mesmo perodo.

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Tu ainda te lembras do dia em que teu irmo partiu para Lisboa, depois de te ter dado um lindo livro com figuras coloridas? Quanto ao ponto de exclamao: 1. Oh! horrvel! No posso mais! Pobres crianas! Coitados dos pobrezinhos! minha Me! Que linda manh! O ponto de exclamao coloca-se no fim da frase que exprime comoo repentina, surpresa, dor, prazer, etc. 2. Ah! Ai! Ui! Apre! Irra! Alto l! Tambm se emprega geralmente depois de exclamaes. 3. Como so assombrosos os mistrios que a Natureza esconde nos complicados recessos dum cortio de abelhas! Quanto s reticncias: Quem o feio ama... Queres ento dizer... O homem, todo senhor de si, afirmou que era a pessoa mais inteligente da famlia... Achas que sou bonita?... As reticncias exprimem uma interrupo na frase comeada, mas de modo a sugerir ao leitor as frases que faltam, ou uma ideia de ironia, ansiedade, malcia, etc. Quanto ao travesso: Emprega-se especialmente no dilogo. Estou muito inquieto disse o comendador porque no tenho carta do rapaz. No vale a pena ponderou o compadre , o rapaz j no se perde. Aqui, o travesso substitui em parte as vrgulas, pois bem se podia dizer:

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Estou muito inquieto, disse o comendador, porque no tenho carta do rapaz. No vale a pena, ponderou o compadre, o rapaz j no se perde. Quanto aos parnteses: 1. Naquela tarde, o filho mais novo (o outro partira para o Brasil) dirigiu-se ao pai humildemente. Os parnteses servem para separar palavras ou frases que se dispensavam, mas que explanam ou esclarecem o assunto. Na leitura denota abaixamento de voz. 2. O pai ( bom diz-lo) no ficou satisfeito com a notcia. O pai, bom dizlo, no ficou satisfeito com a notcia. O pai bom diz-lo no ficou satisfeito com a notcia. Como se v, quando a frase curta, pode substituir-se o parntese por vrgulas, ou por travesses. Quanto s aspas ou vrgulas dobradas: indicam a transcrio dum texto, ou a citao duma regra ou duma doutrina. Ex.: Napoleo enganava-se; e o desfecho da luta em que ele se achava empenhado mostrou bem de que lado estava a razo. A unio faz a fora. Quem no quer ser lobo no lhe veste a pele. Quanto ao trao de unio ou hfen: 1. Guarda-porto; luso-brasileiro; couve-lombarda; tio-av; arco-da-velha, erva-de-santa-maria. Serve para unir os dois ou mais elementos duma palavra composta. 2. Louvar-me-ei; dir-se-; prender-nos-amos e louvar-se-o; etc. Une os elementos destas formas verbais.

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3. Hei-de aparecer; ho-de estudar. Liga as formas hei, hs, h, hemos, heis, ho, do verbo haver, preposio de. 4. Bem-aventurado; mal-educado. Separa o m e o l nas palavras compostas de bem e mal. Indica ainda, no fim da linha, a diviso duma palavra, parte da qual passa para a linha imediata. Quanto ao pargrafo: formado por dois ss entrelaados (), que so as iniciais de duas palavras latinas, significativas de sinal de separao. Quanto chaveta ou chave: Diviso de palavras Flexivas substantivos adjectivos numerais pronomes artigos verbos advrbios inflexivas preposies conjunes Como se v, a chaveta serve para indicar as partes ou divises dum assunto. Se as divises se enunciarem antes do assunto dividido, volta-se a chaveta. Assim:

substantivos flexivas adjectivos numerais

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pronomes artigos verbos advrbios preposies conjunes Quanto alnea: A Gramtica Elementar divide-se em: a) Fontica ou Fonologia. b) Morfologia. c) Sintaxe. Como se v, a alnea (representada por uma letra do alfabeto, com um parntese curvo direita) serve para distinguir ou enumerar os grupos de um assunto, ocupando cada qual uma linha independente. inflexivas Diviso de palavras

Gramtica - Sintaxe

A parte da gramtica que ensina a combinar as palavras na orao e as oraes no discurso denomina-se sintaxe. Cada orao gramatical formada por uma ou mais palavras dispostas numa certa ordem. A uma orao ou a uma reunio de oraes que formam sentido completo d-se o nome de perodo gramatical ou frase.

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Ao conjunto de combinaes das palavras com que se exprimem as ideias d-se o nome de discurso. O discurso directo quando nos dirigimos directamente a uma pessoa ou falando ou escrevendo: Empresta-me a revista. O discurso indirecto quando referimos indirectamente aquilo que tinha sido dito por ns a outrem: Eu disse-lhe que me emprestasse a revista.

Barreiras Comunicao Tendo em conta as nossas crenas, valores e experincias pessoais, cada um de ns adquiriu formas diferentes de pensar, de sentir, e de reagir s mltiplas situaes que se nos deparam no dia a dia (na famlia, no trabalho, entre os grupo de amigos, etc.). Cada um de ns desenvolveu sentimentos, atitudes e expectativas diferentes em relao s coisas e s pessoas. Por esta razo, em algumas situaes a comunicao processa-se deficientemente, ou nem sequer se realiza, sendo que se apontam como principais barreiras comunicao: Ao nvel do emissor-receptor _ Deficincias fsicas: nomeadamente as auditivas e visuais; _ Estado de sade: quando estamos doentes ou cansados, a nossa capacidade de concentrao diminui. _ Barreiras psicolgicas: a existncia de diferentes quadros de referncia, preconceitos, egocentrismo, resistncia mudana,

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propenso para a refutao, filtrao (manipulao da informao de forma a torna-la mais favorvel ao receptor), percepo selectiva (tendncia para ouvir, ver e interpretar selectivamente as mensagens recebidas) e motivao (ao termos tendncia em prestar mais ateno quilo que nos interessa). Ao nvel da mensagem _ Complexidade da mensagem _ Pertinncia da mensagem: quando transmitimos ou recebemos mensagens em momentos pouco adequados situao, a nossa comunicao susceptvel de tornar-se ineficaz.

Ao nvel do canal _ Rudo: tudo o que possa interferir na transmisso ou recepo das mensagens provocando a distraco dos interlocutores. O rudo constitui uma das principais fontes de erro da comunicao e pode ocorrer em qualquer ponto do processo comunicacional. _ Falar com duas ou mais pessoas em simultneo: provoca distores ao nvel do significado e distrai a ateno dos interlocutores. Ao nvel do contexto _ Condies ambientais barreiras fsicas: barreiras que originam a separao entre as pessoas, p.e. balces ou vidros. _ Condies de iluminao e de rudo ambiental.

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_ Desconhecimento do contexto ou da envolvente: para que a comunicao seja eficaz h que adaptar a mensagem ao contexto sciocultural dos interlocutores. _ Evocao de temas ou sentimentos no adequados situao: p.e. comunicar uma m notcia expressando atravs do rosto situaes de alegria.

Ao nvel do cdigo _ Utilizao de cdigos diferentes: p.e. a utilizao de uma linguagem tcnica e especfica de uma dada profisso. _ Emprego de expresses ou palavras de duplo sentido: as mesmas palavras ou expresses podem assumir interpretaes diferentes ou ambguas em funo de contextos socio-culturais determinados. Neste contexto, identificar as barreiras comunicao uma forma de as ultrapassar, da para que haja eficcia no processo de comunicao necessrio: Ter em conta as caractersticas do receptor; Construir mensagens claras e simples; Evitar distraces susceptveis de causar rudo; Adequar a mensagem ao contexto; Utilizar uma linguagem (cdigo) compreensvel pelo receptor.

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2- Tcnicas de escrita nas organizaes

Como elaborar uma carta comercial com eficcia

As empresas recebem diariamente dezenas de cartas e conseguir que a nossa correspondncia, em particular, atinja o alvo definido no uma tarefa to fcil como se poderia pensar primeira vista. preciso captar a ateno e, por isso, a criatividade um dos elementos-chave que no deve ser descurado. Est provado que uma elevada percentagem das cartas recebidas pelas organizaes nem chega a ser lida. Na maioria dos casos, o esforo, tempo e dinheiro despendido acaba por no corresponder ao objectivo pretendido. A feroz concorrncia que domina actualmente o mercado obriga a uma originalidade na apresentao e na linguagem de forma a captar a ateno do destinatrio.

Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta O que deve fazer O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser:

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Simples, mas no coloquial. Evite cair no erro do excesso de confiana. A

carta um meio de transmitir uma mensagem que substitui a presena fsica dos interlocutores. Se na presena fsica se utiliza um tom mais pessoal, na carta deve fazer-se o mesmo;

Original: A originalidade essencial para seduzir o interlocutor. A linguagem

utilizada deve ter a capacidade de surpreender o destinatrio. importante criar uma empatia imediata com o receptor da missiva; Alm disso, indispensvel:

Ter o cuidado de verificar sempre se no existem quaisquer erros ortogrficos

ou gralhas;

Usar palavras com fora que dem a ideia de aco; Rever os textos de forma a evitar a repetio de ideias e retirar frases ou

adjectivos desnecessrios que apenas retiram clareza ao texto; E correcto escrever:

Damos seguimento sua carta... Espero a sua resposta... Agradeo... Juntamos... Espero... Acuso a recepo... Saudamo-los atentamente... se esquea de usar a pontuao para dar fora s ideias.

No

Recorde ainda uma ideia-chave a no esquecer: O tom de escrita deve soar positivo

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e confiante. O leitor deve sentir-se motivado com a mensagem transmitida para que sinta vontade de o contactar em seguida para o conhecer melhor e aos pormenores do projecto que pretende expor. O que no deve fazer Evite a utilizao de expresses qualificativas tais como: atenta, amvel, grato, cordiais e sinceros. O interlocutor poder pensar que o est a adular para obter qualquer coisa;

Evite o uso frequente do gerndio, um erro frequente na linguagem comercial; assim incorrecto escrever:

Dando curso sua carta... Esperando a sua resposta... Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos... Juntando presente... Ficando espera... Acusando a recepo... Saudando-os atentamente...

Para que uma carta ganhe eficcia dever ter o cuidado de no cair nos seguintes erros:

Excesso de familiaridade: ao tentar escapar rigidez e excesso de

formalidade no caia no erro oposto. Mesmo que conhea o destinatrio, lembrese que a correspondncia poder ter que ser lida por terceiros;

A verbosidade e a adulao: a primeira esconde o verdadeiro contedo da

carta, enquanto a segunda provoca uma rejeio instantnea do leitor. Seja sincero e directo mesmo quando a mensagem desagradvel;

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Vocabulrio vulgar ou limitado: preciso aprender a distinguir entre

linguagem popular e vulgar. Uma expresso popular poder enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poder ter um efeito negativo. Em caso de dvida prefervel abster-se de utiliz-la.

Excesso de confiana: nunca antecipe a atitude do leitor. Frases como

"agradecemos antecipadamente", "sabemos que podemos contar convosco", "estou seguro de que..." impem um critrio ou uma deciso ao leitor.

Mencionar a sua exclusiva convenincia: evite mencionar o que lhe

convm a si, dando sempre nfase ao que pode interessar ao leitor.

Passo 2 - Estruturar a carta

Cabealho: deve conter a informao bsica sobre a sua empresa:o o o

Logtipo (optativo) Nome completo da empresa Breve identificao da actividade (consultoria, fornecimento de servios

de telecomunicaes. . . )o o

Morada Contactos (telefone, fax)

Data: escreve-se exactamente por baixo do cabealho Dados do destinatrio: Escrevem-se esquerda da folha:o o o

Nome Ttulo ou cargo Morada

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Assunto: Neste ponto deve incluir-se uma breve aluso ao assunto da carta. Saudao: escreve-se sempre esquerda. Corpo da carta Despedida: tanto pode escrever-se direita como esquerda e compem-

se:o o o

do nome completo da pessoa que escreve, do seu ttulo ou cargo, da assinatura: sempre feita mo, imediatamente a seguir

despedida.

Passo 3 - Escrever a carta

Como iniciar uma carta: No primeiro pargrafo deve fazer uma breve e

incisiva exposio sobre o motivo que o levou a enviar a correspondncia. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou servio explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige.

O desenvolvimento da mensagem: Este o espao destinado a uma

explicao mais detalhada sobre as razes que o levaram a escrever a carta dando todas as informaes especficas para que o leitor compreenda o seu propsito:o

Explique as vantagens do servio/produto/projecto que est a

promover.o

A sua carta ter mais sucesso se focar os aspectos positivos e no os

negativos, pois a maioria das pessoas reage melhor a ideias positivas do que a ideias negativas:

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o o o o o

D mais nfase ao "" do que ao "No "; Diga que a empresa "Pode" e "Ir fazer" e no que "No pode"; Comece com aco e no com pedidos de desculpa ou explicaes; Evite expresses que transmitam factos desagradveis; Se tiver que dar ms notcias, coloque-as em segundo plano (ou no fim

dos pargrafos), em relao s boas notcias (que devem ficar em locais de destaque);o

Conceda mais espao para as boas notcias e menos para as ms

notcias.o

No se esquea de esclarecer de que forma que o destinatrio

poder entrar em contacto consigo ou responder sua missiva.

Como terminar a carta: Tal como a introduo, o ltimo pargrafo no

dever ultrapassar as quatro ou cinco linhas. importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatrio o contacte com brevidade.

Erros a no cometer:o

Repeties: o excesso de explicaes cansa e incomoda, alm de

tornar a carta, desnecessariamente, muito mais longa;o

Pargrafos demasiado longos e palavras rebuscadas: sem cair num

estilo minimalista procure que os seus pargrafos sejam breves e directos;

Ideias-chave para uma carta eficaz:o

No deve exceder uma pgina. A mensagem tem que ser a mais

breve, clara e directa possvel para no dar lugar a equvocos e evitar o enfado do destinatrio.

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o

A carta deve estar dirigida a uma pessoal especfica. Se no conhecer

ningum na empresa, telefone a perguntar o nome e a funo.o

Escreva uma introduo apelativa. No se esquea das trs funes

bsicas de uma abertura: convidar, informar e seduzir.

Passo 4 - Escolher o papel apropriado Sempre que algum abre o correio depara com uma infinidade de envelopes de todas as cores e feitios: papel grosseiro, de qualidade, amarelo, branco, acinzentado ou cinzento prola com um papel de excelente qualidade. Provavelmente, ser este ltimo a ser aberto em primeiro lugar. O objectivo de um papel de qualidade diferenciar a sua correspondncia da dos concorrentes. O destino de grande parte dos sobrescritos com papel de baixa qualidade o lixo sem sequer serem abertos. Na escolha do papel verifique se fabricado exclusivamente com madeira e com uma textura desagradvel. Neste caso, est perante um papel de fraca qualidade. Se o papel tiver uma elevada percentagem de pano na sua composio, ento tratase do tipo mais adequado para o seu mailing.

Quando escolher o papel d ateno os seguintes aspectos:

O tamanho da folha deve ter em conta a dimenso do sobrescrito. A carta

dobrada, no mximo em trs, dever caber comodamente no sobrescrito.

A cor do papel tambm importante. Os tons pastel so os mais adequados. O grafismo do cabealho primordial, devendo apostar na simplicidade.

Passo 5 - Preencher o envelope O preenchimento do envelope tambm est sujeito a certas regras:

Dados do remetente:

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o o o o

Colocar no canto superior esquerdo do envelope Incluir o logotipo Incluir a morada Incluir o contacto (telefone, fax)

Dados do destinatrio:o o o o

Colocar no canto inferior direito e incluem: Incluir nome e funo do destinatrio Incluir nome da empresa Incluir morada

No se esquea de verificar se o nome e funo da pessoa a quem dirige a correspondncia esto correctos. muito desagradvel e perde impacto qualquer carta que contenha um erro desta natureza. Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope

Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm); Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope; Verifique se a carta est devidamente assinada; Coloque a carta virada para cima sobre a secretria; Dobre o tero inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o

vinco no fica torto;

Depois dobre o tero superior da carta para baixo; Finalmente, basta inserir a carta no envelope.

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Ponto 7 - Avaliar a eficcia econmica de uma carta Uma carta elaborada para promover um novo produto ou servio , geralmente, enviada a um nmero significativo de potenciais clientes, ultrapassando muitas vezes a centena. Para avaliar se um mailing teve ou no o efeito pretendido dever:

Calcular o montante investido no mailing, durante um determinado perodo; Verificar se houve ou no um aumento das vendas nesse perodo. preciso

ter em ateno que existem muitos factores que podero estar na base de uma reduo das vendas, como por exemplo, o abrandamento econmico de um determinado pas ou regio, que nada tm a ver com a qualidade da correspondncia. No entanto, mesmo nestas situaes, uma mensagem agressiva produz sempre efeitos positivos. A carta eficaz promove as vendas;

Comparar o aumento das receitas com os custos efectuados com o mailing.

Se as receitas compensarem os custos, ento a mensagem da carta foi eficaz e o mtodo poder ser aplicado em futuros mailings. Caso contrrio, ser necessrio repensar o contedo da mensagem, a linguagem utilizada e a apresentao grfica da carta.

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Consideraes FinaisUma situao de risco para as empresas, quando ocorrem as falhas de comunicao do seu pessoal. Muitos dos problemas existentes numa organizao podem ser oriundos da falta de comunicao (m comunicao) ou das distores nelas contidas.

Ao tratar da comunicao estamos solucionando, em muitos casos, antigos e persistentes problemas, que podem dar lugar a pessoas e ambientes mais leves e motivados, proporcionando mais e melhor de si, com produtividade e desenvoltura de quem percebe que possvel crescer e gerar crescimento consequente. Entretanto, sabemos que uma comunicao eficaz pode proporcionar um resultado positivo para a organizao. O profissional com comunicao prtica aquele que

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consegue colocar o seu ponto de vista, at um programa de aco na hora da negociao, passando a mensagem desejada.

Bibliografia

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